42
BAB 3
Analisis Sistem Berjalan
3.1 Sejarah Perusahaan
PT. Pardic Jaya Chemicals di dirikan pada tanggal 12 Mei 1976 dan produk pertama kali keluar tanggal 2 November 1977, dengan izin industry dan dapat dari Dinas Perindustrian No.199/M/SK/7/1988 pada tanggal 15 Juli 1988, investment juga koordinator Board No.518/T/INDUSTRI/1997, 21 Oktober 1997. PT. Pardic Jaya Chemicals adalah salah satu perusahaan penghasil resin sintetis di Indonesia dengan kapasitas produksi sekarang 46.110 ton / tahun, produksi yang dihasilkan merupakan bahan setengah jadi. Jenis-jenis produk yang dihasilkan tergolong delapan produk resin sintetis antara lain :
1. Alkyd Resin untuk Coanting dengan nama dagang Beckosol
2. Modified Alkyd Resin untuk Coating dengan nama dagang Beckolite, Styresol.
3. Acrylic Resin untuk Coating dengan nama Acrydic.
4. Amino Resin untuk Coanting dengan nama dagang Super Beckamine & Beckamine.
5. Textile Finishing Resmi dengan nama dagang Beackmine. 6. Unsaturated Polyester Resin dengan nama dagang Polylite. 7. Polyurethane Resin dengan nama dagang Crisvon.
8. Emulsion Resin untuk Coating, Adhesive dan Textile dengan nama dagang Voncoat.
Bentuk badan hukum perusahaan atau status hukum dari PT. Pardic Jaya Chemicals adalah PMA dengan ijin dari pemerintah NPWP : 01.000.132.9-052.000
3.2 Visi dan Misi Perusahaan
Memberikan kontribusi dan kesejahteraan kepada seluruh masyarakat sebagai bagian dari anggota DIC.
3.3 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Pardic Jaya Chemicals
3.4. Tugas dan Wewenang
Dalam struktur organisasi PT. Pardic Jaya Chemicals dapat diterjemahkan tugas, tanggung jawab dan wewenang dari masing-masing divisi secara garis besar adalah sebagai berikut :
A. Presiden Direktur
1. President director bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan yang terjadi di perusahaan dan mempunyai wewenang terhadap perusahaan.
2. Membawahi direktur dan yang lain.
B. Direktur
Membawahi dan mengawasi sistem kerja masing-masing divisi.
C. Manufacturing
1. Membawahi dan mengawasi sistem kerja PPIC, Facility/utility, produksi 1, dan produksi 2.
2. Menerima job-job dari para pelanggan.
3. Selalu memonitor barang yang diterima pelanggan dengan persediaan yang ada.
4. Melakukan memo agar segera memproses barang yang diminta pelanggan, apabila barang tersebut sifatnya segera minta dikirim ke customer.
D. HR/GA
1. Menangani bagian ketenaga kerjaan.
2. Mengadakan training maupun magang untuk meningkatkan keahlian karyawan.
3. Mengkoordinasi dan menyiapkan penerimaan dan seleksi pegawai. 4. Menilai dan mengevaluasi prestasi dan pelaksanaan kerja keryawan. 5. Melakukan pendataan terhadap kehadiran semua karyawan.
6. Membuat laporan absensi bulanan yang nantinya akan dipertanggung jawabkan kepada pimpinan divisi, accounting dan karyawan.
7. Memproses pinjaman karyawan, mengganti biaya pengobatan dan melakukan perhitungan dan pembayaran gaji karyawan.
8. Merekrut SDM yang handal, trampil dan siap pakai.
9. Mengusulkan promosi karyawan, pengakatan jabatan, mutasi karyawan dan PHK. 10. Mengkoordinasi dan menyiapkan perencanaan kebutuhan tenaga kerja.
E. Accounting & finance
1. Membawahi dan mengawasi sistem kerja accounting, finance dan collection. 2. Bertanggung jawab untuk mengumpulkan, menyimpan dan mengklasifikasi
data akutansi.
3. Mengawasi penerapan sistem dan prosedur akutansi.
4. Mengulas dan mengevaluasi seluruh rekening dan pajak perusahaan.
5. Menyiapkan ketentuan keuangan, pengeluaaran, pajak dan laporan manajemen. 6. Mempertahankan hubungan kerja yang baik dengan para auditor.
