BAB 4 RANCANGAN SISTEM INFORMASI YANG DIUSULKAN. 4.1 Struktur Organisasi, Uraian Tugas, dan Prosedur Yang Diusulkan

(1)

75

4.1 Struktur Organisasi, Uraian Tugas, dan Prosedur Yang Diusulkan 4.1.1 Struktur Organisasi

(2)

76

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Perusahaan yang Diusulkan

Direktur / Pemimpin Manager Penjualan Manager Pembelian Manager Keuangan Bag. Keuangan Bag. Pengiriman Bag. Penjualan Bag. Gudang Bag. Pembelian Manager Umum Bag. Quality Control Manager Maketing Sekretaris Bag. Piutang Bag. Penagihan Bag. Akuntansi Manager Akuntansi

(3)

4.1.2 Uraian Tugas

Berikut ini adalah uraian tugas dan tanggung jawab tiap-tiap bagian yang ditambahkan dalam struktur organisasi yang diusulkan untuk PT. Sinar Alam Semesta Abadi :

Ada penambahan 2 bagian yang dibawahi oleh Manager Keuangan, yaitu : 1. Bagian Piutang

Tugas dan tanggung jawab Bagian Piutang sebagai berikut : • Mengecek piutang pelanggan yang akan jatuh tempo

• Menghubungi pelanggan untuk konfirmasi piutang yang akan jatuh tempo • Membuat Surat Tagih 2 rangkap

• Menghubungi Bagian Penagihan untuk menerima pembayaran dari pelanggan

2. Bagian Penagihan

Tugas dan tanggung jawab Bagian Penagihan sebagai berikut :

• Melakukan penagihan kepada pelanggan dan menerima pembayaran dari pelanggan

• Menyerahkan pembayaran dari pelanggan ke Bagian Keuangan • Menyerahkan Surat Tagih rangkap ke 2 ke Bagian Piutang

Dan juga ada penambahan 1 bagian yaitu : 1. Manajer Akuntansi

(4)

• Menerima laporan piutang dari Manajer Keuangan. • Memeriksa laporan dan jurnal secara berkala.

• Bertanggung jawab keabsahan dan kelengkapan jurnal umum.

2. Bagian Akuntansi

Tugas dan tanggung jawab Bagian Akuntansi sebagai berikut : • Bertanggung jawab kepada Manager Akuntansi

• Merencanakan, mengendalikan dan membuat keputusan atas semua aktivitas akuntansi

• Bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas perpajakan • Membuat jurnal dan laporan keuangan secara berkala • Membuat Ledger dan Subledger setiap bulannya.

4.1.3 Prosedur

Sistem penjualan pada PT. Sinar Alam Semesta Abadi dimulai pada saat pelanggan mendatangi bagian penjualan secara langsung atau via telephone untuk melakukan pemesanan barang.

Lalu bagian penjualan akan mengecek stock barang terlebih dahulu dari master barang. Apabila barang tidak tersedia maka bagian penjualan akan mengentry barang pada Surat Pending Pesanan di komputer, dengan jangka waktu pending maksimal 1 bulan. Setelah barang ada maka Bagian Penjualan akan membuat Surat Pesanan (SP) 1 Rangkap.

(5)

Jika barang langsung tersedia maka Bagian Penjualan akan langsung mengentry dan secara otomatis stok barang akan terupdate pada MS Barang kemudian mencetak Surat Pesanan (SP) 1 rangkap untuk di arsip dan di simpan di database SP.

Kemudian Bagian Penjualan akan mengecek status pelanggan pada Master Pelanggan. Bila pelanggan yang memesan adalah pelanggan baru maka bagian penjualan akan memasukan data pelanggan tersebut ke dalam MS Pelanggan, dengan ketentuan bahwa pelanggan baru tetap diberikan limit kredit dengan jumlah yang terbatas yang ditentukan oleh Manajer Penjualan. Selain itu pelanggan baru diwajibkan untuk memberikan uang muka sebesar 50% dari total pembelian pelanggan untuk setiap transaksi.

Dan bila pelanggan yang memesan adalah pelanggan tetap/lama maka bagian penjualan akan mengecek data pelanggan dari MS pelanggan. Kemudian mengecek limit kredit bagi pelanggan pada MS Pelanggan.

Apabila limit kredit pelanggan tersebut over limit(tidak mencukupi), maka Bagian Penjualan akan meminta kebijakan kepada Manajer Penjualan terlebih dahulu. Apabila Manajer Penjualan menyetujui maka akan memerintahkan Bagian Penjualan untuk melanjutkan transaksi. Namun apabila Manajer Penjualan tidak setuju,maka Bagian Penjualan memberikan konfirmasi kepada pelanggan. Kemudian pelanggan harus mengambil suatu kebijakan misalnya pelanggan akan mengurangi jumlah pesanan, atau dengan membayar piutang sebelumnya terlebih dahulu agar limit kreditnya dapat mencukupi ataupun dengan memberikan uang muka untuk mengurangi jumlah piutangnya.

