PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT III ANGKATAN XI

1

PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL

DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT III ANGKATAN XI

PEMBAYARAN PENERIMAAN NEGARA BUKAN PAJAK DENGAN SISTEM AUTODEBET DALAM MENUNJANG KETEPATAN MASA KARANTINA IMPOR DI BALAI KARANTINA IKAN PENGENDALIAN MUTU DAN KEAMANAN HASIL

PERIKANAN KELAS I SURABAYA II

Oleh :

SUHARYANTO, A.Pi, MM NIP.19651001 199003 1 002

KEMENTERIAN KELAUTAN DAN PERIKANAN

BADAN RISET DAN PENGEMBANGAN SUMBERDAYA MANUSIA KELAUTAN DAN PERIKANAN

BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN APARATUR SUKAMANDI

2017

2

LEMBAR PERSETUJUAN UNTUK DISEMINARKAN

Judul :

Pembayaran Penerimaan Negara Bukan Pajak Dengan Sistem Autodebet Dalam Menunjang Ketepatan Masa Karantina Impor Di Balai Karantina Ikan Pengendalian Mutu Dan Keamanan Hasil Perikanan Kelas I Surabaya II

Sukamandi, 17 Mei 2017

Mengetahui Coach,

EDY SUTANTO, A.Pi., M.Pd.

NIP. 19630303 198603 1 005

Pimpinan Proyek,

SUHARYANTO, A.Pi, MM NIP. 19651001 199003 1 002

3

LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL

Judul :

Pembayaran Penerimaan Negara Bukan Pajak Dengan Sistem Autodebet Dalam Menunjang Ketepatan Masa Karantina Impor Di Balai Karantina Ikan Pengendalian Mutu Dan Keamanan Hasil Perikanan Kelas I Surabaya II

Telah diseminarkan di Sukamandi pada hari :

Rabu, 17 Mei 2017

Project Leader,

Suharyanto, A.Pi, MM NIP. 19651001 199003 1 002

Coach, Narasumber/Penguji Mentor,

Edy Sutanto, A.Pi, MPd NIP.19630303198603 1001

Drs. Munasor, MM NIP.19541219 197702 1 001

Septiama, A.Pi, MM NIP.19610929 198603 1 004

4 PRAKATA

Puji dan Syukur kami panjatkan kepada Allah SWT karena atas karunia-Nya, penulis dapat menyelesaikan Laporan Proyek Perubahan Instansional yang merupakan salah satu tahapan Diklat Kepemimpinan Tingkat III dengan metode baru. Proyek Perubahan ini mengambil tema “Pembayaran Penerimaan Negara Bukan Pajak dengan Sistem Autodebet dalam Menunjang Ketepatan Masa Karantina Impor di Balai Karantina Ikan Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Kelas I Surabaya II” sesuai dengan area perubahan yang dipilih penulis dengan memperhatikan urgensi, tugas dan fungsi Balai Karantina Ikan Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Kelas I Surabaya II.

Proyek Perubahan ini merupakan pelaksanaan Breaktrough II: Leadership Laboratory selama 60 hari .

Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan proyek perubahan instansional ini, yaitu:

1. Bapak Septiama, A.Pi,MM, selaku mentor atas arahan dan bimbingannya,

2. Kepala BDA Sukamandi beserta jajarannya, yang telah memberikan fasilitas prima selama mengikuti diklat,

3. Bapak Edy Sutanto, selaku coach atas arahan dan bimbingannya,

4. Seluruh Widyaiswara dan narasumber yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan

5. Panitia penyelenggara dan seluruh pihak yang telah membantu pelaksanaan Diklatpim III Angkatan XI.

6. Teman-teman seperjuangan peserta Diklatpim III Angkatan XI atas kekompakannya dan kebersamaan selama ini,

5

7. Rekan kerja lingkup Balai Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan dan Balai KIPM Kelas I Surabaya II, atas dukungan dan kerjasama tim yang solid,

8. Semua pihak yang tidak bisa penulis sebutkan yang telah memberikan dukungan baik materi maupun spiritual.

Penulis menyadari bahwa laporan proyek perubahan ini masih belum sempurna, sehingga kritik dan saran yang membangun kami nantikan. Penulis mengharapkan semoga laporan ini dapat memberikan manfaat bagi yang membaca. Semoga Allah senantiasa melimpahkan Rahmat-Nya.

Sukamandi, Mei 2017

Penulis

6 DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ……….. i

LEMBAR PERSETUJUAN ………... ii

LEMBAR PENGESAHAN ……….. iii

PRAKATA ……….………...……….…………... iv

DAFTAR ISI ………...……….... vi

DAFTAR TABEL ………...……..…...……… vii

DAFTAR GAMBAR ………...…………...…………. viii

DAFTAR LAMPIRAN ………...………. ix

BAB I PENDAHULUAN ………...……… 1

A Latar Belakang ………... 1

B Area Proyek Perubahan ………... 3

C Tujuan ... 3

D Manfaat ... 3

E Ruang Lingkup ………... 4

F Kriteria Keberhasilan ………... 4

BAB II DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN ………... 6

A Roadmap/Milestone Proyek Perubahan ………. 6

B Stakehoder Proyek Perubahan ………... 7

C Strategi Komunikasi ………...…. 10

BAB III PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN ……….... 13

A Capaian Proyek Perubahan ………... 13

B Kendala: Internal dan Eksternal ………... 19

C Strategi Mengatasi Kendala ………... 19

BAB IV PENUTUP ………...…..………. 22

A KESIMPULAN ………...…..…… 22

B REKOMENDASI ………...…..… 22

DAFTAR PUSTAKA ………...…..……… 23

7

DAFTAR TABEL

Halaman Tabel 1. Tahapan (Milestone) Proyek Perubahan ... 6 Tabel 2. Diskripsi Peranan, Dukungan, Pengaruh dan Hubungan

Kerja antara Stakeholders ...

