BAB 4
PERANCANGAN S IS TEM YANG DIUS ULKAN
4.1. Anaysis Document 4.1.1. The Task
4.1.1.1. Purpose
Pengembangan sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku pada PT Syn Toba Grafika ini bertujuan untuk mendukung pencatatan dan penyediaan laporan yang terkait dengan pembelian dan persediaan bahan baku serta membantu perusahaan dalam mengendalikan ketersediaan bahan baku di gudang sehingga dapat meminimalkan biaya persediaan dan meningkatkan kemampuan perusahaan dalam memenuhi pesanan pelanggan sesuai dengan waktu yang telah dijanjikan. Selain itu, pengembangan sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku ini juga dimaksudkan untuk meningkatkan pengendalian internal yang ada pada perusahaan.
Oleh karena itu, penulis mengusulkan adanya perubahan stuktur organisasi pada PT Syn Toba Grafika seperti yang diperlihatkan pada Gambar 4.1 berikut ini:
Gambar 4.1 Struktur Organisasi PT Syn Toba Grafika yang Diusulkan (Sumber: Penulis)
Dewan Komisaris
Direktur Direktur Utama
M anajer Produksi M anajer Akuntansi
dan Keuangan
Bagian Akuntansi Bagian Keuangan
Bagian PPC Bagian Produksi
M ekanik
Bagian Penjualan
Bagian Umum
Bagian Pembelian Kasir
M anajer Umum dan Personalia
Bagian Personalia M anajer Ekspedisi
dan Kendaraan
Bagian Pengawasan Barang Jadi
Bagian Hitung Bagian Bongkar
M uat
Bagian Gudang Corr / Boiler Bagian Penagihan
Berikut ini merupakan uraian tugas dan tanggung jawab bagian- bagian yang diusulkan pada struktur organisasi PT Syn Toba Grafika.
• Bagian Akuntansi
M empunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
1. M enyiapkan dan mengumpulkan data yang berhubungan dengan akuntansi.
2. M encatat transaksi yang dilakukan perusahaan ke dalam jurnal.
3. M enyusun laporan-laporan yang dibutuhkan.
• Bagian Keuangan
M empunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
1. M engecek tanggal jatuh tempo tagihan kepada pelanggan.
2. M engeluarkan uang tunai, cek dan giro untuk membayar hutang.
3. M elakukan pembayaran gaji kepada karyawan.
4.1.1.2. System Definition
Sistem yang dikembangkan pada PT Syn Toba Grafika ini dibuat secara terkomputerisasi sehingga dapat mengintegrasikan semua data transaksi yang ada pada sistem pembelian dan persediaan bahan baku perusahaan dan membantu pemilik untuk mendapatkan laporan yang cukup, tepat waktu, dan akurat. Sistem ini akan diimplementasikan pada Personal Computer (PC) berbas is Windows menggunakan arsitektur client server yang terhubung melalui jaringan Local Area Network
(LAN). Bahasa pemrograman digunakan pada sistem ini adalah Visual Basic.Net dengan menggunakan database Microsoft SQL Server 2005.
Untuk mendapatkan pemahaman lebih jelas mengenai system definition dari sistem pembelian dan persediaan bahan baku PT Syn Toba Grafika dapat dilihat dari tabel berikut ini:
Tabel 4.1 System Definition dengan kriteria FACTOR
Functionality M endukung pencatatan transaksi yang terkait dengan kegiatan operasional pembelian dan persediaan bahan baku dan menyajikan laporan yang cukup, akurat, dapat diandalkan, dan up to date.
Application Domain
Bagian Gudang, Bagian Pembelian, Bagian PPC, Bagian Akuntansi, dan Bagian Keuangan
Condition Sistem ini dikembangkan untuk mengatasi permasalahan internal perusahaan yang berhubungan dengan sistem pembelian dan persediaan bahan baku dan digunakan oleh user yang memahami konsep pembelian dan pengendalian bahan baku perusahaan.
Technology Sistem ini menggunakan beberapa Personal Computer (PC) berbasis Windows disertai dengan penambahan beberapa device seperti printer dan fax.
PC akan saling terhubung melalui jaringan Local Area Network (LAN). Bahasa pemrograman yang digunakan pada sistem ini adalah Visual Basic.Net dengan menggunakan database Microsoft SQL Server 2005.
Object Karyawan, Bahan Baku, Supplier, SPP, SPPH, PO, SPPB, BM B, SRB, BTBR, BKB, BPB, FPP, CBPV, dan KHSO
Responsibility M enghasilkan dokumen-dokumen dan laporan- laporan yang berhubungan dengan kegiatan pembelian dan persediaan bahan baku perusahaan dengan akurat, dapat diandalkan, dan up to date serta dapat mengatasi permasalahan-permasalahan yang timbul dalam aktivitas yang terkait dengan pembelian dan persediaan bahan baku perusahaan.
4.1.1.3. Context
4.1.1.3.1. Problem Domain
1. Kegiatan pembelian bahan baku diawali ketika persediaan bahan baku di gudang telah mencapai titik pemesanan kembali (Reorder point / ROP) atau lebih kecil dari ROP.
2. Ketika persediaan bahan baku yang ada lebih kecil atau mencapai titik reorder point (ROP) maka sistem akan mengaktifkan reminder di bagian gudang dan bagian gudang dapat mengecek data bahan baku yang harus segera dipesan kembali sesuai dengan Economic Order Quantity (EOQ).
Bagian gudang lalu membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP) dan menyimpannya ke dalam database. Selanjutnya, rangkap 1 SPP tersebut akan diberikan kepada bagian pembelian, rangkap 2 diberikan kepada bagian akuntansi dan rangkap 3 akan disimpan sebagai arsip oleh bagian gudang.
3. Setelah menerima Surat Permintaan Pembelian (SPP) dari bagian gudang, bagian pembelian akan membuat Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) kepada supplier.
Bagian pembelian lalu membandingkan quotation dari beberapa supplier dan memilih supplier yang dapat memenuhi kriteria yang telah ditetapkan oleh perusahaan, baik dari segi harga, kualitas barang, jangka waktu pengiriman dan jangka waktu pembayaran.
4. Setelah supplier ditetapkan, bagian pembelian akan membuat Purchase Order (PO) sebanyak 4 rangkap. PO
tersebut akan diotorisasi terlebih dahulu oleh manajer produksi. Setelah diotorisasi, data PO akan disimpan ke dalam database. Selanjutnya, rangkap 1 dari PO akan diberikan kepada supplier, rangkap 2 diberikan kepada bagian gudang, rangkap 3 kepada bagian akuntansi dan rangkap 4 diarsip oleh bagian pembelian.
5. Pada saat supplier mengantarkan barang yang telah dipesan oleh bagian pembelian, bagian gudang akan menerima barang yang tersebut dan mencocokan antara surat jalan atas barang tersebut dengan PO rangkap 2. Setelah itu, bagian gudang akan melakukan pencocokan antara jumlah fisik dan kualitas barang yang dikirim oleh supplier dengan dokumen-dokumen tersebut.
6. Jika barang tersebut diterima dalam kondisi yang baik dan terdapat kesesuaian antara jumlah barang di PO, surat jalan, dan barang yang dikirimkan supplier maka bagian gudang akan menandatangani surat jalan tersebut dan mengembalikan rangkap 1 kepada supplier. Selanjutnya, bagian gudang akan membuat Bukti M asuk Barang (BM B) yang telah mendapat otorisasi oleh kepala gudang dan menyimpannya ke dalam database. Pembuatan BM B akan secara otomatis menambah jumlah persediaan barang di dalam database. BM B dan surat jalan kemudian diberikan
kepada bagian pembelian dan kemudian diteruskan kepada bagian akuntansi untuk diarsip.
