KEBIJAKAN PROGRAM
SUMRAHYADI, MIMS
– KEBUMEN, 9 OKTOBER 1961;
– JL. TIRTA MULYA II NO. 36 SERAB, TIRTAJAYA DEPOK;
– sumrahyadi@yahoo.com
– HP. 08129638169
– PEKERJAAN :
* DEPUTI PEMBINAAN, ANRI, GOL IV E
* PERNAH MENGAJAR UI, STIA-LAN, UT DAN PTS
– PENDIDIKAN:
* PERNAH S3 DI FISIP-UI
* MASTER INFORMATION MANAGEMENT, MONASH UNIV. MELBOURNE, AUSTRALIA; * S 1 ADMINISTRASI NEGARA, UNIVERSITAS PADJADJARAN, BANDUNG;
* HUMAN RESOURCES MANAGEMENT, USA; * STRATEGIC MANAGEMENT, WASHINGTON, DC; * INTERNATIONAL MANAGEMENT, USDA, USA; * RECORDS MANAGEMENT IN SERVICES OF
DEMOCRACY, STOCKHOLM, SWEDIA; * STRATEGIC MANAGEMENT, MALAYSIA; * MANAGING DIGITAL RECORDS, SINGAPORE
* ARCHIVES MANAGEMENT, BELANDA, CHINA, RUSIA, KOREA SELATAN, AFSEL * DIKLAT PIM I (2012)
* LEMHANNAS, PPRA-51 (2014)
DASAR PERTIMBANGAN
– Untuk mewujudkan penyelenggaraan kearsipan yang mampu
mendukung program reformasi birokrasi, maka diperlukan peningkatan mutu penyelenggaraan kearsipan secara
nasional;
– Dalam rangka membangun tata kelola pemerintahan yang
bersih, efektif, demokratis, terpercaya, akuntabel dan transparan, sehingga perlu membentuk suatu gerakan
nasional sadar tertib arsip pada setiap lembaga negara dan pemerintah daerah
HASIL PENGAWASAN
TAHUN 2016 PADA
KEMENTERIAN
DAN PROPINSI
2 17 4 11 Sangat Baik Baik Cukup Kurang Buruk
Pengawasan Tahun 2016 terhadap 34 Kementerian
2 7 5 19 Sangat Baik Baik Cukup Kurang Buruk
LKD PROPINSI
HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN TAHUN 2016 6% 50% 12% 32% Kementerian BAIK CUKUP KURANG BURUK SANGAT BAIK (91 - 100) BAIK (76 – 90) CUKUP (61 – 75) KURANG (51 – 60) BURUK ( > 50)
HASIL PENGAWASAN
TAHUN 2017 PADA
LPNK DAN KAB/KOTA
1 2 10 4 11 Sangat Baik Baik Cukup Kurang Buruk
LPNK
8 25 49 425 Sangat Baik Baik Cukup Kurang Buruk
LKD KAB/KOTA
Kondisi Faktual
Pengelolaan Arsip Pada Instansi Pemerintah
KONDISI KEARSIPAN YANG TIDAK
TERTATA
DATA FAKTUAL KEARSIPAN
TAHUN 2016-2017
–Organisasi Kearsipan
– UK masih banyak yang belum melaksanakan fungsi pembinaan – LKD Propinsi sudah semua terbentuk, tetapi sebagian besar
gabung dengan Perpustakaan;
– LKD Kabupaten/Kota, masih banyak pemda yang belum berbentuk dinas,
– Pembinaan kearsipan oleh LK belum sepenuhnya dilakukan secara optimal
DATA FAKTUAL KEARSIPAN
TAHUN 2016
SDM Kearsipan
* Jumlah arsiparis secara nasional masih jauh dari kebutuhan secara nasional sebanyak 143.000;
* Perlu adanya peningkatan kemampuan dan keterampilan serta kompetensi
* Banyak Pimpinan UK dan LK yang baru dan belum nendapat pembekalan kegiatan kearsipan
DATA FAKTUAL KEARSIPAN
TAHUN 2016-2017
Sarana Prasarana Kearsipan
*
Depot penyimpanan arsip statis pada propinsi dan
Kabupaten/Kota, masih banyak yang belum
memiliki;
* Sarana prasarana kearsipan yang digunakan masih
banyak yang belum standar
16
CONTOH KASUS TERKAIT DOKUMEN ASSET/VITAL
