SAI. Satuan Audit Internal. Laporan Audit Internal. Periode September November 2014

(1)

Periode Februari-Maret 2014

SAI

Satuan Audit Internal

Laporan Audit Internal

(2)

1

KATA PENGANTAR

Puji Syukur kepada Allah SWT, Audit Mutu Internal periode dua (AMI II) Telkom University bulan September s/d Oktober 2014 telah selesai dilaksanakan. Kami ucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada para auditor dan para auditee yang telah membantu dan mendukung kegiatan ini sehingga audit ini bisa berjalan dengan lancar dan sukses. Tidak lupa kami memohon maaf yang sebesar-besarnya jika pada pelaksanaan audit ini ada hal-hal yang belum berkenan.

AMI II ini bertujuan untuk memotret kondisi ketersediaan dokumen mutu sebagai persiapan ISO 9008:2011 dan AIPT 2015, dengan melibatkan sebanyak 59 auditor internal yang dibentuk menjadi 71 tim auditor untuk mengaudit 71 unit/bagian di Universitas Telkom. Buku laporan audit ini kami susun untuk sebagi kesimpulan dari hasil audit yang telah dilakukan, beserta saran-saran dari para auditor dan auditee.

Semoga laporan ini bermanfaat bagi Pimpinan dan seluruh pihak yang terkait untuk membawa Universitas Telkom menjadi semakin baik dan bisa lebih memuaskan semua stakeholdernya.

Bandung, Desember 2014

Indwiarti,

(3)

2

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... 1 DAFTAR ISI ... 2 DAFTAR TABEL ... 4 DAFTAR GAMBAR ... 5 EXECUTIVE SUMMARY ... 6 PENDAHULUAN ... 11 Latar Belakang ... 11 Tujuan ... 11

Auditor dan Auditee ... 11

PROSES AUDIT MUTU INTERNAL ... 14

Persiapan Audit ... 14

Mekanisme Audit ... 14

Temuan ... 15

DATA HASIL AUDIT... 16

Resume Hasil Audit Fakultas ... 16

Program Studi ... 17

Fakultas Teknik Elektro ... 19

Fakultas Rekayasa Industri ... 19

Fakultas Informatika ... 20

Fakultas Ekonomi dan Bisnis ... 21

Fakultas Komunikasi dan Bisnis ... 21

Fakultas Ilmu Terapan ... 22

Fakultas Industri Kreatif ... 22

Temuan Unit dibawah Rektor dan Wakil Rektor ... 23

Direktorat ... 23

Temuan Unit di bawah Warek I ... 24

Temuan Unit di bawah Warek II ... 25

Temuan Unit di bawah Warek III ... 25

Temuan Unit di bawah Warek IV ... 26

Unit dibawah Rektor ... 26

HASIL TEMUAN ... 27

Best Practice ... 27

(4)

3 Temuan di Luar Checklist... 29 EVALUASI DAN RENCANA PERBAIKAN ... 30 LAMPIRAN FOTO KEGIATAN ... 32

(5)

4

DAFTAR TABEL

Tabel 1. Auditee Pendukung Akademik dan Prodi ... 12

Tabel 2. Kategori Temuan ... 15

Tabel 3. Temuan Dokumen Fakultas ... 16

Tabel 4. Jumlah Temuan Fakultas ... 17

Tabel 5. Temuan Dokumen Prodi ... 17

Tabel 6. Temuan Prodi per Fakultas ... 18

Tabel 7. Best Practice AMI II 2014 ... 27

Tabel 8. Hasil Temuan sama dibeberapa Unit ... 28

(6)

5

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Mekanisme Audit ... 14

Gambar 2. Temuan Dokumen Fakultas ... 16

Gambar 3. Jumlah Temuan Fakultas ... 17

Gambar 4. Temuan Dokumen Prodi ... 18

Gambar 5. Temuan Prodi per Fakultas ... 19

Gambar 6. Sebaran Temuan Prodi FTE ... 19

Gambar 7. Sebaran Temuan Prodi FRI ... 20

Gambar 8. Sebaran Temuan Prodi FIF ... 20

Gambar 9. Sebaran Temuan Prodi FEB ... 21

Gambar 10. Sebaran Temuan Prodi FKB ... 21

Gambar 11. Sebaran Temuan Prodi FIT ... 22

Gambar 12. Sebaran Temuan Prodi FIK ... 22

Gambar 13. Sebaran Temuan Dokumen ... 23

Gambar 14. Temuan Dokumen Semua Unit... 23

Gambar 15. Jumlah Temuan Unit di Bawah Warek ... 24

Gambar 16. Sebaran Temuan Unit di Bawah Warek I ... 24

Gambar 17. Sebaran Temuan Unit di Bawah Warek II ... 25

Gambar 18. Sebaran Temuan Unit di Bawah Warek III ... 25

Gambar 19. Sebaran Temuan Unit di Bawah Warek IV ... 26

(7)

6

EXECUTIVE SUMMARY

Dalam upaya menjaga kesesuaian penerapan standar mutu ISO 9001:2008 yang telah disusun, dan dan kesesuaian dengan boring akreditasi institusi dan prodi, dilakukan Audit Mutu Internal (AMI) secara periodik. Pelaksanaan AMI dilaksanakan dua kali dalam satu tahun, dan pelaksanaan AMI periode Oktober 2014, merupakan kegiatan AMI yang kedua sejak terbentuknya Universitas Telkom. Tujuan yang ingin dicapai dalam AMI periode Oktober 2014 adalah :

1. Persiapan pengajuan AIPT pada tahun 2015

2. Memastikan adanya dokumen mutu, antara lain Sasaran Mutu, Prosedur dan IK, Rekaman mutu 3. Memastikan ketersediaan dokumen yang disyaratkan oleh borang akreditasi

4. Memastikan kesesuaian antara proses dengan prosedur dan standar.

Pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI) periode ini adalah pada tahapan pelaksanaan, yakni tahap I adalah desk evaluasi atas pengisian checklist audit oleh auditee dari tanggal 23 sd. 30 September 2014, dan dilanjutkan tahap II yakni visitasi dari tanggal 30 September s.d. 13 Nopember 2014.

