MANUAL MUTU
Jurusan Psikologi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Brawijaya
MANUAL MUTU
JURUSAN PSIKOLOGI
Unit Jaminan Mutu
Jurusan Psikologi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Brawijaya
Manual Mutu
Jurusan Psikologi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Brawijaya
Kode Dokumen : UN10/F11/1Y/HK.01.02.b
Revisi : 8
Tanggal :
Diajukan oleh : Management Representative
Ika Herani, S.Psi., M.Si
Dikendalikan oleh
: Unit Jaminan Mutu
Unita Werdi Rahajeng, S.Psi., M.Psi
Disetujui oleh : Ketua Jurusan
DAFTAR ISI
1. RUANG LINGKUP DAN KEBIJAKAN
2. LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU 3. ISTILAH DAN DEFINISI
4. SISTEM MANAJEMEN MUTU
4.1. Sekilas Tentang Jurusan Psikologi 4.2. Visi, Misi, dan Tujuan Jurusan Psikologi 4.3. Organisasi Jurusan Psikologi
4.4. Proses Utama Sistem Manajemen Mutu 4.5. Sistem Dokumen Mutu
5. TANGGUNGJAWAB MANAJEMEN 5.1 Komitmen Manajemen 5.2 Fokus Pelanggan 5.3 Kebijakan Mutu 5.4 Sasaran Mutu
5.5 Tanggungjawab, Wewenang, dan Komunikasi 5.6 Tinjauan Manajemen
6. PENGELOLAAN SUMBER DAYA 6.1 Penyediaan Sumber Daya Manusia 6.2 Sarana dan Prasarana
7. REALISASI LAYANAN
7.1 Perencanaan Realisasi Layanan 7.2 Desain dan Pengembangan
7.3 Tinjauan Sistematis 7.4 Pembelian
7.5 Pengendalian Alat Pemantauan dan Pengukuran 7.6 Pengendalian Peralatan, Pemantauan dan Pengukuran 8. PENGUKURAN, ANALISIS, DAN PERBAIKAN
8.1 Umum
8.2 Pemantauan Kepuasan Pelanggan 8.3 Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai 8.4 Analisis Data
1. Ruang Lingkup dan Tujuan
a. Manual mutu adalah dokumen yang menjadi panduan implementasi manajemen mutu yang berlaku untuk unit pelaksana akademik di lingkungan Jurusan Psikologi FISIP Universitas Brawijaya. Manual mutu ini juga menjadi acuan bagi pelaksanaan penyelenggaraan program pendidikan sarjana (S1 Psikologi) serta menjadi arahan dalam melaksanakan Tri Dharma Pendidikan Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat. b. Tujuan Manual Mutu
Manual mutu ini bertujuan untuk:
1. Menggariskan proses utama yang terkait dalam penyediaan jasa layanan pendidikan sumber daya manusia di bidang Psikologi.
2. Menjelaskan hubungan antara berbagai aktivitas yang terkait dalam proses di atas.
3. Menjelaskan hubungan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dengan persyaratan ISO 9001:2008.
4. Mencerminkan komitmen Jurusan Psikologi dalam peningkatan mutu secara berkelanjutan dalam bentuk tertulis, sehingga dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat dalam proses penyediaan sumber daya manusia di bidang Psikologi.
2. Landasan Kebijakan Manajemen Mutu
§ Undang-undang No 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional § Undang-undang No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi
§ Peraturan Pemerintah No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan § Permenristekdikti No 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi § Permenristekdikti No. 32 Tahun 2016 tentang Akreditasi Program Studi dan
Perguruan Tinggi
§ Permenristekdikti Nomor 62 Tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (SPMI Dikti)
§ Peraturan Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi Nomor 2 Tahun 2017 tentang Sistem Akreditasi Nasional Pendidikan Tinggi
§ Persyaratan SMM ISO 9001:2008.
§ Persyaratan SMM untuk layanan pendidikan IWA2:2007. § Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Universitas Brawijaya.
3. Istilah dan Definisi
§ Mutu adalah keseluruhan karakteristik jasa yang menunjukkan kemampuannya dalam memenuhi permintaan atau persyaratan yang ditetapkan customer (stakeholders), baik yang tersurat (dinyatakan dalam kontrak ), maupun tersirat § Manual Mutu adalah dokumen yang menjadi panduan implementasi manajemen
mutu.
§ Penjaminan mutu mencakup aspek pelayanan administrasi, sarana prasarana, organisasi dan manajemen yang dapat memenuhi harapan civitas academica dan masyarakat
§ Jurusan Psikologi adalah unsur pelaksana akademik yang menyelenggarakan dan mengelola jenis pendidikan akademik. Jurusan ini mengelola kesatuan rencana belajar sebagai pedoman penyelenggaraan, pendidikan akademik yang diselenggarakan atas dasar suatu kurikulum serta ditujukan agar mahasiswa dapat menguasai ilmu pengetahuan, ketrampilan, dan sikap sesuai dengan sasaran kurikulum psikologi.
§ Ketua Jurusan adalah pimpinan puncak jurusan Psikologi FISIP UB
§ Dosen adalah pendidik profesional dan ilmuwan Universitas Brawijaya dengan tugas utama mentransformasikan, mengembangkan, dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni melalui pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.
§ Kurikulum adalah seperangkat rencana dan pengaturan mengenai tujuan, isi, dan bahan pelajaran, serta cara yang digunakan sebagai pedoman penyelenggaraan kegiatan pembelajaran untuk mencapai tujuan pendidikan.
§ Pendidikan bertaraf internasional adalah pendidikan yang diselenggarakan setelah memenuhi standar nasional pendidikan dan diperkaya dengan standar pendidikan negara maju.
