Evaluasi Penerapan
Senayan Library Management System
Pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota
Salatiga Menggunakan
HOT-Fit Model
Artikel Ilmiah
Peneliti:
Stella Lie (682010023) Johan J.C. Tambotoh, SE., M.T.I. Augie D. Manuputty, S.Kom., M.Cs.
Program Studi Sistem Informasi
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana
Evaluasi Penerapan
Senayan Library Management System
Pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota
Salatiga Menggunakan
HOT-Fit Model
Artikel Ilmiah
Diajukan kepada
Fakultas Teknologi Informasi
untuk memperoleh Gelar Sarjana Sistem Informasi
Peneliti:
Stella Lie (682010023) Johan J.C. Tambotoh, SE., M.T.I. Augie D. Manuputty, S.Kom., M.Cs.
9
Evaluasi Penerapan
Senayan Library Management System
Pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota
Salatiga Menggunakan
HOT-Fit Model
Stella Lie, Johan J. C. Tambotoh, Augie D. Manuputty
Program Studi Sistem Informasi
Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana Jl. Diponegoro 52-60, Salatiga 50711, Indonesia
Email : leestella21@gmail.com; johan.tambotoh@staff.uksw.edu; augiemanuputty@gmail.com
Abstract
Salatiga Regional Library and Archives Office (Persipda) is one of organization that implements an otomation information system called Senayan Library Management System (SLiMS) as a library activity manager system. After five years, they need to do an evaluation to find out how this system applied and how far this system gives contributed to organization whose use it. SLiMS are evaluated with Human-Organization-Technology (HOT) Fit Model to find out how SLiMS works in three main elements that is Human, Organization, and Technology, also the fit between each elements in Net-benefit. Result of this evaluation show that in Technology element, dimensions of System Quality and Service Quality from using SLiMS give effect to Information Quality. In Human element evaluation of System Use show the lack of knowledge/expertise and training toward SLiMS so it impact to User Satisfaction. While in Structure and Environtment dimension, in Organization element, planning, strategy, and govenrment is the important factors in supporting the succsess of system implementa tion.
Keywords: Evaluation, SLiMS, HOT-Fit Model, Persipda
Abstrak
Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga (Persipda) merupakan salah satu organisasi yang menerapkan otomasi sistem informasi yang disebut Senayan Library Management System (SLiMS) sebagai sistem pengelola kegiatan perpustakaan. Setelah lima tahun digunakan, perlu diadakan evaluasi untuk mengetahui bagaimana penerapan sistem tersebut, serta sejauh mana sistem memberi kontribusi kepada organisasi yang
menggunakannya. SLiMS dievaluasi dengan Human-Organization-Technology (HOT) Fit
Model untuk mengetahui penerapannya melalui tiga elemen utama yaitu Human, Organization, dan Technology, serta kesesuian antara ketiganya dalam Net-benefit. Hasil dari evaluasi menunjukan bahwa pada elemen Teknologi, dimensi Kualitas Sistem, dan Kualitas Layanan yang diperoleh dari penggunaan SLiMS berdampak pada Kualitas Informasi. Pada elemen Manusia, evaluasi pada dimensi Penggunaan Sistem menunjukan kekurangan pada faktor Keahlian/Pengetahuan dan Pelatihan mengenai SLiMS sehingga berdampak pada dimensi Kepuasan Pengguna. Sedangkan pada dimensi Struktur dan Lingkungan dalam elemen Organisasi, faktor Strategi, Perencanaan, dan Pemerintah merupakan faktor yang penting dalam mendukung keberhasilan penerapan sistem.
I. PENDAHULUAN
Perkembangan sistem informasi yang begitu pesat saat ini disebabkan oleh besarnya kebutuhan akan informasi yang akual dan dapat diandalkan untuk mencapai tujuan organisasi. Perpustakaan merupakan sistem informasi yang di dalamnya terdapat aktivitas pengumpulan, pengolahan, pengawetan, pelestarian dan penyajian serta penyebaran informasi.[1]
Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga, selanjutnya disingkat Persipda, memakai SLiMS sejak 2010, dan pada Maret 2013 melakukan upgrade
perangkat lunak otomasinya ke Senayan Library Management System (SLiMS) versi Meranti. Pembaharuan SLiMS versi Meranti pada umumnya sudah menjawab kebutuhan otomasi perpustakaan. Namun secara khusus pada beberapa fungsi dalam SLiMS dirasa belum dapat menangani masalah yang ada pada Persipda. Hal lain yang juga menghambat penerapan SLiMS adalah tidak ada
training mengenai SLiMS dari Persipda kepada pegawainya, walaupun pengetahuan pustakawan mengenai teknologi tidak berada di tingkat yang sama. Persipda juga belum paham bagaimana cara untuk mengaudit sistem agar mereka mengetahui apakah sistem yang digunakan sudah sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai organisasi. Karena alasan tersebut, maka perlu dilakukan evaluasi di Persipda untuk melihat sejauh mana kesesuaian/kecocokan SLiMS dengan organisasi, manusia, dan teknologi serta manfaatnya.