Kemudian Bagian Penjualan akan mengentry Faktur Penjualan berdasarkan database Surat Pesanan (SP) yang kemudian di simpan pada database Faktur dan

(6)

mencetak Faktur Penjualan (FP) 4 rangkap. Berdasarkan database Faktur, maka dapat langsung diketahui piutang per pelanggan. Potongan per barang dan diskon per transaksi yang ada pada Faktur diberikan apabila ada kebijakan dari pemilik perusahaan. Kemudian FP tersebut diserahkan ke bagian pengiriman dan Bagian Penjualan akan menghubungi Bagian Gudang via telephone untuk menyiapkan barang di database Daftar Surat Pesanan.

Berdasarkan SP yang dilihat di database Daftar Surat Pesanan, Bagian Gudang menyiapkan barang sesuai dengan pesanan. Kemudian setelah barang siap Bagian Gudang akan mengentry Surat Jalan (SJ) berdasarkan database Surat Pesanan yang kemudian di simpan didatabase SJ dan mencetak SJ 2 rangkap. Bagian Gudang akan menyerahkan barang dan SJ 2 rangkap ke Bagian Pengiriman.

Bagian Pengiriman akan mengirimkan barang, FP, dan SJ ke Pelanggan untuk meminta otorisasi pada FP dan SJ tersebut. Kemudian FP 4 rangkap dan SJ 2 rangkap yang sudah diotorisasi Pelanggan tersebut akan di serahkan ke:

• FP rangkap1 dan SJ rangkap1 ke Bagian Piutang untuk diarsip • FP rangkap2 dan SJ rangkap2 ke Pelanggan.

• FP rangkap3 ke Bagian Penjualan untuk di arsip • FP rangkap4 ke Bagian Akuntansi untuk di arsip.

Seminggu mendekati jatuh tempo pembayaran, berdasarkan database FP , Bagian Piutang menghubungi Pelanggan melalui telephone untuk konfirmasi perihal jatuh tempo piutang pelanggan. Jatuh tempo pembayaran berdasarkan kebijakan yang telah di tetapkan perusahaan seperti adanya diskon apabila pembayaran dilakukan sebelum jatuh tempo dan adanya denda apabila pembayaran dilakukan melewati batas jatuh tempo.

(7)

Bila pelanggan yang dihubungi melalui telephone telah menyetujui pembayaran, maka Bagian Piutang membuat dan mencetak Surat Tagih (ST) sebanyak 2 rangkap berdasarkan database FP. Kemudian Bagian Piutang mengotorisasikan FP rangkap ke 1, SJ rangkap ke 1 dan ST 2 rangkap yang kesemuanya itu akan di bawa saat mendatangi pelanggan oleh Bagian Penagihan. Ketika Pelanggan membayar, Pelanggan diminta menandatangi ST 2 rangkap tersebut. Setelah ditandatangani, Bagian Penagihan memberikan FP rangkap ke 1, SJ rangkap ke 1, dan ST rangkap 1 ke Pelanggan.

Sedangkan ST rangkap ke 2 dibawa kembali oleh Bagian Penagihan. Tetapi jika Pelanggan menunda pembayaran, maka pada penagihan berikutnya, pelanggan akan dikenakan sangsi sebesar 2% dari total utang atau pembayaran pada setiap bulan keterlambatan. Tetapi bila pelanggan membayar lebih awal dari tanggal jatuh tempo, maka perusahaan akan memberikan diskon 5% dari total utang atau pembayaran.

Setelah selesai melakukan penagihan, Bagian Penagihan mendatangi Bagian Piutang untuk memberikan ST rangkap ke 2 sebagai bukti telah diterimanya pembayaran dari Pelanggan, dan kemudian ST tersebut akan di arsip. Sedangkan uang tunai atau cek /giro atau bukti transfer bank oleh Bagian Penagihan diberikan ke Bagian Keuangan.

Kemudian Bagian Piutang akan mengupdate pelunasan piutang berdasarkan database FP dan Ms Pelanggan.

Setiap bulannya, dari database FP, Bagian Akuntansi membuat jurnal pada database jurnal.

