BAB 3
ANALISIS SISTEM INFORMASI YANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum dan Sejarah Perusahaan 3.1.1 Sejarah PT. Patra Trading
PT. Patra Trading merupakan salah satu dari anak perusahaan PT. Patra Niaga yang didirikan pada 2 Januari 2003. PT. Patra Trading merupakan Arm- Length PT. Pertamina. Dalam kurun waktu yang singkat, PT. Patra Trading berkembang pesat sebagai perusahaan terkemuka dan terpercaya dalam usaha perdagangan di tingkat nasional khususunya di industri hilir migas, yang telah memiliki 4 (empat) kantor perwakilan yang terletak di Surabaya, Balikpapan, Palembang dan Indramayu. Bisnis jasa yang di jalankan melalui empat unit bisnis yaitu jasa LPG, jasa angkutan, jasa trading dan jasa handling tabung.
Dengan didukung tenaga dan teknisi profesional di masing -masing bidangnya, PT. Patra Trading siap memberikan pelayanan prima dibidang jasa berskala nasional. Saat ini PT. Patra Trading mengoperasikan 14 unit Stasiun Pengisian Bahan Bakar LPG (SPBE), dan menjadi 22 SPBE pada akhir tahun 2009. Untuk menunjang bisnis non LPG ke depan, PT. Patra Trading telah siap mengoperasikan unit asphalt blending plant di pabrik aspal Gresik yang akan memproduksi aspal modified atau asphalt multigrade bermutu tinggi.
3.2 Bidang Kegiatan Usaha PT. Patra Trading 3.2.1 Pelayanan LPG
1. Stasiun Pengisian Bahan Bakar Elpiji
3.2.2 LPG-Related Services 1. Retester Plant
2. Handling dan Distribusi 3. Fabrikasi Aksesoris Tabung
3.2.3 Other Services
1. Blending Aspal Multigrade 2. Bottling Plant Pelumas
3.2.4 Trading
1. LPG ( Liquified Petroleum Gas)
2. Polytam (Polypropylene Pertamina)
3. Petrokimia (Minarex, Paraffinic) 4. Solvent (SBPx, Petrasol, LAWS) 5. Aspal (Straight run dan Modified)
6. Greencokes, Slackwax, Smooth Fluid
3.3 Visi dan Misi
3.3.1 Visi Perusahaan
Visi PT. Patra Trading adalah “Menjadi perusahaan jasa terkemuka serta mitra terpercaya di sektor industri hilir migas”.
3.3.2 Misi Perusahaan
Misi PT. Patra Trading yaitu :
1. Mengelola dan mengembangkan usaha jasa yang menguntungkan.
2. Menjadi “Arm-Length” Pertamina dalam jasa LPG, jasa angkutan dan jasa lainnya serta trading.
3.4 Struktur Organisasi PT. Patra Trading
Gambar 3.1 Struktur organisasi PT. Patra Trading
Gambar 3.2 Struktur organisasi PT. Patra Tading divisi Marketing&Trading
Sumber : Bagian Human Resource PT. Patra Trading 2012
3.5 Uraian Pekerjaan 3.5.1 Uraian Tugas
1. Direktur Utama
Adapun tanggung jawab dan wewenang Direktur Utama yaitu :
1) Mengkoordinasikan dan mengendalikan penyusunan strategi business plan PT. Patra Trading serta pelaksanaan seluruh kegiatannya secara efektif dan efisien.
2) Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan operasi dan marketing sesuai dengan rencana dan kebijakan yang telah ditetapkan agar dapat memberikan keuntungan yang optimal.
3) Mengarahkan, mendorong, dan memotivasi pengembangan usaha dan strategi pemasaran untuk meningkatkan kinerja perusahaan sehingga dapat bersaing dengan kompetitor.
4) Mengendalikan kinerja keuangan dan penggunaan anggaran serta pelaksanaan akuntansi secara accountable dan auditable agar dapat berjalan sesuai dengan prinsip-prinsip keuangan yang berlaku.
5) Merencanakan, mengatur dan melaksanakan pengadaan, pembinaan, perawatan pekerja dan general affair agar tersedia pekerja yang terampil sesuai dengan persyaratan.
2. Manajer Pengembangan
Adapun tanggung jawab dan wewenang Manager Pengembangan yaitu :
1) Mengarahkan dan mengendalikan penyusunan rencana strategi sebagai acuan kerja, serta melakukan evaluasi atas pelaksanaan tugas.
2) Melaksanakan dan mengevaluasi proyek dalam upaya menjalankan rencana pengembangan bisnis baru.
3) Mengarahkan dan mengendalikan pelaksanaan dan pengembangan pemasaran untuk meningkatkan keuntungan secara berkesinambungan.
4) Mengarahkan dan mengendalikan pelaksanaan sistem manajemen mutu dan keselamatan & kesehatan kerja (K3) untuk menjamin pelaksanaan kegiatan usaha sesuai ketetapan perusahaan.
5) Mengarahkan dan mengendalikan pelaksanaan sistem manajemen risiko (ISO : 31000) untuk mencegah kerugian perusahaan.
3. Internal Audit
Adapun tanggung jawab dan wewenang Internal Audit yaitu :
1) Menyusun Rencana Induk Pemeriksaan (RIP), dan Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP) yang nyata dan efisien.
2) Melaksanakan revisi anggaran apabila terjadi perubahan rencana kerja ataupun perubahan kebijakan dari pimpinan perusahaan.
3) Melaksanakan pemeriksaan operasional pada fungsi pengembangan, SDM & umum, Pemasaran & Operasi.
4) Melaksanakan pemeriksaan keuangan pada fungsi finansial dan fungsi-fungsi lain yang melaksanakan kegiatan keuangan di lingkungan PT. Patra Trading.
