49
ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1 Riwayat Perusahaan
3.1.1 Sejarah PT. KPEI
PT Kliring Penjaminan Efek Indonesia (KPEI) didirikan berdasarkan Undang - Undang Pasar Modal Indonesia tahun 1995 untuk menyediakan jasa kliring dan penjaminan penyelesaian transaksi bursa yang teratur, wajar dan efisien. KPEI didirikan sebagai perseroan terbatas berdasarkan akte pendirian No. 8 tanggal 5 Agustus 1996 di Jakarta oleh PT Bursa Efek Indonesia dengan kepemilikan 100% dari total saham pendiri senilai Rp 15 miliar. KPEI memperoleh status sebagai badan hukum pada tanggal 24 September 1996 dengan pengesahan Menteri Kehakiman Republik Indonesia. Dua tahun kemudian, tepatnya tanggal 1 Juni 1998, Perseroan mendapat izin usaha sebagai Lembaga Kliring dan Penjaminan berdasarkan Surat Keputusan Bapepam No. Kep-26/PM/1998.
Pada tahun 2000 dengan diterapkannya Scriptless Trading, KPEI sebagai Lembaga Kliring dan Penjaminan meningkatkan kualitas layanan jasanya dengan meluncurkan e-CLEARS pada Juli 2000. KPEI hingga saat ini senantiasa mengembangkan diri untuk memberikan layanan yang terbaik bagi Pasar Modal Indonesia.
Pada tahun 2001 KPEI demi meningkatkan pelayanannya, KPEI meningkatkan standar kualitas sistemnya, sehingga KPEI menerima sertifikat ISO 9002:1994 oleh LRQA, UK. ISO ini adalah standard kualitas untuk quality ansurance. Pada tahun ini juga KPEI meluncurkan sistem RMOL & Cash Management untuk mendukung Kontrak Berjangka Indeks Efek(KBIE) di Bursa Efek Indonesia(BEI). Lalu pada tanggal 10 Agustus 2001. Sistem Pinjam Meminjam Efek(PME) juga resmi diluncurkan untuk mendukung proses transaksi.
Pada bulan Agustus 2002, KPEI secara 100% melayani perdaganan tanpa warkat yaitu scriptless trading untuk mendukung proses trading, dan juga penerapakan akan T+3 yaitu pengembalian dana kliring kepada anggota bursa.
Pada May 2003 , e-CLEARS ditingkatkan hingga 10 kali lipat. Sehingga KPEI mendapatkan ISO 9001:2000 dari LRQA, UK. Pada tahun yang sama KPEI memperkenalkan sistem clearing secara mobile(smartphone), untuk mempermudah proses trading dengan diberi nama m-CLEARS yaitu mobile-CLEARS. Dengan sistem ini anggota dapat dengan mudah mengajukan kliring dari smartphone. Pada akhir tahun KPEI menerapkan MKBD(Modal Kerja Bersih Disesuaikan) MKBD merupakan laporan keuangan dan modal awal yang dibuat oleh anggota kliring dan harus diberikan kepada KPEI, sehingga KPEI dapat memantau keadaan anggota kliring tersebut.
Sistem RMOL dan Cash management diterapkan pada tahun 2004 untuk transaksi opsi saham. Sistem ini adalahsistem yang dikembangkan KPEI untuk mendukung proses kliring dan penyelesaian transaksi derivatif Kontrak Opsi Saham (KOS). Sistem yang memadukan teknologi client-server dan web-base dalam menangani keseluruhan proses kliring, penyelesaian transaksi, administrasi dan pelaporan (interfacing) data antara KPEI, Bursa Efek Indonesia, AK serta Bank Pembayaran berjalan secara otomatis tanpa intervensi manual.
Untuk mendukung perdagangan pada sektor obligasi, KPEI meluncurkan sistem baru yang bernama e-BOCS. Electronic Bonds Clearing System adalah sistem untuk penyelesaian transaksi obligasi korporasi maupun ritel di Bursa Efek Indonesia yang melibatkan Bank Kustodian sebagai salah satu pihak yang proaktif dalam melakukan proses konfirmasi dan afirmasi data transaksi obligasi. Mekanisme kliring ini memperpendek rantai penyelesaian atas transaksi obligasi dan juga meningkatkan efisiensi. Sistem ini diterapkan pada tahun 2005. Pada tahun yang sama pula logo baru PT. KPEI diresmikan.
Untuk meningkatkan kenyamanan pada anggota kliring, KPEI mengadakan kerja sama dengan Bank Mandiri dengan menandatangani MOU dengan Bank Mandiri pada tahun 2006. Dengan ini Bank Mandiri merupakan bank kustodian pertama yang menjadi lender KPEI untuk layanan KPEI bernama PME.
Berikut merupakan perjalanan satu dasawarsa sejarah PT. KPEI:
6 Agustus 1996 PT Kliring Penjaminan Efek Indonesia didirikan
1 Juni 1998 Mendapatkan Izin Usaha sebagai LKP dari Bapepam
17 Juli 2000 KPEI meluncurkan e-CLEARS
23 Maret 2001 KPEI menerima sertifikat ISO 9002:1994 dari LRQA, UK
Agustus 2001
Diluncurkannya sistem RMOL & Cash Management untuk mendukung Kontrak Berjangka Indeks Efek (KBIE) di BEI.
10 Agustus 2001 Sistem Pinjam Meminjam Efek (PME) resmi diluncurkan.
Agustus 2002
KPEI secara 100% melayani perdagangan tanpa warkat (scripless trading)
2002 Penerapan T+3 Pengembalian Dana Kliring kepada Anggota Bursa
2003
e-CLEARS ditingkatkan hingga 10 kali lipat. KPEI meningkatkan sertifikat ISO KPEI menjadi ISO 9001:2000 dari LRQA, UK
May 2003 KPEI memperkenalkan layanan baru m-CLEARS.
December 2003 Penerapan MKBD baru bagai para Anggota Bursa
April 2004 KPEI memperkenalkan sistem RMOL - Futures.