§ Mahasiswa adalah peserta didik yang terdaftar dan belajar pada jurusan Psikologi § Civitas academica adalah komunitas dosen dan mahasiswa pada jruusan Psikologi § Unit Jaminan Mutu (UJM) adalah satuan kerja fungsional yang dibentuk oleh ketua
Prodi dan diberi tugas untuk mengembangkan sistem penjaminan mutu internal (SPMI) di tingkat jurusan psikologi
§ Management Representative (MR) adalah seorang anggota manajemen organisasi yang memiliki tanggungjawab dan wewenang untuk memastikan proses penetapan, penerapan, dan pemeliharaan manajemen mutu, serta memastikan promosi kepedulian tentang persyaratan pelanggan diseluruh organiasi. Dalam SMM ini MR adalah Sekretaris Jurusan Psikologi.
§ Jasa yang dihasilkan organisasi pendidikan ialah layanan pendidikan dimana dalam prosesnya terjadi peningkatan nilai (creating value) bagi pelanggan.
§ Lulusan Jurusan Psikologi adalah lulusan yang unggul dalam bidang psikologi dan menjunjung tinggi nilai kepribadian bangsa dengan berorientasi pada teknologi dan implikasinya pada individu dan masyarakat
§ Pelanggan adalah orang perorangan atau badan yang ikut menerima atau membeli layanan pendidikan, penelitian, pengabdian masyarakat. Pelanggan utama adalah mahasiswa
§ Dekan adalah pimpinan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Brawijaya § Fakultas adalah sebuah divisi dalam universitas yang terdiri dari suatu area subjek
atau sejumlah bidang studi terkait, dalam hal ini mengacu kepada fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik sebagai induk fakultas Jurusan Psikologi.
§ Rektor adalah pimpinan perguruan tinggi Universitas Brawijaya
§ Universitas Brawijaya adalah instansi yang menyelenggarakan pendidikan akademik dan atau pendidikan vokasi dalam sejumlah ilmu pengetahuan, teknologi, dan atau seni dan jika memenuhi syarat dapat menyelenggarakan pendidikan profesi.
4. Sistem Manajemen Mutu
4.1 Sekilas tentang Jurusan Psikologi
Program Studi Psikologi FISIP UB didirikan pada tahun 2007 dengan Surat Keputusan yang dikeluarkan oleh Departemen Pendidikan Tinggi dengan Nomor: SK DIKTI No. 1504/D/T/2007 tertanggal 22 Juni 2007. Dengan diterbitkannya Peraturan Rektor No 20 Tahun 2016 maka Program Studi Psikologi berubah menjadi Jurusan Psikologi dengan 1 program studi di bawahnya yaitu program studi Psikologi. Program Studi Psikologi telah mendapatkan akreditasi B dengan diterbitkannya SK 1020/SK/BAN-PT/Akred/S/III/2017 yang berlaku sampai dengan 11 April 2022.
4.2 Visi, Misi dan Tujuan Jurusan Psikologi 4.2.1 Visi Jurusan Psikologi
Menjadi salah satu jurusan Psikologi yang diakui di Asia pada tahun 2030 melalui tridarma perguruan tinggi yang berfokus pada kajian psikologis dalam konteks sosial masyarakat dengan tetap menjunjung tinggi nilai integritas moral dan profesionalisme
4.2.2 Misi Jurusan Psikologi
1. Menghasilkan lulusan Psikologi yang bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, mampu melakukan kajian psikologis terhadap fenomena sosial-masyarakat, serta berkemampuan entrepreneur.
2. Mengembangkan sistem pembelajaran yang berorientasi pada sosial-masyarakat.
3. Mengembangkan penelitian tentang perilaku dan proses mental manusia dalam konteks sosial-masyarakat.
4. Memberdayakan civitas academica untuk mengaplikasikan kompetensi Psikologi pada masyarakat.
5. Meningkatkan peran serta civitas academica pada berbagai tataran keilmuan maupun aplikasi praktis Psikologi di tingkat Asia.
4.2.3 Tujuan Jurusan Psikologi
a. Bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa
b. Memiliki etika profesional dan kompetensi melakukan kajian kritis terhadap fenomena sosial-masyarakat
c. Mampu memberikan solusi praktis terhadap berbagai permasalahan psikologis di masyarakat
d. Berjiwa pemimpin, berintegritas moral, dan berkemampuan entrepreneur. 2. Menerapkan sistem pembelajaran dengan kualifikasi sebagai berikut.
a. Penerapan kurikulum Psikologi yang menekankan pada kajian sosial-masyarakat
b. Meningkatkan kompetensi dan keahlian dosen Psikologi dalam kajian sosial-masyarakat
c. Meningkatkan kompetensi dan ketrampilan tenaga kependidikan dalam hal ketrampilan teknis dan administratif
d. Menyediakan fasilitas penunjang tentang kajian psikologi terhadap fenomena sosial-masyarakat
3. Menciptakan iklim penelitian tentang perilaku dan proses mental manusia baik dalam tataran individu, kelompok, maupun masyarakat.
4. Meningkatkan keterlibatan civitas academica dalam kegiatan pelayanan psikologis kepada masyarakat (asesmen psikologis, psikoedukasi, konseling, dan psikoterapi). 5. Memperluas jaringan kerja sama secara ilmiah maupun terapan di Asia.
Sesuai dengan Peraturan Rektor No 20 Tahun 2016 maka program studi Psikologi berubah menjadi Jurusan Psikologi dengan 1 program studi S1 Psikologi di bawahnya. Secara umum peraturan rektor ini tidak merubah struktur organisasi program studi Psikologi yang ada sebelumnya. Sesuai dengan OTK Universitas maka di dalam jurusan Psikologi terdapat 4 unsur utama yaitu Ketua Jurusan, Sekretaris Jurusan, Kelompok Jabatan Fungsional Dosen, dan Unit Jaminan Mutu. Untuk mendukung kinerja Jurusan maka dibentuklah beberapa tim pendukung yaitu Tim Tugas Akhir dan Tim Kurikulum
.