5) Melaksanakan pengusutan mengenai kebenaran laporan atau pengaduan terhadap hambatan, penyimpangan atau penyalahgunaan dalam bidang operasional atau keuangan.
4. Manajer Pemasaran
Adapun tanggung jawab dan wewenang Manager Pemasaran yaitu :
1) Mengkoordinir penyusunan Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP) untuk kegiatan pemasaran aspal, produk lain, petrokimia atau produk khusus agar target penjualan tercapai.
2) Memberi dukungan dan memotivasi kepada semua tim pemasaran sesuai target penjualan.
3) Melakukan pengembangan strategi bisnis mulai dari pemasok sampai pemasaran produk PT. Pertamina maupun diluar produk PT. Pertamina, termasuk produk atau komoditas baru.
4) Memantau perolehan alokasi tetap atau reguler bulanan aspal, produk lain, petrokimia atau produk khusus dll, dari PT. Pertamina dan sumber lain di luar PT. Pertamina.
5) Mengimplementasikan visi dan strategi pemasaran yang sudah ditetapkan oleh perusahaan.
5. Quality Assurance
Adapun tanggung jawab dan wewenang Quality Assurance yaitu :
1) Menindaklanjuti dan monitoring permohonan perpanjangan Kalibrasi & Tera Ulang oleh pengawas yang sudah disetujui oleh Manajer Operasi LPG dengan menyiapkan Panjar Kerja (PK) atau Permintaan Bayar (PB) dan melakukan pemilihan vendor pemasok berdasarkan seleksi dari penawaran (dari Region atau kantor pusat) yang terbaik.
2) Membantu ISO untuk mengevaluasi Instruksi Kerja & Standard Operation Procedure (SOP) SPBE/depot dan bengkel pemeliharaan tabung LPG apabila memang diperlukan untuk dilakukan perbaikan atau revisi.
3) Melakukan pengkajian peralatan & sarana fasilitas untuk kepentingan proyek bersama dengan TE dalam rangka membantu bidang pengembangan.
4) Mengajukan usul yang bersifat korektif (perbaikan) atau inovasi atas sarana & fasilitas SPBE/depot dan bengkel pemeliharaan tabung LPG (pemindahan peralatan, UFM, modifikasi dll) yang sudah beroperasi.
5) Membuat jadwal Management Walk Through setiap enam bulan sekali guna pengawasan semua SPBE/depot dan bengkel pemeliharaan tabung LPG milik perusahaan.
6. Teknik dan Engineering
Adapun tanggung jawab dan wewenang Teknik dan Engineering yaitu:
1) Mengatur dan mengawasi pelaksanaan pemeriksaan peralatan produksi di SPBE/depot dan bengkel pemeliharaan tabung LPG.
2) Membina kerjasama dengan pihak-pihak terkait (Investor & Pertamina LPG & Gas Products) dalam rangka memperlancar hubungan kerja untuk pelaksanaan pemeliharaan dan perbaikan serta penanggulangan masalah peralatan & Sarfas di SPB /depot dan bengkel pemeliharaan tabung LPG.
3) Melakukan perbaikan yang berkesinambungan (Continous improvement) terhadap Standart Operational Procedur (SOP) & Instruksi Kerja (IK) teknisi untuk perawatan dan pemeliharaan peralatan, sarana & fasilitas lokasi pabrik (Site Plant ).
4) Mengawasi pelaksanaan pembelian material untuk kegiatan perawatan dan pemeliharaan peralatan, sarana & fasilitas di SPBE/depot dan bengkel pemeliharaan tabung LPG yang berasal dari pengadaan barang dan jasa.
5) Melaksanakan pemeriksaan sarana & fasilitas SPBE/depot dan bengkel pemeliharaan tabung LPG secara berkala bersama dengan Health Safety & Environment (HSE) & Quality Assurance (QA) yang berkaitan dengan sertifikasi PT. Pertamina Gasway (yang bersertifikat maupun yang belum bersertifikat).
7. SDM
Adapun tanggung jawab dan wewenang SDM yaitu :
1) Menyusun rencana anggaran pembinaan & pelatihan Sumber Daya Manusia (SDM) serta Operasional Umum.
2) Menganalisa perencanaan pembinaan & pelatihan, kebutuhan tenaga kerja, serta perubahan data pekerja sebagai dasar dalam penetapan upah pokok.
3) Melakukan evaluasi organisasi perusahaan sesuai dengan perkembangan & kebutuhan perusahaan maupun kompetensi pekerja
4) Mengarahkan dan memantau penyusunan sistem administrasi & kearsipan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
5) Monitoring layanan hukum meliputi pembuatan kontrak kerjasama, bantuan hukum, penyelesaian masalah hukum di pengadilan maupun penyelesaian klaim serta pelaporan ke pimpinan.
8. IT
Adapun tanggung jawab dan wewenang IT yaitu :
1) Melakukan analisa aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan, baik sistem yang telah berjalan maupun membangun aplikasi baru, dengan menggunakan software dan programming tools yang sesuai.
2) Melakukan testing program, analisis terhadap hasil data (report) dan User Acceptance Test (UAT) untuk menilai kesesuaian program dengan kebutuhan user
3) Mengimplementasikan sistem sesuai SOP (Standar Operasional Perusahaan) atau software development dan koding program.
4) Melakukan pemeliharaan perangkat keras secara periodik dan pengamanan backup data server di lokasi yang aman (brankas keuangan).
5) Mengembangkan infrasruktur dan sistem Teknologi Informatika.
9. Manajer Keuangan
Adapun tanggung jawab dan wewenang Manajer Keuangan yaitu :
1) Bertanggung jawab terhadap penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) untuk setiap divisi agar tersusun RKAP yang wajar dan realistis sebagai dasar dan target utama pelaksanaan kegiatan operasi perusahaan dalam setahun.