(8)

4.2 Activity Diagram 4.2.1 Event Table

Event Internal Agent assuming

responsibility

Start when Activities in the event

1. Memesan barang

Bagian Penjualan Pelanggan memesan datang langsung/via telp

- Mengecek stok barang dari MS Barang

- Membuat Surat Pesanan (SP)

- Mengecek data pelanggan dari MS Pelanggan

- Mengecek limit kredit dari MS Pelanggan dan Database FP - Membuat Faktur Penjualan (FP) berdasarkan database SP 2. Menyiapkan Barang

Bagian Gudang Saat Bagian Penjualan memberitahukan pesanan

- Menyiapkan barang berdasarkan database SP - Membuat Surat Jalan

(SJ) berdasarkan database SP

(9)

3. Mengirimkan Barang

Bagian Pengiriman Saat barang dan SJ diserahkan oleh Bagian Gudang dan FP diserahkan oleh Bagian Penjualan - Mengirimkan barang - Menyerahkan FP dan SJ ke pelanggan

- Meminta tanda tangan pelanggan pada FP & SJ - Menyerahkan FP signed dan SJ signed 4. Melakukan Penagihan Bagian Piutang Bagian Penagihan Saat menerima FP signed dan SJ signed dari Bagian Pengiriman Saat menerima FP signed dan SJ signed dan ST dari Bagian Piutang - Mengecek Piutang - Membuat Surat Tagih

(ST) - Melakukan penagihan - Menerima pembayaran 5. Mengupdate Pelunasan Piutang

Bagian Piutang Setelah menerima ST signed dari Bagian Penagihan - Menerima ST signed - Mengupdate Pelunasan Piutang berdasarkan database FP

(10)

6. Menjurnal Bagian Akuntansi Saat menerima FP signed dari Bagian Pengiriman - Menjurnal berdasarkan database FP

(11)

4.2.2 Overview Activity Diagram

Gambar 4.2 Overview Activity Diagram yang Diusulkan 4.2.3 Workflow Table

(12)

4.2.3 Workflow Table

Event Internal Agent Activities

1. Menerima Pesanan Pelanggan

Bagian Penjualan

1. Pelanggan datang langsung atau via telp/fax

2. Melakukan pemesanan 3. Menerima pesanan

4. Mengecek stok barang pada MS Barang

5.1 Jika barang tidak ada, maka pesanan dipending (back order) 5.2 Jika barang ada, melanjutkan

proses

6. Membuat Surat Pesanan (SP) 1 Rangkap

7. Mengecek data pelanggan pada MS Pelanggan

7.1 Jika pelanggan baru , memasukkan data pelanggan pada MS Pelanggan 7.2 Jika pelanggan lama, melanjutkan

proses

8. Mengecek limit kredit pada MS Pelanggan

(13)

Bagian Penjualan meminta kebijakan kepada Manajer Penjualan.

8.1.1 Apabila Manajer Penjualan setuju, maka Bagian Penjualan melanjutkan transaksi.

8.1.2 Apabila Manajer Penjualan tidak setuju,maka Bagian Penjualan akan meminta pertimbangan dari

pelanggan

8.2 Jika limit masih ada, maka proses dilanjutkan

9. Membuat Faktur Penjualan (FP) 4 Rangkap pada database FP

10. Memberikan FP 4 rangkap ke Bagian Pengiriman 2. Menyiapkan Barang Bagian Penjualan Bagian Gudang

11. Memberitahukan pesanan pada Bagian Gudang via telephone 12. Menyiapkan barang berdasarkan SP

pada database SP

13. Membuat Surat Jalan (SJ) 2 Rangkap pada database SJ

(14)

ke Bagian Pengiriman 3. Mengirimkan Barang Bagian Pengiriman Pelanggan Bagian Pengiriman Bagian Piutang

15. Menerima barang, SJ 2 Rangkap dari Bagian Gudang

16. Menerima FP 4 Rangkap dari Bagian Penjualan

17. Mengirim barang dan dokumen ke pelanggan

18. Menerima barang dan dokumen dari Bagian Pengiriman

19. Menandatangani SJ 2 Rangkap dan FP 4 Rangkap

20. Menyerahkan SJ 2 Rangkap

(signed) dan FP 4 Rangkap (signed) ke Bagian Pengiriman

21. Menerima SJ 2 Rangkap (signed) dan FP 4 Rangkap (signed) dari pelanggan

22. Menyerahkan SJ Rangkap 1(signed) dan FP Rangkap 1 (signed) ke Bagian Piutang

23. Menerima SJ Rangkap 1(signed) dan FP Rangkap 1 (signed) dari Bagian Pengiriman

(15)

Bagian Pengiriman

Pelanggan

Bagian Pengiriman

Bagian Penjualan

Bagian Pengiriman

24. Menyerahkan SJ Rangkap 2(signed) dan FP Rangkap 2(signed) ke pelanggan

25. Menerima SJ Rangkap 2 (signed) dan FP Rangkap 2(signed) dari Bagian Pengiriman

26. Menyerahkan FP Rangkap 3 (signed) ke Bagian Penjualan 27. Menerima FP Rangkap 3(signed)

dari Bagian Pengiriman

28. Menyerahkan FP Rangkap 4 ke Bagian Akuntansi

4. Menagih Bagian Piutang

Pelanggan Bagian Piutang

29. Menerima FP Rangkap 1(signed) dan SJ Rangkap 1 (signed) dari Bagian Pengiriman

30. Mengecek piutang yang akan jatuh tempo

31. Menghubungi pelanggan 32. Menyetujui pembayaran 33. Membuat Surat Tagih (ST) 2

Rangkap pada database ST 34. Menyerahkan FP Rangkap 1

(16)