4. 4 Proses Utama Sistem Manajemen Mutu 4.4.1. Proses Bisnis
Proses bisnis utama di Jurusan Psikologi terdiri dari tiga proses utama, yaitu proses belajar mengajar atau pendidikan, proses penelitian, proses pengabdian kepada masyarakat, dan proses manajerial/pelaksana pendukung. Di dalam setiap proses terdapat output dan pelanggan yang dijabarkan dalam Tabel 1
Tabel 1. Kriteria Output dan Pelanggan Jurusan Psikologi
Proses Output Pelanggan
Belajar Mengajar/Pendidikan • Lulusan S1 Psikologi • Laporan karya ilmiah
mahasiswa tidak dipublikasikan (laporan PKN dan skripsi)
• Mahasiswa
• Orang tua mahasiswa • Masyarakat umum
(pengguna lulusan dan mitra PKN)
Penelitian • Karya ilmiah yang tidak dipublikasi (laporan hasil penelitian)
• Karya ilmiah yang dipublikasikan (jurnal, prosiding, buku, paten)
• Mahasiswa
• Atasan/pimpinan unit kerja
Pengabdian Kepada
Masyarakat • Kegiatan dan program pengabdian kepada masyarakat • Layanan/jasa yang terkait dengan kompetensi bidang psikologi • Kemitraan
• Masyarakat umum (mitra pengabdian masyarakat dan pengguna jasa psikologi)
• Atasan/pimpinan
Proses Manajerial/pelaksana
pendukung • Pelaksanaan proker • Layanan sesuai dengan tupoksi
• Mahasiswa • Teman sejawat • Atasan/pimpinan
Berdasarkan penjabaran pada tabel 1 maka didapatkan 6 kriteria pelanggan Jurusan Psikologi, yaitu:
a. Pelanggan Mahasiswa
Pelanggan mahasiswa adalah pelanggan utama proses bisnis di Jurusan Psiikologi. Mahasiswa tercatat sebagai mahasiswa aktif dengan melakukan registrasi administratif dan akademik pada tahun akademik berlangsung, mengikuti peraturan FISIP.
b. Pelanggan orang tua mahasiswa adalah orang tua mahasiswa yang telah disebutkan dalam butir sebelumnya.
c. Masyarakat umum, yang terdiri dari
• Pengguna lulusan yaitu institusi yang mempekerjakan lulusan Jurusan Psikologi • Mitra Praktek Kerja Lapangan yaitu institusi/lembaga/organisasi yang menjadi
mitra dalam kegiatan PKN mahasiswa
• Mitra Pengabdian Masyarakat yaitu institusi/lembaga/organisasi yang menjadi mitra dalam kegiatan Pengabdian Masyarakat Dosen
• Pengguna Jasa Psikologi yaitu yaitu institusi/lembaga/organisasi yang mengajukan diri untuk meminta jasa layanan psikologi dan ditandai dengan surat tertulis terkait dengan MoU atau kontrak kerja
d. Teman sejawat yang terdiri dari tenaga pendidik dan tenaga pendidikan yang menggunakan layanan dalam proses bisnis manajerial/pelaksana pendukung.
d. Atasan/pimpinan unit kerja adalah pejabat struktural yang memiliki kewenangan untuk melakukan pemantauan kinerja personil/unit tertentu yaitu pimpinan FISIP (dekan) dan pimpinan universitas (Rektor).
Jurusan Psikologi menetapkan, melaksanakan, mengevaluasi, mengendalikan, dan meningkatakan layanan mengikuti siklus PPEPP yang menjadi standar di setiap unit kerja di Universitas Brawijaya.
4.5. Sistem Dokumen Mutu
Dengan adanya sistem dokumentasi memungkinkan adanya jaminan keselarasan antara perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, pengedalian, serta peningkatan berkelanjutan bagi jurusan Psikologi dalam menjalankan proses bisnisnya. Penyusunan dokumen disesuaikan dengan Peraturan Rektor Nomor 24 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas, baik jenis dokumen maupun sistem kodenya. Jurusan Psikologi melalui Unit Jaminan Mutu (UJM) menyusun dan memelihara seluruh dokumen dan catatan perangkat yang terkait dengan persyaratan SMM. Dokumen SMM tersedia dalam bentuk cetak (hardcopy) dan dokumen elektronik (softcopy) dan diunggah di website www.psikologi.ub.ac.id. Data dapat dimusnahkan jika sudah tidak relevan dan berumur lebih dari 5 tahun dari masa kadaluarsa. Tabel 2 Daftar Dokumen dan Kode
No Nama Dokumen Kode Dokumen Dokumen Induk
1 Visi, Misi, dan Tujuan UN10/F11/14/HK.00a 2 Rencana Strategis (Renstra) UN10/F11/14/PR.01.02.d 3 Program Kerja (Proker) UN10/F11/14/PR.02.00.a Dokumen Operasional
1 Manual Mutu UN10/F11/14/HK.01.02.b 2 Standar Operating Procedure (SOP)