6 October 2004
Peluncuran sistem RMOL & Cash Management untuk transaski Kontrak Opsi Saham
19 Juni 2005 e-BOCS diluncurkan untuk mendukung perdagangan Obligasi
20 Oktober 2005 Logo baru KPEI untuk pertama kali diperkenalkan.
9 Maret 2006
Penandatanganan MOU dengan Bank Mandiri, Bank Kustodian pertama yang menjadi lender KPEI untuk PME.
3.1.2 Visi
Visi dari KPEI adalah menjadi Lembaga Kliring dan Penjaminan yang handal untuk menyediakan layanan terbaik di Pasar Modal Indonesia.
3.1.3 Misi
3.2 Struktur Organisasi
3.2.1 Tugas dan Wewenang
3.2.1.1 Tugas dan Wewenang Dewan Komisaris
Tugas dan wewenang Dewan Komisaris adalah :
Dewan Komisaris berkewajiban mengawasi kebijaksanaan Direksi dalam menjalankan Perseroan serta memberi nasehat kepada Direksi. Dewan Komisaris, baik sendiri-sendiri maupun bersama-sama setiap waktu dalam jam kerja kantor Perseroan berhak memasuki bangunan dan halaman atau tempat lain yang dipergunakan atau yang dikuasai oleh Perseroan dan berhak memeriksa semua pembukuan, surat dan alat bukti lainnya, memeriksa dan mencocokkan keadaan uang kas dan lain-lain serta berhak untuk mengetahui segala tindakan yang telah dijalankan oleh Direksi. Direksi dan setiap anggota Direksi wajib untuk memberikan penjelasan tentang segala hal yang ditanyakan oleh Dewan Komisaris.
3.2.1.2 Tugas dan Wewenang Direksi
Tugas dan wewenang Direksi adalah :
Direksi bertanggung jawab penuh dalam melaksanakan tugasnya yang harus ditujukan untuk kepentingan Perseroan
dalam usaha mencapai maksud dan tujuannya. Direksi wajib menerbitkan peraturan berkenaan dengan penyelenggaraan kegiatan kegiatan tersebut dalam Pasal 3 di atas sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Setiap anggota Direksi wajib menjalankan tugasnya sebaik mungkin dengan mengindahkan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan Anggaran Dasar ini.
Pembagian tugas dan wewenang masing-masing anggota Direksi sesuai usulan Pemegang Saham mayoritas ditetapkan oleh Rapat Umum Pemegang Saham. 2/24
Salah seorang diantara calon direktur Perseroan wajib ditetapkan sebagai calon direktur utama Perseroan dengan tugas utama antara lain mengambil keputusan yang bersifat final jika rapat direksi tidak dapat mengambil keputusan, melakukan koordinasi kegiatan Perseroan, kegiatan hubungan masyarakat dan kegiatan pemeriksaan internal.
3.2.1.3 Tugas dan Wewenang General Manager
Tugas dan wewenang General manager adalah:
Memastikan, mengarahkan, dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan pengelolaan operasional pada divisi-divisi dibawah koordinasinya guna mendukung pencapaian sasaran strategis perusahaan.
Membuat kajian, evaluasi, rekomendasi, dan pembaharuan yang diperlukan strategis dalam upaya meningkatkan efisiensi dan efektifitas kegiatan operasional perusahaan.
Memastikan implementasi atas kebijakan perusahaan yang telah dibuat berjalan dengan tepat, serta dapat menginterpretasikan kebijakan da prosedur perusahaan tersebut untuk meng-cover permasalahan yang bersifat kompleks atau diluar ketentuan yang ada.
Melakukan monitoring dan kordinasi antar sektoral sesuai dengan batas dan kewenangan yang telah ditetapkan, sehingga proses operasional perusahaan berjalan secara efektif dan efisien. Memperhatikan kepentingan keberlangsungan dan kelancaran kegiatan operasional didivisi tersebut, maka apabila Kepala Divisi berhalangan atau tidak ada yang menjabat sebagai Kepala Divisi, General Manager dapat bertindak sebagai Kepala Divisi terkait, untuk melaksanakan kordinasi dan monitoring kegiatan operasional dengan batasan wewenang yang sama, khususnya yang bersifat urgen.
3.2.1.4 Tugas dan Wewenang Divisi Penjaminan, Pengendalian, dan Pengembangan
Divisi Penjaminan, Pengendalian, dan Pengembangan merencanakan, mengarahkan dan mengevaluasi perumusan strategis dan pelaksanaan inisiatif-inisiatif perusahaan, kegiatan manajemen risiko, pengelolaan Dana Jaminan, Agunan dan Keanggotaan dalam rangka menjalankan fungsi Penjaminan yang pruden dan efektif sesuai tujuan strategis perusahaan.
3.2.1.4.1 Tugas dan Wewenang Departemen Pengendalian resiko
Tugas departemen pengendalian resiko:
Departemen Pengendalian resiko merencanakan, menetapkan, mengontrol dan mengevaluasi metode pengendalian risiko yang diperlukan terkait dengan aktivitas Anggota Kliring dan saham - saham yang ditransaksikan untuk memastikan semua risiko menjadi minimal. Mengendalikan parameter pengendalian risiko untuk memastikan perubahan parameter berjalan efektif dan tepat waktu.
Mengarahkan dan mengevaluasi persiapan perumusan strategis perusahaan untuk memastikan pelaksanaan perumusan tersebut berjalan dengan efektif dan tepat waktu. Mengarahkan dan mengevaluasi pengelolaan agunan offline untuk memastikan
pelaksanaan mekanisme pengagunan yang aman dan berjalan tepat waktu.
Mengendalikan dan mengevaluasi pengelolaan keanggotaan untuk memastikan tercapainya kepuasan anggota atas layanan yang diberikan.
3.2.1.4.2 Tugas dan Wewenang Departemen Pengkajian dan Pengembangan Bisnis
Tugas departemen Pengkajian dan Pengembangan Bisnis:
Departemen Pengkajian dan Pengembangan Bisnis mempersiapkan perumusan tujuan strategis Perusahaan dan merencanakan, menyelaraskan, serta memonitor pelaksanaan inisiatif (action plans) oleh semua bagian dalam organisasi sehingga pelaksanaan inisiatif tersebut mendukung pencapaian strategis Perusahaan.
Mengkordinasikan pengumpulan
informasi,menganalisa dan memberikan gambaran mengenai tren perkembangan bisnis perusahaan, sehingga dapat membantu BoD dalam memberikan arahan strategi bisnis yang tepat.