Human-Organization-Technology (HOT) Fit Model merupakan gabungan dari
IS Success Model oleh DeLone McLean tahun 2003 dan IT-Organization Fit Model oleh Scott Morton tahun 1991. Berdasarkan isu yang ada pada Persipda saat ini, maka dipilihlah model kesesuaian HOT-Fit untuk mengevaluasi penerapan SLiMS. HOT-Fit Model dipilih dengan pertimbangan bahwa ini adalah model evaluasi sistem informasi dengan pendekatan kualitatif yang memungkinkan diperolehnya informasi secara lebih mendalam melalui tiga elemen utama yang dimilikinya. Elemen manusia (Human) menggambarkan sejauh mana kepuasan pengguna dan penggunaan sistem melalui durasi akses sistem, siapa yang menggunakan, tujuan penggunaan, penerimaan laporan, sikap menerima/menolak sistem, harapan atau keyakinan terhadap sistem, pengetahuan, keahlian, serta pelatihan. Elemen organisasi (Organization) menjelaskan struktur organisasi, strategi dan perencanan, komunikasi dan manajemen, kepemimpinan, serta lingkungan organisasi yaitu andil pemerintah, sumber keuangan, hubungan inter-organisasi, dan komunikasi eksernal. Elemen teknologi (Technology) yang melihat sisi kualitas sistem, kualitas informasi dan kualitas layanan. Serta Net-benefit
untuk mengetahui manfaat dari kesesuaian atau kecocokan antara ketiga komponen
human-organization-technology.[2]
II. KAJIAN PUSTAKA
11
mengukur tingkat kepuasan pengguna mesin ALAM dengan menggunakan HOT-Fit Model. Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah dilakukan dengan menggunakan variable Human, Organization, Technology dalam mengetahui keberhasilan implementasi ALAM UKSW, mendapatkan bukti bahwa ketiga variabel mempunyai pengaruh secara positif dan signifikan terhadap Kepuasan Pengguna (User Satisfaction). Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa faktor Manusia, Organisasi dan Teknologi memiliki pengaruh terhadap Kepuasan Pengguna ALAM. Mahasiswa sebagai pengguna merasa puas terhadap ALAM, dan kesimpulannya adalah implementasi ALAM berhasil.[3]
Kemudian Meriani dan Fanida, 2014 mengevaluasi sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian (SAPK), melalui HOT-Fit Model di kantor Regional II Badan Kepegawaian Negara Surabaya. Masalah yang melatarbelakangi penelitian ini adalah proses administrasi kepegawaian yang terkesan rumit, jumlah PNS yang dilayani begitu banyak, dan banyaknya data kepegawaian yang hilang saat menggunakan sistem manual. Evaluasi ini dilakukan untuk melihat apakah penerapan SAPK di Kanreg II BKN Surabaya sudah sesuai dengan tujuan atau tidak. Metode penelitian yang digunakan adalah deskriptif kualitatif dan berfokus pada “HOT-FIT Model” (teknologi, organisasi, manusia dan net benefit). Data dikumpulkan melalui melalui observasi, dokumentasi serta wawancara terhadap beberapa responden diKanreg II BKN Surabaya. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa pada elemen teknologi, dapat dikatakan baik karena ketersediaan informasi secara up to date dan akurat. Pada elemen manusia, hasil penelitian menunjukkan perlu adanya peningkatan kompetensi pegawai berkaitan dengan komputer dan TI. Sedangkan pada elemen organisasi, ada dua dimensi yang dilihat yaitu dimensi struktur kelembagaannya dan dimensi lingkungannya, terdiri dari pendanaan dan peraturan pemerintah yang mendukung program terkait. Pada elemen net benefit, SAPK mampu meningkatkan produktifitas penggunanya.[4]
Evaluasi terhadap SLiMS sebelumnya sudah pernah dilakukan oleh Cahyono pada tahun 2013. Cahyono menganalisis pemanfaatan SLiMS di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga berdasarkan aspek kemanfaatan dan kemudahan dalam teori Technology Acceptance Model (TAM). Hasil dari analisis data yang diperoleh selama penelitian ini menunjukan bahwa pemanfaatan Senayan Library Management System (SLiMS) di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga telah memenuhi dua aspek utama dalam teori Technology Acceptance Model (TAM). Konstruksi perceived ease of use dianggap akan berpengaruh terhadap konstruksi perceived usefulness. Di lain pihak kedua konstruksi tersebut (perceived ease of use dan perceived usefulness)
visitor counter dan penggunaan fitur copy cataloging yang akan menambah manfaat dari SLiMS.[5]
Berbeda dengan penelitian terdahulu, penelitian ini menggunakan pendekatan metode deskriptif-kualitatif dengan model kesesuaian HOT-Fit. Dengan model ini, bukan hanya presepsi pengguna terhadap SLiMS dan kegunaannya saja yang dievaluasi seperti dengan menggunakan TAM. Penelitian ini meninjau apakah faktor-faktor lain seperti lingkungan di dalam maupun di luar organisasi turut berdampak pada penerapan sistem. Metode deskriptif-kualitatif digunakan agar dapat mengambarkan bagaimana penerapan SLiMS pada Persipda saat penelitian dilakukan, melalui elemen-elemen dan faktor-faktor dalam HOT-Fit Model.
Sistem Informasi dan Otomasi Perpustakaan
Sistem yang ada dalam perpustakan saat ini lebih dikenal dengan sebutan sistem otomasi perpustakaan. Sistem ini menggabungkan kepentingan informasi dengan perkembangan teknologi yang dibutuhkan setiap individu. Hal itu pula yang mendasari terciptanya perangkat lunak di lingkungan perpustakaan. Otomasi perpustakaan merupakan penerapan teknologi informasi untuk kepentingan perpustakaan, mulai dari pengadaan, hingga ke jasa informasi bagi pembaca.[6]
Untuk dapat menjalankan sebuah aplikasi otomasi perpustakaan, tentu saja membutuhkan perangkat yang harus dipersiapkan baik perangkat keras, perangkat lunak, dan aplikasi yang lain agar perangkat lunak otomasi perpustakaan dapat dijalankan. Semua perangkat tersebut berkaitan erat dengan perkembangan teknologi dalam mendukung aktivitas perpustakaan. Dewasa ini, aplikasi yang digunakan untuk mendukung otomasi perpustakaan adalah aplikasi dengan sumber kode terbuka (open source code) seperti KOHA, Open Biblio, Emilda, Avanti Library System, PhpMyLibrary, Otomigen-X, Igloo, Athenaeum Light, dan yang paling popular yaitu Senayan Library Management System (SLiMS).
Model Evaluasi Human, Organization, Technology, F it-F actors (HOT-F it Model)
Model evaluasi HOT-Fit merupakan sebuah kerangka evaluasi yang dapat dipakai untuk mengevaluasi sistem informasi. Menurut Yusof, model ini menempatkan komponen penting dalam sistem informasi, yaitu manusia (Human), organisasi (Organization), teknologi (Technology) dan manfaat dari kesesuaian hubungan di antaranya (Net Benefit). [2]
Dari ketiga elemen tersebut, model ini dikategorikan ke dalam dimensi-dimensi. Terdapat tujuh dimensi yang digunakan untuk mengevaluasi kinerja
Senayan Library Management System (SLiMS) pada Persipda sebagai salah satu teknologi yang menunjang berjalannya sistem informasi manajemen perpustakaan.
