1
Analisis Tata Kelola Teknologi Informasi Menggunakan
Framework
COBIT 5 dengan Domain EDM04 dan BAI04
(Studi Kasus: Bidang Kominfo DISHUBKOMBUDPAR
Kota Salatiga)
Artikel Ilmiah
Peneliti:
Jefri Nova Dewantara ( 682010025) Andeka Rocky Tanaamah, S.E., M. Cs Agustinus Fritz Wijaya, S.Kom., M.Cs
Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana
10 1. Pendahuluan
Teknologi informasi (TI) merupakan sarana yang penting untuk mengelola informasi karena menawarkan efisiensi dan efektivitas kerja. Banyak organisasi/instansi telah menerapkan dan mengembangkan teknologi untuk membantu proses bisnisnya agar memperoleh informasi yang relevan, akurat, tepat waktu, ekonomis dan dapat membantu manajemen dalam pengambilan keputusan. Dalam proses untuk memperoleh keberhasilan penerapan teknologi informasi tidak hanya membutuhkan perangkat keras yang canggih melainkan juga membutuhkan sumber daya manusia yang tangguh dan disiplin dalam menerapkannya. Maka dari itu diperlukan sebuah standarisasi, prosedur dan evaluasi secara sistematis yang diperoleh dalam sistem tata kelola TI sebagai pedoman untuk mengetahui dan membandingkan kualitas dimensi layanan.
Bidang Kominfo dari Dinas Perhubungan, Komunikasi, Budaya dan Pariwisata (DISHUBKOMBUDPAR) dikota Salatiga yang mempunyai tugas melaksanakan segala aktivitas pemerintahan di bidang komunikasi dan informatika untuk memenuhi kebutuhan informasi dan pelayanan kepada masyarakat dalam proses pengawasan dan pembinaan terhadap kebutuhan informasi. Sebagai instansi yang bergerak dalam bidang pelayanan DISHUBKOMBUDPAR menerapkan teknologi informasi sebagai salah satu cara untuk mencapai tujuan pemerintahan, organisasi/perusahaan. Namun, saat ini tata kelola teknologi informasi yang baik belum dapat diterapkan sehingga belum ada kejelasan terkait akan kebijakan tata kelola TI dan tingkat layanan TI di instansi tersebut. Hal ini berdampak pada nilai investasi TI, dimana investasi TI yang semakin besar ternyata tidak diimbangi dengan dukungan yang besar pula terhadap pencapaian tujuan organisasi dan strategi TI. Selain itu, dalam penggunaan TI terkadang tidak sesuai dengan harapan, semakin berkembangnya teknologi informasi yang semakin canggih ketersediaan sumber daya TI masih sangat terbatas, sehingga mengakibatkan penerapan teknologi informasi yang ada tidak dapat dioptimalkan dan tingkat kepuasan pengguna terhadap layanan TI menurun. Permasalahan diatas terkait dengan beberapa aspek/domain yang terdapat pada teori COBIT 5 diantaranya mengatur ketersediaan kapasistas sistem (BAI04) dan pengoptimalisasian sumberdaya (EDM04).
Berkenaan dengan hal diatas, maka analisis dan evaluasi tata kelola teknologi informasi dilakukan dengan kerangka kerja COBIT 5 pada Kantor Dinas Perhubungan, Komunikasi, Budaya dan Informatika Kota Salatiga terutama berfokus pada domain yang dipakai dengan COBIT 5 untuk menganalisis tata kelola TI yang akan diterapkan dibidang Kominfo yaitu pengoptimalan sumberdaya (EDM04)dan mengatur ketersediaan kapasitas sistem (BAI04).
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui tingkat kematangan Tata kelola TI pada bidang Kominfo DISHUBKOMBUDPAR kota Salatiga, serta menganalisis optimalisasi kebutuhan sumber daya dalam pencapaian capability
level dan memberikan rekomendasi perbaikan yang dapat membangun
perkembangan sumber daya TI dimasa mendatang.