Bagian Penagihan Pelanggan Bag.Penagihan Pelanggan Bagian Penagihan Pelanggan Bagian Penagihan

ST 2 Rangkap ke Bagian Penagihan 35. Menerima FP Rangkap 1(signed),

SJ Rangkap 1(signed) dan ST 2 Rangkap dari Bagian Piutang 36. Melakukan penagihan

37. Melakukan pembayaran 38. Menerima pembayaran 39. Menyerahkan FP Rangkap 1

(signed), SJ Rangkap 1(signed) dan ST 2 Rangkap ke pelanggan

40. Menerima FP Rangkap 1(signed), SJ Rangkap 1(signed) dan ST 2 Rangkap dari Bagian Penagihan 41. Menandatangani ST 2 Rangkap 42. Menyerahkan ST 2 Rangkap

(signed) ke Bagian Penagihan 43. Menerima ST 2 Rangkap (signed)

dari pelanggan

44. Menyerahkan ST Rangkap 1 (signed) ke pelanggan

45. Menerima ST Rangkap 1(signed) dari Bagian Penagihan

(17)

Bag.Penagihan

Bag.Keuangan

(signed) ke Bagian Piutang 47. Menyerahkan pembayaran ke

Bagian Keuangan

48. Menerima pembayaran dari Bagian Penagihan

5. Mengupdate Pelunasan Piutang

Bagian Piutang 49. Menerima ST Rangkap 2 (signed) dari Bagian Penagihan

50. Mengupdate pelunasan piutang berdasarkan ST rangkap ke-2 (signed)

51. Mengarsip ST rangkap ke-2 6. Menjurnal Bagian Akuntansi 52. Menerima FP Rangkap 4 (signed)

dari Bagian Pengiriman

53. Menjurnal berdasarkan database FP

(18)

4.2.4 Detailed Activity Diagram

Detailed Diagram Event Memesan Barang

(19)

Detailed Diagram Event Menyiapkan Barang

Bag.Penjualan Bag.Gudang Database

Memberitahukan pesanan Ke bag.gudang Menyiapkan Barang Membuat SJ 2R Menyerahkan barang, SJ 2 R ke Bag pengiriman SP SJ SJ 2R

(20)

Detailed Diagram Event Mengirimkan Barang

(21)

Detailed Diagram Event Melakukan Penagihan

Bag. Piutang Pelanggan Bag. Penagihan Bag. Keuangan Database

Menerima FP R1 signed dan SJ R1 signed Mengecek piutang Yg akan jatuh tempo Menghubungi pelanggan

Menyetujui pembayaran Membuat surat tagih 2R

Menyerahkan FP R1 signed dan Sj R1 signed dan ST 2R

Ke bag. penagihan

Menerima FP R1 signed, SJ R1 signed Dan ST 2R Melakukan penagihan Membayar Menerima pembayaran Menyerahkan FP R1 signed, SJ R1 signed, dan ST 2R Ke pelanggan Menerima FP R1 signed, SJ R1 signed Dan menandatangani ST 2R FP R1 ( signed) SJ R1 ( signed) ST 2R FP R1 ( signed) ( signed)SJ R1 ST 2R ( Signed) FP ST

(22)

(23)

Detailed Diagram Event Mengupdate Pelunasan Piutang Bag.Piutang ST R2 (signed) Menerima ST R2 signed Dr bag.penagihan Mencatat pelunasan piutang Database FP Pelanggan

(24)

Detailed Diagram Event Menjurnal

(25)

4.3 UML Class Diagram

(26)

4.4 Use Case Diagram

Sistem Informasi Penjualan & Piutang Dagang Pada PT.Sinar Alam Semesta Abadi

Mengecek data pelanggan Mengecek limit kredit Bag.Penjualan Bag.Piutang Mencetak ST Mengupdate piutang Bag.Akuntansi Mencetak Laporan Bag.Gudang Membuat Surat Jalan Membuat Surat Pesanan Mencetak Faktur Penjualan Menjurnal Mencetak Laporan Mencetak Laporan

(27)

4.5 Rancangan Database 1.

Nama Table : MS_Pelanggan Keterangan : Master_Pelanggan Primary Key : Kode_Pelanggan

No Nama Field Panjang Type Keterangan

1. Kode_Pelanggan 6 Text Kode_Pelanggan

2. Nama 30 Text Nama Pelanggan

3. Alamat 50 Text Alamat Pelanggan

4. Wilayah 20 Text Wilayah

5. Telp 13 Text Telphone Pelanggan

6. Term 20 Text Term

7. Limit Kredit 9 Number Limit kredit

8. Kontak 15 Text Kontak

9. Telp Kontak 15 Text Telephone Kontak

10. Hp Kontak 15 Text Handphone Kontak

11. Komentar 100 Text Komentar

(28)

2.

