PERENCANAAN ALOKASI MATERIAL PADA PROYEK PEMBANGUNAN GEDUNG HOTEL TRI STAR MAKASSAR
MENGGUNAKAN MICROSOFT PROJECT
Hendra Witanto Wisal 1), M.Asad Abdurahman 2) M. Yahdiman S3)
Abstrak
Penjadwalan merupakan pengalokasian waktu yang tersedia untuk melaksanakan masing-masing pekerjaan dalam rangka menyelesaikan suatu proyek hingga tercapai hasil optimal dengan mempertimbangkan keterbatasan- keterbatasan yang ada. Penjadwalan menentukan kapan aktivitas itu dimulai, ditunda dan diselesaikan, sehingga pembiayaan dan pemakaian sumber daya dan material bisa disesuaikan waktunya menurut kebutuhan yang telah ditentukan. Penjadwalan dan pengalokasian material yang mencakup sejumlah tahapan analisa perhitungan dengan memperhatikan urutan pelaksanaan pekerjaan dan material yang di butuhkan. Microsoft Project adalah suatu program bantu yang dapat mempermudah dalam pengalokasian sumberdaya khususnya material. Pada proyek pembangunan hotel Tri Star Makassar dibahas tentang penjadwalan dan pengalokasian material yang mencakup sejumlah tahapan analisa perhitungan dengan memperhatikan urutan pelaksanaan pekerjaan dan material yang di butuhkan. Pada proyek ini pekerjaan dilakukan hanya berdasar pada schedule kurva ‘S’, agar lebih mendetail analisa dilakukan menggunakan Microsoft Project dengan memplot durasi perencanaan kurva ‘S’, terhadap item pekerjaan dilapangan sehingga diperoleh volume kebutuhan material yang di plot dalam schedule sehingga kita dapat merencanakan pengadaan material secara cepat dan tepat. waktu yg dibutuhkan untuk menyediakan kebutuhan material setiap item pekerjaan bisa didapat dengan memasukan volume pekerjaan pada item pekerjaan yg telah dihitung sebelumnya dengan waktu yg didapat pada tabel resorce usage. Tujuan penulisan ini adalah untuk menentukan jumlah kebutuhan material serta waktu penggunaan material di lokasi proyek. Sehingga diperoleh bahwa penggunaan Microsoft Project lebih efektif karena menunjukkan pelaksanaan item pekerjaan dari segi waktu (durasi) dan item pekerjaan. Pekerjaan yang mengalami konflik dapat terlihat secara langsung sehingga dapat dikontrol. Selain itu dapat pula lebih memudahkan dalam monitoring pelaksanaan pekerjaan.
Kata Kunci : Perencanaan, Microsoft Project, Material
PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang
Pembangunan gedung bertingkat tinggi memerlukan manajemen yang dapat merencanakan, melaksanakan, mengawasi dan menyelesaikan proyek dengan batasan sumber daya manusia maupun material dan finansial. Hal-hal yang membatasi tersebut antara lain: Spesifikasi kerja, penjadwalan waktu, biaya, tenaga kerja serta material secara terpadu dan efisien. Untuk menghindari berbagai kendala dan hambatan dalam proses pembangunan suatu proyek yang bisa saja muncul, diperlukan penjadwalan dan pengalokasian berbagai
1.2. Maksud dan Tujuan Penulisan 1.2.1 Maksud Penulisan
Maksud dari penulisan tugas akhir ini adalah memberikan program dan data yang secara cepat dan akurat kepada pihak yang terkait dalam proyek ini sebagai acuan untuk pelaksanaan proyek khususnya dalam hal perencanaan dan pengontrolan kebutuhan dan pengadaan material agar dapat mengambil langkah yang cepat dan tepat jika menemui permasalahan manajemen material di proyek pembangunan hotel Tri Star Makassar. Ataupun pihak lain yang ingin menjadikan tugas akhir ini sebagai referensi dalam perencanaan material pada sebuah proyek.