Menfasilitasi, mengkoordinasikan dan membantu manajemen dalam memformulasikan rencana strategis yang diturunkan dalam bentuk inisiatif-inisiatif dimasing-masing unit, untuk memastikan seluruh rencana kerja unit tersebut sejalan(align) dengan strategi bisnis perusahaan.
Mengkordinasikan dan memfasilitasi proses diskusi dengan bidang keuangan/akuntansi, SDM dan IT dalam rangka menyelaraskan startegi perusahaan dengan rencana kerja bidang terkait.
3.2.1.4.3 Tugas dan Wewenang Departemen Unit Dana Jaminan, Agunan, dan Keanggotaan
Tugas departemen departemen dana jaminan, agunan, dan keanggotaan:
Departemen Dana Jaminan, Agunan dan Keanggotaan merencanakan, mengontrol dan
mengevaluasi pengelolaan dana jaminan dan agunan dengan optimal, memberikan dan mengembangkan jenis layanan keanggotaan yang terbaik dalam rangka
meningkatkan kepuasan pelanggan sehingga dapat mendukung tercapainya strategi bisnis perusahaan. Melakukan review atas laporan pengelolaan dana dalam
rangka menghasilkan laporan yang akurat dan diserahkan tepat waktu.
Merencanakan dan melaksanakan pengawasan dan mengevaluasi dokumen Agunan Offline untuk memastikan dokumen sudah lengkap dan akurat. Merencanakan dan kontrol proses pelaksanaan
pengelolaan agunan Offline untuk memastikan prosedur pengelolaan agunan offline dilaksanakan dengan urutan yang benar.
Mengontrol dan monitor data-data keanggotaan untuk memastikan bahwa data-data keanggotaan adalah benar dan ter-update. Merencanakan, mengontrol dan mengevaluasi program dan jenis layanan keanggotaan dalam rangka pencapaian kepuasan pelanggan atas layanan yang diberikan.
3.2.1.5 Tugas dan Wewenang Divisi Keuangan, Akuntansi dan SDM
Tugas divisi keuangan, akuntansi dan SDM adalah :
Divisi keuangan, akuntansi dan SDM bertanggung jawab dalam melakukan pengelolaan keuangan, akuntansi dan sumber daya manusia melalui pemenuhan imbal hasil yang optimal, pengendalian biaya dan pelaporan keuangan yang efektif, serta
peningkatan produktifitas pegawai guna mendukung pencapaian sasaran strategis perusahaan.
Mengontrol dan monitor proses penanganan gagal bayar untuk memastikan seluruh prosedur dan dokumen dapat
diselesaikan tepat waktu. Mengevaluasi dan mengontrol proses pengelolaan fasilitas kredit kebank untuk memastikan dokumen masih berlaku
3.2.1.5.1 Tugas dan Wewenang Departemen Keuangan
Tugas departemen keuangan adalah :
Departemen Keuangan bertanggung jawab dalam melakukan pengelolaan portofolio perusahaan secara optimal, menjaga arus kas dan pemenuhan kewajiban finansial serta perpajakan untuk menjaga pertumbuhan perusahaan.
Menyusun dan menetapkan perencanaan investasi atas dana perusahaan serta memantau dan melakukan review secara berkala atas investasi yang dilakukan untuk mendapatkan return yang optimum atas investasi dana perusahaan.
Menjamin dan memantau pembayaran kewajiban - kewajiban pajak serta penyampaian
laporannya untuk memastikan pembayaran dan pelaporan pajak dilakukan tepat waktu. Mereview dan evaluasi perhitungan kewajiban - kewajiban pajak serta penyusunan laporan pajak untuk memastikan perhitungan dan penyusunan laporan pajak dilakukan sesuai peraturan.
Mengontrol dan memeriksa perhitungan tagihan beserta seluruh dokumen pendukung terkait untuk memastikan tagihan diterbitkan dengan benar.
Menjamin dan memantau pembayaran kewajiban - kewajiban yang harus dibayar oleh perusahaan untuk memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu sesuai jadwal.
3.2.1.5.2 Tugas dan Wewenang Departemen Akuntansi
Tugas departemen akuntansi adalah :
Departemen Akuntansi bertanggung jawab dalam melakukan pengelolaan keuangan perusahaan sesuai dengan ketentuan yg berlaku dan memantau anggaran dengan efisien untuk menyediakan informasi keuangan perusahaan sebagai bahan pengambilan keputusan stakeholder.
Merencanakan dan memastikan penyusunan anggaran tahunan yang sesuai dengan rencana kerja perusahaan sehingga menunjang proses bisnis perusahaan. Memantau dan mengontrol verifikasi anggaran yang diajukan oleh pemohon untuk memastikan bahwa verifikasi anggaran sesuai dengan pos-pos anggaran yang telah ditentukan dalam anggaran tahunan, sehingga tercapai kesesuaian pemenuhan kegiatan operasi perusahaan.
Menyusun dan memastikan laporan keuangan berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk menghasilkan informasi keuangan perusahaan yang sesuai dengan peraturan bapepam. Merencanakan dan mengontrol kegiatan validasi pencatatan akuntansi atas pembayaran dan penerimaan dana perusahaan untuk menghasilkan laporan keuangan perusahaan yang memadai.
Menyusun laporan keuangan berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk menghasilkan Informasi keuangan perusahaan sesuai dengan peraturan bapepam No III.B 7.
3.2.1.5.3 Tugas dan Wewenang Departemen SDM
Tugas departemen SDM adalah :
Departemen SDM bertanggung jawab melakukan pengelolaan SDM berdasar visi, misi, value, dan strategi perusahaan, serta mengimplementasikan kebijakan SDM secara konsisten dalam rangka membangun SDM KPEI yang pembelajar, kompeten dan handal untuk menyediakan SDM terbaik di Pasar Modal Indonesia.
Mengkordinasi proses perencanaan, mengimplementasikan, dan mengevaluasi pelaksanaan Manpower Planning, (termasuk rekrutmen dan mutasi) dalam rangka mencapai efektifitas headcount.
