25
ANALISIS SISTEM INFORMASI BERJALAN
3.1 Sejarah Perusahaan
Cempaka Travel Tours adalah Travel Agent di bawah : PT CEMPAKA MITRA SELARAS dan memainkan peran penting untuk mendukung dalam pengembangan industry pariwisata seperti yang diarahkan oleh Pemerintah, menyediakan penawaran Travel & Liburan. CTT didirikan pada tahun 2004 di bawah manajemen lama, sekarang CTT berada di bawah pimpinan Bapak Randy Wirya Gunawan sebagai Presiden Direktur perusahaan.
Paket yang ditawarkan tersedia untuk Pelanggan di seluruh Indonesia dan Negara lainnya. Cempaka Travel Tours menawarkan berbagai pilihan jadwal setengah hari, sehari penuh, dan paket wisata yang meluas ke seluruh Indonesia dan khususnya Pulau Komodo.
Cempaka Travel Tours mengkhususkan diri dalam menciptakan tur untuk kelompok dari berbagai ukuran untuk memenuhi kebutuhan Pelanggan yang spesifik, seperti Adventure Trip, Company Outing, Family day, Shopping Tours, Diving Excursions, Golf Arrangement, Fruits Visits, Visit Crocodile Farm, Snorkeling, Jungle Tracking, Team Building, Visit Aboriginal Villages, Educational & Motivations Tours, Incentive Travels dan masih banyak lagi.
Cempaka Travel Tours ahli di total koordinasi untuk FIT (Free Independent Travelers) dan MICE (Meeting, Incentive Groups and Corporate Events). Dari akomodasi organisasi, rekomendasi untuk pribadi atau jadwal tur, ke bandara dan hal hal umum, tema makan malam, dapat mempercayai pengalaman CTT untuk menangani kebutuhan Pelanggan.
Cempaka Travel Tours menawarkan banyak nilai yang besar untuk uang di Hotel Pemesanan dan reservasi dari anggaran untuk hotel berbintang lima dan bertaraf internasional. Kelompok Cempaka Travel Tours Hotel & Resort yang
terkenal, pulau bali, dan luar negeri.
Cempaka Travel Tours juga menyediakan layanan tiket ke seluruh dunia dan paket berlibur ke China, Thailand, Malaysia, Vietnam, Singapura, Eropa, Timur Tengah, Amerika Serikat, dan masih banyak lagi.
3.2 Visi dan Misi Visi
Menjadi yang terbaik dalam Pelayanan Pelanggan wisata di Jakarta dan dunia dengan komunikasi yang baik dalam menangani Pelanggan, setia, jujur, lembut dan cepat dalam memberikan solusi, sangat bertanggung jawab dan yang paling penting menawarkan Pelanggan yang terbaik dengan nilai dari uang yang dapat mereka keluarkan.
Misi
1) Tuhan adalah nomor satu dalam segala situasi.
2) Menjadi tim yang solid dalam manajemen dan memiliki keinginan, harapan, dan impian yang sama.
3) Optimis dan Profesional.
4) Menciptakan lebih banyak ruang untuk mereka yang mencari pekerjaan dengan standar dan prosedur perusahaan.
5) HALAL dalam berbisnis.
3.3 Struktur Organisasi
3.3.1 Tugas dan Wewenang 1. Owner
• Bertanggung jawab penuh terhadap segala kegiatan transaksi perusahaan
• Memilih dan mengangkat karyawan.
• Merumuskan tujuan dan str jangka panjang.
• Merancang perjalanan dalam paket tour.
2. Tour/Custome
• Melayani
• Melayani
• Mempres
dalam sebuah perjalanan wisata.
• Bertanggung jawab atas Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi.
Wewenang
Bertanggung jawab penuh terhadap segala kegiatan transaksi perusahaan.
Memilih dan mengangkat karyawan.
Merumuskan tujuan dan strategi baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang.
Merancang perjalanan dalam paket tour.
Tour/Customer Service
Melayani Pelanggan yang ingin bertanya tentang paket-paket tour.
Melayani Pelanggan yang ingin mendaftar menjadi peserta tour.
Mempresentasikan isi paket perjalanan, dan keperluan dalam sebuah perjalanan wisata.
Bertanggung jawab atas transaksi pembayaran.
Bertanggung jawab penuh terhadap segala kegiatan transaksi dalam
baik untuk jangka pendek maupun
paket tour.
yang ingin mendaftar menjadi peserta tour.
entasikan isi paket perjalanan, dan keperluan-keperluan
3. Hotel
• Melayani reservasi hotel untuk Pelanggan.
