TINJAUAN PROSEDUR PELAYANAN
DOKUMEN REKAM MEDIS POLIKLINIK DARI FILING
RSUD TUGUREJO SEMARANG TAHUN 2014
KARYA TULIS ILMIAH (KTI)
Disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar
diploma (Amd, PK) dari program studi DIII RMIK
Oleh :
ELTINA LUPITASARI DEWI
D22.2011.01129
PROGRAM STUDI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN
FAKULTAS KESEHATAN UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO
HALAMAN HAK CIPTA
©2014
HALAMAN PERSETUJUAN
TINJAUAN PROSEDUR PELAYANAN
DOKUMEN REKAM MEDIS POLIKLINIK DARI FILING RSUD TUGUREJO SEMARANG TAHUN 2014
Disusun oleh :
ELTINA LUPITASARI DEWI D22.2011.01129
Disetujui untuk dipertahankan dalam ujian karya tulis ilmiah Tanggal : Juli 2014
Pembimbing
HALAMAN PENGESAHAN
TINJAUAN PROSEDUR PELAYANAN
DOKUMEN REKAM MEDIS POLIKLINIK DARI FILING RSUD TUGUREJO SEMARANG TAHUN 2014
KARYA TULIS ILMIAH TAHUN 2014
Disusun oleh :
ELTINA LUPITASARI DEWI NIM. D22.2011.01129
Karya tulis ilmiah ini telah disetujui untuk dipertahankan di hadapan Tim Penguji Fakultas Kesehatan Univeritas Dian Nuswantoro Semarang
Semarang, 24 Juli 2014
Tim Penguji
Ketua : Arif Kurniadi, M.Kom ( . . . .) Anggota I : Jaka Prasetya, S.Kep ( . . . .) Anggota II : Retno Astuti .S, SS, MM ( . . . .)
Mengetahui, Dekan
HALAMAN PERSEMBAHAN
Alhamdulillah hirobbil’alamin, puji syukur kehadirat ALLAH SWT atas
limpahan rahmat serta karunia-NYA, membawa kemudahan kepada saya
dalam menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah ini.
Junjungan Nabi Muhammad SAW yang kita nantikan syafa’atnya di hari
akhir kelak.
Karya tulis ilmiah ini secara khusus Kupersembahkan kepada :
Kepada Ayah, Ibu, Nenek dan Kakak di rumah yang senantiasa memberi
dorongan serta motivasi untuk segera lulus ☺
My beloved friends, Cipit, Novi Alis, Ifah, Tika, Eviana, Dian, Fatimah,
Tika Qur’aini, Eka Setya, Mila, Esta, Risa dan seluruh mahasiswa DIII RMIK
tahun 2011 yang selalu ada untuk menemani dan mengerjakan Karya Tulis
Ilmiah ini bersama – sama.
Semua Dosen Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro yang
senantiasa sabar dalam membimbing kami mahasiswanya.
Dan yang terakhir dan yang berkesan, untuk oppadeul BEAST(B2ST)
terima kasih telah merilis lagu penyemangat buat B2UTY terlebih saya.
SALAM SEMANGAT !!!
(^ ~ ^) V ~~~ Good lucK
@_LupitaB.o.B
RIWAYAT HIDUP
Nama : Eltina Lupitasari Dewi
Tempat & Tanggal Lahir : Semarang, 27 November 1993 Jenis Kelamin : Perempuan
Agama : Islam
Alamat : Jl. Berlian VI No. 9 Mangunharjo, Semarang
Riwayat Pendidikan :
1. SDN Sambiroto 1 & 2 Semarang tahun 1999 - 2005 2. SMPN 29 Semarang tahun 2005 - 2008
3. SMAN 15 Semarang tahun 2008 - 2011
4. Program Studi D-III RMIK Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang tahun 2011 – 2014
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan karuniaNya sehingga peneliti dapat menyelesaikan penyusunan Proposal Karya Tulis Ilmiah dengan judul “Tinjauan Prosedur Pelayanan Dokumen Rekam Medis Poliklinik Dari Filing RSUD Tugurejo Semarang Tahun 2014 “. Proposal ini merupakan salah satu tugas sebagi syarat dalam membuat Tugas Akhir Progaram studi DIII Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan.
Berjalan dalam penyusunan proposal karya tulis ilmiah ini, peneliti banyak menemukan kendala, menyadari bahwa proposal ini tidak akan berjalan dengan lancar tanpa adanya bantuan dan dukungan dari berbagai pihak, maka perkenankanlah peneliti menyampaikan terima kasih kepada
1. Dr. Ir. Edi Noersasongko, M.Kom, selaku Rektor Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
2. Dr. dr. Sri Andarini Indreswari, M.Kes, selaku Dekan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
3. Bapak Arif Kurniadi, M.Kom, selaku Ketua Program Studi DIII Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang. 4. Ibu Retno Astuti .S, SS, MM, selaku pembimbing karya tulis ilmiah. 5. dr. Endang Agustinar, M.Kes, selaku Direktur RSUD Tugurejo Semarang. 6. Bapak Roni Rohman, Amd. P.K, selaku Kepala Instalasi Rekam Medis
RSUD Tugurejo Semarang.
7. Bapak, ibu dan seluruh staf Rekam Medis RSUD Tugurejo Semarang. 8. Teman – teman RMIK 2011 yang saling bekerjasama dan membantu
9. Semua pihak yang telah membantu, baik secara langsung maupun tidak langsung dalam penyusunan proposal ini.
Dalam penyusunan proposal ini, peneliti menyadari bahwa masih terdapat banyak kekurangan. Oleh karena itu, peneliti berharap pembaca dapat memberikan kritik dan saran yang baik dan bersifat membangun agar penelitian ini dapat menjadi lebih baik lagi.
Semarang, 24 Juli 2014
Program Studi D-III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang 2014
ABSTRAK
TINJAUAN PROSEDUR PELAYANAN DOKUMEN REKAM MEDIS POLIKLINIK DARI FILING RSUD TUGUREJO SEMARANG TAHUN 2014 ELTINA LUPITASARI DEWI
Penyelenggaraan rekam medis merupakan salah satu faktor dalam pelayanan rumah sakit yang menentukan baik buruknya mutu pelayanan rumah sakit. Berdasarkan hasil survey awal dari 10 DRM poliklinik yang dilakukan perhitungan respon time, 8 DRM masih mengalami keterlambatan. Keterlambatan pelayanan DRM tersebut kemungkinan diakibatkan karena keterlambatan pengembalian dari rawat inap. Tujuan penelitian ini adalah mengidentifikasi pengetahuan petugas filing, mengidentifikasi sarana yang digunakan dalam pelayanan DRM, mengidentifikasi prosedur pengembalian DRM dan mendeskripsikan prosedur pelayanan DRM di filing RSUD Tugurejo Semarang.
Metode penelitian dilakukan secara observasi dan wawancara dengan menggunakan pendekatan cross sectional. Populasi penelitian ini adalah pelayanan DRM Poliklinik di filing RSUD Tugurejo Semarang. Sedangkan subjek penelitian adalah 10 orang petugas filing. Sumber data diambil berdasarkan Protap mengenai prosedur pelayanan DRM di filing RSUD Tugurejo Semarang. Dengan menggunakan istrumen penelitian yaitu pedoman wawancara, checklist sarana yang digunakan untuk pelayanan dan pedoman obseravasi.
Hasil penelitian yang dilakukan peneliti menunjukkan bahwa prosentase pengetahuan petugas yaitu 83,75% petugas “Tahu” dan 16,25% petugas “Tidak Tahu” dari 10 responden dengan beberapa pertanyaan yang peneliti ajukan. RSUD Tugurejo Semarang menggunakan sarana dengan baik bahkan dapat mengembangkan penggunaan sarana menjadi lebih baik. Dalam prosedur pengembalian DRM di RSUD Tugurejo Semarang sudah sesuai dengan teori hanya belum disiplin mengenai waktu pengembaliaanya. Sedangkan pada prosedur pelayanan DRM, petugas tidak langsung mendistribusikan DRM ke masing – masing Poliklinik.
Saran yang berikan adalah dengan mengadakan pelatihan khusus rekam medis pada semua petugas filing, untuk sarana pelayanan DRM akan lebih baik bila dilakukan pembaharuan dan perawatan secara teratur. Pada prosedur pengembalian DRM akan lebih baik bila petugas filing secara rutin dapat melakukan pemantauan dan pengendalian DRM. Dan untuk prosedur pelayanan DRM disarankan untuk memberikan seorang petugas filing tugas untuk pendistribusian dokumen rekam medis.
Kata Kunci : Pengetahuan, Pelayanan Dokumene Rekam Medis, Poliklinik Kepustakaan : 17 buah (1994 – 2013).
D-III Study Program Medical Record and Health Infomation Faculty of Health Dian Nuswantoro University Semarang 2014 ABSTRACT
REVIEW PROCEDURES DOCUMENT SERVICES MEDICAL RECORD OF FILING POLYCLINIC RSUD TUGUREJO SEMARANG YEAR 2014
ELTINA LUPITASARI DEWI
Implementation of medical records is one of the factors in the hospital services that determine the quality of hospital services. Based on the results of the initial survey of 10 medical records clinic that performed the response time calculation, 8 medical records still experiencing delays. The medical record service delay is perhaps caused by the delay of returned from hospitalization. The purpose of this study was to identify knowledge of employees filing, identifying tools used in the medical record service, identify and describe the procedure returns of medical record and the procedures of medical record services in filing RSUD Tugurejo Semarang.