2) Mengarahkan pelaksanakan SOP (Standar Operasi dan Prosedur) kegiatan operasional agar tertib administrasi dan sesuai dengan norma GCG.
3) Mengawasi pelaksanaan pemeriksaaan pajak oleh kantor pajak, serta menyediakan data dan dokumen yang diperlukan guna memperlancar proses pelaksanaan audit pajak.
4) Mengarahkan dan mengendalikan pengukuran kinerja masing-masing proyek dengan membandingkan antara hasil aktual dan hasil yang direncanakan dan dengan melakukan analisis keuangan dari masing-masing proyek untuk bahan acuan dalam melaksanakan pekerjaan.
5) Melaksanakan persiapan penyusunan anggaran, melakukan pencatatan realisasi kegiatan, melakukan monitoring realisasi terhadap anggaran & membuat pelaporan serta analisa deviasi yang timbul antara anggaran & realisasi kegiatan.
10. Legal dan Hukum
Adapun tanggung jawab dan wewenang Legal dan Hukum yaitu :
1) Memberikan advise hukum maupun bantuan hukum bagi seluruh kegiatan perusahaan, agar operasi perusahaan dapat berjalan sesuai peraturan maupun ketentuan perundang-undangan negara yang berlaku.
2) Memberikan bantuan hukum kepada pekerja yang terkena masalah hukum yang berkaitan dengan kegiatan Perusahaan.
3) Memberikan masukan dan/atau membuat kontrak dagang, sewa-menyewa, Letter Of Intend, Memorandum of Understanding maupun pembuatan Surat Perintah Kerja dan lainnya agar tidak bertentangan dengan peraturan dan ketentuan perundang-undangan Perseroan Terbatas.
4) Mengurus izin-izin yang diperlukan perusahaan pada instansi terkait agar segala kegiatan perusahaan berjalan dengan baik.
5) Mengatur, menata dan memelihara arsip / dokumentasi perusahaan agar sewaktu-waktu diperlukan dapat disajikan dengan baik.
3.6 Proses Bisnis Perusahaan
3.6.1 Proses Bisnis Penjualan Produk Petrochemical PT. Patra Trading Pelanggan PT. Patra Trading terdiri dari Pelanggan lama dan Pelanggan baru. Pelanggan baru diperoleh dari bagian Marketing & Trading. Bagian Marketing & Trading menentukan segment pasar yang akan digarap dengan membuat list dari buku industri yang akan di rangkum, sehingga sesuai dengan produk PT. Patra Trading. Setelah memilih Pelanggan, Sales Representative (SR) dari bagian Marketing & Trading melakukan pendekatan ke Pelanggan melalui telepon atau email.
Setelah Pelanggan menyetujui, maka SR akan langsung datang mempresentasikan produk ke perusahaan Pelanggan dan mengajukan penawaran harga yang telah mendapatkan persetujuan Direksi. Untuk Pelanggan lama, SR melakukan penawaran produk secara periodik atau Pelanggan dapat langsung menghubungi SR melalui cabang terdekat maupun pusat.
Setelah SR mengajukan penawaran harga lalu Pelanggan melakukan penawaran harga yang di akhiri dengan meeting evaluasi penawaran dengan Marketing Manajer, Direksi dan Pelanggan. Setelah kedua belah pihak menetapkan harga, maka Pelanggan membuat Purchase Order (PO) dan melakukan pembayaran tunai dengan menyertai Bukti Pembayaran (BP) kepada PT. Patra Trading. Pembayaran tunai dilakukan dengan cara mentransfer jumlah uang yang telah disepakati bersama ke nomer rekening PT. Patra Trading.
Bagian Marketing & Trading menerima PO dan Bukti Pembayaran dari Pelanggan, maka bagian Marketing & Trading membuat Profit Loss (PL), Permintaan Pembayaran (PB), Cash Flow (CF) yang akan ditanda tangani oleh Manajer bagian Marketing & Trading dan dimintai persetujuan dari Direksi. Setelah disetujui oleh Direksi, bagian Keuangan membuat Sales Order (SO) yang akan diberikan ke bagian Procurement.
Setelah bagian keuangan melakukan pembelian barang dan menerima bukti dari PT. Pertamina, bagian Marketing & Trading mengirim copy-an Nota kepada Pelanggan agar dapat mengambil barang di gudang PT. Pertamina. Setelah Pelanggan mengambil barang, Pelanggan mendapatkan Nota Timbang yaitu bukti pengeluaran barang di gudang PT. Pertamina. Bagian Marketing & Trading menerima copy-an Nota Timbang dari Pelanggan dan membuat Tanda Terima Pengambilan Barang.
Bagian Keuangan menerima Tanda Terima Pengambilan Barang dan copy-an Nota Timbang, kemudian membuat Invoice Pelanggan yang akan dikirimkan ke Pelanggan. Setelah Invoice diterima oleh Pelanggan dan di setujui, maka bagian Marketing & Trading membuat Berita Acara yang akan diberikan ke Pelanggan sebagai tanda bukti telah melakukan pembelian dan menerima barang tersebut.
3.6.2 Proses Bisnis Pembelian Produk PT. Patra Trading
Proses pembelian dimulai ketika bagian Procurement menerima PO Pelanggan, Bukti Pembayaran Pelanggan, PB, PL, CF dan SO. Bagian Procurement membuat Purchase Request (PR) dan Purchase Order (PO) ke PT. Pertamina (PTM). Produk-produk yang dijual oleh PT. Patra Trading merupakan produk langsung dari PT. Pertamina dimana PT. Patra Trading merupakan mitra kerja dari PT. Pertamina.