1.2.2 Tujuan Penulisan
1),2) Dosen Teknik Sipil Fakultas Teknik, Universitas Hasanuddin, INDONESIA 90245 Adapun tujuan dari penulisan tugas akhir ini
adalah:
a. Untuk mengetahui berapa besar volume material yang dibutuhkan tiap minggu pada proyek pembangunan Hotel Tri Star Makassar.
b. Merencanakan pengadaan material di lokasi proyek pembangunan gedung hotel Tri Star Makassar.
1.3. Rumusan Masalah, dan Batasan Masalah 1.3.1. Rumusan Masalah
a. Berapa volume material bangunan tiap minggu yang di butuhkan pada pekerjaan konstruksi gedung?
b. Berapa volume dan kapan material yang harus disediakan agar tidak terjadi keterlambatan konstruksi akibat tidak tersedianya material?
1.3.2. Batasan Masalah
Agar pembahasan yang diuraikan dalam penulisan ini lebih terperinci dan sistematis, maka kami memberikan batasan masalah :
a. Dari proyek pembangunan gedung Hotel Tri Star Makassar yang dibahas adalah kebutuhan material proyek di lokasi proyek saja dengan menganggap semua material telah siap untuk dipasok ke lokasi proyek.
b. Perencanaan dan alokasi material hanya dalam hubungannya dengan waktu dan tidak dengan besarnya biaya dan peralatan.
c. Pembahasan hanya pada aspek perencanaan.
d. Dari proyek pembangunan gedung Hotel Tri Star Makassar yang dibahas adalah pekerjaan Fondasi, Struktur, Arsitektur, Fixture, Furnishing & Equipment.
1.4 Metode dan Sistematika Penulisan 1.4.1 Metode Penulisan
Metode penulisan ini adalah perencanaan alternatif terhadap obyek tertentu yang mana dalam penulisan didasarkan atas data yang diperoleh dari instansi terkait, dan Penelitian Kepustakaan (Library Research), yakni pengumpulan data dengan jalan membaca buku- buku berupa karangan ilmiah dan bahan kuliah yang berhubungan dengan penulisan tugas akhir ini, baik yang dilaksanakan di perpustakaan maupun di tempat lain dengan menggunakan teknik kutipan langsung maupun tidak langsung.
Gambaran Umum Proyek Dan Metodologi Penulisan
3.1 Deskripsi Umum Objek Penelitian
Proyek Pembangunan Hotek Tri Star Mandiri terletak di jalan pelita raya VIII Makassar dengan luas lahan 1558,5 m2 dengan keadaan topografi tanah datar. Lokasi pekerjaannya terletak di Tengah Kota Makassar dan dapat ditempuh dengan menggunakan kendaraan roda empat dan roda dua.
Lokasi lahan untuk proyek dapat dilihat pada gambar berikut yang masing-masing sisi berbatasan dengan:
a. Sebelah Barat berbatasan dengan Ruko dan rumah penduduk
b. Sebelah Timur berbatasan dengan Jalan Pelita VIII
c. Sebelah Utara berbatasan dengan Jalan Pelita Raya
d. Sebelah Selatan berbatasan dengan rumah Penduduk
3.2 Metodologi Penulisan 3.2.1 Diagram Alir
Dalam mencapai tujuan penulisan, secara garis besar metodologi yang dilakukan, digambarkan pada diagram alir di bawah ini
3.2.2 Studi Literatur
Studi literatur merupakan tahapan pengumpulan literatur yang berhubungan dengan tugas akhir yang akan disusun.
Literatur ini dapat berupa buku-buku, jurnal, atau bahan mata kuliah yang memiliki
Gambar 3.2 Diagram Alir Penelitian
hubungan dengan cara perhitungan volume material. Pembahasan literatur inilah yang akan dijadikan ilmu dasar dalam penulisan berikutnya.