Berdasarkan hasil audit terhadap 17 unit strategis, yaitu 10 Direktorat dan Bidang serta tujuh Fakultas, teridentifikasi permasalahan-permasalahan utama pada masing-masing unit. Permasalahan pada Direktorat sesuai dengan bidang yang menjadi kewenangannya. Sedangkan permasalahan yang muncul di Fakultas memiliki banyak kesamaan.

Berikut ringkasan permasalalahan pada unit strategis tersebut.

Unit Strategis

Permasalahan utama

Pemecahan Masalah

Direktorat Akademik

- Sasaran mutu Direktorat akademik (blm di ttd QMR dan Rektor)

- Struktur Organisasi Universitas Telkom serta tugas dan fungsi dari tiap unit yang ada belum terukur

- Belum adanya (tdk dapat ditemukan) Dokumen terkait Status akreditasi BAN-PT program studi - program studi yang ada di Universitas Telkom

- Belum adanya dokumen yang berkaitan dengan kebijakan Universitas Telkom dalam pengembangan kurikulum, bentuk dukungan institusi dalam pengembangan kurikulum program studi, sistem monitoring dan evaluasi kurikulum,

- Belum melakukan pengukuran jumlah mahasiswa dan lulusan program pendidikan sarjana 1), magister (S-2), dan Diploma III (D-3) dalam 7 terakhir

- Perlu dilakukan evaluasi terhadap sasaran mutu dan dirumuskan kembali. Pengukuran sasaran mutu dan evaluasi belum dilakukan. Perlu dibuat program turunan untuk pencapaian sasaran mutu - Perlu dibuat SOP terkait

pengembangan kurikulum dan monitoringnya - Penetapan pemetaan

proses dan Jobdesk di tingkat institusi

Direktorat Sistem Informasi (berdasarkan hasil audit Unit-unit di

dalamnya)

- Sasaran mutu Direktorat Sisfo (blm di ttd QMR dan Rektor), & target terlalu tinggi (berkisar +/-(90%), kurang realistis

- Penyimpanan dokumen belum tersusun dengan sistematis

- Melakukan RTM, tetapi tidak ada dokumen notulennya.

- Struktur Organisasi Universitas Telkom serta tugas dan fungsi (Jobdesk) dari tiap unit yang ada belum terukur

- Evaluasi Sasaran Mutu Direktorat Sisfo - Penetapan pemetaan

proses dan Jobdesk di tingkat institusi

(8)

7 Bidang Keuangan (diwakili oleh unit di bawahnya)

- Belum memiliki dokumen draft sarmut, - Dokumen Jobdesk sudah ada, tetapi belum

disahkan

- Penetapan pemetaan proses dan Jobdesk di tingkat institusi

- Penetapan sasaran mutu Bidang Keuangan Bidang Sumber

Daya

- pengadaan terkendala oleh CSM karena CSM menunggu tersedianya uang cash dari YPT - belum ada penetapan jobdesk untuk SOTK

Universitas Telkom

- belum ada pola karir untuk TPA - Pemetaan proses terkait SOTK belum

terselesaikan, sehingga terjadi tumpang tindih proses di beberapa unit pendukung

- Penetapan pemetaan proses dan Jobdesk di tingkat institusi - edukasi user dan saran

dari pimpinan ke ypt bahwa peran CSM dalam proses pengadaan perlu ditinjau ulang

- pembuatan pola karir TPA berdasarkan job streams

Direktorat Admisi

- Berkurangnya peminat mahasiswa asing pada TW III 2014

- Terdapatnya Keluhan Pelanggan - Orang tua dengan UP3 dimana mahasiswa yg mendaftar khusus untuk UP3 tidak di kembalikan

- Kurangnya pelatihan (sosialisasi) terhadap karyawan mengenai pemahaman terhadap jobdesk/jobspec

-

Direktorat Kemahasiswaan

- terjadi duplikasi fungsi pembinaan

softskill/karakter antara Bag. Pengembangan karakter dengan bag. Pengembangan karir. Diperlukan penjelasan dari Kabid. Sumber Daya apa perbedaan antara kedua unit ini.

- diperlukan pembuatan definisi/arahan karakter mahasiswa Telkom University seperti apa - diperlukan arahan tertulis tentang apa yang

harus diperbuat untuk pengembangan karakter di tiap tahapan mahasiswa

- Penetapan pemetaan proses dan Jobdesk di tingkat institusi - Pendefinisian karakter

mahasiswa Universitas Telkom disertai dengan pengembangan karakter di tiap tahapan mahasiswa Direktorat Pusat Pengembangan Karir dan Pengelolaan Alumni

- Pengembangan softskill : sebagian besar utk mahasiswa asrama (2013), mhs diluar asrama tidak mendapatkan softskill, krn mhs asrama membayar biaya pengembangan softskill. - Program pengembangan softskill mhs utk tk 2, 3,

dan 4 belum dilaksanakan.

- Evaluasi pengembangan softskill belum dilaksanakan

- Belum ada pedoman pengembangan personal (softskill) mahasiswa universitas Telkom, baru

- Program pengembangan softskill untuk seluruh mahasiswa (untuk tingkat 1, 2, 3, dan 4) rencana akan dilaksanakan tahun 2015, perencanaan ini sudah dimasukkan dalam RKM 2015.

- Diperlukan disusun buku petunjuk pelaksanaan pengembangan softskill

(9)

8 berupa SK pedoman pengembangan personal

(softskill).

- Jobdesk sdh ditetapkan dari Direktur s.d staf, format blm baku.