13
Tabel 2.1 Kerangka kerja HOT-Fit Model
III.METODE PENELITIAN
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian deskriptif kualitatif. Menurut Nazir, metode deskriptif merupakan suatu metode dalam meneliti status sekelompok manusia, suatu objek, suatu set kondisi, suatu sistem pemikiran ataupun suatu kelas peristiwa pada masa sekarang. Tujuan dari penelitian deskriptif adalah untuk membuat deskripsi, gambaran, atau lukisan secara sistematis, faktual dan akurat mengenai fakta-fakta, sifat-sifat serta hubungan antar fenomena yang diselidiki.[7] Sedangkan penelitian kualitatif merupakan penelitian yang berhubungan dengan ide, presepsi, pendapat, kepercayaan orang yang akan diteliti. Dalam penelitian kualitatif, segala sesuatunya tidak dapat diukur dengan angka dan teori yang digunakan dalam penelitian tidak dipaksakan untuk memperoleh gambaran seutuhnya mengenai suatu hal menurut pandangan manusia yang telah diteliti.[8]
Pendekatan deskriptif kualitatif menjadi dasar penelitian ini karena tujuannya adalah untuk memperjelas dan menggambarkan bagaimana evaluasi terhadap SLiMS pada Persipda sebagai salah satu perangkat lunak yang digunakan saat ini. Penelitian ini berfokus pada; teknologi (kualitas sistem, kualitas informasi, dan kualitas pelayanan), manusia (penggunaan sistem dan kepuasan pengguna), organisasi (struktur dan lingkungan), net benefit (manfaat dari kesesuaian). Lokasi penelitian adalah pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga.
Gambar 3.1 Tahapan Penelitian
Analisis Masalah
Pemilihan Metode
Penentuan Sempel
Pengumpulan Data
Sebelum melakukan pengumpulan data, observasi dilakukan di lokasi penelitian untuk menemukan adanya masalah yang akhirnya menjadi alasan dipilihnya Persipda sebagai tempat penelitian. Beberapa isu utama yang menarik perhatian diantaranya yaitu rencana stategis organisasi yang belum mengikutsertakan pengadaan tenaga TI. Selain itu, pengambilan keputusan yang berkaitan dengan TI masih mengacu pada kebijakan dari Kantor Pemerintah Kota Salatiga. Ini menyebabkan penanganan masalah-masalah teknis pada software dan
hardware hanya bertumpu pada pengetahuan IT dari beberapa pustakawan di bagian pelayanan dalam Seksi Perpusakaan. Setelah mengetahui hal tersebut, langkah selanjutnya yang diambil adalah menentukan sumber data.
Sumber data dalam penelitian ini diperoleh melalui data primer dan sekunder. Data primer diperoleh melalui pertanyaan lisan dengan menggunakan metode wawancara. Penentuan dari subjek penelitian ini adalah berdasarkan purposive sampling. Dengan kata lain, peneliti memilih sampel dengan tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Purposive sampling merupakan teknik pengambilan sampel sumber data dengan pertimbangan tertentu.[9] Dalam penentuan sampel, key informan dipilih karena alasan pengetahuan yang memadai dan sesuai dengan permasalahan yang akan diteliti, atau informan sebagai orang yang memiliki jabatan tertentu, sehingga dapat membantu peneliti untuk memahami permasalahan pada objek penelitian.
Pertanyaan wawancara disusun berdasarkan elemen, dimensi, dan faktor-faktor dalam framework HOT-Fit Model dengan mempertimbangkan kesesuaiannya dengan masalah yang ingin diteliti terkait SLiMS pada Persipda. Pertanyaan dibagi dalam dua kriteria utama yaitu pertanyaan mengenai elemen human dan
technology kepada Staf Layanan Perpustakaan, dan pertanyaan mengenai elemen
organization kepada Kepala Seksi. Adapun subjek dalam penelitian ini adalah: (a) Kepala Seksi Bina Perpusakaan dan Kearsipan yaitu Rinaldi Anggoro Shakti, S.Sos. dan Kepala Seksi Perpustakaan yaitu Heru Susanto, S.E. (b) Staf Layanan Perpustakaan yaitu Budi Santoso, Chandra Febrianto Widodo, M. Kholid Baror A, dan Kurnia Sholihah. Data sekunder pada penelitian ini adalah data lain yang dipelajari lebih lanjut dari literatur-literatur yang membahas tentang SLiMS dan perkembangan teknologi informasi pada perpustakaan.
Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah wawancara dan observasi. Analisis data secara teknis dilakukan melalui tiga proses diantaranya reduksi data, penyajian data, dan verifikasi data.[10]
IV.HASIL DAN PEMBAHASAN
15
Perpustakaan dan Asip Daerah Kota Salatiga yang disingkat sebagai Persipda merupakan salah satu Perpustakaan yang ada di Salatiga selain Perpustakaan milik Universitas Kristen Satya Wacana (UKSW) dan perpustakaan perguruan tinggi lainnya di Salatiga. Koleksi buku pada Persipda tergolong sedikit jika dibandingkan dengan jumlah anggota yang ada sekarang. Adapun permasalahan yang dialami Persipda dalam melayani masyarakat adalah keterbatasan staf yang bertugas untuk menangani kegiatan operasional sehari-hari karena terus bertambahnya jumlah anggota baru. Hal ini tentu membutuhkan perhatian lebih dari Persipda sebagai organisasi yang melayani kebutuhan masyarakat kota Salatiga.
Oleh sebab itu, Persipda memerlukan sebuah sistem untuk menjawab permasalahan yang ada. Pengelolaan informasi sebagai salah satu sumber daya strategis organisasi menjadi salah satu kunci sukses untuk mendukung tercapainya visi dan misi suatu organisasi.[12] Sistem yang dikembangkan dan digunakan pertama kali oleh Perpustakaan Kementerian Pendidikan Nasional, Pusat Informasi dan Hubungan Masyarakat ini, disebut Senayan Library Management System
(SLiMS). Aplikasi ini memiliki fitur yang cukup lengkap serta mampu mengorganisir perpustakaan yang memiliki banyak koleksi buku dan anggota.