11
pemanfaatan sumber daya teknologi informasi dapat berjalan sesuai tujuan dari rencana (IT strategic) strategis yang telah dibuat, sehingga dapat mengoptimalkan ketersediaan infrastruktur TI, melakukan pengendalian terhadap masalah-masalah yang dihadapi dan mengetahui kelayakan sumber daya yang telah diterapkan pada Dishubkominfo.
2. TINJAUAN PUSTAKA 2.1PENELITIAN TERDAHULU
Evaluasi terhadap tata kelola TI menggunakan COBIT framework telah banyak dilakukan dalam berbagai macam penelitian dan hasil rekomendasinya dapat digunakan untuk membantu organisasi, instansi maupun perusahaan dalam memperbaiki tata kelola TI yang sudah ada. Pertama, penelitian yang berjudul Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi Menggunakan Framework COBIT 5 pada proses Manage Relationship
(APO08) Studi Kasus: PT OTO Multiartha yang membahas tentang
implementasi kerangka kerja COBIT 5 memberikan langkah-langkah untuk menganalisis tata kelola TI perusahaan yang terkait dengan pengelolaan relasi dan hubungan dalam bisnis. Penelitian ini hanya mencakup domain proses
align, plan and organize 08 (APO08) dari area tata kelola (Governance).
Hasil dari kajian yang dilakukan adalah memberikan gambaran bahwa
capability level APO08 pada PT OTO Multiartha untuk kondisi saat ini berada
pada level 3 artinya PT OTO Multiarta telah memiliki standar pengelolaan relasi yang lebih baik [1].
Kedua, penelitian yang berjudul Tata Kelola Teknologi Informasi (IT Governance) Menggunakan Framework COBIT 5 (Studi Kasus: Dewan
Kehormatan Penyelenggara Pemilu (DKPP)) mengemukakan bahwa COBIT
5 framework merupakan salah satu kerangka kerja yang digunakan untuk
menilai, mengukur dan mengendalikan kinerja institusi dalam pengelolaan teknologi informasi. COBIT 5 juga dapat diterima dan diselaraskan dengan para penggunanya, karena kerangka kerja ini dibangun dari tujuan, aturan dan kebijakan institusi. Penelitian ini mencakup domain proses align, plan and
organize dengan menggunakan proses APO02 (Manage Strategy) mengelola
strategi TI, APO06 (Manage Bugdet and Costs) mengelola anggaran dan biaya TI, dan APO09(Manage service Agreements) mengatur perjanjian layanan. Hasil dari kajian yang dilakukan adalah memberikan gambaran pada organisasi mengenai tata kelola TI yang baik, dan membantu organisasi dalam mengelola strategi, investasi dan layanan TI [2].
Ketiga, pada penelitian yang berjudul Pembuatan Metode Evaluasi Kematangan Pelaksanaan Proyek dengan Menggabungkan COBIT 5 Domain BAI 1.11 dan MEA 1.04 dengan Best Practice PMBOK 4th (Studi Kasus:
Direktorat Pengelolaan Sistem Informasi (DPSI) Bank Indonesia
12
proses-proses dengan domain BAI dan MEA memberikan nilai lebih tinggi dibandingkan pengukuran maturity level sebelumnya yang hanya menggunakan PEMBOK 4th. Dengan adanya peningkatan nilai kematangan tersebut DPSI dapat melakukan perbaikan dan lebih berkembang pada proses pengelolaan proyek, serta dapat memungkinkan pihak DPSI untuk memiliki kesadaran terhadap proses perbaikan yang berkelanjutan [3].
Perbedaan penelitian yang dilakukan dengan pustaka-pustaka yang telah dipaparkan diatas, adalah penelitian ini membahas tentang tingkat kematangan tata kelola TI yang berhubungan dengan kebutuhan sumber daya TI dan pengelolaan terhadap teknologi itu sendiri. Penelitian ini juga mencakup domain proses Evaluate, Direct and Monitoring akan tetapi menggunakan proses EDM04 (Ensure Resource Optimisation) pengoptimalan kebutuhan TI dan BAI04 (Manage Availability and Capacity) Mengelola Ketersediaan dan Kapasitas.