Setelah PR dan PO beli di verifikasi dan di tandatangani oleh Manajer bagian Procurement, bagian Keuangan menerima dokumen PO Pelanggan, BP Pelanggan, PB, PL, CF, PR dan PO beli maka bagian Keuangan akan melakukan proses ketersediaan anggaran & pembayaran ke PTM yang akan dilanjutkan dengan membuat Bilyet Giro (BG) yaitu surat penembusan pembayaran untuk PT. Pertamina yang akan di verifikasi dan ditandatangani oleh Manajer Keuangan.
Pembayaran antara PT. Patra Trading ke Pertamina dilakukan dengan cara Auto Collection, yaitu PT. Patra Trading deposit sejumlah uang sesuai dengan nilai nominal transaksi ke PT. Pertamina dan secara otomatis uang tersebut akan berpindah ke rekening PT. Pertamina.
Dokumen PO Pelanggan, BP Pelanggan, PB, PL, CF, PR, PO beli & SO diterima oleh Direksi, maka Direksi melakukan persetujuan dengan menandatangani BG apabila telah sesuai dengan dokumen tersebut. Setelah Direksi menyetujui BG maka bagian Keuangan melakukan pembayaran kepada PT. Pertamina dan menerima BP dari Bank yang akan diberikan kepada PT. Pertamina.
3.6.3 Event Table
Table 3.1 Event Table Penjualan Tunai Produk Petrochemical Pada PT. Patra Trading
No Event Internal Agent Start When Activity
1 Mengajukan penawaran harga SR(Marketing & Trading) Ketika ada persetujuan dari Pelanggan Menentukan Pelanggan, Menelepon Pelanggan, Mempresentasikan produk 2 Menerima Pembayaran SR (Marketing & Trading) Ketika Pelanggan memesan produk Mengevaluasi penawaran Pelanggan, Menerima PO & Menerima Bukti Pembayaran Pelanggan 3 Melakukan penjualan produk SR (Marketing & Trading) Ketika PL telah disetujui Direksi
Menerima PO & BP Pelanggan, Membuat Profit Loss & Permintaan Pembayaran (PB), Membuat Cash Flow, Membuat SO
4 Melakukan pembuatan Invoice Penjualan
Keuangan Ketika bag.
Marketing & Trading mengirimkan nota yang diberikan ke PT. Pertamina ke Pelanggan
Bag. Marketing &Trading menerima Tanda Terima pengambilan & Nota Timbang dari Pelanggan yang berasal dari Pertamina, Membuat Invoice Pelanggan, Mengirim Invoice ke Pelanggan
Table 3.2 Event Table Pembelian Tunai Produk Petrochemical Pada PT. Patra Trading
No Event Internal Agent Start When Activity
1 Melakukan permintaan pembelian produk Procurement Ketika PL disetujui oleh Direksi
Menerima Sales Order PTR dr bagian keuangan, Menerima PO, Bukti Pembayaran Pelanggan, PB, PL dan CF, Membuat PO beli dan PR, Meminta persetujuan & Tanda Tangan Manajer Procurement
2 Melakukan Pembelian Produk Keuangan Ketika BG disetujui oleh Direksi
Menerima PO, Bukti Pembayaran Pelanggan, PB, PL dan CF, PO beli dan PR, Membuat Bilyet Giro, Meminta persetujuan & Tanda Tangan Manajer Keuangan, Melakukan pembayaran ke PTM 3 Menerima Bukti Pembelian Produk SR (Marketing & Trading) Ketika bag. Keuangan mengirim Bukti Pembayaran ke PT. Pertamina
Menerima Nota, LO, SO, Invoice dari PT. Pertamina
3.6.4 Workflow Table
Tabel 3.3 Workflow Table Penjualan Tunai Produk Petrochemical Pada PT. Patra Trading
Actor Activity
Melakukan Penawaran Harga Marketing &
Trading
1. Menentukan Pelanggan jika Pelanggan baru 2. Melakukan pendekatan ke Pelanggan 3. Meminta persetujuan Pelanggan 4. Mempresentasikan produk ke Pelanggan
5. Meminta persetujuan Direksi untuk penawaran harga Direksi 6. Melakukan persetujuan penawaran harga
Marketing & Trading
7. Melakukan penawaran harga ke Pelanggan
Pelanggan 8. Melakukan pengajuan penawaran harga Menerima Pembayaran
Marketing & Trading
9. Melakukan meeting evaluasi penawaran harga
Pelanggan 10. Menetapkan penawaran harga 11. Menentukan pembayaran 12. Melakukan transfer tunai
13. Membuat Purchase Order (PO) ke PTR 14. Mengirim PO dan BP Pelanggan ke PTR Melakukan Penjualan Produk
Marketing & Trading
15. Menerima PO dan BP Pelanggan dari Pelanggan 16. Membuka windows Microsoft Acess
Komputer 17. Menampilkan windows Microsoft Acess Marketing &
Trading
18. Membuat Profit Loss dan Cash Flow (PL dan CF) 19. Memilih tombol save
Komputer 20. Menyimpan PL dan CF Marketing &
Trading
Komputer 22. Mencetak PL dan CF Marketing &
Trading
23. Membuka windows Microsoft Word
Komputer 24. Menampilkan windows Microsoft Word Marketing &
Trading
25. Membuat Surat Permintaan Pembayaran (PB) 26. Memilih tombol save
Komputer 27. Menyimpan PB Marketing &
Trading
28. Memilih tombol print
Komputer 29. Mencetak PB Marketing &
Trading
30. Meminta persetujuan PB, PL dan CF ke Manajer 31. Meminta persetujuan PL ke Direksi
32. Mengirimkan PO Pelanggan, BP, PL&CF dan PB ke Keuangan Keuangan 33. Menerima PO Pelanggan, BP, PL&CF dan PB ke Keuangan
34. Memilih aplikasi MySap Komputer 35. Menampilkan windows MySAP Keuangan 36. Memilih menu MySAP
37. Memilih tombol Log On Komputer 38. Menampilkan menu Login Keuangan 39. Menginput ID Username
