Nyoman Riyanto, SE., MM
Head Of Deskcoll
Adira Finance:
Special Project (Tim Auditor lapangan)---Tahun 2006 sd 2011 Deskcoll Officer (Asst Manager div .Collection)---Tahun 2011 sd 2015 Head Of Performance Monitoring---Tahun 2016 sd 2017 Head Of Deskcoll---Tahun 2017 sd 2019
Pendidikan
S1 Tahun 2005
Divisi Collection merupakan salah satu
komponen penting dalam Perusahan
Pembiayaan (Leasing), termasuk di PT
Adira DinamIka Multi Finance.Untuk itu
diperlukan Kontrol yang sangat baik oleh
AR Head selaku karyawan di PT Adira
Dinamika Multi Finance ini.Adapun Kontrol
yang harus dilakukan oleh AR Head
dilakukan secara Harian, Mingguan dan
Bulanan.
Hal
ini
dilakukan
untuk
memastikan supaya semua proses berjalan
sesuai dengan yang Perusahaan Harapkan.
GLOBAL PROSES COLLECTION
PT ADIRA DINAMIKA MULTI FINANCE TBK
BUSINESS CYCLE ADIRA FINANCE
Credit Portfolio Strategy & Planning
(Risk Portfolio Mgm)
Account Origination
• Survey(TC & CFO)
• Analysis & Approval (CA)
Account Maintenance
• Doc Maintenance(DE, CSA)
• Invoicing & Payment(BP)
Account Development(CRH)
• Loyalty Program: retain, repeat
order, cross/up-sell, referral
Account Problem Solving
• Network of Ext. collectors(ARH)
• Problem Solving Program: Reschedule,
Restructure, Over Credit(Rem Off/PAO),
Repossess(Rem Off/PAO)
Account Monitoring
• Reminder(Desk Coll)
• Collection(Rem.off, PAO)
PLAN DO CHECK ACT
MIS
(Management
Information
System)
Account Initiation• Network Management(MO/ CMO & Dealer Mgm)
• Order Taking(MO/ CMO)
• Unit Appraisal(MO/ CMO)
Inventory & Remarketing
(RAM)
Collection Management
REVENUE
Interest Rate
Insurance Discount
Adm Fee
Pinalty Overdue
Pinalty Preterm
COST
Cost of Fund
OPEX
Cost of Credit
NPBT
SKEMA PROFIT EARNING
Logic Thinking :
Sell More .. Reach High Volume Increase Interest Rate ..
Minimize OPEX
Minimize Cost of Credit
Fakta Saat Ini (faktor constrain) :
Regulasi OJK Makro Ekonomi
Daya kritis Masyarakat dan Media
Cara bijak : TEKAN COC
(Cost of Credit)
+
-
Akad Kredit Lunas LANCAR Overdue Reposes Remarketing Write Off NCL = LOR + WO - NCI LOR Profit Bunga NCI
Profit Strategy :
• Menaikkan Volum & Bunga
• Pendapatan Lain
limited• Menurunkan COF
• Menurunkan OPEX
• Menurunkan NCL
: eligible : non eligible
Menurunkan NCL
dengan Biaya yang
terukur
1
1
2
2
PROFIT EARNING PROCESS
KRONIS
RINGAN
ADMINISTRATION
-Transfer not yet enter
- PDC process -Forget due date
CASH FLOW
-Due date vs date of income
-Temporary Cash flow Problem -Hit by disaster
CHARACTER
-Missing Customer
-Unit at third party/rental
- Mass Figure
REMIND REHAB REPO
SAKIT (Overdue)
COLLECTION AS A DOCTOR ....