2.2 TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI
Tata kelola teknologi informasi (TI) adalah wewenang an tanggung jawab secara benar dalam menetapkan suatu keputusan untuk mendorong perilaku dalam penggunaan teknologi informasi pada perusahaan [4].
IT governance merupakan proses merancang , membuat keputusan atas
TI, penyelarasan TI dengan bisnis, mekanisme implementasi serta pengawasan terhadap penggunaan sumber daya TI dan evaluasi sistem tata kelola TI untuk penanganan resiko yang terkait dengan TI secara tepat [5].
Mengacu pada pemahaman tersebut, maka tata kelola teknologi informasi adalah sebuah cara yang dilakukan oleh pimpinan tertinggi dalam perusahaan dan eksekutif manajemen untuk melakukan pengelolaan terhadap teknologi informasi yang dimiliki perusahaan tersebut, yaitu untuk mendorong penggunaan teknologi informasi, serta menyelaraskan, mempertahankan dan memperluas pengembangan strategi-strategi TI, agar berjalan sesuai dengan visi dan misi perusahaan demi menunjang kesuksesan dimasa mendatang.
Kegunaan tata kelola TI adalah untuk mengatur penggunaan TI, serta untuk memastikan kinerja TI sesuai dengan tujuan berikut ini: 1) Keselarasan TI dengan organisasi dan realisasi keuntungan-keuntungan yang dijanjikan dari penerapan TI; 2) Penggunaan TI agar memungkinkan suatu organisasi mengeksploitasi kesempatan yang ada dan memaksimalan keuntungan; 3) Penggunaan sumber daya TI yang bertanggung jawab; 4) Penanganan manajemen resiko yang terkait TI secara tepat.
2.3 COBIT 5
13
Alat pengukuran dari kinerja suatu sistem teknologi informasi adalah tingkat kematangan (maturity level), Model Kapabilitas Proses (Process
Capability Model/PCM), Analisis Kesenjangan (GAP analysis). Tingkat
kematangan untuk pengelolaan dan pengendalian pada proses teknologi informasi didasarkan pada metode evaluasi organisasi sehingga dapat mengevaluasi sendiri dari level 0 (non –existent/tidak ada) hingga level 5
(Optimised). Tingkat kematangan dimaksudkan untuk mengetahui keberadaan
persoalan yang ada dan bagaimana menentukan prioritas peningkatan tata kelola TI. Tingkat kematangan dirancang sebagai profil proses teknologi informasi, sehingga organisasi akan dapat mengenalinya sebagai dekripsi kemungkinan keadaan sekarang dan mendatang.
Gambar 1. Maturity Model (ISACA, 2012)
Dalam Model Kapabilitas Proses (Process Capability Model/PCM) Terdapat enam tingkatan model kapabilitas yang masing-masing memiliki sembilan atribut proses. Pencapaian level merupakan pondasi untuk meraih level yang lebih tinggi. Dimana level 0 mengenai keberadaan proses [6].
14
Gambar 2. Model Kapabilitas proses dalam COBIT 5(ISACA,2013)
Seperti terlihat pada gambar 2. pengukuran kapabilitas setiap proses dibedakan menjadi 6 (enam) tingkatan yang dapat dicapai oleh masing-masing proses, yaitu:
1. Incomplete Process (Level 0), proses tidak diimplementasikan atau gagal untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan.
2. Performed Process (Level 1), proses telah diimplementasikan dan mencapai tujuan yang direncanakan.
3. Managed Process (Level 2), proses telah dijelaskan sebelumnya, sekarang diimplementasikan dalam suatu pengelolaan (direncanakan, dimonitor, disesuaikan) dan produk kerjanya secara tepat ditetapkan, dikendalikan dan dipelihara.