Nama Table : MS_Barang Keterangan : Master_Barang Primary Key : Kode_Barang

1. Kode_Barang 6 Text Kode_Barang

2. Nama Barang 30 Text Nama Barang

3. Tipe 10 Text Tipe Barang

4. Ukuran 10 Text Ukuran Barang

5. Satuan 5 Text Satuan Barang

6. Harga 8 Number Harga Barang

7. Stok 5 Number Stok Barang

3.

Nama Table : MS_Akun Keterangan : Master_Akun Primary Key : No_Reff

1. No Reff 3 Text No Reff

(29)

4.

Nama Table : MS_Karyawan Keterangan : Master_Karyawan Primary Key : Kd_Karyawan

1. Kd_Karyawan 6 Text Kode_Karyawan

2. Nama_Karyawan 30 Text Nama Karyawan

3. Alamat_Karyawan 50 Text Alamat Karyawan

4. Telp_Karyawan 13 Text Telp Karyawan

5. Jabatan 20 Text Jabatan Karyawan

5.

Nama Table : MS_Perkiraan Keterangan : Master_Perkiraan Primary Key : Kode Jurnal

1. Kode Jurnal 3 Text Kode Jurnal

(30)

6.

Nama Table : SP_Header

Keterangan : Surat_Pesanan_Header Primary Key : No_SP

Foreign Key : Kode_Pelanggan, No_Pending

1. No_SP 6 Text No_Surat_Pesanan

2. Tanggal 8 Date/Time Tanggal Surat Pesanan 3. No_Pending 6 Text No Surat Pending Pesanan

6. Discount 3 Number Discount

7. Uang Muka 9 Number Uang Muka

(31)

7.

Nama Table : SP_Detail

Keterangan : Surat_Pesanan_Detail Primary Key : No_SP

Foreign Key : Kode_Barang

2. Kode_Barang 6 Text Kode_barang

3. Qty 4 Number Quantity

4. Harga 8 Number Harga

(32)

8.

Nama Table : Faktur_Header Keterangan : Faktur_Header Primary Key : No_Faktur Foreign Key : No_SP

1. No_Faktur 6 Text No_Faktur

2. Tanggal 8 Date/Time Tanggal

5. Tgl_Jth_Tempo 8 Date/Time Tanggal_Jatuh_Tempo

7. Uang Muka 9 Number Uang Muka

8. Status Bayar 1 Text Status Bayar

(33)

9.

Nama Table : Faktur_Detail Keterangan : Faktur_Detail Primary Key : No_Faktur Foreign Key : Kode_Barang

4. Potongan 5 Number Potongan

(34)

10.

Nama Table : SJ_Header

Keterangan : Surat_Jalan_Header Primary Key : No_SJ

Foreign Key : No_SP

1. No_SJ 6 Text No_Surat_Jalan

2. Tanggal 8 Date/Time Tanggal Surat Jalan

4. No_Kendaraan 8 Text No_Kendaraan

6. Alamat 50 Text Alamat_Kirim

(35)

11.

Nama Table : SJ_Detail

Keterangan : Surat_Jalan_Detail Primary Key : No_SJ

1. No_SJ 6 Text No_Surat_Jalan

3. Qty 4 Number Quatity

12.

Nama Table : ST_Header

Keterangan : Surat_Tagih_Header Primary Key : No_ST

Foreign Key : Kode_Pelanggan

1. No_ST 6 Text No_Surat_Tagih

(36)

13.

Nama Table : ST_Detail

Keterangan : Surat_Tagih_Detail Primary Key : No_ST

Foreign Key : No_Faktur

1. No_ST 6 Text No_Surat_Tagih

3. Tanggal 8 Date/Time Tanggal_Faktur

4. Tgl_Jth_Tempo 8 Date/Time Tanggal_Jatuh_Tempo

5. Denda 7 Number Denda

(37)

14.

Nama Table : Surat_Pending_Pesanan_Header Keterangan : Surat_Pending_Pesanan_Header Primary Key : No_Pending

Foreign Key : Kode_Pelanggan

1. No_Pending 6 Text No_Pending

3. Tgl_Konfirmasi 8 Date/Time Tanggal_Konfirmasi

(38)

15.

Nama Table : Surat_Pending_Pesanan_Detail Keterangan : Surat_Pending_Pesanan_Detai Primary Key : No_Pending

1. No_Pending 6 Text No_Pending

(39)

16.