SEHAT (Current)
COC =
NCL
+ LLP
NCL
= WO + LOR - NCI
Peran Collection
Kinerja Buruk
WO Naik
Peran Asset Recovery
Kinerja Buruk
RR
Turun LOR Naik
SINERGY MINIMIZE COC
Peran Loan Recovery
PERAN ARH
JOB DESCRIPTION ARH 1/2
FUNGSI & TUJUAN
• Mengurangi kerugian perusahan melalui penagian yng efektif
dan efisien
• Mengkoordinasikan, mengontrol penanganan nasabah ovd 1-60
hari
• Menganalisa data collection sebagai dasar menyusun strategi
WEWENANG
• Menentukan penanganan kasus nsb ovd 1-60 hari
• Menentukan officer yang kena sanksi
• Menentukan unit yang harus di tarik
JOB DESCRIPTION ARH 1/2
TUGAS
• Monitor aging all secara periodik, seluruh nasabah yang berada di wilayahnya
• Menyusun rencana kerja, membagi tugas dan memonitor officer
• Membantu officer dalam menjalankan tugasnya
• Memonitor dan memastikan implementasi policies collection berjalan dengan
benar, termasuk kelengkapan administrasinya
• Memonitor penggunaan MCS
• Melakukan dan merekap hasil revisit dan Quality Assurance
• Membuat laporan collection
TUGAS TAMBAHAN
• Menjaga hubungan baik dengan internal dan eksternal
• Mengkomunikasikan pencapaian hasil kerja dan kendala yang dihadapi kepada
atas
CEK REM OFF DOCKING DKHC DKHC (SORE) PARETO (PAGI) CHECK •DKHC/R •TTS •AKAS •DRAFT REHAB •STP •SPJB •KYC •RESURVEY
•DISTRIBUSI BROSUR (CROSS SELLING)
REPORT :
•PERFORMANCE BALANCE OVERDUE AREA COLL VS N-1
•PERFORMANCE BUCKET AREA COLL VS N-1
•PERFORMANCE INDIVIDU VS N-1
•ACHV REHAB DAN REPO
•BAPK 61
•PERFORMANCE CREDIT (FPD,7+,EWJ,30+REPO 3MOB,COMPHRE)
DAILY
DAILY
• Sebelum Doa Pagi ARH Wajib Kontrol Kelengkapan Anak Buahnya
masing-masing (Rem Off AR Adm) Apakah Ada yang Belum Datang??
• Docking :
- Pagi Rem Off Pareto (Roll Up, Performance Maks s/d 09.30 WIB)
- Sore ALL Rem Off (Start Docking jam 17.00) Atau By Phone base on Web
MCS Result
- Skala prioritas (New Comer lihat proyeksi penyeleseian dari navigasi,
Roll Up, Stay, Ever)
• ARH harus selalu menjadi konsultan bagi Rem Offnya dalam Hal
Penyelesaian masalah yang terjadi di Lapangan
• ARH Cek Filing Data yang ada di AR Admin seperti TTA, DKH, STP dan AKAS
dll jika ditemukan penyimpangan atas proses segera dilakukan PPYM
dan RISK EVENT.
QUALITY
CONTROL
TRACKING WEB MCS/OTS
JOINT VISIT (REM OFF IP <3)
REVISIT (MIN 10 ACC/WEEK)
C&C KOMITMEN REM OFF PARETO
KONTROL PROSES ADMINISTRATIF (REG TTA, ST, REVISIT, SIDAK , KUBER , RISK
EVEN, DLL)
WEEKLY
• ARH Wajib Kontrol & Evaluasi terhadap hasil pencapaian Rem Off dan area
Collection Selama 1 Minggu, Dengan Cara Membuat Target Secara
Mingguan Vs Realisasi
• Memonitor Pergeseran Polabayar nasabah di bulan N terhadap Bulan N-1
• Melakukan Revisit Kelapangan minimal 2 hari dalam 1 minggu untuk
memastikan Rem Off sudah melakukan Proses Penagihan Dengan Benar
jika diperlukan menguatkan akan hasil Web MCS
• Melakukan Joint Visit Kepada Rem Off yang pencapaiannya masih dibawah
target yang telah ditentukan minimal 1 hari dalam 1 minggu
• Bedah Kasus mingguan atas nasabah Nasabah New Comer & Pergeseran
polabayar.