Pengembangan Kurikulum UN10/F11/14/HK.01.02.a/01 Plotting Dosen Pengajar Mata Kuliah UN10/F11/14/HK.01.02.a/02 Perkuliahan Praktikum UN10/F11/14/HK.01.02.a/03 Perkuliahan Lapangan UN10/F11/14/HK.01.02.a/04 PKN UN10/F11/14/HK.01.02.a/05 Evaluasi Dosen dalam Membimbing PKN UN10/F11/14/HK.01.02.a/06 Skripsi UN10/F11/14/HK.01.02.a/07 Evaluasi Dosen dalam Membimbing Skripsi UN10/F11/14/HK.01.02.a/08 Evaluasi Dosen dalam Mengajar UN10/F11/14/HK.01.02.a/09 Pelaksanaan Bimbingan Akademik UN10/F11/14/HK.01.02.a/10 Evaluasi Dosen Pembimbing Akademik UN10/F11/14/HK.01.02.a/11 Kelompok Jabatan Fungsional Dosen UN10/F11/14/HK.01.02.a/12 Tracer Study UN10/F11/14/HK.01.02.a/13 Pengendalian Dokumen dan Rekaman UN10/F11/14/HK.01.02.a/14 Pengendalian Produk/Jasa Tidak Sesuai UN10/F11/14/HK.01.02.a/15 Tindakan Korektif dan Pencegahan UN10/F11/14/HK.01.02.a/16 Mekanisme Penanganan Keluhan UN10/F11/14/HK.01.02.a/17 Evaluasi Kepuasan Pelanggan UN10/F11/14/HK.01.02.a/18 Audit Internal UN10/F11/14/HK.01.02.a/19 Evaluasi Kinerja Unit UN10/F11/14/HK.01.02.a/20 Peminjaman Ruang Rapat UN10/F11/14/HK.01.02.a/21 Peminjaman Inventaris Jurusan UN10/F11/14/HK.01.02.a/22 Pengelolaan Website UN10/F11/14/HK.01.02.a/23 Penggunaan Ruang Rapat UN10/F11/14/HK.01.02.a/24
5. Tanggung Jawab Manajemen
5.1 Komitmen Manajemen
Ketua Jurusan Psikologi sebagai pemimpin puncak jurusan memberikan bukti komitmennya pada penyusunan dan penerapan sistem manajemen mutu. Berkoordinasi secara rutin dengan MR dan tim UJM dalam implementasi Sistem Penjaminan Mutu. Bentuk komitmen tersebut tertuang tindakan untuk:
1. Menyiapkan sumber daya dalam mendukung implementasi SMM Jurusan Psikologi 2. Mematuhi dan mengikuti Sistem Audit Internal Mutu yang diatur oleh Universitas (AIM/Audit Internal Mutu) dan Sistem Audit Ektsternal yang diselenggarakan oleh BAN-PT (Badan Akreditasi Nasional Perguruang Tinggi).
3. Meninjau ulang SMM Jurusan Psikologi secara berkala, mengambil keputusan untuk bertindak berdasarkan kebijakan dan perbaikannya.
5.2 Fokus pada Pelanggan
Kepuasan dari pelanggan adalah fokus umpan balik bagi SMM di jurusan Psikologi. Untuk itu Jurusan Psikologi:
1. Memastikan bahwa standar persyaratan pengguna layanan dilaksanakan di seluruh jajaran Jurusan Psikologi dengan sosialisasi SMM Jurusan
2. Mendorong seluruh tenaga pendidik serta tenanga pendidikan memberikan layanan yang sesuai dengan SMM Jurusan.
3. Memastikan keberadaan fasilitas keluhan yang mudah diakses oleh pengguna layanan serta senantiasa menanggapi dan menindaklanjuti.
4. Memastikan terjadi evaluasi terhadap kepuasan pelanggan diatur dalam SOP Evaluasi Kepuasan Pelanggan (UN10/F11/14/HK.01.02.a/18).
5.3 Kebijakan Mutu
Jurusan Psikologi mempunyai kebijakan mutu sebagai berikut:
Jurusan Psikologi akan melaksanakan proses belajar mengajar dalam rangka menyediakan sumber daya manusia dibidang Psikologi yang bisa diterima oleh pengguna dengan
menjamin mutu lulusan sesuai persyaratan, dengan cara berupaya menjalankan sistem penjaminan mutu secara terus menerus dan peningkatan mutu secara bertahap serta berkelanjutan.
Dalam usaha merealisasikan kebijakan di atas, dinyatakan dalam dokumen Manual Mutu Jurusan Psikologi.
5.4 Sasaran Mutu
Perencanaan sistem mutu dimulai dari dokumen Visi dan Misi. Untuk mencapai visi dan misi tersebut, maka disusunlah dokumen Rencana Strategis (Renstra), Program Kerja (Proker), Manual Mutu, dan dokumen-dokumen SOP lainnya. Sasaran Mutu Jurusan Psikologi adalah:
1) Memastikan bahwa patuh terhadap setiap Audit Internal Mutu (AIM) dengan indikasi temuan-temuan setiap siklus ditindaklanjuti dan ditangani sesuai dengan SMM
2) Mengusahakan akreditasi Jurusan Psikologi mendapat nilai minimal B.
5.5 Tanggung jawab, Wewenang, dan Komunikasi
Sesuai struktur organisasi, maka tugas pokok dan fungsi Jurusan Psikologi ditetapkan secara rinci dan jelas. Selain itu dalam menjalankan sistem penjaminan mutu di tingkat Jurusan telah diangkat Sekretaris Jurusan sebagai Manajer Representative (MR) yang mempunyai tanggung jawab dan wewenang mewakili Ketua Jurusan dalam menjalankan kegiatan penjaminan mutu sehari-hari dibantu dengan Unit Jaminan Mutu (UJM).
Pimpinan puncak yaitu Ketua Jurusan harus memastikan bahwa tanggung jawab dan wewenang ditetapkan dan dikomunikasikan dalam PS Psikologi FISIP UB. Ketua Jurusan menunjuk Sekretaris Jurusan Psikologi yang di luar tanggung jawabnya yang lain, memiliki tanggung jawab dan wewenang yang meliputi:
1) Memastikan proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu ditetapkan, dilaksanakan, dievaluasi, dikendalikan, dan ditingkatkan.
