BAB 3
Gambaran Umum Sistem Informasi Yang Sedang Berjalan
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Latar Belakang Perusahaan
PT. Prima Sarana Solusi adalah sebuah perusahaan distributor dan penyedia aplikasi dan optimasi WAN yang bergerak dalam bidang penjualan perangkat keras / hardware (bandwidth optimizer). Dimana produk-produk yang dijual merupakan produk yang diimpor dari Australia.
Perusahaan ini didirikan oleh Bapak Iwan Setiawan dan Bapak Irawan M ulyadi pada tahun 2007. PT. Prima Sarana Solusi berlokasi di Jalan Jenderal Sudirman Kavling 2 Karet Tengsin Tanah Abang,Gedung Arthaloka Lantai 15 Jakarta Pusat 10220 dan merupakan distributor tunggal di Indonesia yang telah menjalin kerjasama dengan Exinda, sebuah perusahaan penyedia aplikasi dan optimasi WAN di Australia dan mulai berkembang tahun 2008 sampai pada saat ini.
Pelanggan PT Prima Sarana Solusi sebagian besar bukan sebagai pengguna akhir (end user) melainkan supplier sebagai penghubung jalur distribusi barang bandwidth optimizer.
PT. Prima Sarana Solusi tercatat telah membantu pelanggan untuk meningkatkan produktivitas dan memperluas pasar mereka. Dengan kekuatannya dan hemat biaya produk dan solusi bagi pelanggan perusahaan.
3.2 Visi dan Misi Perusahaan 3.2.1 Visi Perusahaan
Untuk menjadi pemimpin Business Solution Provider dengan menawarkan suatu terobosan dalam bidang Enterprise Business Solutions, Managed Services Enterprise, securities , dan infrastruktur IT di Indonesia.
3.2.2 Misi Perusahaan
Untuk menjadikan perusahaan klien menjadi yang terbaik dan memungkinkan para pengambil keputusan di semua tingkatan perusahaan tersebut untuk meningkatkan data perusahaan yang terintegrasi dengan lebih baik, lebih cepat mengambil keputusan sehingga mendorong garis atas dan bawah pertumbuhan perusahaan.
3.3 S truktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan
3.3.1 Uraian Jabatan
Dalam menjalankan suatu usaha, setiap perusahaan selalu berusaha mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Pencapaian tujuan tersebut membutuhkan kerja sama individu dalam perusahaan, baik vertikal maupun horizontal. Agar kerja sama tersebut berjalan dengan baik dan tepat, maka perlu adanya pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab mas ing-masing anggota dalam perusahaan yang telah terencana dan terstruktur dalam suatu struktur organisasi perusahaan.
Tugas dan wewenang masing-masing bagian adalah sebagai berikut:
1. Direktur Tugas:
• M enyusun kebijakan-kebijakan yang akan digunakan di dalam perusahaan
• M enentukan langkah-langkah kebijakan yang akan diambil oleh perusahaan.
• M enetapkan target yang akan dicapai oleh perusahaan.
• Bertanggung jawab atas kegiatan-kegiatan yang terdapat dalam perusahaan secara menyeluruh agar sesuai dengan tujuan dan kebijaksanaan perusahaan.
Wewenang:
• M engambil keputusan terhadap jalannya perusahaan yang dipimpin.
• M eminta pertanggungjawaban dari M anager atas pelaksanaan-pelaksanaan yang telah ditentukan sesuai dengan aturan dan kebijakan yang berlaku di dalam perusahaan.
2. M anager Tugas:
• Bertanggung jawab untuk mengkoordinir dan mengarahkan kegiatan yang dilakukan oleh masing–masing bagian agar sesuai dengan tujuan dan kebijakan yang ditetapkan oleh perusahaan.
• M emberikan laporan yang dihasilkan oleh seluruh bagian dan mendiskusikan keadaan perusahaan, masalah, dan rencana perusahaan dengan direktur.
Wewenang:
• M emberikan persetujuan untuk
mempekerjakan calon pegawai baru yang diperlukan perusahaan dan berwenang pula untuk memberhentikan pegawai tersebut apabila tidak menjalankan tugasnya dengan baik.