3.5. Analisis Kebutuhan Informasi
Kebutuhan informasi di dalam data warehouse mempunyai peran penting dalam pengambilan keputusan karena laporan yang dihasilkan haruslah akurat dan tepat agar pihak eksekutif dapat memahami dan menentukan keputusan yang tepat bagi perusahaan. Berikut ini adalah informasi yang dibutuhkan oleh pihak eksekutif PT. Pardic Jaya Chemicals :
1. Menampilkan produk terlaris berdasarkan masing – masing jenisnya per periode (tahunan, bulanan, harian)
2. Menampilkan 5 customer potensial per periode (tahunan, bulanan, harian) 3. Menampilkan total pendapatan perusahaan per periode ( tahunan, bulanan,
harian)
4. Menampilkan total pendapatan per periode di masing-masing cabang 5. Menampilkan total pendapatan berdasarkan jenis produk per periode
3.6. Entity Relationship Diagram (ERD)
ERD merupakan metode pemodelan data yang menggambarkan entitas-entitas yang ada pada suatu database dan relasi atau hubungan dari masing-masing entitas. Dari entity relationship diagram kita dapat mengetahui hubungan antara tabel yang satu dengan tabel yang lainnya sehingga pihak ekseskutif mendapatkan informasi mengenai proses aliran data dari ERD yang berisi entitas dan atributnya, dan juga akan memudahkan pihak eksekutif untuk membuat suatu keputusan.
3.6.1. ERD Cabang1 (Resin)
ERD Resin merupakan pemodelan data yang menggambarkan entitas-entitas yang ada pada database resin. Anak cabang pardic ini terletak pada Jl. Gatot Subroto Km 1. Kel. Cibodas Kec. Cibodas Kota Tangerang 15138, Banten – Indonesia Customer PK Id_customer nama_customer alamat_customer telp faktur_penjualan PK id_faktur_penjualan FK1 id_customer FK2 id_karyawan tgl_invoice tgl_jatuh_tempo jml_tagihan karyawan PK id_karyawan nama_karyawan alamat_karyawan no_tlp_karyawan pendidikan_terakhir jabatan detil_faktur_penjualan PK,FK1 id_faktur_penjualan PK,FK2 id_barang qty barang PK id_barang FK1 id_jenis_barang nama_barang harga stok jenis_barang PK id_jenis_barang jenis_barang faktur_pajak PK id_faktur_pajak FK1 id_faktur_penjualan tgl_faktur_pajak jenis_pajak total_pajak pembayaran PK id_pembayaran FK1 id_faktur_penjualan FK2 id_faktur_pajak FK3 Id_customer FK4 id_bank total_pembayaran tgl_pembayaran atas_nama Bank PK id_bank nama_bank surat_jalan PK id_surat_jalan FK1 id_karyawan FK2 id_faktur_penjualan FK3 id_pembayaran tgl_surat_jalan status_surat
Gambar 3.2 ERD Penjualan Resin PT. Pardic Jaya Chemicals.
3.6.2. ERD Cabang2 (Coating)
ERD Coating merupakan pemodalan data yang menggambarkan entitas-entitas yang ada pada database coating. Anak perusahaan ini baru didirikan tahun 2006. Alamat cabang pardic ini terletak di Jl. Jend.Sudirman Kav.40 – 41, jakarta pusat, DKI Jakarta 10210.
Gambar 3.3 ERD Penjualan Coating PT. Pardic Jaya Chemicals
3.7. Spesifikasi Tabel Cabang Resin
3.7.1. Master Customer
Nama Tabel : Customer Primary Key : Id_Customer
Foreign Key : -
Deskripsi Tabel : Tabel ini berisi mengenai pelanggan yang ingin melakukan orderan.
Tabel 3.1 Master Customer
Nama Field Type Length Keterangan Id_Customer Char 10 Kode pelanggan Nama_Customer Varchar 50 Nama pelanggan yang ingin
melakukan order Alamat Varchar 100 Alamat pelanggan
3.7.2. Master Karyawan
Nama Tabel : Karyawan Primary Key : Id_Karyawan
Foreign_Key : -
Deskripsi : Tabel ini berisi mengenai karyawan.