2) Melaporkan kepada Ketua Jurusan tentang kinerja sistem manajemen mutu dan kebutuhan apapun untuk dikoreksi
3) Memastikan promosi kepedulian tentang persyaratan pelanggan di seluruh Jurusan Psikologi
Komunikasi dalam rangka SMM dilakukan dengan cara rapat rutin dan rapat tidak rutin. Rapat tersebut merupakan forum untuk mensosialisasikan Sistem Manajemen Mutu dan dapat difungsikan sebagai evaluasi pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu. Adapun jenis-jenis rapat meliputi:
1. Rapat rutin
Komunikasi rutin adalah komunikasi internal yang diselenggarakan secara terjadwal yaitu: a. Rapat dengan tenaga pendidik dan tenaga pendidikan minimal satu bulan sekali
b. Rapat Ketua Jurusan, Sekretaris Jurusan (Management Representative), Ketua UJM, Ketua Tim Tugas Akhir, dan Ketua Tim Kurikulum minimal satu bulan sekali
c. Rapat Ketua Jurusan, Sekretaris Jurusan (Management Representative), dan Tenaga Kependidikan minimal satu bulan sekali.
c. Rapat penyusunan Tinjauam Manajemen minimal setahun 1 kali atau disebut sebagai Rapat Monitoring Evaluasi (Monev)
2. Rapat tidak rutin
Rapat ini diadakan jika Ketua Jurusan membutuhkan sosialisasi dan koordinasi terkait implementasi Sistem Manajemen Mutu.
5.6 Tinjauan Manajemen
Tinjauan manajemen dilakukan minimal satu tahun sekali untuk memastikan Sistem Manajemen Mutu berjalan dengan baik. Tinjauan Manajemen memiliki fungsi untuk memperbaiki dan meningkatkan kualitas sistem manajemen mutu Jurusan Psikologi. Hasil tinjauan manajemen akan disampaikan kepada seluruh civitas academia dan dapat diakses di website www.psikologi.ub.ac.id. Rekaman Tinjauan Manajemen harus disimpan dan terus dipelihara.
Dalam pembuatan Tinjauan Manajemen masukan dapat diperoleh dari hasil audit, umpan balik pelanggan, kinerja proses dan kesesuaian produk, status tindakan pencegahan dan tindakan korektif, indak lanjut tinjauan manajemen yang lalu, Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu, dan Saran untuk koreksi. Keluaran dari Tinjauan Manajemen harus mencakup setiap keputusan dan tindakan yang berkaitan dengan koreksi
pada efektivitas sistem manajemen mutu dan prosesnya, koreksi pada produk berkaitan dengan persyaratan pelanggan, dan sumber daya yang diperlukan
6. PENGELOLAAN SUMBER DAYA
6.1 Penyediaan Sumber Daya Manusia
Sumber daya di Jurusan Psikologi adalah bagian dari sumber daya di Universitas Brawijaya yang terikat oleh aturan-aturan yang ditetapkan oleh Universitas, baik dalam proses rekrutmen maupuan beban tanggung jawabnya. Jurusan Psikologi dapat mengajukan permintaan sumber daya manusia berdasarkan analisis kebutuhan kepada FISIP yang akan ditindaklanjuti sebagai pengajuan di tingkat Universitas. Terdapat 2 kelompok sumber daya manusia di Jurusan Psikologi yaitu Tenaga Pendidik dan Tenanga Kependidikan. Tenaga Pendidik atau dosen terikat dengan kewajiban profesional dan pelaksana Tri Dharma Perguruan Tinggi. Tenaga Kependidikan membantu layanan administratif baik terkait urusan internal maupun eksternal.
Jurusan Psikologi mengelola dan mendukung sumber daya manusia yang tersedia, untuk mampu menjalankan proses bisnis sesuai dengan sistem manajemen mutu. Ketua Jurusan melakukan analisa kinerja sumber daya manusia di Jurusan Psikologi untuk merencanakan tugas dan tanggung jawab masing-masing personil sesuai dengan kompetensi dan kapasitasnya. Selain itu Ketua Jurusan berwenang melalukan evaluasi kinerja sumber daya manusia di Jurusan.
Ketua Jurusan membuat perencanaan pelatihan bagi sumber daya manusia di Jurusan Psikologi untuk mencapai kompetensi yang diperlukan. Perencanaan pelatihan ini mempertimbangkan aspek kompetensi, reputasi Jurusan Psikologi, dan memiliki tujuan untuk mendukung sistem manajemen mutu. Pelatihan ini dapat berupa pelatihan akademik, ketrampilan manajemen organisasi, atau ketrampilan lainnya, sesuai dengan kompetensi dan tugas yang diembannya. Jurusan Psikologi memelihara rekaman yang sesuai tentang pendidikan, pelatihan, ketrampilan dan pengalaman sumber daya manusia di dalamnya. Rekaman tentang pendidikan, pelatihan, ketrampilan dan pengalaman di pelihara oleh tenaga kependidikan Jurusan Psikologi.
6.2 Sarana dan Prasarana
Jurusan Psikologi menetapkan sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk mencapai kesesuaian pada prasyarat jasa. Kebutuhan tersebut diajukan kepada FISIP untuk diadakan maupun dipelihara. Pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana dibuat dengan melakukan analisis kebutuhan yang memperhatikan jumlah sumber daya manusia di Jurusan Psikologi dan kesesuaian dengan fungsi, kinerja, sasaran, kemampuan pengadaan dan
pemeliharaan, pembiayaan operasional, serta keamanan. Beberapa sarana yang dipelihara dan dikelola oleh FISIP antara lain Laboratorium Psikologi serta ruang kelas.
