BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI BERJALAN PT. MEDIA SWARA PRIMA

43

PT. MEDIA SWARA PRIMA

3.1

Profil Perusahaan

PT. Media Swara Prima merupakan perusahaan yang bergerak di bidang

retail. PT. Media Swara Prima berdiri pada tanggal 27 Juli 2005 yang didirikan oleh

Bapak H. Nurzahedi, SE dan terletak di Jl. Jendral Sudirman No 14 E Pekanbaru. PT.

Media Swara Prima didirikan oleh Bapak H. Nurzahedi, SE karena melihat adanya

kemajuan yang sangat pesat pada teknologi komunikasi dalam hal ini telepon

genggam, membuat bidang usaha yang dijalani oleh perusahaan ini memiliki peluang

keuntungan yang sangat tinggi. Hal ini terlihat dari penggunaan telepon genggam

yang tidak lagi hanya sebagai alat komunikasi jarak jauh dan mengirim pesan, tetapi

juga untuk berkirim gambar, browsing, chatting, dan bahkan untuk video call.

Perseroan ini berkedudukan di Pekanbaru dan dapat membuka cabang dan

perwakilan ditempat lain baik di dalam maupun di luar wilayah Republik Indonesia

sebagaimana ditetapkan oleh Direksi dengan persetujuan Komisaris. Perseroan ini

didirikan untuk jangka waktu 75 (tujuh puluh lima) tahun lamanya.

Saat ini perseroan ini telah memiliki cabang di daerah Sumatra yaitu di

daerah Sumbagteng dan daerah Sumbagut. Selain memiliki cabang, perseroan ini

juga telah melakukan kerjsama ke beberapa mitra Telkomsel dimana dengan

melakukan kerjasama ini diharapkan dapat membantu dalam melakukan penjualan

maupun pengenalan produk-produk Telkomsel ke masyarakat luas.

Produk-produk yang diperjualbelikan pada Perseroan ini merupakan produk

dari Telkomsel baik berupa pulsa maupun kartu perdana, dimana pulsa terbagi

menjadi dua kategori yaitu voucher dan M-Kios (elektrik).

Wilayah kerja perusahaan meliputi wilayah yang telah di tetapkan oleh

Telkomsel, yaitu :

a.

Sumbagteng, meliputi : Dumai, Bagan Batu, Bagan Siapi-Api, Ujung

Tanjung, Rupat.

b.

Sumbagut, meliputi : Padang Sidempuan, Panyabungan, Batang Toru.

Dalam rangka menjalankan kegiatan pemasaran berbagai program kerja yang

dilakukan untuk mencapai target penjualan dan laba perusahaan serta kegiatan

promosi guna mendukung kegiatan pemasaran diseluruh wilayah kerja perusahaan

antara lain :

a.

Kanvasing (Spreading Produk)

Teknik penjualan dengan cara, sales dari pihak Telkomsel

mengunjungi end user secara langsung untuk mencari segment atau taget

yang hendak diarahkan membeli.

b.

Iklan media massa

Menggunakan iklan pada media massa sebagai sarana untuk

menawarkan produk Telkomsel kepada khalayak ramai yang di dalam nya

berisi pesan untuk mendorong atau membujuk orang agar tertarik pada

produk yang ditawarkan.

c.

Roadshow dengan mitra Telkomsel

Pihak Telkomsel melakukan kerjasama dengan mitra nya untuk

membuat event disuatu tempat atau daerah dengan tujuan melakukan

pengenalan langsung kepada masyarakat ramai mengenai produk-produk

Telkomsel.

d.

Kartu gratis

Memberikan kartu perdana Telkomsel gratis ke beberapa tempat

seperti di sekolah dan di mall agar masyarakat tertarik menggunak produk

Telkomsel dengan mendapatkan kartu perdana gratis.

Aspek chanelling yang dimiliki dalam melakukan kegiatan pemasaran produk

Telkomsel di wilayah Sumbagteng dan Sumbagut terdiri dari:

1.

14 Kantor Cabang (Branch Office)

2.

49 OS (Own Shop)

Dalam melakukan kegiatan marketing disamping program kerja pendukung

tersebut di atas, program marketing juga melakukan program kerja:

a.

