64
ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3. 1. Gambaran Umum Perusahaan 3. 1. 1. Latar Belakang Perusahaan
PT. Srikandi Diamond M otors adalah salah satu dealer resmi dari PT. Krama Yudha Tiga Berlian M otors yang merupakan ATPM (Agen Tunggal Pemegang M erk) dari merk dagang kendaraan M itsubishi yang berpusat di Jepang.
PT. Srikandi Diamond M otors awalnya didirikan pada 17 April 1984, dan pertama didirikan adalah Srikandi Diamond M otors Cikampek. Kemudian secara berangsur-angsur PT. Srikandi Diamond M otors mulai membuka cabang-cabang baru yang mencakup beberapa wilayah di Indonesia, yaitu DKI Jakarta, Jawa Barat, Jawa Timur, dan wilayah Kalimantan Barat hingga akhirnya memiliki 25 cabang. Uniknya pada setiap daerah pemasaran tersebut, PT. Srikandi Diamond M otors memiliki nama badan hukum yang berbeda, yaitu PT. Srikandi Diamond M otors untuk wilayah DKI Jakarta dan Jawa Barat, PT. Srikandi Diamond Indah M otors untuk wilayah Jawa Timur, dan PT. Gemilang Berlian Indah untuk wilayah Kalimantan Barat. Pada tahun 2005 didirikan cabang PT. Srikandi Diamond M otors yang ke-24 yang berlokasi di Srikandi Building, Jalan M ampang Prapatan Raya No. 21-23, Jakarta Selatan.
Gambar 3.1 Milestone PT. S rikandi Diamond Motors
Adapun service atau pelayanan yang disediakan oleh PT. Srikandi Diamond M otors antara lain mencakup :
1. Penjualan (Sales)
Sebagai salah satu dealer terbesar kendaraan M itsubishi di Indonesia, PT. Srikandi Diamond M otors menyediakan berbagai jenis kendaraan.
2. Bengkel (Service)
M emfasilitasikan bengkel yang didukung peralatan modern dan staf ahli untuk kenyamanan pelanggan atau customer dalam perawatan kendaraan
3. Suku Cadang (Spareparts)
M enyediakan bermacam suku cadang kendaraan M itsubishi untuk kemudahan dan demi kepuasan pelanggan atau customer
3. 1. 2. Visi dan Misi PT. S rikandi Diamond Motors 3. 1. 2. 1. Visi Perusahaan
PT. Srikandi Diamond M otors dalam melakukan bisnisnya memiliki visi yang ingin dicapai yaitu : "Menjadi perusahaan yang mempunyai reputasi tinggi".
3. 1. 2. 2. Misi Perusahaan
M isi-misi yang dimiliki PT. Srikandi Diamond M otors dalam tujuannya mencapai visi perusahaan adalah:
1. M enjadi perusahaan yang kuat dan bertumbuh, serta siap untuk menghadapi persaingan regional maupun global.
2. M emperlakukan seluruh karyawan dengan cara yang adil dan terhormat.
3. 2. S truktur Organisasi PT. S rikandi Diamond Motors 3. 2. 1. S truktur Perusahaan
Tujuan pembentukan suatu organisasi adalah untuk membantu mencapai tujuan yang telah direncanakan dahulu. Adapun struktur, pembagian peran dan tanggung jawab bagian-bagian di dalam organisasi pada PT. Srikandi Diamond M otors cabang M ampang dapat dilihat pada tampilan struktur organisasi PT. Srikandi Diamond M otors cabang M ampang yang diterapkan tahun 2009.