Terdapat kantor Jurusan Psikologi yang berada di lantai 4 FISIP sebagai pusat kegiatan administratif Jurusan. Di kantor terdapat ruang penerima tamu, ruang rapat, dan ruang kerja dosen. Kantor Jurusan Psikologi dilengkapi dengan prasarana minimal seperti komputer, jaringan LAN/Wi-fi, telepon, kursi, meja, dan lemari. Bagi setiap dosen disiapkan ruang kerja individual agar mampu memberikan layanan yang prima. Ruang kerja dosen terletak di lantai yang berbeda dengan ruang kelas sehingga tidak bising, tersedia AC untuk menjaga suhu, dan kelembaban agar ruangan tetap nyaman serta pencahayaan yang cukup dari jendela-jendela yang besar.
7. REALISASI LAYANAN
7.1 Perencanaan Realisasi Layanan
Layanan utama Jurusan Psikologi adalah layanan yang tercermin dari realisasi seluruh proses bisnis yang ada (lihat bagian 4.4.1). Perencanaan tersebut secara detail diuraikan dalam Renstra Jurusan dan Proker Jurusan. Perencanaan Renstra dan Proker harus memperhatikan kesesuaiannya dengan dokumen Renstra dan Proker FISIP.
7.2 Proses Terkait Pelanggan
Jurusan Psikologi melaksanakan proses bisnis di dalam atau luar gedung FISIP Universitas Brawijaya diharapkan memperhatikan beberapa hal, minimal sebagai berikut:
a. Menjamin fasilitas aman, sehat, bersih, dan terdapat penanggung jawab pelaksana yang dapat berasal dari tenaga pendidik maupun tenaga kependidikan
b. Terdapat prosedur komunikasi dua arah antara pelaksana dari Jurusan Psikologi serta pelanggan
c. Personil Jurusan Psikologi memperlakukan semua orang dengan penuh hormat
d. Pelaksana setiap kegiatan layanan dilakukan oleh personel yang memiliki kompetensi dan kualifikasi yang sesuai
7.2.1 Penetapan Persyaratan yang berkaitan dengan jasa
Syarat dari pelanggan utama yang diberikan layanan adalah mahasiswa. Persyaratan mahasiswa menginduk pada proses yang dilaksanakan sepenuhnya oleh FISIP.
7.2.2 Komunikasi Pelanggan
Jurusan Psikologi menetapkan dan menerapkan komunikasi yang efektif dengan pelanggan melalui layanan prima yaitu dengan jalan memberikan ruang komunikasi dua arah sehingga memungkinkan interaksi seimbang antara pelanggan dan Jurusan. Pemberian informasi bersifat terbuka untuk civitas academia dengan mengoptimalkan website
www.psikologi.ub.ac.id sebagai media informasi dan sosialisasi aktivitas Jurusan Psikologi. Kesempatan pelanggan untuk melakukan komunikasi 2 arah diwujudkan dengan memasang informasi terkait dengan nomor kontak dan jam operasional sebagai acuan bagi pelanggan yang ingin melakukan komunikasi. Jurusan Psikologi juga memberi kesempatan mahasiswa
untuk melakukan open talk difasilitasi oleh Himpunan Mahasiswa Psikologi (HIMAPSI) bagi mahasiswa untuk melakukan konfirmasi, klarifikasi, dan akses informasi terkait dengan layanan di Jurusan Psikologi. Komunikasi dengan orang tua melalui IOM yang menginduk pada FISIP UB.
7.2 Desain dan Pengembangan
Jurusan Psikologi bertanggung jawab untuk merancang dan mengembangkan proses bisnis agar sesuai dengan sistem manajemen mutu yang ditetapkan.
Dalam perancangan dan pengembangan proses bisnis di bidang pendidikan, Jurusan Psikologi selalu menyelaraskan pada perkembangan ilmu pengetahuan terkait kajian Psikologi, peraturan Ristekdikti, Asosiasi Profesi, serta tuntutan pasar tenaga kerja yang menyerap lulusan Jurusan Psikologi. Untuk itu dilakukan kegiatan pemutakhiran kurikulum secara berkala untuk mengevaluasi kurikulum atau yang disebut sebagai Semiloka Kurikulum setiap 4 tahun sekali. Dosen malalui Kelompok Jabatan Fungsional Dosen dengan dikoordinasi oleh Tim Kurikulum mengelola Rancangan Pembelajaran Semester (RPS) sesuai dengan hasil semiloka. Pelaksana RPS merupakan dosen yang memiliki kompetensi dan minat sesuai dengan mata kuliah tersebut. Pelaksanaan RPS dievaluasi secara periodik melalui hasil evaluasi proses belajar mengajar tiap akhir semester.
Dalam proses penelitian dan pengabdian pada masyarakat, Jurusan Psikologi memperhatikan visi misi jurusan. Perancangan penelitian dan pengabdian memperhatikan Road Map Penelitian dan Pengabdian Universitas dan FISIP yang disesuaikan dengan karakteristik dan kepakaran dosen Jurusan Psikologi dalam bentuk RIP (Rancangan Induk Penelitian/Pengabdian) Jurusan Psikologi. Dosen Jurusan Psikologi didorong untuk melaksanakan penelitian dan pengabdian sesuai dengan RIP Jurusan Psikologi. Dukungan pelaksanaan penelitian dan pengabdian rutin diberikan oleh FISIP sehingga untuk pelaksanaan dan pengendalian dilakukan oleh FISIP melalui BPPM (Badan Penelitian dan Pengabidan Masyarakat). Jurusan Psikologi melalui Tenaga Kependidikan melakukan perekaman kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat yang dilakukan oleh dosen, baik berupa rekaman laporan kegiatan maupun publikasi. Hasil rekaman tersebut dapat dimasukkan dalam website www.psikologi.ub.ac.id sebagai bagian dari profil SDM Tenaga Pendidik Jurusan Psikologi.