– Mei 2000, Terbakarnya Ratusan Computer Dan Dokumen Keuangan Dan Asset
Di Kantor Gubernur Papua;
• Terbakarnya Dokumen Asset Negara Pada Bakun (Badan Akuntansi Negara)
Dep. Keuangan;
• 26 Mei 2009, Terbakarnya Arsip Pertanahan Milik Bpn Kabupaten Cianjur,
Berupa 158.000 Buku Tanah, Dokumen Pengajuan Sertifikat, Dan Balik Nama Sertifikat Musnah Terbakar;
• Kasus Batas Wilayah Antara Dki Jakarta Dengan Banten Yang Mengkalim 22
Pulau Di Kep. Seribu;
• Kasus P. Berhala Yang Masih Sengketa Antara Riau Kepulauan Dan Jambi; • 2010, Pembakaran Arsip Asset Dan Pendapatan Daerah Toli-toli Dalam
Kerusuhan Pilkada;
• 2011, Setidaknya 20 Asset Berupa Tanah Dan Bangunan Di Jakarta Barat
Terancam Hilang Dan Dalam Sengketa;
• 2012, Sedikitnya 20 Asset Pem Prov Jakarta Terancam Dieksekusi Pihak Lain
Karena Sengketa Tanah, Padahal Sebagian Besar Bersertifikat, Seperti Gedung SD, Puskesmas Dll
17
CONTOH KASUS TERKAIT DOKUMEN ASSET/VITAL
• Pembelian asset DKI yang milik Pemprop DKI seharga 668 Milyar
yaitu asset milik Dinas KPKP dibeli oleh Dinas Perumahan
• Hilangnya 56.000 asset negara (BMN) di kementrian PUPR
seperti asset saluran irigasi, rumah susun dll
• Sekitar 13 kasus rebutan asset milik PT KAI debgan pihak lain di
Medan, Surabaya dan Semarang
• Kasus di Medan tanah seluas 7,3 hektar diklaim milik PT Agra
Citra Kharisma yang sudah dibangun mal, ruko dan apartemen adalah milik PT KAI
• Total asset tanah PT KAI seluas 27 ribu hektar baru 54 %yang
sertifikat atas nama PT KAI, sementara untuk asset bangunan rumah dinas dari 16 ribu unit yang tercatat baru 54 %yang bersertifikat
GERAKAN NASIONAL
SADAR TERTIB
Adalah upaya untuk meningkatkan
kesadaran lembaga negara dan pemerintah
daerah dalam mewujudkan tujuan
penyelenggaraan kearsipan melalui aspek
kebijakan, organisasi, sumber daya manusia
kearsipan, sarana prasaranan, pengelolaan
arsip serta pendanaan kearsipan
GERAKAN NASIONAL SADAR
TERTIB ARSIP (GNSTA)
– Mendorong lembaga negara dan pemda tertib menyusun dan
melaksanakan kebijakan kearsipan secara berkesinambungan
– Mendorong lembaga negara dan pemda tertib dalam membentuk
organisasi kearsipan yang mampu menjalankan tugas dan fungsi secara efisien dan efektif
– Mendorong lembaga negara dan pemda tertib mengelola SDM
kearsipan secara optimal;
– Mendorong lembaga negara dan pemda tertib mengelola sarana
prasarana kearsipan sesuai standar kearsipan;
– Mendorong lembaga negara dan pemda tertib menjalankan
pengelolaan arsip secara terpadu, dan tertib menyusun dan menggunakan anggaran secara efisien dan efektif
STRATEGI UTAMA GNSTA
– Menjadikan tertib arsip di lembaga negara dan pemda
sebagai arus utama dalam penyelenggaraan kearsipan
– Peningkatan kapasitas dan kompetensi SDM kearsipan
pada lembaga negara dan pemda
– Peningkatan partisipasi masyarakat dalam
pengelolaan, penyelamatan, penggunaan arsip,
penyediaan sumber daya pendukung serta