Nama Table : Pelunasan_Piutang Keterangan : Pelunasan_Piutang Primary Key : No_Pelunasan Foreign Key : No_Faktur

1. No_Pelunasan 6 Text No_Pelunasan_Piutang

4. Total Faktur 10 Number Total Faktur

(40)

4.6 Rancangan Formulir PT. Sinar Alam Semesta Abadi Komplek Ruko Modernland

JL. Hartono Raya Blok R No. 32, Tangerang 15117-Indonesia Phone : (021) 70538472 Fax : (021) 55748072

Surat Pesanan

Nama Pelanggan : No Surat Pending : Tgl Surat Pending :

Alamat Pengirim : No Surat Pesanan : Tgl Surat Pesanan :

Keterangan : Termin :

Kode barang

Nama barang

Tipe Ukuran Satuan Qty

Pelanggan Bag. Penjualan Manajer Penjualan

( ) ( ) ( )

(41)

PT. Sinar Alam Semesta Abadi Komplek Ruko Modernland

Surat Pending Order

Nama Pelanggan : No Surat Pending:

Alamat : Tgl Surat Pending :

Keterangan : Tgl Konfirmasi :

Kode Nama Barang Tipe Ukuran Satuan Qty Harga Total

Grand Total :

Pelanggan Manajer Penjualan

( ) ( )

(42)

Faktur Penjualan

Nama Pelanggan: No Surat Pesanan: No Faktur : Alamat penagihan : Tgl Faktur: Tgl Jatuh Tempo :

Keterangan: Termin:

Kode Nama barang

Tipe Ukuran Merk Qty Harga Total

Total Harga : Diskon : Uang Muka : Grand Total :

Pelanggan Bag. Pelanggan Manajer Penjualan

( ) ( ) ( )

(43)

Surat Jalan

Kode Pelanggan : No Surat Jalan: Tgl Surat Jalan:

Alamat Kirim: No Faktur:

Kode Nama Barang Qty

Nama pengirim: No Kendaraan:

Keterangan:

Pelanggan Bag Gudang Bag Pengiriman

( ) ( ) ( )

(44)

Surat Tagihan

Nama Pelanggan : No Surat Tagih: Tgl:

Alamat Penagihan :

Keterangan :

No Faktur Tgl Faktur Tgl Jatuh Tempo

Denda Nominal Total

Total :

Pelanggan Bag Penagihan Bag Piutang

( ) ( ) ( )

(45)

4.7 Rancangan Layar

Gambar 4.16 Rancangan Layar Menu Login Log in Ke

(46)

Gambar 4.17 Rancangan Layar Menu Utama Master Klik ke Master Pelanggan Klik ke Master Barang Klik ke Master Akun

(47)

Gambar 4.18 Rancangan Layar Menu Master Pelanggan

Gambar 4.19 Rancangan Layar Term Pada Master Pelanggan

Untuk Menambah Daftar Pelanggan Yang Baru Untuk Menghapus Daftar Pelanggan

Untuk Membatalkan Operasi Input Pelanggan Baru Untuk Menyimpan Hasil

Operasi Input Pelanggan Baru

Untuk Membatalkan Operasi Input Secara Keseluruhan Untuk Menyimpan Hasil Operasi Input

(48)

Gambar 4.20 Rancangan Layar Menu Master Barang Untuk Menambah Daftar Barang Baru Untuk Menghapus Daftar Barang Untuk Mengubah Daftar Barang Untuk Menyimpan Hasil Operasi Input Barang Baru

Untuk Membatalkan Operasi Input Barang Baru

(49)

Gambar 4.21 Rancangan Layar Menu Master Akun

Untuk Mengubah Data Akun

(50)

Gambar 4.22 Rancangan Layar Menu Utama Surat Pesanan Pelanggan

Klik ke Surat Pesanan Pelanggan

(51)

Gambar 4.23 Rancangan Layar Surat Pesanan

Untuk Menghapus Operasi Input Nama Barang Secara Satu per Satu

Untuk Menampilkan Data Nama Barang

Untuk Membatalkan Operasi Input Secara Keseluruhan Untuk Menyimpan Hasil Operasi Input

(52)

Gambar 4.24 Rancangan Layar Search Pelanggan pada Surat Pesanan Klik berdasarkan kolom Klik Kata Kunci Klik Ascending Klik Descending

(53)

Gambar 4.25 Rancangan Layar Menu Utama Surat Pending

Klik ke Surat Pending Pesanan

(54)

Gambar 4.26 Rancangan Layar Surat Pending

Untuk Menghapus Operasi Input Nama Barang Secara Satu per Satu

Untuk

Menampilkan Data Nama Barang

Untuk Membatalkan Operasi Input Secara Keseluruhan

Untuk

Menyimpan Hasil Operasi Input

(55)

Gambar 4.27 Rancangan Layar Search Pelanggan pada Surat Pending Pesanan

Klik Kata Kunci Klik Ascending Klik Descending Klik berdasarkan kolom

(56)