8

Tabel 3. Data Keterlambatan Pembayaran PNBP Tahun 2016…… 16 Tabel 4. Data Perbandingan Sebelum dan Sesudah

Pemberlakukan Pembayaran PNBP dengan system

autodebet ………... 17 Tabel 5. Potensi, Kendala dan Strategi penyelesaiannya…... 19

8

DAFTAR GAMBAR

Halaman Gambar 1. Kuadran pengaruh dan ketertarikan Stakeholders 9 Gambar 2. Sistem aplikasi yang sudah terinstal di komputer 14

9

DAFTAR LAMPIRAN

Hal Lampiran 1 Kegiatan Peserta Diklat pada Tahap Laboratorium

Kepemimpiman…...……… 24

Lampiran 2 Milestone 1. Daftar hadir, Notulensi, SK Kepala Balai KIPM Kelas I Surabaya II Tentang Penunjukan Tim Proyek Perubahan …………. ……….. 25 Lampiran 3 Milestone 2. Surat dukungan dari BRI, Foto Koordinasi

dengan Manajemen BRI …………..……… 26 Lampiran 4 Milestone 3. Undangan, Pernyataan dukungan daeri

importir, Daftar hadir sosialisasi, Notulensi acara sosialisasi, Foto Kegiatan ……… 27 Lampiran 5 Milestone 4. Sistem yang telah terinstal di computer

Bendahara Penerima ………... 28 Lampiran 6 Milestone 5. Sertifikat Pelatihan………..…… 29 Lampiran 7 Milestone 6. Daftar importir yang sudah teregistrasi,

Surat Kuasa ……….. 30

Lampiran 8 Milestone 7. Pernyataan system sudah dapat dipergunakan, Rekapitulasi perusahaan yang melakukan transaksi, Daftar transaksi harian

……….………. 31

Lampiran 9 Milestone 8. Hasil Evaluasi Pelaksanaan uji coba transaksi menggunakan system autodebet………... 32 Lampiran 10 Milestone 9. Surat pemberitahuan pemberlakuan

pembayaran PNBP impor menggunakan cara autodebet, Rekapitulasi transaksi dalam penerapan autodebet, Data transaksi harian dalam penerapan autodebet ………... …………..………. 33 Lampiran 11 Milestone 10. Laporan penerapan system autodebet,

Dokumen hasil monitoring ………. 34

10

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Balai Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Kelas I Surabaya II/Balai KIPM Kelas I Surabaya II adalah unit pelaksana teknis dibawah dan bertanggung jawab langsung kepada kepala Badan Karantina Ikan, Pengendalian mutu dan Keamanan Hasil Perikanan/Kepala BKIPM (Permen KP Nomor: 25/MEN/2011).

Salah satu fungsi strategis yang diemban Balai KIPM Kelas I Surabaya II adalah mensertifikasi atau memberi jaminan mutu dan keamanan produk perikanan baik yang akan di ekspor ke luar Negeri maupun yang di impor ke dalam Negeri.

Jaminan mutu dan keamanan produk perikanan sangat diperlukan dalam rangka persaingan pasar global disamping tuntutan konsumen produk perikanan yang semakin tinggi terkait mutu dan keamanan.

Jaminan mutu dan keamanan produk perikanan juga sangat diperlukan bagi produk perikanan impor karena konsumen dalam Negeri juga butuh kepastian jaminan mutu dan keamanan produk perikanan yang akan dikonsumsinya, sehingga produk perikanan yang dikonsumsi benar-benar bermanfaat bagi kesehatan tidak malah sebaliknya membahayakan kesehatan bagi yang mengkonsumsi ikan atau produk perikanan yang di impor dari luar Negeri.

Seiring dengan meningkatnya konsumsi preoduk perikanan untuk konsumsi rumah tangga maupun konsumsi warga asing yang tinggal di Indonesia yang belum bisa dipenuhi oleh produksi budidaya maupun hasil tangkapan dalam Negeri maka memicu terjadinya kegiatan impor produk perikanan yang sangat tinggi.

Dalam memberi pelayanan impor kepada pengguna jasa sering terjadi masalah ketidak tepatan waktu lamanya masa karantina ikan impor yang juga

11

merupakan janji layanan yaitu seharusnya 3 hari menjadi 4 sampai dengan 10 hari lebih, hal ini disebabkan karena pihak importir yang terlambat dalam membayar tagihan PNBPnya dengan berbagai macam alasan, misalnya:

 Lupa

 Ada keperluan keluarga yang mendadak

 Tarif over time yang sangat murah

 Barang impor belum dibutuhkan di Pabrik

Sedangkan tanggung jawab petugas karantina sudah dilaksanakan semua, seperti pengambilan sample, pemeriksaan laboratorium, penerbitan laporan hasil uji dll, karena wajib setor PNBP belum menyetor kewajibannya maka petugas tidak dapat menerbitkan surat pelepasan (KI-D12) sebagai bukti berakhirnya masa karantina, sehingga terjadilah lebihnya masa janji layanan dan masa karantina.

Untuk mengatasi permasalahan tersebut maka dilakukan inovasi perubahan dalam transaksi pembayaran PNBP secara otomatis yang tidak perlu banyak keterlibatan campur tangan manusia dalam transaksi pembayaran.

Setelah dilakukan penjajagan dengan pihak bank BRI maka didapatkan inovasi transaksi pembayaran PNBP dengan system autodebet sehingga wajib setor PNBP tidak harus datang ke kantor dengan membawa uang tunai, akan tetapi hanya mencukupi saldo rekening banknya sejumlah tagihan PNBP nya.