7. Jika setelah dilakukan pengecekan ditemukan adanya ketidaksesuaian antara barang yang dikirim dengan surat jalan atau adanya barang yang diterima dalam kondisi yang tidak baik maka bagian gudang akan mencoret surat jalan dan menerbitkan Surat Retur Barang (SRB) sebanyak 3 rangkap yang telah diotorisasi oleh kepala gudang. Rangkap 1 diberikan kepada supplier, rangkap 2 akan diberikan kepada bagian pembelian dan selanjutnya diteruskan kepada bagian akuntansi untuk diarsip dan rangkap 3 diarsip oleh bagian gudang. Data atas SRB tersebut kemudian disimpan ke dalam database.
8. Ketika supplier mengantarkan pengganti atas barang yang diretur, bagian gudang akan menyesuaikan surat jalan atas barang tersebut dengan SRB. Setelah itu, bagian gudang akan membuat Bukti Terima Barang Retur (BTBR) yang telah diotorisasi oleh kepala gudang sebanyak 2 rangkap.
Rangkap 1 akan diberikan kepada bagian pembelian dan kemudian diteruskan kepada bagian akuntansi. Rangkap 2 akan disimpan oleh bagian gudang sebagai arsip.
9. Sekitar 1-2 minggu setelah pengiriman barang, supplier akan membawa faktur penagihan, kontra bon, faktur pajak, dan surat jalan rangkap 1 untuk diserahkan kepada kasir.
Kasir lalu melakukan pencocokan antara dokumen-dokumen tersebut dan apabila sesuai, kasir membuat kuitansi sebagai tanda terima atas penerimaan dokumen-dokumen tersebut.
Selanjutnya faktur penagihan, kontra bon, faktur pajak, surat jalan rangkap 1 akan diberikan kepada bagian akuntansi.
10. Ketika jatuh tempo pembayaran tiba, supplier akan membawa kuitansi rangkap 1 tersebut kepada kasir. Kasir kemudian memberikan kuitansi tersebut kepada bagian akuntansi dan bagian akuntansi lalu mencocokan antara SPP, PO, BM B, surat jalan rangkap 2, SRB, dan BTBR dengan faktur penagihan, kontra bon, faktur pajak dan surat jalan rangkap 1.
11. Jika sesuai, bagian akuntansi akan membuat Form Permintaan Pembayaran (FPP) sebanyak 2 rangkap.
Rangkap 1 akan diberikan kepada bagian keuangan beserta faktur penagihan, kontra bon, faktur pajak, dan surat jalan sedangkan rangkap 2 akan diarsip oleh bagian akuntansi.
12. Bagian keuangan lalu mengecek dokumen-dokumen tersebut dengan FPP. Apabila sesuai maka bagian keuangan akan membuat cek / giro dan meminta tanda tangan dari direktur. Setelah itu, bagian keuangan akan membuat Cash / Bank Payment Voucher (CBPV) sebanyak 1 rangkap.
13. Bagian keuangan kemudian memberikan cek / giro dan CBPV kepada kasir. Kasir kemudian memberikan cek / giro
tersebut kepada supplier dan meminta supplier untuk menandatangani CBPV sebagai bukti penerimaan pembayaran dari kasir. Setelah ditandatangani, kasir akan memberikan CBPV tersebut kepada bagian keuangan untuk diarsip.
14. Bagian keuangan lalu memberikan surat jalan, faktur pajak, kontra bon, faktur penagihan, dan CBP V kepada bagian akuntansi. Bagian akuntansi berdasarkan dokumen-dokumen tersebut akan membuat jurnal pembelian, jurnal retur pembelian dan jurnal pengeluaran kas.
15. Ketika bagian PPC memerlukan bahan baku untuk memproduksi pesanan pelanggan, bagian PPC akan membuat Surat Perintah pengeluaran Barang (SPPB) sebanyak 2 rangkap yang telah diotorisasi oleh manajer produksi. Rangkap 1 SPPB tersebut akan diberikan kepada bagian gudang dan rangkap 2 akan diarsip oleh bagian PPC.
Data mengenai SPPB tersebut akan tersimpan di dalam database.
16. Setelah menerima SPPB, bagian gudang akan mengeluarkan bahan baku sesuai dengan jumlah yang tertera pada SPPB dan kemudian membuat Bukti Keluar Barang (BKB) sebanyak 3 rangkap yang telah diotorisasi oleh kepala gudang. Rangkap 1 BKB akan diberikan kepada bagian produksi, rangkap 2 diberikan kepada bagian akuntansi dan
rangkap 3 akan diarsip oleh bagian gudang. Pembuatan BKB tersebut secara otomatis akan mengurangi jumlah barang yang terdapat dalam database.
17. Setelah selesai proses produksi, bagian produksi akan mengembalikan bahan baku yang tidak habis terpakai kepada bagian gudang. Bagian gudang akan membuat Bukti Pengembalian Barang (BPB) sebanyak 3 rangkap yang telah diotorisasi oleh kepala gudang. Rangkap 1 BPB akan diberikan kepada bagian produksi, rangkap 2 BPB akan diberikan kepada bagian akuntansi, dan rangkap 3 akan diarsip oleh bagian gudang. Pembuatan BPB akan secara otomatis menambah data jumlah barang yang terdapat dalam database.
18. Setiap akhir periode, bagian akuntansi akan melakukan perhitungan fisik persediaan (stock opname) di gudang bersama dengan bagian gudang. Kemudian, bagian akuntansi akan membuat Kartu Hasil Stock Opname (KHSO) dan ditandatangani oleh bagian gudang. Data Kartu Hasil Stock Opname (KHSO) ini akan tersimpan di dalam database. Jika terdapat perbedaan antara jumlah barang di KHSO dengan jumlah barang di sistem maka sistem akan secara otomatis meng-update data barang di database sesuai dengan hasil stock opname.
19. Setiap akhir periode, bagian akuntansi akan menerima laporan-laporan yang terkait dengan pembelian dan persediaan bahan baku perusahaan. Laporan-laporan tersebut kemudian menjadi dasar bagi bagian akuntansi dalam membuat laporan keuangan perusahaan.
Gambar 4.2 merupakan rich picture dari sistem informasi pembelian dan persediaan bahan baku yang diusulkan.
B agi an
B MB SRB PPC
Ba gi an Guda ng
$ $$
B agi an Pembel ia n
Kasi r Se rver
(1) da ta permint aan pem be li an SPP
(4) dat a permint aan penawa ra n harga
(5) SPPH (6) Quot ati on (7) dat a pesa na n pe mbeli an
(8) PO PO
(10) PO (9) P O
(11) bara ng &
sura t jal an
(13) B MB &
sura t ja la n
(12) dat a penerima an
barang
(14) B MB &
surat j al an (15) da ta
re tur ba rang
(17) SRB
(16) SRB
(18) SR B
(23) fa kt ur pe na gi i ha n+
fakt ur pa jak+
sura t jal an +kontra bon (24) kui ta nsi (25) faktur penagi ha n +
faktur paj ak+surat ja la n + kontra bon (2) SPP
(27) kuit ansi
(19) ba rang re tur &
surat ja la n BT BR
(21) B TB R&
surat ja la n
(20) dat a penerima an bara ng
ret ur
(22) B TB R&
surat ja la n (26) kuit ansi
(32) c ek / giro + C BP V
$
$
(33) C BPV (38) da ta perint ah
pengelua ra n barang (38) SPPB
B agia n Produksi (38) B KB &
barang
(3) SPP
SPPB
(37) dat a pengel ua ran barang
(39) B KB B KB
Suppli er
iM ac
iM ac
iMa c
c
B agia n Akunta ns i
$ $
B agia n Keuangan
(29) F PP+
fa kt ur penagihan+
faktur paj ak+
sura t jal an+
kontra bon (30) dat a pe mbayaran
(31) c ek / giro+
CB PV
$
$
(28) dat a permi ntaa n pembayaran
FPP
CB PV
(34) CB PV
(35) CB PV+
fa kt ur pe na gi han+
fa kt ur paj ak+
s urat j al an+
kontra bon (36) j urnal
(43) da ta st oc k opname
KHSO SP P
(40) barang yang tidak terpakai
(41) data pengembalian bar ang ( 42) S PB
(43 ) BP B SPP
BPB
Gambar 4.2 Rich Picture Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan Bahan Baku pada PT Syn Toba Grafika yang Diusulkan
4.1.1.3.2.Application Domain
Sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku yang dirancang dapat mendukung tugas dan tanggung jawab karyawan bagian pembelian, bagian gudang, bagian akuntansi, bagian keuangan, dan bagian PPC. Tugas- tugas utama karyawan dalam application domain yaitu permintaan pembelian, pemesanan pembelian, penerimaan bahan baku, penukaran bahan baku (retur pembelian), pengeluaran bahan baku, pengembalian bahan baku, perhitungan fisik persediaan (stock opname), pencatatan atas pembayaran atas pembelian dan pencetakan laporan-laporan yang berhubungan dengan kegiatan pembelian dan persediaan bahan baku. Adanya tampilan menu utama akan memudahkan user dalam menggunakan sistem ini.