40. Menginput Password
41. Memilih Bahasa yang akan digunakan Komputer 42. Menampilkan menu MySAP yang di pilih Keuangan 43. Menginput T-Code create SO
Komputer 44. Menampilkan windows create SO Initial Screen Keuangan 45. Menginput kode Order Type
46. Menginput kode Sales Organization 47. Menginput kode Distribution Channel 48. Menginput kode Division
49. Memilih tombol enter
Komputer 50. Memanpilkan windows Create third party Order : Overview Keuangan 51. Menginput PO. Date
52. Memilih tombol enter
Komputer 53. Memanpilkan windows Create Purchase Requisition : Item Keuangan 54. Menginput nama pelanggan
55. Menginput Deliv. Date 56. Menginput Req. Date 57. Menginput Release Date 58. Memilih tombol enter
Komputer 59. Menampilkan hasil data pada Create third Party Order : Overview Keuangan 60. Memeriksa hasil data
61. Memilih menu Extras - Output- Header- Edit 62. Memilih tombol enter
Komputer 63. Menampilkan menu Create Third Party Order : Output Keuangan 64. Memilih tombol Communication Method
65. Memilih tombol enter
Komputer 66. Menampilkan output SO Third Party
Keuangan 67. Menginput Logical Destination dengan "LOCL" 68. Memilih tombol enter
Komputer 69. Menampilkan Create Third Party Order : Output Keuangan 70. Memilih tombol Futher Data
Komputer 71. Menampilkan menu save pada Create Third Party Order : Output Keuangan 72. Memilih Dispatch Time-Send immediately (when saving the application) Komputer 73. Men-generate, Menyimpan dan Mencetak SO
74. Menampilkan menu Display Third Party Order xxxx : Item Data 75. Menampilkan No. PR
Keuangan 76. Mengirimkan PO Pelanggan, BP, PL&CF, PB, dan SO ke Procurement Melakukan Pembuatan Invoice Penjualan
Marketing & Trading
77. Meng-copy Nota (formulir order) dari PTM
Pelanggan 78. Mengirimkan copy Nota (formulir order) yang diberikan PTM ke pelanggan 79. Menerima Nota dari PTR
80. Mengambil Barang
82. Mengcopy TTP dan NT dari PTM Marketing &
Trading
83. Mengirim TTP dan NT PTM ke PTR 84. Menerima TTP dan NT PTM dari Pelanggan
Keuangan 85. Memberikan TTP dan NT PTM dari Pelanggan ke Keuangan 86. Menerima TTP dan NT PTM dari bagian Marketing
Komputer 87. Membuka windows Excel Keuangan 88. Menampilkan windows Excel
89. Membuat surat request nomer Billing Komputer 90. Memilih tombol save
91. Menyimpan surat request nomer Billing
Keuangan 92. Mengirim surat request nomer Billing ke SPC (Sales Processing Center) PTM
93. Menerima nomer Billing dari SPC PTM 94. Memilih aplikasi MySap
Komputer 95. Menampilkan windows MySAP Keuangan 96. Memilih menu MySAP
97. Memilih Tombol Log On Komputer 98. Menampilkan menu Login Keuangan 99. Menginput ID Username
100. Menginput Password
101. Memilih Bahasa yang akan digunakan Komputer 102. Menampilkan menu MySAP yang di pilih Keuangan 103. Memilih menu Billing Output Patra Trading Komputer 104. Menampilkan Form Output Billing Keuangan 105. Menginput Order Type Invoice
106. Menginput Sort Order 107. Menginput Processing Mode Komputer 108. Men-generate Billing Document
Keuangan 109. Menginput Comment 1 (Billing dan No. Invoice) 110. Memilih tombol Execute
Komputer 111. Menampilkan keterangan pembelian Keuangan 112. Memilih tombol enter
113. Memilih tombol Print Preview Komputer 114. Menampilkan Hasil Invoice Keuangan 115. Memilih tombol Print Komputer 116. Mencetak Invoice
Keuangan 117. Memilih menu Billing Output Patra Trading Komputer 118. Menampilkan Form Output Billing Keuangan 119. Menginput Order Type Faktur Pajak
120. Menginput Sort Order 121. Menginput Processing Mode Komputer 122. Mengenerate Billing Document
Keuangan 123. Menginput Comment 1 (Billing dan No. Invoice) 124. Memilih tombol Execute
Komputer 125. Menampilkan tampilan Output Selected Keuangan 126. Memilih tombol enter
127. Memilih tombol Print Preview Komputer 128. Menampilkan Hasil Faktur Pajak Keuangan 129. Memilih tombol Print
Komputer 130. Mencetak Faktur Pajak Keuangan 131.Menempelkan materai 6000
132. Meminta autorisasi Manager Keuangan
133. Mengirim Invoice dan faktur pajak ke Pelanggan Pelanggan 134. Menerima Invoice dan faktur pajak dari PTR Marketing &
Trading
135 Membuka windows Microsoft Word
Komputer 136. Menampilkan windows Microsoft Word Marketing &
Trading
137. Membuat surat Berita Acara
Marketing & Trading
138. Meminta otorisasi manager Marketing & Trading
Marketing & Trading
139. Memilih tombol print
Komputer 140. Mencetak Berita Acara Marketing &
Trading
Pelanggan 142. Menerima Berita Acara dari PTR 143. Mengautorisasi Berita Acara 144. Mengcopy Berita Acara 145. Mengirim Berita Acara ke PTR Marketing &
Trading
Tabel 3.4 Workflow Table Pembelian Tunai Produk Petrochemical Pada PT. Patra Trading
Actor Activity