- Penetapan pemetaan proses dan Jobdesk di tingkat institusi Direktorat PPM - road map penelitian yg ada masih menggunakan

dgn 4 fakultas (dilaporkan ke dikti sampai thn 2017)

- Judul artikel ilmiah/karya ilmiah/karya seni/buku yang dihasilkan selama tiga tahun terakhir oleh dosen tetap di Universitas Telkom masih sekitar 5 % - Dibuat roadmap penelitian yang melibatkan 7 fakultas Dir. Pascasarjana

- Pembiayaan, Sarana dan Prasarana serta Sisfo MM belum diintegrasi ke sistem akademik yang ada

- Program S3 belum masuk ke poin sasaran mutu

- Perlukan dilakukan integrasi secara bertahap - Perlu ditambahkan

sasaran mutu terkait S3 (revisi sasaran mutu) Dir. Telkom

PDC

- TPDC mengacu kepada aturan pelaksanaan pelatihan dari Disnaker. Sedangkan Univ Telkom mengacu kepada SNPT yang dikeluarkan oleh Dikti. Hal ini menyebabkan perbedaan acuan standar, dan akan berpengaruh secara menyeluruh terhadap proses dan kompetensi lulusan yang dihasilkan

- sarmut TPDC no 1: belum jelas cara

pengukurannya : tingkat pengelolaan Telkom PDC 95% (hal ini blm jelas merupakan hasil pengukuran dari parameternya).

- Notulen Rapat Tinjauan Manajemen belum belum memenuhi standar, agar ditambahkan dengan kolom status penyelesaian, kop (header) agar disamakan untuk semua unit. Untuk RTM selanjutnya agar menggunakan form notulen standar (mencontoh tabel milik PTC dan Kop surat di CCDP)

- Penetapan kompetensi peserta pelatihan (unit Pelatihan) dan lulusan TPDC (unit CCDP) - Evaluasi parameter dan

cara pengukuran Sasaran Mutu TPDC - Standarisasi notulen RTM di tingkat institusi Fakultas Komunikasi dan Bisnis (FKB)

- Belum melakukan pengukuran pencapaian sasaran mutu,

- belum menetapkan Perencanaan pengembangan kompetensi TPA, - belum menetapkan Perencanaan

pengembangan pendidikan dan kompetensi Dosen,

- Pemantauan dan pengukuran terhadap soal ujian belum dilaksanakan,

- belum melakukan pemantauan dan pengukuran terhadap proses pembelajaran

- melakukan pengukuran pencapaian sasaran mutu, disertai dengan analisis evaluasi pencapaiannya

- penetapan perencanaan pengembangan

kompetensi dosen dan TPA di tingkat fakultas Fakultas

Ekonomi dan Bisnis (FEB)

- belum ada penetapan Jobdesk di tingkat institusi - proses pengadaan barang di fakultas sering

terhambat, sehingga perlu ditinjau ulang koordinasi antara Fakultas dengan Logistik terkait pengadaan

- Penetapan pemetaan proses dan Jobdesk di tingkat institusi - Sosialisasi Prosedur

Pengadaan Barang dan Jasa oleh Logistik

(10)

9 - pengecekan performansi dosen di IGRACIAS

untuk FEB belum berjalan

- Belum ada logbook untuk keluhan mahasiswa - diperlukan pembuatan RKM yg sesuai dgn

format institusi

- Sosialisasi atau edukasi pemanfaatan aplikasi i-Gracias

- Sosialisasi Prosedur Penanganan Keluhan Pelanggan oleh SAI - Penetapan standarisasi pembuatan RKM oleh Peranbang Institusi Fakultas Rekayasa Industri (FRI)

- Struktur organisasi belum mampu

menggerakkan fungsi lembaga secara sangat efisien, hal ini karena belum adanya SOTK institusi yang dilengkapi dengan jobdesc secara rinci

- Belum bisa menunjukkan dokumen-dokumen terkait Sistem pengelolaan fungsional dan operasional Fakultas mencakup: planning, organizing, staffing, leading, controlling yang efektif dilaksanakan (Renstra & Renop Fakultas, SK Ijin Penyelenggaraan Prodi Baru, SK

Penutupan Prodi, Renbang Prodi, SK Perpanjangan Ijin Prodi, Laporan PDPT, Rekaman pendukung lainnya)

- Penetapan pemetaan proses dan Jobdesk di tingkat institusi - Melengkapi

dokumen-dokumen terkait Sistem pengelolaan fungsional dan operasional Fakultas

Fakultas Informatika (FIF)

- Penetapan pemetaan proses dan Jobdesk di tingkat institusi Fakultas Teknik

Elektro (FTE)

- Penetapan pemetaan proses dan Jobdesk di tingkat institusi Fakultas

Industri Kreatif (FIK)

- Melakukan modifikasi terhadap SOTK universitas yang disesuaikan dengan

kepentingan fakultas, tapi tidak diformalkan ke tingkat universitas

- Pengelolaan kegiatan kemahasiswaan masih kurang optimal karena tidak ada koordinasi antara kemahasiswaan universitas dan Fakultas. Dimungkinkan karena ketidakjelasan tugas dan wewenang di kemahasiswaan dan fakultas Anggaran UKM ada di Universitas

- pencatatan notulen RTM (Rapat Tinjauan Manajemen) msh perlu ada perbaikan

- belum ada kebijakan tentang suasana akademik - Fakultas belum melakukan pemantauan dan

pengukuran terhadap proses pembelajaran

- Standarisasi notulen RTM di tingkat institusi

- Sosialisasi atau edukasi pemanfaatan aplikasi i-Gracias

- Pelatihan atau sosialisasi fungsi QMR dalam Sistem Penjaminan Mutu oleh SPM

(11)

10 - perlu ada pedoman penggunaan i-gracias utk

beberapa fungsi : wadek I, Ka.Prodi, LAAK. - Perlu ada pelatihan untuk Quality Management

Representative (QMR), terutama untuk QMR Fakultas.

Fakultas Ilmu Terapan (FIT)

- Belum ada aturan mengenai pemilihan ka prodi dan dokumen pendukung tidak ditemukan. Dekan, Wakil Dekan dan Ka Prodi merupakan hasil penunjukkan

- Efisiensi dalam struktur organisasi belum terukur karena belum ada penetapan Key Performance Indicator (KPI)

Temuan pada unit strategis didominasi oleh beberapa hal, yaitu :

1. Belum adanya pemetaan proses yang menjadi tanggung jawab utama tiap unit ini. Hal ini berakibat pada belum ditetapkannya Jobdesk di tingkat institusi.