Research methods of observation and interviews conducted by using a cross-sectional approach. The population of this research is the medical record services in the Polyclinic Hospital Tugurejo filing Semarang. While the research subjects were 10 officers filing. Sources of data taken under SOP regarding the medical record service procedures in filing Tugurejo Hospital Semarang. By using a research instrument of the interview guide, a checklist tools that is used to service and obseravasi guidelines.
The results of the study conducted by researchers showed that the percentage of knowledge workers ie 83.75% of the officers "Know" and 16.25% of the officers "Do not Know" from the 10 respondents with some questions that researchers ask. Hospital Semarang Tugurejo using means well even be able to develop the use of means for the better. In return procedures in hospitals Tugurejo DRM Semarang is in conformity with the theory just yet disciplined about pengembaliaanya time. While the medical record service procedures, personnel not directly distribute the medical record to the clinics.
The advice given is to hold a special training on the medical records of all officers filing, for the medical record service facilities will be better when it's done updating and regular maintenance. In the medical record procedure returns would be better if the filing officer can routinely monitor and control the medical record. And for the medical record service procedures recommended to provide a filing officer duties for the distribution of medical record documents.
Keywords : Knowledge, Document Medical Record Services, Clinics Bibliography : 17 pieces (1994-2013)
DAFTAR ISI
Halaman
Halaman Judul ... i
Halaman Hak Cipta ... ii
Halaman Persetujuan ... iii
Halaman Pengesahan ... iv
Halaman Persembahan ... v
Halaman Riwayat Hidup ... vi
Kata Pengantar ... vii
Abstrak ... ix
Abstract ... x
Daftar Isi ... xi
Daftar Tabel ... xiv
Daftar Lampiran ... xv BAB I PENDAHULUAN ... 1 A. Latar Belakang ... 1 B. Rumusan Masalah ... 4 C. Tujuan Penelitian ... 4 1. Tujuan Umum ... 4 2. Tujuan Khusus ... 5 D. Manfaat Penelitian ... 5 E. Keaslian Penelitian ... 6 F. Ruang Lingkup ... 7
A. Rekam Medis ... 9
B. Kegunaan Rekam Medis ... 10
C. Filing ... 11
D. Sistem Penomoran Dokumen Rekam Medis ... 15
E. Sistem Penyimpanan Dokumen Rekam Medis ... 19
F. Sistem Penjajaran Dokumen Rekam Medis ... 21
G. Prosedur Tetap (Protap) ... 24
H. Sarana dan Prasarana ... 25
I. Pengertian 5M ... 26
J. Pengertian Pengetahuan ... 27
K. Kerangka Teori ... 32
L. Kerangka Konsep ... 33
BAB III METODE PENELITIAN ... 34
A. Jenis Penelitian ... 34
B. Identifikasi Variabel ... 34
C. Definisi Operasional ... 34
D. Populasi ... 36
E. Instrumen Penelitian ... 36
F. Cara Pengumpulan Data ... 37
G. Pengolahan Data ... 37
H. Analisa Data ... 37
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ... 38
A. Gambaran Umum RSUD Tugurejo Semarang ... 38
B. Hasil Penelitian ... 42
BAB V PENUTUP ... 57
A. Kesimpulan ... 57
B. Saran ... 58
DAFTAR PUSTAKA ... 59
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Sampel Pelayanan 10 DRM Poliklinik
Tabel 4.1 Hasil Wawancara Pengetahuan Petugas Di Filing RSUD Tugurejo Semarang
DAFTAR LAMPIRAN
1. Surat Izin Penelitian
2. Surat Persetujuan Responden Untuk Diwawancarai 3. Panduan Wawancara
4. Panduan Observasi
5. Checklist Penggunaan Sarana 6. Hasil Observasi
7. Hasil Wawancara
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Instalasi Rekam Medis (IRM) Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Tugurejo sebagai salah satu dari lima pilar pokok pelayanan di RSUD Tugurejo mempunyai peran penting dalam aktivitas pelayanan kesehatan kepada masyarakat, yaitu menunjang tercapainya tertib administrasi pelayanan kesehatan rumah sakit. Untuk mencapai tujuan tersebut, instalasi rekam medis ditopang oleh 5 bagian pokok pelayanan, yaitu : pendaftaran pasien (rawat jalan, rawat inap, dan gawat darurat), asembling, koding, filing, dan analising / reporting. (1)
Selain hal di atas, dengan pendayagunaan secara efektif dan peran manusia sebagai komponen dalam suatu sistem produksi haruslah melalui pertimbangan yang seksama pada perancangan kerja (Job Design) yang akan dilaksanakan.(2) Sumber daya manusia tersebut harus mampu memahami dengan benar dan menjalankannya dengan baik.
Filing atau tempat penyimpanan merupakan bagian inti dari instalasi rekam medis yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan dan penyediaan dokumen rekam medis untuk kegiatan pelayanan kesehatan Rumah Sakit Tugurejo terlebih untuk pasien Poliklinik. Dalam kaitannya dengan penyediaan dokumen rekam medis lama untuk pelayanan rawat jalan, filing dituntut untuk menyediakan setiap dokumen rekam medis yang dikehendaki
secara cepat dan tepat dengan tetap memperhatikan kebijakan yang berlaku. (3)
Filing Rumah Sakit Tugurejo menerapkan sistem penyimpanan sentralisasi yaitu tempat penyimpanan dokumen rekam medis rawat jalan, rawat inap, dan gawat darurat dijadikan satu dalam satu ruangan yang sama. Sedangkan sistem penjajaran dokumen menggunakan sistem Terminal Digit Filing (TDF), yaitu dengan cara mensejajarkan DRM sesuai dengan nomor / angka akhir dari DRM tersebut. Rumah sakit juga menetapkan bahwa waktu penyediaan dokumen rekam medis pelayaan rawat jalan tidak boleh lebih dari 10 menit sebagai indikator penilaian mutu pelayanan DRM di filing. Berhubungan dengan indikator di atas, peneliti telah melakukan pengambilan sampel pada observasi awal yang dilakukan di filing RSUD Tugurejo Semarang didapatkan 10 sampel pelayanan DRM, yaitu:
Tabel 1.1
Sampel Pelayanan 10 DRM Poliklinik
NO. HARI/TANGGAL NO.RM WAKTU
1. Selasa, 13 Mei 2014 20.78.08 13.24 2. Selasa, 13 Mei 2014 07.47.32 13.27 3. Selasa, 13 Mei 2014 24.64.53 14.01 4. Selasa, 13 Mei 2014 44.74.02 14.11 5. Selasa, 13 Mei 2014 07.63.31 16.52 6. Selasa, 13 Mei 2014 41.20.43 12.39 7. Selasa, 13 Mei 2014 18.16.23 8.25 8. Selasa, 13 Mei 2014 40.01.64 10.23
Hasil dari sampel di atas menunjukkan hasil rata – rata pelayanan untuk 10 DRM tersebut, adalah 14.39 menit.
RSUD Tugurejo Semarang menggunakan media perekaman informasi medisnya masih mengandalkan pada rekam medis berbasis kertas. Dengan demikian dibutuhkan adanya sumber daya dan kendala yang lebih banyak dalam pengelolaannya dibandingkan dengan rekam medis elektronik. Adapun sarana yang sudah diberikan oleh rumah sakit untuk mempermudah pekerjaan petugas filing adalah SIM RS secara terkomputerisasi, untuk melakukan proses tracking / penelusuran DRM. Penelusuran atau tracking adalah proses dalam melacak atau menelusuri dokumen rekam medis yang tidak ditemukan di rak penyimpanan saat melakukan pengambilan dokumen rekam medis. (4)
Kendala yang sering dialami adalah DRM yang tidak berada di rak file, dan ternyata masih berada di bangsal atau dalam peminjaman oleh bagian lain. Keterampilan petugas dalam penelusuran DRM juga menjadi penyebab masalah yang sering membuat keterlambatan penyediaan DRM pasien Poliklinik. Apabila hal tersebut terus – menerus didiamkan saja tanpa ada perbaikan, maka akan berdampak terjadinya keluhan dari pasien Poliklinik. Keluhan pasien yang tidak dihiraukan oleh rumah sakit, akan berdampak
NO. HARI/TANGGAL NO.RM WAKTU
9. Selasa, 13 Mei 2014 17.31.53 9.44 10. Selasa, 13 Mei 2014 25.20.84 14.10
Total 8.395 (dalam detik)
pada berkurangnya jumlah kunjungan Poliklinik rumah sakit. Hal yang akan sangat berdampak buruk pada rumah sakit adalah kepercayaan pasien terhadap pelayanan Poliklinik akan hilang dan membuat kerugian pada pemasukan bagi rumah sakit.