Melakukan Permintaan Pembelian Produk
Procurement 1. Menerima PO Pelanggan, BP, PL&CF, PB, dan SO dari keuangan 2. Membuka windows Microsoft Word
Komputer 3. Menampilkan windows Microsoft Word
Procurement 4. Membuat surat release PO ke SPC (Sales Processing Center) PTM 5. Memilih tombol save
Komputer 6. Menyimpan surat release PO Procurement 7. Memilih tombol kirim surat release Komputer 8. Mengirim surat release PO ke SPC PTM Procurement 9. Memilih aplikasi MySap
Komputer 10. Menampilkan windows MySAP
Procurement 11. Memilih menu MySAP
12. Memilih tombol Log On Komputer 13. Menampilkan menu Login Procurement 14. Menginput ID Username
15. Menginput Password
16. Memilih Bahasa yang akan digunakan Komputer 17. Menampilkan menu MySAP yang di pilih Procurement 18. Memilih menu Create Purchase Order Komputer 19. Menampilkan menu Create Purchase Order Procurement 20. Memilih Third Party PO
Komputer 21. Menampilkan layar Third Party PO Procurement 22. Menginput No. Vendor Pertamina (1010)
23. Menginput No. PR dari SO 24. Memilih tombol enter sebanyak 5x Komputer 25. Mengenerate data-data pada field
Procurement 27. Memilih Delivery/Invoice
Komputer 28. Menampilkan tampilan untuk mengubah Currency dan Tax Procurement 29. Memilih Currency
30. Memilih TaxCode
31. Memilih Texts - Header Note
32. Menginput Header Note (P/L No., PO cust No., SO No.) 33. Memilih Bank Key
34. Menginput Informasi Bank dan Kode Rekening Komputer 35. Mengenerate data Bank
Procurement 36. Memilih tombol enter
Komputer 37. Menampilkan pesan proses data pada layar menu
Procurement 38. Memilih tombol save atau edit untuk edit atau cancel untuk batalkan Komputer 39. Menampilkan pesan untuk memastikan Tax Code sudah benar Procurement 40. Memilih tombol enter
Komputer 41. Mengenerate No. PO di pojok kiri bawah Procurement 42. Memilih menu MySAP awal
43. Memilih menu Print PO Manually Komputer 44. Menampilkan layar Login Print PO Procurement 45. Menginput No. PO
46. Menginput Auth. Person Name 47. Menginput Auth. Position 48. Memilih tombol Execute Komputer 49. Menampilkan menu Print Procurement 50. Menginput Output Device "LOCL"
51. Memilih tombol Print Preview Komputer 52. Menampilkan Hasil PO Procurement 53. Memilih tombol Print Komputer 54. Mencetak dokumen PO
Procurement 55. Meminta persetujuan PO beli kepada Manajer
56. Memberikan PO Pelanggan, PR, BP, PB, PL&CF dan PO beli ke Keuangan
Keuangan 57. Menerima PO Pelanggan, PR, BP, PB, PL&CF dan PO beli 58. Membuat Bilyet Giro (BG)
59. Memberikan BG, PO Pelanggan, PR, BP, PB, dan PL&CF ke Direksi 60. Meminta persetujuan BG ke Direksi
61. Melakukan pembayaran ke PTM 62. Menerima Bukti Pembayaran dari Bank Menerima Bukti Pembelian Produk Keuangan 63. Mengirim Bukti Pembayaran ke PTM Pertamina 64. Menerima Bukti Pembayaran dari PTR
65. Membuat Nota, LO, SO, Invoice 66. Mengirim Nota, LO, SO, Invoice ke PTR Marketing &
Trading
67. Menerima Nota, LO, SO, Invoice dari PTM
Keterangan :
PO = Purchase Order, PL = Profit Loss, PB = Permintaan Pembayaran, CF = Cash Flow, PR = Purchase Request, SO = Sales Order, BG = Bilyet Giro, LO = Loading Order, BP = Bukti Pembayaran
3.6.5 Overview Activity Diagram (OAD)
Gambar 3.3 Overview Activity Diagram Penjualan Tunai Produk Petrochemical Pada PT. Patra Trading
8
83
3.6.6 Detailed activity diagram (DAD)
Gambar 3.5 DAD Penjualan - Melakukan Penawaran Harga 8
9
4
9
6
3.6.7 Entity relationship diagram (ERD)
3.6.8 Rich Picture
3.7 Arsitektur sistem informasi 3.7.1 Konfigurasi
1. Hardware yang dipakai dalam pengoperasian sehari-hari yaitu :
a. Processor Pentium intel core 2 Duo – Intel core i3
b. Motherboard asus p5 kpl- se
c. VGA HIS HD3650 512M B
d. Hard d isk 360GB
e. Memory RAM 2gb
f. Monitor Dell LCD 17 inch E172FP
g. Server Dell Power EDGE 820
h. Modem telkom, modem HUB
i. CPU Dell Optiplex 755
j. HD 500mb – 1GB
k. Laptop HP dan Toshiba (untuk level Manager)
2. Software yang dipakai dalam pengoperasian sehari-hari yaitu :
a. OS Windows 7 Pro
b. Software untuk penjualan : F-POS SYS TEM V3.0
c. Microsoft Office 2007
d. Microsoft Visio
e. Microsoft Security Essential
f. Adobe Reader PDF XI
g. Winrar
i. SPJF (aplikasi PT. Patra Trading)
j. MySAP (Sesuai kebutuhan user,tidak semua user memakai)
k. Autocad (Sesuai kebutuhan user,tidak semua user memakai)
3.7.2 Topologi
Gambar 3.17 Topologi Jaringan PT. Patra Trading
Topologi yang digunakan PT. Patra Trading adalah topologi bus yaitu, dengan menghubungkan komputer yg satu dengan lainnya sehingga membentuk jaringan terhubung pada sebuah bus terminal berupa kabel. Dalam topologi ini komputer akan terhubung ke satu kabel panjang degan beberapa terminal,dan pada akhir kabel harus diakhir dengan satu terminator.