Melaksanakan dan aktif terlibat dalam proses pengembangan dan penguatan organisasi, antara lain dengan membangun desain, menyusunan rencana/ program, membuat berbagai teknik dan instrumen yang relevan dalam rangka memperkuat dan menjamin keberlangsungan eksistensi dan perkembangan organisasi yang optimal.
Mengkordinasi, mengimplementasi dan mengevaluasi pelaksanaan Career Plan yang transparan dan obyektif dalam rangka pengembangan individu dan kebutuhan organisasi. Mengevaluasi efektifitas pengelolaan kebijakan Talent Pool dalam rangka memastikan ketersediaan setiap saat atas SDM yang handal. Mengkordinasi, memantau dan mengevaluasi pelaksanaan Succession Plan dalam rangka menjaga ketersediaan SDM pada posisi-posisi kunci.
3.2.1.6 Tugas dan Wewenang Divisi Operasional, Kliring, dan Penjaminan
Tugas divisi operasional, kliring, dan penjaminan:
Divisi Operasional, Kliring dan Penjaminan merencanakan, mengarahkan dan mengevaluasi kegiatan operasional kliring dan penyelesaian transaksi produk-produk perusahaan (ekuiti, derivatif dan pinjam meminjam efek) guna mendukung pencapaian sasaran strategis perusahaan sebagai lembaga Kliring dan Penjaminan.
3.2.1.6 .1 Tugas dan Wewenang Departemen Ekuiti
Tugas departemen ekuiti:
Departemen ekuiti merencanakan, mengkordinasi dan mengevaluasi kegiatan kliring dan penyelesaian produk Ekuiti dan kegiatan lain yang terkait dalam rangka memenuhi salah satu fungsi KPEI sebagai Lembaga Kliring dan Penjaminan.
Memantau penyesuaian aktivitas anggota bursa(aktif, tidak aktif, suspend, block) dan aktivitas emiten(listing, delisting, suspend, unsuspend, block) untuk menghindari risiko operasional. Memantau dan mengontrol proses upload trade & price, rekonsiliasi, proses kliring, penyediaan clearing report, proses penyelesaian, penyediaan settlement report, untuk memastikan proses selesai, berjalan dengan baik dengan hasil yang benar. Merencanakan dan mengontrol aktivitas harian operasional kliring dan penyelesaian dengan divisi dan Unit lain(OAS; PER; PRI; DAK: HKU; AKT) untuk memperlancar aktivitas yang saling terkait dalam rangka meminimalisasi risiko.
Memantau pengelolaan dan pengolahan data aktivitas transaksi Bursa, kliring, dan penyelesaian
Anggota Kliring dalam rangka penyediaan pelayanan data dan informasi untuk memenuhi kebutuhan rutin laporan harian, bulanan dan tahunan serta permintaan lainnya sesuai kebutuhan internal dan eksternal, serta memastikan laporan tersebut sudah sesuai. Memastikan dokumentasi data-data yang ada baik instruksi-instruksi dari anggota kliring maupun report-report lainnya tersimpan secara terstruktur dan sistematis agar data dapat dengan mudah, cepat dan tepat diakses pada saat dibutuhkan.
3.2.1.6 .2 Tugas dan Wewenang Departemen Surat Utang dan Derivatif
Tugas departemen surat utang dan derivatif:
Departemen Surat Utang dan Derivatif merencanakan, mengkordinasi dan mengevaluasi kegiatan kliring dan penyelesaian produk Surat Utang & Derivatif dan kegiatan lain yang terkait dalam rangka memenuhi salah satu fungsi KPEI sebagai Lembaga Kliring dan Penjaminan.
Memeriksa laporan operasional rutin kepada pihak-pihak yang berkepentingan, antara lain : laporan
ke Bapepam, laporan ke BI, laporan ke Divisi. Merencanakan dan mengontrol aktivitas harian kliring & penyelesaian serta risk management transaksi Kontrak Berjangka (KB) dan Kontrak Opsi Saham (KOS) , antara lain dengan melakukan proses rekalkulasi; reporting; instruksi pemindahbukuan ke Bank untuk memastikan transaksi selesai dan benar.Merencanakan dan mengontrol aktivitas harian kliring & penyelesaian serta risk management transaksi Kontrak Berjangka (KB) dan Kontrak Opsi Saham (KOS) , antara lain dengan melakukan proses rekalkulasi; reporting; instruksi pemindahbukuan ke Bank untuk memastikan transaksi selesai dan benar.
Menetapkan konsep dan atau membuat usulan terkait pengembangan bisnis Surat Utang dan Derivatif dalam rangka meningkatkan transaksi. Merencanakan, memantau pelaksanaan dan mengevaluasi pengembangan product dan jasa layanan yang sudah ada dan mengembangkan product dan jasa layanan baru dalam rangka perluasan pangsa pasar baru.
Memantau pengelolaan dan pengolahan data aktivitas transaksi Bursa, kliring, dan penyelesaian
Anggota Kliring dalam rangka penyediaan pelayanan data dan informasi untuk memenuhi kebutuhan rutin laporan harian, bulanan dan tahunan serta permintaan lainnya sesuai kebutuhan internal dan eksternal, serta memastikan laporan tersebut sudah sesuai. Memastikan dokumentasi data-data yang ada baik instruksi-instruksi dari anggota kliring maupun report-report lainnya tersimpan secara terstruktur dan sistematis agar data dapat dengan mudah, cepat dan tepat diakses pada saat dibutuhkan.
3.2.1.6 .3 Tugas dan Wewenang Departemen Pinjam Meminjam Efek dan Repo
Tugas departemen pinjam meminjam Efek dan Repo:
Departemen Pinjam Meminjam Efek dan Repo Merencanakan, mengkordinasi dan mengevaluasi kegiatan Pinjam Meminjam Efek - Repo dan kegiatan lain yang terkait dalam rangka memenuhi salah satu fungsi KPEI sebagai Lembaga Kliring dan Penjaminan.
Mengontrol dan memantau
prosesaktivasi/inaktivasi Saham Eligible/nonEligible dan Anggota PME untuk memastikanaktivasi/inaktivasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Merencanakan
dan mengontrol aktivitas transaksi pinjam meminjam efek dan repo dengan anggota PME, antaralain: menerima order pinjaman; mencari lender; negosiasi; eksekusi transaksi(i.ecollateral) untuk memastikan transaksi selesai dan benar serta memantau outstanding loan dan pengembalian pinjaman.