MONTHLY REPORT
•DELIQUENCY
•PICA
•TREND AR INDIVIDU
•TREND AREA (BALANCE
OVERDUE DAN BUCKET)
•IP REM OFF
MONTHLY ACTIVITY PLAN
•REVIEW REPORT AR ADMIN
•REVIEW PROSES KERJA
•PENILAIAN BULANAN
•CHECK INSENTIF
•CHECK PPYM & RISK EVENT
•MENENTUKAN TARGET
•MEMBUAT LOC TERHADAP REM OFF ( PARETO )
MONTHLY
• ARH Memastikan Semua Proses Collection sudah
berjalan dengan benar dan lengkap
• Evaluasi Hasil Kerja dalam 1 bulan dari Team Coll
yang ada di bawahnya.
• Membuat Activity Plan dan Target bulan berikutnya
• Membuat perhitungan Insentif
TABEL ACTIVITY AR HEAD 1&2
NO
ACTIVITY
TIME
KETERANGAN
1 DOCKING
- DKH SORE MEMASTIKAN DKH TERKUNJUNGI OLEH REM OFF/MK, UPDATE DELIQUENCY DAN RESULT KUNJUNGAN
- PARETO PAGI - ROLL UP (TANGGAL 1 S/D TANGGAL 15)
- PERFORMANCE (TANGGAL 16 S/D H-2 CLOSING) 2 ADMINISTRASI
- CREATE DKHC SORE - H-1
- DISTRIBUSI DKHC PAGI
- AKAS (31 DAN 61) SORE ALL REM OFF
- TTA ALL REM OFF
NO
ACTIVITY
TIME
KETERANGAN
- SURAT PERNYATAAN JANJI BAYAR
PAGI
ALL REM.OFF
- DRAFT REHAB
SIANG
UNTUK DISTRIBUSI KUNJUNGAN
H+1
- KYC
PAGI
DAILY
- RESURVEY EARLY WARNING
PAGI
H+1 JT (ANGSURAN 1)
3
CONTROL
A. DOKUMEN
- DKHC
DAILY
- TTS
DAILY
NO
ACTIVITY
TIME
KETERANGAN
- AKAS
DAILY
- KYC
DAILY
- REHAB
DAILY
- STP
DAILY
- RESURVEY
DAILY
EARLY WARNING
B. LAPANGAN
- SIDAK
MINIMAL
- JOINT VISIT
2 X
NO
ACTIVITY
TIME
KETERANGAN
4
EVALUASI PERFORMANCE
A. AR AREA
DAILY
- BALANCE OVERDUE
- BUCKET
- EARLY WARNING CREDIT
FPD, 7 +, EWJ, 30+ MOB,
COMPHRE
B. AR INDIVIDU
- REM OFF (CE, REHAB DAN
REPO
NO ACTIVITY MEDIA TEKHNIS REVIEW CHECKING
1 DOCKING - DKHC/R -DKHC SUDAH TERCREATE SECARA PROPORSIONAL -DKHC/R TERFILING LENGKAP DAN RAPI -PENGISIAN DKHC/R SESUAI STANDARD TEMPAT
KUNJUNGAN/KETEMU SIAPA/DELIQUENCY/KONDISI NASABAH/KONDISI UNIT/RESULT/KUNJUNGAN/NOTE 5W
CONTOH: RUMAH/DEBITUR/B1/NSB A/UNIT TA/18/TANI,/UNIT GADAI/NUNGGU ARISAN
MEMASTIKAN TTD AR HEAD DAN REM OFF
VERIFIKASI ARH UNTUK KUNJUNGAN DILUAR DKHC
AKAS MEMASTIKAN AKAS TERISI LENGKAP KOP FORM ANALISA KASUS (NAMA,ALAMAT,NO
PK,PRINC.NO.POL ETC), KOLOM OVERDUE, DETAIL HANDLING KASUS, CHECK LIST KODE DELIQUENCY, DENAH ALAMAT
NASABAH,PARAF ARO, REM OFF DAN AR HEAD
NO ACTIVITY MEDIA TEKHNIS REVIEW CHECKING
STP KELENGKAPAN BERKAS STP TANDA TANGAN BM/DBM, BASTK,HISTORY
PAYMENT,STEMPEL TTS PENULISAN TTS BAIK DAN BENAR,