Dengan menggunakan system ini diharapkan akan memberi kemudahan dari dua pihak, baik pihak pengguna jasa maupun dari pihak petugas karantina ikan, kemudahan dari pihak pengguna jasa adalah:

 Tidak membawa uang tunai

 Tidak harus datang ke kantor karantina ikan

 Dapat tepat waktu

Sedang kemudahan yang didapat oleh petugas karantina adalah:

 Tidak menerima uang tunai

 Terhindar korupsi dan kelebihan bayar

 Tidak membawa uang tunai untuk setor ke bank persepsi

12

 Masa janji layanan dan masa karantina impor dapat tepat waktu;

B. Area Proyek Perubahan

Berdasarkan hasil pengamatan langsung terdapat area organisasi yang bermasalah dalam fungsi Pelaksanaan perkarantinaan ikan yang terdapat pada fungsi Pelaksanaan sertifikasi kesehatan ikan, mutu, dan keamanan hasil perikanan yaitu:

1. Dalam menjalankan tugas pengawalan produk impor masih terkendala tidak imbangnya antara jumlah petugas dan frekuensi impor, sehingga tidak semua produk impor dapat dilakukan pengawalan sesuai dengan SOP

2. Dalam pelaksanaan pengawasan kegiatan oper stuffing dari container domestic kekontainer ekspor di UPI pemilik sangat sulit dilakukan, sehingga kemungkinan kontainer ekspor akan diisi produk lain sangat besar.

3. Masa karantina produk impor melebihi waktu masa karantina dikarenakan tidak tepatnya waktu pembayaran PNBP oleh importir.

Berdasarkan hasil analisa dari permasalahan-permasalah dalam menjalankan fungsi Pelaksanaan sertifikasi kesehatan ikan, mutu, dan keamanan hasil perikanan, yaitu: Masa karantina produk impor melebihi waktu yang ditetapkan, berdasarkan pengamatan langsung keterlambatan terjadi antara 1 sampai 7 hari, kondisi yang diharapkan menjadi tepat waktu yaitu 3 (tiga) hari.

C. Tujuan

Proyek perubahan ini dilaksanakan dengan tujuan untuk menjamin ketepatan waktu pembayaran PNBP oleh importir, sehingga proses masa karantina ikan impor dan janji layanan dapat tepat waktu.

D. Manfaat

Manfaat dari Pembayaran Penerimaan Negara Bukan Pajak dengan Sistem Autodebet adalah:

1. Tidak ada pembayaran secara tunai, sehingga dapat mengurangi risiko membawa uang tunai saat menyetor dan menerima pembayaran PNBP baik bagi wajib setor maupun bagi Bendahara penerima.

13

2. Memudahkan transaksi pembayaran PNBP, karena wajib setor bisa menyetorkan kewajiban setor PNBP nya dari mana saja, misalnya dari: ATM, dari BRI Mobil, Internet Banking dll

3. Tidak ada pertemuan antara wajib setor PNBP dengan Bendahara penerima, sehingga memperkecil kemungkinan terjadinya transaksi non resmi.

4. Tidak memungkinkan terjadinya kelebihan bayar PNBP, berupa uang kembalian yang tidak diambil atau uang yang sengaja dilebihkan oleh wajib setor,

5. Menjamin ketepatan waktu pembayaran PNBP, sehingga janji layanan dan masa karantina ikan impor yang 3 (tiga) hari dapat terpenuhi.

E. Ruang Lingkup

Kegiatan-kegiatan penting yang akan dilakukan dalam proyek perubahan sesuai dengan tujuan yang akan dicapai adalah:

1. Memberi penjelasan tentang rencana pembuatan system pembayaran menggunakan autodebet kepada pelaksana operasional

2. Melakukan koordinasi dengan pihak Bank BRI 3. Melakukan sosialisasi kepada importir

4. Pembangunan dan penanaman/penginstalan system (installing) 5. Pelatihan calon operator (Training)

6. Pembuatan rekning, pendaftaran dan penandatanganan surat kuasa (Regristration)

7. Melakukan uji coba system (Running test)

8. Melakukan evaluasi terhadap uji coba (Evaluation) 9. Penerapan Sistem (Running)

10. Melakukan monitoring pelaksanaan (Monitoring)

F. Kriteria Keberhasilan

Proyek perubahan ini dapat dikatakan berhasil mencapai tujuannya direncanakan pada minggu pertama bulan Mei 2017, apabila memenuhi kriteria sebagai berikut:

14

1. Seluruh importir produk perikanan wilayah Surabaya sudah memiliki rekening bank BRI.

2. Seluruh importir produk perikanan wilayah Surabaya sudah melakukan transaksi pembayaran PNBP menggunakan system Autodebet.

3. Bendahara penerimaan sudah tidak menerima pembayaran PNBP secara manual dan tunai.

4. Seluruh importir produk perikanan wilayah Surabaya tidak lagi melakukan transaksi pembayaran PNBP secara manual dan tunai.

5. Waktu janji layanan dan masa karantina ikan impor tepat 3 hari.

Dengan faktor-faktor kunci kebehasilan proyek perubahan adalah sebagaiberikut:

1. Adanya dukungan penuh dari seluruh stakeholders yang terlibat dalam pelaksanaan proyek perubahan.

2. Adanya komitmen yang kuat dari anggota team work untuk melaksanakan tugas secara bertanggung jawab dan tepat waktu.

3. Tersedianya sarana dan prasarana yang memadai.

15 BAB II

DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN

Proyek perubahan ini merupakan satu inovasi dalam transaksi pembayaran Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) non tunai secara autodebet yang dapat menjamin ketepatan waktu pembayaran saat jatuh tempo pembayaran PNBP oleh wajib setor PNBP, yang pada akhirnya masa janji layanan dan proses masa karantina dapat tepat waktu yaitu 3 hari.