Menetapkan konsep dan atau membuat usulan terkait pengembangan bisnis PER-dalam rangka meningkatkan transaksi. Merencanakan, memantau pelaksanaan dan mengevaluasi proses pengembangan product dan jasa layanan yang sudah ada dan mengembangkan product dan jasa layanan baru dalam rangka perluasan pangsa pasar baru. Mereview hasil analisa dan menindak-lanjuti atas saran/masukan/rekomendasi dari anggota PME terkait mekanisme/sistem yang sudah berjalan untuk meningkatkan efektifitas transaksi.
Memantau pengelolaan dan pengolahan data aktivitas transaksi Bursa, kliring, dan penyelesaian Anggota Kliring dalam rangka penyediaan pelayanan data dan informasi untuk memenuhi kebutuhan rutin laporan harian, bulanan dan tahunan serta permintaan
lainnya sesuai kebutuhan internal dan eksternal, sertame mastikan laporan tersebut sudah sesuai. Memastikan dokumentasi data-data yang ada baik instruksi-instruksi dari anggota kliring maupun report-report lainnya tersimpan secara terstruktur dan sistematis agar data dapat dengan mudah, cepat dan tepat diakses pada saat dibutuhkan.
3.2.1.7 Tugas dan Wewenang Divisi Umum, Komunikasi, dan Hukum
Tugas divisi umum, komunikasi, dan hukum:
Divisi Umum, Komunikasi, dan Hukum merencanakan, mengarahkan, dan mengevaluasi pelaksanaan semua kegiatan hukum sesuai dengan peran perusahaan sebagai SRO, memantau aktivitas dalam bidang komunikasi perusahaan dalam rangka meningkatkan kepercayaan publik, serta memastikan kelancaran dukungan umum untuk mendukung kelancaran operasional perusahaan.
3.2.1.7 .1 Tugas dan Wewenang Departemen Hukum
Tugas departemen Hukum:
Unit Hukum Merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengevaluasi kegiatan pelaksanaan kegiatan
hukum perusahaan dalam rangka memastikan kepatuhan perusahaan terhadap peraturan dan ketentuan yang berlaku.
Memonitor aktivitas operasional perusahaan dan memastikan sesuai dengan kebijakan perusahaan dan ketentuan yang berlaku. Mereview dan memonitor seluruh dokumen hukum yang dibuat perusahaan(SK, SE, Legal Advice/Opini, Perjanjian,dll) dalam rangka memberikan perlindungan hukum yang optimal bagi perusahaan.
Memantau dan mengkoordinasikan pemutakhir dokumen hukum terkait dengan bisnis perusahaan untuk menjamin operasional bisnis berjalan sesuai dengan hukum/ peraturan dan kebijakan yang berlaku.
Mengkoordinasikandanmemantaupenyelesaian kasushukumterkaitjalannyaperusahaandenganpihak-pihakterkait,dan mendokumentasikannya hingga penuntasan kasus berjalan dengan baik.
3.2.1.7 .2 Tugas dan Wewenang Departemen Komunikasi Perusahaan
Departemen Komunikasi Perusahaan merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengevaluasi kegiatan pelaksanaan kegiatan hukum perusahaan dalam rangka memastikan kepatuhan perusahaan terhadap peraturan dan ketentuan yang berlaku.
Membangun dan menjaga hubungan baik dengan Bapepam-LK, Self Regulation Organization, wartawan, dan pihak-pihak lain yang terkait dengan jasa yang diberikan oleh perusahaan untuk mendapatkan dukungan yang diperlukan dalam pelaksanaan operasional perusahaan serta dalam rangka meningkatkan image perusahaan. Memantau dan mengevaluasi penyelenggaraan kegiatan internal yang terkait dengan SRO atau institui lain(Ulang Tahun KPEI, Ulang Tahun Pasar Modal, Pelatihan, Sosialisasi, Outing bersama SRO, dsb) untuk mendukung terbangunnya rasa kebersamaan diantara karyawan dalam lingkup internal maupun eksternal perusahaan.
Merencanakan dan mengkordinasikan
penyediaan materi komunikasi
Kartu Ucapan, Kalender, dll) yang dapat mencerminkan citra perusahaan yang positif.
3.2.1.7 .3 Tugas dan Wewenang Departemen Urusan Umum
Tugas departemen urusan umum:
Departemen Urusan Umum Merencanakan, memonitor dan mengevaluasi proses pengadaan dan pelayanan perusahaan secara umum untuk menunjang kelancaran tugas seluruh karyawan dan Direksi.
Menkordinasikan dan memantau proses pengadaan barang/jasaperusahaan, meliputi: memeriksa dan mereview Formulir Pengadaaan Barang dan Jasa(PPB), hasil analisa kebutuhan, verifikasi, seleksi dan penentuan vendor, sampai ke penerimaan barang, untuk memastikan proses pengadaan Barang dan Jasa ke pihak internal telah sesuai dengan kebutuhan dan ketentuan yang berlaku. Menkordinasikan proses perjalanan dinas karyawan(visa, paspor, ticket, hotel, daftar training/seminar dan upd) untuk memastikan tersedianya kelengkapan perjalanan dinas karyawan yang sesuai dengan kebutuhan/ rencana. Memonitor dan memeriksa semua dokumen permohonan pembayaran dan segala kelengkapannya, untuk
memastikan pembayaran dilakukan sesuai dengan perjanjian atau PO.
Memantau pelaksanaan perencanaan, pengadaan dan penggunaan sarana rumahtangga, meliputi aset perusahaan, ATK, dan kebutuhan rumah tangga kantor lainnya untuk memastikan bahwa sarana tersebut dimanfaatkan secara efektif dan efisien untuk mendukung pelaksann operasional harian perusahaan secara optimal.
Mengarahkan dan memantau inventaris dan aktiva kantor untuk memastikan sarana dan prasarana perusahaan tersedia dalam kondisi yang baik. Menkordinasikan, memantau dan mengevaluasi pelayanan atas permintaan kebutuhan terkait pelaksanaan operasional kantor dari Direksi dan karyawan, untuk mendukung aktivitas operasional harian perusahaan berjalan lancar.