Dengan adanya kendala yang berpengaruh terhadap pelayanan penyediaan DRM Poliklinik RSUD Tugurejo inilah yang membuat ketertarikan bagi peneliti untuk melakukan analisa pada masalah tersebut. Sehingga dalam pelaksanaan penyediaan DRM Poliklinik di RSUD Tugurejo dapat semakin cepat dan tepat waktu sesuai dengan kebijakan yang telah ada.
Rumah sakit pun akan mendapatkan petugas filing yang dapat bekerja lebih baik lagi dan memaksimalkan potensi yang ada dalam diri setiap petugas dalam melakukan pelayanan DRM Poliklinik. Dengan latar belakang masalah di atas maka, penulis tertarik untuk mengambil judul Tinjauan Prosedur Pelayanan Dokumen Rekam Medis Poliklinik Dari Filing RSUD Tugurejo Semarang Tahun 2014.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian masalah pada latar belakang di atas, peneliti ingin mengetahui :
Bagaimana prosedur pelayanan DRM Poliklinik dari filing RSUD Tugurejo Semarang tahun 2014 ?
C. Tujuan Penelitian 1. Tujuan Umum
2. Tujuan Khusus
Secara khusus, diharapkan setelah selesai mengadakan penelitian ini penulis dapat :
a. Mengidentifikasi pengetahuan petugas filing dalam prosedur pelayanan DRM Poliklinik.
b. Mengidentifikasi sarana dalam pelayanan DRM Poliklinik.
c. Mengidentifikasi prosedur pengembalian DRM ke filing berdasarkan pada kebijakan Rumah Sakit.
d. Mendeskripsikan pelayanan DRM Poliklinik di filing RSUD Tugurejo Semarang.
D. Manfaat Penelitian
Dalam menjalankan proses penelitian dan memperoleh hasil dengan tujuan diatas, diharapkan dapat :
1. Dengan adanya hasil penelitian ini, rumah sakit diharapkan dapat menerima saran peneliti dalam hal perbaikan guna mempercepat pelayanan khususnya di bagian filing agar kepuasan pasien semakin meningkat.
2. Bagi Instansi pendidikan yaitu Universitas Dian Nuswantoro Fakultas Kesehatan Program Studi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan, penelitian ini dapat menjadi salah satu syarat kelulusan.
3. Dengan adanya penelitian ini, diharapkan masyarakat dapat mendapatkan pelayanan yang lebih baik, cepat, dan tepat dari rumah sakit.
E. Keaslian Penelitian
No Nama & NIM Judul Metode & Hasil
1. Nur Aini Ariyanti (D22.2010.00933)
Prosedur Pelayanan DRM di TPPRJ RSUD Sunan Kalijaga Demak Tahun 2013
Menggunakan metode observasi.
Hasil dari penelitian ini adalah KIB yang ada di bagian pendaftaran tidak langsung diberikan kepada pasien setelah mendaftar, tetapi diberikan pada saat pasien selesai diperiksa oleh dokter. Menggunakan KIUP elektronik, tetapi KIUP tidak dicetak.
2. Yuliani Tamo Ina (D22.2010.00998)
Tinjauan Pelaksanaan Prosedur Penyerahan
Dokumen Rekam
Medis Dari Rawat Inap Ke Bagian Filing Di RS Panti Wilasa dr. Cipto Semarang Tahun 2013
Menggunakan metode observasi.
Hasil dari wawancara dan observasi terdapat 5M (Man, Matherial, Machine, Money, Methode) yang sangat mempengaruhi
penyerahan dokumen rekam medis dimana yang makin hari semakin meningkat keterlambatan
penyerahan dokumen rekam medis.
Prosedur yang ditetapkan sering kali tidak sesuai dengan yang dikerjakan oleh petugas.
Dari dua penelitian sebelumnya, terdapat persamaan yaitu meneliti di tempat yang sama yaitu melakukan penelitian dengan mengidentifikasi pelayanan dokumen rekam medis. Dan perbedaan dari penelitian sebelumnya adalah peneliti sekarang menggunakan variabel sarana penyediaan DRM, pengetahuan petugas filing, dan prosedur pengembalian DRM ke filing.
F. Ruang Lingkup 1. Lingkup Keilmuan
Lingkup keilmuan yang digunakan dalam penelitian ini adalah Ilmu Rekam Medis.
Lingkup materi yang digunakan adalah penerapan alur prosedur pelayanan di Filing.
3. Lingkup Lokasi
Lingkup lokasi penelitian adalah bagian fiiling Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo, Jl. Raya Tugurejo Semarang.
4. Lingkup Metode
Lingkup metode yang digunakan adalah metode observasi, yaitu dengan melihat dan bertanya secara langsung.
5. Lingkup Waktu
Lingkup waktu yang digunakan untuk penelitian dilakukan pada bulan Juni tahun 2014.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Rekam Medis
Rekam Medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen mengenai identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lainnya yang diterima pasien pada sarana kesehatan, baik rawat jalan maupun rawat inap.(5) Berkas yang dimaksudkan adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. (6)
Sebagai rekaman dalam bentuk tulisan atau gambaran aktivitas pelayanan yang diberikan oleh pemberi pelayanan medis atau kesehatan kepada seorang pasien. (7)
Selain pengertian di atas, adapun pengertian yang menyampaikan batasan Rekam Medis adalah rekaman atau catatan mengenai siapa, apa, mengapa, bilamana, dan bagaimana pelayanan yang diberikan kepada pasien selama masa perawatan yang memuat pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan yang diperolehnya serta memuat informasi yang cukup untuk menemukenali (mengidentifikasi) pasien, membenarkan diagnosis dan pengobatan serta merekam hasilnya. (1)
Pengertian yang terkandung dalam definisi tersebut, dikatakan rekam medis bila berisi keterangan dan catatan serta rekaman tentang pasien
secara lengkap meliputi identitas pribadi, identitas sosial dan semua keterangan lainnya yang menjelaskan tentang pasien tersebut.
Isi keterangan dan catatan tersebut meliputi :
a. Identitas siapa yang melayani dan siapa yang dilayani,
b. Pelayanan apa saja yang dilakukan atau diberikan kepada pasien, c. Alasan mengapa pelayanan tersebut diberikan atau sering disebut
dengan indikasi medis,
d. Bilamana pelayanan tersebut diberikan yang menunjukkan waktu (tanggal, jam dan menit),
e. Bagaimana proses pelayanan tersebut diberikan kepada pasien.
B. Kegunaan Rekam Medis
Melihat dari pentingnya catatan rekam medis dan kegunaan rekam medis disingkat menjadi ALFRED yaitu : (15)
a. Administration (administrasi)
Data dan informasi yang dihasilkan rekam medis dapat digunakan, manajemen untuk melaksanakan fungsinya guna pengelolaan berbagai sumber.
b. Legal (hukum)
Sebagai alat bukti hukum yang dapat melindungi pasien, provider kesehatan serta, (dokter, perawat, dan kesehatan lainnya) pengelola ndan pemilik sarana kesehatan.
c. Financial (keuangan)
Untuk menghitung biaya yang harus dibayar pasien, serta untuk memprediksi pendapatan dan biaya sarana pelayanan kesehatan.
d. Research (penyelidikan)
Berbagai macam penyakit yang telah tercatat ke dalam dokumen rekam medis dapat di lakukan penelusuran guna kepentingan penelitian.
e. Education (pendidikan)
Peneliti (mahasiswa dan pelajar) dapat belajar dan mengembangkan ilmunya dengan menggunakan Dokumen Rekam Medis.
f. Documentation (dokumentasi)
Rekam medis sebagai dokumen rahasia karena memiliki sejarah medis seseorang.
C. Filing
1. Pengertian filing
Filing adalah kegiatan penataan berkas disebuah tempat khusus sehingga untuk kebutuhan referensi dapat dilakukan pengambilan (retrieve) kembali dengan cepat dan mudah.(9) Filing aktif ( records storage-aktive ), yaitu filing yang menyimpan berkas yang masih digunakan untuk referensi di ruang penyimpanan. Untuk menentukan ruang penyimpanan dan system retrievel harus memperhatikan macam-macam ukuran, pertibangan harga, dan kofigurasinya.
Beberapa faktor yang nempengaruhi spesifikasi dari ruang penyimpanan yang perlu dipertimbangkan sebagai berikut. (8)
a. Formulir-formulir ( berkas ) rekam medis. b. Ruang penyimpanan.
c. Frekuensi penggunaan.
d. Personel yang menggunakan berkas.
e. Ruang sisa untuk kepadatan berkas (space requerement or limitation).
f. Perlindungan dan keamanan ( protection and security ). g. Lama waktu penyimpanan ( length of storage time ).
2. Tugas pokok dan fungsi bagian filing
Unit rekam medis bagian filing mempunyai tugas pokok yaitu : a. Menyimpan DRM dengan metode tertentu dengan sesuai
dengan kebijakan penyimpanan DRM.
b. Mengambil kembali (retriev) DRM untuk berbagai keperluan. c. Menyusutkan (meretensi) DRM sesuai dengan ketentuan yang
ditetapkan sarana pelayanan kesehatan .
d. Memisahkan penyimpanan DRM aktif dam DRM in-aktif. e. Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis. f. Meyimpan DRM yang dilestarikan (diabadikan).
g. Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis.