4. Established Process (Level 3), proses yang dikelola telah dideskripsikan sebelumnya sekarang telah diimplementasikan menggunakan proses yang didefinisikan sehingga mampu mencapai hasil proses yang diinginkan. 5. Predictable Process (Level 4), proses yang telah ditetapkan sebelumnya
untuk dilakukan pengembangan secara berkesinambungan untuk memenuhi tujuan bisnis yang relevan saat ini dan proyeksi mendatang. 6. Optimising Process (Level 5), proses yang telah diterapkan sebelumnya
dilakukan pengembangan secara berkesinambungan untuk memenuhi tujuan bisnis yang relevan saat ini dan proyeksi mendatang.
Skala penilaian ditiap levelnya dapat diklasifikasikan sebagai berikut: 1) N : Not achieved / tidak tercapai(proses hanya dijalankan 0 % - 15); 2) P : Partially achieved / tercapai sebagian (proses dijalankan 15% - 50%); 3) L : Largely achieved / secara garis besar tercapai(proses dijalankan 50%
- 85%);
4) F : Fully achieved / tercapai penuh (proses dijalankan 85% - 100%) [7].
15
dengan kategori largely achieved (L) atau Fully achieved (F). Proses tersebut dapat melanjutkan penilaian ke level kapabilitas selanjutnya apabila atribut tersebut sudah meraih kategori Fully achieved (F). Untuk pengukuran kapabilitas level 1 berdasarkan pada aktivitas-aktivitas praktik manajemen/tata kelola dan input/output setiap proses.
Sedangakan Gap analysis merupakan suatu alat yang digunakan dalam evaluasi kinerja pengelolaan manajemen internal perusahaan. GAP digunakan sebagai alat bantu mengukur kualitas perusahaan. Dalam bidang bisnis dan manajemen GAP analysis diartikan sebagai tolak ukur kinerja actual dengan yang ditingkatkan. Semakin rendah hasil GAP analysis, semakin baik kualitas kinerja perusahaan tersebut. Berikut manfaat GAP analysis:
1. Menilai kesenjangan aktual dengan yang diharapkan
2. Mengetahui peningkatan kinerja untuk menutup kesenjangan 3. Dasar pengembilan keputusan untuk memenuhi standar
Untuk mengetahui nilai GAP, terlebih dahulu mengetahui tingkat kematangan saat ini dan mengetahui tingkat kematangan yang diharapkan. Sehingga dapat dituliskan dengan rumus.
Rumus Kesenjangan GAP
3. METODOLOGI PENELITIAN
Metode penilitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah pendekatan deskriptif kualitatif. Pendekatan ini digunakan untuk mendapatkan gambaran yang jelas mengenai kondisi tata kelola teknologi informasi berdasarkan standar COBIT. Perolehan data dalam penelitian ini adalah melalui hasil wawancara dan observasi mengenai tingkat kemampuan tata kelola dan pemanfaatan teknologi informasi. Penelitian menggunakan metode deskriptif kualitatif ini digunakan sebagai alat untuk menganalisis keterangan mengenai kinerja teknologi informasi yang sedang berjalan, yang dihubungan dengan teori dalam framework COBIT 5. Tahapan dalam penelitian ini dapat digambarkan dalam flowchart berikut ini:
16
Gambar 3. Tahapan Penelitian
Pertama, tahapan penelitian yang dilakukan adalah identifikasi masalah terkait
dengan tingkat kematangan. Identifikasi masalah merupakan proses awal dalam memulai penelitian untuk mengetahui, mendeteksi, dan menjelaskan aspek-aspek permasalahan yang muncul dan berkaitan dengan judul penelitian TI. Kedua. melakukan studi literatur , mengumpulkan data kepustakaan berupa buku, jurnal ilmiah, e-book dan lain sebagainya yang berkaitan dengan penelitian. Ketiga, melakukan pengumpulan data dengan wawancara dan observasi. Wawancara dilakukan dengan cara diskusi tanya jawab mengenai proses bisnis dan kinerja sumber daya dengan IT Manager bidang Kominfo DISHUBKOMBUDPAR. Pertanyaan yang dibuat mengacu pada kerangka COBIT 5 dengan menggunakan domain yang berfokus pada EDM04 dan BAI04 dari framework COBIT 5. Setelah itu melakukan tahap pengumpulan data dengan observasi (melihat suatu kondisi) yaitu melakukan pengamatan langsung pada objek penelitian, disini objek penelitiannya adalah bidang Kominfo di Kantor Dinas Perhubungan, Komunikasi, Budaya, dan Pariwisata Kota Salatiga.
