MANAJEMEN
PROYEK
DEFINISI
Proses melingkupi, merencanakan, menyediakan staf, mengorganisasi, mengarahkan, dan mengontrol pengembangan sebuah sistem yang dapat diterima dengan biaya minimal dan selama jangka waktu tertentu.
Penyebab Kegagalan Proyek
• Kegagalan untuk membentuk komitmen manajemen atas pada proyek • Kurangnya komitmen organisasi pada metodologi pengembangan
sistem
• Manajemen ekspektasi yang jelek • Teknik – teknik perkiraan yang jelek • Terlalu optimis
• The mythical man – month
• Keterampilan manajemen orang yang tidak cukup • Sumber daya tidak cukup
Fungsi – Fungsi Manajemen Proyek
• Pelingkupan (Scoping)
• Perencanaan (Planning)
• Perkiraan (Estimating)
• Penjadwalan (Scheduling)
• Pengorganisasian (Organizing)
• Pengarahan (Directing)
• Pengontrolan (Controlling)
• Penutupan (Closing)
Siklus Hidup Manajemen Proyek
• Menegosiasikan Lingkup
• Megindentifikasi Tugas-Tugas
• Memperkirakan Durasi Tugas
• Menentukan Ketergantungan Antartugas
• Menugaskan Sumber-Sumber Daya
• Mengarahkan Usaha Tim
• Memonitor dan Mengontrol Perkembangan
• Menilai Hasil dan Pengalaman Proyek
Menegosiasikan Lingkup
• Mendefinisikan batas – batas sebuah proyek – bagian-bagian dari bisnis yang dipelajari, dianalisis, didesain, dikonstruksi, diimplementasikan, dan pada akhirnya diperbaiki.
• Lima hal yang mempengaruhi negosiasi lingkup proyek : 1. Produk
2. Kualitas 3. Waktu 4. Biaya
Megindentifikasi Tugas-Tugas
• Sebuah peralatan populer yang digunakan untuk mengindentifikasi dan menndokumentasikan aktivitas-aktivitas dan tugas-tugas proyek adalah work breakdown structure (struktur pemecah kerja).
• Work breakdown structure (WBS) adalah penguraian hierarkis proyek menjadi fase-fase, aktivitas-aktivitas, dan tugas-tugas.
Memperkirakan Durasi Tugas
Teknik memperkirakan durasi tugas
1. Optimistic duration (OD) : perkiraan lama minimum
waktu yang diperlukan untuk melakukan tugas.
2. Pessimistic duration (PD) : perkiraan lama maksimum waktu yang diperlukan untuk melakukan tugas.
3. Expected duration (ED) : lama perkiraan waktu
yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah tugas.
4. Most likely duration (D) : lama perkiraan waktu
yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah tugas, berdasarkan nilai rata-rata optimistic, pessimistic, dan expected duration (durasi optimistis, pesimistis, dan diharapkan)
Menentukan Ketergantungan
Antartugas (1)
• 4 tipe ketergantungan antar tugas :
1. Finish-to-start (FS) – Penyelesaian sebuah tugas memicu awal tugas lain.
2. Start-to-finish (SS) – Awal sebuah tugas memicu awal tugas lain.
3. Finish-to-finish (FF) – Dua tugas harus selesai pada waktu bersamaan.
4. Start-to-finish (SF) – Awal sebuah tugas menandakan selesainya tugas lain.
Menentukan Ketergantungan
Antartugas (2)
•
Dua
pendekatan pada penjadwalan :
1.
Forward scheduling : pendekatan penjadwalan
proyek yang menentukan tanggal mulai proyek
kemudian menjadwalkan maju dari tanggal
tersebut.
2.
Reverse schedulinng : strategi penjadwalan
proyek yang menentukan tenggat waktu proyek
kemudian menjadwalkan mundur dari tanggal
tenggat waktu tersebut.
Menugaskan Sumber-Sumber Daya
• Sumber-sumber daya memiliki kategori-kategori berikut : Orang Layanan
Fasilitas-fasilitas dan perlengkapan Persediaan barang dan material
Uang
• Sumber-sumber daya semacam itu harus ditugaskan ke tugas-tugas untuk mengembangkan sebuah jadwal.