Penerapan SLiMS pada Kantor Persipda kini memasuki tahun kelima. Oleh karena itu, perlu diadakan evaluasi terhadap sistem informasi yang digunakan. Evaluasi ini akan melihat bagaimana penerapan SLiMS yang sudah digunakan, menurut Human-Organization-Technology Fit Model yang disingkat sebagai
HOT-Fit Model.
1. Senayan Library Management System (SLiMS)
Senayan Library Management System yang lebih dikenal dengan nama Senayan atau SLiMS adalah perangkat lunak sistem management perpustakan berbasis web. SLiMS dilisensikan di bawah General Public Lisence (GPL) versi 3 yang menjamin kebebasan untuk mendapatkan, menggunakan, mempelajari, mengubah, dan mendistribusikan ke pihak lain dengan syarat tidak menghilangkan keterangan kepengarangan dan mengubah dengan lisensi lainnya. SLiMS menggunakan teknologi Free and Open Source Software (FOSS) seperti PHP dan MySQL. SLiMS juga merupakan aplikasi multi-platform yang bisa berjalan secara aktif di semua sistem operasi yang bisa menjalankan bahasa pemprograman PHP dan RDBMS MySQL. Aplikasi ini dirancang berbasis web dengan pertimbangan
cross-platfrom yang dikembangkan menggunakan PHP web scripting language
dan MySQL database server.
menjamin SLiMS sesuai dengan standar yang berlaku di perpustakaaan. Standar pendeskripsian catalog dirancang berdasarkan ISBD yang juga sesuai dengan aturan pengkatalogan Anglo-American Cataloging Rules umum dipakai diseluruh dunia. Pemanfaatan SLiMS di Persipda telah berlangsung sejak tahun 2010 hingga saat ini. Versi pertama SLiMS yang digunakan adalah versi 3.13 Seulanga dan kemudian diperbaharui dengan versi yang sementara digunakan sekarang yaitu versi 5 Meranti.
2. Evaluasi Senayan Library Management System (SLiMS) menggunakan HOT-F it Model.
A. Teknologi
Sistem Quality, yaitu untuk mengukur kualitas SLiMS sendiri, terdiri dari: 1. Ease of use yang berkaitan dengan kemudahan dalam menggunakan SLiMS. Indikator ini dilihat dari kemudahan yang dirasakan pustakawan di Persipda dalam menggunakan SLiMS. Menurut pengakuan narasumber, SLiMS adalah aplikasi yang cukup mudah digunakan. Hal tersebut diungkapkan Sdr. Moh. Kholid Abadi selaku staf Layanan Perpustakaan: “Kalau SLiMS itu mudah. Sangat mudah digunakan, apalagi untuk pustakawan yang baru belajar itu biasanya gampang lah istilahnya”1
Kemudahan tersebut juga dirasakan oleh narasumber lain, Sdri. Kurnia Sholihah yang juga merupakan staf Layanan Perpustakaan. Ia mengungkapkan bahwa SLiMS lebih mudah digunakan jika dibandingkan dengan aplikasi-aplikasi lainnya.2
2. Availability, Reliability, and Efficiency yaitu ketersedian, keandalan dan efisiensi SLiMS bagi penggunanya. Pustakawan membenarkan keberadaan SLiMS di Persipda sangat membantu pekerjaan mereka. Hal ini disampaikan oleh staf Layanan Perpustakaan lainnya yaitu Bpk. Budi Santoso dalam wawancara berikut:
“Ya, dapat diandalkan. Memang selalu tersedia setiap saat kami butuhkan, dan juga dapat diakses selama jam kerja. Versi SLiMS yang kami gunakan juga dirancang berbasis web, tapi databasenya yang ada disini itu di jaringan lokal (intranet). Menurut saya kegiatan perpustakaan dalam skala kecil sampai skala besar dapat ditanggulangi SLiMS, jadi berdampak pada efisiensi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan.”3
Information Quality, yaitu kualitas informasi yang dihasilkan oleh SLiMS yang diukur dari Relevance dan Format.
17
terdapat menu-menu yang memang diperlukan oleh perpustakaan, terutama menu pelaporan.4
2. Format terdiri dari completeness, timeliness, dan accuracy. Kelengkapan, aktualitas, dan akurasi juga merupakan faktor-faktor dalam mengevaluasi kualitas informasi yang dihasilkan SLiMS. Pustakawan menilai informasi yang mereka peroleh dengan menggunakan SLiMS cukup lengkap dan akurat dari segi ketepatan waktu dan kegunaanya. Sebagai bukti, Sdr. Moh. Kholid Abadi5 menjelaskan bahwa dengan adanya Apache dan MySQL yang langsung terinstal saat menginstal SLiMS, memungkinkan mereka dapat melakukan pembaharuan data kapanpun diperlukan melalui web servernya. Namun, ia juga mengatakan bahwa walaupun sudah ada versi baru yaitu Cendana, Persipda masih menggunakan SLiMS versi Meranti. Ini dikarenakan Persipda harus memastikan apakah pembaharuan tersebut memang cocok, dan apakah modifikasi-modifikasinya compatible dengan kebutuhan Persipda atau tidak.
Service Quality, yaitu kualitas keseluruhan layanan yang ditawarkan kepada pengguna SLiMS yang mencakup beberapa indikator.
1. Assurance yang berkaitan dengan jaminan mengenai mutu atau kualitas pelayanan yang dirasakan pustakawan dan pemustaka saat memakai SLiMS. Berdasarkan wawancara, Sdr. Moh. Kholid Abadi6 mengatakan bahwa kualitas servis yang diberikan SLiMS sudah cukup terjamin. Walaupun open source,
namun pengembangan SLiMS sudah banyak dilakukan. Melalui forum untuk komunitas pengembang SLiMS di Facebook maupun website resminya, siapapun dapat memberikan masukan atau komplen terhadap kekurangan SLiMS secara
online.