Hal ini dapat terjadi karena pada hari ke empat operator dengan system CMS (Cash Manajement system) akan melakukan pemotongan secara otomatis terhadap rekening importir yang sebelumnya telah dilakukan pemblokiran rekeningnya sejumlah perhitungan PNBP oleh Bendahara Penerimaan. Dengan telah dipotongnya rekening wajib setor PNBP yang langsung masuk ke rekening kas Negara maka surat Pelepasan (KI-D12) dapat diterbitkan dan barang impor dapat dikeluarkan dari Intalasi Karantina Ikan untuk dilalulintasbebaskan atau diperjualbelikan di Wilayah Negara Republik Indonesia.

A. Roadmap/Milestone Proyek Perubahan

Tahapan (milestone) suatu proyek perubahan merupakan capaian yang sangat penting sehingga harus diperhatikan untuk menjamin terlaksananya proyek perubahan secara tepat waktu dan tepat sasaran. Milestone dalam proyek perubahan secsaera lengkap dapat dilihat pada tabel 1 dibawah ini.

Tabel 1. Tahapan (Milestone) Proyek Perubahan

No Kegiatan Waktu

1 Rapat memberi penjelasan tentang rencana pembuatan system pembayaran menggunakan autodebet kepada pelaksana operasional

Minggu III Februari 2017 2 Melakukan koordinasi dengan pihak Bank BRI, terkait dengan

system autodebet

Minggu III Februari 2017 3 Melakukan sosialisasi kepada importir terkait dengan system

autodebet.

Minggu III Februari 2017

16

4 Pembangunan dan penanaman/penginstalan system (installing)

Minggu I Maret 2017 5 Pelatihan calon operator (Training) Minggu II

Maret 2017 6 Pembuatan rekning, pendaftaran dan penandatanganan surat

kuasa (Regristration)

Minggu IV Maret 2017 7 Melakukan uji coba system (Running test) Minggu II dan III

Maret 2017 8 Melakukan evaluasi terhadap uji coba (Evaluation) Minggu IV

Maret 2017

9 Penerapan Sistem (Running) Minggu I

Mei 2017 10 Melakukan monitoring pelaksanaan (Monitoring) Minggu II Mei 2017

B. Stakehoder Proyek Perubahan 1. Jenis Stakeholders

Jenis stakeholders yang terlibat dalam proyek perubahan ini antara lain :

a. Stakeholders Utama, yaitu : orang atau kelompok yang memiliki pengaruh baik positif atau negative terhadap proyek perubahan, antara lain adalah:

 Kepala Badan Karantina Ikan, Pengendalian mutu dan Keamanan Hasil Perikanan

 Sekretaris Badan Karantina Ikan, Pengendalian mutu dan Keamanan Hasil Perikanan

b. Stakeholders Skunder, yaitu: orang atau kelompok yang tidak langsung mempengaruhi atau dipengaruhi oleh proyek perubahan, antara lain:

 Petugas Bea dan Cukai Pelabuhan Tanjung Perak

 Operator terminal Pelabuhan Tanjung Perak

 Perusahaan Pengurus Jassa Kepabeanan.

c. Stakeholders Primer, yaitu: orang atau kelompok yang langsung mempengaruhi atau dipengaruhi oleh proyek perubahan, antara lain:

 Kepala Balai

 Importir Produk Perikanan wilayah Surabaya

17

 Manajemen Bank BRI

 Kepala Seksi Pengawasan, Pengendalian dan Informasi,.

 Kepala seksi Tata Pelayanan,

 Kepala Sub Bagian Tata Usaha,

 Pejabat Fungsional,.

 Bendahara penerimaan,.

 Petugas Pelayanan operasional.

2. Peran Stakeholders

Secara lengkap mengenai peranan dan dukungan hubungan antara stakeholders dapat dilihat pada tabel 2 dibawah ini:

Tabel 2. Diskripsi Peranan, Dukungan, Pengaruh dan Hubungan Kerja antara Stakeholders

N o

Nama Stakeholder

s

Peranan Dukungan Pengaruh/

Hubungan Kerja 1 Kepala

BKIPM

Atasan langsung Motivasi, kebijakan

Kuat/kuat 2 Sekretaris

BKIPM

Mentor, Mengarahkan, supervisi, memeriksa, mengoreksi serta koordinasi dengan coach

Motivasi, wewenang personil

Kuat/Kuat

3 Kepala Pusat Karantina Ikan

Memberi arahan kebijakan Motivasi, arahan

Rendah/kuat

4 Kepala Pusat Pengendalia n Mutu

Memberi arahan kebijakan Motivasi, arahan

Rendah/kuat

5 Kepala Pusat SSK

Memberi arahan kebijakan Motivasi, arahan

Rendah/kuat

6 Ka. Seksi Wasdalin

Penyiapan hardware dan software

Instalasi dan pemeliharaan sistem

Kuat/Kuat

7 Ka. Seksi TP

Pelaksana operasional dan koordinasi dengan importir

Pembinaan importir

Kuat/Kuat 8 Ka. Subbag Penyediaan hardware dan Mengadakan Rendah/kuat

18

- Kepala BKIPM - Sekretaris BKIPM

- Kepala Pusat Karantina Ikan - Kepala Pusat Pengendalian Mutu - Kepala Pusat SSK

- Kepala Seksi Wasdalin - Kepala Seksi TP

- Kepala Subbag Tata Usaha - Bendahara Penerimaan - Petugas Pelayanan Operasional

- Kepala Balai

- Manajemen Bank BRI - Bendahara Penerimaan

Latens INFLUENT Promoter

INTEREST

Apathetics Defender

TU administrasi hardware dan

surat menyurat 9 Pejabat

Fungsional

Pelaksana tindakan karantina Hasil uji laboratorium

Rendah/kuat

10 Coach Pembimbing, Pengarah, Mengoreksi, monitoring dan koordinasi dengan project sponsor

Motivasi, arahan,

koreki dan bimbingan

Kuat/Rendah

11 Manajemen BRI

Penyedia system, Pelatihan operator

Motivasi, Koordinasi, Kerjasama

Kuat/Rendah

12 Bendahara Penerimaan

Penerima dan penyetor PNBP

Pelayanan baik

Rendah/Kuat

3. Analisa Pengaruh dan Kepentingan Stakeholders

Stakeholders yang telah teridentifikasi selanjutnya dikelompokkan berdasarkan kekuatan yang dimiliki dan ketertarikan terhadap proyek perubahan seperti pada gambar 1 dibawah ini.