2. Masih lemahnya implementasi beberapa proses milik unit tertentu dimana proses tersebut juga dilakukan oleh unit lain, seperti penanganan keluhan pelanggan, penyusunan RKM, notulensi RTM, pengadaan barang dan jasa, dan efektivitas fungsi QMR baik fakultas ataupun kantor Warek. Hal ini dapat diselesaikan dengan melakukan sosialisasi implementasi prosedur-prosedur terkait dan pelatihan mengenai QMR.

(12)

11

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Kegiatan Audit Mutu Internal (AMI) Telkom University baru diadakan pada tahun 2014, setelah diresmikannya Telkom University pada tahun 2013. Telkom University merupakan penggabungan dari empat institusi dibawah Telkom Foundation, yaitu Institut Teknologi Telkom, Institut Manajemen Telkom, Politeknik Telkom, dan STISI Telkom. Sebelum penggabungan, keempat institusi tersebut sebagian besar sudah melakukan audit mutu internal secara rutin.

Audit Februari- Maret merupakan audit perdana setelah dilakukannya transformasi penggabungan empat institusi perguran tinggi dibawah Telkom Foundation, pada saat itu dipandang penting untuk melakukan pemetaan kondisi yang terjadi di universitas terkait masa transformasi.

Sebagai institusi baru, Telkom University sedang mempersiapkan diri untuk sertifikasi ISO 9008: 2001 dan Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi (AIPT) pada tahun 2015. Persiapan ini tentu saja perlu dukungan dari semua unit terkait kesiapan dokumen dan proses di unit masing-masing. Disamping itu, persiapan akreditasi prodi, baik bagi prodi baru, maupun reakreditasi untuk prodi lama juga perlu dipantau. Kegiatan AMI II 2014 ini difokuskan pada persiapan menghadapi ISO 9008: 2011 dan Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi (AIPT) pada tahun 2015.

Tujuan

Telkom University sedang mempersiapakan diri untuk menghadapi ISO 9008: 2011 dan Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi (AIPT) pada tahun 2015. Sehingga pada AMI II 2014 ini, audit yang dilakukan bertujuan untuk:

1. Persiapan submit dokumen AIPT pada tahun 2015 2. Memastikan adanya dokumen mutu :

a. Prosedur dan IK b. Sasaran Mutu c. Rekaman mutu

3. Memastikan dokumen yang disyaratkan oleh borang akreditasi 4. Memastikan kesesuaian antara proses dengan prosedur dan standar

AMI I 2014 dilakukan hanya untuk mengetahui kondisi awal pasca transformasi, sehingga tidak ada temuan. Dengan demikian pada AMI II 2014 ini tidak ada evaluasi terkait penyelesaian temuan.

Auditor dan Auditee

Untuk melakukan AMI II ini, SAI menetapkan kualifikasi auditor yang ditugaskan, sebagai berikut : 1. Sudah pernah mengikuti training Auditor atau pernah menduduki jabatan pimpinan unit. 2. Sudah pernah menjadi auditor pada Audit Mutu Internal sebelumnya

Khusus untuk auditor yang mengaudit unit strategis, diperlukan auditor yang memiliki wawasan yang lebih dalam, baik terkait proses audit maupun tentang tata kelola organisasi. Jumlah auditor internal yang terlibat pada AMI II 2014 ini sejumlah 59 orang.

Kemudian, jumlah objek audit (auditee) adalah 71 auditee, yang terdiri dari 10 Direktorat, 7 unit strategis/pelaksana akademik, 3 unit di bawah rektor, 24 Unit Pendukung Akademik, dan 27 Program Studi. yaitu

(13)

12 Direktorat yang menjadi objek audit sebagai berikut:

1. Direktorat Akademik 2. Direktorat Sisfo

3. Dirrektorat Pasca Sarjana 4. Bidang Keuangan

5. Bidang Sumber Daya 6. Direktorat Admisi

7. Direktorat Kemahasiswaan

8. Direktorat Pusat Pengembangan Karir dan Pengelolaan Alumni 9. Direktorat Penelitian dan Pengabdian Masyarakat

10. Telkom PDC

Unit strategis/ unsur pelaksana akademik yang menjadi objek audit sebagai berikut: 11. Fakultas Teknik Elektro

12. Fakultas Rekayasa Industri 13. Fakultas Informatika

14. Fakultas Komunikasi dan Bisnis 15. Fakultas Ekonomi dan Bisnis 16. Fakultas Ilmu Terapan 17. Fakultas Industri Kreatif

Unit dibawah Rektor yang menjadi onjek audit sebagai berikut: 1. Satuan Penjamin Mutu

2. Satuan Audit Internal 3. Sekretariat Pimpinan

Sedangkan Unit Pendukung Akademik dan Program Studi yang di audit adalah sebagai berikut:

Tabel 1. Auditee Pendukung Akademik dan Prodi Direktorat Akademik

Pendidikan Jarak Jauh Administrasi Akademik Pengembangan Pembelajaran

Program Perkuliahan Dasar dan Umum Direktorat Sistem Informasi

Operasional Sistem Informasi Komunikasi dan Layanan Costumer

Riset dan Pengembangan Sistem Informasi

Direktorat Pasca Sarjana -

Bidang Keuangan Anggaran Treasury Akuntansi Bidang Sumber Daya

Pranbang Institusi Pengembangan SDM Pelayanan SDM

(14)

13 Direktorat Admisi Perpustakaan Admisi Nasional

Kantor Internasional dan Dukungan Pusat Bahasa

Direktorat Kemahasiswaan

Kegiatan dan Kesejahteraan Mahasiswa Pengembangan Karakter

Direktorat Pusat

Pengembangan Karir dan Pengelolaan Alumni

Pengembangan Karir

Pengelolaan Alumi Direktorat Penelitian dan

Pengabdian Masyarakat

Penelitian

Pengabdian Masyarakat

Telkom PDC -

Fakultas Teknik Elektro S1 Teknik Telekomunikasi S1 Teknik Elektro S1 Sistem Komputer S1 Teknik Fisika S2 Teknik Telekomunikasi Fakultas Rekayasa Industri