Bundling Handphone, melakukan kerjasama dengan beberapa merk

handphone yaitu setiap pembelian handphone merk tertentu dengan paket

bundling Telkomsel, harga dari handphone tersebut akan lebih murah atau

akan mendapatkan paket-paket yang menguntungkan pembeli sesuai

ketentuan dari Telkomsel.

b.

On Shop Moment, melakukan penjualan produk dengan mendirikan booth

disetiap event dengan mitra Telkomsel.

Sistem kerja dalam memasarkan produk dilakukan beberapa cara agar stok

produk tetap terjaga dengan jumlah 15 s/d 25 persen maksimal dengan membagi

kelompok harga jual produk dengan profit margin tetap terjaga minimal pada angka

4 persen antara lain yaitu:

a.

Grosir (quota ditetapkan) dengan rata-rata magin 3,5%

b.

Retail (quota permintaan) pelanggan dengan rata-rata margin 4%.

c.

End User (penjualan langsung konsumen) dengan margin rata-rata 6%.

Sarana pendukung lainnya terhadap kegiatan marketing untuk menjual

produk M-Kios terdiri dari 2 (dua) Master M-Kios dan 55 SD M-Kios serta telah

memiliki 5000 pelanggan RS yang tersebar di seluruh wilayah kerja.

Konsep kerja perusahaan adalah “Mengutamakan Layanan, Team Work,

Tepat Waktu, Tepat Angka Tepat Margin”.

Disamping konsep kerja di atas pemasaran produk Telkomsel juga harus

memperhatikan konsep pemasaran yang ditetapkan oleh mitra agar jumlah quota

yang diminta tetap stabil dan untuk pemenuhan KPI Telkomsel dengan

memperhatikan:

A.

Produk Fisik:

°

Penyebaran Produk, melakukan penyebaran produk ke berbagai

daerah secara merata.

°

Aktivasi Kartu Perdana (net add)

B.

Produk M-Kios

°

Penyebaran produk, melakukan penyebaran produk M-Kios

secara merata ke beberapa daerah.

°

Jumlah RS aktif minimal rata-rata 90% dengan rata-rata penjulan

7 unit perhari dan 50 unit perminggu, dengan minimal setiap

pembelian minimal tiga juta rupiah per RS.

°

Suspen RS agar tetap terjaga batas

°

Batas maximal penjualan 500 produk per RS

°

Pembagian quota per SD dengan memperhatikan pasar setempat

°

Pemantauan active RS

C.

Own Shop (OS)

°

Produk yang tersedia, memperhatikan produk yang tersedia untuk

tiap own shop agar sesuai dengan kuota yang ditentukan.

°

Jumlah OS yang dimiliki, memperhatikan jumlah OS yang

dimiliki sehingga pembagian kuota dapat dilakukan secara merata.

D.

Pelaporan:

°

Laporan distribusi setiap bulan

°

Laporan Program kerja Grapari

°

Kartu Halo

Jalur distribusi pada Telkomsel yaitu seperangkat organisasi yang saling

tergantung, organisasi atau orang-orang yang terlibat di dalam nya melakukan proses

perpindahan barang atau jasa yang telah tersedia bagi pengguna atau konsumen.

Berikut merupakan jalur distirbusi pada Telkomsel :

Gambar 3.1 Jalur Distribusi

Sumber : PT. Media Swara Prima

3.2

Struktur Organisasi

Gambar 3.2 Struktur Organisasi

Sumber : PT. Media Swara Prima

3.3

Tugas dan Tanggung Jawab

1.

Komisaris

Komisaris adalah dewan yang dipilih atau ditunjuk melakukan pengawasan

dan memberikan nasihat kepada direktur Perseroan Terbatas (PT).

a.

Melakukan pengawasan atas jalannya perusahaan dan memberikan

nasihat kepada direktur.

b.

Memberikan laporan tentang tugas pengawasan yang telah dilakukan.

c.

Direktur Utama

Direktur Utama merupakan pemegang kekuasaan tertinggi yang berwenang

dalam merumuskan dan menetapkan suatu kebijakan serta program umum

perusahaan atau organisasi.

a.

Mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam menjalankan serta

mengelola perusahaan secara keseluruhan.

b.

Menerbitkan kebijakan-kebijakan perusahaan.

c.

Menyetujui anggaran tahunan perusahaan.

d.

Menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja perusahaan.

d.

Direktur

Direktur adalah seseorang yang ditunjuk untuk memimpin perusahaan.

Direktur dapat merupakan orang yang memiliki perusahaan tersebut atau orang

profesional yang ditunjuk oleh pemiliki usaha untuk menjalankan dan

memimpin perusahaan.

a.

Berperan dalam mengawasi kinerja dari karyawan dan kepala bagian

(Manager).

b.

Menyampaikan laporan kinerja perusahaan kepada Direktur Utama.

e.

Vice President

Vice President adalah seseorang yang ditunjuk untuk membantu pekerjaan

dari Direktur dalam memimpin perusahaan.

a.

Mempunyai tugas yaitu bertanggung jawab dalam pengoperasian pabrikan.

b.

Bertanggung jawab kepada direktur.

f.

Manager Pemasaran

Manager Pemasaran adalah seseorang yang berperan dalam melakukan

kontrol, menetapkan dan mengatur prosedur kerja serta administrasi yang terkait

dengan kegiatan pemasaran dan penjualan.

a.

Merencanakan dan mengorganisir program pemasaran dan penjualan

khusus berdasarkan pada catatan penjualan dan penilaian pasar.

c.

Manager wajib menyerahkan semua hasil laporan kepada Vice President.

g.

Marketing Analysis

Marketing analysis adalah sesorang yang bertugas dalam melakukan analisa

dalam pembelian, penjualan dan persediaan sesuai dengan anggaran perusahaan.

a.

Berperan dalam melakukan analysis yang diperlukan untuk melakukan

penjualan M-Kios agar sesuai dengan anggaran kuota yang tersedia.

h.

Snapper

Snapper adalah orang yang melakukan pengiriman produk perusahaan

melalui aplikasi yang telah tersedia sesuai kuota yang telah ditentukan.

a.

Berperan dalam melakukan pengiriman produk M-Kios kepada setiap

konsumen sesuai kuota yang telah ditentukan.

i.

Internal Control

Internal Control adalah orang yang bertanggung jawab untuk memastikan

efektivitas dari sistem pengendalian internal di dalam perusahaan.

a.

Memastikan efektivitas dari sistem pengendalian internal dengan cara

melakukan program-program pemeriksaan, review dan memberikan

masukan terhadap kebijakan-kebijakan, proses-proses dan

prosedur-prosedur untuk meyakinkan adanya kecukupan kontrol dalam rangka

mendukung pertumbuhan bisnis.

b.

Menciptakan kerangka kerja pengendalian internal yang efektif yang akan

mendukung bisnis dan membantu manajemen dalam mempromosikan

efisiensi dan efektivitas bisnis, keandalan pelaporan keuangan,

mengurangi risiko kehilangan aset, dan memastikan kepatuhan terhadap

ketentuan/peraturan internal dan eksternal.

j.

Manager Keuangan

Manager Keuangan adalah seseorang yang yang diberi kepercayaan dalam

melakukan kontrol dalam aliran keuangan perusahaan dan juga mengontrol

kinerja para staff dibawahnya.

a.

Berperan melakukan kontrol dalam aliran keuangan perusahaan baik yang

masuk maupun yang keluar.

b.

Mengevaluasi

keuangan

perusahaan

setiap

bulannya

dan juga

mengevaluasi semua staff di bawah manager keuangan.

c.

Manager wajib menyerahkan semua hasil laporan kepada Vice President.

k.

Staff Keuangan

Staff keuangan adalah orang yang bertugas dalam mengurus kegiatan

administrasi keuangan.

a.

Melaksanakan kegiatan administrasi keuangan perusahaan untuk

menjamin kelancaran, keakuratan dan ketertiban administrasi keuangan

perusahaan.

l.

Accounting

Accounting adalah orang yang diberi tanggung jawab dan kepercayaan

dalam mengelola keuangan perusahaan.

a.