2. Follow up service atau penindaklanjutan layanan yang diberikan terkait penggunaan SLiMS ini selalu dilakukan baik dari pihak Persipda maupun dari pihak SLiMS Developer. Sdr. Moh. Kholid Abadi juga menambahkan bahwa ada
community meet up untuk saling bertukar informasi tentang kendala yang dialami oleh pengguna SLiMS. Serta improvisasi yang sudah dibuat pada SLiMS adalah SMS-Gateway. Meski belum diterapkan sekarang, melalui fitur ini anggota dikirimkan pesan singkat dari Persipda mengenai keterlambatan pengembalian koleksi.
3. Technical support. Dukungan teknis dari SLiMS disampaikan oleh narasumber berikut ini: “Dia (SLiMS) bisa hampir me-manage semua pekerjaan pustakawan. Kalau down itu dulu pernah karena harddisk kita. Tapi untuk software-nya stabil.”7
Jadi dapat disimpulkan bahwa Kualitas Informasi yang dihasilkan bergantung pada pada Kualitas Sistem dan Kualitas Pelayanan. Jika SLiMS mudah digunakan, selalu tersedia, efisien dan dapat diandalkan, serta menjamin adanya
penindaklanjutan layanan, dan dukungan teknis, maka informasi yang dihasilkan menjadi lebih relevan, lengkap, aktual, dan akurat.
B. Manusia
Dalam elemen manusia, terdapat dua dimensi ini yaitu System Use yaitu penggunaan SLiMS pada Persipda, dan User Satisfaction yaitu kepuasan yang dirasakan pustakawan terhadap SLiMS. System Use dapat diketahui dengan menganalisis beberapa faktor, yaitu:
1. Amount/Duration atau jumlah/durasi dari pemeriksaan sistem, konektifitas, catatan akses, durasi akses, dan permintaan laporan. Berdasarkan hasil wawancara dengan Sdr. Moh. Kholid Abadi8, peneliti menemukan bahwa pemerikaan sistem dilakukan hanya dengan menyalin (back up) data secara berkala karena aplikasi sudah berjalan lancar. Untuk proteksi sistem, Persipda menggunakan antivirus AVAST untuk semua unit komputer termasuk server. Jumlah catatan akses dapat dikatakan sangat tinggi karena SLiMS digunakan setiap saat. Bisa dikatakan, SLiMS merupakan backbonenya Persipda. Sedangkan untuk laporan tentang SLiMS dari bagian pelayanan kepada top manajemen, biasanya berdasarkan data yang ada di SLiMS kemudian di-export ke dalam bentuk excel. Pernyataan tersebut didukung oleh salah seorang staf Layanan Perpustakaan Sdr. Chandra
Febrianto Widodo dalam wawancara berikut: “Waktu konektifitas SLiMS ini berlangsung dalam waktu yang lama ya, dari pagi biasanya mulai saat kita login sebagai admin sampai malam saat kita mau pulang itu dia connect terus, mbak. Jadi koneksinya memang stabil, tidak putus-putus. Makanya durasi aksesnya itu sepanjang hari selama waktu kerja.”9
2. Use by Whom untuk mengetahui peranan Persipda dalam menggunakan SLiMS. Dari wawancara dengan Bpk. Budi Santoso, dapat dikahui bahwa SLiMS merupakan aplikasi yang digunakan Persipda sebagai pihak kedua, karena aplikasi didapatkan dengan cara mengunduh pada situs resmi SLiMS. Dengan kata lain, aplikasi tidak dirancang sendiri, namun dapat dikembangkan dan dimodifikasi sesuai kebutuhan karena menggunakan FOSS.10
3. Purpose of Use atau tujuan dari penggunaan SLiMS diungkapkan oleh Sdr. Chandra Febrianto11 yaitu untuk mengefektifitaskan pekerjaan pustakawan. Jumlah personil/staf yang terbatas merupakan suatu tantangan pekerjaan karena jumlah anggota perpustakaan terus bertambah dalam skala besar bahkan mencapai angka ribuan setiap tahunnya. Hadirnya SLiMS di Persipda membantu pustakawan untuk mengurangi pekerjaan secara manual. Misalnya dengan menu yang yang berfungsi untuk meminimalisir redudansi data, manajemen data bibliografi, manajemen
masterfile untuk mengolah tipe koleksi penerbit, pengarang, supplier, inventaris koleksi, membuat aturan peminjaman koleksi, manajemen keanggotaan, pembuatan/pencetakan kartu anggota, pembuatan barcode, laporan dan statistik.
19
4. Report Acceptance yaitu penerimaan laporan yang diperoleh dari penggunaan SLiMS. Beberapa menu yang ada pada SLiMS dapat menghasilkan informasi berupa laporan yang dapat diterima oleh pustakawan, seperti yang dijelaskan oleh Bpk. Budi Santoso berikut: “Laporan itu kita dapat datanya dari SLiMS sendiri ya misalnya melalui menu pelaporan, pustakawan memperoleh laporan mulai dari laporan koleksi, laporan peminjaman dan pengembalian, laporan jumlah pengunjung/anggota, laporan jumlah eksemplar, serta laporan aktivitas staf.”12
5. Attitude atau sikap dalam menggunakan SLiMS yang dilihat dari pustakawan Persipdamencakup Voluntaries of Use, Resistance/Reluctance yaitu apakah secara sukarela atau sebaliknya terdapat penolakan/keengganan. Dari hasil wawancara, setiap narasumber mengaku bahwa mereka menggunakan SLiMS dengan sukarela dan secara terbuka menerima aplikasi ini. Salah satu yang mewakilinya adalah Sdri. Kurnia Sholihah yang mengatakan bahwa tidak pernah ia temui penolakan ataupun keengganan dari pustakawan dalam menggunakan SLiMS. Bahkan mereka sangat mendukung adanya pembaharuan atau improvisasi baru pada SLiMS.13
6. Motivation, Expectation/Beliefs. Motivasi, harapan/keyakinan user dalam menggunakan SLiMS saling berkaitan satu dengan yang lainnya. Motivasi yang timbul dari pustakawan untuk menggunakan SLiMS berangkat dari pengalaman dan keyakinan bahwa SLiMS dapat membantu mereka menangani tugas-tugas yang tidak dapat mereka tangani karena keterbatasan jumlah pustakawan. Pustakawan juga mengharapkan hasil kerja yang lebih baik dengan menggunakan SLiMS. Berikut pernyataan yang diungkapkan Sdr. Chandra Febrianto: “Kalau pakai SLiMS, maksimal lima menit waktu yang diperlukan seorang pustakawan untuk melayani peminjaman/pengembalian/perpanjangan buku, dan sepuluh menit untuk pembuatan kartu anggota. Dengan begitu, pengunjung puas karena kami dapat memberikan layanan yang prima.”14
dalam menggunakan SLiMS, serta kekurangan yang ia ketahui dalam penggunaan SLiMS saat ini: “Sebenarnya kalau keahlian kurang begitu maksimal, karena saat ini khusus untuk beberapa fitur SLiMS belum digunakan. Kadang juga kalau ada yang tidak kita pahami, kita tanyakan ke teman-teman lain yang sebelumnya udah pernah pakai. Tapi untuk kebutuhan operasional sehari-hari, secara garis besar kita semua sudah bisa.”16 Jadi dapat dikatakan bahwa knowledge/expertise dari setiap pustakawan tidak sepenuhnya sama. Pengetahuan/keahlian beberapa pustakawan terhadap TI lebih baik dari pustakawan lain. Keahlian dan pengetahuan pustakawan yang sebatas dapat mengoperasikan menu-menu SLiMS yang berkaitan dengan kegiatan layanan perpustakaan sehari-hari sudah dianggap cukup bagi organisasi.