Keempat, penilaian tingkat kematangan dari hasil wawancara yang diberikan
didasarkan pada process capability level yang terdiri dari level 0-5 Level dengan acuan COBIT 5 untuk mengetahui tingkat kemampuan bidang Kominfo DISHUBKOMBUDPAR saat ini dalam mengelola sumber daya TI. Pertanyaan yang diajukan dalam wawancara berdasarkan Key Management Process (KMP) pada setiap proses yaitu EDM04 (Ensure Resource Optimisation) yang terdiri dari EDM04.01, EDM04.02, EDM04.03. BAI04 (Manage Availability and
Capacity)yang terdiri dari BAI04.01, BAI04.02, BAI04.03.
17
diagram RACI EDM04 dan BAI04 yang meliputi rekapitulasi jawaban masing-masing responden, tahap interpretasi data yang menunjukan posisi capability level saat ini dan capability level yang diharapkan sampai nilai maksimum capability level.
Setelah dapat menemukan temuan-temuan dari hasil perhitungan capability
level maka penulis dapat menganalisa kesenjangan apa yang terdapat dalam hasil
temuan tersebut. Penentuan gap didapat dari analisis hasil wawancara sehingga menghasilkan selisih dari tingkat kapabilitas yang diperoleh dengan tingkat yang diharapkan.
Rekomendasi perbaikan diperoleh dari hasil analisis terhadap tingkat kematangan saat ini dan tingkat kematangan yang diharapkan. Rekomendasi tersebut diharapkan mampu memberikan hasil yang maksimal dalam pengelolaan teknologi informasi dibidang Kominfo DISHUBKOMBUDPAR. Rekomendasi disusun dengan mempertimbangkan kondisi TI yang sedang berjalan dikantor bidang Kominfo DISHUBKOMBUDPAR dilihat dari sisi SDM, dan kapasitas ketersediaan sumber daya untuk kedepannya. Beberapa rekomendasi diambil dari sub domain framework COBIT 5 dan disesuaikan dengan strategi dan kemampuan TI dikantor bidang Kominfo DISHUBKOMBUDPAR.
Consulted Head IT Operation PDE / IT manager Informed IT staff Staff TI / pengguna
Tabel 1. Penentuan responden (RACI chart)
4. PEMBAHASAN
Dinas Perhubungan, Komunikasi, Budaya dan Pariwisata (DISHUBKOMBUDPAR) Kota SALATIGA merupakan suatu instansi yang bertanggung jawab atas aktivitas pelayanan umum, kesetretarian dinas, serta melaksanakan tugas yang diberikan Walikota terutama dibidang perhubungan, komunikasi, kebudayaan dan pariwisata. DISHUBKOMBUDPAR memiliki unit yang bertanggung jawab dalam pengelolaan komunikasi dan informatika diinstansi tersebut yaitu pada sub-bidang Komunikasi dan informatika (Kominfo). Kominfo mempunyai tugas pokok melakukan perencanaan, penyelenggaraan, pengembangan, dan pemberdayaan sistem informasi di masyarakat, serta melakukan monitoring, evaluasi, dan pelaporan dalam pelaksanaan tugas tersebut.