Gambar 3.2 S truktur Organisasi Perusahaan Sumber : PT. S rikandi Diamond Motors (2009)
3. 2. 2. Uraian Tugas dan Wewenang
Secara garis besar, berdasarkan struktur organisasi diatas, tugas dan wewenang masing-masing bagian sesuai dengan jabatan dan fungsinya masing-masing adalah sebagai berikut:
1. Pimpinan Wilayah
1. M emimpin jalannya perusahaan
2. Bertanggung jawab untuk mengarahkan penanggulanan berbagai jenis risiko finansial (financial risk management) yang dihadapi perusahaan 3. M elakukan koordinasi aktifitas
4. M engkoordinasi aktifitas sinergi untuk mencapai hasil bisnis yang optimal dari pelaksanaan seluruh usaha perusahaan
2. Kepala Cabang
1. Bertanggung jawab kepada direktur
2. M emimpin jalan operational cabang dan berkoordinasi dengan Service Manager, Spare Part Manager dan Sales Manager
3. M engontrol target yang telah diberikan oleh perusahaan 3. Service Manager
1. Bertanggung jawab kepada kepala cabang
2. M emimpin operational Service Department (Bengkel) 4. S pare Part Manager
1. Bertanggung jawab kepada Kepala Cabang
2. Berkoordinasi dengan Service Manager untuk memnuhi kebutuhan bengkel untuk ketersediaannya Spare Part yang dibutuhkan
3. M emenuhi kebutuhan Toko-Toko Spare Part yang ada di daerahnya masing-masing
4. M engontrol omset atas penjualan Spare Part di bengkel dan penjualan ke toko-toko
5. S ales Manager
1. Bertanggung jawab kepada Kepala Cabang
2. Tugasnya adalah merencanakan, mengontrol dan mengkoordinasi penjualan setiap Team Supervisor untuk mencapai target penjualan
3. M engembangkan pasar secara efektif dan efisien 6. S ales Supervisor
1. Bertanggung jawab kepada Sales Manager
2. M engontrol dan mengatur semua kegiatan salesman, mulai dari Target, Prospecting, Deal, Administrasi dan hingga delivery kendaraan, Daily Report Salesman, memberikan Training Product, Management
7. S alesman
1. Bertanggung jawab kepada Sales Supervisor
2. M elaksanakan penjualan secara langsung, dan untuk cara mendapatkan prospek dengan cara pameran, penawaran, iklan, visit, canvasing, mem-follow up customer
8. Marketing Suport
2. M empersiapkan data-data administrasi mulai dari pesiapan pembukaan Faktur kendaraan, pengurusan BBN (Balik Nama Kendaraan) dan persiapan Delivery Kendaraan ke konsumen/Pelanggan
3. 3. Gambaran S istem Informasi Penjualan yang Berjalan 3. 3. 1. Narasi Proses Bisnis Berjalan
Sistem informasi penjualan pada PT. Srikandi Diamond M otors dimulai pada saat customer datang ke showroom. Customer kemudian akan dilayani oleh bagian Sales. Sales disini akan membantu dengan memberikan informasi lengkap mengenai produk atau unit kepada pelanggan. Saat pelanggan menentukan untuk jadi membeli unit mobil, bagian sales akan menanyakan apakah pelanggan ingin melakukan pembelian secara tunai (cash) atau dapat melalui perusahaan leasing. Perincian penjualan secara tunai dan melalui leasing dijabarkan sebagai berikut:
1. Penjualan Tunai
Setelah pelanggan menyetujui untuk melakukan pembelian secara tunai, maka bagian sales akan membuat SPK (Surat Pemesanan Kendaraan) sebanyak 2 rangkap kemudian akan diajukan ke bagian atasan dari sales, umumnya Manager. Setelah SPK tersebut diotorisasi dan disetujui oleh Manager, SPK yang telah diotorisasi tersebut diterima kembali oleh sales dan kemudian diberikan 1 rangkap kepada customer dan rangkap lainnya akan diajukan ke bagian Marketing Suppor t lalu pelanggan akan diminta untuk membayar pembayaran DP ke bagian kasir.
Kasir setelah menerima pembayaran DP dari pelanggan, lalu akan mengeluarkan BPK (Bukti Penerimaan Kas) untuk pembayaran DP dan akan diberikan ke bagian Marketing Support. Bagian Marketing Support kemudian akan
menerima SPK yang telah diotorisasi dari sales dan BPK dari kasir, untuk kemudian akan membuat Laporan Penjualan 2 rangkap. Rangkap pertama akan diberikan kepada customer setelah ditandatangani oleh M anager, sedangkan rangkap kedua akan disimpan sebagai arsip. Marketing Support setelah itu akan menginput data-data yang ada di laporan penjualan ke komputer untuk dikirimkan secara online kepada bagian pusat sebagai laporan telah terjadinya transaksi penjualan. Kemudian Marketing Support membuat kwitansi untuk keterangan pembayaran dan diberikan ke customer.
Umumnya setelah beberapa waktu pelanggan kemudian akan menyelesaikan pembayaran sisa nya ke kasir. Setelah itu kasir akan membuat BPK untuk mencatat penerimaan kas dari pembayaran itu. Selanjutnya setelah sales menerima bukti pelunasan pembayaran tersebut, maka sales akan membuat Surat Permohonan Pengiriman Kendaraan (SPPK) dan akan diberikan ke bagian Stock and Delivery.
Bagian Stock and Delivery kemudian akan membuat form delivery 2 rangkap, rangkap pertama untuk sales, rangkap kedua untuk customer. Form delivery kemudian akan diotorisasi oleh sales, dan kendaraan akan diantarkan kepada customer. Customer yang telah menerima kendaraan beserta form delivery akan menandatangani/mengotorisasi form delivery tersebut sebagai bukti telah menerima kendaraan.