1. Bagian Pembelian
Bagian pembelian akan menggunakan sistem ini untuk membuat Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH), membuat Purchase Order (PO), mendaftar dan meng- update database supplier serta membuat laporan pembelian per pemasok dan per barang.
2. Bagian Gudang
Bagian gudang akan menggunakan sistem ini untuk mengetahui status barang yang telah mencapai titik pemesanan kembali (ROP), mengetahui jumlah Economic
Order Quantity (EOQ), membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP), mengecek data barang, membuat Surat Retur Barang (SRB), membuat Bukti M asuk Barang (BM B), Bukti Keluar Barang (BKB), Bukti Pengembalian Barang (BPB), dan Bukti Terima Barang Retur (BTBR) serta mencetak laporan permintaan pembelian, laporan penerimaan barang, laporan pengeluaran barang, laporan retur barang, laporan penerimaan barang retur, laporan pengembalian barang, dan laporan mutasi persediaan.
3. Bagian PPC
Bagian PPC akan menggunakan sistem ini untuk membuat Surat Perintah Pengeluaran Barang (SPPB).
4. Bagian Akuntansi
Bagian akuntansi akan menggunakan sistem ini untuk membuat Form Permintaan Pembayaran (FPP), Kartu Hasil Stock Opname (KHSO), mendaftar dan meng-update data barang, menghitung Economic Order Quantity (EOQ), menghitung titk pemesanan kembali (ROP) dan membuat laporan stock opname.
5. Bagian Keuangan
Bagian keuangan akan menggunakan sistem ini untuk membuat Cash / Bank Payment Voucher (CBPV) dan mencetak laporan pengeluaran kas.
4.1.2. Problem Domain 4.1.2.1. Clusters
M odel sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku pada PT Syn Toba Grafika secara keseluruhan terdiri dari beberapa cluster, yaitu cluster Karyawan, cluster Pembelian, cluster Persediaan, cluster Supplier, cluster Retur Bahan Baku, cluster Pembayaran, dan cluster Stock Opname.
Karyawan Pembelian Persediaan Suppli er
Retur _Bahan_Baku Pembayaran Stock_O pname
Gambar 4.3 M odel Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan Bahan Baku pada PT Syn Toba Grafika
4.1.2.2. Structure
Gambar 4.4 menunjukkan struktur “karyawan” dengan pola hubungan generalisasi, yang menggambarkan karyawan-karyawan yang bekerja di PT Syn Toba Grafika, yang terdiri dari class Bagian Pembelian, class Bagian Gudang, class Bagian PPC, class Bagian Akuntansi, dan class Bagian Keuangan.
Bagian_Pembel ian Bagian_Gudang B agian_PPC Bagian_Akuntansi Bagian_Keuangan Karyawan
Gambar 4.4 Struktur dari “Karyawan”
Gambar 4.5 menunjukkan struktur “pembelian” yang terdiri dari class SPP Header, class SPP Detail, class SPPH, class PO Header, dan class PO Detail. Satu class SPP Header memiliki hubungan asosiasi dengan satu sampai banyak class SPPH Header dan satu SPPH memiliki hubungan asosiasi dengan satu class PO Header.
SPP_Header SPPH PO_Header
SPP_Detai l PO _Detail
1 1.. * 1 1
1 1.. *
1 1.. *
Gambar 4.5 Struktur dari “Pembelian”
Gambar 4.6 menunjukkan struktur “persediaan” yang terdiri dari class Bahan Baku, class BKB Header, class BKB Detail, class SPPB Header, SPPB Detail, class BPB Header, BPB Detail, class BM B Header, dan class BM B Detail. Satu class BM B Header memiliki hubungan
asosiasi dengan satu sampai banyak class Bahan Baku, satu class BKB memiliki hubungan asosiasi dengan satu sampai banyak class Bahan Baku, satu class BPB Header memiliki hubungan asosiasi dengan satu sampai banyak class Bahan Baku, dan satu class SPPB Header memiliki hubungan asosiasi dengan satu sampai banyak class Bahan Baku.
Bahan_Baku BMB_Header
BMB_Detail
BPB_Header
BPB_Detail SPPB_Header SPPB_Detail
1 1..*
1 1..*
1 1..*
1..*1 1..*
1
11..* 1
1..*
BKB
Gambar 4.6 Struktur dari “Persediaan”
Gambar 4.7 menunjukkan struktur dari “supplier” yang hanya terdiri dari class Supplier.
Suppl ier
Gambar 4.7 Struktur dari “Supplier”
Gambar 4.8 menunjukkan struktur dari “retur bahan baku” yang terdiri dari class SRB Header, SRB Detail, class BTR Header, dan BTR Detail. Class SRB_Header memiliki hubungan asosiasi dengan class BTBR Header, dimana satu class SRB_Header memiliki hubungan asosiasi dengan satu class BTBR_Header.
SRB_Header BTBR_Header
SRB_Detail BTBR_Detail
1 1.. *
1 1. .*
1 1
Gambar 4.8 Struktur dari “Retur Bahan Baku”
Gambar 4.9 menunjukkan struktur dari “pembayaran” yang terdiri dari class FPP Header, FPP Detail, CBPV Header, dan CBPV Detail, dimana satu class FPP_Header memiliki hubungan asosiasi dengan satu class CBPV Header.
FPP_Header
CBPV_Detail FPP_Detail
CBPV_Header
1 1..*
1 1. .*
1 1
Gambar 4.9 Struktur dari “Pembayaran”
Gambar 4.10 menunjukkan struktur dari “Stock Opname” yang hanya terdiri dari class KHSO Header dan KHSO Detail.
KHSO_Header KHSO Detail
1 1.. *
Gambar 4.10 Struktur dari “Stock Opname”
Kar yawa n
Bagian_ Guda ng Ba gia n_Pe mbe lia n Bagian_ PPC Bagian_ Akuntans i Ba gian_Keua nga n
SPP_ He ader
SPP_ De tail 1 1..*
1
1..*
BPB_Hea der
BPB_Deta il 1
1..*
1
1..*
BM B_ He ader
BM B_ De tail 1
1..*
1
1..*
SRB_ He ader
SRB_ De tail 1
0..*
1
1 ..*
BTBR_ He ade r
BTBR_Deta il 1
1..*
1 1..*
BKB 1 ..*
1
PO_Hea de r
PO_Deta il 1
1 ..*
1
1..*
SP PH 1
1 ..*
SPP B_ He ader
SPP B_ De tail 1
1 ..*
1
1 ..*
KHSO_ He ader
KHSO_ De tail 1
1..*
1 1..*
FPP_ He ader
FPP_ De tail 1 1..*
1
1..*
CBPV _Hea de r
CBP V_Deta il 1 1..*
1
1..*
Ba ha n_Bak u
Supllie r 1
1 ..*
1
1 ..*
1
1..*
1
1..*
1
1..*
1
1 ..*
1
1 ..*
1
1 ..*
1..*
1
1..*
1 1
1 ..*
1 ..*
1 1
1
1 ..*
1
1
1 ..*
1
1
1..* 1
0..*
1 0 ..*
1 1
1
1 1
1 1
Gambar 4.11 Class Diagram Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan Bahan Baku pada P T Syn Toba Grafika
4.1.2.3. Classes
4.1.2.3.1 Karyawan
Class Karyawan merupakan kumpulan objek-objek dari orang yang bekerja pada PT Syn Toba Grafika yang terkait dengan sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku. Class Karyawan mengeneralisasikan property dan behavior-nya kepada class Bagian Gudang, class Bagian Pembelian, class Bagian PPC, class Bagian Akuntansi, dan class Bagian Keuangan. Class Karyawan ditunjukkan pada Gambar 4.12 di bawah ini.