Gambar 4.28 Rancangan Layar Menu Utama Faktur Penjualan

Klik ke Faktur Pesanan

(57)

Gambar 4.29 Rancangan Layar Faktur Penjualan

Untuk Membatalkan Operasi Input Secara Keseluruhan

Untuk Menyimpan Hasil Operasi Input

(58)

Gambar 4.30 Rancangan Layar Search No SP pada Faktur Pelanggan Klik berdasarkan kolom Klik Kata Kunci Klik Ascending Klik Descending

(59)

Gambar 4.31 Rancangan Layar Menu Utama Surat Jalan

Klik ke Surat Jalan

(60)

Gambar 4.32 Rancangan Layar Surat Jalan

Untuk Menyimpan dan Mencetak Surat Jalan

Untuk Membatalkan Proses Input Surat Jalan

(61)

Gambar 4.33 Rancangan Layar Search No SP pada Surat Jalan Klik berdasarkan kolom Klik Kata Kunci Klik Ascending Klik Descending

(62)

Gambar 4.34 Rancangan Layar Menu Utama Surat Tagih

Klik ke Surat Tagihan

(63)

Gambar 4.35 Rancangan Layar Surat Tagih Untuk Menyimpan dan Mecetak Surat Tagihan Untuk Membatalkan Proses Input tagihan

(64)

Gambar 4.36 Rancangan Layar Search Pelanggan pada Surat Tagih Klik berdasarkan kolom Klik Kata Kunci Klik Ascending Klik Descending

(65)

Gambar 4.37 Rancangan Layar Menu Utama Daftar Pending Pesanan

Klik ke Daftar Pending Pesanan

(66)

(67)

Gambar 4.39 Rancangan Layar Menu Utama Daftar Surat Pesanan

Klik ke Daftar Pending Pesanan

(68)

(69)

Gambar 4.41 Rancangan Layar Menu Utama Daftar Transaksi

Klik ke Daftar Transaksi

(70)

Gambar 4.42 Rancangan Layar Reprint per Surat Pending Pesanan

Untuk melihat kembali transaksi

(71)

Gambar 4.43 Rancangan Layar Utama Daftar Piutang Pelanggan

Klik ke Daftar Piutang Pelanggan

(72)

Gambar 4.44 Rancangan Daftar Piutang Pelanggan Untuk Mengetahui Daftar Piutang per Pelanggan

(73)

Gambar 4.45 Rancangan Layar Daftar Jatuh Tempo

Untuk Mengetahui Piutang Jatuh Tempo

(74)

Gambar 4.46 Rancangan Layar Utama Pelunasan Piutang

Klik ke Pelunasan Piutang

(75)

Gambar 4.47 Rancangan Layar Pelunasan Piutang Untuk Menyimpan Status Pembayaran Pelanggan Untuk Membatalkan Operasi Input Pembayaran Untuk Mencari No.Faktur Yang Akan Di Input

(76)

Gambar 4.48 Rancangan Layar Search No Faktur pada Pelunasan Piutang Klik berdasarkan kolom Klik Kata Kunci Klik Ascending Klik Descending

(77)

Gambar 4.49 Rancangan Layar Utama Laporan

(78)

Gambar 4.50 Rancangan Layar Laporan Penjualan per Pelanggan

Gambar 4.51 Rancangan Layar Laporan Penjualan per Periode

Untuk Membatalkan Proses Input Untuk Mencetak Laporan Untuk Membatalkan Proses Input Untuk Mencetak Laporan

(79)

.

Gambar 4.52 Rancangan Layar Laporan Penagihan Piutang Pelanggan

Gambar 4.53 Rancangan Layar Laporan Piutang Pelanggan

(80)

Gambar 4.54 Rancangan Layar Laporan Umur Piutang

Gambar 4.55 Rancangan Layar Laporan Pelunasan Piutang Pelanggan

(81)

Gambar 4.56 Rancangan Layar Utama Jurnal

Gambar 4.57 Rancangan Layar Jurnal

Klik ke Jurnal

Untuk Membatalkan Proses Input

Untuk Mencetak Laporan

(82)

4.8 Rancangan Laporan PT. Sinar Alam Semesta Abadi Komplek Ruko Modernland

Daftar Pelanggan

Tanggal:

No Nama Alamat Tlp Contact

person

Tlp contact

Hp contanct

(83)

Daftar Barang per Tipe

Tanggal :

Tipe Kode Barang Nama Barang Ukuran Satuan Harga

(84)

Daftar Barang per Ukuran

Tanggal :

Ukuran Kode Barang Nama Barang Tipe Satuan Harga

(85)

Laporan Penjualan per Periode

Tanggal: No Faktur Kode Pelanggan Nama Pelanggan Total Uang Muka Diskon Grand Total Total seluruh:

(86)

