Panduan Penggunaan
Sistem Informasi Audit Mutu
Universitas Negeri Semarang
Tim Pengembang Sistem Informasi Audit Mutu
Versi Software: 1.4 Versi Dokumen: 1.0
1
Pendahuluan
Sistem Informasi Audit Mutu (SIAMUT) adalah system informasi yang membantu proses
penjaminan mutu tingkat program studi, jurusan, fakultas, unit dan tingkat universitas
oleh Badan Penjaminan Mutu (BPM) Universitas Negeri Semarang. Proses penjaminan
mutu tersebut meliputi penginputan sasaran mutu, penginputan capaian mutu dan audit
mutu secara online.
Adapun yang berwenang mengakses sistem ini adalah: Pejabat, Operator BPM, Operator
Prodi, Operator Fakultas, Operator Unit dan Auditor. Setiap pengguna sistem memiliki
kewenangan sendiri-sendiri sesuai levelnya.
Fitur utama dari Sistem Informasi Audit Mutu ini adalah:
- Penginputan sasaran mutu program studi/fakultas/unit/universitas secara online,
- Penginputan capaian mutu program studi/fakultas/unit/universitas secara online,
- Penginputan hasil audit mutu atas isian sasaran mutu dan capaian mutu secara
online,
- Monitoring penginputan sasaran, capaian dan audit mutu secara real time,
- Pengunggahan dan penyajian Dokumen Mutu (dokumen terkendali) yang
mendukung proses revisi
- Pencetakan lembar isian sasaran mutu, capaian mutu dan hasil audit mutu ke
dalam berkas PDF.
Sistem Audit Mutu ini dikembangkan dalam basis web (internet) sehingga dapat
digunakan dimanapun cukup dengan akses internet dan browser. Karena terhubung
jaringan internet inilah, setiap pengguna sistem berkewajiban menjaga aksesnya ke sistem
dengan tidak memberikan akses (username maupun password) ke siapapun. Administrator
sistem berhak menonaktifkan dan/atau menghapus pengguna yang membahayakan sistem
atau menurut alasan lain yang dapat dipertanggungjawabkan.
Kritik dan saran membangun untuk pengembangan sistem ini dapat dilayangkan via e-Mail
2
Kebutuhan Sistem
Untuk dapat lancar menggunakan sistem ini, gunakanlah komputer yang minimal telah
memenuhi criteria berikut:
Akses internet, rekomendasi akses dari jaringan intra-Unnes
Web Browser, rekomendasi: Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera atau Apple Safari. Internet Explorer tidak direkomendasikan.
Layar dengan resolusi 1024 x 768 atau lebih besar.
Javascript dan Cookies enabled
3
Login Sistem
Untuk login ke sistem, bukalah browser anda dan ketik alamat:
http://bpm.unnes.ac.id/wp-admin/
tulis username dan password anda pada form yang disampaikan, tekan tombol untuk
memproses aksi login anda.
Jika anda lupa baik username maupun password anda, silakan hubungi Front Desk
Layanan BPTIK di Gedung I Lantai 1 untuk dapat diteruskan ke administrator/webmaster
4
Operator Prodi
Operator Prodi adalah level pengguna dari sistem ini yang ditujukan bagi petugas yang
ditunjuk atau diberi kuasa untuk melakukan entry sasaran mutu dan capaian mutu.
Sedangkan menu yang saat ini diperuntukkan bagi Operator Prodi adalah:
- Input Form Sasaran Mutu Prodi
- Input Form Capaian Mutu Prodi
5
Rekap Pengisian Sasaran Mutu
Halaman rekapitulasi pengisian sasaran mutu program studi dapat anda akses pada menu
Mutu Prodi -> Mutu Prodi.
Mencetak Lembar Sasaran Mutu
Untuk mencetak lembar isian form sasaran mutu program studi anda yang telah diisi,
silakan gunakan menu Mutu Prodi -> Mutu Prodi dan klik tombol . Berkas akan
tercetak dalam bentuk PDF, sehingga dapat anda cetak dengan bantuan Adobe
6
Form Sasaran Mutu Program Studi
Form sasaran mutu program studi dapat anda isi melalui menu Mutu Prodi -> Form
Sasaran Mutu. Dalam halaman tersebut, terdapat 6 (enam) tab yang mewakili 6 kelompok
item sasaran mutu yang akan diaudit. Kelompok item itu adalah aspek:
- Kelembagaan
bersangkutan. Perpindahan antar tab akan menghilangkan isian yang belum anda simpan.
Setiap kolom isian memerlukan perlakuan pengisian yang berbeda-beda, oleh karena itu
anda harus memperhatikan kolom keterangan yang berisi penjelasan tentang item sasaran
yang akan anda isi, termasuk format pengisiannya, apakah huruf, rasio, angka dalam
7
Form Capaian Mutu
Form Capaian Mutu adalah form untuk mengetahui tingkat pencapaian mutu yang
terlaksana dalam satu periode (satu tahun) menurut acuan sasaran mutu (target) yang
telah dituliskan sebelumnya. Dengan mengetahui tingkat pencapaian ini, auditor dan pihak
berwenang dapat melakukan proses audit dan proses penentuan kebijakan lanjutan.
Form capaian mutu program studi dapat anda isi melalui menu Mutu Prodi -> Form
Capaian Mutu. Dalam halaman tersebut, terdapat 6 (enam) tab yang mewakili 6 kelompok
item capaian mutu yang akan diaudit (sesuai dengan item-item sasaran mutu). Kelompok
item itu adalah aspek:
8
Setiap kolom isian memerlukan perlakuan pengisian yang berbeda-beda, oleh karena itu
anda harus memperhatikan kolom keterangan yang berisi penjelasan tentang item sasaran
yang akan anda isi, termasuk format pengisiannya, apakah huruf, rasio, angka dalam
persen atau angka bulat. Pengisian tersebut juga harus sesuai dan linear dengan cara
9
Auditor
Auditor adalah level pengguna dalam sistem yang bertugas melakukan audit secara offline
dalam proses audit mutu yang dijalankan oleh Badan Penjaminan Mutu (BPM) dan
melakukan pengisian hasil audit mutu secara online di sistem ini.
Fasilitas yang dimilik oleh level Auditor adalah:
- Penginputan hasil audit mutu secara online, yang terbatas untuk program
studi/fakultas/unit yang ditentukan sesuai surat tugas,
- Pencetakan hasil audit mutu dalam bentuk PDF,
- Rekapitulasi pengisian hasil audit mutu.
10
Audit Mutu
Untuk melakukan penginputan form hasil audit mutu program studi/fakultas/unit, silakan
akses menu Auditor. Klik tombol Audit pada baris data program studi/fakultas/unit yang
ditampilkan. Anda hanya dapat memasukkan hasil audit mutu pada program
studi/fakultas/unit yang ditentukan dalam Surat Tugas.
Pada baris data Program Studi/Fakultas/Unit akan ditampilkan jumlah sasaran mutu yang
telah terisi dan persentase sasaran mutu yang terisi.
Form isian hasil audit mutu yang ditampilkan akan memuat beberapa informasi seperti
nama Program Studi/Fakultas/Unit berikut kodenya, dan data sasaran mutu serta data
11
Isikan hasil audit pada kolom audit pada tiap item sasaran mutu yang ditampilkan. Format
pengisian menyesuaikan pengisian sasaran mutu (bisa berupa huruf, rasio, persentase,
maupun angka bulat).
Klik pada tab kelompok item untuk berpindah mengisi kelompok item sasaran mutu yang