• Penyeimbang sumber-sumber daya adalah sebuah strategi yang digunakan untuk mengkoreksi alokasi-alokasi berlebihan sumber daya dengan kombinasi penundaan atau pemecahan tugas-tugas.
Mengarahkan Usaha Tim
Salah satu dimensi terpenting mengarahkan
usaha tim adalah pengawasan manusia.
Memonitor dan Mengontrol Perkembangan
• Selama proyek, manajer proyek harus memonitor perkembangan proyek terhadap lingkup, jadwal, dan anggaran dan, jika perlu, membuat penyesuaian pada lingkup, jadwal, dan sumber-sumber daya.
• Laporan perkembangan adalah proses kontrol penting yang menggunakan komunikasi untuk menjaga sebuah proyek sesuai lingkup, tepat waktu, dan sesuai anggaran.
• Rencana proyek yang lengkap menyediakan mekanisme dan proses untuk mengelola permintaan-permintaan perubahan lingkup. Ini disebut manajemen perubahan.
• Penyesuaian jadwal diperlukan saat lingkup proyek berubah atau faktor-faktor lain membuat jadwal atau anggaran keluar dari jarak proyek.
• Perubahan manajemen sering mensyaratkan bahwa seorang manajer proyek mengelola harapan-harapan manajemen dan para pengguna.
Menilai Hasil dan Pengalaman
Proyek
Menilai hasil-hasil dan pengalaman-pengalaman proyek. Aktivitas final ini melibatkan pengumpulan umpan balik dari anggota-anggota tim proyek (termasuk para pelanggan) mengenai pengalaman-pengalaman proyek dan saran-saran yang ditujukan untuk memperbaiki manajemen proyek dan proses organisasi.
Peralatan dan Teknik – Teknik Manajemen Proyek
Bagan PERT dan Gantt Chart
• PERT ( Project Evaluation and Review Technique )
Model jaringan grafis yang menggambarkan tugas – tugas proyek dan hubungan antara tugas-tugas sebuah proyek.
• Gantt Chart adalah bagan batang horisontal sederhana yang menggambarkan tugas-tugas proyek berdasarkan kalender.
• PERT merupakan singkatan dari Program Evaluation and Review Technique (teknik menilai dan meninjau kembali program) .
• Dikembangkan oleh AL USA →membantu penjadwalan agar perencanaan dan pengawasan kegiatan dapat dilakukan sistematis sehingga tercapai efisiensi kerja.
• Teknik PERT adalah suatu metode yang bertujuan untuk sebanyak mungkin mengurangi adanya penundaan, maupun gangguan produksi, serta mengkoordinasikan berbagai bagian suatu pekerjaan secara menyeluruh dan mempercepat selesainya proyek.
• Tujuan dari PERT adalah pencapaian suatu taraf tertentu dimana waktu merupakan dasar penting dari PERT dalam penyelesaian kegiatan-kegiatan bagi suatu proyek.
MANFAAT PERT
Memperoleh logika ketergantungan atau logika
kegiatan proses produksi.
Dapat mengetahui bahaya akan keterlambatan
proses produksi
Dapat dilihat kemungkinan perubahan jalur
proses produksi yang lebih baik atau lebih
ekonomis.
Dapat dipelajari kemungkinan percepatan dari
salah satu atau beberapa jalur kegiatan.
Dapat diketahui batas waktu penyelesaian
keseluruhan proses produksi
KARAKTERISTIK DASAR PERT
JalurKritis
Proses produksi dalam jalur yang jangka waktu penyelesaian lama atau terbesar dan diharapkan dapat diminimalisasikan.
Ciri-ciri jalur kritis
•jalur yang memakan waktu terpanjang dalam suatu proses. •Jalur dengan tenggang waktu antara selesainya suatu tahap
kegiatan dengan mulainya suatu tahap kegiatan berikutnya. •Tidak adanya tenggang waktu tsb yang merupakan sifat kritis
MANFAAT ANALISA JALUR KRITIS
1.Dapat diketahui rencana proyek secara terperinci sebelum proyek berjalan.
2. Dapat diketahui berapa lama proses produksi memakan waktu.
3.Manajemen dapat mengetahui kegiatan mana yang perlu pengendalian cermat.
