Administrasi Keberangkatan dan Studi di Austria

(1)

Persiapan Studi Penerima Beasiswa IASP dan EMG

Welcome Session

| Minggu, 4.10.2020 | PPI Austria

Imam Fitri Rahmadi &

friends: Awardees

IASP – EMG 2019

Administrasi

Keberangkatan

(2)

Quote of the Day

The journey of a thousand miles

begins with a single step.

(3)

Administrasi

Persyaratan + prosedur + hal penKng lainnya

Setelah lolos beasiswa

IASP/EMG, apa saja

administrasi yang harus

diurus sebelum berangkat

studi ke Austria?

3. Visa

Sebelum keluar dari Indonesia dan masuk ke Austria pastinya harus punya visa yang ditempel di halaman paspor

4. Residence Permit

Nah, puncaknya nanti perlu membuat

Residence Permit

karena tinggal lebih dari 6 bulan di Austria

1. Dikti

Ada beberapa dokumen yang dipersyaratkan Dikti untuk diserahkan saat lapor diri sebelum berangkat

2. Universitas

Daftar kampus untuk mendapatkan Letter of Acceptance supaya keluar Scholarship Award dari OeAD

(4)

8 dokumen yang dipersyaratkan DikK sebagai berkas lapor diri keberangkatan

1.1 Dokumen Persyaratan Dikti

Permohonan Penerbitan SP-Setneg

Surat permohonan penerbitan SP-Setneg, dan paspor dinas (khusus PNS), ditandatangani Pemimpin Perguruan Tinggi (dosen PTN) atau Kepala LLDIKTI Wilayah (dosen PTS) asli

Daftar Riwayat Hidup

Format terlampir

Surat Perjanjian

Surat perjanjian berkelakuan baik ditandatangani di atas materai 6000 (format terlampir)

Kartu Tanda Penduduk

Fotokopi

Kontrak Kerja

Kontrak kerja dari Pimpinan PTN atau Kepala LLDIKTI Wilayah dan Yayasan Penyelenggara atau Pemimpin PTS (dosen PTS)

Surat Pernyataan

Surat pernyataan tidak sedang menerima beasiswa lain (format terlampir)

Surat Kesanggupan Pulang

Surat kesanggupan pulang ke instansi asal ditandatangani di atas materai 6000

(format terlampir)

Letter of Acceptance (LoA)

Official Letter of Acceptance (LoA) yang berlaku dari perguruan tinggi tujuan

(5)

Bagaimana cara menyerahkan dokumen ke DikK?

1.2 Prosedur Penyerahan Dokumen Dikti

Diserahkan saat lapor diri sebelum keberangkatan (2019).

Sekarang dikirim ke Dikti (alamat tertera di pengumuman

(6)

Surat Tugas Belajar

Wajib dimiliki sebelum berangkat sebagai syarat penyetaraan ijazah S3

1.3 Hal Penting Lain: Dikti

3 hal penKng lain terkait dokumen DikK

SP-Setneg

Wajib dimiliki atau setidaknya sudah mengajukan sebelum berangkat sebagai bukti persetujuan negara studi dengan beasiswa

Paspor Biru

(7)

12 dokumen yang pada umumnya dipersyarat untuk melakukan pendaSaran universitas di Austria

2.1 Persyaratan Pendaftaran Universitas

Application Form

Completed and signed application form

(masing-masing universitas)

Master Certificate

Legalised master degree academic certificate (berbahasa Inggris)

Master Transcript

Legalised master degree transcript

(berbahasa inggris)

Bachelor Certificate

Legalised bachelor degree academic certificate (berbahasa inggris)

Bachelor Transcript

Legalised bachelor degree transcript

(berbahasa inggris)

Entrance Qualification

Legalised special university entrance qualification (berbahasa inggris). Tergantung universitas; disiapkan lebih baik

Copy of Passport

Fotokopi paspor

Master Thesis Abstract

Abstrak tesis (berbahasa inggris)

Confirmation of Supervisor

Surat persetujuan supervisi (LoA supervisor)

Curriculum Vitae

CV akademik (berbahasa inggris)

IELTS Certificate

Sertifikat IELTS yang masih berlaku

Research Proposal

(8)

Bagaimana cara menyampaikan dokumen ke universitas?

2.2 Prosedur Pendaftaran Universitas

Semua dokumen dikirim

via pos ke alamat OeAD pusat

OeAD menyampaiakan ke

kampus masing-masing

Selama pandemi perlu

konfirmasi ke OeAD tetap

dikirim via pos atau online?