Mencatat laporan keuangan berdasarkan pengeluaran dan pemasukan yang

terjadi di dalam perusahaan.

b.

Menyerahkan laporan keuangan setiap bulannya kepada manager

keuangan.

m.

Customer Service

Customer Service adalah orang yang melayani customer secara langsung

mengenai penjualan produk perusahaan.

a.

Berperan dalam mendaftarkan customer baru.

b.

Menerima pembayaran yang masuk dari customer yang melakukan

pembelian.

n.

Manager HR & GA

Manager HR & GA adalah orang yang ditugaskan untuk melakukan

pengawasan dan kontrol kepada staff-staff dibawahnya agar tetap sesuai dengan

tujuan dari perusahaan.

a.

Bertanggung jawab atas perencanaan, perumusan, pengembangan,

koordinasi dan pelaksanaan serta pengawasan dan pengendalian seluruh

kegiatan pengelolaan sumberdaya manusia dan bagian umum

perusahaan, mulai dari program pengembangan organisasi dan SDM

sampai dengan penyelesaian permasalahan ketenagakerjaan, sehingga

bisnis perusahaan berjalan lancar dan dapat menunjang pencapaian

sasaran dan target perusahaan, secara aman, efektif dan efisien serta

dapat dipertanggungjawabkan.

o.

Staff HR & GA

Staff HR & GA adalah orang-orang yang bekerja dibawah manager HR &

GA yang bertugas dalam membantu kelancaran aktifitas operasional.

a.

Membantu mengelola, melaksanakan dan melancarkan tugas dan

pekerjaan seluruh departemen / bagian di perusahaan baik yang bersifat

administrasi maupun operasional yang menunjang karyawan untuk

melaksanakan tugas dan pekerjaannya sehingga dapat mewujudkan

kelancaran aktifitas operasional perusahaan yang baik, efektif dan efisien

sesuai dengan visi, misi dan harapan Perusahaan.

p.

IT

IT merupakan orang yang bertanggung jawab dalam kelancaran sistem IT

pada perusahaan.

a.

Mengatur kelancaran dari sistem IT, troubleshooting & membantu

organisasi dalam menangani permasalahan IT.

b.

Menyesuaikan dengan pengembangan IT yang baru dalam bidang yang

diperlukan.

q.

Driver

Driver adalah orang yang berperan dalam kelancaran operasional

perusahaan.

a.

Bertugas dalam mengantar maupun menjemput orang ataupun sesuatu

yang berhubungan dengan kepentingan perusahaan yang berguna untuk

meningkatkan kinerja perusahaan.

r.

Office Boy

Office Boy adalah orang yang memiliki kedudukan atau posisi terbawah

dalam perusahaan bisnis.

c.

Memberikan pelayanan kepada setiap karyawan maupun tamu yang

datang.

3.4

Tata Laksana Sistem Berjalan

3.4.1 Sistem Berjalan

Penjualan pada PT. Media Swara Prima terbagi menjadi dua yaitu

M-Kios dan Voucher. Berikut siklus manajemen M-M-Kios:

Gambar 3.3 Siklus Manajemen M-Kios

Sumber : PT. Media Swara Prima

Semua Own Shop yang ingin melakukan pembelian produk pada PT.

Media Swara Prima harus melakukan pendaftaran terlebih dahulu kepada

customer service (CS) di PT. Media Swara Prima. Setelah mendaftar, Own

Shop akan mendapatkan nomor RS (Reseller).

Setiap hari senin, bagian marketing akan mengajukan pengajuan DOA

ke Telkomsel dan hari Selasa Telkomsel akan mengirimkan DOA (Dealer

Operation Account) melalui email ke kantor pusat, DOA merupakan kuota

yang diberikan Telkomsel kepada PT. Media Swara Prima untuk

diperjualbelikan. Setelah DOA diterima oleh bagian marketing, DOA tersebut

akan diajukan ke Vice President (VP) untuk mendapatkan persetujuan.