18
“Penggunaan teknologi dan sistem informasi (TI/SI) disini sudah berjalan sesuai dengan apa yang direncanakan, akan tetapi masih memiliki banyak kendala seperti kondisi infrastruktur teknologi dan sistem informasi, terutama dalam pengelolaan, penggunaan sumber daya TI serta sarana sistem informasi yang belum memadai, contohnya : kita belum bisa melakukan pengelolaan sumber daya TI sendiri karena pengelolaan TI dilakukan di kantor pusat, kita juga kekurangan sumberdaya manusia (SDM) yang ahli dibidang TI serta sarana aplikasi yang masih berbasis desktop sehingga untuk penyimpanan dan untuk pelaporan belum dapat dilakukan dengan efektif dan efisien, contohnya aplikasi pengujian kendaraan Sistem Informasi Kendaraan Wajib Uji (SIKWU). “1
Dari hasil analisis terhadap temuan-temuan yang ada dalam proses bisnis dibidang Kominfo DISHUBKOMBUDPAR, maka dapat dilakukan analisis tata kelola TI dengan menggunakan metode EDM04 dan BAI04. Proses EDM04
(Ensure Resource Optimation) fokus pada pengelolaan sumber daya (karyawan,
proses, dan teknologi) dan kemampuan IT yang memadai sehingga mampu mendukung tujuan perusahaan secara efektif dengan biaya yang optimal. Proses ini berada pada level 1 (performed process) dengan tingkat pencapaian 71% atau sebanding dengan 1.05 sehingga dapat dikategori largely achieved dimana bidang Kominfo DISHUBKOMBUDPAR dapat memenuhi kebutuhan akan sumber daya untuk memaksimalkan kinerja proses akan tetapi belum dapat melakukan pengelolaan sumber daya yang ada.
Bidang Kominfo telah melaksanakan proses pemantauan, evaluasi penggunaan sumber daya yang sesuai standart oprasional prosedur, serta melakukan penilaian terhadap kinerja staff dan telah dilakukan pelaporan secara berkala ke kantor pusat. Ketersediaan dan fungsionalitas fasilitas kantor juga diteliti dan di data secara berkala setiap tahunnya. Kekurangan sumber daya akan dipenuhi oleh kantor pusat, seperti yang dikemukakan oleh Bapak Supramono berikut ini:
“Bidang Kominfo ini sudah melaksanakan proses pemantauan, evaluasi penggunaan sumber daya yang sesuai standart oprasional prosedur, juga melakukan penilaian kinerja staff melalui dokumen DP3 (Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan), kita juga melakukan pelaporan secara berkala ke kantor pusat. Ketersediaan dan fungsionalitas fasilitas kantor juga diteliti dan di data setiap tahunnya. Jika nanti kita temui adanya kekurangan sumber daya, maka kita bisa mengajukan dengan cara membuat usulan atau pengajuan kebutuhan sumber daya ke kantor pusat, karena proses pengelolaan sumber daya pada bidang kominfo masih dilakukan oleh kantor pusat.”2
Proses BAI04 (Manage Availability dan Capacity) berfokus pada penyeimbangan kebutuhan saat ini dan masa mendatang baik dalam segi ketersediaan, kinerja dan kapasitas dengan penyediaan layanan dan biaya yang
1
Berdasarkan wawancara dengan bapak Supramono (IT manager) bidang Kominfo pada tanggal 26 September 2016 di Kantor DISHUBKOMBUDPAR Salatiga
2
19
efektif. Proses perencanaan kebutuhan terhadap sumber daya di bidang Kominfo terlaksana dengan baik tanpa adanya kendala dikarenakan seluruh pemenuhan kebutuhan dilakukan oleh kantor pusat. Hal ini juga dipaparkan oleh Bapak Supramono sebagai berikut:
“Pemantauan penilaian kapasitas dan kinerja sistem sudah dilaksanakan tetapi belum dapat terlaksana sepenuhnya, karena penilaian dan pemantauan yang ada tidak dilakukan sendiri melainkan oleh kantor pusat. Bidang kominfo hanya melaksanakan prosesnya saja, jadi tidak dapat menentukan SOPnya sendiri.”3
Dengan kondisi yang ada saat ini, bidang kominfo belum memiliki SOP yang tertulis menyangkut prosedur-prosedur yang harus dilakukan ketika ada permasalahan sistem yang dihadapi. Proses ini hanya tercapai 40% atau sebanding dengan 0.2 di level 1 (performed process) termasuk dalam kategori partially
achieved, artinya proses yang dilaksanakan saat ini belum dapat terlaksana
sepenuhnya dan belum dapat mencapai tujuan yang telah direncanakan.