penyelenggaraan diklat kearsipan, pengawasan dan
sosialisasi
5 TERTIB DALAM PELAKSANAAN
GNSTA
TERTIB PERUMUSAN KEBIJAKAN KEARSIPAN
TERTIB ORGANISASI KEARSIPAN;
TERTIB SUMBER DAYA MANUSIA KEARSIPAN
TERTIB SARANA PRASARANA KEARSIPAN
TERTIB PENGELOLAAN KEARSIPAN DAN PENDANAAN
1
2
3
4
5
1. TERTIB KEBIJAKAN
Tertib kebijakan pengelolaan arsip dinamis, meliputi
tata naskah dinas, sistem klasifikasi keamanan dan
akses, klasifikasi arsip, dan Jadwal Retensi Arsip (JRA)
sesuai pedoman dari ANRI;
Menetapkan kebijakan program arsip vital sesuai
pedoman dari ANRI;
ANRI melaksanakan program bimkos, pendampingan
percepatan percepatan penyusunan kebijakan
pengelolaan arsip dinamis
– ARSIP YANG KEBERADAANNYA
MERUPAKAN PERSYARATAN DASAR BAGI KELANGSUNGAN OPERASIONAL PENCIPTA
ARSIP;
– JIKA RUSAK ATAU HILANG
TIDAK DAPAT DIPERBAHARUI DAN TIDAK TERGANTIKAN
– PRASYARAT KEBERADAAN INSTANSI, AKTE
PENDIRIAN INSTANSI, BLUE PRINT, RANCANG BANGUN, STRUKTUR ORGANISASI;
– YANG MENJAMIN KELANGSUNGAN OPERASIONAL
KEGIATAN INSTANSI, SEPERTI MOU, KONTRAK KERJA
– BUKTI KEPEMILIKAN INSTANSI, SEPERTI ASSET,
SERTIFIKAT TANAH;
– KEBIJAKAN INSTANSI YANG STRATEGIS, SEPERTI
HAK CIPTA, COPY RIGHT, LISENSI;
– PERBANKAN, ARSIP NASABAH,
KREDITOR;
– ASURANSI, ARSIP PEMEGANG
POLIS;
– PABRIK, ARSIP GAMBAR
TEKNIK, FORMULA, DESIGN, RESEP;
– RUMAH SAKIT, ARSIP REKAM
MEDIS;
– LEMBAGA PENDIDIKAN, ARSIP
MAHASISWA
– ALIH MEDIA KE BENTUK LAIN SEPERTI MICROFILM,
CD-ROM;
– MENYIMPAN SALINAN PADA BEBERAPA TEMPAT
(DISPERSAL/PEMENCARAN);
– MEMBUAT DUPLIKAT;
– MENYIMPAN PADA RUANGAN DAN PERALATAN
KHUSUS (VAULTING), SEPERTI LEMARI BESI, LEMARI TAHAN API, BUNKER;
– MENYIMPAN ASLINYA PADA PUSAT PENYIMPANAN
ARSIP VITAL;
• Wajib dibentuk Unit kearsipan dan
central file
• Unit kearsipan dilakukan secara
berjenjang yaitu Unit Kearsipan I pada
sekjen/sesmen/sestama, unit kearsip II
pada Sekretariat Dirjen/Itjen/Badan dan
Sekretariat vertikal propinsi/perwakilan
LN, Unit kearsipan III pada instansi
vertikal tingkat Kabupaten/Kota
• Central file dibentuk pada setiap unit
kerja setingkat eselon II atau eselon III
untuk pemda
UNIT KEARSIPAN
– adalah satuan kerja pada pencipta arsip
yang mempunyai tugas dan tanggung jawab
dalam menyelenggaraan kearsipan;
– berada pada lingkungan sekretariat lembaga
negara (biro umum);
– wajib dibentuk oleh LN,
Pemda
,
PTN
, BUMN
dan
BUMD
FUNGSI UNIT KEARSIPAN
–
pengelolaan arsip inaktif dari unit
pengolah;
–
pengolahan arsip dan penyajian arsip
menjadi informasi;
–
pemusnahan arsip di lingkungan
lembaganya;
–
penyerahan arsip statis kepada lembaga
kearsipan;
–
pembinaan dan pengevaluasian
KEBIJAKAN KELEMBAGAAN
KEARSIPAN
– Pencipta wajib membentuk Unit Kearsipan;
– Propinsi, kabupaten/kota, wajib membentuk Lembaga
kearsipan daerah;
– PTN wajib membentuk LKPT;
– Unit Kearsipan dan Lembaga Kearsipan dapat mengajukan