3.2.3 Pengumpulan Data
Pengumpulan data dimaksudkan untuk memperoleh bahan mentah yang akan dipergunakan dalam penulisan. Data yang dikumpulkan terbagi atas data yang dimaksud berupa observasi langsung mengenai hal-hal yang mempengaruhi penjadwalan dan pengalokasian alat berat seperti waktu, jarak dan kondisi medan pekerjaan. Selain data observasi langsung di lapangan, diperoleh juga data berupa RAB, gambaran umum proyek, serta data-data lain yang diperoleh
Studi Pendahuluan:
- Latar Belakang Masalah - Maksud dan Tujuan Penelitian - Pokok Bahasan Batasan Masalah - Metodologi Penjadwalan -
Studi Literatur:
Mengumpulkan teori dan referensi dari buku atau literatur
lain yang mendukung penjadwalan
Pengumpulan Data:
- Data observasi langsung di lapangan, RAB dan Kurva S, Analisa satuan.
Analisa Data:
Pengolahan data disajikan dalam bentuk matematis, grafik dan tabel
FINISH Start
Kesimpulan
1),2) Dosen Teknik Sipil Fakultas Teknik, Universitas Hasanuddin, INDONESIA 90245
melalui wawancara langsung dengan berbagai
pihak di lapangan. Data lain yang dimaksud adalah berupa data hasil pencarian di internet yaitu mengenai penjadwalan dan alokasi material dan lain sebagainya.
3.2.4 Analisa Data
Analisa data merupakan bentuk pengolahan data yang telah diperoleh dari hasil pengumpulan data, yang kemudian disajikan dalam bentuk tabel, dan matematis.
Pengolahan data tersebutpun disesuaikan dengan studi literatur serta maksud dan tujuan penulisan, agar kiranya tidak keluar dari batasan masalah yang telah dibuat.
Analisa data berupa analisa kebutuhan alat dan waktu pelaksanaan, pengalokasian dan penjadwalan material dengan menggunakan Software Microsoft Project
Setelah dilakukan analisa, diharapkan dapat diperoleh pengalokasian dan penjadwalan material yang lebih optimal dan efektif sesuai dengan kebutuhan proyek.
Sehingga dapat memaksimalkan pelaksanaan pekerjaan pada proyek.
3.2.5 Kesimpulan Hasil Analisa
Setelah melakukan analisa terhadap data proyek yang diperoleh, maka dapat ditarik kesimpulan dari hasil analisa tersebut.
Tahapan ini memberikan sinkronisasi antara tujuan penulisan dan batasan masalah dengan hasil analisa yang dilakukan.
PERENCANAAN MATERIAL MENGGUNAKAN MICROSOFT PROJECT
Untuk perhitungan kebutuhan material tiap pekerjaan menggunakan rumus berikut :
Volume material = Volume pekerjaan x koefisien satuan pekerjaan
Contoh perhitungan kebutuhan material pada pekerjaan pasangan bata merah ½ batu camp. 1:4
Volume Pekerjaan : 350 M2 Koefisien satuan pekerjaan :
1 M2 Pas Batu Bata Tebal 1/2 Bata, 1 Pc : 4 Ps
Batu Bata :70,000 Bh
Semen Portland:11,500 Kg Pasir Pasangan: 0,043 M3 Batu Bata :70 bh x 350 = 24500 buah Semen Portland:11,5 kg x 350 = 4025 kg Pasir Pasang :0,043 m3 x 350 = 15,05 m3 Jadi jumlah material yang dibutuhkan untuk membuat pasangan batu bata tebal ½ bata 1:4 adalah :
Batu bata : 24500 buah Semen Portland : 4025 kg Pasir Pasang : 15,05 M3
4.1 Penjadwalan kebutuhan material di Microsoft Project
Dalam proyek pembangunan gedung hotel ini, time schedule yang digunakanan adalah kurva S perencanaan yang bersumber dari kontraktor
proyek ini dengan masa pelaksanaan 228 hari kalender. Penulis tinggal membuat schedule ulang di Microsoft Project dengan menyesuaikan durasi pelaksanaan pada Kurva S Perencanaan.