-K dKaryawan -UPassword -NamaKaryawan -A lamatK aryawan -TglLahir -JenisKelamin -Telepon -Handphone -RoleID -TglMasuk -S tat us -Creat eBy -Creat eDate -UpdateBy -UpdateDate
Karyawan
Gambar 4.12 Class Karyawan
4.1.2.3.2. Bagian Gudang
Class Bagian Gudang merupakan kumpulan objek- objek dari karyawan yang melakukan permintaan pembelian, melakukan penerimaan bahan baku dari supplier, melakukan pengeluaran bahan baku dari gudang untuk proses produksi,
menerima pengembalian bahan baku dari bagian produksi, melakukan pemeriksaan dan penyimpanan atas bahan baku yang diterima, melakukan retur atas pengiriman yang tidak sesuai, menerima barang pengganti atas retur dari supplier, melakukan stock opname pada akhir periode bersama dengan bagian akuntansi. Gambar 4.13 berikut ini memperlihatkan class Bagian Gudang beserta operations yang memiliki property dan behavior yang diturunkan dari class Karyawan serta statechart diagram yang menunjukkan model keterlibatan class Bagian Gudang dalam event-event tersebut di atas.
Bagian_Gudang
[stok m encapai ROP]
a k t i f / mem int a_pemb elian
/ m enerim a
/ mengeluarkan
/ men erima_p engemb alian / m eretu r
/ m enerima _penggan ti
Event Atribut
/meminta_pembelian KdKaryawan, NoSPP, TglSPP, KodeBarang, Jumlah
/menerima KdKaryawan, NoBMB,
TglBM B, NoSuratJalan, TglSuratJalan, SupplierCode, NoPO, KodeBarang, Jumlah /meretur KdKaryawan, NoSRB, TglSRB,
NoSuratJalan, TglSuratJalan, SupplierName, NoPO, KodeBarang, JumlahRetur /menerima_ pengganti KdKaryawan, NoBTBR,
TglBTBR, NoSRB,
NoSuratJalan, TglSuratJalan, SupplierName, NoPO, KodeBarang, JumlahTerima /mengeluarkan KdKaryawan, NoBKB, TglBKB,
NoSPPB
/menerima_pengembalian KdKaryawan, NoBPB, TglBPB, NoBKB, KodeBarang,
JumlahKembali Gambar 4.13 Class dan Statechart Bagian Gudang
4.1.2.3.3. Bagian Pembelian
Class Bagian pembelian merupakan kumpulan objek-objek dari karyawan yang melakukan pemesanan pembelian, membuat permintaan penawaran harga kepada supplier, mendaftar supplier, dan mengupdate supplier. Gambar 4.14 berikut ini memperlihatkan class Bagian Pembelian beserta operations yang memiliki property dan behavior yang diturunkan dari class Karyawan serta statechart diagram yang menunjukkan model keterlibatan class Bagian Pembelian dalam event-event tersebut di atas.
Bagian_Pembeli an
aktif
/ mendaftar_supplier
/ meminta_penawaran_harga
/ memesan
Event Atribut
/mendaftar_supplier SupplierCode, SupplierName, Address, City, PostCode, Phone, Fax, ContactPerson /meminta_penawaran_harga KdKaryawan, NoSPPH,
NoSPP
/memesan KdKaryawan, NoPO, TglPO,
SupplierCode, KodeBarang, Jumlah, HargaSatuan Gambar 4.14 Class dan Statechart Bagian Pembelian
4.1.2.3.4. Bagian PPC
Class Bagian PPC merupakan kumpulan objek-objek dari karyawan yang memberikan perintah pengeluaran bahan baku kepada bagian gudang. Gambar 4.15 berikut ini memperlihatkan class Bagian PPC beserta operations yang memiliki property dan behavior yang diturunkan dari class Karyawan serta statechart diagram yang menunjukkan model keterlibatan class Bagian PPC dalam event-event tersebut di atas.
Bagian_PPC
akt if [menerima_pesanan_pelanggan]
/ meminta_pengeluaran
Event Atribut
/meminta_pengeluaran KdKaryawan, NoSPPB, TglSPPB, NoSO, KodeBarang, JumlahKeluar Gambar 4.15 Class dan Statechart Bagian PPC
4.1.2.3.5. Bagian Akuntansi
Class Bagian Akuntansi merupakan kumpulan objek-objek dari karyawan yang membuat permintaan pembayaran kepada bagian keuangan dan laporan hasil stock opname (KHSO) serta melakukan pendaftaran bahan baku dan mengupdate data bahan baku. Gambar 4.16 berikut ini memperlihatkan class Bagian Akuntansi beserta operations yang memiliki property dan behavior yang diturunkan dari class Karyawan serta statechart diagram yang menunjukkan model keterlibatan class Bagian Akuntansi dalam event-event tersebut di atas.
Bagian_Akuntansi
terdaftar
/ mendaftar_bahan_baku
/ melakukan_stock_opname
/ meminta_pembayaran
Event Atribut
/mendaftar_bahan_baku KodeBarang, JenisBarang, Gramature, Lebar, Jumlah,
Satuan
/melakukan_stock_opname KdKaryawan, NoKHSO, TglKHSO, KodeBarang, Jumlah Fisik, Jumlah Sistem, Selisih
/meminta_pembayaran KdKaryawan, NoFPP, TglFPP, NoInvoice,
TglInvoice, TotalBayar, NoPO
Gambar 4.16 Class dan Statechart Bagian Akuntansi
4.1.2.3.6. Bagian Keuangan
Class Bagian Keuangan merupakan kumpulan objek- objek yang terdiri dari karyawan yang melakukan pembayaran atas pembelian barang dari supplier dan membuat bukti atas pembayaran tersebut. Gambar 4.17 berikut ini memperlihatkan class Bagian Keuangan beserta operations yang memiliki property dan behavior yang diturunkan dari class Karyawan
serta statechart diagram yang menunjukkan model keterlibatan class Bagian Keuangan dalam event-event tersebut di atas.
Bagian_Keuangan
[menerima_permintaan_pembayaran]
aktif / membayar
Event Atribut
/membayar KodeKaryawan, NoCBPV,
TglCBPV, SupplierCode, TotalPembayaran,
NoCekGiro, Bank, NoFPP Gambar 4.17 Class dan Statechart Bagian Keuangan
4.1.2.3.7. Bahan Baku
Class Baku Baku merupakan kumpulan objek-objek dari barang yang dibeli perusahaan dari supplier, yang digunakan sebagai bahan baku dalam proses produksi perusahaan. Gambar 4.18 berikut ini memperlihatkan class Barang beserta attributes dan operations serta statechart yang menggambarkan event di mana barang didaftar oleh bagian akuntansi dan di-update secara otomatis ketika terdapat pembuatan BM B, BKB, SRB, BTBR, BPB, dan KHSO.