• Menyiapkan hotel-hotel untuk perjalanan wisata.
• Menyiapkan tiket hotel untuk Pelanggan.
• Menginformasikan Pelanggan dan mencarikan alternative lain bila hotel yang ingin di booking Pelanggan penuh.
4. Ticket
• Membuat ticket untuk object-object wisata.
• Melayani Pelanggan yang ingin membeli tiket pesawat melalui Cempaka Tour Travel.
• Menginformasikan promo-promo kepada divisi Tour dan Owner untuk persiapan perjalanan selanjutnya
• Menginformasikan keadaan deposit Cempaka Travel Tours dari maskapai penerbangan.
5. Document
• Menyiapkan visa-visa untuk Pelanggan dalam tiap paket perjalanan.
• Melayani Pelanggan yang ingin membuat Passport.
• Menyiapkan asuransi untuk para peserta tour.
• Menyiapkan Rundown acara untuk peserta wisata.
• Membuat Itinerary untuk perjalanan wisata.
• Membuat proposal tour untuk paket perjalanan wisata Organisasi.
• Melayani permintaan untuk merubah proposal tour.
6. Messenger
• Mempromosikan paket-paket perjalanan.
• Menyiapkan pertemuan untuk presentasi paket tour ke kantor.
• Bertanggung jawab dalam pengiriman tiket pesawat, voucher hotel, asuransi.
3.4 Tata Laksana Sistem Berjalan
3.4.1 Prosedur Perjalanan Wisata Umum
Pelanggan yang menginginkan informasi dapat menelepon atau datang ke kantor Cempaka Travel Tours, Pelanggan akan dilayani oleh
Customer Service / Tour , Customer Service akan menjelaskan isi Paket Perjalanan Wisata Umum dan menjawab pertanyaan-pertanyaan Pelanggan.
Apabila Pelanggan ingin mendaftar perjalanan travel, maka Customer Service akan meminta informasi Pelanggan ( Nama, Alamat, No Telp, Jumlah Peserta ). Kemudian bagian Document mempersiapkan Visa dan Passport yang dibutuhkan Pelanggan.
Bagian Hotel akan membuat reservasi untuk Pelanggan, Bila Hotel penuh, Pelanggan akan diinformasikan dan bagian Hotel akan memberikan alternative. Apabila Pelanggan ingin memesan Tiket Pesawat melalui Cempaka Travel Tours, bagian Ticket akan melayani Pelanggan, setelah semua selesai, Pelanggan kemudian membayar uang muka sebesar 30%.
Pelanggan harus membayar sisa biaya yang belum dibayar paling lambat 3 minggu sebelum hari keberangkatan. Bagian Tour akan memberikan briefing mengenai perjalanan, dan mempersiapkan keperluan para peserta.
Setelah pembayaran lunas, bagian Hotel akan memberikan Voucher Hotel- hotel yang akan digunakan pelanggan kepada Messenger. Bagian Ticket akan memberikan tiket object wisata dan tiket pesawat kepada Messenger. Bagian Document akan memberikan Visa dan Passport Pelanggan kepada Messenger.
Kemudian Messenger memastikan Voucher Hotel, Tiket Pesawat, Visa dan Passport sampai ke Pelanggan.
Gambar 3.2
3.4.2 Prosed ur Perjalanan Wisata Pelanggan
datang ke Cempaka Travel Tour,
yang ingin memesan paket perjalanan untuk
Gambar 3.2 Activity Diagram Wisata Umum.
ur Perjalanan Wisata Organisasi
Pelanggan yang menginginkan informasi dapat menelpon atau datang ke Cempaka Travel Tour, Customer Servive akan melayani pelanggan yang ingin memesan paket perjalanan untuk Organisasi
yang menginginkan informasi dapat menelpon atau akan melayani pelanggan
Customer Service akan mencarikan paket yang sesuai dengan yang diinginkan oleh pelanggan, jika paket yang sesuai dengan pelanggan ada dalam paket Tour Travel maka Customer Service langsung memberikan proposal yang sesuai dengan keinginan pelanggan tersebut tetapi jika paket cempaka Tour Travel tidak sesuai dengan keinginan pelanggan maka Bagian Document akan membuat ulang propsal perjalanan yang sesuai keinginan pelanggan.