Sedangkan untuk fungsi dari bagian filing sendiri adalah sebagai berikut :
a. Penyimpan DRM.
b. Penyedia DRM untuk berbagai keperluan.
c. Pelindung arsip – arsip DRM terhadap bahaya kerusakan fisik, kimiawi, dan biologi.
3. Deskripsi pokok kegiatan filing dalam pelayanan rekam medis
a. Menerima kartu kendali dan DRM yang sudah lengkap dan sudah diberi kode dari fungsi koding / indeksing.
b. Menyimpan DRM yang sudah lengkap ke dalam rak penyimpanan sesuai dengan metode yang digunakan dan sesuai dengan kode warna pada nomor rekam medisnya.
c. Menggunakan halaman sebaliknya kartu kendali yang sudah tidak terpakai untuk digunakan sebagai formulir tracer.
d. Menyediakan DRM dengan langkah – langkah sebagai berikut : 1) Menerima tracer yang sudah dicatat terisi dari unit pengguna
untuk pelayanan pasien atau pengguna yang lain untuk keperluan tertentu.
2) Mencari nomor rekam medis sesuai dengan permintaan pada tracer tersebut.
3) Menyelipkan tracer pada DRM yang sudah ditemukan. 4) Mengambil DRM yang sudah ditemukan.
e. Mencatat penggunaan DRM pada buku catatan penggunaan DRM (bon pinjam DRM).
f. Menandatangani dan meminta tanda tangan penerima DRM pada buku catatan penggunaan DRM.
g. Melakukan penyisiran untuk mengembalikan DRM yang salah letak dengan langkah – langkah sebagai berikut :
1) Melihat kode warna pada kelompok nomor atau section pada rak filing.
2) Bila dijumpai ada nomor atau warna yang tidak sesuai, DRM diambil kemudian dikembalikan pada letak yang sesuai.
h. Melakukan retensi DRM.
i. Bersama Tim Pemusnah Rekam Medis melaksanakan kegiatan pemusnahan.
j. Menghitung tingkat penggunaan DRM per bulan atau per tribulan. k. Menghitung tingkat kebandelan terhadap pencatatan kelengkapan
isi DRM per bulan (Deliquent Medical Record). l. Menghitung tingkat kehilangan DRM.
4. Formulir, catatan, dan laporan yang digunakan di bagian filing untuk pelayanan rekam medis.
a. Tracer yang dapat digunakan untuk petunjuk keberadaan DRM yang diambil dari rak filing dan penghitungan tingkat penggunaan DRM.
b. Catatan penggunaan DRM untuk bukti serah terima peminjaman DRM dari filing dan sebagai alat kontrol penggunaan tracer.
c. Folder DRM kosong untuk mengganti folder yang sudah rusak.
5. Unsur – unsur pengendalian yang menjamin pelaksanaan sistem pelayanan rekam medis sistem di filing.
Unsur –unsur pengendalian adalah unsur – unsur kegiatan yang dapat menjamin terlaksananya sistem, artinya bila salah satu unsur pengendalian tidak dilakukan maka akan menyebabkan tidak tercapainya tujuan sistem.
a. Digunakannya tracer sebagai pengganti DRM yang sedang digunakan dan untuk penghitungan tingkat penggunaan DRM. b. Digunakannya buku catatan penggunaan DRM untuk kontrol
penggunaan DRM.
c. Digunakannya KIUP atau buku register pendaftaran pasien rawat jalan, gawat darurat, rawat inap untuk mencatat DRM yang siap diretensi.
d. Digunakannya catatan atau daftar DRM yang disimpan in aktif untuk melakukan penilaian nilai guna rekam medis.
e. Digunakannya daftar pertelaahan untuk persiapan pengabadian dan pemusnahan formulir rekam medis.
f. Digunakannya daftar formulir rekam medis yang diabadikan untuk diawetkan.
g. Digunakannya daftar formulir rekam medis yang akan dimusnahkan untuk menyusun berita acara pemusnahan formulir rekam medis.
6. Pengertian rak file
Media untuk menyimpan arsip atau berkas, sehingga mempermudah proses penyimpanan, pengambilan, refilling. Bentuk dan ukuran rak filie tergantung dari kebutuhan dari jenis berkas, kadang jumlah berkas juga mempengaruhi bentuk rak file.
D. Sistem Penomoran Dokumen Rekam Medis
Sistem pemberian nomor rekam medis adalah tata cara penetapan nomor rekam medis kepada pasien yang mendaftar untuk berobat dan
semua formulir rekam medis atas nama pasien tersebut. Ada tiga sistem pemberin nomor penderita masuk (Admission Numbering System), yaitu : pemberian nomor secara seri (Serial Numbering System) = SNS, pemberian nomor cara unit (Unit Numbering System) = UNS, pemberian nomor cara seri unit (Serial Unit Numbering System) = SUNS. (9)
1. Pemberian Nomor Cara Seri
Pemberian nomor cara seri atau dikenal dengan Serial Numbering System (SNS) adalah suatu sistem pemberian nomor rekam medis kepada setiap pasien yang datang berobat baik pasien yang baru datang maupun berobat ulang. Selain pemberian nomor rekam medis itu, dibuatkan pula dokumen rekam medis atas nama pasien tersebut.
Adapun keuntungan penggunaan sistem ini adalah bagi pasien yang mendaftar untuk berobat ulang (kunjungan berikutnya) akan lebih cepat dilayani karena pasien langsung memperoleh nomor rekam medis berikut dokumen rekam medisnya dan pasien tidak perlu membawa KIB serta petugas tidak perlu mencatat dan mengelola KIUP.
Sedangkan untuk kerugiannya adalah rekaman informasi yang ada dari pasien yang berobat ulang akan tidak berkesinambungan. Karena setiap kali pasien datang untuk berobar, selalu mendapatkan nomor baru. Sedangkan untuk penyimpanan dokumen rekam medis akan berdampak pada, semakin bertambahnya dokumen rekam
medis pasien yang disimpan ke dalam rak file. Hal ini akan menyebabkan perlunya penambahan rak file yang semakin banyak.
2. Pemberian Nomor Cara Unit
Pemberian nomor cara unit atau dikenal dengan Unit Numbering System (UNS) adalah suatu sistem pemberian nomor rekam medis bagi pasien yang datang mendaftar untuk berobet dan nomor rekam medis tersebut akan tetap digunakan pada kunjungan berikutnya bila pasien datang mendaftar untuk berobat ulang. Demikian pula dokumen mrekam medis atas pasien hanya ada satu folder dokumen rekam medis atas nama pasien bersangkutan. Untuk mempermudah pengertian, 1 pasien memperoleh nomor rekam medis dan dokumen rekam medis hanya satu kali semur hidup selama menjalankan pelayanan di sarana kesehatan yang bersangkutan. Oleh karena itu pencatatan dan pengolahan KIB dan KIUP sangat berarti. (9)
Untuk kelebihan dari pemberian nomor rekam medis cara unit adalah bagi pasien yaitu informasi hasil – hasil pelayanan medis dapat berkesinambungan dari waktu ke waktu dan dari tempat pelayanan ke pelayanan lain karena semua data dan informasi mengenai pasien dan pelayanan yang diberikan terdapat dalam satu folder yang sama.
Adapun kekurangan dari sistem ini adalah pelayanan pendaftaran pasien yang pernah berkunjung berobat atau sebagai pasien lama akan lebih lama dibandingkan dengan cara Serial Numbering System (SNS). Kekurangan ini dapat diatasi dengan
sistem pelayanan antara loket pasien baru dengan loket untuk pasien lama (berkunjung kembali).
3. Pemberian Nomor Cara Seri Unit
Pemberian nomor cara seri unit atau dikenal dengan Serial Unit Numbering System (SUNS) adalah suatu sistem pemberian nomor dengan menggabungkan sistem seri dengan sistem unit, yaitu setiap pasien datang berkunjung untuk mendaftar berobat diberikan nomor rekam medis baru dengan dokumen rekam medis baru. Kemudian setelah selasai pelayanan, berdasarkan nomor rekam medis pada dokumen rekam medis tersebut dicari di KIUP untuk memastikan pasien tersebut pernah berkunjung atau tidak. Bila ditemukan dalam KIUP berarti pasien tersebut pernah berkunjung dan memiliki dokumen rekam medis lama. Nomor rekam medis baru atas nama tersebut dicoret diganti nomor rekam medis lama selanjutnya nomor baru itu dapat digunakan oleh pasien lain. Dokumen rekam medis yang telah dijadikan satu tersebut dikembalikan sesuai nomor rekam medis lainnya. (9)
Kelebihan dari sistem ini adalah pelayanan menjdi lebih cepat karena tidak memilah antara pasien baru atau lama semua pasien yang datang seolah – olah dianggap sebagai pasien baru. Kekurangannya adalah petugas menjadi lebih repot setelah pelayanan, informasi medis pada saat pelayanan dilakukan tidak ada kesimanbungan (kesinambungannya terjadi saat berobat di kunjungan berikutnya).
