374
SISTEM INFORMASI PENJUALAN SUKU CADANG
PADA PT. JOGLO ARTHA RAYA
Titik Misriati1, Agus Dwi Hastuti2, Nurvi Oktiani3
1
AMIK BSI Jakarta e-mail: titik.tmi@bsi.ac.id
2
AMIK BSI Bekasi e-mail: agus.dhastuti@gmail.com 3 Nurvi Oktiani e-mail: nurvi.nvk@bsi.ac.id Abstrak
PT. Joglo Artha Raya merupakan perusahaan dagang yang bergerak dalam bidang
mekanikal dan elektrikal. Pencatatan data pada PT. Joglo Artha Raya masih dilakukan secara konvensional mulai dari penerimaan pesanan, pembayaran sampai dengan pembuatan laporan sehingga memungkinkan terjadi kesalahan dalam pencatatan, kurang akurat dalam pembuatan laporan dan keterlambatan dalam pencarian data-data yang diperlukan. Oleh sebab itu, PT. Joglo Artha Raya membutuhkan suatu sistem informasi yang menunjang kinerja perusahaan supaya berjalan lebih efektif dan efisien serta sistem penjualan yang diusulkan dapat lebih kondusif dibandingkan dengan sistem yang digunakan saat ini.
Keywords: penjualan, suku cadang, PT. Joglo Artha Raya
1. Pendahuluan
Penjualan merupakan suatu strategi untuk mempromosikan produk barang atau jasa yang ditujukan kepada konsumen. Suatu proses penjualan lebih menekankan pada pengambilan keputusan yang didasarkan atas pola pikir karena adanya keuntungan tambahan yang mampu diberikan suatu produk.
Proses kegiatan penjualan merupakan pelengkap dari suatu transaksi perusahaan. Oleh karena itu kegiatan penjualan terdiri dari serangkaian proses meliputi pencarian konsumen, negoisasi harga serta syarat-syarat pembayaran. Dalam hal ini penjual harus menentukan kebijakan dan prosedur yang harus diikuti untuk memungkinkan terlaksananya rencana penjualan yang telah ditetapkan sebelumnya.
PT. Joglo Artha Raya adalah suatu perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan spare part. Saat ini, PT. Joglo Artha Raya masih menggunakan sistem konvensional dalam melakukan pencatatan data, sehingga memperlambat proses pendataan barang dan pemasaran.
Sistem penjualan barang sangat penting bagi suatu perusahaan yang bergerak dalam bidang distributor. Oleh sebab itu, peneliti merumuskan masalah pada
penelitian ini bagaimana merancang sistem informasi penjualan suku cadang pada PT. Joglo Artha Raya.
2. Metode Penelitian
PT. Joglo Artha Raya merupakan perusahaan yang bergerak di bidang Manufacture yang berfokus pada Machining Precission Part & Pabrikasi. Perusahaan ini memproduksi berbagai macam sparepart. Customer adalah seseorang atau badan usaha yang berada dalam perusahaan dan memiliki pengaruh pada performance pekerjaan (atau perusahaan) yang menjual berbagai suku cadang kepada konsumen (individu). Pada prosedur sistem berjalan ini, customer pada saat melakukan pemesanan barang diharuskan melampirkan dokumen PO terlebih dahulu, dan PO tersebut harus dikonfirmasi selambat-lambatnya 1 minggu sebelum pengiriman.
Metode penelitian yang digunakan sebagai berikut:
a. Pengamatan langsung (observation) Penulis mengamati langsung untuk memperoleh sejumlah data mengenai kegiatan sistem penjualan secara tunai pada PT. Joglo Artha Raya di Jl. Raya
Mustika Jaya No.18 Kota Legenda, Bekasi
b. Wawancara
Penulis melakukan wawancara secara langsung kepada narasumber untuk mendapatkan informasi yang jelas pada bagian yang berhubungan dengan sistem penjualan barang secara tunai yaitu Ibu. Eka selaku Kepala Accounting di PT. Joglo Artha Raya.
c. Studi Pustaka
Penulis juga mencari dan mempelajari dari buku-buku dan literatur-literatur lainnya dengan maksud mendapatkan teori-teori atau pengertian yang berhubungan pada pokok permasalahan.
3. Pembahasan 3.1. Prosedur Sistem
Prosedur sistem usulan pada PT. Joglo Artha Raya, sebagai berikut:
1. Prosedur Penerimaan Pesanan
Customer melakukan pemesanan barang melalui Marketing dengan menyertakan dokumen PO, setelah di ACC oleh bagian marketing maka PO tersebut di konfirmasikan ke Customer, kemudian bagian Marketing memberikan data PO kepada kepala produksi yang nantinya berdasarkan PO tersebut bagian produksi memberikan surat perintah kerja kepada bagian staff produksi/operator untuk pembuatan barang sesuai pesanan, setelah barang jadi bagian staff produksi membuat Laporan Barang Jadi yang akan diserahkan ke bagian Quality Control.