3. Divisi Marketing Tugas:
• Bertanggung jawab atas pencapaian target penjualan sesuai yang telah ditetapkan.
• M erencanakan dan membuat strategi penjualan untuk mencapai jumlah penjualan yang maksimal.
Wewenang:
• M enyampaikan pendapat kepada Manager tentang hal-hal yang berhubungan dengan kegiatan di bagian penjualan.
4. Finance Tugas:
• M engeluarkan uang dan transaksi-transaksi pembayaran.
• M embuat dan mencetak sales order.
• M elakukan follow up.
• M enghitung dan meng-input pajak.
Wewenang:
• M enyampaikan pendapat kepada Manager tentang hal-hal yang berhubungan dengan kegiatan di bagian finance.
5. Divisi Gudang Tugas:
• M enyimpan barang
• M engirim barang
Wewenang:
• M enyampaikan pendapat kepada Manager tentang hal-hal yang berhubungan dengan kegiatan di bagian gudang
6. Divisi IT Tugas:
• M engawasi kinerja sistem di perusahaan terutama bila terjadi error dalam sistem perusahaan dan bila terserang oleh virus.
• Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan sistem perusahaan.
Wewenang:
• M emproteksi sistem bila terjadi penyusup dan ada virus yang menyerang sistem.
• M enyampaikan pendapat kepada Manager tentang hal–hal yang berhubungan dengan kegiatan di bagian IT.
3.4 Sistem Yang Berjalan 3.4.1 Uraian Prosedur
Sistem yang berjalan yang sedang berjalan pada PT. Prima Sarana Solusi adalah sebagai berikut:
1. Pelanggan datang untuk melakukan pemesanan. Divisi Marketing akan mengecek ke dalam database apakah pelanggan tersebut adalah pelanggan baru atau pelanggan lama. Apabila pelanggan baru, maka divisi Marketing akan mencatat nama pelanggan ke dalam database. Setelah itu, divisi Marketing mencatat pesanan dari pelanggan. Setelah itu pesanan yang telah dicatat akan diberikan kepada bagian finance.
2. Divisi Finance membuat Sales Order rangkap 3 dan menagih pembayaran down payment 50% lama order pemesanan selama 1minggu dimana:
• Rangkap 1 untuk diarsip oleh divisi Finance.
• Rangkap 2 untuk dikirim kepada divisi Gudang.
• Rangkap 3 untuk diserahkan kepada pelanggan sebagai bukti pembelian.
3. Ketika pelanggan harus membayar 50% DP sebagai tanda jadi, divisi Finance membuat invoice sebagai tanda bahwa pelanggan telah melakukan pelunasan DP 50%.
4. Setelah barang datang, divisi Gudang membuat Surat Jalan sebanyak 2 rangkap dimana:
• Rangkap 1 untuk diserahkan kepada divisi finance sebagai barang bukti penagihan.
• Rangkap 2 untuk diarsipkan oleh divisi gudang sebagai bukti bahwa barang telah keluar.
5. Setelah mendapatkan Surat Jalan (SJ) rangkap ke-1 dari divisi Gudang, maka divisi finance akan membuat Faktur Pengiriman dan Penagihan (FPP) sebanyak 2 (dua) rangkap dimana rangkap ke-1 untuk diarsipkan oleh divisi finance, dan rangkap ke-2 diserahkan kepada divisi gudang untuk melakukan penagihan kepada pelanggan.
6. Divisi gudang setelah mendapatkan FPP rangkap ke-2 maka langsung melakukan pengiriman barang dan melakukan penagihan. Dan disaat melakukan penagihan, pelanggan harus menunjukkan Sales Order rangkap ke-3 (tiga) dan saat itu juga pelanggan harus melunasi sisa pembayaran 50%.
7. Setelah mendapatkan sisa pembayaran 50%, maka divisi gudang menyerahkan uang pembayaran kepada finance untuk dicatat ke dalam jurnal.
8. Pada setiap akhir bulan, divisi finance akan mencetak laporan- laporan berupa laporan penjualan, laporan neraca, laporan laba rugi, laporan pajak, sales order, laporan transaksi-transaksi pembayaran, dan laporan pengeluaran kas.