Sales, yang telah menerima form delivery yang telah diotorisasi oleh customer, kemudian akan mengajukan Surat Permohonan STNK dan BPKB kepada Marketing Support, dan oleh bagian Marketing Support akan diurus dengan menggunakan jasa biro untuk pembuatan STNK dan BPKB-nya. Setelah
STNK dan BPKB telah diterima oleh Marketing Support, Marketing Support akan menginput data-data STNK dan BPKB tersebut kedalam database registrasi kendaraan. Dan kemudian STNK dan BPKB akan diberikan kepada pelanggan, setelah itu proses penjualan selesai.
2. Penjualan M elalui Leasing Company
Di dalam proses penjualan secara leasing, saat customer telah menyetujui untuk melakukan pembelian dengan cara leasing, sales akan memberikan beberapa rekomendasi perusahaan leasing kepada customer. Setelah customer memilih perusahaan leasing yang ingin digunakan, sales akan menghubungi perusahaan leasing tersebut untuk meminta survey apakah customer berhak mendapatkan leasing.
Jika telah disetujui oleh pihak leasing, maka sales akan membuatkan SPK (Surat Pemesanan Kendaraan) sebanyak 2 rangkap yang kemudian akan diajukan ke bagian atasan dari sales, umumnya Manager. Setelah SPK tersebut diotorisasi dan disetujui oleh Manager, SPK yang telah diotorisasi tersebut diterima kembali oleh sales dan kemudian diberikan 1 rangkap kepada customer dan rangkap lainnya akan diajukan ke bagian Marketing Support, kemudian oleh sales, customer akan tetap diminta untuk membayar pembayaran DP ke bagian kasir sebagai tanda booking untuk kendaraan. Kasir setelah menerima pembayaran DP dari pelanggan, lalu akan membuat BPK untuk bukti penerimaan kas untuk pembayaran DP dan akan diberikan ke bagian Marketing Support.
Bagian Marketing Support kemudian akan menerima SPK yang telah diotorisasi dari sales dan BPK dari kasir, untuk kemudian akan membuat Laporan Penjualan 2 rangkap. Rangkap pertama akan diberikan kepada customer setelah
ditandatangani oleh M anager, sedangkan rangkap kedua akan disimpan sebagai arsip. Marketing Support setelah itu akan menginput data-data yang ada di laporan penjualan ke komputer untuk dikirimkan secara online kepada bagian pusat sebagai laporan telah terjadinya transaksi penjualan. Kemudian Marketing Suppor t membuat kwitansi untuk keterangan pembayaran dan diberikan ke customer.
Setelah customer menerima Laporan Penjualan dan kwitansi, sales akan membuat Surat Permohonan Pengiriman Kendaraan (SPPK) dan akan diberikan ke bagian Stock and Delivery.
Bagian Stock and Delivery kemudian akan membuat form delivery 2 rangkap, rangkap pertama untuk sales, rangkap kedua untuk customer. Form delivery kemudian akan diotorisasi oleh sales, dan kendaraan akan diantarkan kepada customer. Customer yang telah menerima kendaraan beserta form delivery akan menandatangani form delivery tersebut sebagai bukti telah menerima kendaraan. Pihak leasing setelah mengetahui bahwa kendaraan telah sampai di customer maka akan melakukan penyelesaian pembayaran kepada pihak perusahaan melalui transfer yang akan diperiksa/dicek oleh bagian kasir dan kemudian akan membuat BPK dan diberikan ke bagian Marketing Support.
Sales kemudian akan mengajukan Form Permohonan STNK dan BPKB kepada bagian Marketing Support, dan oleh bagian Marketing Support akan diurus dengan menggunakan jasa biro untuk pembuatan STNK dan BPKB-nya. Setelah beberapa waktu, bagian Marketing Support akan menerima STNK yang telah selesai diurus, dan kemudian STNK akan diberikan kepada customer. Selan g beberapa waktu, setelah BPKB diterima oleh bagian Marketing Support, BPKB akan diberikan kepada pihak leasing.