(9)

Legalisasi Dokumen

Legalisir Kemenkumham à legalisir Kemenlu

à legalisir Kedutaan Besar (Kedubes) Austria

2.3 Hal Penting Lain: Pendaftaran Universitas

3 hal penKng lain terkait pendaSaran universitas

Official Translation

Terjemahan resmi yang dikeluarkan oleh kampus penerbit dokumen akademik

Sworn Translation

Terjemah oleh penerjemah tersumpah dalam daftar Kemenkumham

(10)

11 dokumen untuk membuat visa di Kedubes Austria di Indonesia

3.1 Dokumen Persyaratan Visa

Formulir Visa D

Formulir bisa diunduh di website OeAD

Paspor

Valid travel document (passport),

masih berlaku minimal 3 bulan dan tersedia 2 halaman kosong

Pas Foto

Pas foto ukuran 3.5 x 4.5 cm sesuai ICAO criteria

LoA Universitas

Surat penerimaan resmi dari universitas (official LoA)

Guarantee Letter

Proof of sufficient financial: OeAD scholarship award letter

Accommodation Agreement

Housing reservation disarankan pakai OeAD housing

Flight Reservation

Pakai agen travel Dikti atau booking sendiri

Travel Insurance

Asuransi perjalanan: 2 minggu atau 1 bulan

Surat Keterangan Catatan

Kepolisian (SKCK)

Masih berlaku minimal 3 bulan,

double legalisation

Akta Kelahiran

Double legalisation

Buku Nikah

(optional)

Double legalisation

(11)

Bagaimana cara mengajukan pendaSaran visa?

3.2 Prosedur Pendaftaran Visa

Datang ke Kedubes

Austria pada hari Selasa

atau Kamis jam 9 - 12

Selama pandemi perlu

koordinasi dengan

Kedubes Austria

Setelah mendaftar, kirim

power of attorney

ke

OeAD supaya proses

lebih cepat

Free for

OeAD

(12)

3.3 Hal Penting Lain: Pendaftaran Visa

4 hal penKng lain terkait pendaSaran visa

SKCK

Berdasarkan pengalaman ada yang menulis untuk keperluan residence permit (mengurus sampai POLRI di Jakarta) atau ditulis Austria saja (cukup mengurus sampai POLDA)

Housing Reservation

Via OeAD:

application fee 35 Euro + fee 18 Euro per month, uang jaminan ditalangi dulu oleh OeAD

Cari sendiri:

application fee bervariasi, tidak ada fee

bulanan, bayar uang jaminan sendiri

Double Legalisation

Legalisir Kemenkumham à legalisir Kemenlu à

terjemah ke penerjemah tersumpah à legalisir Kemenkumham (terjemahan) à legalisir Kemenlu (terjemahan) à Legalisir Kedubes Austria (asli dan terjemahan)

Travel Insurance

Terdapat daftar perusahaan asuransi perjalanan yang diterbitkan oleh delegasi European Union untuk Visa Schengen

(13)

10 dokumen untuk mengajukan izin Knggal di MA 35 Austria

4.1 Dokumen Persyaratan Residence Permit (RP)

Formulir

Mengisi form pengajuan RP Special Cases of Gainful Employment

(formulir dan petunjuk pengisian bisa diunduh di website OeAD)

Paspor

Valid travel document (passport),

masih berlaku minimal 3 bulan dan tersedia 2 halaman kosong

Akta kelahiran

Hanya untuk pengajuan pertama kali,

Pas Foto

Pas foto ukuran 3.5 x 4.5 cm sesuai ICAO criteria

Guarantee Letter

Proof of sufficient financial: OeAD scholarship award letter

Additional Fund

Additional fund karena biaya sewa rumah >299.95 euro per monthà

menunjukkan rekening koran bank di Austria

Accommodation Agreement

Housing reservation disarankan pakai OeAD housing

Health Insurance

Proof of health insurance covering all risks disarankan pakai OGK

SKCK

Masih berlaku minimal 3 bulan,

Studienblatt

Lembar studi atau bukti registrasi kuliah

(14)

Bagaimana cara mengajukan pendaSaran RP?

4.2 Prosedur Pendaftaran RP

Bawa semua

dokumen ke MA 35

Selama pandemi pengurusan RP

via

online

dan/atau kirim ke box

Urus lebih awal tanpa

menunggu berakhir

Visa D

(15)

4.3 Hal Penting Lain: Pendaftaran RP

1 hal penKng lain terkait pendaSaran RP

Keep Calm

Terkait RP dipikir nanti saja kalau sudah sampai Austria

(16)

Rangkuman Proses Administrasi

Sebelum berangkat dan setelah sampai di Austria

Daftar Meldezettel Beli Perdana AT

Registrasi Kuliah

Daftar Asuransi

Buka Akun Bank AT Daftar RP

7

8

9

10

11

12

1

3

Legalisasi Dokumen Membuat Visa

Mendaftar Kampus

Check-in Student Dormitory Berangkat ke Austria

Lapor Supervisor Lapor OeAD

(17)

Bekal perjalanan dan kehidupan awal di Austria

Berangkat ke Austria: Bawa Apa?

Pangan

Aneka bumbu, saos, kecap, bon cabe, beras

Uang

Uang Euro secukupnya

Peralatan

Rice cooker, kabel internet, payung, alat makan dan minum

Sandang

(18)

Boleh

Datang di Austria: Mau Dijemput?

Transportasi ke Kota Tujuan

Biasanya naik kereta langsung dari bandara

Kontak Student Dormitory

Konfirmasi ke asrama sehari sebelum datang

Komunikasi dengan Mahasiswa Setempat

Terus berkomunikasi dengan mahasiswa kota tujuan

Wi-Fi?

(19)

Khairul Anam +62 813 36327969 Angela Pagiri +43 677 63547774 Ahmad Saleh +43 676 5899892 Salam Mairi +62 812 66184075 Zulaicha Parastuty +43 699 10886808 Hafidz Noor +62 823 51108770 Agustina Kho +43 650 9000955 Imam Rahmadi +43 681 84681448