Microsoft Project tidak memiliki fasilitas untuk analisa satuan pekerjaan sehingga kita harus menghitungnya secara manual menggunakan Microsoft Excel atau Kalkulator lalu memasukkan hasilnya pada tabel kebutuhan material tiap pekerjaan pada Microsoft Project.
Uraian pekerjaan yang di input akan berbentuk Work Breakdown Structure (WBS). Namun dapat ditampilkan ke bentuk lainnya seperti Networks Diagram, kalender, dll. Setelah memasukkan uraian pekerjaan, lalu menentukan durasi pekerjaan, setelah itu menentukan Predecessor atau hubungan keterkaitan antar pekerjaan.
Setelah selesai, barulah kita meng-input jenis material dan banyaknya yang digunakan tiap item pekerjaan.
Setelah keseluruhan data yang dibutuhkan diinput ke Microsoft Project, maka secara langsung kita dapat memperoleh hasil yang diinginkan. Misalnya kebutuhan material per minggu dapat langsung kita peroleh dengan klik perintah Resource Usage.
4.1 Tracking Material Menggunakan MS
4.3.1. Kondisi Material saat pekerjaan selesai Pada kondisi pekerjaan ini belum terselesaikan (Percent Complete 0%), tampilan Gantt Chart dan Resources usage sebagai berikut
Gambar 4.8 Gantt Chart Pada kondisi Site Works 0% Complete
Gambar 4.9 Resource Sheet kondisi Site Works 0% Complete
Pada gambar, terlihat pada material Semen Portland total kebutuhan sebanyak 499.466.36 Kg, Actual work 0Kg, dan Remaining Work 499.466.36 Kg.Sekarang kita lakukan update pada proyek ini pada pekerjaan Site Works selesai 100%. Caranya dengan mengisi 100% pada Percent Complete di kotak dialog Summary Task Information Site Works.
1),2) Dosen Teknik Sipil Fakultas Teknik, Universitas Hasanuddin, INDONESIA 90245 Gambar 4.10 Summary Task Site Works
Gambar 4.11 Gantt Chart Pada kondisi Site Works 100% Complete Pada gambar terlihat tanda centang yang menandakan pekerjaan tersebut selesai dan pada gantt chart terdapat garis hitam pada bar yang juga menandakan bahwa pekerjaan tersebut telah selesai. Dan pada Resources Sheet sebagai berikut
Gambar 4.12 Resource Sheet kondisi Site Works 100% Complete Sekarang kita melihat penggunaan Semen Portland kondisi pekerjaan Site works selesai 100% adalah 24.418,24 Kg dan sisa Semen Portland yang dibutuhkan adalah 475.048,12 Kg.
Gambar 4.13 Resource Usage kondisi Site Works 100% Complete
Terlihat pada tanggal 19-okt-2011 telah digunakan 16.586,7 Kg semen Portland. Ini berarti seluruh kebutuhan semen Portland pada tanggal tersebut telah digunakan.
4.3.4 Kontrol Material jika terjadi Perubahan Volume Material
Dalam melaksanakan pekerjaan di lapangan, tidak jarang kita menemui terjadinya selisih antara volume material yang direncanakan dengan yang digunakan pada pelaksanaan. Untuk mengontrol perubahan material tersebut, dengan Microsoft Project dapat kita lihat dengan cara sebagai berikut.
Misalkan kita ambil pada pekerjaan dinding batu bata pada lantai 1. Daftar kebutuhan materialnya adalah
Gambar 4.14 Kebutuhan Material Pas. Bata merah ½ bata sebelum diubah Pada Resources sheet
Gambar 4.15 Resource Sheet sebelum perubahan volume material
Gambar 4.16 Resource Usage sebelum perubahan volume material
Kita ubah kebutuhan material batu bata dari 24.500 bh menjadi 30.000bh, semen Portland dari 4.025 Kg menjadi 4.500 Kg, dan pasir
pasang/kali dari 15,05 m3 menjadi 20 m3.