E. Sistem Penyimpanan Dokumen Rekam Medis
Dokumen rekam medis harus disimpan oleh sarana pelayanan kesehatan.(5) Penyimpanan dokumen rekam medis tersebut terkait dengan kepemilikan terhadap rekam medis sebagai dokumen. Hal tersebut sebagai alat bukti bila dikemudian hari terjadi tuntutan hukum maka sarana pelayanan kesehatan dapat menunjukkan proses pelayananna dengan dokumen rekam medis. Selain itu dokumen rekam medis harus dijaga kerahasiaannya karena sifat dokumen rekam medis adalah rahasia.(5) Oleh karena itu, dokumen rekam medis harus dikelola dan dilindungi sehingga aman dan terjaga kerahasiaannya. Perlindungan tersebut meliputi :
1. Perlindungan terhadap bahaya fisik, misalnya sinar matahari, hujan, banjir, panas, lembab.
2. Perlindungan terhadap bahaya kimiawi, misalnya makanan, minuman, bahan – bahan kimiawi lainnya.
3. Perlindungan terhadap bahaya biologi, misalkanya tikus, kecoa, ngengat, maupun rayap.
Adapun penyimpanan dokumen rekam medis bertujuan untuk, mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali dokumen rekam medis yang disimpan dalam rak file, mudah mengambil dari tempat penyimpanan, mudah pengembaliannya, dan melindungi dokumen rekam medis dari bahaya pencurian, bahaya kerusakan fisik, kimiawi dan biologi.
Ditinjau dari pemusatan atau penyatuan dokumen rekam medis, maka cara penyimpanannya dibagi menjadi 2 cara, yaitu:
1. Sentralisasi
Sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara sentral yaitu suatu sistem penyimpanan dengan cara menyatukan formulir – formulir rekam medis seorang pasien ke dalam satu kesatuan (folder). Dokumen rekam medis rawat jalan, gawat darurat, dan rawat inap seorang pasien menjadi satu dalam satu folder / map.
Kelebihannya adalah (a) data dan informasi hasil – hasil pelayanan dapat berkesimanbungan, (b) mengurangi terjadinya duplikasi, (c) mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan ruangan, (d) tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah distandarisasi, (e) memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan, dan (f) mudah menerapkan sistem unit record.
Kekurangannya adalah (a) petugas menjadi lebih sibuk, (b) filing atau tempat penyimpanan dokumen rekam medis harus dijaga 24 jam dan (c) tempat penerimaan pasien harus berjaga 24 jam.
2. Desentralisasi
Sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara desentralisasi yaitu suatu sistem penyimpanan dengan cara memisahkan dokumen rekm medis atas nama seorang pasien antara dokumen rawat jalan, gawat darurat dan rawat inap pada masing – masing dalam folder tersendiri dan atau ruang atau tempat tersendiri.
Kelebihannya adalah (a) efisiensi waktu karena dekat dengan pelayanan, sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat dan (b) beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan karena hanya menangani dokumen di tempat pelayanan tersebut.
Adapun kekurangannya, adalah (a) terjadinya duplikasi dalam pembutanan rekam medis, yaitu data dan informasi pelayanan pada satu pasien dapt tersimpan lebih dari 1 folder, dan (b) biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak.
3. Satelit
Sistem penyimpanan satelit adalah penyimpanan dengan cara menggabungkan sistem sentralisasi dengan desentralisasi. Sistem ini hanya berfungsi pada rumah sakit yang sudah menggunakan komputerisasi.
Kelebihan sistem ini adalah pengambilan dan pencarian data ini menjadi lebih cepat. Sedangkan untuk kekurangannya adalah sekuritas data masih dipertanyakan.
F. Sistem Penjajaran Dokumen Rekam Medis
Dokumen rekam medis yang disimpan ke dalam rak penyimpanan tidak ditumpuk melainkan disusun berdiri sejajar satu dengan lainnya. Penjajaran dokumen rekam medis mengikuti urutan nomor rekam medis dengan 3 metode, yaitu :
1. Straight Numerical Filing (SNF) / Metode Nomor Langsung
Sistem penjajaran dengan metode nomor langsung (SNF) yaitu suatu sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan mensejajarkan folder dokumen rekam medis berdasarkan urutan langsung nomor rekam medisnya pada rak penyimpanan. Misalkan keempat rekam medis berikut ini akan disimpan berurutan dalam satu rak, yaitu 46-50-23, 46-50-24, 46-50-25, 46-50-26
Adapun kelebihannya adalah (a) bila akan sekaligus mengambil 50 buah DRM berurutan, akan sangat mudah, (b) mudah melatih petugas – petugas yang harus melaksanakan pekerjaan penyimpanan tersebut.
Dan kekurangannya adalah (a) petugas harus memperhatikan seluruh angka nomor rekam medis sehingga mudah terjadi kekeliruan menyimpan, (b) mudah terjadi desak – desakan petugas karena terjadi konsentrasi DRM pada satu rak file yang sama, dan (c) pengawasan kerapian penyimpanan sangat sukar dilakukan.
2. Terminal Digit Filing (TDF) / Metode Angka Akhir
Terminal Digit Filing (TDF) yaitu suatu sistem penyimpanan DRM dengan mensejajarkan folder DRM berdasarkan urutan nomer rekam medis pada 2 angka kelompok terakhir. 2 angka terakhir merupakan primary digit, 2 angka di tengah merupakan secondary digit, dan 2 angka terdepan merupaka tertiary digit. Misalkan keempat rekam medis berikut ini akan disimpan berurutan dalam satu rak, yaitu 02-26-25, 03-26-25, 04-26-25, 05-26-25.
Kelebihan untuk metode ini adalah (a) petugas yang elakukan pengambilan tidak akan berdesak – desakan, (b) masing – masing petugas dapt diberi tanggung jawab untuk beberapa section, (c) petugas akan mudah menginagt lokasi section karena sudah dipilah sesuai sectionnya, (d) penambahan jumlah dokumen rekam medis selalu tersebar secara marata, (e) jumlah rekam medis untuk setiap section terkontrol dan bisa dihindarkan timbulnya rak – rak kosong, (f) dengan terkontrolnya jumlah rekma medis dapat membantu memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan (jumlah rak), (g) dokumen rekam medis yang sudah tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan dan (h) kekeliruan menyimpan (misfile) dapat dicegah.
Dan untuk kekurangannya adalah (a) latihan dam bimbingan dalam hal sisitem angka akhir, akan lebih lam dibandingkan metode langsung, dan (b) membutuhkan biaya yang lebih besar.
3. Midle Digit Filing (MDF) / Metode Angka Tengah
Sistem penjajaran dengan metode angka tengah atau MDF yaitu suatu sistem penyimpanan DRM dengan mensejajarkan folder DRM berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok tengah.
Cara menjalankannya sama dengan TDF, yang membedakan yaitu pada saat menyimpan DRM. Dalam hal ini angka yang terletak di tengah – tengah menjadi angka pertam, pasangan angka yang terletak paling kiri menjadi angka kedua, dan kelompok angka paling kanan menjadi angka ketiga.
Misalkan : 35-04-02 01-06-26 45-21-02 05-06-26 55-21-02 19-06-26
G. Prosedur tetap
Prosedur tetap (Protap) merupakan suatu kebijakan yang telah ditetapkan rumah sakit dimana terdapat ketentuan tupoksi maupun peran setiap pegawai rumah sakit serta tata cara atau prosedur yang harus dilaksanakan. Protap memiliki pengertian sebagai suatu proses kegiatan untuk menyimpan dan mensejajarkan DRM, serta melayani peminjaman dan pengembalian DRM seorang pasien untuk keperluan tertentu di instalasi rekam medis. Beberapa tujuan protap adalah :
1. Dalam pelayanan rekam medis di filing protap bertujuan sebagai pengendali peminjaman DRM pasien supaya terjaga kerahasiaan isinya serta melindungi keadaan fisik dokumen agar tidak cepat rusak.
2. Dalam pelayanan rekam medis di analising / reporting protap bertujuan sebagai pengelola rekam medis yang menghasilkan data pelaporan yang bermanfaat bagi pihak menejemen untuk proses pegambilan keputusan.
3. Dalam pemberian nomor rekam medis protap digunakan sebagai acuan pemberian nomor pada DRM rawat jalan maupun rawat inap dengan menggunakan Unit Numbering System, sehingga informasi medis dapat berkesinambungan.
a) Mengatur efisiensi tempat penyimpanan b) Menjaga kerahasiaan isi DRM
c) Melindungi kondisi fisik DRM milik pasien agar tidak mudah rusak
5. Dalam penyimpanan DRM aktif protap digunakan untuk menjaga kerahasiaan isi dan kondisi fisik DRM milik pasien agar tidak mudah rusak.
6. Dalam penyimpanan DRM in-aktif protap digunakan sebagai : a) Untuk efisiensi tempat
b) Untuk tertib penyimpanan DRM
c) Apabila sewaktu – waktu dibutuhkan, dapat diambil kembali. 7. Dalam sistem penjajaran DRM, protap digunakan sebagai :
a) Menjajarkan DRM secara urut
b) Mempermudah pengambilan apabila DRM dibutuhkan c) Memperkecil angka kesalahan letak DRM
Dalam pengambilan DRM dari rak penyimpanan filing, protap digunakan untuk mempermudah tata cara pengambilan DRM supaya tidak tercecer di rak penyimpanan.