S1 Teknik Industri S1 Sistem Informatika Fakultas Informatika S1 Teknik Informatika S1 Ilmu Komputasi S2 Teknik Informatika Fakultas Ekonomi dan Bisnis

S1 MBTI S1 MBTI Internasional S1 Akuntansi S2MM Fakultas Komunikasi dan

Bisnis

S1 Ilmu Komunikasi S1 Administrasi dan Bisnis

Fakultas Ilmu Terapan D3 Teknik Telekomunikasi D3 Informatika D3 Teknik Komputer D3 Komputerisasi Akuntansi D3 Manajemen Informatika D3 Pemasaran

Fakultas Industri Kreatif

S1 Seni Rupa Murni S1 Desain Interior

S1 Kriya Tekstil dan Mode S1 Desain Produk

(15)

14

PROSES AUDIT MUTU INTERNAL

Persiapan Audit

Dalam mempersiapkan AMI Oktober 2014, SAI mengadakan serangkaian agenda sebagai berikut: 1. Pembuatan checklist

a. Internal SAI

b. SAI + Lead Auditor (LA) + SPM 2. Penjadwalan Audit

Penjadwalan dilakukan per paket Direktorat/Bidang/ Fakultas, harapannya memudahkan proses audit dan penjadwalan. Untuk jadwal audit setiap unit terdapat 2 orang LA untuk meminimalisir reschedule.

3. Sosialisasi Checklist +Jadwal Audit a. Auditor

b. Auditee 4. Audit on site

5. Pengumpulan checklist 6. Kompulir hasil audit 7. Pembuatan laporan 8. Pembuatan PTPP

Mekanisme Audit

Audit periode september - oktober adalah audit yang dikembangkan dari audit sebelumnya yaitu dengan dibuatnya ceklist yang terkait dengan borang akreditasi prodi, persiapan akreditasi perguruan tinggi dan persyaratan iso 9001.

Mekanisme audit yang dilakukan adalah dengan melakukan audit berdasarkan ceklist tersebut diatas dan kami mulai menerapkan temuan atas kategori temuan dokumen, temuan proses dan temuan evaluasi, dalam audit ini kami mulai memberlakukan form PTPP.

Gambar 1. Mekanisme Audit

Audit on

site

Kompulir

Hasil Audit

Laporan +

PTPP

(16)

15

Temuan

Pada sosialisai AMI Oktober 2014 yang telah dilakukan, Jenis temuan dikategorikan menjadi Dokumen 1, Dokumen 2, Proses 1, Proses 2, dan Evaluasi. Perbedaan antara Dokumen 1 dan Dokumen 2 adalah perkiraan lamanya waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan temuan. Perbedaan persepsi terkait “waktu” untuk membedakan Dokumen 1 dan Dokumen 2 menimbulkan perbedaan persepsi di auditor. Begitu juga dengan Proses 1 dan Proses 2. Sehingga pada tahap kompulir, dua jenis temuan dijadikan satu jenis temuan, agar tidak membuat gap antara temuan ditiap unit yang diaudit.

Tabel 2. Kategori Temuan

Jenis Temuan Menjadi

Dokumen 1 DOKUMEN Dokumen 2 Proses 1 PROSES Proses 2 Evaluasi EVALUASI Keterangan:

1. Temuan dokumen artinya fakultas/prodi/unit tersebut belum dapat menunjukkan dokumen terkait. 2. Temuan proses artinya fakultas/prodi/unit tersebut belum melakukan proses terkait

3. Temuan evaluasi artinya fakultas/ prodi/ unit tersebut belum melakukan evaluasi terhadap proses yang telah dilakukan

Kemudian, pada AMI Oktober 2014 ini kami akan memotret secara khusus terkait kesiapan dokumen standar yang harus dimiliki oleh Unit/Prodi. Dengan data ini diharapkan dapat menjadi awareness bagi kita dalam mempersiapkan AIPT 2015. Adapun dokumen yang kami potret secara khusus adalah sebagai berikut:

1. Dokumen Visi Misi 2. Dokumen Renstra 3. Dokumen Sasaran Mutu 4. Dokumen Prosedur

5. Dokumen RKM (kecuali prodi) 6. Dokumen RTM

(17)

16

DATA HASIL AUDIT

Berikut akan kami paparkan hasil Audit pada AMI Oktober 2014 Telkom University. Data akan disajikan dalam bentuk resume Fakultas, Program Studi, dan Unit yang ada di bawah jajaran Rektor dan Wakil Rektor Telkom University. Temuan yang akan dipaparkan berikut tidak semua menjadi PTPP. Jika terdapat beberapa temuan yang bisa digabung menjadi satu dokumen PTPP, makan cukup diberikan satu PTPP. Dengan demikian jumlah temuan akan berbeda dengan jumlah dokumen PTPP yang akan dicetak dan didistribusikan ke unit terkait.

Resume Hasil Audit Fakultas

Temuan dokumen artinya Auditee (unit/prodi/fakultas) belum dapat menunjukkan dokumen terkait sesuai dengan checklist audit. Berikut jumlah temuan dokumen untuk semua Fakultas:

Tabel 3. Temuan Dokumen Fakultas

Jenis Dokumen Jumlah

Temuan

Dokumen Visi Misi 1

Dokumen Renstra 4

Dokumen Prosedur 3

Dokumen Sasaran Mutu 1

Dokumen RTM 2

Dokumen RKM 1

Gambar 2. Temuan Dokumen Fakultas

0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5 4 Dokumen Visi Misi Dokumen Renstra Dokumen Prosedur Dokumen Sasaran Mutu Dokumen RTM Dokumen RKM 1 4 3 1 2 1 Jumlah Jenis Dokumen

(18)

17 Berdasarkan kompulir hasil audit pada semua fakultas yang ada di Telkom University, berikut jumlah temuan Fakultas pada AMI Oktober 2014 terlihat pada Tabel 4.