3.2.1.8 Tugas dan Wewenang Divisi Teknologi Informasi
Tugas divisi Teknologi Informasi:
Divisi TIF merencanakan, mengarahkan, dan mengevaluasi kegiatan pada lingkup divisi teknologi informasi
secara efektif dan efisien dalam rangka menyediakan solusi teknologi informasi untuk mendukung efektifitas proses kerja dan operasional perusahaan, yang selaras dengan visi, strategi dan tujuan perusahaan.
3.2.1.8.1 Tugas dan Wewenang Departemen Operasional dan Administrasi
Tugas departemen operasional dan administrasi:
Departemen Operasional dan Administrasi Sistem merencanakan, mengkoordinasi dan mengevaluasi aktivitas pada lingkup Unit, terkait operasional dan administrasi sistem guna mendukung operasi perusahaan dalam rangka menyediakan solusi teknologi informasi guna mendukung efektifitas proses kerja perusahaan.
Mengelola kegiatan penyusunan rencana kerja tahunan operasional dan administrasi sistem dan memonitor pelaksanaannya, untuk dapat diukur secara transparan terhadap hasil pencapaian kerja Unit.
Melakukan perancangan, review dan kontrol terhadap sistem operasi yang digunakan untuk
mencapai tingkat efisiensi kerja yang baik dalam organisasi perusahaan.
Melakukan monitor dan review sistem aplikasi yang digunakan untuk mencapai tingkat efisiensi kerja yang optimal dalam organisasi perusahaan.
Melakukan perencanaan, perancangan dan review hardware yang digunakan pada kegiatan operasional perusahaan untuk mencapai tingkat efisiensi kerja yang optimal dalam organisasi perusahaan
Mengelola, mengkoordinasi dan mengevaluasi vendor hardware, sistem operasi dan sistem aplikasi untuk memastikan pemilihan vendor yang berkualitas dan memberikan service terbaiknya bagi organisasi perusahaan.
3.2.1.8.2 Tugas dan Wewenang Departemen Pengembangan Sistem
Tugas departemen pengembangan sistem:
Departemen Pengembangan Sistem merencanakan, mengkoordinasi dan mengevaluasi aktivitas pada lingkup Unit, terkait pengembangan sistem teknologi
dalam rangka mendukung operasi perusahaan dalam rangka menyediakan solusi teknologi informasi guna mendukung efektifitas proses kerja perusahaan.
Merencanakan dan mengontrol aktivitas harian kegiatan pengembangan sistem untuk memastikan pengembangan sistem yang dilakukan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Mengkordinasi dan memantau kegiatan dukungan aplikasi dan pemecahan masalah guna memberikan solusi bagi permasalahan terkait aplikasi
Mengelola kegiatan penyusunan rencana kerja tahunan pengembangan sistem dan memonitor pelaksanaannya untuk dapat diukur secara transparan terhadap hasil pencapaian kerja Unit.
Melakukan review dan memantau proses pengembangan platform pengembangan sistem untuk memastikan platform pengembangan sistem sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Merencanakan, mengontrol dan mengevaluasi pengelolaan vendor sistem untuk untuk memastikan pemilihan vendor yang berkualitas dan memberikan service terbaiknya bagi organisasi perusahaan.
3.2.1.8.3 Tugas dan Wewenang Departemen Dukungan Teknis
Tugas departemen dukungan teknis:
Unit Dukungan Teknis Merencanakan, mengkoordinasi dan mengevaluasi aktivitas pada lingkup Unit, terkait dukungan teknis dalam rangka menyediakan dukungan teknis dan solusi teknologi informasi guna mendukung efektifitas proses kerja perusahaan.
Melakukan proses perencanaan, koordinasi dan memantau kegiatan dukungan teknis dan pemecahan masalah untuk memastikan tidak ada gangguan dalam operasi organisasi perusahaan. Melakukan proses perencanaan, koordinasi dan memantau kegiatan dukungan teknis dan pemecahan masalah untuk memastikan tidak ada gangguan dalam operasi organisasi perusahaan.
Melakukan perancangan, review dan mengembangkan jaringan sistem komputer sehingga tidak terjadi gangguan operasi organisasi perusahaan. Melakukan review dan memantau proses implementasi information security untuk memastikan pengembangan
dan implementasi information security sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Mengelola, mengkoordinasi dan mengevaluasi vendor jaringan sistem komputer dan dukungan teknis, untuk memastikan pemilihan vendor yang berkualitas dan memberikan service terbaiknya bagi organisasi perusahaan.
3.3 Analisis Sistem Kliring yang Sedang Berjalan
Berikut adalah prosedur untuk sistem kliring yang sedang berjalan pada PT. KPEI :
Partisipan yang ingin menjadi anggota kliring harus mengisi formulir permohonan untuk menjadi anggota kliring. Permohonan diterima oleh departemen dana jaminan, agunan, dan keanggotaan. Permohonan akan dianalisa apakah partisipan memenuhi persyaratan untuk menjadi anggota kliring atau tidak. Setelah permohonan dianalisa dan disetujui oleh departemen dana jaminan, agunan dan keanggotaan. Partisipan akan dihubungin oleh departemen dana jaminan, agunan dan keanggotaan untuk menanda tangani surat perjanjian dan menerima sepenuhnya peraturan kliring. Perjanjian persetujuan anggota kliring meliputi apa saja kewajiban dan hak dari perjanjian untuk menjadi anggota kliring. Untuk melakukan transaksi kliring, anggota kliring dapat melakukan transaksi klriing dengan melakukan intruksi kliring dalam work station. KPEI juga melayani permintaan melalui telepon, selulir, web dan secara mobile. Seluruh informasi yang diperlukan untuk transaksi kliring seperti jumlah dan jenis efek yang tersedia bagi anggota kliring, agunan yang diperlukan, serta informasi fee tersedia secara online. Sistem kliring KPEI akan melakukan cek atas ketersediaan efek setelah intruksi untuk melakukan kliring diinput oleh anggota kliring pada work station. Setelah semua persyaratan dipenuhi dan sistem kliring KPEI melakukan pembekuan agunan. Transaksi ini lalu dikirim ke departemen equity. Departemen equity mempunyai tugas untuk merencanakan, mengkordinasi dan mengevaluasi kegiatan kliring dan penyelesaian produk Ekuiti dan kegiatan lain yang terkait dalam rangka memenuhi salah satu fungsi KPEI sebagai Lembaga Kliring dan Penjaminan. Setelah melewati departemen equity transaksi ini akan dianalisa oleh departemen pengendalian resiko. Departemen ini bertugas untuk merencanakan, menetapkan, mengontrol dan mengevaluasi metode pengendalian risiko yang diperlukan terkait dengan aktivitas
Anggota Kliring dan saham yang ditransaksikan untuk memastikan semua risiko menjadi minimal. Setelah transaksi dianalisa dan disetujui oleh departemen pengendalian resiko. Transaksi ini akan diproses. Prosesnya adalah dari berbagai transaksi jual dan beli efek yang dilakukan, anggota kliring akan menghasilkan satu posisi serah atau terima uang dan satu posisi serah atau terima untuk setiap jenis efek. Serah dan terima efek dan atau uang tersebut akan diselesaikan pada tanggal penyelesaian transaksi bursa, yaitu tiga hari setelah tanggal transaksi dilakukan (T+3) untuk Pasar Regular, (T+1) untuk Pasar Segera dan (T+0) untuk Pasar Tunai. Pada periosde T-3 anggota kliring yang mempunyai kewajiban untuk serah dana harus melakukan kewajibannya, dan berhak untuk hak terima efek dan anggota kliring yang mempunyai kewajiban untuk serah efek harus melakukan kewajibannya dan berhak untuk hak terima dana.