Setelah mendapatkan persetujuan dari VP, bagian accounting melakukan

pembayaran sesuai budget DOA yang telah diterima. Setelah pembayaran

DOA diterima oleh Telkomsel, pada hari Rabu Telkomsel akan mengirimkan

stock produk berupa M-Kios dan voucher sesuai dengan DOA yang diterima

oleh bagian marketing.

Produk yang diterima dari Telkomsel yaitu stock pulsa berupa M-Kios

dan stock fisik berupa voucher akan dicatat oleh bagian marketing ke dalam

file based produk sesuai dengan jumlah pulsa yang diterima sebagai stok

produk.

Pada hari Rabu pagi setiap minggu nya, bagian marketing akan

melakukan Analisis Kuota untuk Order semua Own Shop yang telah terdaftar

dengan menyesuaikan penjualan OS minggu sebelumnya dan juga sisa stok

pada hari Selasa. Langkah-langkah analisis kuota nya sebagai berikut :

1.

Periksa saldo stok per hari selasa tiap-tiap OS

2.

Periksa historical data belanja dan penjualan OS

3.

Buat perbandingan quantity Voucher 5 dan Voucher 10 sebagai acuan

pembagian kuota ke OS. Misalnya V5 = 10.000, V10 = 12.500, V20 =

4.000, V50 = 1000, V100 = 100.

4.

Faktor untuk pengali semua quantity jenis voucher dibagi dengan

voucher 5. Sehingga faktor pengalinya adalah

V10 = 1,25

V20 = 0,4

V50 = 0,1

V100 = 0,01

5.

Masukkan faktor pengali di atas ke quantity penjualan OS minggu

sebelumnya, misalnya quantity penjualan OS minggu sebelumnya

adalah 1000. Dari contoh di atas, OS order nya menjadi :

V5 = 1000, V 10 = 1250, V20 = 400, V50 = 100, V100 = 10

Setelah dilakukan Analisa Kuota, kemudian marketing akan mencatat

order ke dalam bon 3 rangkap, bon pertama diberikan kepada snapper untuk

dilakukan pengiriman stok ke OS, bon kedua akan diberikan kepada

Accounting dan yang terakhir untuk arsip di bagian marketing.

Accounting akan mengirimkan tagihan order kepada Own Shop,

kemudian Own Shop melakukan pembayaran sesuai tagihan order yang

diterima, pembayaran dapat dilakukan melalui transfer atau datang langsung

ke PT. Media Swara Prima melalui Customer Service. Setelah pembayaran

order diterima oleh bagian accounting maka produk akan dikirim kan oleh

snapper.

Jika stok pulsa Own Shop habis sebelum hari Rabu berikutnya, maka

Own Shop dapat melakukan order pada hari kerja. Own Shop dapat

melakukan order melalui customer service, setelah itu order yang diterima

akan diberikan ke bagian marketing untuk dilakukan Analisis Kuota dengan

menyesuaikan order dari OS, penjualan OS minggu sebelumnya dan juga sisa

stok OS.

Setiap bulannya bagian marketing akan membuat laporan persediaan

untuk diberikan kepada VP, serta bagian accounting akan membuat laporan

penjualan dan pembelian.

56

3.4.2 Analisis Kebutuhan Sistem

Sistem yang berjalan pada PT. Media Swara Prima masih belum

terintegrasi. Berdasarkan hasil wawancara yang telah dilakukan, dirumuskan

beberapa sistem yang akan memperbaiki sistem sebelumnya yang sedang

berjalan di PT. Media Swara Prima. Diantaranya adalah :

1.

Menu Create Order untuk melakukan input setiap order yang masuk

oleh bagian marketing. Sehingga kinerja marketing menjadi lebih

terarah dan lebih rapi.

2.

Menu View Order untuk melihat order yang sudah masuk setiap hari

dan setiap bulannya dan hanya dapat diakses oleh bagian marketing.

3.

Menu Produk. Dengan adanya aplikasi ini, stock yang terdapat pada

PT. Media Swara Prima dapat lebih terkontrol dan memudah kan

marketing dalam melakukan analisis pembagian kuota.

4.

Menu Analisis Kuota. Untuk membantu bagian marketing dalam

melakukan pembagian kuota dari setiap order OS yang masuk dalam

waktu singkat.