akreditasi sebagai pengakuan sosial terhadap kelembagaan yang profesional;
– UK dan LK sebagai pembina kearsipan sesuai dengan
• Ketersediaan arsiparis/pengelola
arsip setiap eselon II atau eselon
III paling kurang 1 orang
• Dalam peningkatan kualitas
arsiparis lembaga negara dan
pemda wajib melaksanakan
bimbingan teknis tertib arsip
• Bimbingan teknis tertib arsip
berdasarkan pedoman yang
ditetapkan ANRI
– Tertib sarpras sebagai langkah efisiensi dan efektivitas dalam
penyediaan, penggunaan dan pemeliharaan sarpras sesuai volume arsip dan kegunaannya;
– Tertib sarpras meliputi penyediaan ruangan, peralatan dan gedung – Penyediaan sarpras pengelolaan arsip aktif terdiri dari ruangan
central file (pusat arsip aktif) pada setiap eselon II/III sesuai volume arsip yang dikelola
– Penyediaan filing cabinet, folder, guide, map gantung, out indicator,
computer dan aplikasi pengelolaan arsip
– Penyediaan sarpras pengelolaan arsip inaktif, misalnya gedung
records center pada setiap lembaga, rak arsip/roll o’pack , box arsip, folder, , out indicator, computer dan aplikasi pengelolaan arsip
inaktif
4. TERTIB SARANA PRASARANA KEARSIPAN
5.
TERTIB PENGELOLAAN ARSIP
• Tertib penciptaan arsip harus mengacu pada tata
naskah dinas berdasarkan pedoman dari ANRI
• Tertib penggunaan arsip berdasarkan sistem
klasifikasi dan keamanan akses arsip
• Tertib pemeliharaan arsip dilaksanakan
berdasarkan klasifikasi arsip dan alih media
• Tertib penyusutan arsip dengan berpedoman pada
Jadwal Retensi Arsip
a.
TERTIB PENCIPTAAN
– Pembuatan arsip, harus diregistrasi,
didistribusi dengan pengendalian
– Penerimaan arsip, harus diregistrasi penerima
dan distribusi ke unit pengolah dengan
pengendalian
– Pembuatan dan penerimaan berdasar
tata
naskah dinas
– Registrasi harus didokumentasikan oleh unit
pengolah dan kearsipan dan wajib
menyimpan serta memelihara
TATA NASKAH DINAS
– Penyelenggaraan komunikasi tulis yang meliputi
pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi, dan penyimpanan naskah dinas serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan;
– Di dalamnya meliputi kewenangan penandatanganan,
penggunaan logo dan lambang negara, dan kegiatan penciptaan lainnya
– Penggunaan untuk kepentingan pemerintahan dan
masyarakat;
– Ketersediaan dan autensitas arsip dinamis tanggung jawab
pencipta arsip;
– Pimpinan UP bertanggungjawab ketersediaan, pengolahan,
dan penyajian arsip vital dan aktif;
– Pimpinan UK bertanggungjawab ketersediaan, pengolahan
dan penyajian arsip inaktif untuk penggunaan internal dan publik
– Penggunaan berdasarkan kepentingan sistem klasifikasi dan
keamanan akses
DAFTAR ARSIP BERDASAR KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES
KODE KLAS JENIS ARSIP KLAS KEAMAN-AN HAK AKSES PERTIM-BANGAN PENGO-LAH
KP.01 FORMASI BIASA SEMUA BISA
- KEPEG.
KP.02 PENGADA AN PEG.
BIASA SEMUA BISA - KEPEG.