3.4.2 Overview Activity Diagram
Adapun Overview Activity Diagram (OAD) dari sistem informasi penjualan tunai dari PT Prima Sarana Solusi.
Gambar 3.2 Overview Activity Diagram PT Prima Sarana Solusi
3.4.3 Rich Picture
Gambar 3.3 Rich Picture Sistem Informasi Berjalan PT Prima Sarana Solusi
3.4.4 Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan pada sistem penjualan yang digunakan adalah sebagai berikut :
1. Sales Order
Sales Order di-input oleh divisi finance. Sales order yang di-input berdasarkan pesanan dari pelanggan ataupun calon pelanggan.
2. Down Payment
Down Payment adalah pembayaran awal/uang muka terhadap barang yang dipesan oleh pelanggan.
3. Surat Jalan
Surat Jalan adalah surat yang dikeluarkan oleh divisi gudang untuk disertakan dalam pengiriman barang.
4. Laporan Neraca
Adalah laporan yang dibuat oleh divisi finance untuk menunjukkan posisi keuangan perusahaan pada akhir periode tersebut.
5. Laporan Penjualan
Laporan yang dibuat oleh divisi finance untuk menjelaskan penjualan perbulan kepada manager.
6. Laporan Laba-Rugi
Laporan yang dibuat untuk mengetahui apakah perusahaan mengalami defisit atau surplus.
7. Laporan Pajak
Laporan yang dibuat untuk menghitung pajak yang harus perusahaan bayarkan kepada pemerintah.
8. Laporan Transaksi-Transaksi Pembayaran
Laporan yang menunjukan pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan kepada perusahaan.
9. Laporan Pengeluaran Kas
Laporan yang dibuat untuk menjelaskan pengeluaran perusahaan selama periode tertentu.
3.4.5 S pesifikasi Hardware, dan Software 3.4.5.1 S pesifikasi Hardware
PT.Prima Sarana Solusi memiliki beberapa komputer sebagai berikut:
1. M enggunakan laptop HP tipe Presario CQ40-606TU (6 buah)
o Processor TypeIntel Core 2 Duo Processor
o Standard M emory 2 GB DDR2 SDRAM PC-6400 o Hard Drive Type320 GB Serial ATA 5400 RPM 2. M acbook Apple tipe 466 (7 buah), spesifikasinya sebagai
berikut:
o Platform : Intel Centrino Duo Processor Technology
o Processor : 2.0GHz Intel Core 2 Duo o Hard Drive : 160GB Serial ATA; 5400 rpm
3. Lima (5) Unit Komputer Home Office
o Processor : Intel Core 2 Duo
ProcessorTechnology Intel®
Core™ 2 Duo CPU E 4600
@ 2.40 GHz
o M emory : 2048M B RAM
3.4.5.2 S pesifikasi Software
o Operation System Windows Vista Home Premium version 2008.
o Software yang digunakan untuk sistem penjualan adalah Accurate 2000 version 3.4.
o Software yang digunakan untuk mengantisipasi virus adalah Kaspersky Internet Security Protection version 2009.
o Software yang digunakan untuk M acbook Apple tipe 466 adalah: Operation System M ac OS X v10.5 Leopard
o Software yang digunakan untuk HP Presario CQ35-109TU adalah Operation System Windows Vista.
3.5 Keamanan, Operasional, Boundary, Input, dan Output data 3.5.1 Keamanan Data
Pengendalian keamanan dilakukan untuk memastikan apakah sistem keamanan yang terdapat di dalam suatu perusahaan memenuhi standar yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Pengendalian keamanan
yang dilakukan berdasarkan data-data yang diperoleh dari hasil observasi, checklist,dan wawancara dengan divisi IT, manager dan manajemen gedung.
3.5.2 Operasional Data
Pengendalian operasional di dalam suatu perusahaan perlu dilakukan untuk mengetahui apakah sistem operasional perusahaan sudah berjalan dengan baik dan memenuhi prosedur yang berlaku. Pengendalian operasional dilakukan dengan melakukan wawancara dengan divisi IT dan manager.