Gambar 4.17 Kebutuhan Material Pas.
Bata merah ½ bata setelah diubah Tampilan perubahan pada Resources sheet
Gambar 4.18 Resource Sheet setelah perubahan volume material
Tampilan perubahan pada Resources usage
Gambar 4.19 Resource usage setelah perubahan volume material
Pada gambar 4.18 dan 4.19 Akan terlihat bahwa terjadi penambahan jumlah kebutuhan material sesuai dengan penambahan material pada pekerjaan dinding batu bata tersebut.
4.3.5 Kontrol Keterlambatan Pekerjaan Permasalahan yang mungkin terjadi di lapangan sangat banyak dan hal itu dapat mengakibatkan terjadinya keterlambatan pekerjaan. Hal ini tentunya akan mengakibatkan terganggunya pekerjaan lainnya. Untuk mengantisipasi hal ini secara cepat, Microsoft Project dapat menampilkan akibat dari perubahan- perubahan yang terjadi. Misalnya pekerjaan bor pile yang normalnya 12 hari, karena sesuatu hal maka durasi pekerjaan meningkat menjadi 20 hari.
Tampilan yang ada pada Microsoft Project adalah sebagai berikut
Gambar 4.21 Task Usage Kondisi Rencana
Pada gambar di bawah ini, pekerjaan bor pile yang rencananya 12 hari karena sesuatu hal durasinya bertambar menjadi 20 hari.
1),2) Dosen Teknik Sipil Fakultas Teknik, Universitas Hasanuddin, INDONESIA 90245 Gambar 4.22 Task Usage Pekerjaan Borpile 20
hari
Tabel 4.6 Rekapitulasi Kondisi Rencana dan
Kondisi Keterlambatan Pekerjaan Bor Pile 4.3.5 Kontrol akibat keterlambatan pengadaan material
Keterlambatan pengadaan material adalah hal yang mungkin terjadi saat pekerjaan proyek di lapangan. Dengan terlambatnya pengadaan material tersebut, akan mempengaruhi durasi pekerjaan yang membutuhkan material tersebut.
Pada kasus ini, terjadi keterlambatan pengadaan Besi D16 untuk pekerjaan Poer P1 selama 5 hari.
Gambar 4.25. Gantt Chart Kondisi Rencana
Gambar 4.26 Resource Usage Kondisi Rencana
Gambar 4.27 Resource usage saat terjadi keterlambatan material
Gambar 4.28 Gantt Chart saat terjadi keterlambatan material
Tabel 4.6 Tabel Rekapitulasi Kondisi Rencana dan Kondisi Keterlambatan
Task
Rencana Besi D16 Terlambat 5 hari
Resource Usage Rencana
Resource Usage Besi D16 terlambat 5
Hari Dura
si Start
Fini sh
Dura si
Start Fini
sh 3/ok
t 10/
okt 3/ok
t 10/o
kt
Poer P1
3 hari
4/ok t/11
7/ok t/11
8 Hari
4/0k t/11
13/o kt/1 1
415 6,38
kg
- 0 kg 4156
,38 kg
Hotel tri Star
228 Hari
19 /sept / 2011
15/j un/
2012 233 Hari
19/s ept/
201 1
21/j un/
2012
4.1 Perencanaan Pengadaan Material
Task
Rencana Pek. Borpile Terlambat 8 hari Durasi Start Finish Durasi Start Finish
Bor Pile 12 hari 21/sept/
11
5/okt/1 1
20 Hari 21/Sept
/ 11
14/okt/
11
Hotel tri Star
228 Hari
19 /sept/
2011
15/jun/
2012 236 Hari
19/sept/
2011
25/jun/
2012
Q
Material Pekerjaan A
4.4.1 Menentukan Kebutuhan Material
Menentukan secara tepat kapan suatu pekerjaan harus selesai atau material harus tersedia untuk memenuhi permintaan atas produk akhir yang sudah direncanakan dalam jadwal induk produksi. Kebutuhan material minimum yang harus tersedia di lokasi proyek adalah sebesar yang tertera pada tabel 4.3.