2. Prosedur Pengiriman
Setelah barang dperiksa oleh pihak QC, maka pihak QC akan membuatkan surat jalan yang dilampirkan data pesanan kepada bagian gudang untuk melakukan pengiriman pesanan kepada customer, setelah barang terkirim dan Surat Jalan sudah ditanda tanggani oleh Customer bagian gudang akan menyerahkan surat jalan asli kepada Accounting beserta data pesanan untuk kemudian digunakan sebagai data bayar atau penagihan ke customer.
3. Prosedur Pembayaran
Setelah customer mendapat konfirmasi tentang persetujuan pesanan pembelian, selanjutnya customer akan
dibuatkan Surat Jalan, beserta Invoice, kemudian customer melakukan transaksi pembayaran Cash atau Giro paling lambat 1 bulan yang disahkan dengan bukti pembayaran. Berdasarkan bukti setoran ini bagian administrasi kemudian merekap Laporan Penjualan Harian dan menyimpan arsip penjualan yang dicocokkan dengan bukti setoran tadi. Pendistribusian dokumen berdasarkan nilai transaksi penjualan adalah sebagai berikut. Surat Jalan Hijau, Bagian Gudang mendapat tembusan pengeluaran barang warna kuning untuk di arsipkan dan putih yang kemudian diserahkan ke bagian Accounting untuk melakukan penagihan pembayaran.
4. Prosedur Pembuatan Laporan
Pembuatan Laporan Penjualan dilakukan berdasarkan rekap penjualan harian yang disertakan data bayar dan data pesanan barang. Laporan barang keluar berdasarkan Surat Jalan dan laporan penjualan diberikan kepada Manager Penjualan untuk proses evaluasi penjualan selama satu bulan.
3.2. Diagram Alir Data (DAD)
Diagram alir data pada penjualan suku cadang di PT. Joglo Artha Raya adalah: 1. Diagram Konteks
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN SPARE PART SECARA TUNAI
PADA PT. JOGLO ARTHA RAYA
CUSTOMER KEPALA PRODUKSI MARKETING PO, ACC,SJ, BB PO ACC, SJ, INV, KWT PO PO ACC GUDANG DATA PO SPK,LBJ,SJ SJ LBJ, SJ LP GM
Sumber: Hasil Penelitian (2014) Gambar 1. Diagram Konteks
2. Diagram Nol CUSTOMER 1.0 PENERIMAAN PESANAN 2.0 PRNGIRIMAN BARANG 5.0 PEMBUATAN LAPORAN 4.0 JURNAL 3.0 PEMBAYARAN GM ACCOUNTING QC GUDANG STAF PRODUKSI/ OP KEPALA PRODUKSI MARKETING FILE PESANAN FILE BARANG PO PO ACC LBJ SPK DATA PO SPK PO ACC PO DATA PO PO ACC LBJ, PO SJ SJ ACC SJ SJ ACC, PO SJ ASLI FILE SJ SJ DATA SJ BB INV, KWT DATA PESANAN BB/STRUK,DATA SJ, DATA PESANAN INV FILE JURNAL FILE BB DATA JURNA
BUKTI BAYAR/STRUK, DATA PESANAN, ARSIP JURNAL
LP DATA PESANAN DATA JURNAL BUKTI BAYAR FILE PERKIRAAN DATA PERKIRAAN DATA BAYAR DATA JURNAL LP FILE CUSTOMER DATA CUSTOMER DATA BARANG FILE INV DATA INV
Sumber: Hasil Penelitian (2014) Gambar 2. Diagram Nol 3.3. Kamus Data
1. Kamus data dokumen masukan a. Nama Arus Data : PO
Alias : Purchase Order Bentuk : Cetakan manual Arus Data : Customer –
Proses 1.0 - Marketing - Proses 1.0 – File
Pesanan -
Customer
Penjelasan : Sebagai bukti pesanan barang Periode : Setiap terjadi
pesanan Volume : 1 lebar
Struktur Data : Header + isi + footer
Header = Nama_PT +
Alamat + Po_No+ Date
Nama_Cust*Nama Perusahaan* Alamat *Alamat Perusahaan* Po_No *No PO*
Date *Tanggal* Isi = No + Keterangan + Jumlah + Harga + Total No *No urut* Keterangan*Nama Barang* Jumlah *Jumlah barang* Harga *Harga satuan* Total *jumlah harga*
Footer = Tanda_tangan b. Nama Arus Data : Bukti Bayar
Alias : Struk
Bentuk : Cetakan manual Arus Data : Customer –
Proses.3 – Accounting Penjelasan : Sebagai Bukti
Pembayaran Periode : Setiap terjadi
pembayaran Volume : 1 lebar Struktur Data : Header Header = No_Rekening+
Nama_Perusahaa n+ Jumlah_Bayar No_Rekening *No Rekening Tujuan* Nama_ Perusahaan *Nama