-- PERSO-NAL FILE RAHASIA PENENTU, PENGAW-AS, PENE-GAK HUK HAK PRIVASI KEPEG.
c. TERTIB PEMELIHARAAN
– Pemeliharaan meliputi pemeliharaan arsip aktif, vital,
inaktif dan terjaga;
– Pemeliharaan melalui kegiatan
pemberkasan dan
penyimpanan arsip aktif
, penataan arsip inaktif,
penyimpanan arsip dan alih media arsip;
– Pemberkasan berdasarkan
klasifikasi arsip
;
– Pemberkasan menghasilan tertatanya fisik dan
informasi dalam bentuk daftar arsip aktif
– Daftar tersebut terdiri dari daftar berkas dan daftar isi
Biaya Pemeliharaan Arsip
1 laci filing cabinet ± 5.000 lembar kertas/ surat
Rata-rata 1/5 dokumen adalah asli, dengan biaya 1 $
USA
Rata-rata 4/5 adalah copy, biaya 4 cent Dollar
USA/lembar
Biaya Total = (1.000 X 1 $ ) + (4. 000 X 4 cent) = 1.000 +
160 = $ 1.160
Elizabeth Parker
Lebih dari 10 % waktu pegawai habis untuk
mencari arsip/informasi
45 % dokumen diberkaskan pada lebih dari satu
tempat
85 % dokumen yang diberkaskan tidak pernah
ditemukan
– Penyusutan meliputi pemindahan arsip inaktif dari unit kerja
ke unit kearsipan, pemusnahan arsip dan penyerahan arsip statis ke ANRI
– Penyusutan berdasarkan JRA (Jadwal Retensi Arsip);
– LN, Pemda, PTN, BUMN/D wajib memiliki JRA yang
ditetapkan oleh pimpinan setelah dapat persetujuan dari Ka ANRI;
– Retensi arsip dalam JRA ditentukan berdasar pedoman
JADWAL RETENSI ARSIP (JRA)
– suatu daftar yang berisi
sekurang-kurangnya jenis
arsip beserta jangka
waktu penyimpanannya
sesuai dengan nilai
kegunaan dan digunakan
untuk pedoman
DASAR PENENTUAN RETENSI
– nilai guna bagi pengguna baik bagi unit kerja
ketika masih aktif, unit kearsipan ketika
menjadi inaktif dan national accountability
sebagai arsip statis;
– peraturan perudangan, misalnya
undang-undang perpajakan, dokumen perusahaan,
dll;
– nilai ekonomis dan resiko;
– keunikan dari arsip
NO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU SIMPAN
KETERANGAN AKTIF INAKTIF 1 2 3 4 5 1. 2. 3. 4. 5. FORMASI PEG PENGADAAN PEG CUTI KESEJAHTERAAN PEGAWAI BERKAS PERORANGAN PEJABAT NEGARA 2 THN SETELAH THN ANGGARAN 2 THN SETELAH SEMUA DIANGKAT 1 THN SETELAH SK 2 TAHUN 1 THN SETELAH PENSIUN 2 TAHUN 2 TAHUN 2 TAHUN ---2 THN SETELAH HAK/KEWAJIB AN HABIS MUSNAH MUSNAH MUSNAH MUSNAH PERMANEN
PROSENTASE PENGELOMPOKKAN ARSIP
DALAM ORGANISASI
(Rick, Swafford and Gow)
10 % arsip organisasi
mempunyai nilai guna dan jangka
simpan yang panjang
25 % dikelompokkan arsip aktif
30 % arsip inaktif
35 % arsip yang tidak berguna
–K/L, Lembaga Kearsipan propinsi
dan Lembaga kearsipan
Kabupaten/Kota, LKPT wajib
menjadi simpul JIKN;
–JIKN diselenggaran oleh ANRI
sebagai pusat jaringan
Tertib program pengalokasian
anggaran dalam
mewujudkan tertib
penyelenggaraan kearsipan
berdasarkan prioritas
tahunan
TERTIB PENDANAAN
TAHAPAN PELAKSANAAN GNSTA
Tahapan dilakukan dengan pembiasaan, pengembangan dan pemantapan yang dilakukan oleh Gugus Tugas
Gugus tugas menyusun program dan rencana aksi;
Gugus tugas dapat membentuk kelompok kerja sesuai fungsi
Pendanaan dialokasikan dari APBN atau sumber lainnya
Evaluasi dan Monitoring
1
2