3.8 Screenshoot aplikasi yang digunakan 3.8.1 Tampilan Awal
MySAP merupakan program yang digunakan oleh PT. Patra Trading untuk mengolah data-data penjualan dan pembelian serta merupakan penghubung antara pertamina dan PT. Patra Trading. MySAP yang digunakan oleh PT. Patra Trading adalah MySAP 4th Edition, Tidak semua karyawan menggunakan MySAP di PT. Patra Trading hanya beberapa karyawan saja yang memiliki hak untuk menggunakannya, terdapat 6 User yang menggunakan MySAP yaitu : bagian accounting, treasury, procurement, payroll, trip dan sales.
Gambar 3.18 Tampilan Awal MySAP
User membuka menu MySAP dan memilih menu MySAP yang akan di gunakan. Terdapat 5 menu MySAP yang memiliki fungsi yang berbeda-beda. Ada MySAP keuangan/SDM, MySAP penjualan/SDM, MySAP penjualan dan MySAP training. Setelah memilih menu MySAP yang akan di gunakan tekan tombol log on yang terdapat pada pojok kanan atas dan akan masuk ke layar log in.
3.8.2 Login
Gambar 3.19 Tampilan Login
Setelah user memilih menu MySAP yang akan di gunakan, user akan masuk ke layar login dengan memasukkan nama user yang berupa huruf atau angka dan juga memasukkan kata sandi/password yang juga berupa huruf atau angka. Setelah user memasukkan nama user dan password, user dapat menekan tombol enter untuk melanjutkan ke layar berikut nya. Apabila user menekan tombol X yang terdapat pada pojok kanan atas maka aplikasi akan tertutup. User juga dapat memilih bahasa yang ingin digunakan dengan memilih tombol language.
Gambar 3.20 Tampilan Ketika Salah Input Username dan Password
Pada tampilan log ini apabila nama username dan password yang dimasukkan salah maka pada kolom username tulisan akan menjadi warna merah dan keluar pesan error pada pojok kiri bawah “name or password is incorrect (repeat logon)”. Apabila user melakukan kesalahan dalam memasukkan username dan password sebanyak 3x maka account user akan ter blok di MySAP dan tidak dapat digunakan untuk sementara.
Gambar 3.21 Tampilan Menu-Menu Pada MySAP
Tampilan menu-menu yang terdapat pada MySAP untuk user tersebut. (setiap user memiliki menu yang berbeda-beda).
3.8.3 Create SO Third Party
Pada layar ini terdapat form untuk membuat SO, dengan mengisi field-field dengan kode yang di dalamnya terdapat data-data sales organization, distribution channel dan division yang akan ter-generate nantinya. Setelah memasukkan field-field tersebut lalu user menekan tombol enter untuk melanjutkan.
Gambar 3.23 Tampilan Create SO Third Party Overview
Setelah menekan tombol enter maka akan masuk ke menu layar berikutnya yaitu overview, untuk melihat data yang telah dimasukkan pada layar menu sebelumnya. Pada layar menu ini user hanya memasukkan tanggal pembuatan PO. Setelah selesai user menekan tombol enter untuk melanjutkan ke layar menu berikutnya.
Gambar 3.24 Tampilan Layar Purchase Request
Pada layar menu ini hanya cukup memasukkan nama Pelanggan dan tanggal. Setelah memasukkan data user dapat menekan tombol enter untuk lanjut ke layar menu selanjutnya.
Gambar 3.25 Tampilan Hasil Data yang Telah Diinput
Setelah menekan tombol enter, maka akan ditampilkan hasil data yang telah dimasukkan sebelumnya apabila semua data telah benar dapat memilih menu extras yang terdapat di header atas.
Setelah memilih menu extras yang terdapat di header atas User memilih output, header dan edit untuk melakukan perubahan pada header form. Lalu menekan tombol enter untuk melanjutkan ke layar menu selanjutnya.
Gambar 3.27 Tampilan untuk Preview SO Third Party
Pada layar menu ini user memilih tombol communication method untuk melihat preview saat akan mencetak SO. Setelah itu user menekan tombol enter untuk melihat output.
Gambar 3.28 Tampilan Output SO Third Party
Pada layar menu output ini ,layar menu ini digunakan untuk mencetak SO. Pada menu ini user cukup mengisi field logical destination dengan “LOCL” untuk memilih printer mana yang akan digunakan karena printer di PT. Patra Trading sudah saling terhubung dengan komputer-komputer karyawan maka user cukup mengisi dengan “LOCL”. Lalu user menekan tombol enter untuk melanjutkan ke layar menu selanjutnya.
Gambar 3.29 Tampilan Futher Data untuk Mencetak SO
Setelah itu user dapat memilih tombol futher data yang terdapat pada header atas untuk melanjutkan mencetak SO.
Setelah memilih futher data, maka akan ditampilkan layar menu seperti tabel berikut dan user cukup memilih pada dispatch time yaitu send immediately untuk langsung menyimpan dan mencetak SO karena data lainnya secara otomatis ter-generate.