-KodeBarang -JenisBarang -G ramature -Lebar -Jumlah -Satuan -EOQ -ROP -SafetySt ock -Creat eBy -Creat eDate -Updat eBy -Updat eDate
Bahan Baku
t e r d a f t a r / mendaftar_bahan_baku
/ menerima
/ meminta_pembelian / menerima_pengembalian
/ menerima_pengganti
/ meretur
/ melakukan_sto ck_opname
Event Atribut
/mendaftar_bahan_baku KodeBarang, JenisBarang, Gramature, Lebar, Jumlah, Satuan
/menerima_pengembalian KdKaryawan, NoBPB, TglBPB, NoBKB,
KodeBarang, JumlahKembali
/menerima_pengganti KdKaryawan, NoBTBR, TglBTBR, NoSRB,
NoSuratJalan, TglSuratJalan, SupplierName, NoPO, KodeBarang, JumlahTerima /melakukan_stock_opname KdKaryawan, NoKHSO,
TglKHSO, KodeBarang, Jumlah Fisik, Jumlah Sistem, Selisih
/meretur KdKaryawan, NoSRB,
TglSRB, NoSuratJalan, TglSuratJalan,
SupplierName, NoPO, KodeBarang, JumlahRetur
/meminta_pembelian KdKaryawan, NoSPP, TglSPP, KodeBarang,
Jumlah
/menerima KdKaryawan, NoBMB,
TglBM B, NoSuratJalan, TglSuratJalan, SupplierCode, NoPO, KodeBarang, Jumlah Gambar 4.18 Class dan Statechart Bahan Baku
4.1.2.3.8. Supplier
Class Supplier merupakan kumpulan objek-objek dari perusahaan yang menjadi pemasok barang yang digunakan sebagai bahan baku dalam proses produksi PT Syn Toba Grafika. Gambar 4.19 berikut ini memperlihatkan class Supplier beserta attributes dan operations serta statechart yang menggambarkan event dimana supplier didaftar oleh bagian pembelian dan diupdate secara berulang.
-SupplierCode -SupplierName -Address -City -Post code -Phone -Fax -CreateBy -CreateDate -UpdateBy -UpdateDat e
Suppl ier
terdaftar / mendaftar_supplier
/ meminta_penawaran_harga / memesan
Event Atribut
/mendaftar_supplier SupplierCode,
SupplierName, Address, City, PostCode, Phone, Fax
/memesan KdKaryawan, NoPO,
TglPO, SupplierCode, KodeBarang, Jumlah, HargaSatuan
/meminta_penawaran_harga KdKaryawan, NoSPPH, TglSPPH, NoSPP,
SupplierCode Gambar 4.19 Class dan Statechart Supplier
4.1.2.3.9. S PP
Class SPP merupakan kumpulan dari dokumen- dokumen permintaan pembelian yang dikeluarkan oleh bagian gudang kepada bagian pembelian. Bagian gudang mengeluarkan SPP ketika persediaan barang di gudang telah mencapai titik pemesanan kembali (ROP). Gambar 4.20 berikut ini memperlihatkan class SPP yang terdiri dari SPP Header dan SPP Detail beserta attributes dan operations serta statechart
yang menggambarkan event pada saat pembuatan SPP oleh bagian gudang.
-NoSPP -TglSPP -Keterangan -CreateBy -CreateDat e -Updat eBy -Updat eDat e
SPP_Header
-NoSPP -KodeBarang -Jumlah
SPP_Detail
/ mem in ta_pemb elian
aktif
/ me minta_penawaran_ harga
[perm in taan_pena waran _harga _dib uat]
Event Atribut
/meminta_pembelian KdKaryawan, NoSPP, TglSPP, KodeBarang,
Jumlah
/meminta_penawaran_harga KdKaryawan, NoSPPH, NoSPP
Gambar 4.20 Class dan Statechart SPP Header dan SPP Detail
4.1.2.3.10. S PPH
Class SPPH merupakan kumpulan dokumen- dokumen yang digunakan oleh bagian pembelian untuk meminta penawaran harga dari supplier atas sejumlah barang yang dibutuhkan dan akan dibeli oleh perusahaan. Gambar 4.21 berikut ini memperlihatkan class SPPH yang terdiri dari SPPH Header dan SPPH Detail beserta attributes dan operations serta
statechart yang menggambarkan event dimana SPPH dibuat setelah menerima SPP dari bagian gudang.
-NoS PPH -Tg lS PPH -NoS PP -K ete ra ng an -Creat eBy -Creat eDate -Upd at eBy -Upd at eDate -S up plie rCo de
SPPH
[menerima_SPP]
aktif
/ memesan / meminta_penawaran_harga
Event Atribut
/meminta_penawaran_harga KdKaryawan, NoSPPH, NoSPP
/memesan KdKaryawan, NoPO,
TglPO, SupplierCode, KodeBarang, Jumlah, HargaSatuan
Gambar 4.21 Class dan Statechart SPPH
4.1.2.3.11. PO
Class PO merupakan kumpulan dari dokumen- dokumen yang dikeluarkan oleh bagian pembelian yang berisi pesanan pembelian bahan baku perusahaan kepada supplier.
Gambar 4.22 berikut ini memperlihatkan class PO yang terdiri dari PO Header dan PO Detail beserta attributes dan operations serta statechart yang menggambarkan event yang dimiliki oleh PO Header dan PO Detail.
-NoPO -TglPO -SupplierCode -TotalBayar -CreateBy -CreateDat e -Updat eBy -Updat eDat e
PO_Header
-NoPO -KodeBarang -Jumlah -HargaSatuan
PO_Detai l
aktif / memesan
tersedia / menerima
/ meretur
/ menerima_pengganti
Event Atribut
/memesan KdKaryawan, NoPO, TglPO,
SupplierCode, KodeBarang, Jumlah, HargaSatuan
/menerima KdKaryawan, NoBMB, TglBM B, NoSuratJalan, TglSuratJalan, SupplierCode, NoPO, KodeBarang, Jumlah
/meretur KdKaryawan, NoSRB, TglSRB, NoSuratJalan, TglSuratJalan,
SupplierName, NoPO, KodeBarang, JumlahRetur
/menerima_pengganti KdKaryawan, NoBTBR, TglBTBR, NoSRB, NoSuratJalan,
TglSuratJalan, SupplierName, NoPO, KodeBarang, JumlahTerima Gambar 4.22 Class dan Statechart PO Header dan PO Detail
4.1.2.3.12. BMB
Class BM B merupakan kumpulan dari dokumen- dokumen yang dikeluarkan oleh bagian gudang sebagai bukti atas penerimaan bahan baku dari supplier. Gambar 4.23 berikut ini memperlihatkan class BM B yang terdiri dari BM B Header
dan BM B Detail beserta attributes dan operations serta statechart yang menggambarkan event pembuatan BM B oleh bagian gudang pada saat menerima barang dari supplier.
-NoBMB -TglBMB -NoSuratJalan -TanggalSuratJalan -SupplierCode -NoPO -Keterangan -CreateBy -CreateDate -UpdateB y -UpdateDate
BMB_Header
-NoBMB -Kod eBarang -JumlahMasuk
BMB_Detail
akti f
/ menerima / meretur
Event Atribut
/menerima KdKaryawan, NoBMB,
TglBM B, NoSuratJalan, TglSuratJalan, SupplierCode, NoPO, KodeBarang, Jumlah /meretur KdKaryawan, NoSRB, TglSRB,
NoSuratJalan, TglSuratJalan, SupplierName, NoPO, KodeBarang, JumlahRetur
Gambar 4.23 Class dan Statechart BM B Header dan BM B Detail
4.1.2.3.13. S PPB
Class SPPB merupakan kumpulan dari dokumen- dokumen yang dikeluarkan oleh bagian PPC kepada bagian gudang, sebagai perintah untuk mengeluarkan sejumlah barang dari gudang untuk proses produksi pesanan pelanggan. Gambar 4.24 berikut ini memperlihatkan class SPPB yang terdiri dari SPPB Header dan SPPB Detail beserta attributes dan operations serta statechart yang menggambarkan event dimana SPPB dibuat berdasarkan SO yang diterima dari bagian penjualan.