Perusahaan yang dituju*
Jumlah_Bayar *Jumlah yang harus dibayar*
2. Kamus data dokumen keluaran a. Nama Arus Data : SJ
Alias : Surat Jalan Bentuk : Cetakan manual Arus Data : Proses 2.0 –
Customer – Proses 2.0 File SJ – Proses
3.0 – Accounting Penjelasan : Sebagai Bukti
Pengiriman Pesanan
Periode : Setiap ada pengiriman pesanan Volume : 4 lembar
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Nama_Customer + No_SJ + Tanggal + No_PO
Keterangan : Nama_Customer *Nama Customer*
No_SJ *No urut surat jalan* Tanggal *Tanggal Kirim Barang* No_PO *No Pesanan* Isi = No_Urut + Descripsi + Jumlah + Keterangan Keterangan : No_Urut * No urut* Descripsi * Nama Barang* Jumlah *Jumlah Barang* Keterangan * Keterangan Barang * Footer = Tanda_Tangan Keterangan : Tanda_Tangan b. Nama Arus Data : INV
Alias : Invoice
Bentuk : Cetakan manual Arus Data : Proses 3.0 -
Customer–Proses 3.0 – Accounting Penjelasan : Sebagai Bukti
penagihan
Periode : Setiap ada penagihan
Volume : 1 lembar
Struktur Data : Header + Isi + Footer Header = Nama_Customer + No_INV + Tanggal + No_SJ + Tgl_SJ + No_PO Keterangan : Nama_Customer No_INV *No urut
Invoice*
Tanggal *Tanggal Kirim Barang* No_SJ *No surat
jalan* Tanggal_SJ *tanggal surat jalan* No_PO *No pesanan* Isi = No_Urut + Descripsi + Jumlah + Satuan + Harga + Total Keterangan : No_Urut * No urut* Descripsi * Nama Barang* Jumlah *Jumlah Barang* Satuan*Ket erangan Satuan * Harga *Harga satuan*
Total *total harga* Footer = No_Rekening + Tanda_Tanggan Keterangan : No_Rekening * No rekening Perusahaan* Tanda_Tangan *Tanda Tangan* c. Nama Arus Data : KWT
Alias : Kwitansi
Bentuk : Cetakan manual Arus Data : Proses 3.0 -
Customer
Penjelasan : Sebagai Bukti pembayaran Periode : Setiap ada
Pembayaran Volume : 1 lembar Struktur Data : Isi + Footer
Isi = Nama_Perusahaa n + Jumlah + Keterangan Keterangan : Nama_per usahaan * Nama Perusahaan* Jumlah *Total Bayar* Keterangan *Keterangan bayar* Footer = Tanda_Tanggan Keterangan : Tanda_Tangan *Tanda Tangan* d. Nama Arus Data : LP
Alias : Laporan Penjualan Bentuk : Cetakan manual Arus Data : Proses 3.0 - GM Penjelasan : Sebagai
Dokumen Laporan Penjualan Periode : Setiap Bulan Volume : 1 lembar Struktur Data : Header + Isi
Header = Judul_Laporan Keterangan : Judul_Laporan *Laporan Bulanan Isi = No_transaksi + Tanggal + No_Invoice + Descripsi + Total Keterangan : No_Transaksi *Nomor Urut Tanggal * Tanggal Invoice* No_Invoice * No Transaksi invoice* Descripsi * Nama Customer* Total *Total harga* Footer = Tanggal + Tanda_Tanggan Keterangan : Tanggal *Tanggal
laporan* Tanda_Tangan
*Tanda Tangan Bagian penjualan* 3.4. Spesifikasi Rancangan Sistem 1. Rancangan Dokumen Masukan
a. Nama Dokumen : Purchase Order Fungsi : Sebagai Bukti
Pemesanan Barang Sumber : Customer
Tujuan : Bagian Marketing Frekuensi : Setiap terjadi pesanan barang Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Gambar 3. Purchase Order b. Nama Dokumen : Struk
Fungsi : Bukti Pembayaran Sumber : Customer – Proses 3.0 - Accounting Tujuan : Bagian Accounting Frekuensi : Setiap terjadi
Pembayaran Media : Kertas Jumlah : 1 lembar
Gambar 4. Data Bayar 2. Rancangan Dokumen Keluaran
a. Nama Dokumen : Laporan Barang Jadi
Fungsi : Sebagai keterangan barang jadi Sumber : Staff Produksi Tujuan : Quality Control Frekuensi : Setiap terjadi
pesanan barang Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
b. Nama Dokumen : Surat Jalan Fungsi : Sebagai Bukti
Pengiriman Barang
Sumber : Quality Control Tujuan : Customer