Tabel 4. Jumlah Temuan Fakultas

No Nama Unit Jumlah Temuan

Dokumen Proses Evaluasi

1 FTE 7 0 0 2 FRI 4 5 3 3 FIF 1 3 2 4 FEB 0 3 2 5 FKB 0 9 5 6 FIT 5 0 0 7 FIK 1 0 2

Data pada Tabel 4 dapat disajikan dalam bentuk grafik seperti pada Gambar 3.

Gambar 3. Jumlah Temuan Fakultas

Program Studi

Secara keseluruhan, berikut temuan dokumen untuk semua prodi yang ada di Telkom University. Tabel 5. Temuan Dokumen Prodi

Jenis Dokumen Jumlah

Dokumen Visi Misi 6

Dokumen Renstra 10

Dokumen Prosedur 13

Dokumen Sasaran Mutu 6

0 2 4 6 8 10

FTE FRI FIF FEB FKB FIT FIK

7 4 1 0 0 5 1 0 5 3 3 9 0 0 0 3 2 2 5 0 2 Jumlah Fakultas

Jumlah Temuan Fakultas

(19)

18

Dokumen RTM 3

Dokumen Kurikulum 7

Temuan dokumen program studi dalam bentuk grafik dapat disajikan sebagai berikut:

Gambar 4. Temuan Dokumen Prodi

Kemudian, untuk total temuan Prodi dalam satu fakultas, terlihat pada table berikut. Tabel 6. Temuan Prodi per Fakultas

Fakultas Dokumen Proses Evaluasi

FTE 11 2 1 FIF 3 4 1 FRI 5 2 0 FEB 8 5 4 FKB 7 10 2 FIT 23 5 0 FIK 12 4 2

Total temuan program studi dalam satu fakultas dapat disajikan dalam bentuk grafik sebagai berikut:

0 2 4 6 8 10 12 14 Dokumen Visi Misi Dokumen Renstra Dokumen Prosedur Dokumen Sasaran Mutu Dokumen RTM Dokumen Kurikulum 6 10 13 6 3 7 Jumlah Tem uan Jenis Dokumen

(20)

19 Gambar 5. Temuan Prodi per Fakultas

Kemudian, data yang akan disajikan berikutnya adalah sebaran temuan program studi dalam satu fakultas.

Fakultas Teknik Elektro

Berikut grafik yang menyajikan sebaran temuan (dokumen, proses, dan evaluasi) pada Fakultas Teknik Elektro.

Gambar 6. Sebaran Temuan Prodi FTE

Fakultas Rekayasa Industri

Berikut grafik yang menyajikan sebaran temuan (dokumen, proses, dan evaluasi) pada Fakultas Rekayasa Industri.

0 5 10 15 20 25

FTE FIF FRI FEB FKB FIT FIK

Jumlah

Tem

uan

Fakultas

Temuan Prodi per Fakultas

Dokumen Proses Evaluasi

0 20 40 60 80 100 S1 TT S1 TE S1 SK S1 TF S2 TT 100 100 100 25 100 0 0 0 50 0 0 0 0 25 0 (Prosentase) Prodi

Sebaran Temuan Prodi FTE

(21)

20 Gambar 7. Sebaran Temuan Prodi FRI

Fakultas Informatika

Berikut grafik yang menyajikan sebaran temuan (dokumen, proses, dan evaluasi) pada Fakultas Informatika.

Gambar 8. Sebaran Temuan Prodi FIF

0 20 40 60 80 100 S1 TI S1 SI 100 66.66666667 0 33.33333333 0 0 Prosen tase Prodi

Sebaran Temuan FRI

0 20 40 60 80 100 S1IF S1 IK S2IF 100 20 50 0 60 50 0 20 0 (Prosentase) Prodi

Sebaran Temuan Prodi FIF

(22)

21

Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Berikut grafik yang menyajikan sebaran temuan (dokumen, proses, dan evaluasi) pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis.

Gambar 9. Sebaran Temuan Prodi FEB

Fakultas Komunikasi dan Bisnis

Berikut grafik yang menyajikan sebaran temuan (dokumen, proses, dan evaluasi) pada Fakultas Komunikasi dan Bisnis.

Gambar 10. Sebaran Temuan Prodi FKB

0 20 40 60 80 MBTI Akuntansi S2MM (Prosentase) Prodi

Sebaran Temuan Prodi FEB

0 10 20 30 40 50 60 70 Ikom AdBis (Prosentase) Prodi

Sebaran Temuan Prodi FKB

(23)

22

Fakultas Ilmu Terapan

Berikut grafik yang menyajikan sebaran temuan (dokumen, proses, dan evaluasi) pada Ilmu Terapan

Gambar 11. Sebaran Temuan Prodi FIT

Fakultas Industri Kreatif

Berikut grafik yang menyajikan sebaran temuan (dokumen, proses, dan evaluasi) pada Fakultas Industri Kreatif.

Gambar 12. Sebaran Temuan Prodi FIK

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

D3TT D3IF D3TK D3KA D3MI D3 Marketing

(Prosentase)

Prodi

Sebaran Temuan Prodi FIT

0 20 40 60 80 100 SR Murni Desain Interior Desain Produk DKV Kriya Mode (Prosentase) Prodi

FIK

(24)

23

Temuan Unit dibawah Rektor dan Wakil Rektor

Direktorat

Berikut gambaran jumlah temuan pada semua Direktorat Telkom University

Gambar 13. Sebaran Temuan Dokumen

Kemudian, grafik berikut menyajikan jumlah temuan dokumen untuk semua direktorat dan unit pendukung akademik.

Gambar 14. Temuan Dokumen Semua Unit

0 20 40 60 80 100 PProsentase Dir/ Bidang

Sebaran Temuan Direktorat

0 1 2 3 4 5 Dokumen Visi Misi Dokumen Renstra Dokumen Prosedur Dokumen Sasaran Mutu Dokumen RTM 2 3 5 4 0 Jumlah Tem uan Jenis Dokumen

(25)

24 Grafik berikut menyajikan sebaran temuan Unit pendukung akademik yang berada di bawah rektor dan wakil rektor (tidak termasuk direktorat)

Gambar 15. Jumlah Temuan Unit di Bawah Warek

Temuan Unit di bawah Warek I

Grafik berikut menyajikan sebaran temuan unit yang berada di bawah wakil rektor I.