-NoSPPB -TglSPPB -NoSO -Keterangan -CreateBy -CreateDat e -Updat eBy -Updat eDate SPPB_Header
-NoSPPB -KodeBarang -JumlahKeluar
SPPB_Detail
[SO_diterima]
aktif tersedia
/ meminta_pengeluaran / mengeluarkan
Event Atribut
/meminta_pengeluaran KdKaryawan, NoSPPB, TglSPPB, NoSO,
KodeBarang, JumlahKeluar
/mengeluarkan KdKaryawan, NoBKB,
TglBKB, NoSPPB
Gambar 4.24 Class dan Statechart SPPB Header dan SPPB Detail
4.1.2.3.14. BKB
Class BKB merupakan kumpulan dari dokumen- dokumen yang dikeluarkan oleh bagian gudang sebagai bukti atas bahan baku yang dikeluarkan oleh bagian gudang. Gambar 4.25 berikut ini memperlihatkan class BKB yang terdiri dari BKB Header dan BKB Detail beserta attributes dan operations serta statechart yang menggambarkan event pembuatan BKB yang secara otomatis mengupdate data bahan baku.
-NoBKB -TglBKB -NoSPPB -Keterangan -CreateBy -CreateDate -UpdateBy -UpdateDate
BKB_Header
-NoBKB -KodeBarang -JumlahKeluar
BKB_Detail
aktif
/ m enerima_pengembalian / mengeluarkan
Event Atribut
/mengeluarkan KdKaryawan, NoBKB,
TglBKB, NoSPPB
/menerima_pengembalian KdKaryawan, NoBPB, TglBPB, NoBKB,
KodeBarang, JumlahKembali Gambar 4.25 Class dan Statechart BKB Header dan BKB
Detail
4.1.2.3.15. BPB
Class BPB merupakan kumpulan dari dokumen yang dikeluarkan oleh bagian gudang sebagai bukti atas penerimaan barang yang tidak habis terpakai dalam proses produksi.
Gambar 4.26 berikut ini memperlihatkan class BPB Header dan BPB Detail beserta attributes dan operations serta statechart yang menggambarkan event pembuatan BPB pada saat bagian gudang menerima bahan baku yang tidak terpakai, yang secara otomatis mengupdate data bahan baku.
-NoBPB -TglBPB -NoBKB -Keterangan -CreateBy -CreateDat e -Updat eBy -Updat eDate
BPB_Header
-NoBPB -KodeBarang -JumlahKembali
BPB_Detail
aktif
[bahan_tidak_terpakai] / menerima_pengembalian
Event Atribut
/menerima_pengembalian KdKaryawan, NoBPB, TglBPB, NoBKB,
KodeBarang, JumlahKembali
Gambar 4.26 Class dan statechart BPB Header dan BPB Detail
4.1.2.3.16. S RB
Class SRB merupakan kumpulan dari dokumen yang dikeluarkan oleh bagian gudang sebagai bukti atas adanya sejumlah barang yang diretur kepada supplier. Gambar 4.27 berikut ini memperlihatkan class SRB yang terdiri dari SRB Header dan SRB Detail beserta attributes dan operations serta statechart yang menggambarkan event pembuatan SRB ketika bagian gudang mengembalikan barang yang dikirim oleh supplier, yang secara otomatis mengupdate data bahan baku.
-NoSRB -TglSRB -NoSurat Jalan -TglSurat Jalan -SupplierCode -NoPO -Keterangan -CreateBy -CreateDat e -Updat eBy -Updat eDate
SRB_Header
-NoSRB -KodeBarang -JumlahRetur -AlasanRetur
SRB_Detail
aktif
/ meretur / menerima_penggant i
Event Atribut
/meretur KdKaryawan, NoSRB, TglSRB, NoSuratJalan, TglSuratJalan, SupplierName, NoPO, KodeBarang, JumlahRetur /menerima_pengganti KdKaryawan, NoBTBR,
TglBTBR, NoSRB,
NoSuratJalan, TglSuratJalan,
SupplierName, NoPO, KodeBarang, JumlahTerima Gambar 4.27 Class dan Statechart SRB Header dan SRB Detail
4.1.2.3.17. BTBR
Class BTBR merupakan kumpulan dari dokumen yang dikeluarkan oleh bagian gudang sebagai bukti penerimaan barang pengganti dari supplier sesuai dengan retur pembelian yang telah dilakukan perusahaan. Gambar 4.28 berikut ini memperlihatkan class BTBR yang terdiri dari BTBR Header dan BTBR Detail beserta attributes dan operations serta statechart yang menggambarkan event pembuatan BTBR ketika bagian gudang menerima barang dari supplier, yang secara otomatis mengupdate data bahan baku.
-NoBTBR -TglBTBR -NoSRB -NoSuratJalan -TglSuratJalan -SupplierCode -NoPO -Keterangan -CreatedBy -CreateDate -UpdateBy -UpdateDate BTBR_Header
-NoBTBR -KodeBarang -JumlahTerima -Keterangan
BTBR_Detail
aktif
/ menerima_pengganti [bahan_baku_diupdate]
Event Atribut
/menerima_pengganti KdKaryawan, NoBTBR, TglBTBR, NoSRB,
NoSuratJalan, TglSuratJalan, SupplierName, NoPO, KodeBarang, JumlahTerima Gambar 4.28 Class dan Statechart BTBR Header dan BTBR
Detail
4.1.2.3.18. FPP
Class FPP merupakan kumpulan dari dokumen permintaan pembayaran kepada supplier yang dikeluarkan oleh bagian akuntansi kepada bagian keuangan. Gambar 4.29 berikut ini memperlihatkan class FPP Header dan FPP Detail beserta attributes dan operations serta statechart yang menggambarkan event pembuatan FPP setelah bagian akuntansi mencocokan dokumen-dokumen penagihan dari supplier dengan PO, BM B, BTBR, SRB, dan SPP.
-NoFPP -TglFPP -Keterangan -TotalBayar -CreateBy -CreateDate -UpdateBy -UpdateDate
FPP_Header
-NoFPP -NoPO
FPP_Detail
aktif
/ meminta_pembayaran / membayar
Event Atribut
/meminta_pembayaran KdKaryawan, NoFPP, TglFPP, NoInvoice,
TglInvoice, TotalBayar, NoPO
/membayar KodeKaryawan, NoCBPV,
TglCBPV, SupplierCode, TotalPembayaran,
NoCekGiro, Bank, NoFPP
Gambar 4.29 Class dan Statechart FPP Header dan FPP Detail
4.1.2.3.19. CBPV
Class CBPV merupakan kumpulan dari dokumen yang dikeluarkan oleh bagian keuangan sebagai bukti pembayaran yang telah dilakukan kepada supplier. Gambar 4.30 berikut ini memperlihatkan class CBPV Header dan CBPV Detail beserta attributes dan operations serta statechart yang menggambarkan event pembuatan CBPV pada saat bagian keuangan memberikan cek / giro kepada supplier.
-NoCBPV -TglCBPV -SupplierCode -TotalPembayaran -NoCekGiro -Bank
-TglJatuhTempo -CreateBy -CreateDat e -Updat eBy -Updat eDat e
CBPV_Header
-NoCBPV -NoFPP
CBPV_Detail
aktif
[ menerima_FPP] / membayar
Event Atribut
/membayar KodeKaryawan, NoCBPV,
TglCBPV, SupplierCode, TotalPembayaran,
NoCekGiro, Bank, NoFPP Gambar 4.30 Class dan Statechart CBPV Header dan CBP V
Detail
4.1.2.3.20. KHS O
Class KHSO merupakan kumpulan dari dokumen yang berisi hasil perhitungan fisik persediaan di gudang (stock opname) yang dibuat oleh bagian akuntansi. Dokumen tersebut berisi selisih antara jumlah barang pada sistem dengan jumlah fisik barang di gudang. Gambar 4.31 berikut ini memperlihatkan class SPPB beserta attributes dan operations serta statechart yang menggambarkan event dimana KHSO dibuat sesuai dengan perhitungan fisik barang.