Karena jika material yang tersedia di lokasi proyek lebih kecil, maka akan menghambat pekerjaan proyek sesuai jadwal yang ditentukan.
4.4.2 Lead Time Stock Material
Penentuan lead time untuk setiap material adalah 1 minggu material sudah ada di lokasi proyek sebelum material tersebut digunakan kecuali material yang sifatnya harus segera pakai misalnya Ready Mix.
Adanya lead time ini dimaksudkan untuk mengantisipasi tidak tersedianya material pada hari di mana akan diguanakannya material tersebut.
Adanya lead time juga dapat digunakan untuk pengontrolan material. Penentuan
mengakibatkan penggunaan anggaran yang seharusnya dapat dialokasikan untuk kebutuhan lainnya, dan resiko kerusakan material karena terlalu lama di gudang.
Kapasitas penyimpanan material pada proyek ini cukup besar. Adanya bangunan eksisting, Tanah Kosong, dan Lantai Bawah Gedung proyek ini digunakan sebagai tempat penyimpanan material yang membuat kita tidak memperhitungkan kapasitas Gudang karena tempat yang cukup luas.
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan
Berdasarkan hasil Penjadwalan Dan alokasi Material yang dilakukan pada proyek pembangunan jalan tersebut, maka diperoleh kesimpulan sebagai berikut :
1. Dengan perencanaan menggunakan program Microsoft Project dapat langsung diperoleh berapa banyak volume alokasi material untuk setiap pekerjaan. Rincian alokasi dapat dilihat pada tabel 4.5.
2. Jika terjadi perubahan volume pekerjaan ataupun keterlambatan material, maka hasilnya akan langsung terlihat pada Resource Sheet, Resource Graph, Resource Usage, Network dan Diagram,.
1),2) Dosen Teknik Sipil Fakultas Teknik, Universitas Hasanuddin, INDONESIA 90245 Jadi kita dapat dengan mudah melakukan kontrol
material jika menggunakan Microsoft Project.
3. Volume minimal material yang harus disediakan tiap Minggu adalah sebesar Volume yang dibutuhkan tiap minggu, dan harus sudah ada di lokasi setidaknya satu Minggu sebelum pekerjaan.
4. Dengan terpenuhinya ketersediaan volume minimal material tiap Minggu sesuai tabel 4.5, maka berdasarkan perencanaan, tidak akan terjadi keterlambatan pekerjaan proyek akibat kekurangan persediaan material.
5.2. Saran
Untuk penjadwalan proyek yang besar sebaiknya menggunakan program bantu seperti Microsoft Project karena akan mempermudah perencanaan dan pengontrolan sumber daya terkhusus pada sumber daya material.
DAFTAR PUSTAKA
Wulfram I. Ervianto, 2005, Manajemen Proyek Konstruksi, Edisi Revisi, Yogyakarta : Andi
Heryanto Imam, Triwibowo Totok, 2009, Manajemen Proyek Berbasis Teknologi Informasi, Bandung : Informatika.
Putri Lynna A. Luthan, Syafriandi, Aplikasi Microsoft Project, Yogyakarta : Andi
Nazir, Moh Ph.D, 1999, Metode Penelitian, Jakarta : Ghalia
Soeharto, Imam, Ir. 1997, Manajemen Proyek, Jakarta : Erlangga
Husen, Abrar, Manajemen Proyek, Yogyakarta : Andi
Johannes Kho, Penjadwalan Proyek Dengan Durasi Acak, Universitas Sumatera Utara