Gambar 1. Kuadran pengaruh dan ketertarikan Stakeholders

19

Dari gambar kuadran tersebut diatas selanjutnya kita dapat menetapkan strategi mempengaruhi stakeholders untuk mendukung secara penuh proyek perubahan yang akan dilakukan.

1. Terhadap stakeholders dengan katagori Promoters akan dilakukan langkah pemantapan terhadap pemahanan bersama berkaitan dengan substansi proyek perubahan, memberi kemudahan mengakses informasi yang diperlukan, memberikan kesempatan meningkatkan kemampuan teknis yang diperlukan, melibatkan dalam pengambilan keputusan, merespon masukan yang dapat memaksimalkan capaian hasil proyek perubahan, melibatkannya dalam keseluruhan proses proyek perubahan untuk mencari hasil yang terbaik dalam bentuk diskusi dan konsultasi.

2. Terhadap stakeholders dengan katagori Latens diperlukan pendekatan informal melalui dialog terkait dengan pentingnya proyek perubahan ini guna menunjang eksistensi BKIPM. Meyakinkan bahwa proyek perubahan ini penting untuk kebaikan yang lebih besar, menunjukkan efek positif yang diperoleh dari proyek perubahan ini apabila berhasil dijalankan, serta memberikan informasi yang perlu diketahui oleh mereka.

3. Terhadap stakeholders dengan katagori Defenders yang akan dilakukan dewnan memberikan pengertian tentang maksud dan tujuan proyek perubahan guna kepentingan bersama, memberikan motivasi dan penghargaan, serta menunjukkan bahwa kesuksesan proyek perubahan ini tidak akan berhasil tanpa peran aktif dari mereka.

4. Untuk stakeholders yang dikatagorikan Apathetics dalam proyek perubahan ini idak ditemukan.

C. Strategi Komunikasi

Komunikasi didefinisikan sebagai upaya menyampaikan pesan, pendapat, perasaan, memberikan berita atau informasi kepada orang atau pihak lain.

Komunikasi adalah kunci keberhasilan berinteraksi dalam kehidupan dunia kerja.

Bila komunikasi berjalan efektif maka arus informasi dalam dinamika kerja akan

20

berjalan lancar sehingga dapat mempercepat proses penyelesaian suatu pekerjaan.

Strategi komunikasi merupakan perpaduan dari perencanaan komunikasi dan manajemen komunikasi untuk mencapai suatu tujuan. Secara umum Stakeholder baik primer maupun sekunder akan berpengaruh langsung dan tidak langsung dalam mendukung keberhasilan pelaksanaan proyek perubahan.

Strategi komunikasi yang dilakukan oleh Project Leader antara lain : 1. Strategi Komunikasi dengan Mentor/atasan langsung

Peran Mentor/atasan langsung dalam pelaksanaan proyek perubahan sangat besar. Mentor berperan dalam memberikan arahan/supervisi, serta membantu menyelesaikan permasalahan yang terjadi selama implementasi proyek perubahan. Bentuk komunikasi yang dilakukan adalah melalui konsultasi baik secara langsung maupun melalui komunikasi social media.

2. Strategi Komunikasi dengan Coach/Widyaiswara

Komunikasi dengan Coach/Widyaiswara selama Laboratorium Kepeminpinan tetap dilakukan untuk melaporkan kemajuan pelaksanaan proyek perubahan. Project Leader melakukan pelaporan kepada Coach setiap perkembangan kegiatan. Selain memberikan laporan secara berkala kepada Coach, komunikasi juga dilakukan melalui telepon maupun sosial media apabila Coach memberikan saran/masukan maupun melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaa proyek perubahan.

3. Strategi Komunikasi dengan Working Team

Keberhasilan proyek perubahan tidak terlepas dari peran dan bantuan dari tim pendukung (Working Team), baik Tim IT, Tim Operasional dan Tim Administrasi, sebagaimana telah ditetapkan secara formal dengan penerbitan Surat Keputusan. Bentuk komunikasi yang dilakukan adalah melalui pertemuan-pertemuan baik secara formal maupun non formal. Pendekatan lainnya adalah dengan bentuk memberikan pemahaman akan pentingnya proyek perubahan yang akan dilaksanakan sehingga tim pendukung merasa

21

bahwa proyek perubahan tersebut merupakan bagian dari diri mereka sendiri sehingga merasa memiliki.

4. Strategi Komunikasi dengan Stakeholder Manajemen Bank BRI

Komunikasi dengan pihak Bank BRI dilakukan dalam rangka kemungkinan-kemungkinan penambahan fasilitas yang lebih besar kepada operator Balai KIPM Kelas I Surabaya II didalam system autodebet sehingga lebih memudahkan system transaksi yang akan dilakukan nantinya.

22 BAB III

PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

A. Capaian Proyek Perubahan

1. Milestone 1. Memberi penjelasan tentang rencana pembuatan system pembayaran menggunakan autodebet kepada pela ksana operasional.

Kegiatan ini telah dilakukan pada BT 1, merupakan kegiatan intern kantor untuk menjelaskan proyek perubahan yang akan dilaksanakan yaitu system pembayaran PNBP dengan autodebet (Notulensi rapat terlampir), disamping sebagai sarana menjelaskan rencana proyek perubahan kepada calon pelaksana proyek perubahan yang akan dilaksanakan di Balai KIPM Kelas I Surabaya II, yang hadire dalam rapat intern ini adalah: Kepala Seksi Pengawasan, Pengendalian dan Informasi, Kepala Seksi Tata Pelayanan, Kepala Subbagian Tata Usaha, Bendahara penerima dan beberapa pegawai calon operator. Rapat ini juga digunakan untuk membentuk tim proyek perubahan (SK Tim Proyek Perubahan, lampiran 2).