3.5.3 Boundary Data
Untuk menjaga keamanan sistem perusahaan dari pihak – pihak yang berkepentingan maka pada sistem komputer dibuat pengamanan berupa identifikasi user, penggunaan PIN atau Password yang diberikan pada bagian yang mendapatkan otorisasi atau wewenang dalam penggunaan sistem. Boundary yang diterapkan berdasarkan hak akses pada tiap bagian yang berhubungan dengan penjualan adalah sebagai berikut : divisi Finance, divisi M arketing, divisi Gudang, M anager , dan divisi IT.
3.5.4 Input yang Dilakukan
Pengendalian input dilakukan berdasarkan hasil peng-inputan data yang dilakukan oleh divisi finance, marketing, dan gudang. Penginputan data dilakukan berdasarkan hasil transaksi yang dilakukan melalui software Accurate 2000 versi 3.4 yang langsung diakses melalui data master dan transaksi hasil penginputan data.
3.5.5 Output yang Dihasilkan
Berdasarkan input yang dimasukan ke dalam sistem, maka menghasilkan output yang akan diberikan ke divisi Finance yaitu sebagai berikut :
o Laporan Penjualan o Laporan Rugi / Laba o Laporan Neraca o Sales Order o Surat Jalan 3.6 User Manual
M enu Login :
• Membuka database perusahaan.
• Login ke software dengan user id dan password.
• User id dan password harus benar.
• Jika user salah memasukkan user id dan password, maka akan muncul message box : “gagal login”.
M enu Utama :
• Berkas
• Persiapan
• Daftar
• Aktifitas
• Laporan
• Jendela
• Bantuan
• Buku Besar
• Kas Bank
• Persediaan
• Penjualan
• Pembelian
• Aktiva Tetap
• Daftar M enu Berkas :
• Data baru
• Membuka data
• Menutup data
• Simpan dengan alias
• Cadangan data
• Pakai data cadangan
• Perbaikan data
• Ekstrator
• Importer
• Upgrade data versi 1
• Impor data perusahaan
• Batal impor data perusahaan
• Tutup buku perusahaan
• Keluar
M enu Persiapan
• Info perusahaan
• Preferensi
• Profil pengguna
• Ubah kata kunci
• Persiapan singkat
• Rancangan daftar formulir
• Mata uang
• Daftar akun
• Buku besar
o Bukti jurnal umum o Histori buku besar o Saldo akun
o Anggaran akun
• Kas dan bank
o Buku bank o Pembayaran lain o Penerimaan lain
• Pelanggan
• Penjualan
o Pesanan penjualan o Pengiriman pesanan o Faktur penjualan
o Retur penjualan o Penerimaan pelanggan
• Pemasok
• Pembelian
o Pesanan pembelian o Penerimaan barang o Faktur pembelian o Retur pembelian o Pembayaran pemasok
• Barang dan jasa
• Pembiayaan pesanan
• Persediaan
o Daftar gudang o Barang per gudang o Pemindahan barang o Penyesuaian
o Kategori barang o Penyesuaian harga jual
• Aktiva tetap
o Tipe aktiva tetap pajak o Tipe aktiva tetap o Daftar aktiva tetap
• Daftar lain
o Kode pajak
o Syarat pembayaran o Jasa pengiriman o Tipe pelanggan o Batasan komisi o Penjual
Aktifitas
• Buku besar
• Buku jurnal umum
• Kas dan bank
• Pembayaran lain
• Penerimaan lain
• Rekonsiliasi bank
• Penjualan
• Pesanan penjualan
• Pengiriman pesanan
• Faktur penjualan
• Retur penjualan
• Penerimaan pelanggan
• Pembelian
• Pesanan pembelian
• Penerimaan barang
• Faktur pembelian
• Retur pembelian
• Pembayaran pemasok
• Barang dan jasa
• Penyesuaian persediaan
• Pindah barang
• Set harga penjualan
• Grup
• Membuat gudang
• Pembiayaan pesanan
• Aktiva tetap baru
• Periodik
• Proses akhir bulan
• Pengingat
• Audit
• Lain – lain
• Menu penjelajah
• Alat hitung Laporan
• Laporan Keuangan
• Laporan Keuangan Kustomisasi
• Grafik analisis keuangan o Laporan keuangan (neraca) o Laporan Keuangan (laba rugi)
o Sistem dupont o Arus kas
• Laporan pemeriksanaan
• Buku besar
• Kas dan bank
• Aktiva tetap
• Laporan penjualan
• Piutang dan pelanggan
• Laporan pembelian
• Hutang dan pemasok
• Persediaan
• Gudang
• Pembiayaan pesanan
• Laporan pajak
• Laporan lain-lain
• SPT tahunan
• PPN / PPN BM
• Laporan tersimpan
• Laporan terdesain
• Fast Report Files (*.frf) Jendela
• Berjajar
• Urut bertumpuk
• Tutup semua Bantuan
• Accurate
• Tentang accurate
• Pendaftaran
3.6.1 Print Screen Tampilan Software 1. Menu Login
Gambar 3.4 Contoh Tampilan Menu Login
Tampilan menu login PT. Prima Sarana Solusi berisikan id pengguna dan kata kunci dari pengguna sehingga pegawai dapat melakukan otorisasi sesuai dengan kegiatan user dalam mendapatkan sumber informasi berdasarkan kewenangan.