3.4 Data Warehouse PT. KPEI
3.4.1 Star Schema
Star Schema Fact Receiving Failure
Data pada table Fact Receiving Failure digunakan untuk menganalisa akan suatu potensi kegagalan serah dana pada suatu transaksi dari data-data yang sudah dikumpulkan dalam tabel fakta tersebut. Gambar table Fact Receiving Failure adalah sebagai berikut:
Gambar 3.4 Star Schema Fact Receiving Failure
3.4.2 Deskripsi Table Database
Berikut ini merupakan deskripsi masing-masing table database yang ada di table Fact Receiving Failure:
1. Dimensi Member
Tabel dimensi member menjelaskan mengenai profil member yang ada di KPEI, member ini lebih dikenal sebagai anggota kliring.
Tabel 3.4.2.1 Struktur Dimensi Member
Tabel Dimensi Member
Keterangan Tabel ini berisi mengenai anggota kliring yang berada di KPEI. Attribut yang disimpan
adalah berupa keterangan anggota.
Primary Key MemberKey
Foreign Key -
No. Nama Field Tipe Data Keterangan
1 MemberKey int Key member
2 MemberCode varchar(20) kode member 3 MemberName varchar(150) Nama member 4 UpliftFactor float Angka faktor
kenaikan 5 Status varchar(50) Info status 6 BEJStatus varchar(50) Info Status BEJ 7 BESStatus varchar(50) Info Status BES 8 OwnershipStatus varchar(50) Status ownership 9 CutOffdate Datetime Tanggal Cut Off 10 AKEquity char(3) kode AKE quity
11 AKPME char(3) kode AKPME
12 AKKB char(3) kode AKKB
13 AKKOS char(3) Kode AKKOS
14 MemberType Tipe member
15 OldMemberName varchar(150) Nama member yang lama 16 ActiveDate Datetime Tanggal aktiv 17 SuspendDate Datetime Tanggal Suspend
18 ReActiveDate Datetime Tanggal aktif kembali 19 InActiveDate Datetime Tanggal dalam
aktif 20 IsCustody Char(3) Apakah Custody
21 IsSLBEligible Char(3) Apakah
SLBEligble 22 Owner1Nominal Money Nominal owner 23 Owner1Percentage Float Persentase owner 24 Owner1Certificate
Number
varchar(50) Nomer Certificate owner 25 Owner1Certificate Date Datetime Tanggal Certificate owner 26 Owner1ModalDas ar
Money Modal dasar owner 27 Owner1ModalDise
tor
Money Modal disetor owner 28 Owner1Nationality Char(3) Negara asal owner
2. Dimensi Securities
Tabel dimensi securities berisi mengenai informasi sekuritas-sekuritas yang ada di KPEI, attribute yang berada ditable ini menjelaskan tentang info suatu sekuritas.
Tabel 3.4.2.2 Struktur Dimensi Securities
Tabel Dimensi Securities
Keterangan Tabel ini berisi mengenai sekuritas yang berada di KPEI. Attribute yang disimpan
adalah berupa keterangan sekuritas.
Primary Key SecuritiesKey
Foreign Key -
No. Nama Field Tipe Data Keterangan 1 SecuritiesKey int Key securities 2 SecuritiesCode varchar(20) Kode securities 3 SecuritiesName varchar(100) Nama securities 4 Instrument Varchar(50) Jenis instrument 5 Industry Varchar(50) Jenis industry
6 SubSector Varchar(50) Sector
7 Haircut Numeric(3,2) Potongan harga 8 UpliftFactor Numeric(3,2) Faktor kenaikan 9 DateOfScriptless Smalldatetime Tanggal waktu
scriptless
10 PreviousCP Money CP terdahulu
11 PreviousCPDate Datetime Tanggal CP terdahulu
12 LatestCP Money CP yang
terakhir 13 LatestCPDate Datetime Tanggal CP
yang terakhir 14 PrevPriceAfterCA Money Harga terdahulu
sesudah CA 15 PrevPrceAfterCASe Char(1) Harga terdahulu
ssion sesudah sesi CA 16 PrevPriceAfterCAD
ate
Smalldatetime Tanggal harga terdahlulu sesudah CA 17 LatestPriceAfterCA Money Harga terakhir
sesudah CA 18 LatestPriceAfterCA
Session
Char(1) Harga terakhir sesudah sesi CA 19 LatestPriceAfterCA
Date
Smalldatetime Tanggal harga yang terakhir
sesudah CA
20 Status Varchar(50) Status
21 SLBColl Varchar(1) Apakah
SLBColl
22 ListedShare Bigint List dari
pemegang saham 23 DicatatDiCBEST Bigint Info yang
dicatat di CBEST 24 PemegangRekening Bigint Jumlah pemegang rekening 25 PemegangRekening Kurang10 Bigint Jumlah pemegang rekening kurang 10 26 EligibleDate Datetime Tanggal
Eligible 27 InRecallDate Datetime Tanggal InRecall 28 InEligibleDate Datetime Tanggal InEligible 29 SCDValidFrom Datetime Tanggal SCD
valid dari 30 SCDValidTo Datetime Tanggal SCD
valid sampai
3. Dimensi Time
Tabel dimensi time berisi mengenai informasi tentang waktu saat dilakukannya proses bisnis yang ada di KPEI. Tabel dimensi Time terdapat banyak kategorisasi seperti date, month, periode, quarter, dan sebagainya.