2. Milestone 2. Melakukan koordinasi dengan pihak Bank BRI

Koordinasi dengan manajemen BRI dilakukan di ruang pertemuan kantor Cabang BRI Tanjung Perak Surabaya pada tanggal 20 Februari 2017. Tim Balai KIPM Kelas I Surabaya II ditemui oleh Kepala Cabang BRI Tanjung Perak Surabaya dan tim IT.

Pertemuan ini dilakukan dalam rangka mendapatkan fasilitas cash managemen Sysem (CMS) dan dukungan dari pihak manajemn BRI Cabang Tanjung Perak untuk pengembangan system ini sehingga dapat digunakan sebagaimana rencana proyek perubahan yang akan dilakukan di Balai KIPM Kelas I Surabaya II yaitu pembayaran PNBP dengan cara autodebet (Surat dukungan dari BRI Cabang Tanjung Perak, lampiran 3).

23

3. Milestone 3. Melakukan Sosialisasi Kepada Importir

Sosialisasi kepada importir dilakukan pada tanggal 22 Februari 2017 bertempat diruang rapat Balai KIPM Kelas I Surabaya II. Pertemuan dihadiri 14 orang perwakilan importir yang masih aktif melakukan kegiatan importiasi hasil perikanan (Undangan Sosialisasi terlampir).

Kegiatan sosialisasi kepada importir ini sangat penting, karena pihak importirlah yang nantinya akan menjadi obyek pelaku proyek perubahan bila sudah di implementasikan. Dalam kegiatan ini juga selain terdapat notulensi pertemuan juga ada dokumen dukungan dari importir terhadap rencana proyek perubahan yang akan dilakukan di Balai KIPM Kelas I Surabaya II. (Lampiran 4).

4. Milsetone 4. Pembangunan dan penanaman/penginstalan system (installing) Penginstalan system dilakukan oleh tim IT BRI pada tanggal 6 Maret dan dilakukan pengawasan dan penyempurnaan di hari berikutnya.

Cash Managemen System merupakan suatu aplikasi milik BRI yang bisa digunakan oleh pihak lain selain Bank untuk transaksi penarikan dan penyetoran dana dari pengelola kegiatan sebagai pemberi jasa kepada pengguna jasa sebagai penerima jasa, untuk dapat digunakan harus dilakukan instalasi di Komputer instanasi pengguna sebagai operator, dalam hal ini Balai KIPM Kelas I Surabaya II sebagai instansi pengguna CMS yang telah dimodifikasi yang disesuaikan dengan rencana proyek perubahan yang akan dilakukan. Kegiatan penginstalan ini telah dilakukan oleh Tim IT BRI. Sistem aplikasi yang sudah terinstal di computer dapat dilihat pada gambar 2 dibawah ini dan secara lengkap contoh komputer terinstal CMS dapat dilihat pada lampiran 5.

24

Gambar 2. Sistem aplikasi yang sudah terinstal di computer

5. Milestone 5. Pelatihan Calon Operator (Training)

Pelatihan pengoperasian system dilakukan pada tanggal 20 sampai dengan tanggal 22 Maret 2017 kepada beberapa orang calon operator Balai KIPM Kelas I Surabaya II yang nantinya akan menjadi tim operator dalam memberi pelayanan kepada pengguna jasa saat transaksi pembayaran PNBP.

Petugas calon operator yang mengikuti pelatihan system ini sebanyak 5 orang yaitu: Wiryadi, Elys Srifatul Khozin, Nurhidyati, Kondari dan Sagar Harbastian.

Sebagai pelatih/Trinner adalah tim IT dari BRI Cabang Tanjung Perak Surabaya dan Kanwil BRI Surabaya. Sebagai bukti telah dilaksanakannya kegiatan pelastihan ini maka pihak BRI memberikan sertifikat pelatihan (lampiran 6).

6. Milestone 6. Pembuatan Rekening, Pendaftaran dan Penandatanganan Surat Kuasa (Regristration).

Registrasi dilakukan pada tanggal 22 Maret sampai dengan tanggal 8 April 2017. Kegiatan registrasi ini merupakan rangkaian beberapa kegiatan seperti pembuatan rekening, pendaftaran dan penandatanganan surat kuasa dari pihak importir (kuasanya) kepada Balai KIPM Kelas I Surabaya II dalam hal ini Bendahara penerima. Dalam proyek perubahan ini seluruh importir harus

25

memiliki rekening bank BRI, telah terdaftar dan memberi kuasa kepada Balai KIPM Kelas I Surabaya II untuk dapat membuka dan mendebet rekening tabungannya untuk kepentingan pembayaran PNBP dengan autodebet.

Sampai batas waktu akhir pendaftaran jumlah importir yang telah terdaftar dan memberi kuasa sebanyak 24 Perusahaan. (daftar importir yang telah terdaftar dan surat kuasa, lampiran 7).

7. Milestone 7. Melakukan Uji Coba System (Running test)

Sistem pembayaran ini diujicobakan mulai tanggal 10 April 2017 sampai dengan tanggal 28 April 2017. Uji coba system ini dilakukan setelah seluruh importir sudah teregistrasi dan menandatangani surat kuasa.

Dalam uji coba ini ada beberapa perusahaan yang belum siap dengan system autodebet ini dengan alasan yang tidak disampaikan kepada petugas.