BILA ADA KESALAHAN SEGERA DIBUATKAN BAP DAN RISK EVENT
2 CONTROL FORM OTS TERISI DENGAN LENGKAP 2 X SEBULAN UTK ARO / REM OFF IP <3
FORM JOINT VISIT TERISI DENGAN LENGKAP 2 X SEBULAN UTK ARO / REM OFF IP <3
FORM REVISIT TERISI DENGAN LENGKAP MINIMAL 40 NASABAH SEBULAN
JOB DESCRIPTION ARH 3/4
FUNGSI & TUJUAN
• Mengurangi kerugian perusahan melalui penagian yng efektif
dan efisien
• Mengkoordinasikan, mengontrol penanganan nasabah ovd
61-210 hari
• Menganalisa data collection sebagai dasar menyusun strategi
WEWENANG
• Menentukan penanganan kasus nsb ovd 61-210 hari
• Melakukan negosiasi biaya tarik eksternal
• Melakukan recruitment eksteranl collector
JOB DESCRIPTION ARH 3/4
TUGAS
• Monitor aging all secara periodik, seluruh nasabah yang berada di wilayahnya
• Melakukan seleksi recruitment eksternal collector, menyiapkan MOU dan
kelengkapannya
• Mengontrol dan memontor distribusi SK
• Koordinasi dengan eks coll, memonitor dan memastikan implementasi policies
collection berjalan dengan benar
• Mereview dan meningkatkan kinerja eksternal collector
• Membuat laporan collection
TUGAS TAMBAHAN
• Menjaga hubungan baik dengan aparat, lawyer dan eksternal collector serta
pemuka agama/masyarakat
• Mengkomunikasikan pencapaian hasil kerja dan kendala yang dihadapi kepada
atas
CREATE ST PAO/ SKP SKP ESKALASI ARH 1&2 SKP >60 SKP ROLLING/PERPANJ ANGAN
DISTRIBUSI SKP +
DOCKING PAO &
EKSTERNAL
MENARIK SKP
EXPIRED/CANCEL
- INPUT HASIL
DOCKING KE NAVIGASI
- REPORT PROGRES
PENANGANAN PAO &
PER EKSTERNAL
MONITORING REPO PAO
& EKSTERNAL
DOKUMEN TARIKAN
UNIT TARIKAN
BIAYA TARIK DAN COLL
FEE (ARH 3&4 WAJIB
MEMBUAT WORK
FLOW BT
)DAILY
QUALITY
CONTROL
DOCKING PAO ( WAJIB) MONITORING PROGRESS SKPREVISIT CWO, SKP GAGAL
CHECK MOU EKSTERNAL
C&C REM ADMIN
MONTHLY
REPORT
•DELIQUENCY >60 •PICA •PRODEX EXTERNAL •BAPK WO•CHECK MOU DAN JAMINAN DC •PENGIRIMAN DAFTAR PLATING •REPORT REPO DC AREA
MONTHLY
ACTIVITY PLAN
•REVIEW REPORT REM ADMIN
•REVIEW PROSES KERJA REM
ADMIN
•REVIEW PPYM
•PENILAIAN BULANAN
•MENENTUKAN TARGET•EVALUASI DC NON PRODUKTIF •KUNJUNGAN KE APARAT (BUAT
REPORTNYA)
•GATHERING EKSTERNAL •PENAMBAHAN MPP DC
•EVALUASI KINERJA REM ADMIN
MEDIA CONTROL
No
.
Proses
Aktivitas
Teknik Review
Media Kontrol
1 Proses Pencetakan SKP & BASTK
Pastikan nasabah OD>61 hari telah di creat DKHP/ST PAO & cetak SKP.