8. Training. Berdasarkan data dari hasil wawancara, semua narasumber mengaku bahwa tidak ada pelatihan khusus yang diadakan oleh Persipda kepada pustakawan untuk menggunakan SLiMS. Bpk. Budi Santoso mengatakan bahwa sebagai pustakawan, aplikasi seperti ini tentu sudah tidak asing.17 Sedangkan untuk fitur yang baru ditambahkan/dimodifikasi, pustakawan yang lebih dahulu mengetahui akan menyampaikannya secara lisan kepada pustakawan yang lain seperti yang disampaikan Sdr. Moh. Kholid Abadi.18 Diungkapkan juga oleh Sdri. Kurnia Sholihah bahwa pustakawan menerapkan cara learning by doing. Maksudnya yaitu pada saat bekerja, pustakawan menggunakan software sambil mempelajarinya sendiri.19
User Satisfaction yaitu mencakup kepuasan yang dirasakan pengguna SLiMS (pustakawan) yang dijelaskan melalui beberapa faktor yaitu:
1. Satisfaction with specific functions dan Overall satisfaction. Untuk mengetahui kepuasan pengguna terhadap SLiMS peneliti menanyakan kepuasaan mengenai fungsi tertentu dan kepuasan pustakawan secara keseluruhan. Berikut ini jawaban Sdri. Kurnia Sholihah: “Untuk fungsi-fungsi yang ada, baik secara spesifik maupun menyeluruh sudah memuaskan menurut saya. Sudah mencakup semua aspek yang dibutuhkan perpustakaan.”20 Hal berbeda disampaikan oleh narasumber lain yaitu Sdr. Moh. Kholid Abadi yang merasa belum puas karena salah satu kekurangan pada SLiMS belum menjawab kebutuhan Persipda. Ia juga mengatakan bahwa jika ada anggota yang terlambat mengembalikan koleksi selama lebih dari batas waktu peminjaman, maka mereka harus mengatur lagi penundaan keanggotaan secara manual untuk menunda peminjaman berikutnya.21 2. Perceived usefulness yaitu presepsi kebermanfaatan. Faktor ini menjelaskan tentang keyakinan yang tercipta dari pengguna terhadap sistem sehubungan dengan manfaat yang dirasakan seperti yang diungkapkan Sdri. Kurnia Sholihah berikut ini: “Manfaat yang dirasakan setelah menggunakan SLiMS ini cukup banyak ya,
16
wawancara tanggal 11 Maret 2015
17
wawancara tanggal 10 Maret 2015
21
mbak. Bahkan sangat terlihat kalau ada masalah misalnya di proses peminjaman. Dengan banyak dari fitur-fitur yang dia miliki, kita bisa menangani masalah buku yang belum dikembalikan tapi ingin dipinjam anggota lain. Itu bisa kami lacak melalui SLiMS.”22
3. Enjoyment yaitu apakah user menikmati penggunaan SLiMS. Berikut jawaban salah satu narasumber saat ditanya apakah ia menikmati penggunaan SLiMS:
“Enjoy. Karena aplikasi ini user-friendly sekali. Menu-menu yang ada mudah dipelajari, dan walaupun ada beberapa yang tidak sesuai atau tidak ada, itu bisa kami tambahkan sendiri. Kami modifikasi sesuai kebutuhan kami, dan itu tidak harus bersusah payah karena pasti dibantu lewat forumnya itu,mbak.”23
4. Software satisfaction and Decision making satisfaction yaitu kepuasan terhadap SLiMS serta kepuasan yang mendukung pengambilan keputusan. Dari wawancara dengan Sdr. Moh. Kholid Abadi, ia mengatakan bahwa penggunaan SLiMS juga turut berdampak pada pengambilan keputusan pustakawan Persipda dalam mengelola pengunjung. Jika sebelumnya mereka belum bisa membedakan yang mana yang anggota dan mana yang bukan, maka dengan menggunakan SLiMS, dapat diketahui identitas setiap anggota yang memasuki perpustakaan dengan cara memindai barcode pada kartu anggota.24
Yang dapat disimpulkan dari elemen Manusia adalah faktor System Use
dan User Satisfaction saling mempengaruhi. Puas atau tidaknya pengguna sistem bergantung pada pengalaman setelah menggunakan SLiMS.