Gambar 3.31 Tampilan Mencetak SO Third Party
3.8.4 Purchase Order
Gambar 3.32 Tampilan Menu Purchase Order
Pada layar menu ini setelah melakukan log in (sama seperti proses SO) MySAP user akan memilih menu create purchase order.
Gambar 3.33 Tampilan Menu Create Purchase Order
Setelah itu akan tampil layar menu create purchase order dan user memilih third party PO.
Gambar 3.34 Tampilan Menu Third Party PO
Setelah itu akan muncul layar menu third party PO dan User memasukkan no Vendor Pertamina yaitu 1010 dan no PR yg didapat dari SO sebelumnya.
Gambar 3.35 Tampilan Data Purchase Order
Setelah itu user menekan tombol enter sebanyak 5x maka MySAP akan men-generate data-data pada field
Gambar 3.36 Tampilan Generate Field Data pada PO
Gambar 3.37 Tampilan untuk mengubah Currency dalam Create PO
Gambar 3.38 Tampilan Input Header PO
Lalu pada menu text user memilih header note dan memasukkan informasi mengenai barang yang di pesan, P/L no, PO pelanggan no, dan SO no.
Gambar 3.39 Tampilan Input Informasi Bank dalam PO
Lalu user memilih bank key dan user memasukkan informasi mengenai bank dan rekening yang digunakan untuk transaksi yang berupa kode singkat yang nantinya akan ter-generate lalu tekan tombol enter.
Gambar 3.40 Tampilan Proses Data pada PO
Maka pada layar menu akan muncul pesan untuk melakukan proses data dan menyimpan data. Tekan tombol save untuk menyimpan. Tekan tombol edit untuk memperbaiki dan apabila membatalkan tekan tombol cancel.
Gambar 3.41Tampilan Menyimpan PO
Setelah menekan tombol save kembali akan muncul pesan untuk memastikan tax code yang di isi sudah benar. Lalu user akan menekan tombol enter
Gambar 3.42 Tampilan Generate No. PO
3.8.5 Print Purchase Order
Gambar 3.43 Tampilan Awal mencetak PO
Jika user ingin mencetak PO maka user memilih print PO Manually pada layar menu awal MySAP.
Gambar 3.44 Tampilan Login Print PO
Maka akan muncul layar menu seperti pada tabel dan user memasukkan no PO, nama yang akan menandatangani PO dan jabatannya. Lalu tekan tombol execute yang terdapat di pojok kiri atas.
Gambar 3.45 Tampilan Exceute Print PO
Gambar 3.46 Tampilan Print Priview PO
Maka akan muncul menu print dan user mengisi output device “LOCL” yaitu printer mana yang akan digunakan untuk mencetak. Dan user dapat langsung memilih print untuk langsung mencetak PO atau print preview untuk melihat terlebih dahulu hasil proses MySAP yang telah dijalankan sebelumnya.
3.8.6 Invoice
Gambar 3.47 Tampilan E-mail untuk melihat No. Billing
User akan membuka email dan mendapatkan email no billing dari third party. Selanjut nya user akan melanjutkan proses di MySAP.
Gambar 3.48 Tampilan Menu MySAP
Setelah membuka menu MySAP, user akan memilih billing output PT. Patra Trading dan berlanjut pada proses selanjutnya dengan layar menu yang berbeda.
Gambar 3.49 Tampilan Form Output Billing
Gambar 3.50 Tampilan user pada saat mengisi Comment
Akan muncul form output billing PT. Patra Trading dan user mengisi comment 1, hanya untuk sebagai informasi billing mana yang akan di buatkan invoice serta tanggal pembuatan invoice. Lalu user akan menekan tombol execute yang berada di pojok kiri atas.
Gambar 3.51 Tampilan Excecute pada Invoice
Setelah menekan tombol execute akan muncul keterangan pembelian. Lalu user dapat menekan tombol enter untuk mencetak atau melihat print preview.
Gambar 3.52 Tampilan Print Priview Invoice
Gambar 3.53 Tampilan Output Billing
3.9 Masalah yang ada di Perusahaan
Tabel 3.5 Table masalah yang ada Pada PT. Patra Trading
Masalah Dampak Teori
Perusahaan belum melakukan pemetaan pengadaan staf terutama dalam penggunaan MySAP.
memungkinkan orang yang tidak berwenang dapat masuk ke dalam sistem dengan mudah
Pegendalian Manajemen Puncak (Pegendalian umum) Ron Weber
Perusahaan tidak mempunyai perencanaan kontinyasi
Perusahaan tidak dapat mengambil keputusan sendiri, proses bisnis akan terhambat dan terlambat karena manajemen puncak perusahaan tidak mempunyai rencana kontinyasi apabila terjadi kesalahan sistem
Pegendalian Manajemen Puncak (Pegendalian umum) Ron Weber
User interface pada sistem MySAP tidak user friendly sehingga tidak mudah di pahami para end user
Memunginkan terjadinya kesalahan dalam menginput selain itu, proses bisnis akan terhambat dan terlambat.
Pegendalian Masukan (Pegendalian aplikasi) Ron Weber
sistem tidak memiliki response time yang baik, karena sangat bergantung pada kecepatan jaringan
Dapat menyebabkan Proses bisnis mejadi terhambat dan terlambat, dan
kemungkinan akan menyebabkan kerugian.
Pegendalian Masukan (Pegendalian aplikasi) Ron Weber
Perusahaan tidak memiliki back up plan/alternatif penanggulangan apabila terjadi masalah pada MySAP
Perusahaan hanya menggandalkan bantuan pusat dimana Perusahaan tidak dapat melakukan pertolongan pertama, yang berakibat tidak efisien dalam hal waktu.
Pegendalian Masukan (Pegendalian aplikasi) Ron Weber