Dalam proses bisnis manajerial/pelaksana pendukung, dirancang pembentukan tim dan pembagian tupoksi masing-masing. Personil dalam kegiatan
manajerial/pelaksana pendukung merupakan pendukung manajemen Jurusan Psikologi yang terdiri dari tenaga pendidik dan tenaga kependidikan.
7.2.1 Masukan Desain dan Pengembangan
Untuk masukan desain dan pengembangan dalam proses bisnis pendidikan, Jurusan Psikologi mengundang lulusan dan pengguna lulusan dalam kegiatan Semiloka Kurikulum untuk memberikan masukan terkait dengan output lulusan. Tracer Study juga merupakan sarana bagi Jurusan Psikologi untuk mengembangkan kurikulum yang ada. Selain itu melalui Tim Kurikulum, Jurusan Psikologi melakukan pemutakhiran kurikulum dengan melakukan evaluasi berkelanjutan atas RPS yang telah ada serta memperhatikan aturan-aturan dari peraturan Ristekdikti, Asosiasi Profesi.
Untuk masukan desain dan pengembangan dalam proses bisnis penelitian dan pengabdian masyarakat, Jurusan Psikologi melakukan pemetaan minat dan kompetensi dosen. Jurusan Psikologi juga mengkaji RIP yang telah ditetapkan oleh Universitas maupun FISIP.
Untuk masukan desain dan pengembangan dalam proses bisnis manajerial/pelaksana pendukung, Jurusan Psikologi mememanfaatkan hasil evaluasi kinerja dan evaluasi kepuasan pelanggan sebagai input untuk mengembangkan layanannya.
7.2.2 Keluaran Desain dan Pengembangan
Keluaran desain dan pengembangan proses bisnis pendidikan berupa keahlian dan pengetahuan lulusan sesuai dengan kebutuhan pengguna lulusan yang difasilitasi oleh kurikulum. Untuk keluaran desain dan pengembangan proses bisnis penelitian dan pengabdian masyarakat berupa hasil penelitian dan pengabdian masyarakat, publikasi ilmiah dalam bentuk artikel jurnal ilmiah maupuan prosiding, modul, HAKI, serta buku. Keluaran desain dan pengembangan dalam proses bisnis manajerial/pelaksana pendukung adalah layanan prima bagi seluruh civitas academia Jurusan Psikologi.
7.3 Tinjauan Sistematis
7.3.1 Tinjauan Sistematis pada Desain
Setiap hasil luaran harus dikenai ditinjau melalui evaluasi yang rutin dan sistematis. Tinjauan kurikulum minimal dilakukan 4 tahun sekali. Sedangkan untuk proses bisnis
penelitian dan pengabdian masyrakat ditinjau setahun sekali. Proses bisnis manajerial/pelaksana pendukung ditinjau setiap tahun minimal 2 kali.
7.3.2 Verifikasi desain dan pengembangan
Verifikasi desain dan pengembangan dilakukan melalui lokakarya fakultas untuk memastikan bahwa kurikulum masing-masing jurusan tidak mengalami tumpang tindih dan dapat disatukan dalam kurikulum FISIP UB.
7.3.3 Validasi desain dan pengembangan
Validasi desain dan pengembangan dilakukan terhadap buku pedoman pendidikan dengan cara dicetak dan web site (www.fisip.ub.ac.id) dengan cara di unggah. validasi harus selesai dilakukan setidaknya sebulan sebelum penerimaan mahasiswa baru.
7.3.4 Pengendalian Perubahan Desain dan Pengembangan
Perubahan desain dan pengembangan ditunjukkan kepada pelanggan melalui web site (www.psikologi.ac.id) dan rekamannya dipelihara.
7.4 Pembelian
Pengadaan barang dan infrastruktur pada jurusan Psikologi menginduk pada pengadaan yang dilaksanakan oleh FISIP.
7.4.1 Proses pembelian
Sebelum melakukan pembelian, perlu dilakukan identifikasi kebutuhan dan dihitung secara tepat dan akurat. Proses pembelian juga mencakup investasi peningkatan SDM. Jurusan Psikologi mengajukan kebutuhan kepada FISIP untuk ditindaklanjuti sesuai dengan proses pengadaan dan pembelian barang yang ditetapkan oleh FISIP.
7.4.2 Informasi pembelian
Informasi pembelian adalah informasi tentang kebutuhan pembelian barang dan layanan peningkatan SDM dengan mendasarkan pada keperluan yang disesuaikan dalam rangka menunjang efektivitas kinerja organisasi. Informasi pembelian akan menjadi data yang sangat bermanfaat bagi pemasok dalam menyediakan kebutuhan yang dibutuhkan oleh Jurusan Psikologi. Oleh karena itu Jurusan Psikologi membuat daftar karakteristik dan spesifikasi barang dan layanan peningkatan SDM dengan detail.
Produk yang telah dibeli harus diverifikasi oleh Jurusan Psikologi sesuai dengan daftar karakteristik dan spesifikasi barang dan layanan peningkatan SDM yang telah dibuat.
7.5.3. Identifikasi dan Mampu Telusur
Jruusan Psikologi mengendalikan dan merekam seluruh proses pelayanan yang diberikan. Hasil rekaman tersebut merupakan bahan untuk mengevaluasi kesesuaian dan ketidaksesuaian layana. Oleh karena itu Jurusan Psikologi menyusun strategi tertentu untuk menjamin semua rekaman tersedida dan terpelihara dengan baik. Salah satu caranya adalah dengan memberikan koding (penomoran) terkait dengan dokumen/rekaman yang ada sehingga memudahkan penelusuran.