Dari hasil observasi memang terlihat bahwa tata kelola TI belum berjalan dengan baik. Sumber daya TI yang tersedia belum dipergunakan dengan optimal. Sebagian besar staff tidak memahami penggunaan dan optimalisasi fungsi sumberdaya IT yang ada. Mereka hanya berperilaku sebagai pengguna dan pengoperasiannya pun belum menyeluruh.
Bidang kominfo mempunyai target pencapaian yang diharapkan yaitu pencapaian di level 3 (established process) berdasarkan keterangan Bapak Supramono, IT manager di kantor tersebut:
“Bidang kominfo ingin dapat melakukan proses perencanaan, pengelolaan, pemantauan dan penilaian terhadap sumber daya TI secara intern yang terkelola dan terdefinisi mampu mencapai tujuan tersebut.” 4
Dari data yang didapatkan berdasarkan keterangan tersebut ternyata masih terdapat kesenjangan. Kesenjangan yang ada pada masing-masing domain kemudian dianalisis dan didapatkan nilai kesenjangan pada masing-masing domain yaitu pada domain EDM04 sebesar 1.95 dan BAI04 sebesar 2.8. Nilai kesenjangan Gap tersebut diperoleh dari selisih pencapaian level saat ini (existing) dengan target level yang diinginkan. Penentuan target level tidak mengarah pada perolehan hasil tertinggi ataupun terendah, melainkan disesuaikan dengan status level yang dimiliki oleh kedua proses tersebut. Rata-rata gap untuk keseluruhan domain proses yang dianalisis sebesar 2.38, nilai ini dapat digunakan untuk melakukan penyesuaian pada masing-masing domain proses. Perbedaan kondisi tingkat kematangan tata kelola seluruh domain proses saat ini (existing) dengan tata kelola yang diharapkan, dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
3
Berdasarkan hasil wawancara pada tanggal 26 september 2016 dengan Bapak Supramono (IT manager) dibidang Kominfo.
4
20
Gambar 4. Perbandingan Tingkat Kematangan Tata kelola TI pada bidang Kominfo DISHUBKOMBUDPAR
Berdasarkan pengukuran terhadap capability level tingkat kematangan tata kelola TI pada bidang Kominfo DISHUBKOMBUDPAR, maka perlu dilakukan perbaikan dalam pengoptimalisasian aset, sumber daya dan kemampuan TI, serta mengatur kapasitas ketersediaan layanan TI. Adapun rekomendasi yang perlu diberikan berdasarkan analisis pada domain EDM04 dan BAI04 yang telah dilakukan, antara lain : 1) sebaiknya bidang Kominfo melakukan pengelolaan IT sendiri agar dapat benar-benar mengoptimalkan segala aktivitas IT yang ada di kantor tersebut; 2) melakukan perencanaan, pengorganisasian kembali terhadap persediaan sumber daya dan layanan TI yang ada; 3) melakukan penanganan dengan cepat terhadap permasalahan tentang sumber daya TI; 4) melakukan perekrutan pegawai yang berkompeten dibidang TI agar dapat ditugaskan sebagai staff khusus menangani TI; 5) memberikan fasilitas kepada pegawai seperti sosialisasi dan pelatihan terhadap sumber daya manusia pengguna teknologi informasi agar lebih dapat memanfaatkan TI dengan baik dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya; 6) melakukan monitoring dan evaluasi untuk mendapatkan penilaian kinerja terhadap aktivitas sumber daya TI yang berjalan; 7) melakukan perbaikan sistem seperti : maintenance dan update secara rutin terhadap sistem informasi yang ada; 8) perlu juga dilakukan pengembangan terhadap sistem informasi tersebut agar memudahkan operator dalam pengoperasiannya, contoh : dibuat berbasis web supaya menghemat ruang penyimpanan dan menjaga system keamanan data, serta pelaporan data ke kantor pusat dapat lebih efektif dan efisien.