Setelah pelanggan setuju dengan proposal yang dibuatkan oleh Bagian Document maka Customer Service akan meminta informasi Pelanggan ( Nama, Alamat, No Telp, Jumlah Peserta ) Kemudian bagian Document mempersiapkan Visa dan Passport yang dibutuhkan pelanggan kemudian mencetak Rundown acara tour Bagian Hotel akan membuat reservasi untuk Pelanggan, Bila Hotel penuh, Pelanggan akan diinformasikan dan bagian Hotel akan memberikan alternative Apabila ada maka Bagian Hotel akan melakukan reservasi dan pelanggan pun melakukan pembayaran dp 30% dalam kurun waktu 2-3 hari dari persetujuan proposal. kemudian pelunasan pembayaran biasanya dilakukan 3 minggu sebelum keberangkatan apabila pelanggan membatalkan tidak jadi pergi maka uang dp tidak dikembalikan.
Bagian Tour kemudan memberikan brefing pada seluruh peserta tour sebelum keberangkatan setelah sisa pembayaran lunas. Bagian Hotel akan memberikan voucher hotel kepada Messeger kemudian Bagian Ticketing akan meberikan tiket objek wisata kepada Messeger lalu setelah itu Bagian Messeger akan meberikan voucher hotel dan tiket objek wisata kepada masing masing pelanggannya.
Gambar 3.3
3.4.3 Prosedur Pembuatan Passport
Pelanggan yang ingin membuat passport dapat langsung datang ke kantor Cempaka Travel Tours
dan meminta persyaratan seperti (
Gambar 3.3 Activity Diagram Wisata Organisasi.
Prosedur Pembuatan Passport
Pelanggan yang ingin membuat passport dapat langsung datang ke kantor Cempaka Travel Tours, bagian Dokumen akan melayani Pelanggan dan meminta persyaratan seperti ( Jenis Passport, Fotokopi Kartu Keluarga, Pelanggan yang ingin membuat passport dapat langsung datang ke , bagian Dokumen akan melayani Pelanggan Fotokopi Kartu Keluarga,
Fotokopi Akte Kelahiran, Fotokopi KTP, dan Tanggal kapan Pelanggan dapat melakukan sesi pemotretan ), Customer Service kemudian melayani pembayaran, membuat bukti pembayaran dan memberikannya kepada bagian Messenger.
Bagian Dokumen memasukkan data-data pelanggan ke www.imigrasi.go.id, bagian Dokumen akan melakukan pendaftaran untuk Pelanggan, kemudian memberikan Bukti Permohonan pembuatan Passport ke bagian Messenger.
Bagian Messenger akan mengirim Bukti Pembayaran, Bukti Permohonan, dan Fotokopi berkas-berkas kepada Pelanggan. Pelanggan kemudian pergi ke Kantor Imigrasi RI sesuai dengan tanggal pada Bukti Permohonan untuk Verifikasi Data, Foto, dan Wawancara. Kemudian Kantor Imigrasi RI akan menentukan waktu pengambilan passport. Pelanggan tinggal membawa kuitansi bukti pembayaran dan datang ke Kantor Imigrasi RI untuk mengambil passport.
Gambar 3.4
3.5 Masalah
Berdasarkan hasil survei, masalah yang terkait dalam proses bisnis berjalan yang dihadapi oleh Cempaka Travel Tours
1. Sulitnya mencari histori pelanggan manajemen perusahaan
2. Situs web yang dimiliki untuk mengiklankan jasa
Gambar 3.4 Activity Diagram Pembuatan Passport
Berdasarkan hasil survei, masalah yang terkait dalam proses bisnis berjalan Cempaka Travel Tours adalah sebagai berikut:
Sulitnya mencari histori pelanggan untuk bahan pertimbangan keputusan manajemen perusahaan.
Situs web yang dimiliki Cempaka Travel Tours saat ini hanya digunakan untuk mengiklankan jasa, sehingga tidak maksimal.
Pembuatan Passport
Berdasarkan hasil survei, masalah yang terkait dalam proses bisnis berjalan
untuk bahan pertimbangan keputusan
saat ini hanya digunakan
3. Metode pembayaran pada situs web Cempaka Travel Tours masih melalui transfer ke rekening bank, sehingga kurang efisien untuk pelanggan dari luar negeri.
3.6 Usulan Pemecahan Masalah
Untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi Cempaka Travel Tours, maka diusulkan sebagai berikut:
1. Membuat sistem berbasis website untuk melayani pelanggan 24 jam.
2. Membuat sistem pelayanan pendaftaran paket umum secara online.
3. Membuat sistem pelayanan permohonan paket perjalanan Organisasi secara online.
4. Membuat sistem penyimpanan history masing-masing pelanggan untuk menyediakan data-data sebagai bahan pertimbangan manajemen perusahaan.
5. Sistem berbasis website akan melayani pembayaran secara Online.