Tabel 3.2 Master Karyawan
Nama Field Type Length Keterangan
Id_Karyawan Char 10 Kode karyawan
Nama_Karyawan Varchar 25 Nama karyawan Alamat_Karyawan Varchar 50 Alamat karyawan
No_tlp_karyawan Int 12 Nomor tlp karyawan Pendidikan_Terakhir Varchar 10 Pendidikan terakhir karyawan
Jabatan Varchar 50 Jabatan karyawan
3.7.3. Master Barang
Nama Tabel : Barang Primary Key : Id_Barang,
Foreign Key : Id_Jenis_Barang
Tabel 3.3 Master Barang
Nama Field Type Length Keterangan Id_Barang Char 10 Kode barang Id_Jenis_Barang Varchar 7 Kode jenis barang
Nama_Barang Varchar 50 Nama barang Harga Decimal (8,2) Harga Barang
Stock Int 4 Stock Barang
Sub_Total Decimal (8,2) Total Penjualan
3.7.4. Master Jenis_Barang
Nama Tabel : Jenis_Barang Primary Key : Id_Jenis_Barang
Foreign Key : -
Deskripsi Tabel : Tabel ini berisi mengenai jenis barang.
Tabel 3.4 Master Jenis_Barang
Nama Field Type Length Keterangan Id_Jenis_Barang Char 7 Kode jenis barang
3.7.5. Master Faktur_Penjualan
Nama Tabel : Faktur_Penjualan Primary Key : Id_Faktur_Penjualan
Foreign Key : id_Customer, Id_Karyawan, Id_Cabang
Deskripsi Tabel : Tabel ini berisi mengenai rincian faktur penjualan.
Tabel 3.5 Master Faktur_Penjualan
Nama Field Type Length Keterangan Id_Faktur_Penjualan Char 10 Kode faktur penjualan
Id_Customer Varchar 10 Kode pelanggan Id_Karyawan Varchar 10 Kode karyawan Tgl_Invoice Date - Tanggal pemesanan Tgl_Jatuh_Tempo Date - Tanggal jatuh tempo
pembayaran yang sudah ditentukan oleh perusahaan pardic selama
30 hari dari tanggal invoice.
Jml_Tagihan Tinyint (4) Total tagihan tanpa pajak
3.7.6. Master Surat_Jalan
Nama Tabel : Surat_Jalan Primary Key : Id_Surat_Jalan
Foreign Key : Id_Karyawan, Id_Faktur_Penjualan, Id_Pembayaran
Tabel 3.6 Master Surat_Jalan
Nama Field Type Length Keterangan Id_Surat_Jalan Char 10 Kode surat jalan Id_Faktur_Penjualan Varchar 10 Kode faktur penjualan
Id_Pembayaran Varchar 10 Kode pembayaran Tgl_Surat_Jalan Date - Tanggal keluarnya barang
dari Pardic Status_surat Tinyint (1) Status surat jalan sesuai
dengan tanggal dibuat dan keluarnya atau tidak
3.7.7. Master Bank
Nama Tabel : Bank Primary Key : Id_Bank
Foreign Key : -
Deskripsi Tabel : Tabel ini berisi mengenai bank.
Tabel 3.7 Master Bank
Nama Field Type Length Keterangan
Id_Bank Char 10 Kode bank
3.7.8. Master Pembayaran
Nama Tabel : Pembayaran Primary Key : Id_Pembayaran
Foreign Key : Id_Faktur_Penjualan, Id_Faktur_Pajak, Id_Customer,
Id_Bank
Deskripsi Tabel : Tabel ini berisi mengenai pembayaran berdasarkan order yang telah dipesan.
Tabel 3.8 Master Pembayaran
Nama Field Type Length Keterangan Id_Pembayaran Char 10 Kode pembayaran Id_Faktur_Penjualan Varchar 10 Kode faktur penjualan
Id_Faktur_Pajak Varchar 10 Kode faktur pajak Id_Customer Varchar 10 Kode pelanggan
Id_Bank Varchar 10 Kode bank
Total_Pembayaran Decimal (8,2) Total pembayaran yang harus dibayar sudah
termasuk PPn Tgl_Pembayaran Date - Tanggal pembayaran sesuai
dengan tanggal jatuh tempo Atas_Nama String 20 Nama pelanggan sesuai
3.7.9. Master Faktur_Pajak
Nama Tabel : Faktur_Pajak Primary Key : Id_Faktur_Pajak
Foreign Key : Id_Faktur_Penjualan
Deskripsi Tabel : Tabel ini berisi mengenai pajak yang ditanggung oleh pelanggan.