C. Organisasi
Terdapat dua dimensi yang dievaluasi dalam elemen organisasi. Yang pertama adalah Structure. Struktur dalam sebuah organisasi diperlukan untuk memperjelas jalannya instruksi maupun koordinasi mulai dari pimpinan hingga ke anggota pada tiap-tiap bagian di dalam organisasi. Kepala Seksi Bina Perpusakaan dan Kearsipan, Bpk. Rinaldi Anggoro Shakti25 mengatakan bahwa struktur organisasi Persipda Salatiga adalah stuktur organisasi yang didasarkan pada fungsinya (functional organization structure). Terdiri dari Kepala Kantor, Kelompok Jabatan Fungsional, Sub Bagian Tata Usaha, Seksi Perpustakaan, Seksi Arsip Daerah, dan Seksi Bina Perpustakaan dan Kearsipan. Dalam mengelola informasi, Persipda mempunyai beberapa bidang pekerjaan antara lain Pengadaan, Pengolahan, dan Layanan.
Selanjutnya, dalam dimensi struktur terdapat beberapa faktor pendukung lainnya yang dievaluasi, yaitu:
1. Planning and Strategy dalam organisasi. Dari hasil wawancara, diperoleh informasi tentang strategi serta bagaimana organisasi melakukan perencanaan yang berkaitan dengan pengadaan dan penggunaan SLiMS. Bpk. Rinaldi Anggoro
Shakti26 menjelaskan, pengadaan SLiMS diagendakan oleh Seksi Perpustakaan dilakukan dengan cara berkoordinasi dengan perencanaan dari Sub Bagian Tata Usaha. Setiap tahun ada pustakawan yang dikirim untuk mengikuti pelatihan bersama komunitas pengguna SLiMS agar Persipda bisa mengikuti perkembangannya. Meskipun begitu, tidak ada SDM khusus TI di Persipda yang menangani SLiMS. Terealisasikannya SLiMS di Persipda adalah berkat kerjasama dengan tenaga TI Bagian Humas Pemerintah Kota Salatiga. Perencanaan pengadaan SLiMS juga tidak secara gamblang atau tertulis jelas namun pengendaliannya dilakukan melalui laporan dari Seksi Perpustakaan berkaitan dengan penggunaannya, untuk mengetahui cocok atau tidaknya sistem tersebut. 2. Communication dan Management saling berkaitan karena satu sama lainnya. Komunikasi memegang peranan penting dalam menciptakan kelancaran proses manajemen. Baik dari manajemen di tingkatan tertinggi hingga terendah harus menjalin komunikasi yang baik agar tidak terjadi miss-understanding dengan para staf di bawahnya. Dari hasil wawancara dengan Bpk. Rinaldi Anggoro Shakti dapat diketahui bagaimana Persipda melakukan komunikasi dan manajemen dalam berorganisasi, seperti berikut: “Komunikasi dan pengelolaan organisasi dilakukan baik secara formal maupun informal. Informasi juga disampaikan lewat rapat bulanan untuk semua staf, atau apel pagi dan sore. Komunikasi menjadi lebih intens ketika ada even tertentu seperti bazaar misalnya, institusi akan mengadakan
persiapan dan gladiresik.”27
3. Leadership, Top Management Support and Mediator. Kepemimpinan, dukungan dari jajaran manajemen tertinggi, dan peran mediator dalam organisasi sangat diperlukan untuk proses pengambilan keputusan maupun menengahi masalah yang ada. Penyelesaian masalah dalam organisasi di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga tergantung kompleksitas masalahnya. Hal itu diungkapkan oleh Kepala Seksi Perpustakaan, Bpk. Heru Susanto: “Semuanya menjalankan fungsinya, kalau ada masalah ya mulai ditangani dari kepala seksi. Jika masih tidak dapat diatasi, masalah tersebut dibawa ke Sub Bagian Tata Usaha. Terus kalau solusi masih belum ditemukan, masalah langsung ditengahi oleh Kepala Kantor.”28
Dimensi yang kedua adalah Environment. Lingkungan yang dimaksud di sini adalah lingkungan diluar Persipda Salatiga yang tidak berhubungan langsung namun memiliki peran dalam sistem. Faktor-faktor yang dievaluasi antara lain:
1. Government. Faktor ini menjelaskan seberapa jauh peranan pemerintah dalam pembangunan organisasi demi memenuhi kebutuhan masyarakat. Bpk. Rinaldi Anggoro Shakti29 mengatakan bahwa pemerintah berperan dalam pembangunan gedung baru pada tahun 2012 hingga selesai pada tahun 2013 gedung ditempati. Ini termasuk pengorbanan pemerintah yang cukup besar dari segi pembiayaan, yang belum tentu dilakukan pemerintah kabupaten kota lain. Hal
23
tersebut tentu saja dapat direalisasikan karena adanya dukungan, kemauan dan niat baik pemerintah. Selain itu perpustakaan bukanlah institusi yang dapat memberikan income secara keuangan bagi pendapatan daerah. Namun perpustakaan berkontribusi langsung dalam hal memberikan informasi dan pengetahuan bagi masyarakat demi mendukung predikat kota Salatiga sebagai kota pendidikan.
2. Financing Source. Faktor ini ingin menjelaskan bagaimana organisasi memperoleh sumber pembiayaan sarana dan prasarana, yang salah satunya adalah SLiMS. Sumber keuangan untuk pengadaan sarana-prasarana bergantung sepenuhnya kepada Pemerintah Kota Salatiga. Dari hasil observasi dan wawancara, ditemukan bahwa Persipda memberikan pelayanan sepenuhnya kepada masyarakat tanpa memungut biaya apapun. Denda keterlambatan juga bukan berupa uang, namun sanksi yang diberikan adalah penundaan peminjaman buku sebanyak waktu keterlambatan. Sementara masalah pengadaan perangkat lunak yang dipakai dalam hal ini SLiMS, Persipda mempercayakan Seksi Perpustakaan untuk menanganinya.30 Instisuti mengirim pustakawan sebagai perwakilan yang diberikan tugas tambahan karena kelebihanya memahami teknologi, untuk mengikuti perkembangan aplikasi tersebut walaupun itu sebenarnya bukan
jobdesk-nya. Kemudian pemerintah juga membiayai pengadaan server baru yang dibutuhkan kantor.