7.4.4. Milik pelanggan
Pada penyelenggaraan pendidikan, properti milik mahasiswa adalah properti yang diberikan pada saat pendaftaran masuk/pendaftaran ulang dan selama pemberian pelayanan pendidikan. Properti tersebut berupa data baik berupa informasi pribadi, rekaman kegiatan akademis, berbagai formulir lainnya. Untuk itu Jurusan Psikologi harus melakukan penyimpanan data dengan baik berupa rekaman data dalam bentuk softcopy.
7.4.5. Preservasi mahasiswa
Jurusan psikologi melakukan preservasi data utamanya dalam bentuk softfile. Data tersebut dapat diunggah di website www.psikologi.ub.ac.id atau sistem informasi yang telah dibuat oleh Universitas misalnya SIAM, SIADO, SIAKAD, dan lain-lainnya. Data-data berupa kurikulum, bahan ajar, rekam jejak penelitian serta pengabdian masyarakat juga disimpan dalam bentuk soft file.
7.3 Pengendalian Alat Pemantauan dan Pengukuran
Pengendalian Alat Pemantauan dan Pengukuran yang digunakan dalam Jurusan Psikologi dipaparkan lebih konkrit melalui SOP terkait.
8. PENGUKURAN, ANALISIS, DAN PERBAIKAN
8.1 Umum
Jurusan Psikologi merencanakan dan menerapkan pengukuran, analisis dan peningkatan mutu dengan mengacu pada Manual Mutu FISIP UB terutama yang mengukur, menganalisa dan melakukan upaya peningkatan kinerja Jurusan/Jurusan di FISIP UB. Penjabarannya tertuang dalam Manual Mutu dan dijelaskan lebih teknis dalam SOP. Hasil keluaran dari pemantau dan pengukuran diharapkan sesuai dengan kriteria kepuasan pelanggan dan hasil audit.
8.2 Pemantauan Kepuasan Pelanggan
Pemantauan Kepuasan Pelanggan diukur dengan pelaksanaan evaluasi kepuasan pelanggan. Jurusan Psikologi mengelola proses evaluasi kepuasan pelanggan. Proses evaluasi kepuasan pelanggan dilakukan dengan cara penyebaran kuisioner kepada pelanggan sebagai sumber umpan balik bagi peningkatan kepuasan pelanggan.
8.2.1 Audit Internal
Audit internal terhadap Jurusan Psikologi dilaksanakan melalui audit internal yang diatur oleh Pusat Jaminan Mutu (PJM) UB yaitu mengikuti kegiatan rutin tahunan AIM (Audit Internal Mutu). AIM dilaksanakan setiap tahun sekali. Sebagai pelaksana dan penanggung jawab untuk kegiatan AIM ini adalah Management Representative dan UJM.
8.2.2 Pemantauan dan Pengukuran Proses
Prodi Psikologi mengukur dan memantau kinerja serta keefektifan proses yang digunakan melalui Audit Internal Mutu (AIM) oleh PJM.
8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Produk
Hasil pemantauan dan pengukuran produk/jasa hendaknya digunakan sebagai bahan untuk memverifikasi pemenuhan penjaminan mutu, dan kesesuaian dengan peraturan/perundang-undangan terkait. Hasil evaluasi ini menjadi petunjuk atas tingkat keberhasilan Jurusan Psikologi dalam mewujudkan sasaran yang telah direncanakan. Cara untuk melakukan analisis data harus diatur dalam SOP
pelaksanan evaluasi kepuasan pelanggan. Hasil analisis data dapat diakses oleh berbagai pihak yang berkepentingan untuk digunakan sebagai acuan dalam perbaikan dan peningkatan kualitas layanan.
8.3 Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai
Prosedur pengendalian produk yang tidak sesuai telah diatur dalam SOP
Pengendalian produk yang tidak sesuai
8.4 Analisis Data
Sistem analisis data dalam pengukuran kepuasan pelanggan dan pengukuran kesesuaian produk harus dilakukan dengan teknik yang valid dan reliable.
8.5 Perbaikan
8.5.1 Perbaikan Berkesinambungan
Untuk menjamin efektivitas sistem manajemen mutu, Jurusan Psikologi melakukan perbaikan yang berkesinambungan. Hasil evaluasi kepuasan pelanggan serta temuan/umpan balik dalam audit internal menjadi sumber-sumber perbaikan. Tindakan perbaikan berkesinambungan dapat berupa tindakan korektif dan tindakan pencegahan yang diatur oleh SOP terkait.Tindakan korektif dan pencegahan harus disosialisasikan kepada personil, pelanggan, maupun civitas academia yang terkait.
8.5.2 Tindakan Korektif
Tindakan korektif dilakukan jika terdapat ketidaksesuaian layanan selama kinerja sistem manajemen mutu. Perumusan tindakan korektif harus didasari oleh analisis penyebab ketidaksesuaian dan adanya peluang peningkatan dengan diambilnya tindakan tersebut.
8.5.3 Tindakan Pencegahan
Tindakan pencegahan adalah tindakan yang diambil oleh Jurusan Psikologi dengan mempertimbangkan faktor resiko dan peluang ketidaksesuaian layanan kepada pelanggan. Oleh karena itu tindakan pencegahan dapat diambil walaupun belum terdapat bukti terjadi ketidaksesuaian layanan namun Jurusan Psikologi melakukan antisipasi terjadinya ketidaksesuaian di masa mendatang.