5. KESIMPULAN
Melalui analisis tingkat kematangan tata kelola TI pada bidang Kominfo DISHUBKOMBUDPAR kota Salatiga dengan menggunakan COBIT 5 yang meliputi domain EDM04 dan BAI04, dapat diambil kesimpulan bahwa tingkat kematangan tata kelola TI di bidang kominfo masih berada pada level 1
21
masih banyak dilakukan perbaikan-perbaikan yang perlu dilakukan. Tingkat kapabilitas yang diukur masih jauh dari target pencapaian yang diinginkan yaitu pada level 3 (established process). Oleh sebab itu, masih harus dilakukan pengembangan tata kelola TI di kantor tersebut. Selain itu pelatihan TI terhadap sumber daya manusia juga penting untuk dilakukan guna mengoptimalkan pemakaian sumber daya TI yang tersedia. Dengan pemanfaatan sumber daya TI yang ada diharapkan dapat meningkatkan kinerja dan pelayanan di bidang Kominfo DISHUBKOMBUDPAR kota Salatiga. hasil penelitian ini diharapkan dapat digunakan sebagai pedoman untuk melakukan perencanaan dan pengembangan dalam mengelola TI sehingga dapat mengingkatkan kinerja TI di kantor tersebut.
Daftar Pustaka
1. F. R. Suwarno, 2014, Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi Menggunakan Framework COBIT 5 pada proses Manage Relationship
(APO08) Studi Kasus: PT OTO Multiartha. Jakarta: UIN Syarif
Hidayatullah.
2. M. P. Islamiah, 2014, Tata Kelola Teknologi Informasi (IT Governance) Menggunakan Framework COBIT 5 (Studi Kasus: Dewan Kehormatan
Penyelenggara Pemilu (DKPP)). Jakarta: UIN Syarif Hidayatullah.
3. Indah Sari, dkk, 2013, Pembuatan Metode Evaluasi Kematangan Pelaksanaan Proyek dengan Menggabungkan COBIT 5 Domain BAI 1.11 dan MEA 1.04 dengan Best Practice PMBOK 4th (Studi Kasus: Direktorat
Pengelolaan Sistem Informasi (DPSI) Bank Indonesia). Jurnal Teknik
Pomits, 1(1): 1-8.
4. Peter Weill and Jeanne W Ross, 2004, IT governance On One Page, England: Institute Technologi of Cambridge, diambil dari Jurnal STMIK AMIKOM. Rahmi Novita, dkk, 2014, Penilaian Tingkat Capability Tata
Kelola TI Pada Aspek Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta:
Universitas Gadjah Mada
5. Jogiyanto dan Willy Abdillah, 2011, Sistem Informasi Tata Kelola
Teknologi Informasi, Yogyakarta: Andi, diambil dari Jurnal Teknologi
Informasi dan Komputer. Maskur,dkk, 2016, Perancangan Tata Kelola TI dengan Menggunakan Framework COBIT 5(Study Kasus: Pemerintah
Kab. Janeponto). Yogyakarta: Universitas Gadjah Mada
6. ISACA, 2012, COBIT 5: Framework. Rolling Meadows: USA
