1.1. Latar Belakang
Dalam sebuah perusahaan baik perusahaan manufaktur atau perusahaan
dagang transaksi pembelian menjadi hal yang utama dalam perusahaan dan pasti
terjadi. Perusahaan manufaktur melakukan pembelian bahan baku untuk kemudian
diproses menjadi barang jadi kemudian dijual. Jenis pembelian dibedakan menjadi
dua yaitu pembelian local dan pembelian impor. Pembelian local dilakukan
dengan supplier dari dalam negeri sedangkan pembelian impor dilakukan dengan
supplier luar negeri. Transaksi pembelian sendiri adalah suatu kegiatan untuk
memperoleh barang dengan membayarkan sejumlah uang yang nilainya sama
dengan barang yang diperoleh. Bagi perusahaan manufaktur barang yang dibeli
adalah untuk memenuhi kebutuhan perusahaan misalnya bahan baku, yang
digunakan untuk proses produksi.
Saat ini sudah banyak perusahaan manufaktur salah satunya adalah PT.
Tripilar Betonmas yang mengolah bahan baku menjadi barang jadi. Berlokasi di
Jl. Solo-Semarang Km 6 Noborejo, Salatiga perusahaan ini memproduksi asbes
dan silicaboard dengan bahan baku semen, chrysotile, dan kertas semen. Banyak
transaksi yang ada pada PT. Tripilar Betonmas salah satunya adalah transaksi
pembelian yang dilakukan guna memenuhi kebutuhan produksi dalam penyediaan
bahan baku. PT. Tripilar Betonmas memiliki tiga bahan baku dan setiap bahan
baku yang dimiliki perusahaan mempercayakan kepada lebih dari satu supplier.
supplier yang akan dipercaya untuk menyuplai bahan baku. Bagian
pembelian tidak menentukan dengan sembarangan supplier yang akan dipakai
namun berdasarkan data penilaian supplier yang dibuat. Dengan begitu bagian
purchasing berkewajiban membuat data penilaian supplier pada setiap barang
yang sudah diterima sebelumnya. Dengan mengacu pada Tanda Terima Barang
(TTB) dari bagian gudang yang kemudian di cocokkan dengan Purchase Order
(PO) yang dikirim ke supplier. Dalam penilaian supplier bagian pembelian masih
meng-input data secara manual dengan menggunakan aplikasi LibreOffice.
Dengan melihat tanggal datangnya barang pada TTB dan tanggal dipesannya
barang pada PO yang dapat dilihat pada sistem MDS (sistem yang di gunakan
dalam kegiatan pembelian).
Data penilaian supplier yang dibuat secara manual mengakibatkan adanya
beberapa masalah seperti misalnya kesalahan pemakai memasukkan data karena
harus melihat satu per satu PO yang sesuai dengan TTB pada sistem MDS,
beresiko kehilangan data penilaian supplier yang hanya disimpan di flashdisk oleh
pemakai. Dalam data penilaian supplier ada beberapa penilaian yang tidak perlu
diinput. Pertama, pada penilaian supplier untuk bahan baku kertas yaitu
‘bersih/kotor’, bagian gudang hanya akan menerima barang yang dianggap bersih
dengan penilaian 100% kemudian membuat TTB dan jika barang dinilai kotor
maka barang ditolak sehingga bagian gudang tidak membuat TTB. Dengan begitu
penilaian ‘bersih/kotor’ tentu sudah pasti sehingga tidak perlu dimasukkan.
Kedua, pada penilaian supplier bahan baku chrusotile dan kertas semen yaitu
‘retur’. Tidak jauh berbeda dengan yang terjadi pada bahan baku kertas, dalam
bagian gudang akan membuat TTB setelah diterima barang yang baik dan sesuai
pesanan. Jika terjadi retur maka bagian gudang tidak akan membuat TTB,
kemungkinan kecil untuk melakukan retur pembelian pada bahan baku tersebut.
Dengan dibuatnya sistem untuk penilaian supplier yang akan dirancang dengan
menghubungkan langsung database pada sistem MDS dengan sistem yang baru.
Pemakai tidak perlu lagi melihat satu per satu PO pada sistem MDS yang jelas
dibutuhkan ketelitian dan beresiko kesalahan memasukkan data. Data juga akan
tersimpan dengan baik tanpa takut kehilangan atau terhapus. Berdasarkan masalah
tersebut dibuat judul “Sistem Informasi Penilaian Supplier Bahan Baku di PT.
Tripilar Betonmas” sebagai laporan praktek kerja dan tugas akhir. Berisi tentang
pembahasan rancangan sistem untuk data penilaian supplier bagi pemakai yang
disini adalah bagian pembelian.
1.2. Tujuan
1.2.1 Tujuan Umum
Syarat mengikuti Ujian Akhir dan Tugas Akhir dalam matakuliah
Praktek Kerja dan Tugas Akhir.
Memperoleh wawasan tentang dunia kerja yang diperoleh di lapangan.