4. Dari jalur bukan jalur kritis dapat diketahui besarnya idle capacity
(kapasitasmenganggur) yaitu dengan melihat besar slack dan floatnya.
5. Slack dan float adalah perbedaan waktu paling cepat(earliest time) dengan waktu paling lambat(latest time). Jadi merupakan perbedaan antara ES dan LS atau antara EF dan LF. Istilah slack digunakan dalam jaringan berdasarkan kejadian (event) sedangkan float digunakan berdasarkan kegiatan (activity)
A Nama kegiatan atau simbol Earliest Start ES Earliest Finish EF Latest Start LS Latest Finish LF Lamanya kegiatan 2
ALGORITMA UNTUK JALUR KRITIS (CPM)
Algoritma untuk menentukan jalur kritis dilakukan dengan menghitung waktu mulai tercepat (earliest start time) dan waktu selesai terlama (latest finish time) untuk masing-masing kegiatan. Earlierst start time
(ES) dan latest finish time (Lf) ini kemudian dpat ditulis di simpul kejadian yang dibentuknya dan dikembangkan menjadi:
nomor identifikasi kejadian waktu mulai tercepat
waktu selesai terlama
waktu mulai tercepat (ES) untuk masing-masing kegiatan menunjukkan kapan suatu kegiatan tercepat dapat mulai dilakukan. Waktu selesai
terlama (LF) menunjukkan kapan suatu kegiatan paling lama dapat diselesaikan.
Forward pass, merupakan identifikasi
waktu-waktu terdahulu
Aturan mulai terdahulu:
• Sebelum suatu kegiatan dapat dimulai, kegiatan
pendahulu langsungnya harus selesai.
• Jika suatu kegiatan hanya mempunyai satu
pendahulu langsung, ES nya sama dengan EF
pendahulunya.
• Jika satu kegiatan mempunyai satu pendahulu
langsung, ES nya adalah nilai maximum dari
semua EF pendahulunya, yaitu ES = max [EF
semua pendahulu langsung]
Aturan selesai terdahulu:
• Waktu selesai terdahulu (EF) dari
suatu kegiatan adalah jumlah dari
waktu mulai terdahulu (ES) dan
waktu kegiatannya, EF =
Backward pass, merupakan indentifikasi
waktu-waktu terakhir
Aturan waktu selesai terakhir:
• Jika
suatu
kegiatan
adalah
pendahulu
langsung bagi hanya satu kegiatan, LF nya
sama dengan LS dari kegiatan yang secara
langsung mengikutinya.
• Jika
suatu
kegiatan
adalah
pendahulu
langsung bagi lebih daru satu kegiatan, maka
LF adalah minimum dari seluruh nilai LS dari
kegiatan-kegiatan
yang
secara
langsung
mengikutinya, yaitu LF = Min [LS dari
seluruh
kegiatan
langsung
yang
Aturan waktu mulai terakhir.
•
Waktu mulai terakhir (LS) dari
suatu kegiatan adalah perbedaan
antar waktu selesai terakhir (LF)
dan waktu kegiatannya, yaitu LS =
LF – waktu kegiatan.
Hambatan aktivitas (slack activity) dan jalur
krirtis (critical path)
• Waktu slack (slack time) yaitu waktu bebas
yang dimiliki oleh setiap kegiatan untuk bisa
diundur tanpa menyebabkan keterlambatan
proyek keseluruhan.
• Jalur kritis adalah kegiatan yang tidak
mempunyai
waktu
tenggang
(Slack=0),
artinya
setiap
penundaan
pada
aktivitas
tersebut
secara
langsung
mempengaruhi
durasi proyek. Kegiatan dengan slack = 0
disebut sebagai kegiatan kritis dan berada
pada jalur kritis.
A 10 0 10 C 10 10 20 B 20 10 30 E 40 20 60 D 10 30 40 F 20 60 80
A 10 0 10 C 10 10 20 B 20 10 30 E 40 20 60 D 10 30 40 F 20 60 80 0 0 10 20 20 60 60 80 30 50 50 60
1 0
CPM
2 10 4 20 5 60 6 80 3 30 A(10) B(20) C(10) E(40) D(10) F(20)1 0 2 10 4 20 5 60 6 80 3 30 A(10) B(20) C(10) E(40) D(10) F(20) 80 60 50 20 10 0
