BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
PT. Indocare Pacific merupakan suatu perusahaan yang bergerak dibidang Jasa Hygiene Sytem dengan brand produk yang diberi nama ECOCARE. Jasa yang ditawarkan oleh perusahaan ini adalah penyewaan unit pengharum ruangan dan sanitasi toilet. Sejak berdiri pada tahun 2007, Ecocare telah memiliki customer yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia. Kebanyakan jenis lokasi customer yang bekerja sama dengan perusahaan ini adalah gedung perkantoran, gedung pemerintahan, pusat perbelanjaan, hotel, rumah ibadah, dan lain lain. Customer yang bekerja sama menggunakan jasa Ecocare bertujuan untuk meningkatkan kenyamanan pada lingkungan usaha mereka masing-masing. Dan sebagai perusahaan penunjang bisnis utama, jasa Ecocare juga dapat memberikan nilai tambah terhadap image bisnis utama sehingga diharapkan bisnis utama yang dimiliki para customer Ecocare dapat berkembang dengan baik.
PT. Indocare Pacific memiliki tiga divisi utama yaitu : Divisi Sales, Divisi Service dan Divisi Administrasi dan Umum. Divisi Sales berperan dalam penjualan jasa kepada para calon customer hingga mencapai kesepakatan kontrak kerjasama dengan customer. Divisi service berperan dalam hal instalasi unit dan service rutin sesuai dengan kontrak kerjasama dengan customer dan menjadi divisi yang paling penting karena divisi ini yang membawa nama Ecocare menyangkut dengan kepuasan customer. Divisi Administrasi dan Umum berperan dalam bidang keperluan administrasi perusahaan.
Dengan semakin banyaknya customer yang menggunakan jasa Ecocare, maka akan semakin beragam pula jenis customer yang dimiliki Ecocare dan akan semakin besar pula kemungkinan munculnya masalah internal yang berkaitan dengan customer.
Salah satu masalah yang sering terjadi adalah keterlambatan proses penagihan yang disebabkan oleh lambatnya proses pembuatan kontrak kerjasama dan laporan kontrak kerjasama mengenai jumlah unit yang harus dipasang, dilakukan perawatan serta ditagihkan. Kemudian tidak adanya reminder untuk kontrak yang akan habis masanya menjadi salah satu penyebab keterlambatan proses perpanjangan kontrak kerjasama.
Selain itu sering pula terjadi masalah perbedaan antara jumlah unit yang tertera pada kontrak kerjasama dengan jumlah unit yang dilakukan perawatan pada lokasi customer sehingga menyebabkan kesalahan jumlah nilai invoice yang harus dibayarkan karena
invoice dibuat berdasarkan kontrak kerjasama yang telah ditandatangani oleh kedua belah pihak dan laporan service unit yang diperoleh pada tiap akhir bulan berjalan. Perbedaan tersebut bisa disebabkan oleh beberapa faktor, salah satu contohnya adalah setelah customer menyetujui dan menandatangani kontrak kerjasama namun pada saat kontrak berjalan tiba-tiba pada pertengahan kontrak customer meminta untuk mencabut/remove beberapa unit karena dirasa sudah tidak perlu lagi. Jadi total unit yang terpasang sudah tidak sesuai dengan kontrak kerjasama lagi dan laporan pencabutan unit baru diterima setelah invoice dibuat karena penagihan yang dilakukan diawal dan penyampaian informasi yang belum baik sehingga sering menyebabkan terjadinya kesalahan jumlah tagihan pada invoice yang dikirimkan ke customer.
Masalah-masalah tersebut yang menjadi dasar untuk membuat sebuah sistem informasi yang terintegrasi yang dapat membantu menyelesaikan masalah tersebut serta dapat mempercepat alur proses kerja karyawan pada PT. Indocare Pacific.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka masalah yang akan diteliti dapat dirumuskan sebagai berikut :
1. Bagaimana cara agar proses pembuatan, pengelolaan, dan pelaporan data kontrak customer dapat dilakukan dengan lebih cepat dan mudah ?
2. Bagaimana cara agar divisi sales, service dan invoicing dapat langsung bertukar informasi mengenai jumlah unit yang dilakukan perawatan dengan lebih cepat dan akurat ?
3. Bagaimana cara karyawan pada divisi sales, service dan invoicing dapat bekerja dengan alur kerja yang lebih ringkas sehingga menghemat waktu dan pekerjaan karyawan ?