Beberapa perusahaan tersebut saat dokumen impornya akan diproses dan petugas melihat jumlah saldo rekening tabungannya ternyata belum mencukupi jumlah tagihan PNBP nya (jumlah saldonya masih pada posisi saat pembukaan rekening yaitu Rp. 200.000,-) sehingga tidak bisa dilakukan pembayaran dengan system ini, terhadap perusahaan yang belum siap seperti ini diberi penjelasan dan batas waktu akan diwajibkan dan perusahaan harus memenuhi ketentuan saldo rekening tabungannya sehingga pada saatnya harus dilakukan autodebet. Daftar transaksi selama pelakanaan uji coba dapat diihat pada lampiran 8.

8. Milestone 8. Melakukan Evaluasi Terhadap Uji Coba (Evaluation)

Evaluasi terhadap pelaksanaan uji coba system dilakukan mulai tanggal 11 April sampai dengan 28 April 2017. Pelaksana eveluasi ini adalah penanggung jawab Operasional bersama timnya.

Secara umum pelaksanaan uji coba system ini dapat berjalan dengan baik dan terlihat signifikan prosentase ketidaktepatan waktu pelepasan sangat menurun dibulan Aprilv2017 (Lihat tabel 4). Secara lengkap hasil evaluasi dapat dilihat pada lampiran 9.

26 9. Milestone 9. Penerapan Sistem (Running)

Pemberlakuan system autodebet ini dimulai sejak tanggal 2 Mei 2017 (Surat Pemberlakukan Pembayaran PNBP impor secara autodebet, lampiran 10). Sejak diberlakukan system ini bendahara penerima sudah tidak lagi menerima pembayaran PNBP impor kecuali dengan system autodebet ini, bagi perusahaan yang mengajukan PPK dan menyerahkan dokumen sebelum proses dilanjutkan ke tahap verifikasi dokumen bendahara penerima akan melihat jumlah saldo rekening dan bila saldo tidak mencukupi maka dokumen akan ditolak dan proses tidak dilanjutkan sampai dengan pihak importir mencukupi saldo rekeningnya.

Setelah dilakukan penerapan system autodebet selama lebih kurang 10 hari pelayanan, terlihat prosentase keterlambatan 0 (nol).

Daftar transaksi selama pemberlakuan system dari tanggal 2 Mei sampai 12 Mei 2017 dapat dilihat pada lampiran 10.

Perkembangan keterlambatan pembayaran PNBP impor pada tahun 2016 dapat dilihat pada table 3 dibawah ini:

Tabel 3. Data Keterlambatan Pembayaran PNBP Tahun 2016

Perbandingan sebelum dan sesudah diberlakukannya pembayaran PNBP menggunakan system autodebet dapat dilihat pada table 4 dibawah ini:

Total Prosentase

1 2 3 4 > 4 Terl ambat (%)

Januari 94 12 3 1 1 1 18 19.1

Februai 83 8 2 2 2 1 15 18.1

Maret 87 9 2 1 1 2 15 17.2

April 104 16 2 2 1 3 24 23.1

Mei 99 7 3 1 2 2 15 15.2

Juni 110 13 2 2 3 2 22 20.0

Juli 87 14 2 3 2 3 24 27.6

Agiustus 108 12 3 2 2 2 21 19.4

September 88 9 2 2 1 1 15 17.0

Oktober 107 22 16 8 6 8 60 56.1

Nopember 98 26 12 8 2 6 54 55.1

Desember 133 21 10 9 12 5 57 42.9

Bulan Frekuensi Jumlah Hari Keterlambatan

27

Tabel 4. Data Perbandingan Sebelum dan Sesudah Pemberlakukan Pembayaran PNBP dengan system autodebet.

10. Milestone 10. Melakukan Monitoring Pelaksanaan (Monitoring)

Kegiatan monitoring dilakukan sejak diberlakukannya system autodebet ini dalam proses transaksi pembayaran PNBP impor, yang dilakukan oleh Penanggung jawab Operasional bersama timnya. Dari hari pertama pelaksanaan system ini sampai dengan tanggal 12 Mei 2017 tidak ditemui kendala dan permasalahan yan berarti, sehingga system dapat berjalan sesuai rencana, dan memberi dampak positif terhadap tujuan proyek perubahan yaitu ketepatan waktu pembayaran PNBP oleh importir sehingga masa karantina ikan impor dan jajnji layanan dapat tepat sesuai ketentuan. Hasil monitoring pelaksanaan pembayaran PNBP menggunakan autodebet dengan system cash management system dapat dilihat pada lampiran 11.

Total Prosentase

1 2 3 4 > 4 Terlambat (%)

Januari 147 14 21 17 14 7 73 49.7

Februai 101 25 10 9 11 3 58 57.4

Maret 231 12 13 6 6 2 39 16.9

April 182 2 4 1 0 0 7 3.8

S/d 12 Mei 28 0 0 0 0 0 0 0.0

Juni 0 0 0 0 0 0 0.0

Juli 0 0 0 0 0 0 0.0

Agiustus 0 0 0 0 0 0 0.0

September 0 0 0 0 0 0 0.0

Oktober 0 0 0 0 0 0 0.0

Nopember 0 0 0 0 0 0 0.0

Desember 0 0 0 0 0 0 0.0

Bulan Frekuensi Jumlah Hari Keterlambatan

28 B. Kendala: Internal dan Eksternal

Beberapa potensi kendala baik internal maupun eksternal yang kemungkinan dapat menghambat kelancaran atau keberhasilan pencapaian target dan tujuan proyek perubahan adalah sebagaiberikut:

1. Kendala Internal

a. Kemampuan SDM Dibidang IT Rendah

Kemampuan bidang IT calon operator yang rendah akan dapat mengakibatkan terganggunya proses pelayanan transaksi kepada wajib setor PNBP, hal ini diakibatkan karena semua pelayanan transaksi menggunakan system aplikasi berbasis teknologi Informasi.

b. SDM Berhalangan

Kondisi adanya pegawai yang berhalangan hadir untuk memberi pelayanan, hal ini juga menjadi permasalahan yang diperlukan strategi untuk mengatasinya.