Laporan Penjualan per Pelanggan

Tanggal : s/d Kode Pelanggan Nama Pelanggan No Faktur

Tanggal Total Diskon Denda Total Penjualan

Total seluruh:

(87)

Laporan Penjualan per Barang Terlaris

Tanggal : s/d

Kode Barang Nama Barang Tipe Ukuran Qty Satuan

(88)

Laporan Penagihan Pelanggan

Tanggal : s/d

No ST : Nama : Alamat :

Tanggal No Faktur Tgl Jatuh Tempo

Denda Total Grand Total

Total seluruh:

(89)

Laporan Piutang per Pelanggan

Tanggal : s/d Kode Pelanggan Nama Pelanggan No Faktur

Tanggal Total Diskon Denda Total Piutang

Total seluruh:

(90)

Laporan Analisis Umur Piutang

Tanggal: s/d Kode Pelanggan Nama Pelanggan Yang Belum Jatuh Tempo 1-30 Hari 31-60 Hari >60 Hari Total Limit Kredit Sisa Limit Total:

(91)

Laporan Pelunasan Piutang Pelanggan

Tanggal : s/d No Pelunasan Nama Pelanggan Tgl Pelunasan No Faktur Tgl Jth Tempo

Denda Total Grand Total

Total seluruh:

(92)

4.9 Navigation Diagram

(93)

4.10 Matriks Rencana Penerapan Sistem 4.10.1 Matriks Jadwal Pengolahan Data

Harian _Bulanan

Per Periode Terten

tu

Master Pelanggan √

Master Barang √

Master Akun √

Transaksi Surat Pesanan √ Transaksi Surat Pending √ Transaksi Faktur Penjualan √

Transaksi Surat Jalan √

Transaksi Surat Tagih √

Daftar Piutang Pelanggan √

Pelunasan Piutang √

Laporan Daftar Pelanggan √

Laporan Daftar Barang per Tipe √ Laporan Daftar Barang per Ukuran √

Laporan Penjualan per Pelanggan √

Laporan Penjualan per Periode √

Laporan Penjualan per Barang Terlaris √ Laporan Penagihan Piutang Pelanggan √

Laporan Piutang per Pelanggan √

Laporan Analisis Umur Piutang √

Laporan Pelunasan Piutang Pelanggan √

Tabel 4.3 Matriks Pengolahan Data Kegiatan

(94)

4.10.2 Matriks Distribusi Laporan

Manajer Keuangan Manajer Penjualan Manajer Akuntansi

Jurnal Umum √ √

Laporan Daftar Pelanggan √

Laporan Daftar Barang per Tipe √

Laporan Daftar Barang per Ukuran √

Laporan Penjualan per Pelanggan √

Laporan Penjualan per Periode √

Laporan Penjualan per Barang Terlaris √

Laporan Penagihan Piutang Pelanggan √

Laporan Piutang per Pelanggan √

Laporan Analisis Umur Piutang √

Laporan Pelunasan Piutang Pelanggan √

Tabel 4.4 Matriks Distribusi Laporan Personal

(95)

4.10.3 Matriks Level Akses

Manajer Staff _Penjualan Gudang Piutang _Akuntansi

Menu Master Pelanggan C,R,U,D C,R,U

Menu Master Barang C,R,U,D C,R,U

Menu Kode Perkiraan C,R C,R,U

Menu Transaksi Surat Pesanan C,R,U C,R,U Menu Transaksi Surat Pending C,R,U C,R,U Menu Transaksi Faktur Penjualan C,R,U C,R,U

Menu Transaksi Surat Jalan C,R C,R

Menu Transaksi Surat Tagih C,R C,R

Menu Daftar Piutang Pelanggan C,R C,R

Menu Pelunasan Piutang C,R C,R

Menu Daftar Pelanggan C,R C,R

Menu Daftar Barang per Tipe C,R C,R

Menu Daftar Barang Per Ukuran C,R C,R

Menu Laporan Penjualan per Pelanggan C,R C,R Menu Laporan Penjualan per Periode C,R C,R

Menu Laporan Barang Terlaris C,R C,R

Menu Laporan Penagihan Pelanggan C,R C,R Menu Laporan Piutang per Pelanggan C,R C,R Menu Laporan Analisis Umur Piutang C,R C,R Menu Laporan Pelunasan Piutang Pelanggan C,R C,R

Tabel 4.5 Matriks Level Akses Menu

(96)

4.10.4 Matriks Jadwal Implementasi

Dalam pengimplementasian system didukung oleh tim development dan untuk semua user dilakukan pelatihan terhadap system yang diimplementasikan, dengan waktu implementasi sebanyak 2,5 bulan

Minggu N o Kegiatan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 1 Survey Sistem Berjalan 2 Analisis Sistem 3 Perancangan Program 4 Pembuatan Program 5 Pengadaan Hardware 6 Implementasi Program 7 Pelatihan 8 Evaluasi