3
4
5
Perkembangan terakhir
Hasil pengawasan
tahun 2020 setelah
gnsta
KEMENTERIAN AA (sangat memuaskan) 19 A (memuaskan) 8 BB (sangat baik) 3 B (baik) 4 TOTAL 34 56% 23% 9% 12%
HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN KEMENTERIAN
AA (sangat memuaskan) A (memuaskan) BB (sangat baik) B (baik)
9% 19% 19% 3% 15% 16% 19%
HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN LEMBAGA TINGGI NEGARA, LEMBAGA
SETINGKAT KEMENTERIAN, DAN LEMBAGA NON STRUKTURAL
AA (sangat memuaskan) A (memuaskan) BB (sangat baik) B (baik) CC ( cukup) C (kurang) D (sangat kurang)
LEMBAGA TINGGI NEGARA, LEMBAGA SETINGKAT KEMENTERIAN, DAN LEMBAGA NON STRUKTURAL
AA (sangat memuaskan) 3 A (memuaskan) 6 BB (sangat baik) 6 B (baik) 1 CC ( cukup) 5 C (kurang) 5 D (sangat kurang) 6 TOTAL 32
37% 26% 15% 4% 7% 7% 4%
HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN LEMBAGA PEMERINTAH NON
KEMENTERIAN AA (sangat memuaskan) A (memuaskan) BB (sangat baik) B (baik) CC ( cukup) C (kurang) D (sangat kurang)
LEMBAGA PEMERINTAH NON KEMENTERIAN
AA (sangat memuaskan) 10 A (memuaskan) 7 BB (sangat baik) 4 B (baik) 1 CC ( cukup) 2 C (kurang) 2 D (sangat kurang) 1 TOTAL 27
PEMERINTAH DAERAH PROVINSI AA (sangat memuaskan) 1 A (memuaskan) 5 BB (sangat baik) 7 B (baik) 7 CC ( cukup) 5 C (kurang) 7 D (sangat kurang) 2 TOTAL 34 3% 15% 20% 20% 15% 21% 6%
HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN PEMERINTAH DAERAH PROVINSI
AA (sangat memuaskan) A (memuaskan) BB (sangat baik) B (baik) CC ( cukup) C (kurang) D (sangat kurang)
5% 9% 14% 12% 13% 21% 24% 2%
HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN
PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN/ KOTA
AA (sangat memuaskan) A (memuaskan) BB (sangat baik) B (baik) CC ( cukup) C (kurang) D (sangat kurang) tidak dilakukan pengawasan PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN/ KOTA AA (sangat memuaskan) 26 A (memuaskan) 44 BB (sangat baik) 71 B (baik) 61 CC ( cukup) 66 C (kurang) 110 D (sangat kurang) 121 tidak dilakukan pengawasan 9 TOTAL 508
Kebijakan kearsipan
5 tahun pasca gnsta
VISI PRESIDEN
2020-2024
Terwujudnya Indonesia maju yang
berdaulat, mandiri dan
berkepribadian berlandaskan
gotong royong
MISI
PRESIDEN 2020 - 2024
– Peningkatan kualitas manusia Indonesia (SDM unggul Indonesia
maju)
– Struktur ekonomi yang produktif, mandiri dan berdaya saing – Pembangunan yang merata dan berkeadilan
– Mencapai lingkungan hidup yang berkelanjutan
– Kemajuan budaya yang mencerminkan kepribadian bangsa
– Penengakan sistem hukum yang bebas korupsi, bermartabat dan terpercaya – Perlindungan bagi segenap bangsa dan memberikan rasa aman pada seluruh
warga
– Pengelolaan pemerintahan yang bersih, efektif dan terpercaya
KEBIJAKAN KEARSIPAN
5 TAHUN MENDATANG
FOKUS PADA MISI
PRESIDEN
PENJABARAN MISI 1
– Penciptaan SDM kearsipan yang unggul
Indonesia maju
SDM kearsipan terdiri dari pimpinan unit
dan lembaga kearsipan, arsiparis, dan
pejabat fungsional umum pengelola
kearsipan
KEBIJAKAN SDM KEARSIPAN
– Peningkatan kuantitas dan kualitas SDM kearsipan secara nasionaldengan cara:
– Perumusan formasi Jabatan Fungsional Arsiparis
– Apresiasi pembekalan kegiatan kearsipan bagi pimpinan Unit/Lembaga Kearsipan;
– Bimbingan teknis kearsipan
– Sertifikasi JFA yang dilakukan untuk naik jenjang jabatan, alih jabatan, perpindahan jabatan dan pengangkatan kembali dalam JFA
– Inpassing jabatan fungsional tertentu atau jabatan struktural menjadi JFA (Jabatan Fungsional Arsiparis)
– Penyetaraan untuk jabatan penyederhanaan eselon 3 dan 4
– Merubah mindset JFA sebagai pengolah arsip dengan melakukan analisis konten arsip menjadi informasi dan ilmu pengetahuan dan penerapan serta
PENJABARAN MISI KE-5
– Kemajuan budaya yang mencerminkan kepribadian
bangsa, dengan kegiatan “Pelayanan arsip sebagai
memori kolektif dan jati diri bangsa”
– Misi ini lebih menekankan pada peranan arsip
statis bagaimana dikelola dengan baik dan dapat
disajikan kepada masyarakat sebagai sumber
KEBIJAKAN PEMBANGUNAN KEBUDAYAAN BIDANG KEARSIPAN MISI KE 5 TERKAIT
DENGAN ARSIP STATIS
– Pelayanan arsip dalam penyelenggaraan Sistem dan menjadi simpul
Jaringan Informasi Kearsipan Nasional untuk mewujudkan open government secara digital
– Pelayanan dan Pemanfaatan arsip sebagai memori kolektif dan jati diri
bangsa, serta warisan budaya bangsa, dan bagaimana dengan arsip dapat diusulkan ke Unesco sebagai National Heritage dan Memory of the World. Yang sudah dapat pengakuan misalnya KAA, Arsip tsunami di Aceh, yang sedang diusulkan arsip Gerakan NonBlok, Soekarno paper dan arsip tentang jalur rempah
– Preservasi arsip terjaga dan arsip satis sebagai warisan budaya
secara digital
– Layanan secara digital dan digitalisasi arsip statis dan penyiapan
PENJABARAN MISI KE-8
– Pengelolaan pemerintahan yang bersih,
efektif dan terpercaya,
– Misi ini lebih banyak berorientasi pada
kegiatan pengelolaan arsip dinamis sebagai
bukti akuntabilitas pemerintah dan sekaligus
untuk mendukung program Reformasi
Pengelolaan pemerintahan yang bersih
maksudnya pemerintahan yang bebas KKN,
efektif maksudnya semua kegiatan berbasis TIK
(misalnya untuk seleksi CPNS dengan CAT,
pengadaan barang dan jasa dengan katalog on
line, dll), dan terpercaya semua kegiatan
pemerintahan dapat dibuktikan,
dipertanggungjawabkan dan diyakini
kebenarannya
KONDISI RIL DARI
INDEKS PERSEPSI KORUPSI)
– Tahun 2019, Indeks Persepsi Korupsi (IPK) Indonesia
adalah 40
– Ada kenaikan 2 poin dibanding tahun sebelumnya yang
mendapat 38
– Tahun 2020 kembali lagi nilainya 38
– Indonesia ranking 85 dari 180 negara;
– Untuk lingkup ASEAN, Indonesia ranking 4 setelah
Singapora, Malaysia, Thailand
INDEKS DEMOKRASI
(THE ECONOMIST INTELLEGENCE UNIT)
– Tahun 2019, Indeks Demokrasi Indonesia adalah 6,48
(skala 10) termasuk kelompok demokrasi semu
(flawed democracy)
– Ada kenaikan 0,9 poin dibanding tahun sebelumnya
2017 dan 2018 yang mendapat 6,39
– Indonesia ranking 64 dari 167 negara;
– Untuk lingkup ASEAN, Indonesia masih dibawah Timor
Leste, Malaysia, Filipina
1. Pengembangan SDM
menuju era teknologi &
informasi
2.
………….
3.
………….
4.
…………..
5.
…………..