Frekuensi : Setiap terjadi pengiriman barang Media : Kertas Jumlah : 1 lembar
Gambar 6. Surat Jalan c. Nama Dokumen : Invoice
Fungsi : Penagihan Pembayaran Sumber : Accounting Tujuan : Customer Frekuensi : Setiap terjadi
Pengiriman barang Media : Kertas Jumlah : 1 lembar
Gambar 7. Invoice d. Nama Dokumen : Kwitansi
Fungsi : Bukti Pembayaran Sumber : Accounting Tujuan : Customer
Frekuensi : Setiap terjadi pembayaran Media : Kertas Jumlah : 1 lembar
Gambar 8. Kwitansi
e. Nama Dokumen : Laporan penjualan Fungsi : Sebagai Laporan
penjualan Sumber : Accounting Tujuan : GM
Frekuensi : Setiap Bulan Media : Kertas Jumlah : 1 lembar
Gambar 9. Laporan Penjualan 3. Spesifikasi Program
Berikut adalah tampilan Hierarchy Input
Process Output, yaitu alat bantu yang
digunakan untuk membuat spesifikasi program yang merupakan struktur yang berisi diagram input yang diproses dan menghasilkan output. Menu Utama Laporan harian Exit Utility Laporan Jurnal Bayar Invoice Surat Jalan Pesanan/PO Transaksi Perkiraan Data Customer Barang File Cetak laporan Bulanan 0.0 1.0 2.0 0.0 3.0 4.0 5.0 0.0 0.0 0.0 0.0 1.1 1.2 1.3 1.0 1.0 1.0 2.1 2.0 2.2 2.0 2.0 2.0 2.0 2.3 2.4 2.5 3.1 3.2 3.0 3.0 Gambar 10. HIPO
Gambar 11. Tampilan Form Login
Gambar 12. Tampilan Menu Utama 4. Spesifikasi Sistem Komputer
Dalam penyelesaian suatu sistem komputerisasi dengan penggunaan computer haruslah memiliki kecepatan yang sangat tinggi dan kapasitas yang mendukung agar dapat melakukan pekerjaan lebih efektif dan efisien sehingga dapat meningkatkan kualitas, waktu dan biaya bagi usaha dagang.
a. Perangkat keras
Perangkat keras yaitu peralatan dari sistem komputer yang secara fisik dapat terlihat dan dijamah. Bagian – bagian pokok perangkat keras pada sistem komputer adalah masukan (input), Central Processing Unit (CPU), tempat penyimpanan (secondary memory) dan keluaran (output). Perangkat keras yang digunakan dalam penerapan sistem komputerisasi disesuaikan dengan tingkat kecepatan dan kapasitas memori komputer yang dibutuhkan. Kecepatan dan kapasitas memori akan mempengaruhi proses sistem program komputer yang akan dijalankan.
Perangkat keras yang akan digunakan dalam sistem usulan ini adalah:
1) Processor : Pentium IV 1,8 Ghz
2) Memori : 1 GB 3) Hardisk : 120 GB 4) External Storage : Flashdisk 5) Mouse : Standar Mouse 6) Keyboard : 108 keys 7) Monitor : Super VGA 15” 8) Printer : Ink Jet
b. Perangkat Lunak
Perangkat lunak adalah komponen dalam data processing system yang berupa program – program yang digunakan atau diperlukan untuk mengontrol sistem dan menjalankan perangkat kerasnya, diantaranya adalah bahasa pemrograman, sistem operasi dan program aplikasi. Perangkat lunak dapat juga dikatakan sebagai rangkaian elektronis untuk menghasilkan data menjadi informasi. Adapun Perangkat lunak yang digunakan sebagai berikut: 1) Sistem Operasi : Microsoft
Windows 7 2) Paket Program : Microsoft Visual
basic 6.0
3) Database : Microsoft Acces 2007
Referensi
Diana Anastasia dan Lilis Setiawati dalam Andi. (2011). Sistem Informasi Akuntansi: Perancangan, Proses, Dan Penerapan.
Mustakini, Jogiyanto Hartono. (2005). Analisa dan Desain sistem informasi.
Rama. (2008). Sistem Informasi Akuntansi. Soemarso. (2008). Akuntansi Suatu Pengantar. Edisi Kelima. Jakarta: Salemba Empat.
Susanto, A. (2004). Sistem Informasi Akuntansi Konsep Dan Pengembangan Berbasis Komputer. Bandung: Lingga Jaya. Sutabri. (2004). Analisa Sistem Informasi.
Yogyakarta: Andi.
Swastha. (2004). Pengaruh Biaya Promosi Dan Distribusi. Ml.Scribd.Com/Doc. (21oktober 2011)