Tabel 3.9 Master Faktur_Pajak
Nama Field Type Length Keterangan Id_Faktur_Pajak Char 10 Kode faktur pajak sama
dengan nomor pajak Id_Faktur_Penjualan Varchar 10 Kode faktur penjualan
Tgl_Faktur_Pajak Date - Tanggal pembuatan faktur pajak
Jenis_Pajak Char (1) Jenis yang digunakan adalah PPn Total_Pajak Decimal (8,2) Total_pajak didapat dari
pajak yang ditanggung ditambah dengan total
3.7.10. Master Detail_Faktur_Penjualan
Nama Tabel : Detail_Faktur_Penjualan
Primary Key : Id_Faktur_Penjualan, Id_Barang
Foreign Key : Id_Faktur_Penjualan, Id_Barang
Deskripsi Tabel : Tabel ini berisi mengenai detail dari faktur penjualan.
Tabel 3.10 Master Detail_Faktur_Penjualan
Nama Field Type Length Keterangan
Id_Faktur_Penjualan Varchar 10 Kode faktur penjualan Id_Barang Varchar 10 Kode barang
Qty Int 4 Jumlah pemesanan penjualan Sub_Total Decimal (8,2) Total penjualan
3.8 Spesifikasi Tabel Cabang2 (Coating)
3.8.1 Master Customer
Nama Tabel : Customer Primary Key : Id_Customer
Foreign Key : -
Deskripsi Tabel : Tabel ini berisi mengenai pelanggan yang ingin melakukan orderan.
Tabel 3.11 Master Customer
Nama Field Type Length Keterangan Id_Customer Char 10 Kode pelanggan Nama_Customer Varchar 50 Nama pelanggan yang ingin
melakukan order Alamat Varchar 100 Alamat pelanggan
Telp Int 12 Nomor telepon pelanggan
3.8.2 Master Karyawan
Nama Tabel : Karyawan Primary Key : Id_Karyawan
Foreign_Key : -
Deskripsi : Tabel ini berisi mengenai karyawan.
Tabel 3.12 Master Karyawan
Nama Field Type Length Keterangan Id_Karyawan Char 10 Kode karyawan Nama_Karyawan Varchar 25 Nama karyawan Alamat_Karyawan Varchar 50 Alamat karyawan
No_tlp_karyawan Int 12 Nomor tlp karyawan Pendidikan_Terakhir Varchar 10 Pendidikan terakhir karyawan
3.8.3 Master Barang
Nama Tabel : Barang Primary Key : Id_Barang,
Foreign Key : Id_Jenis_Barang
Deskripsi Tabel : Tabel ini berisi mengenai barang.
Tabel 3.13 Master Barang
Nama Field Type Length Keterangan
Id_Barang Char 10 Kode barang
Id_Jenis_Barang Varchar 7 Kode jenis barang Nama_Barang Varchar 50 Nama barang
Harga Decimal (8,2) Harga Barang
Stock Int 4 Stock Barang
3.8.4 Master Jenis_Barang
Nama Tabel : Jenis_Barang Primary Key : Id_Jenis_Barang
Foreign Key : -
Deskripsi Tabel : Tabel ini berisi mengenai jenis barang.
Tabel 3.14 Master Jenis_Barang
Nama Field Type Length Keterangan Id_Jenis_Barang Char 7 Kode jenis barang
3.8.5 Master Faktur_Penjualan
Nama Tabel : Faktur_Penjualan Primary Key : Id_Faktur_Penjualan
Foreign Key : id_Customer, Id_Karyawan, Id_Cabang
Deskripsi Tabel : Tabel ini berisi mengenai rincian faktur penjualan.
Tabel 3.15 Master Faktur_Penjualan
Nama Field Type Length Keterangan Id_Faktur_
Penjualan
Char 10 Kode faktur penjualan
Id_Customer Varchar 10 Kode pelanggan Id_Karyawan Varchar 10 Kode karyawan Tgl_Invoice Date - Tanggal pemesanan Tgl_Jatuh_Tempo Date - Tanggal jatuh tempo
pembayaran yang sudah ditentukan oleh perusahaan
selam 30 hari dari tanggal invoice
Jml_Tagihan Tinyint (4) Total tagihan tanpa pajak.
3.8.6 Master Bank
Nama Tabel : Bank Primary Key : Id_Bank
Foreign Key : -
Tabel 3.16 Master Bank
Nama Field Type Length Keterangan
Id_Bank Char 10 Kode bank
Nama_Bank Varchar 30 Nama bank
3.8.7 Master Pembayaran
Nama Tabel : Pembayaran Primary Key : Id_Pembayaran
Foreign Key : Id_Faktur_Penjualan, Id_Faktur_Pajak, Id_Customer,
Id_Bank
Deskripsi Tabel : Tabel ini menjelaskan tentang pembayaran berdasarkan order yang telah dipesan.