Gambar 16. Sebaran Temuan Unit di Bawah Warek I

0 10 20 30 40 50 60

Warek I Warek II Warek III Warek IV Unit Rektorat

26 56 10 27 1 12 42 6 3 7 2 ₁ 2 7 3 Jumlah Te muan Warek

Jumlah Temuan Unit dibawah Warek

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 (Prosentase) Unit

Unit Warek I

(26)

25

Temuan Unit di bawah Warek II

Grafik berikut menyajikan sebaran temuan unit yang berada di bawah wakil rektor II

Gambar 17. Sebaran Temuan Unit di Bawah Warek II

Temuan Unit di bawah Warek III

Grafik berikut menyajikan sebaran temuan unit yang berada di bawah wakil rektor III

Gambar 18. Sebaran Temuan Unit di Bawah Warek III

0 10 20 30 40 50 60 70

Anggaran Treasury Akuntansi Bang SDM Yan SDM Logistik Pran Bang

(Prosentase)

Unit

Unit Warek II

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Admisi Nasional Kantor Internasional

Pusat Bahasa Perpustakaan

(Prosentase)

Unit

Unit Warek III

(27)

26

Temuan Unit di bawah Warek IV

Grafik berikut menyajikan sebaran temuan unit yang berada di bawah wakil rektor IV

Gambar 19. Sebaran Temuan Unit di Bawah Warek IV

Unit dibawah Rektor

Grafik berikut menyajikan sebaran temuan unit yang berada di bawah rektor

Gambar 20. Sebaran Temuan Unit di Bawah Rektor

0 20 40 60 80 100

Kesra BangKarir Bang Karir Alumni Penelitian Abdimas

(Prosentase)

Unit

Unit Warek IV

0 20 40 60 80 100 Sekpim SPM SAI (Prosentase) Unit

Unit dibawah Rektor

(28)

27

HASIL TEMUAN

Best Practice

Best practice diperlukan untuk menjadi inspirasi/ contoh bagi unit lain dalam menjalankan tugas pokoknya. Berikut best practice yang ditemukan pada AMI II 2014.

Tabel 7. Best Practice AMI II 2014

No Unit/ prodi/ fakultas Best practice

1 Prodi D3 MI Pengontrolan evaluasi pembelajaran dilakukan oleh kordinator secara rutin, dalam hal team teaching kordinator memiliki peran penting, hal ini dikarenakan tugas dan penghargaan (honor) kepada kordinator jelas.

2 LA Fakultas Ilmu Terapan LA fakultas membuat dokumen Laporan Pelaksanaan Perkuliahan setiap semester. Isinya : penjadwalan, pelaksanaan perkuliahan persentase kehadiran dosen dan mhs, BAP, honor perkuliahan, surat ijin mahasiswa, evaluasi perkuliahan (pelaksanaan assessment), kuesioner perkuliahan, dan keluhan mahasiswa.

3 FTE Sudah ada pembagian dosen ke dalam fungsional – fungsional nya dan ditetapkan melalui SK Dekan

(29)

28

Temuan yang Sama di Beberapa Unit

Temuan yang sama di beberapa unit adalah temuan yang ditemukan di beberapa unit, yang memiliki akar permasalahan yang sama. Tabel 8. Hasil Temuan sama dibeberapa Unit

No Deskripsi temuan Analisis penyebab PIC/ unit Waktu penyelesaian

1 Pengukuran kepuasan mahasiswa terhadap layanan akademik belum dilakukan

Proses ini milik SAI, prosedur belum

dilaksanakan, sedang dilakukan pengukuran validitas kuesioner. Kuesioner didisain sesuai dengan persyaratan dalam borang prodi

SAI Desember 2014

2 Implementasi Lembar Ketidaksesuaian (LK) dan PTPP belum dilaksanakan

Belum dilakukan sosialisasi implementasi prosedur monitoring LK dan PTPP (Permintaan

SAI Desember 2014

3 Penetapan Jobdesk belum ada

SOTK mengalami beberapa kali revisi sehingga mempengaruhi pada pemetaan proses

Bidang Sumber Daya

4 Belum adanya masterlist rekaman

Belum dilakukan sosialisasi implementasi prosedur pengendalian rekaman

SPM 5 Pencatatan notulen RTM

belum standar untuk seluruh unit

Belum diadakan sosialisasi Prosedur RTM dan penggunaan notulennya

Sekpim Desember 2014

6 Fungsi QMR dan GKM belum berjalan.

Perlu ada tindak lanjut dari SPM tentang efektifitas kegiatan GKM

SPM Fungsi QMR dan GKM

belum berjalan. 7 Unit dan prodi belum ada

standar mutu yang lengkap

Standar mutu yang sesuai dengan SNPT sedang dalam proses penyusunan

SPM Desember 2014

8 Pengukuran pencapaian Sasaran Mutu belum dilakukan

Pentahapan cara pengukuran sudah ada dalam format Sarmut, tetapi belum dilakukan

Unit/ prodi/ Fakultas/ Direktorat 9 Tingkat keLulusan tepat

waktu mahasiswa masih di bawah target (< 50%)

Kemampuan untuk mencapai target

kelulusan masih rendah dan % kelulusan TPB rendah

Waktu pengerjaan TA/PA melebihi waktu yang telah ditetapkan

Prodi

10 Terdapat beberapa program studi yang belum memiliki dokumen kurikulum yang sedang berlangsung

Tidak dilakukan dokumentasi pembuatan kurikulum

Mekanisme pembuatan kurikulum perlu segera ditetapkan dan diimplementasikan

prodi

11 Terdapat beberapa prodi yang memiliki prosedur pengambilan ijazah

(30)

29

Temuan di Luar Checklist

Temuan di luar checklist adalah temuan yang diperoleh saat proses audit, akan tetapi tidak terdapat pada pertanyaan yang ada di checklist.