5.

Menu Penjualan perusahaan. Penjualan yang di lakukan perusahaan

setiap bulannya akan di input untuk dijadikan laporan Penjualan di

akhir bulan.

6.

Menu Pembelian perusahaan. Pembelian yang dilakukan perusahaan

setiap bulannya akan di input untuk dijadikan laporan Pembelian di

akhir bulan.

3.5

Masalah

Masalah yang ada pada PT. Media Swara Prima ini, yaitu :

1.

Perusahaan kesulitan dalam memantau stok yang ada karena data

penjualan dan pembelian belum terintegrasi, sehingga menyulitkan

dalam pengambilan strategi penyimpanan produk berupa pengambilan

keputusan berapa banyak produk pulsa dan atau perdana harus dipesan

kembali dan yang harus dibagikan ke ownshop sehingga persediaan

produk pada perusahaan selain dapat mencukupi permintaan juga agar

tidak menumpuk untuk periode penjualan berikutnya.

2.

Perusahaan sulit menentukan pembagian kuota kepada ownshop karena

tidak ada data yang akurat yang real time mengenai data penjualan dan

data pemesanan yang dilakukan oleh own shop sebelumnya.

3.

Pihak manajemen sulit memantau kondisi perusahaan terutama pada

kegiatan bisnis pembelian, persediaan, dan penjualan karena data yang

ada tidak bisa didapatkan dengan real time secara periodik.

3.6

Usulan Pemecahan Masalah

Berdasarkan masalah-masalah tersebut yang sedang dihadapi oleh PT. Media

Swara Prima, maka diberikan usulan pemecahan masalah dengan teori problem

solving menurut Mcleod dengan mempertimbangkan tujuh komponen didalamnya

yaitu:

1.

Problem Solver

Merupakan pihak yang melakukan observasi pada PT. Media Swara

Prima.

2.

Problem

Yaitu memepertimbangkan mengenai masalah-masalah yang telah

dijelaskan sebelumnya.

3.

Information

Merupakan current state yaitu keadaan yang sedang berjalan saat ini

dimana perusahaan menggunakan sistem penyimpanan data secara file

based dan dengan kwitansi fisik berupa kertas. Sistem saat ini

memungkinkan berjalannya proses bisnis yang ada, namun dengan

berbagai masalah khususnya pada proses pengolahan data.

4.

Standards

Adalah desired state, yaitu apa yang ingin dicapai. Dalam hal ini

perusahaan ingin mencapai visi dan misi yang dimiliki dengan

menjalankan proses bisnis yang ada dengan baik khususnya melalui

sebuah sistem pengolahan data yang baik pada proses bisnis utama.

5.

Constraint

Terbagi atas dua yaitu internal dan environmental. Dengan

mempertimbangkan kemampuan sumberdaya perusahaan saat ini,

constraint internal berupa perbaikan pengolahan sistem dibatasi pada data

bagian pembelian, persediaan dan penjualan. Sedangkan environmental

coinstrain membatasi hanya pada proses yang berkaitan dengan own shop

dan pengiriman DOA pada distributor tunggal yaitu PT. Telkomsel.

6.

Solution

Merupakan inti dari sub bab ini yaitu berupa usulan pemecahan masalah

adalah sebagai berikut :

1.

Membuat basis data yang akan berfungsi sebagai penyimpanan

untuk semua data perusahaan, baik data penjualan, pembelian,

maupun persediaan sehingga strategi penyimpanan produk dapat

berjalan dengan baik.

2.

Membuat basis data yang berbasis web sehingga perusahaan dapat

mengetahui kondisi own shop beserta dengan histori pemesanan

dan stok mereka dengan tepat pada saat mereka melakukan

pemesanan sehingga memudahkan proses pembagian kuota.

3.

Membuat sistem laporan periodik pada bagian penjualan dan

pembelian untuk mengetahui perkembangan proses penjualan,

pembelian dan persediaan perusahaan.

7.

Alternative Solution

Membangun sebuah sistem yang pada keseluruhan bagian perusahaan

namun akan memakan biaya yang besar.