Tabel 3.17 Master Pembayaran
Nama Field Type Length Keterangan
Id_Pembayaran Char 10 Kode pembayaran
Id_Faktur_Penjualan Varchar 10 Kode faktur penjualan Id_Faktur_Pajak Varchar 10 Kode faktur pajak
Id_Customer Varchar 10 Kode pelanggan
Id_Bank Varchar 10 Kode bank
Total_Pembayaran Decimal (8,2) Total pembayaran yang harus dibayar dan sudah termasuk
PPn
Tgl_Pembayaran Date - Tanggal pembayaran sesuai dengan tanggal jatuh tempo
Atas_Nama String 20 Nama customer sesuai dengan waktu pendaftran
3.8.8 Master Faktur_Pajak
Nama Tabel : Faktur_Pajak Primary Key : Id_Faktur_Pajak
Foreign Key : Id_Faktur_Penjualan
Deskripsi Tabel : Tabel ini berisi mengenai pajak yang ditanggung oleh pelanggan.
Tabel 3.18 Master Faktur_Pajak
Nama Field Type Length Keterangan
Id_Faktur_Pajak Char 10 Kode faktur pajak sama dengan nomor pajak
Id_Faktur_Penjualan Varchar 10 Kode faktur penjualan Tgl_Faktur_Pajak Date - Tanggal pembuatan faktur pajak
Jenis_Pajak Char (1) Jenis pajak yang digunakan adalah PPn
Total_Pajak Decimal (8,2) Total_pajak didapat dari pajak yang ditanggung ditambah
3.8.9 Master Detail_Faktur_Penjualan
Nama Tabel : Detail_Faktur_Penjualan
Primary Key : Id_Faktur_Penjualan, Id_Barang
Foreign Key : Id_Faktur_Penjualan, Id_Barang
Deskripsi Tabel : Tabel ini berisi mengenai detail dari faktur penjualan.
Tabel 3.19 Master Detail_Faktur_Penjualan
Nama Field Type Length Keterangan Id_Faktur_Penjualan Char 10 Kode faktur penjualan
Id_Barang Varchar 10 Kode barang
Qty Int 4 Jumlah pemesanan
penjualan
Sub_Total Decimal (8,2) Total tagihan yang didapat dari berapa banyak barang
3.9 Rich Picture
Gambar 3.4 Rich Picture PT. Pardic Jaya Chemicals
3.10 Masalah
Sebagai perusahaan yang sudah lama bergerak dibidang manufaktur, PT. Pardic Jaya Chemicals perlu meningkatkan usahanya untuk lebih memaksimalkan produktivitas pengambilan keputusan dengan membangun database yang terintegrasi yang konsisten dan dapat meningkatkan inovasi yang membuat meningkatnya keuntungan untuk perusahaan. Dalam meningkatkan dan memaksimalkan usaha tersebut, terdapat masalah yang dihadapi. Berdasarkan penelitian yang dilakukan, ada beberapa masalah yang dihadapi oleh PT. Pardic Jaya Chemicals. Masalah yang dihadapi oleh PT.Pardic Jaya Chemicals sebagai berikut:
1. Top Management mengalami kesulitan untuk memperoleh laporan yang bersifat summary dan dapat dilihat secara multidimensional yang dapat digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan, khususnya laporan penjualan.
2. Belum adanya tools yang dapat mengolah data dan memberikan informasi secara optimal tentang penjualan.
3. Data yang ada masih belum terintegrasi dengan baik, sehingga pihak eksekutif sulit mendapatkan data dan informasi dengan tepat untuk menentukan keputusan yang tepat dan optimal.
3.11 Usulan Pemecahan Masalah
Dari permasalahan yang ada, maka usulan pemecahan yang akan diberikan adalah sebagai berikut :
1. Merancang data warehouse yang akan mengintegrasikan data dengan proses extract, transform, loading.
2. Merancang sebuah data warehouse yang dapat menyediakan summary data yang dibutuhkan dalam waktu tertentu yang dapat menunjang keputusan dalam pengambilan keputusan khususnya laporan penjualan pada PT. Pardic Jaya Chemicals.
Merancang laporan yang berasal dari aplikasi data warehouse dalam bentuk pivot tabel dan grafik yang sesuai dengan kebutuhan informasi pihak top management.