Tabel 9. Hasil Temuan diluar Checklist

No Unit/ prodi/ fakultas Temuan

1 Prodi D3 TK Rata - rata penyelesaian tugas akhir lebih dari 6 bulan

2 CDC 1. Belum ada sosialisasi layanan konseling kemahasiswa

2. Saat ini layanan pengembangan softskill hanya diberikan kepada mahasiswa penghuni asrama. Sesuai dengan isi borang akreditasi prodi, layanan ini untuk semua mahasiswa

3. Belum ada sosialisasi dari CDC ke unit/prodi lain tentang semua layanan yang dimiliki dan cara akses layanan

3 Unit Pengembangan Karakter

1. Belum ada arahan dari pimpinan seperti apa karakter mahasiswa Universitas Telkom, perlu ditetapkan standar karakter mahasiswa Univ Telkom

2. Dari SOTK tidak tercermin Jobdesk yang jelas tentang BPK.

4 Ka Bid Sumber Daya Perbedaan jobdesk antara Unit Pengembangan Karier dan Unit Pengembangan Karakter 5 FEB : temuan untuk Dir

Sisfo

1. Agar dilakukan sosialisasi pemanfaatan i-gracias secara menyeluruh. 2. Interface i-gracias agar dibuat lebih user friendly

6 S1 TT : temuan untuk Dir Sisfo

Data blog prodi S1 TT agar bisa di-recovery

7 S1 TT: temuan untuk CDC Diperlukan acara Industrial Gathering yang mengundang perusahaan pengguna lulusan 8 Dir PJJ Belum ada standarisasi pembuatan dan pengembangan konten materi

belum ada standar pengawakan yang baku untuk mensupport selevel Direktur (staf, asman, dan manajer)

belum ada batasan kewenangan antara PJJ dengan prodi terkait proses akademik dan property milik mhs

9 Admisi Nasional

(31)

30

EVALUASI DAN RENCANA PERBAIKAN

Dalam mempersiapkan AMI Oktober 2014, SAI mengadakan serangkaian agenda sebagai berikut: 1. Pembuatan checklist

a. Internal SAI b. SAI + LA 2. Penjadwalan Audit

3. Sosialisasi Checklist +Jadwal Audit a. Auditor

b. Auditee 4. Audit on site

5. Pengumpulan checklist 6. Kompulir hasil audit 7. Pembuatan laporan 8. Pembuatan PTPP

Dari semua proses yang telah dilakukan, berikut kendala dan rencana perbaikan yang akan dilakukan:  Kendala

1. Tujuan audit terkait kesiapan dokumen standar mutu sudah tercapai, hanya saja kesiapan dokumen akreditasi belum semua tercapai. Hal ini disebabkan oleh banyaknya checklist prodi, dan belum semua audito menguasai boring akreditasi prodi

2. Proses penjadwalan memakan waktu yang cukup lama (tapi sesuai timeline). Hal ini disebabkan oleh lamanya waktu yang diperlukan untuk mengumpulkan dan mencocokkan jadwal kosong auditor dan auditee. Jumlah auditee yang banyak (70 unit), dan auditor yang terbatas (59 orang)

3. Reschedule memperpanjang proses audit, karena harus mencocokkan jadwal auditor dengan auditee 4. Jumlah auditor dan auditee yang hadir sosialisasi sedikit.

Jumlah auditor yang hadir sosialisasi: Jumlah auditee yang hadir sosialisai:

Hal ini disebabkan oleh sulitnya menjadwalkan dengan mempertimbangan kehadiran semua auditor dan auditee

5. Pelaksanaan audit melebihi waktu yang direncanakan, karena ada beberapa unit yang tidak bisa di audit pada waktu yang telah dijadwalkan

6. Pengumpulan checklist memakan waktu yang sangat lama (melebihi waktu yang direncanakan). Hal ini disebabkan kesibukan auditor dan kurangnya SDM teknis SAI untuk “jemput” bola. Kendala ini juga mengakibatkan lamanya waktu pembuatan laporan dan persiapan closing meeting

7. Pengumpulan checklist yang lama juga mengakibatkan lamanya pembuatan PTPP

8. Pada proses audit, terdapat proses “audit on site  pengumpulan checklist  kompulir  pembuatan laporan dan PTPP”. Karena audit on site hanya mengisi checklist, sedangkan kompulir serta pembuatan laporan&PTPP dibuat pada waktu yang terpisah, memungkinkan kompulir dilakukan oleh auditor yang berbeda saat proses audit, sehingga dapat terjadi penafsiran hasil audit yang berbeda.

 Rencana Perbaikan

1. Pada AMI 2014, Satu periode audit, mengaudit semua unit, fakultas, dan prodi, sehingga effort dan sumber daya yang diperlukan sangat besar. Pada AMI 2015, semua unit dibagi menjadi beberapa periode audit. Harapannya proses penjadwalan, sosialisasi, pelaksanaan audit akan lebih mudah, pembuatan laporan juga akan sesuai dengan jadwal. 2. Perlu pembuatan Grand Design Audit Mutu Internal yang lebih menyeluruh dan mempertimbangkan banyak aspek yang

(32)

31  Jadwal auditor dibuat lebih longgar (misalkan 1 hari = 1 audit) sehingga auditor dapat menyelesaikan checklist dan

mengirimkannya ke SAI pada hari yang sama

 Pengisian checklist, form kompulir, dan PTPP dilakukan oleh tim auditor yang sama setelah audit dilakukan, sehingga closing meeting dan pembuatan laporan bisa lebih cepat.

3. Perlu evaluasi checklist.

 Untuk checklist Fakultas dan Program Studi  Menggunakan boring akreditasi full + beberapa poin ISO

 Untuk checklist Unit: disesuaikan dengan kebutuhan unit, misalkan sisfo, SDM, Keuangan memiliki checklist yang berbeda dan spesifik

 Untuk checklist unit pendukung akademik perlu mempertimbangkan poin yang menyangkut akreditasi prodi 4. Menambah jumlah auditor

5. Upgrading auditor

 Perlu pelatihan auditor yang spesifik sesuai bidang (IT, SDM, Akademik)  Pelatihan auditor akademik melibatkan asesor

(33)

32

LAMPIRAN FOTO KEGIATAN

(34)