1.2.2 Tujuan Khusus
Untuk mengetahui masalah atau kendala yang sering terjadi di PT.
Tripilar Betonmas.
Dapat menganalisa sistem informasi yang diterapkan PT. Tripilar
Membuat Sistem Informasi Pembelian pada penilaian supplier di PT.
Tripilar Betonmas
1.3. Cakupan Topik Bahasan
Berikut ini pokok topik yang akan di bahas:
Konsep Database
Pengembangan Database
Data Flow Diagram (DFD/Diagram Arus Data)
1.4. Jadwal Praktek Kerja
Tabel 1.1. Jadwal Praktek Kerja
Waktu Uraian Pekerjaan
Minggu ke-1
(5 Jan- 10 Jan)
Membuat Purchase Order (PO), mengirim PO ke supplier via facsimile, melakukan konfirmasi ke supplier via phone, melakukan pengarsipan PO dan Tanda Terima Barang (TTB), mengecek barang yang sudah diterima.
Minggu ke-2
(12 Jan-17 Jan)
Membuat PO, mengirim PO ke supplier via fax, melakukan konfirmasi ke supplier via phone atas PO yang dikirim, menginput catatan pembelian, mengecek barang yang belum datang, mengubah data supplier, menginput Purchase Received (PR).
Minggu ke-3
(19 Jan-24 Jan)
Membuat PO, menginput PR, mengirim PO ke supplier via fax dan konfirmasi ke supplier via phone, menginput catatan penerimaan barang, mengarsip PR.
Minggu ke-4
(26 Jan-31 Jan)
Mengirim PO ke supplier via fax dan konfirmasi ke supplier via phone, menginput PR, menginput penilaian supplier, membuat PO, mengecek barang yang belum konfirmasi ke supplier via phone
Minggu ke-6
(9 Feb-14 Feb)
yang belum datang.
Minggu ke-7
(16 Feb-21 Feb)
Membuat PO, menginput PR, mengarsip PO, mengirim PO ke supplier via fax dan konfirmasi ke supplier via phone, menginput penilaian supplier, mengarsip PR, mengecek barang yang sudah datang, menginput data supplier
Minggu ke-8
(23 Feb-28 Feb)
Membuat PO, menginput PR, mengirim PO ke supplier via fax dan konfirmasi ke supplier via phone, menginput penilaian supplier, mengecek barang yang belum datang, membuat PO.
Minggu ke-9
(2 Mar-7 Mar)
Menginput PR, menginput penilaian supplier, mengecek barang yang belum datang, membuat PO, mengirim PO ke supplier via fax dan konfirmasi ke supplier via phone.
Minggu ke-10
(9 Mar-12 Mar)
Membuat PO, menginput PR, mengirim PO ke supplier via fax dan konfirmasi ke supplier via phone, mengarsip PO, mengarsip PR, mengecek barang yang belum datang.
Minggu ke-11
(16 Mar-20 Mar)
Menginput PR, membuat PO, mengirim PO ke supplier via fax dan konfirmasi ke supplier via phone, mengecek barang yang belum datang, menginput penilaian supplier.
Minggu ke-12
(23 Mar-26 Mar)
Melakukan verifikasi TTB ke faktur, mengarsip TTB
Minggu ke-13
(30 Mar-2 April)
Melakukan verifikasi TTB ke faktur piutang, mengecek penerimaan TTB, mengarsip PO, mengarsip PR
1.5. Metode Pelaksanaan dan Pengumpulan Data
Metode yang digunakan dalam penulisan laporan praktek kerja dan tugas
akhir:
1. Praktek Kerja
Penulis mengaplikasikan ilmu yang diperoleh dan melihat relevansinya
melalui jalur pengembangan diri dengan mendalami aplikasi. Dengan
mendapat penempatan di Bagian Pembelian. Penulis mengamati dan
melakukan analisis kegiatan atau transaksi di Bagian Pembelian.
2. Pengamatan
Pengamatan secara langsung terhadap objek dilakukan untuk mendapatkan
data sesuai dengan keadaan sebenarnya di lapangan.Selain melakukan
pekerjaan penulis juga melakukan pengamatan di Bagian Pembelian
khususnya yang berhubungan dengan bahan laporan penulis.
Yang diamati antara lain adalah:
Prosedur penilaian supplier khususnya supplier bahan baku
Aplikasi yang digunakan oleh Bagian Pembelian
Proses peng-input-an penilaian supplier
Menganalisa masalah yang dimiliki Bagian Pembelian dalam
penggunaan aplikasi yang sedang digunakan
3. Wawancara
Bertanya secara langsung dan meminta penjelasan secara rinci pada
sumber-sumber yang terkait, yang lebih memahami terhadap objek
penelitian yang sedang dilakukan.
4. Studi Pustaka
Pengambilan data dengan cara membaca literature dan buku-buku yang
berhubungan dengan masalah
Pengambilan data dengan cara membaca literature dan buku-buku yang