Pastikan semua SKP yg di cetak telah diregister. Pastikan dokumen tarikan lengkap & nasabah. Pastikan umur SKP masih berlaku (14 hari)
Filling dokumen unit tarikan, Aging Overdue nasabah, Register/Tracking SKP.
2
Penanganan Unit tarikan & Mutasi stock UKJ.
Pastikan stock opname unit UKJ sesuai antara catatan & fisik dan telah di update ke system.
Pastikan tanggal tarik Vs tanggal terima di kantor / warehouse H+1.
Pastikan dokumen tarikan lengkap & absah. Pastikan unit tarikan di terminate max. 7 hari dari
tanggal tarik.
Stock Opname ke Warehouse.
Filling dokumen unit tarikan. Data unit tarikan di system.
3 Pembayaran Biaya Tarik Eksternal
Proposal disetujui oleh pihak yang berwenang dan proses pembayaran biaya tarik sesuai ketentuan. Pastikan pengeluaran biaya tarik eksternal telah di
lampiri dokumen yang lengkap dan absah.
Data system pembayaran Eks. Coll, Filling Dokumen,
payment biaya Eks. Coll.
4 PKS (MoU) Eks.Coll. Pastikan semua Eksternal Collector ada MoU-nya dan telah lengkap & absah lampiran pendukungnya.
Filling MoU, Data Eks. Coll. Penarik unit di system.
KPI WO
KPI BALANCE
CONTOH HITUNG KPI
BOBOT
BULAN
BOBOT
QUARTAL
20%, 30%,50%
SEMSTER
Q1 : 40%
Q2 : 60%
KONSEP PENANGANAN
COLLECTION
Collection
Global Konsep
1 30 60 120 7 14 Ovd Days 21Base on Case Analysis
210
Reminding Collecting & Repo
Repo or Settlement
Desk Coll Internal Repo Team Agency Group. I
Agency Group 2
ARH 1/2 ARH 3 ARH 4
Cluster Collection Head Regional Collection Head
R L 1 R L E R L E BAPK W L 1 W L 2 W L 3 8 15 Repo or Settlement -3 1 Desk Coll 2 Desk Coll
Ratio
Account Handling
Geografis
Wilayah &
Coverage
Area
Kualitas
Officer
MEDAN 1 ZipCode : 13002 NOA : 1.200 Rem. Off : 2 MEDAN 3 ZipCode : 13004 NOA : 570 Rem.Off : 1 15 KM 9 KMPrioritas penagihan berdasarkan
Lokasi
,
Janji Bayar
,
Principle
,
OD
,
Scoring
,
Case
Menentukan STP/SKP yang Prioritas di Cetak
ARO ZAINUDIN ZipCode : 13004 DKHC : 16
Rehab
Eskalasi
Reposes
Analisa
Deliquency Report
Action :
REHAB
/
REPO
/
ESKALASI
Check Progress : Daily CE, Docking, Quality
Assurance (Sidak/Kuber)
REPO
PENANGANAN COLLECTION YANG EFFEKTIF
Identifikasi Problem, mapping debitur berdasarkan jenis delinquency-nya (jenis penyakitnya)
Pilih tindakan (jenis obat) yang akan diberikan untuk masing-masing debitur tersebut
Jalankan tindakan melalui proses docking Rem Off/PAO
(tindakan pengobatan)
Lakukan monitoring (check up) secara rutin dan berkala
Ulangi langkah dari atas apabila tindakan yang dilakukan belum berhasil, kegagalan
bisa disebabkan identifikasi masalah belum tepat (informasi kurang lengkap/bias)
A1 . . C7 REMIND REHAB
ISTILAH UMUM PROSES
COLLECTION
Overdue
adalah angsuran debitur yang sudah jatuh tempo yang belum dibayar / menunggak. Dalam
istilah perbankan adalah delinquency.
Total Overdue (TOD)
adalah total amount outstanding (O/S) principle debitur yang menunggak di
atas 0 (nol) hari yang merupakan account aktif atau yang belum dilakukan penghapusbukuan atas
account overdue >209 hari (WO).