4. Bagaimana divisi sales dapat dengan mudah mengetahui daftar kontrak yang akan habis masa kerjasamanya ?
1.3 Pembatasan Masalah
Untuk mencegah terjadinya pelebaran pembahasan, maka dibuat pembatasan masalah sebagai berikut :
1. Sistem informasi yang dikembangkan dapat membuat dan mengelola data kontrak customer
2. Konfirmasi unit yang akan dilakukan perawatan hanya mengenai nama unit dan jumlahnya, tidak termasuk detail material yang digunakan
3. Pembuatan sistem reminder untuk kontrak yang akan habis masa kerjasamanya 4. Pembuatan sistem pencetakan invoice
1.4 Tujuan Penelitian
Ada pula tujuan dari penelitian ini, yaitu :
1. Untuk mempercepat dan mempermudah proses pembuatan, pengelolaan dan laporan data kontrak customer
2. Untuk mendapatkan informasi yang cepat dan akurat sehingga menghindari kesalahan penagihan invoice ketika ada perubahan unit yang dilakukan perawatan 3. Untuk mempersingkat alur kerja karyawan pada divisi sales, service dan invoicing
sehingga menghemat waktu dan kerja karyawan
4. Untuk mengetahui customer mana yang akan habis masa kontraknya maka akan dibuat sistem dengan reminder kontrak akan berakhir
5. Detail kontrak yang diinput oleh bagian sales akan disimpan kedalam sistem kemudian data tersebut akan digunakan oleh bagian service sebagai acuan untuk melakukan service. Setelah ada konfirmasi jumlah unit yang dilakukan perawatan maka data dari bagian service akan digunakan sebagai acuan penagihan invoice.
1.5 Metode Penelitian
1.5.1 Teknik Pengumpulan Data
Metode penelitian yang akan digunakan selama proses perancangan sistem informasi pengelolaan data kontrak customer pada PT. Indocare Pacific ini adalah sebagai berikut:
1. Observasi
Penelitian ini dilakukan dengan cara mengamati sistem yang sedang berjalan untuk menemukan kekurangan dan kelemahan yang ada sehingga dapat menentukan sistem seperti apa yang nantinya akan dibuat untuk mengatasi kekurangan dan kelemahan tersebutUntuk mendapatkan informasi yang cepat dan akurat sehingga menghindari kesalahan penagihan invoice ketika ada perubahan unit yang dilakukan perawatan
2. Wawancara
Penelitian ini dilakukan dengan mengajukan pertanyaan spesifik kepada pihak – pihak yang terkait didalam sistem untuk mendapatkan penjelasan tentang sistem yang sedang berjalan dan menentukan kebutuhan user untuk sistem yang nantinya akan dibuat.
1.5.2 Metode Pengembangan Sistem
Metode yang akan digunakan untuk mengembangkan sistem adalah dengan menggunakan metode Waterfall dengan tahapan – tahapan sebagai berikut :
1. Analisa Kebutuhan Perangkat Lunak
Tahap ini merupakan tahap dimana user menyatakan keinginannya tentang sistem seperti apa yang sebenarnya mereka butuhkan sehingga mempermudah pekerjaan mereka.
2. Desain
Tahap ini merupakan tahap merubah kebutuhan user yang telah didapat sebelumnya menjadi sebuah tampilan antar muka, struktur data, arsitektur perangkat lunak hingga logika sistem.
3. Pembuatan kode program
Pembuatan kode merupakan tahap merubah hasil dari tahap desain menjadi sebuah program komputer baik itu tampilan antar muka ataupun logika sistem.
4. Pengujian
Pengujian berfokus pada perangkat lunak dari segi logika dan fungsi sistem untuk memastikan bahwa perangkat lunak berjalan sesuai dengan kebutuhan user.
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan dibuat untuk memberikan gambaran secara umum mengenai isi dari skripsi ini. Berikut adalah gambaran umum dari setiap bab :
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini berisikan latar belakang dibuatnya program, pembatasan masalah serta tujuan dan juga manfaat dari program sistem informasi pengelolaan data kontrak customer pada PT.Indocare Pacific.
BAB II : LANDASAN TEORI
Bab ini berisikan tentang teori sistem informasi, teori kontrak kerjasama dan teori-teori lain yang berkaitan untuk mendukung proses penelitian dan pembuatan program.
BAB III : ANALISA DAN PERANCANGAN
Bab ini berisikan tentang pengolahan data primer yang telah didapatkan melalui wawancara sehingga menjadi data sekunder yang dapat dijadikan untuk menentukan kebutuhan sistem. Setelah mendapatkan kebutuhan sistem, maka selanjutnya masuk kedalam proses perancangan sistem berdasarkan kebutuhan sistem yang telah ditentukan.
BAB IV : IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN
Pada Bab ini, program yang telah selesai dibuat berdasarkan kebutuhan sistem akan diuji untuk melihat apakah masih terdapat bug yang menyebabkan program tidak berjalan sesuai dengan keinginan user.
BAB V : PENUTUP
Bab ini menyimpulkan hasil dari penelitian yang telah dilakukan dan juga saran dari pihak luar agar program ini berkembang mengikuti kebutuhan sistem yang ada.