-NoKHSO -TglKHSO -Keterangan -CreateBy -CreateDate -UpdateBy -UpdateDate KHSO_Header
-NoKHSO -KodeBarang -JumlahFisik -JumlahSistem -Selisih -Keterangan
KHSO_Detail
aktif
/ melakukan_stock_opname [akhir_periode]
Event Atribut
/melakukan_stock_opname KdKaryawan, NoKHSO, TglKHSO, KodeBarang, JumlahFisik, JumlahSistem Gambar 4.31 Class dan Statechart KHSO Header dan KHSO
Detail
4.1.2.4. Events
Event table dari sistem informasi pembelian dan persediaan bahan baku PT Syn Toba Grafika dapat dilihat pada tabel 4.2 berikut ini:
Tabel 4.2 Event Table Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan Bahan Baku pada PT Syn Toba Grafika Classes
Events
Bahan_Baku Supplier Bagian_Pembelian Bagian_Gudang Bagian_PPC Bagian_Akuntansi Bagian_Keuangan SPP SPPH PO BMB BKB SRB BPB SPPB BTBR FPP CBPV KHSO
M endaftar_bahan_baku + *
M endaftar_supplier + *
M eminta_pembelian * * + M enerima * * + * M engeluarkan * * + + M enerima_pengembalian * * + +
M eretur * * * +
M enerima_pengganti * * * + +
M elakukan_stock_opname * * +
M emesan * * * + +
M eminta_penawaran_harga * * * +
M eminta_pengeluaran * * +
M eminta_pembayaran * * +
M embayar * * +
Keterangan: + : Event terjadi satu kali * : Event terjadi lebih dari satu kali
4.1.3. Application Domain 4.1.3.1. Usage
4.1.3.1.1. Overview
Terdapat lima aktor yang akan menggunakan sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku PT Syn Toba Grafika, yaitu bagian gudang, bagian pembelian, bagian PPC, bagian keuangan, dan bagian akuntansi. Tabel 4.3 berikut ini akan menggambarkan hubungan antara actors dengan use cases dalam sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku pada PT Syn Toba Grafika.
Tabel 4.3 Actor Table untuk Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan Bahan Baku pada PT Syn Toba Grafika
Actor
Use Cases
Bagian Gudang
Bagian Pembelian
Bagian PPC
Bagian Akuntansi
Bagian Keuangan
M endaftar Bahan_Baku 9
M engupdate Bahan_baku 9
M endaftar Supplier 9
M engupdate_Supplier 9
M embuat SPP 9
M embuat SPPH 9
M embuat PO 9
M embuat BM B 9
M embuat SRB 9
M embuat BTBR 9
M embuat SPPB 9
M embuat BKB 9
M embuat BPB 9
M embuat FPP 9
M embuat CBPV 9
M embuat KHSO 9
M encetak Laporan Permintaan Pembelian 9
M encetak Laporan Pembelian Berdasarkan Barang 9 M encetak Laporan Pembelian Berdasarkan Supplier 9 M encetak Laporan Penerimaan Barang 9
M encetak Laporan Pengeluaran Barang 9 M encetak Laporan Retur Barang 9 M encetak Laporan Penerimaan Barang Retur 9
Use Cases
Actor
Bagian Gudang
Bagian Pembelian
Bagian PPC
Bagian Akuntansi
Bagian Keuangan
M encetak Laporan Stock Opname 9
M encetak Laporan M utasi Persediaan 9
M encetak Laporan Pengeluaran Kas 9
4.1.3.1.2. Actors
Berikut ini merupakan actor specification dari sistem informasi pembelian dan persediaan bahan baku PT Syn Toba Grafika.
Tabel 4.4 Spesifikasi Aktor “Bagian Gudang”
Bagian Gudang
Tujuan Karyawan yang bertanggung jawab dalam membuat SPP jika kondisi barang di gudang telah mencapai titik pemesanan kembali (ROP), melakukan penerimaan dan penyimpanan bahan baku dari supplier, melakukan penukaran atas bahan baku yang tidak sesuai dengan PO, mengeluarkan bahan baku yang diminta untuk memproduksi pesanan pelanggan, dan menerima bahan baku yang tidak terpakai dalam produksi.
Karakteristik Bagian gudang harus memiliki kemampuan dan ketelitian dalam mengecek barang yang dikirimkan supplier serta melakukan permintaan pembelian dengan jenis barang dan jumlah yang tepat ketika sistem mengaktifkan reminder mengenai barang yang telah mencapai titik pemesanan kembali (ROP).
Contoh Ketika sistem mengaktifkan reminder mengenai adanya barang yang telah mencapai titik pemesanan kembali, bagian gudang akan menggunakan sistem untuk membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP) kepada bagian pembelian.
Tabel 4.5 Spesifikasi Aktor “Bagian Pembelian”
Bagian Pembelian
Tujuan Karyawan yang bertanggung jawab dalam melakukan pemesanan barang kepada supplier dan meminta penawaran harga dari beberapa supplier atas barang yang hendak
dibeli perusahaan.
Karakteristik Bagian pembelian harus memiliki kemampuan analisa dalam menentukan supplier yang paling menguntungkan bagi perusahaan dan memiliki ketelitian atas jenis dan jumlah barang yang dipesan sehingga sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Contoh Ketika menerima SPP dari bagian gudang, bagian pembelian akan membuat surat permintaan penawaran harga yang ditujukan kepada beberapa supplier. Setelah dilakukan analisa terhadap quotation dari beberapa supplier maka bagian pembelian akan membuat PO kepada supplier yang paling menguntungkan perusahaan, sesuai dengan jenis dan jumlah barang yang dibutuhkan.
Tabel 4.6 Spesifikasi Aktor “Bagian PPC”
Bagian PPC
Tujuan Karyawan yang bertanggung jawab dalam membuat SPPB yang ditujukan kepada bagian gudang sebagai perintah untuk mengeluarkan sejumlah barang yang akan digunakan dalam produksi pesanan pelanggan.
Karakteristik Bagian PPC harus mempunyai kemampuan untuk menghitung dengan cermat dan tepat kebutuhan bahan baku yang digunakan untuk memproduksi pesanan pelanggan.
Contoh Ketika menerima sales order dari bagian penjualan, bagian PPC akan melakukan perhitungan atas bahan baku yang diperlukan untuk memproduksi pesanan pelanggan tersebut. Setelah itu, bagian PPC akan mengeluarkan SPPB kepada bagian gudang.
Tabel 4.7 Spesifikasi Aktor “Bagian Akuntansi”
Bagian Akuntansi
Tujuan Karyawan yang bertanggung jawab dalam melakukan perhitungan EOQ dan ROP dan
safety stock, membuat KHSO ketika dilakukan stock opname, dan melakukan pencocokan antara dokumen-dokumen penagihan pelanggan dengan SPP, PO, BM B, SRB dan BTBR, serta membuat FPP sebagai permintaan pembayaran yang ditujukan kepada bagian keuangan.
Karakteristik Bagian akuntansi harus mempunyai kemampuan dan kecermatan dalam menghitung EOQ, ROP dan safety stock, dan mencocokan dokumen-dokumen sebelum dilakukannya pembayaran kepada supplier.
Contoh Setiap akhir periode, bagian akuntansi akan melakukan stock opname. Bagian akuntansi kemudian membuat KHSO yang berisi selisih antara hasil perhitungan fisik dengan jumlah persediaan pada sistem.