(WO dilakukan setiap tanggal 25 (kecuali bulan Desember setiap tanggal 30) secara otomatis by
system untuk account overdue >209 hari)
Bal OD >0
adalah Balance Overdue di atas 0 (nol) hari.
Bal OD >0 merupakan istilah lain dari TOD (Total Overdue).
Satuan Pelaporan Penjelasan
Account Jumlah account yang overdue di atas 0 (nol) hari yang belum dilakukan WO
Persentase Total OD amount Principal di atas 0 (nol) hari dibandingkan dengan total amount O/S principle Cabang
Bal OD >30 adalah Balance Overdue di atas 30 (tiga puluh) hari.
Satuan Pelaporan Penjelasan
Account Jumlah account yang overdue di atas 30 (tiga puluh) hari yang belum dilakukan WO
Persentase Total OD amount Principal di atas 30 (tiga puluh) hari dibandingkan dengan total amount O/S principle Cabang
% Achievement Nilai OD >30 dibandingkan dengan Targetnya (1+(target – actual/target) x 100%
Bucket 1-30 adalah Balance Overdue 1-30 hari.
Satuan Pelaporan Penjelasan Account Jumlah account yang overdue 1-30 hari
Persentase Total OD amount Principal 1-30 hari dibandingkan dengan total amount O/S principle Cabang
% Achievement Nilai OD 1-30 dibandingkan dengan Targetnya (1+(target– tactual/target) x 100%
Bucket 31-60
adalah Balance Overdue 31-60 hari
Satuan Pelaporan Penjelasan
Account Jumlah account yang overdue 31-60 hari
Persentase Total OD amount Principal 31-60 hari dibandingkan dengan total amount O/S principle Cabang
% Achievement Nilai OD 31-60 dibandingkan dengan Targetnya (1+(target – actual)/target) x 100%
Repossess
(seringkali disingkat Repo/Unit Tarikan) adalah unit debitur yang telah ditarik dan telah
dilakukan proses early termination / pengakuan pengambilalihan piutang bermasalah debitur yang
unitnya telah ditarik menjadi piutang titipan dalam general ledger di system Ad1sys.ORA.
Dalam Divisi Recovery Assets unit tarikan ini sebagai Unit Kuasa Jual (UKJ).
Recovery Rate
adalah harga jual yang diperoleh dari penjualan/pelunasan unit UKJ dibagi dengan
total amount outstanding principle unit UKJ pada saat dilakukan repossess
Net Credit Loss (NCL) adalah Merupakan biaya atau cost resiko dari aktivitas pembiayaan yang dilakukan. Kemampuan mengelola NCL akan mempengaruhi “bottom-line” laba-rugi perusahaan
NCL (%) YTD = LOR total + WO total - NCI total x 12 . ANR jml bln berjalan
ANR (Average Net Receivable) = total amount outstanding principle dalam periode bulan perhitungan dibagi dengan jumlah bulan berjalan.
Misal:
ANR Semester 2 berarti sama dengan total amount outstanding principle dari bulan Juli s/d Desember dibagi 6 (Juli s/d Desember adalah 6 bulan)
Contoh :
Cabang C pada bulan Maret memiliki Total LOR dari bulan Jan – Maret = Rp 80.000.0000, WO = Rp
20.000.000, NCI = Rp 5.000.000. Total Sisa Pokok Piutang s/d Maret = Rp 600.000.000 maka ANR =
600.000.000 / 3 = 200.000.000
NCL (%) YTD = ((80 jt + 20 jt – 5 jt) / 200 jt) x (12/3) = 1,9%
Proyeksi adalah Perkiraan tentang keadaan yang akan datang
Prediksi adalah Ramalan/Prakiraan dari proyeksi yang lebih akurat dengan menggunakan data sekarang atau data pada periode yang sama di tanggal/bulan/semester/tahun yang lalu sebagai acuan/asumsi