705 PRIORITAS PRESIDEN 2019-2024
KONDISI DUNIA SEKARANG
VOLATILITY (MUDAH BERUBAH)
UNCERTAINTY (SERBA KETIDAKPASTIAN )
COMPLEXITY (RUMIT DAN SANGAT
KOMPLEKS)
AMBIGUITY (MENDUA ATAU GANDA)
PESAN PRESIDEN
SEKARANG BUKAN YANG BESAR
MENGALAHKAN YANG KECIL,
TETAPI YANG CEPAT
PENGALAMAN MEMBUKTIKAN
Bagaimana perusahaan besar
seperti Xerox fotocopy, kodak
menguasai 85 % foto kertas,
mobile phone Nokia, mesin
cetak foto colaps karena kalah
cepat dan tergilas oleh
perkembangan TI
DAMPAK DI BIDANG
KEARSIPAN
– Penggunaan teknologi informasi untuk pengelolaan
kearsipan
– Tercipta jenis arsip secara digital
– Perlu sistem dan aplikasi kearsipan secara digital
– Diperlukan sarana pendukung/infrastruktur yang
optimal dan dasar hukum sebagai acuan
TANTANGAN BEBERAPA PROFESI
– Teller di bank sudah dilakukan dengan mesin
– Akuntan sudah dapat digantikan dengan program computer – Petugas tol sudah digantikan dengan kartu
– Dokter, profesi ini sdh mulai diganti computer untuk
mendiagnosa kanker 4 kali lebih akurat
– Olahraga catur sudah mulai dikalahkan dengan program
computer
– Lawyer di Amerika sudah mulai digantikan dengan computer – Bagaimana dengan arsiparis?
UNTUK MEMENUHI
KEINGINAN TERSEBUT
PRESIDEN MENERBITKAN
SPBE
Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik yang selanjutnya disingkat SPBE
adalah penyelenggaraan pemerintahan yang
memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk memberikan layanan kepada Pengguna SPBE.
TUJUAN SPBE
–Untuk mewujudkan
tata kelola
pemerintahan yang
bersih, efektif,
transparan, dan
akuntabel
–pelayanan publik
yang berkualitas
dan terpercaya
–Sehingga
diperlukan sistem
pemerintahan
berbasis elektronik
Pembangunan & Pengembangan Aplikasi Umum Pembangunan & Pengembangan Infrastruktur SPBE Nasional
KEARSIPAN DALAM SPBE
a. Rencana Induk SPBE Nas; b. Arsitektur SPBE; c. Peta Rencana SPBE; e. Proses Bisnis; f. Data dan informasi; g. Infrastruktur SPBE; h. Aplikasi SPBE; i. Rencana & anggaran SPBE; j. Keamanan SPBE; k. Layanan SPBE. S P B E
1. Tata Kelola SPBE
2. Manajemen SPBE
3. Audit TIK
4. Penyelenggara SPBE
5. Percepatan SPBE
6. Pemantauan & Evaluasi SPBE a. Layanan administrasi pemerintahan berbasis elektronik b. Layanan publik berbasis elektronik. LayananSPBE Pasl 43 (1): Bidang perencanaan, penganggaran, keuangan, pengadaan barang dan jasa, kepegawaian, kearsipan, pengelolaan barang milik negara, pengawasan, akuntabilitas kinerja, dan layanan lain sesuai dengan kebutuhan internal birokrasi pemerintahan.
a. perencanaan; b. penganggaran;
c. pengadaan barang dan jasa pemerintah; d. akuntabilitas kinerja; e. pemantauan dan evaluasi; f. kearsipan; g. kepegawaian; dan h. pengaduan pelayanan publik
8 PENGEMBANGAN APLIKASI
UMUM
– a. perencanaan;
– b. penganggaran;
– c. pengadaan barang dan jasa pemerintah;
– d. akuntabilitas kinerja;
– e. pemantauan dan evaluasi;
– f.
kearsipan (AUBKD);
– g. kepegawaian; dan
KERANGKA KEBIJAKAN APLIKASI SRIKANDI
PERPRES 95/2018 - SPBE Pasal 36 (1)
Aplikasi Umum ditetapkan oleh menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang
aparatur negara.
KEPPRES 103/2001
Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, SOTK LPNK diubah terakhir dengan Perpres 145/2015
Pasal 9:
ANRI mempunyai kewenangan penetapan sistem informasi di
bidangnya.
Aplikasi SIKD (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis)
KEPUTUSAN MENTERI PAN & RB
Nomor 679 Tahun 2020 Tentang
Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis
Aplikasi
SRIKANDI
(Sistem Informasi Kearsipan Dinamis
Terintegrasi) PERATURAN KEPALA ANRI
Nomor 15 Tahun 2009 Tentang
Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis dan Aplikasi Sistem Informasi
Kearsipan Statis
Dikembangkan sesuai persyaratan