H. Sarana dan prasarana
Untuk menyelenggarakan rekam medis maka perlu diadakan fasilitas dan peralatan harus disediakan agar tercapai pelayanan yang efisien. Selain itu, lokasi unit rekam medis harus memenuhi persyaratan dan kebutuhan pelayanan rekam medis sehingga memperlancar pelayanan terhadap pasien. Sehubungan dengan fungsi rekam medis yang
mengkoordinasi formulir, catatan dan pelaporan ke unit – unit pencatatan data.
I. Pengertian 5M (Man, Money, Machine, Matherial, Methode)
Man yaitu manusia (usia, jenis kelamin, tingkat pendidikan, lama bekerja). Faktor manusia adalah faktor yang paling menentukan, manusia yang membuat tujuan dan manusia pula yang melakukan proses kerja dalam pelayanan DRM RJ.
Money atau uang merupakan alat yang penting untuk mencapai tujuan karena segala sesuatu harus diperhitungkan secara rasional. Hal ini akan berhubungan dengan beberapa uang yang harus disediakan untuk membiayai gaji pegawai, alat – alat yang dibutuhkan dalam proses pelayanan DRM Poliklinik.
Matherial terdiri dari bahan setengah jadi dan bahan jadi. Untuk mencapai hasil yang lebih baik, selain manusia yang ahli dibidangnya juga harus dapat menggunakan bahan sebagai salah satu sarana. Bahan yang digunakan untuk memdukung pelayanan DRM Poliklinik (prosedur pendaftaran pasien RJ, sistem penomoran, formulir, dokumen).
Methode dinyatakan sebagai penetapan cara pelaksanaan kerja suatu tugas dengan memberikan berbagai pertimbangan kepada sasaran, fasilitas – fasilitas yang tersedia dan penggunaan metode yang sesuai dengan teori.
Machine digunakan untuk memberikan kemudahan atau menciptakan efisiensi dalam bekerja. Alat yang digunakan untuk mendukung kegiatan pelayanan DRM Poliklinik (11).
J. Pengertian Pengetahuan 1. Definisi Pengetahuan
Pengetahuan adalah hasil “tahu” dan ini terjadi setelah orang melakukan penginderaan terhadap suatu objek tertentu. Penginderaan terjadi melalui panca indra manusia, yakni: indra penglihatan, pendengaran, penciuman, rasa dan raba. Sebagian besar pengetahuan manusia diperoleh melalui mata dan telinga.
Pengetahuan atau kognitif merupakan domain yang sangat penting untuk terbentuknya tindakan seseorang (over behavior) (12).
Pengetahuan adalah sesuatu yang ada secara niscaya pada diri manusia yang keberadaannya diawali dari kecenderungan psikis manusia sebagai bawaan kodrat manusia yaitu dorongan ingin tahu yang bersumber dari kehendak atau kemauan.
Pengetahuan diperoleh dari suatu proses belajar terhadap suatu informasi yang diperoleh seseorang. Pengetahuan dapat juga diperoleh dari pengalaman yang secara langsung maupun dari pengalaman orang lain. Pengetahuan juga dapat diperoleh dari proses pendidikan atau edukasi.
Penelitian mengungkapkan bahwa sebelum orang mengadopsi perilaku baru (berperilaku baru), di dalam diri orang tersebut terjadi proses sebagai berikut:
a) Awareness (kesadaran), yakni orang tersebut menyadari dalam arti mengetahui stimulus (objek) terlebih dahulu.
c) Evaluation (menimbang - nimbang baik dan tidaknya stimulus tersebut bagi dirinya).
d) Trial , yakni orang telah mulai mencoba perilaku baru.
e) Adoption, subjek telah berperilaku baru sesuai dengan pengetahuan kesadaran, dan sikapnya terhadap stimulus.
Tetapi demikian, dapat disimpulkan bahwa perubahan perilaku tidak selalu melewati tahap - tahap diatas. Apabila penerimaan perilaku baru melalui proses didasari oleh pengetahuan, kesadaran, dan sikap positif, maka perilaku tersebut akan bersifat langgeng (long acting) dan sebaliknya. (13)
2. Tingkat Pengetahuan
Pengetahuan yang dicakup didalam domain kognitif mempunyai enam tingkat, yakni:
a) Tahu (Know)
Tahu diartikan sebagai kemampuan menghafal, mengingat, mengulang informasi, yang pernah diberikan sebelumnya, termasuk dalam pengetahuan ini adalah mengingat kembali (recall) terhadap suatu yang spesifik dari seluruh bahan yang dipelajari atau rangsangan yang telah diterima. “Tahu” merupakan tingkat pengetahuan yang paling rendah.
Pemahaman diartiakan sebagai kemampuan untuk menginterpretasikan atau mengulang informasi dengan bahasa sendiri secara benar tentang objek yang diketahui.
c) Aplikasi (Application)
Aplikasi diartikan sebagai kemampuan menggunakan informasi, teori, situasi, dan mengenai bagian – bagian serta hubungan dengan kondisi sebenarnya.
d) Analisis (Analysis)
Analisa diartikan sebagai kemampuan menjabarkan materi yang didalam komponen-komponen tetapi masih di dalam struktur organisasi tersebut dan ada kaitannya satu sama lain. Kemampuan analisis dapat dilihat berdasarkan penggunaan kata kerja seperti dapat menggambarkan, membedakan, memisahkan, dan mengelompokkan.
e) Sintesis (Synthesis)
Sintesis diartikan sebagai kemampuan mengumpulkan komponen guna membentuk suatu pola pemikiran baru.
f) Evaluasi (Evaluation)
Evaluasi diartikan sebagai kemampuan membuat pemikiran berdasarkan kriteria yang telah ditentukan sendiri atau norma yang berlaku di masyarakat. Misalnya seorang ibu dapat menilai dan
menentukan seorang anak menderita malnutrisi atau tidak. Pengukuran pengetahuan dapat dilakukan dengan wawancara atau angket yang menanyakan tentang isi materi yang ingin diukur dari subyek penelitian. Kedalaman pengetahuan yang ingin diketahui disesuaikan dengan tingkatan-tingkatan diatas. (14)
3. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Pengetahuan
Adapun faktor yang mempengaruhi pengetahuan adalah : a) Usia
Semakin cukup usia, tingkat kematangan seseorang akan lebih tinggi pada saat berfikir dan bekerja. Hal ini sebagai akibat dari pengalaman dan kematangan jiwa.
b) Pendidikan
Pendidikan adalah suatu proses belajar yang berarti terjadi proses pertumbuhan, perkembangan atau perubahan kearah lebih dewasa, lebih baik dan lebih matang pada diri individu, nokeluarga dan masyarakat. Makin tinggi tingkat pendidikan seseorang, maka mudah menemukan informasi, makin banyak pengetahuan sehingga makin banyak pula pengetahuan yang dimiliki oleh orang tersebut.
c) Persepsi
Persepsi yaitu mengenal dan memilih objek sehubungan dengan tindakan yang akan diambil.
d) Motivasi
Motivasi merupakan suatu dorongan keinginan dan tenaga penggerak yang berasal dalam diri seseorang untuk melakukan sesuatu dengan mengesampingkan hal - hal yang kurang bermanfaat. Agar motivasi muncul diperlukan rangsangan dari dalam dan dari luar individu.
e) Sumber informasi
Paparan informasi mempengaruhi tingkat pengetahuan wisatawan. Paparan informasi yang diperoleh oleh wisatawan dari berbagai sumber, antara lain : buku cerita, media massa seperti Koran, majalah, ataupun televisi, serta saling bertukar informasi.
J. Kerangka Teori
Sumber : Bambang, Shofari. Modul PSRM I Dasar – Dasar Pelayanan Rekam Medis. Fak.Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro. Semarang. 2008. (Tidak Dipublikasikan).
Sistem Penjajaran Pengetahuan Petugas Filing Sarana Sistem Penomoran Pelayanan Dokumen Rekam Medis di Filing Prosedur Pelayanan DRM Sistem Penyimpanan
K. Kerangka Konsep Pengetahuan Petugas Filing Sarana Prosedur Pengembalian DRM Pelayanan Dokumen Rekam Medis di Filing
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
A. Jenis Penelitian
Penelitian ini merupakan penelitian bersifat deskriptif yang dilakukan dengan tujuan utama untuk membuat gambaran atau deskripsi tentang satu keadaan dimana penulis memaparkan hasil pengamatan dan perhitungan ke dalam bentuk narasi.
Metode yang digunakan adalah observasi dengan pendekatan potong lintang (cross sectional). dimana peneliti hanya melakukan observasi dan pengukuran variabel tidak terbatas harus tepat pada satu waktu bersamaan.
B. Identifikasi Variabel
Variabel yang digunakan dalam penelitian ini yaitu : 1. Pengetahuan petugas filing
2. Sarana
3. Prosedur pengembalian DRM 4. Prosedur pelayanan DRM
C. Definisi Operational
No Variabel Penelitian Definisi
1. Pengetahuan petugas filing
Kegiatan yang dilakukan adalah untuk mengidentifikasi :
maupun non formal.
b. Pengetahuan petugas dalam melakukan pelayanan yang sesuai oleh prosedur pelayanan yang ditetapkap Rumah Sakit. c. Tingkat pengetahuan yang dimiliki oleh
masing – masing petugas filing.