Tabel 3.4.2.3 Struktur Dimensi Time
Tabel Dimensi Time
Keterangan Tabel ini berisi mengenai informasi waktu saat dilakukannya proses bisnis yang ada di
KPEI.
Primary Key TimeKey
Foreign Key -
No. Nama Field Tipe Data Keterangan
1 TimeKey int Key time
2 AlternateTimeKey Alternatif untuk key time
3 Date datetime Tanggal
4 Year Tahun
5 Semester Semester
6 SemesterName Nama Semester
8 QuarterName Nama quarter
9 Month Bulan
10 MonthName Nama bulan
11 Week Minggu
12 WeekName Nama minggu
4. Tabel Fact Receiving Failure
Tabel fact Receiving Failure adalah tabel fakta yang berisi mengenai informasi tentang gagal transaksi yang mengalami gagal serah dana yang ada di KPEI. Tabel fakta ini bisa dianalisa dengan berbagai dimensi seperti dimensi time, member dan securities.
Tabel 3.4.2.4 Fact Receiving Failure
Tabel Fact Receiving Failure
Keterangan Tabel fact Receiving Failure adalah tabel fakta yang berisi mengenai informasi tentang
gagal transaksi yang mengalami gagal serah dana yang ada di KPEI.
Primary Key -
Foreign Key TimeKey, MemberBuyerKey, SecuritiesKey, MemberSellerKey
No. Nama Field Tipe Data Keterangan
1 TimeKey int Key untuk time
2 MemberBuyerKey int Key untuk member yang membeli
3 SecuritiesKey int Key untuk securities 4 MemberSellerKey int Key untuk member
yang menjual 5 ReceivingRights Brigint Hak serah dana 6 ReceivingRealtisat
ion
Brigint Info serah dana yang terealisasi 7 ReceivingFailure Brigint Info serah dana
yang gagal
8 ACSRight money Hak ACS
3.5 Masalah
Ada beberapa masalah yang dihadapi PT. KPEI dalam menjalankan proses kliringnya, yaitu :
1. Departemen Pengendalian Resiko mengalami permasalahan dalam menganalisis jumlah data yang besar, karena data pada PT. KPEI mempunyai lebih dari jutaan record dan terdiri dari beberapa tahun yang disimpan dan di atur dalam data warehouse.
2. Dalam menentukan analisis resiko, Departemen pengendalian resiko kesulitan dalam menampilkan hasil analisis secara visual. Hasil analisis hanya menghasilkan hasil hitungan dari metode yang dipakai.
3. Kesulitan dalam menganalisa potensi suatu transaksi akan kegagalan serah dana pada suatu transaksi, karena suatu transaksi mempunyai
banyak karakteristik dan akan sangat sulit dalam menganalisis transaksi tersebut.
4. Diperlukan adanya metode analisis resiko lain sebagai refrensi dalam penentuan analisis pengendalian resiko.
3.6 Usulan Pemecahan Masalah
Berdasarkan analisis masalah yang sudah dipaparkan diatas, PT KPEI memerlukan suatu rancangan aplikasi sistem data mining yang mendukung proses analisis potensi suatu transaksi akan kegagalan serah dana, sistem ini dibutuhkan untuk membantu pihak managerial dalam menganilisis permasahalan tersebut dengan efektif dan efisien. Sistem data mining yang dirancang akan dapat melakukan proses analisis dari data-data yang terdapat pada data warehouse KPEI. Rancangan sistem data mining yang dibuat akan menghasilkan suatu hasil analisis yang dapat ditampilkan secara visual dan dapat ditampilkan secara detail agar pihak managerial dapat dengan mudah mengerti akan hasil analisis tersebut. Hasil analisis yang dihasilkan akan memaparkan informasi tentang potensi resiko suatu transaksi akan kegagalan serah dana. Sehingga pihak managerial dapat melakukan proses analisis dengan mudah, optimal, efisien, efektif dan pihak managerial terbantu dalam melakukan perencanaan, pengawasan dan pengambilan keputusan berdasarkan hasil analisis yang didapat dari sistem data mining yang dirancang.
Berikut ini merupakan usulan pemecahan masalah yang diusulkan untuk mengatasi permsalahan yang dihadapi PT KPEI:
1. Melalui aplikasi sistem data mining yang akan dirancang, PT KPEI dapat menganalisa potensi akan kegagalan serah dana pada suatu transaksi.
2. Melalui aplikasi sistem data mining yang dirancang , PT KPEI dapat mengatur dan memilih data yang diinginkan untuk dianalisa oleh sistem.
3. Aplikasi sistem data mining yang dirancang dapat membantu dalam melakukan proses analisa data yang besar.
4. Melalui aplikasi sistem data mining yang dirancang, PT KPEI dapat melakukan proses analisa melalui metode clustering. Sehingga memudahkan pihak managerial dalam mengkarakteristik transaksi yang mempunyai potensi akan kegagalan serah dana.
5. Melalui aplikasi sistem data mining yang dirancang, PT KPEI dapat menghasilkan hasil analisis yang sudah diproses dalam sistem dengan bentuk visual maupun detail. Sehingga mempermudah pihak managerial dalam memahami hasil analisis yang dihasilkan sistem.
6. Dengan dirancangnya aplikasi sistem data mining, hasil analisis yang dihasilkan dapat digunakan PT KPEI sebagai refrensi lain dalam melakukan analisis akan potensi suatu transaksasi dalam mengalami kegagalan serah dana.