1. Kendala Eksternal

a. Jaringan Internet Tidak Stabil

Jaringan internet yang tidak stabil merupakan salah satu kendala yang dapat mengakibatkan tidak optimalnya pelayanan, karena system ini dapat berjalan menggunakan jaringan internet.

b. Penolakan dari Importir

Penolakan dari importir juga kemungkinan akan terjadi, dan bila importir melakukan penolakan maka proyek perubahan ini menjadi gagal.

C. Strategi Mengatasi Kendala

Setiap permasalahan dan kendala yang kemungkinan terjadi dan akan menghambat pelaksanaan prooyek perubahan ini harus dibuat strategi penyelesaiannya, sehingga kendala tersebut bisa dihilangkan yang pada akhirnya proyek perubahan ini dapat dilaksanakan dengan baik sesuai denan rencana.

Strategi mengatasi kendala yang ada adalah sebagai berikut:

29 1. Kendala Internal

a. Kemampuan SDM Dibidang IT Rendah

Strategi untuk mengatasi permasalahan terhambatnya pelayanan transaksi pembayaran PNBP yang dikarenakan operator belum memiliki kemampuan dibidang system aplikasi CMS ini adalah dengan memberi pelatihan kepada calon operator yang langsung dibimbing oleh tenaga ahli dari Kantor BRI Cabang Tanjung Perak Surabaya.

b. SDM Berhalangan

Strategi untuk mengatasi kendala ini adalah dengan cara menunjuk petugas operator dan melatihnya lebih dari 1 orang, sehingga apabila ada satu orang berhalangan hadir masih ada yang lain yang bisa menggantikan memberi pelayanan kepada pengguna jasa. Dalam hal ini petugas yang telah mengikuti pelatihan system dan dapat mengoperasionalkan system sebanyak 5 orang pegawai, dengan adanya 5 orang operator ini diharapkan, apabila ada satu atau dua orang mendapat tugas luar masih dapat digantikan oleh petugas lain yasng sudah terlatih.

1. Kendala Eksternal

a. Jaringan Internet Tidak Stabil

Strategi untuk mengatasi hal ini adalah dengan penambahan kapasitas internet terpasang disamping terus melakukan pemeliharaan jaringan internet yang sudah ada.

b. Penolakan dari Importir

Strategi untuk mengatasinya adalah dengan cara melakukan pendekatan secara personal dan sosialisasi secara baik, sehingga proyek ini dapat dipahami dan dilaksanakan dengan lapang dada.

Untuk lebih jelasnya kendala internal dan eksternal yang kemungkinan terjadi dan strategi penyelesaiannya dapat digambarkan seperti pada Tabel 5 dibawah ini.

30

Tabel 5. Potensi, Kendala dan Strategi penyelesaiannya.

No Potensi Risiko Strategi

Kendala Internal 1 Kemampuan

SDM dibidang IT rendah

Tidak bisa

mengoperasionalkan sistem

Mengadakan Pelatihan kepada calon operator

2 SDM

berhalangan

Sistem tidak berjalan Menugasi pegawai sebagai operator sebanyak 5 orang Kendala Eksternal

1 Jaringan internet tidak stabil

Kegagalan proses transaksi

Penambahan kapasitas internet, pemeliharaan jaringan

2 Penolakan dari Importir

Proyek tidak berjalan sesuai harapan

Pendakatan dan sosialisasi secara intensif

31

BAB IV PENUTUP

A. KESIMPULAN

Dari rangkaian pelaksanaan mengaplikasikan pembayaran PNBP secara autodebet yang difasilitasi dengan sistem Cash Manajemen system Bank BRI dan diterapkan dalam transaksi pembayaran PNBP Impor di Balai KIPM Kelas I Surabaya II, dapat disimpulkan:

1. Sistem autodebet ini dapat mengurangi risiko membawa uang tunai saat menyetor dan menerima pembayaran PNBP baik bagi wajib setor maupun bagi Bendahara penerima.

2. Transaksi pembayaran PNBP menjadi lebih mudah, karena wajib setor bisa menyetorkan kewajiban setor PNBP nya dari mana saja, misalnya dari: ATM, dari BRI Mobil, Internet Banking dll

3. Menghindari pertemuan antara wajib setor PNBP dengan Bendahara penerima, sehingga memperkecil kemungkinan terjadinya transaksi non resmi.

4. Tidak terjadinya kelebihan bayar PNBP, berupa uang kembalian yang tidak diambil atau uang yang sengaja dilebihkan oleh wajib setor,

5. Pembayaran PNBP dapat tepat waktu, sehingga janji layanan dan masa karantina ikan impor yang 3 (tiga) hari dapat terpenuhi.

B. REKOMENDASI

Sistem autodebet ini telah terbukti memberi kemudahan dalam transaksi pembayaran PNBP khususnya PNBP impor, sehingga dapat direkomendasikan kepada Unit Pelaksana Teknis (UPT) BKIPM yang wilayah kerjanya sebagai tempat pemasukan (impor) untuk mengaplikasikan sistem autodebet ini.

32

DAFTAR PUSTAKA

Peraturan Pemerintah Nomor 75 Tahun 2015, tentang penerimaan negara bukan pajak yang berlaku di Kementerian Kelautan dan Perikanan.

Permen KP Nomor 25/MEN/2011, tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Badan Karantina Ikan, Pengedalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan.

Petunjuk Operasional Kegiatan Tahun Anggaran 2017, Balai Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Kelas I Surabaya II.

Laporan Operasional, Administrasi dan Keuasngan Tahunan 2016, Balai Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Kelas I Surabaya II.

Pedoman Penerimaan Negara Bukan Pajak Jasa Karantina Ikan, Badan Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan, tahun 2014.

Rencana Strategis 2015 -2019 Balai Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Kelas I Surabaya II, Tahun 2016.

Rencana Operasional Kegiatan, Balai Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Kelas I Surabaya II, Tahun 2017.