3. 3. 2. Activity Diagram
3. 3. 2. 1. Overview Activity Diagram
Overview Activity Diagram Sistem Informasi Penjualan Tunai
Overview Activity Diagram Sistem Informasi Penjualan Leasing
3. 3. 2. 2. Detailed Activity Diagram 3. 3. 2. 2. 1. Proses Penjualan Tunai
1. Detailed Activity Diagram Melayani Pemesanan DAD
Melayani Pemesanan
2. Detailed Activity Diagram Menerima Pembayaran DP DAD
Menerima Pembayaran DP
3. Detailed Activity Diagram Melakukan Pelaporan Penjualan DAD
Melakukan Pelaporan Penjualan
4. Detailed Activity Diagram Melayani Pelunasan Pembayaran DAD
Melayani Pelunasan Pembayaran
5. Detailed Activity Diagram Melayani Pengiriman Kendaraan DAD
Melayani Pengiriman Kendaraan
6. Detailed Activity Diagram Mengurus S urat-Surat Kendaraan DAD
Mengurus Surat-S urat Kendaraan
3. 3. 2. 2. 2. Proses Penjualan Leasing
1. Detailed Activity Diagram Melayani Pemesanan DAD
Melayani Pemesanan
2. Detailed Activity Diagram Menerima Pembayaran DP DAD
Menerima Pembayaran DP
3. Detailed Activity Diagram Melakukan Pelaporan Penjualan DAD
Melakukan Pelaporan Penjualan
4. Detailed Activity Diagram Melayani Pengiriman Kendaraan DAD
Melayani Pengiriman Kendaraan
5. Detailed Activity Diagram Menerima Pembayaran Dari Pihak Leasing DAD
Menerima Pembayaran Dari Pihak Leasing
Gambar 3.15 Detailed Activity Diagram Menerima Pembayaran Dari Pihak Leasing (Leasing)
6. Detailed Activity Diagram Mengurus S urat-Surat Kendaraan DAD
Mengurus Surat-S urat Kendaraan
3. 4. Arsitektur Sistem Informasi
Arsitektur software, hardware, operating system dan uraian aplikasi yang digunakan pada PT Srikandi Diamond M otors adalah sebagai berikut:
3. 4. 1. S oftware
Spesifikasi software yang digunakan dalam sistem berjalan adalah sebagai berikut
1. Operating System yang digunakan adalah M S Windows (mulai dari Windows 2000, XP SP2, Vista) Original
2. Aplikasi / Software yang digunakan adalah PASS 2.1, M SIS, VB6 dan Power Builder 9.0
3. Antivirus yang digunakan oleh perusahaan adalah A VG, Avira, dan Norton Antivirus
3. 4. 2. Hardware
Berikut ini adalah spesifikasi hardware yang digunakan pada setiap komputer antara lain
1. M otherboard PC P4 2,4 GHz Dual Core atau Core 2 Duo dengan spesifikasi branded Acer dan Dell
2. RAM 256M B 3. M onitor Dell 15”
3. 4. 3. Database
Database yang digunakan pada PT Srikandi Diamond M otors yaitu M S SQL Server. Penempatan database ditempatkan pada ruangan khusus dan terjaga keamanannya dengan baik.
3. 4. 4. Network
Sistem jaringan yang digunakan oleh PT Srikandi Diamond M otors dalam menghubungkan antara komputer yang satu dengan yang lain, yaitu dengan konsep client server dan koneksi internet menggunakan wireless dan provider speedy.
3. 5. Dasar Penentuan Kriteria Pengukuran
Dalam melakukan pengevaluasian pengendalian sistem informasi penjualan PT. Srikandi Diamond M otors digunakan standar yang diberikan oleh CobIT untuk menentukan kriteria pengukuran dalam mencapai tujuan bisnis perusahaan. Di dalam Standar CobIT tersebut, pencapaian tujuan bisnis perusahaan dibagi ke dalam 4 perspektif, yaitu, financial perspective, internal perspective, customer perspective, dan learning and growth perspective.
PT Srikandi Diamond M otors dalam proses penjualannya mengutamakan pemenuhan kepuasan dan kebutuhan pelanggan dalam hal penyediaan informasi pelayanan proses penjualan tersebut.
Oleh karena itu kriteria atau perspektif yang tepat dalam melakukan evaluas i pengendalian sistem informasi penjualan PT. Srikandi Diamond M otors adalah Customer Perspective dimana pengukuran pencapaian tujuan bisnis perusahaan
difokuskan terhadap pemenuhan kebutuhan pelanggan berdasarkan domain-domain yang ada di dalam CobIT.