2. Pesanan Penjualan
Gambar 3.5 Contoh Tampilan Menu Pesanan Penjualan
Tampilan menu pesanan penjualan PT. Prima Sarana Solusi berisikan tanggal, waktu, sales order number, nama pelanggan, alamat pelanggan, nomor barang, nama barang, jumlah barang, harga barang, diskon dan total uang. Pada aplikasi menu pesanan penjualan terdapat juga command button yang membantu user untuk mencari informasi berupa list item untuk sesudah, sebelum, menyimpan dan membuat baru, menyimpan dan tutup, batal, preview dan kirim pesanan.
3. Pengiriman Pesanan
Gambar 3.6 Contoh Tampilan Menu Pengiriman Pesanan
Tampilan menu pengiriman pesanan berisikan nomor pemesanan, nomor pengiriman, tanggal pengiriman, nama pelanggan, alamat pelanggan nama barang, jumlah barang, harga barang, diskon dan total uang. Pada aplikasi menu pengiriman pesanan terdapat juga command button yang membantu user untuk mencari informasi berupa list item untuk sesudah, sebelum, menyimpan dan membuat baru, menyimpan dan tutup, batal, preview dan kirim pesanan.
4. Faktur Penjualan
Gambar 3. 7 Contoh Tampilan Menu Faktur Penjualan
Tampilan menu faktur penjualan berisikan nama salesman, id pelanggan, nama pelanggan, alamat pelanggan purchase order number, invoice number, invoice date, kurs nilai tukar, jenis penjualan, tanggal pengiriman, nama barang, jumlah barang, harga barang, diskon, description dan total uang. Pada aplikasi faktur penjualan terdapat juga command button yang membantu user untuk mencari informasi berupa list item untuk sesudah, sebelum, menyimpan dan membuat baru, menyimpan dan tutup, batal, preview dan kirim pesanan.
5. Penerimaan Pelanggan
Gambar 3.8 Contoh Tampilan Menu Penerimaan Pelanggan
Tampilan menu penerimaan pelanggan berisikan kode pelanggan, nama pelanggan, nomor formulir, tanggal pembayaran, nama bank, jenis mata uang, cheque number, cheque date, memo, nomor invoice, tanggal, tanggal diskon, total jumlah pembayaran. Pada aplikasi menu pesanan penjualan terdapat juga command button yang membantu user untuk mencari informasi berupa list item untuk sesudah, sebelum, menyimpan
dan membuat baru, menyimpan dan tutup, batal, preview dan kirim pesanan.
6. Ringkasan daftar pesanan penjualan
Gambar 3. 9 Contoh Tampilan Menu Daftar Pesanan Penjualan
Tampilan menu daftar pesanan penjualan terdapat nomor pemesanan, tanggal pemesanan, tanggal pengiriman, nama pelanggan, jumlah, biaya kirim, total setelah biaya kirim, dan status pemesanan. Pada
aplikasi menu pesanan penjualan terdapat juga menu bar yang membantu user untuk mencari informasi berupa menu list yaitu modifikasi, pilihan halaman, cetak, excel, buka, simpan, kirim dengan email, memorize, refresh, desain, dan cari kata.