2. Sarana Alat dan dokumen yang digunakan untuk pelayanan DRM di filing.
Alat yang dimaksudkan adalah sarana yang digunakan untuk penanda atau bukti keberadaan DRM.
Dokumen yang dimaksudkan adalah catatan yang dipergunakan sebagai sarana pengecekkan pengembalian DRM maupun untuk mengendalikan DRM.
3. Prosedur
pengembalian DRM
Pengertian dari Standar Operasional Pelayanan (SOP) atau Prosedur tetap secara tertulis yang telah disahkan oleh Rumah sakit dan diterapkan untuk pelaksanaan alur prosedur pengembalian DRM di filing untuk DRM Poliklinik.
4. Prosedur pelayanan DRM
Pengertian dari Standar Operasional Pelayanan (SOP) atau Prosedur tetap secara tertulis yang telah disahkan oleh Rumah sakit dan diterapkan untuk pelaksanaan alur prosedur pelayanan DRM di filing untuk DRM Poliklinik.
D. Populasi dan Subjek penelitian
Dalam penelitian ini populasi yang diamati adalah pelayanan dokumen dokumen rekam medis pasien Poliklinik di filing RSUD Tugurejo Semarang. Subjek penelitian yang ditetapkan oleh peneliti adalah 10 petugas filing.
E. Instrumen Penelitian 1. Checklist
Checklist adalah merupakan instrument yang membantu dalam penelitian. Checklist digunakan untuk melihat sarana yang digunakan dalam pelayanan dokumen rekam medis di bagian filing.
2. Pedoman Wawancara
Instrumen pedoman wawancara kepada : Bagian filing
Instrumen pedoman wawancara tersebut digunakan untuk mendapatkan data :
a. Prosedur pelayanan DRM Poliklinik di filing.
b. Pengetahuan petugas dalam pelayanan DRM Poliklinik di filing. 3. Pedoman Observasi
Pedoman observasi digunakan untuk mendapatkan data : a. Pengetahuan petugas filing dalam pelayanan DRM Poliklinik.
b. Penggunaan sarana dalam pelayanan DRM Poliklinik oleh petugas filing.
F. Cara Pengumpulan Data
1. Untuk mendapatkan data primer, yaitu data dikumpulkan dengan cara melakukan observasi untuk mendapatkan data secara langsung dari objek yang diteliti. Melakukan wawancara secara langsung kepada petugas filing sebagai subjek penelitian, untuk mengidentifikasi pengetahuan petugas filing.
2. Data sekunder berupa data dokumentasi atau data laporan yang telah tersedia yang berupa prosedur tetap pengembalian DRM ke filing, maupun kebijakan rumah sakit.
G. Pengolahan Data 1. Editing
Data yang diperoleh dari hasil penelitian kemudian dikoreksi dan diperbaiki apabila terdapat kesalahan saat pengumpulan data, sehingga data yang dihasilkan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya.
2. Tabulating
Mengolah data yang diperoleh dengan memasukkan data ke dalam tabel untuk memudahkan proses pengolahan data yang dilakukan sehingga data yang ada menjadi informatif.
H. Analisa data
Data dalam penelitian menggunakan analisis deskriptif untuk menggambarkan keadaan sebenarnya, sehingga berdasarkan hasil pengamatan tersebut dapat diambil kesimpulan mengenai faktor pengaruh yang menyebabkan keterlambatan penyediaan DRM pasien Poliklinik.
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Gambaran Umum Rumah Sakit 1. Sejarah Rumah Sakit
Lahan penelitian RSUD Tugurejo Semarang terletak pada ruas jalur utama Semarang – Jakarta pada koordinat LS : 06o 59’ 04,8” dan BT : 110o 21’ 22,7” yang merupakan jalur utama pantai utara Jawa antara Semarang dan Kendal, tepatnya pada jalan raya Walisongo Semarang.
Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo merupakan Rumah Sakit kelas B non pendidikan milik Pemerintah Provinsi Jawa Tengah, yang terletak di Semarang Bagian Barat dengan kapasitas tempat tidur yang beroperasional saat ini 323 tempat tidur. Luas tanah 36.566 m2, luas bangunan 15.381 m2 terdiri dari gedung rawat jalan, gedung IGD, 8 bangsal perawatan, kamar bedah, kamar bersalin, bangunan penunjang, kantor, auditorium dan wisma.
Pada awal pendiriannya, Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang merupakan Rumah Sakit Kusta (Khusus) milik Pemerintah Provinsi Jawa Tengah. Akan tetapi seiring dengan perkembangan jaman dan teknologi serta perkembangan penduduk yang mulai pesat, maka tanggal 26 Desember 2000 Menteri Kesehatan dan Kesejahteraan Sosial melalui keputusannya nomor 1810/Menkes-Kesos/SK/XII/2000 merubah status Rumah Sakit Khusus Kusta menjadi Rumah Sakit Umum dengan status kelas C. Kemudian sejak tanggal 19 Nopember 2003 berdasarkan
SK Menkes RI No. 1600/Menkes/SK/XI/2003 berubah menjadi Rumah Sakit Umum dengan status kelas B Non Pendidikan milik Pemerintah Provinsi Jawa Tengah. Walaupun berubah menjadi rumah sakit umum, namun rumah sakit ini tetap mempertahankan kekhususannya dengan masih menerima pasien kusta.
2. Visi dan Misi Rumah Sakit
Visi Rumah Sakit Umum Tugurejo adalah Rumah Sakit Prima, Mandiri dan Terdepan di Jawa Tengah. Untuk mewujudkan' visi tersebut, dijabarkan dalam Misi dan Langkah - Langkah Strategik, dengan didasari oleh nilai-nilai luhur dan budaya kerja rumah sakit yang diyakini akan mampu memberikan inspirasi kepada segenap karyawan untuk bersama mewujudkan visi tersebut (4).
1. Visi : Rumah Sakit Prima, Mandiri Dan Terdepan Di Jawa Tengah
2. Misi :
a) Meningkatkan kualitas dan kuantitas sumber daya manusia. b) Meningkatkan sarana dan prasarana dalam rangka
menunjang pelayanan medis dan memberikan kenyamanan kepada pasien, keluarga pasien dan karyawan.
c) Meningkatkan program pengembangan mutu pelayanan medis dan non medis secara berkesinambungan.
d) Mewujudkan kemandirian, efisiensi, efektifitas dan fleksibilitas pengelola keuangan.
e) Menjadi pusat pendidikan kedokteran dan kesehatan lain, serta penelitian dan pengembangan bidang kesehatan.
f) Mengembangkan pelayanan unggulan.
3. Motto : Kesembuhan dan Kepuasan Anda Adalah Kebahagiaan Kami.
4. Nilai : Tuntunan dan pandangan umum orang yang bekerja di RSUD Tugurejo Provinsi Jawa Tengah.
Dalam upaya memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat secara paripurna, Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo perlu pengelolaan rumah sakit secara profesional dengan didasarkan pada peraturan perundangan yang berlaku.
Maupun dalam memberikan pelayanan medis kepada setiap pasien wajib dibuatkan suatu dokumen yang berisi setiap tindakan pelayanan medis kepada pasien tersebut secara kronologis dan berkesinambungan dalam menghasilkan informasinya, maka disebut dengan rekam medis. Dengan rekam medis, pelayanan medis tersebut memiliki bukti yang syah yang dapat dipertanggungjawabkan. Oleh sebab itu untuk mendukung kegiatan pelayanan medis di rumah sakit, diperlukan unit pelaksanan teknis untuk pelayanan rekam medis ini.
Sesuai dengan Peraturan gubernur Jawa Tengah No. 25 tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Propinsi Jawa Tengah, maka Instalasi Rekam Medis dibawah Bidang Penunjang. Pelaksanaan kegiatan rekam medik yang meliputi: penyiapan sistem dan prosedur rekam medis, penyusunan kebutuhan sarana dan prasarana rekam medik, pengembangan sistem
rekam medis, pengembangan sistem rekam medis sesuai standard, monitoring pelaksanaan rekam medis, pengelolaan data dan informasi catatan medis, serta pemantauan, evaluasi dan pelaporan (4).
3. Gambaran Umum Unit Rekam Medis
a. Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis
Instalasi Rekam Medis RSUD Tugurejo Provinsi Jawa Tengah dipimpin oleh Kepala Instalasi Rekam Medis dibawah Bidang penunjang yang terhubung langsung dengan Seksi Penunang Medis. Kepala Instalasi Rekam Medis yang membawahi 5 Koordinator yaitu koordinator pendaftaran, Assembling, Koding dan indeksing, Filing dan pelaporan.Koordinator Pendaftaran dibantu Wa. Koordinator Pendaftaran akan mengkoordinasi di tempat TPPRJ, TPPRI-RJ, TPPRJ Nusa Indah, TPPRI Nusa Indah, TPPGD, TPPRI-GD.