Customer Perspective terdiri dari 6 business goals dan masing-masing memiliki beberapa IT Goals serta proses-proses yang berasal dari domain CobIT untuk membantu pencapaian tujuan bisnis tersebut. Berikut adalah rincian dari kriteria pengukuran berdasarkan Customer Perspective yang berhubungan dengan pengendalian sistem informasi penjualan yang ada pada PT. Srikandi Diamond M otors berdasarkan standar yang diberikan CobIT :
Tabel 3.1 Rincian Kriteria Pengukuran Evaluasi
Perspective Business Goals IT Goals Processes
Customer Perspective
Improve customer orientation and service
Ensure satisfaction of end users with service offerings and service levels
PO8 (Manage Quality) AI4 (Enable Operation and Use)
DS1 (Define and Manage Service Levels)
DS2 (Manage Third-Party Services )
DS7 (Educate and Train Users)
DS8 (Manage Service Desk and Incidents)
DS10 (Manage Problems) DS13 (Manage Operations) Make sure that IT
services are available as required
DS3 (Manage Performance and Capacity)
DS4 (Ensure Continuous Service )
DS8 (Manage Service Desk and Incidents)
DS13 (Manage Operations) Offer competitive
products and services
Create IT agility PO2 (Define the Information Architecture)
PO4 (Define the IT
Processes, Organisation and Relationships)
PO7 (Manage IT Human Resources)
AI3 (Acquire and Maintain Technology )
Perspective Business Goals IT Goals Processes
Improve IT’s cost-efficiency and its contribution to business protitability
PO5 (Manage the IT Investment)
DS6 (Identify the Allocate Costs) Establish service continuity and availability Ensure mutual satisfaction of third-party relationship DS2 (Manage Third-Party Services )
Reduce solution and service delivery defects and rework
PO8 (Manage Quality) AI4 (Enable Operation and Use)
AI6 (Manage Changes) AI7 (Install and Accredit Solutions and Changes) DS10 (Manage Problems) Ensure minimum
business impact in the event of an IT service disruption or change
PO6 (Communicate Management Aims and Direction)
AI6 (Manage Changes) DS4 (Ensure Continuous Service)
DS12 (Manage the Physicall Environment)
Make sure that IT services are available as required
DS3 (Manage Performance and Capacity)
DS4 (Ensure Continuous Service)
DS8 (Manage Service Desk and Incidents) DS13 (Manage Operations) Create agility in responding to changing business requirements Respond to business requirements in alignment with the business strategy
PO1 (Define a Strategic IT Plan)
PO2 (Define the Information Architecture)
PO4 (Define the IT
Processes, Organisation and Relationships)
PO10 (Manage Projects) AI1 (Identify Automated Solutions)
AI6 (Manage Changes) AI7 (Install and Accredit Solutions and Changes) DS1 (Define and Manage Service Levels)
DS3 (Manage Performance and Capacity)
ME1 (Monitor and Evaluate IT Performance)
Perspective Business Goals IT Goals Processes
Create IT agility PO2 (Define the Information Architecture)
PO4 (Define the IT
Processes, Organisation and Relationships)
PO7 (Manage IT Human Resources)
AI3 (Acquire and Maintain Technology Infrastructure) Deliver projects on time
and on budget, meeting quality standards
PO8 (Manage Quality) PO10 (Manage Projects)
Achieve cost
optimisation of service delivery
Acquire and maintain integrated and
standardised application systems
PO3 (Determine
Technologycal Direction) AI2 (Acquire and Maintain Application Software) AI5 (Procure IT Resources) Acquire and maintain an
integrated and standardised IT infrastructure
AI3 (Acquire and Maintain Technology Infrastructure) AI5 (Procure IT Resources)
Ensure mutual satisfaction of third-party relationshi
DS2 (Manage Third-party Services )
Improve IT’s cost-efficiency and its contribution to business protitability
PO5 (Manage the IT Investment)
DS6 (Identify and Allocate Costs)
Obtain reliable and useful information for strategic decision making
Respond to governance requirements in line with board direction
PO1 (Define a Strategic IT Plan)
PO4 (Define the IT
Processes, Organisation and Relationships)
PO10 (Manage Projects) ME1 (Monitor and Evaluate IT Performance)
ME4 (Provide IT Governance) Optimise the use of
information
PO2 (Define the Information Architecture)
DS11 (Manage Data) Ensure transparency and
understanding of IT cost, benefits, strategy, policies and service levels
PO5 (Manage the IT Investment)
PO6 (Communicate Management Aims and Direction)
Perspective Business Goals IT Goals Processes
DS1 (Define and Manage Service Levels)
DS2 (Manage Third-party Services )
DS6 (Identify and Allocate Costs)
ME1 (Monitor and Evaluate IT Performance)
ME4 (Provide IT Governance) Ensure that automated
business transactions and information
exchang es can be trusted
PO6 (Communicate Management Aims and Direction)
AI7 (Install and Accredit Solutions and Changes) DS5 (Ensure Systems Security)
Maintain the integrity of information and
processing infrastructure
AI6 (Manage Changes) DS5 (Ensure Systems Security)