3. Faktor yang terakhir yaitu Inter-organizational relationship and External communication. Bpk. Heru Susanto31 mengungkapkan bahwa hubungan inter-organisasi dan komunikasi eksternal terjalin lewat komunikasi formal baik secara langsung maupun tidak langsung misalnya dengan surat-menyurat, rapat kerja atau dalam sebuah forum. Persipda juga malakukan kerja sama dengan institusi lain secara lebih intens untuk mengirim personil atau data yang diperlukan saat mangadakan event tertentu.
Berdasarkan penjelasan tiap faktor-faktor pada elemen Organisasi, dapat disimpulkan bahwa Persipda telah berupaya melakukan yang terbaik untuk memenuhi kebutuhan informasi dan teknologi bagi organisasi dan masyarakat. Namun masih terdapat kekurangan pada faktor perencanaan dan strategi mengenai penerapan, pengelolaan SLiMS.
D. Net-Benefit
Maksud dari Net-Benefit di sini adalah manfaat yang dirasakan oleh individu, maupun organisasi yang dapat diidentifikasi dari kesesuian antara elemen human, organization, dan technology. Hubungan yang dapat peneliti kaitkan dari satu elemen ke elemen lainnya adalah;
Pertama, kesesuaian antara manusia dan teknologi (fit between human and technology) yaitu adanya perbedaan yang signifikan, dirasakan oleh pustakawan Persipda sebelum dan sesudah menggunakan SLiMS. Besar manfaat SLiMS
30
wawancara tanggal 24 Maret 2015
31
menjadikannya sebagai tumpuan untuk menyelesaikan tugas-tugas di Seksi Perpustakaan.
Kedua, kesesuaian antara manusia dengan organisasi (fit between human and organization) dapat dilihat dari hubungan antara seluruh staf yang bekerja pada masing-masing bidang, dengan Kepala Bagian, maupun Kepala Bagian dengan Kepala Kantor. Ada sinergi dan kerjasama yang terjalin sehingga bermanfaat untuk mendukung berjalannya aktivitas organisasi dalam melayani masyarakat.
Yang ketiga, kesesuaian antara teknologi dengan organisasi (fit between technology and organization) belum begitu optimal. Penyebabnya yaitu karena dalam mengikuti perkembangan teknologi, organisasi masih harus menyesuaikan dengan kebijakan dan peraturan pemerintah yang ada. Ini tidak dipandang sebagai kekurangan dalam organisasi, namun dianggap sebagai implikasi organisasi di dalam stuktur pemerintahan.
V. KESIMPULAN DAN SARAN
Hasil evaluasi penerapan SLiMS pada Persipda dengan menggunakan HOT-Fit Model menyimpulkan bahwa 1). Kualitas Informasi yang dihasilkan bergantung pada pada Kualitas Sistem dan Kualitas Pelayanan. Jika SLiMS mudah digunakan, selalu tersedia, efisien dan dapat diandalkan, serta menjamin adanya penindaklanjutan layanan, dan dukungan teknis, maka informasi yang dihasilkan menjadi lebih relevan, lengkap, aktual, dan akurat; 2). Puas atau tidaknya pengguna sistem bergantung pada pengalaman setelah menggunakan SLiMS; 3). Pengetahuan/keahlian setiap pusakawan tidak berada pada tingkat yang sama, karena tidak ada pelatihan secara formal dan menyeluruh; 4). Tidak ada perencanaan dan strategi secara tertulis yang diagendakan Persipda terkait penerapan SLiMS; 5).Tidak ada standar serta bagian dalam organisasi yang khusus untuk menangani pengauditan/pemeriksaan sistem untuk mengetahui apakah sistem sudah berjalan dengan baik, dan apakah sistem telah mendukung tercapainya visi dan misi.
Penelitian selanjutnya disarankan untuk memperbanyak jumlah key informan
25 DAFTAR PUSTAKA
[1] LASA HS. 2005, Manajemen Perpustakaan / Lasa HS, Yogyakarta: Media Gama
[2] Yusof, M. M. An evaluation framework for Health Information Systems: human, organization and technology-fit factors (HOT-fit) International
Journal of Medical Informatics,
(http://www.researchgate.net/publication/5880959_An_evaluation_framew ork_for_Health_Information_Systems_human_organization_and_technolo gy-fit_factors_(HOTfit) /file/72e7e51628e644818f.pdf;diakses 03 Maret 2014)
[3] Widiatmoko, Wisnu Agung., Haryani, Endang., Edi, Sri Winarso Martyas. 2012. Evaluasi Implementasi Anjungan Layanan Akademik Mahasiswa (ALAM) Universitas Kristen Satya Wacana.
(http://repository.library.uksw.edu/handle/123456789/2848.pdf; diakses 25 November 2014)
[4] Meirani, Ayu Kusumawati,. Fanida, Eva Hany. 2014. Evaluasi Sistem
Aplikasi Pelayanan Kepegawaian (SAPK) Melalui “HOT-FIT” Model di
Kantor Regional II Badan Kepegawaian Negawa Surabaya.
(ejournal.unesa.ac.id/index.php/publika/article/view/6588/baca-artikel diakses 03 Maret 2014)
[5] Cahyono, Jefri Eko. 2013. Analisis Pemanfaatan Senayan Library Management System (SLiMS) Di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Salatiga.
(fib.undip.ac.id/diglib/home/fib.undip.ac.id/files/e_book/SKRIPSI_Analisis _pemanfaatan_SLiMS_di_KPAD_Kota_Salatiga.pdf; diakses 12 Maret 2014)
[6] Basuki, Sulistyo. 1994, Pengantar Ilmu Perpustakaan, Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
[7] Nazir, Mohammad. 1988, Metode Penelitian, Jakarta: Ghalia Indonesia [8] Basuki, Sulistyo. 2006, Metodologi Penelitian, Jakarta: Wedatama Widya
Sastra.
[9] Sugiyono. 2012. Metode Kuantitatif Kualitatif dan R & D. Bandung: Alfabeta
[10] Miles & Huberman. 1992. Analisis Data Kualitatif. Jakarta: UI-Press. [11] Lasa Hs. 1998. Kamus Istilah Perpustakaan. Yogyakarta: Kanisius