Koordinator Assembling akan mengkoordinasi Dalam Merakit atau mengurutkan DRM rawat inap, Evaluasi KLPCM (ketidaklengkapan Catatan Medis), Pengendalian Form RM dan Pengurusan Medico Legal.Koordinator Filing dibantu Wa. Koordinator Filing akan mengkoordinasi penyediaan, Penyimpanan, Pengembalian, penyisiran dan evaluasi Miss file, penyusutan dan pemusnahan dokumen Rekam Medis.Koordinator Koding dan Indeksing akan mengkoordinasi koding dan indeksing kode tentang Penyakit, Tindakan, kematian, Dokter dll.Koordinator pelaporan akan mengkoordinasi pembuatan laporan dan statistik RS untuk laporan internal dan eksternal rumah sakit (4).
B. Hasil Penelitian
Dalam penelitian ini, peneliti melakukan metode pengambilan data primer dengan cara observasi dan wawancara. Berikut adalah hasil dari penelitian tersebut.
1. Pengetahuan Petugas Filing (Man)
Berdasarkan dari hasil observasi maupun wawancara yang dilakukan oleh peneliti didapati hasil bahwa petugas rekam medis di bagian filing RSUD Tugurejo Semarang cukup mampu melaksanakan kegiatan pelayanan dokumen rekam medis sesuai dengan SOP yang telah dibuat oleh rumah sakit. Berikut merupakan hasil wawancara peneliti dengan responden (petugas filing) yaitu sebagai berikut :
Tabel 4.1 Hasil Wawancara Pengetahuan Petugas Di Filing RSUD Tugurejo Semarang
No. Kategori
Pengetahuan
Total Tahu Tidak
Tahu 1. Tugas pokok dan fungsi petugas
filing.
100 % 0 % 100 %
2. Prosedur pelayanan DRM poliklinik di filing.
100 % 0 % 100 %
3. Ketentuan rumah sakit tentang batas waktu maksimal pelayanan DRM Poliklinik di filing.
80 % 20 % 100 %
4. Melacak keberadaan DRM yang tidak berada di rak file.
100 % 0 % 100 %
5. Sarana yang digunakan dalam pelayanan DRM Poliklinik.
6. Fungsi dari masing – masing sarana yang digunakan dalam pelayanan DRM Poliklinik.
60 % 40 % 100 %
7. Prosedur pengembalian DRM Poliklinik ke filing.
100 % 0 % 100 %
8. Tindakan petugas filing dalam kaitannya mengendalikan DRM
30 % 70 % 100 %
Total 83,75 % 16,25 % 100 %
Berdasarkan hasil wawancara di atas, didapatkan hasil prosentase petugas yang mengetahui sebesar 83,75 % dan yang tidak mengetahui sebesar 16,25 %. Beberapa pertanyaan yang di ajukan oleh peneliti mendapatkan hasil tidak tahu dari petugas yang tinggi nilainya, yaitu sebagai berikut :
a) Pengetahuan petugas mengenai ketentuan yang ditetapkan oleh rumah sakit mengenai batas maksimal pelayanan DRM Poliklinik. Kebijakan yang ditetapkan yaitu pelayanan DRM Poliklinik tidak boleh ≥ 10 menit, prosentase sebesar 20% responden (petugas filing) yang tidak mengetahuinya. Dua orang responden tersebut adalah “ RS “ dan “SA”.
Alasan “RS” : Benar – benar tidak mengetahui, karena selama ini responden hanya tetap berupaya melakukan pelayanan DRM Poliklinik secepat mungkin, tanpa mengetahui kebijakan tersebut
Alasan “SA” : Responden beralasan bahwa tidak mengetahui kebijakan yang ditetapkan oleh rumah sakit yang terbaru. Responden hanya mengetahui kebijakan yang sebelumnya,
b) Pengetahuan petugas mengenai fungsi dari masing – masing sarana yang digunakan dalam pelayanan DRM Poliklinik di filing. Didapati 40% responden yang tidak mengetahui secara pasti fungsi dari masing – masing sarana pelayanan DRM Poliklinik tersebut. Adapun 4 orang responden tersebut adalah “LH”, “DA”, “SA”, “RS”, berikut adalah alasan yang dikemukakan oleh responden.
c) Pengetahuan petugas mengenai tindakan yang dilakukan oleh seorang petugas filing dalam melakukan pengendalian DRM yang mengalami keterlambatan dalam pengembaliannya. Sebesar 70% responden yang tidak mengatahui secara pasti tindakan yang seharusnya dilakukan oleh petugas filing dalam menindaklanjuti pengembalian DRM yang mengalami keterlambatan.
Alasan“DA” dan “SA”: Mereka bertutur bahwa mereka hanya menyimpulkan fungsi dari sarana tersebut dari hasil pekerjaan yang mereka lakukan sehari – hari. Responden belum
mengetahui secara pasti fungsi penggunaan sarana tersebut.
Alasan “LH”: bertutur bahwa responden tidak mengetahui secara benar fungsi dari sarana pelayanan DRM karena tidak tertera pada job desk yang dibuat oleh koordinator filing.
Alasan “RS” : Responden bertutur bahwa fungsi sarana yang digunakan dalam pelayanan digunakan untuk antisipasi petugas filing, bila DRM mengalami ‘nyasar’ atau tidak ditemukan saat akan dipergunakan.
Berikut merupakan hasil tabulating dari alasan yang dikemukakan oleh responden dengan hasil wawancara yang menyatakan “Tidak Tahu”.
Secara keseluruhan, petugas filing RSUD Tugurejo Semarang mampu melakukan tugas dan fungsinya masing – masing dalam melakukan pelayanan DRM Poliklinik. Meskipun petugas melakukannya berdasarkan dari pengalaman bekerja di filing, bukan dari pendidikan formal sebagai petugas rekam medis.
2. Sarana Pelayanan Dokumen Rekam Medis (Matherial)
Bedasarkan hasil observasi peneliti dengan menggunakan instrumen checklist, menunjukkan bahwa sarana yang tersedia telah memadai dan sesuai dengan kebutuhan dari filing RSUD Tugurejo Semarang. Hanya saja masalah tetap ditemui, yaitu sering ditemui tracer tidak tercetak oleh printer sehingga DRM tidak dapat dilakukan pelayanan karena petugas tidak mengetahuinya. Namun hal tersebut dapat terminimalisir dengan adanya apilkasi SIM RS yang terdapat di filing RSUD Tugurejo Semarang.
Alasan “FA”, “LZ”, “MP”, dan “DA” : Empat orang responden tersebut beralasan bahwa memang selama ini, mereka tidak melakukan / menindaklanjuti pengembalian DRM yang terlambat.
Alasan “LH”, “SA” dan “RS” : Sedangkan 3 orang lainnya, beralasan bahwa mereka memang tidak tahu dan tidak melakukan tindakan pengendalian DRM yang terlambat.
Sarana yang digunakan untuk melakukan proses pengembalian DRM dari Poliklinik, filing RSUD Tugurejo Semarang menggunakan cara tracking masuk DRM yang ada di dalam apilkasi SIM RS. Penelusuran atau tracking adalah proses dalam melacak atau menelusuri dokumen rekam medis yang tidak ditemukan di rak penyimpanan saat melakukan pengambilan dokumen rekam medis (4).
3. Prosedur Pengembalian Dokumen Rekam Medis (Methode)
Berdasarkan hasil wawancara maupun observasi yang telah dilakukan oleh peneliti, didapatkan proses pengembalian dokumen rekam medis yaitu, sebagai berikut :
a. Pengembalian dari Rawat Jalan, yaitu :
1) Dokumen rekam medis yang telah selesai dipergunakan dalam pelayanan kesehatan oleh dokter atau tenaga medis lainnya, dikumpulkan menjadi satu hingga semua pasien mendapatkan pelayanan.
2) Bila poliklinik telah tutup dan tidak ada pasien lagi, maka petugas pramu rawat jalan melakukan tugasnya untuk mengambil dokumen rekam medis yang telah terkumpul di masing – masing poli untuk dikembalikan ke filing.
3) Pramu rawat jalan yang mengembalikan dokumen rekam medis ke filing dan melakukan serah terima menggunakan buku ekspedisi.
1) Pengembalian dokumen rekam medis pasien rawat inap dilakukan sesegera mungkin setelah pasien keluar dari rumah sakit, paling lambat 2 x 24 jam setelah pasien keluar dari rumah sakit.
2) Setelah pasien dinyatakan keluar dari rumah sakit, petugas administrasi melihat kembali kelengkapan formulir – formulir rekam medis pasien.
3) Bila masih terdapat kekurangan maka, tugas perawat untuk melengkapi dan meminta dokter yang bertanggung jawab untuk melengkapi.
4) Sebelum 2x 24 jam, petugas administrasi masing – masing bangsal harus mengembalikan dokumen rekam medis pasien pasca opname ke bagian assembling.
5) Petugas administrasi mengembalikan dokumen rekam medis ke bagian assembling dengan menggunakan buku ekspedisi pengembalian dokumen rekam medis sebagai bukti serah terima dengan bagian assembling.
6) Di bagian assembling, dokumen yang telah dikembalikan dilakukan pengurutan kembali formulir – formulir sesuai urutan yang sesuai dan diteliti ketidaklengkapannya oleh petugas assembling.
7) Selesai dari bagian assembling, dokumen rekam medis yang sedah lengkap kemudian diberikan ke bagian koding / indeksing dengan menyertakan kartu kendali (Rumah Sakit