Tabel 4.8 Spesifikasi Aktor “Bagian Keuangan”
Bagian Keuangan
Tujuan Karyawan yang bertanggung jawab dalam melakukan pembayaran dan membuat Cash / Bank Payment Voucher (CBPV) sebagai bukti pembayaran kepada supplier.
Karakteristik Bagian akuntansi harus mempunyai ketelitian dan kecermatan dalam melakukan pembayaran kepada supplier dengan tepat waktu.
Contoh Ketika menerima FPP, bagian keuangan akan membuat cek / giro dan mencetak CBPV sebagai bukti pembayaran yang telah dilakukan perusahaan.
4.1.3.1.3. Use Cases
Gambar 4.32 menunjukkan use case diagram dari sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku pada PT Syn Toba Grafika.
Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan Bahan Baku
PT Syn Toba Grafika
Bagi an_Pembelian
Bagi an_Gud ang
Bagian _PPC
Bagian _Ke uangan
Bagi an_Akuntan si
Mendaftar_Bahan_Ba ku
Mendaftar_Supplier
Membuat_Dokumen
Mencetak _Laporan Mengupdate_Supplie
r
Mengupdate_Bahan_B aku
Gambar 4.32 Use Case Diagram Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan Bahan Baku pada PT Syn Toba Grafika
Tabel 4.9 Use Case Specification untuk “M endaftar Supplier”
M endaftar Supplier
Use Case Use case dimulai ketika bagian pembelian memilih submenu “Supplier” pada menu “M aster”. Sistem akan digunakan oleh bagian pembelian untuk melakukan pendaftaran ketika terdapat supplier baru. Bagian pembelian akan menginput data supplier baru kemudian menyimpan data tersebut ke dalam database.
Objects Supplier
Functions create ( ), generate_new_supplier_code( ), get_last_supplier_code ( ), save ( )
Tabel 4.10 Use Case Specification untuk “M engupdate Supplier”
M engupdate Supplier
Use Case Use case dimulai ketika bagian pembelian memilih submenu “Supplier” pada menu “M aster”. Sistem akan digunakan oleh bagian pembelian untuk melakukan perubahan terhadap data supplier yang ada atau menghapus data supplier yang tidak dibutuhkan lagi bagi perusahaan.
Objects Supplier
Functions create ( ), get_supplier_code ( ), save ( )
Tabel 4.11 Use Case Specification untuk “M endaftar Bahan Baku”
M endaftar Bahan Baku
Use Case Use case dimulai ketika bagian akuntansi memilih submenu
“Bahan Baku” pada menu “M aster”. Sistem akan digunakan oleh bagian akuntansi untuk melakukan pendaftaran atas barang baru yang belum disimpan di database perusahaan.
Bagian akuntansi akan menginput data barang baru kemudian menyimpan data tersebut ke dalam database.
Objects Bahan Baku Functions create ( ), save ( )
Tabel 4.12 Use Case Specification untuk “M engupdate Bahan Baku”
M engupdate Bahan Baku
Use Case Use case dimulai ketika bagian akuntansi memilih submenu
“Bahan Baku” pada menu “M aster”. Sistem akan digunakan oleh bagian akuntansi untuk melakukan perubahan terhadap data barang yang ada dan melakukan perubahan atas safety
stock, EOQ dan ROP. Bagian akuntansi akan menginput perubahan data tersebut dan menyimpannya ke dalam database.
Objects Bahan Baku
Functions get_kode_barang (), create (), hitung_prediksi (), hitung_EOQ (), hitung_permintaan_per_hari (), hitung_ROP (), save ()
Usecase Detail Membuat Dokumen
Membuat_SPPH
Membuat_PO
Membuat_BTBR
Membuat_BMB
Membuat_BKB
Membuat_SRB
Membuat_SPP
Membuat_CBPV
Membuat_KHSO
Membuat_SPPB
Bagian_Akuntansi Bagian_Gudang
Bagian_Keuangan
Bagian_PPC Bagian_Pembelian
Membuat_FPP Membuat_BPB
Gambar 4.33 Use Case Detail M embuat Dokumen
Tabel 4.13 Use Case Specification untuk “M embuat SPP”
M embuat SPP
Use Case Sistem digunakan oleh bagian gudang untuk membuat SPP ketika sistem mengaktifkan reminder atas jenis barang yang telah mencapai ROP. Use case diawali ketika bagian gudang memilih submenu “Surat Permintaan Pembelian”
dari submenu “Transaksi” pada menu utama. Selanjutnya, bagian gudang akan menekan tombol add new dan sistem akan secara otomatis menampilkan nomor SPP yang baru, tanggal SPP, user role, dan nama karyawan. Bagian gudang kemudian memilih jenis barang pada combo box. Sistem kemudian akan menampilkan data-data barang yang dipilih.
Setelah memilih, bagian gudang akan menekan tombol save dan data SPP akan disimpan ke dalam database.
Objects Karyawan, SPP Header, SPP Detail, Bahan Baku
Functions create (), get_last_no_SPP (), generate_new_no_SPP (), get_data_karyawan (), generate_t gl_SPP (),
get_jenis_barang (, )get_data_barang (), save ()
Tabel 4.14 Use Case Specification untuk “M embuat SPPH”
M embuat SPPH
Use Case Sistem digunakan oleh bagian pembelian untuk membuat SPPH setelah menerima SPP dari bagian gudang. Ketika bagian pembelian memilih submenu “Surat Permintaan Penawaran Harga” dari submenu “Transaksi” pada menu utama dan menekan tombol add new maka sistem akan secara otomatis menampilkan nomor SPPH yang baru, tanggal SPPH, user role, dan nama karyawan. Bagian kemudian kemudian akan memasukkan no SPP yang secara otomatis menampilkan data barang yang terdapat dalam detil SPP.
Objects SPPH Header, Karyawan, SPP Header, SPP Detail, Supplier, SPPH Detail
Functions create (), get_last_no_SPPH (), generate_new_no_SPPH (), get_data_karyawan (), generate_t gl_SPP (),
get_no_SPP (), get_detail_SPP (), get_supplier_name (), get_data_barang (), save ()
Tabel 4.15 Use Case Specification untuk “M embuat PO”
M embuat PO
Use Case Sistem digunakan oleh bagian pembelian untuk membuat PO kepada supplier. Ketika bagian pembelian memilih submenu “Purchase Order” dari submenu “Transaksi” pada menu utama dan menekan tombol add new maka sistem akan secara otomatis menampilkan nomor PO yang baru, tanggal PO, user role, dan nama karyawan. Bagian pembelian lalu menekan tombol add item untuk menambah data barang yang akan dibeli. Setelah semua data barang terisi maka bagian pembelian akan menekan tombol save dan data PO akan disimpan ke dalam database.
Objects PO Header, Karyawan, Supplier, Barang, PO Detail Functions create (), get_last_no_PO (), generate_new_no_PO (),
get_data_karyawan (), generate_t gl_PO (),
get_data_supplier (), get_jenis_barang (), get_data_barang (), hitung_total_harga (), save ()
Tabel 4.16 Use Case Specification untuk “M embuat BM B”
M embuat BM B
Use Case Ketika bagian gudang memilih submenu “BM B” dari submenu “Transaksi” pada menu utama, dan menekan tombol add new maka sistem akan secara otomatis menampilkan nomor dari BM B yang baru, tanggal BM B, user role, dan nama karyawan. Bagian gudang lalu memilih nomor PO dan sistem akan menampilkan data barang yang dipesan. Setelah semua data terisi maka bagian gudang akan menekan tombol save dan data BM B akan disimpan ke dalam database.
Objects BM B Header, Karyawan, Supplier, PO Header, PO Detail, BM B Detail.
Functions create (), get_last_no_BM B (), generate_new_no_BM B (), get_data_karyawan (), generate_t gl_BM B (),
get_supplier_name (), get_no_PO (), get_PO_detail (), get_data_PO (), save ()
