Definisi Internal Control & Internal Audit

INTERNAL AUDIT

Definisi Internal Control & Internal Audit

Internal Control Internal Audit

Suatu kontrol sistem yang dirancang didalam suatu rangkaian proses transksasi dan

dikoordinasikan untuk mencapai tujuan perusahaan, meliputi struktur organisasi, SOP/MI, job des, budget, jenjang approval, peraturan perusahaan dll.

Bagian (orang) yang melakukan

pemeriksaan atas bukti-bukti tranksasi, yang mana bagian ini adalah independen dan kompeten untuk menentukan tingkat kesesuaian antara pelaksanaan dengan

kriteria yang telah ditetapkan. Sebagai suatu dasar untuk memberikan

bantuan/rekomendasi yang konstruktif dan prospektif kepada manajemen

Tujuan:

 Menjaga harta kekayaan perusahaan

 Akurasi data akuntansi

 Efektifitas dan efisiensi kegiatan operasional

 Kepatuhan terhadap kebijakan manajemen

Tujuan:

1. Mereview kepatuhan pelaksanaan SOP dan segala kebijakan perusahaan,

2. Mereview pelaksanaan internal kontrol,

3. Meyakinkan pihak yg berkepentingan

(Stake holder) bahwa perusahaan

dalam kondisi yang baik.

JENIS-JENIS AUDIT

AUDIT INTERNAL AUDIT EKSTERNAL

 Internal Audit Adira

 BDI

 Team audit HR (dari Divisi HRD)

 Audit dari kantor akuntan publik - KPMG

 Audit Pajak

 Audit Bank Indonesia

 Audit PPATK

Masing-masing team audit tersebut mempunyai spesifikasi dan tujuan yang berbeda, namun cara kerja hampir sama.

STRUKTUR ORGANISASI

CEO

Head of Internal Audit

Head of Reguler Audit

Head of Team Reguler Audit

Reguler Audit Officer

Head of QA &

Dev. Audit

Head of Team QA & Dev.

Audit

QA & Audit Officer

Head of MIS

& Desk Audit

MIS & Desk Audit Officer

Internal Audit Support

Officer

Head of Investigation

Head of Team Investigation

Investigation Officer

Jabatan Nama Head of Internal Audit Ingrid Sri Komala Dewi

Head of Reguler Audit Tongam Tovendi Sihite; Dani Rachman; Rilly Asril; Kries Prihantoro Nugroho

Head of QA & Dev. Audit Erik Oktario

Head of Investigation Tutuk Andiartika

Head of Team Reguler Audit Adrian Sucahyo; Simon Petrus Hendrik;

Imron Rosadi; Hendra Gunawan Seba Head of MIS & Desk Audit Rita Yulianti

Head of Team QA & Dev.

Audit Sect. Head

Yusuf Simanjuntak Head of Team Investigation -

NAMA & JABATAN

FOKUS KERJA AUDIT

Memeriksa dan atau menganalisa:

 efektifitas dan efisiensi penerapanan kebijakan perusahaan,

 efektifitas dan efisiensi proses kerja/operasional dicabang,

 sumber penyebab tidak tercapainya strategy objective perusahaan,

 kepatuhan terhadap SOP dan menganalisa sumber penyebab

terhadap penyimpangan yang terjadi (compliance).

MISI INTERNAL AUDIT

Memberikan keyakinan yang independen dan

obyektif serta memberikan jasa konsultasi kepada Dewan Komisaris dan manajemen untuk

meningkatkan nilai dan memperbaiki operasional perusahaan, dengan cara mengevaluasi dan

meningkatkan efektivitas manajemen risiko,

pengendalian internal dan proses tata kelola

perusahaan.

1. Mengidentifikasi dan mengevaluasi risiko signifikan dan memberikan kontribusi terhadap pengelolaan risiko dan sistem pengendalian intern, 2. Memelihara pengendalian intern yang efektif dengan cara mengevaluasi

kecukupan, efisiensi dan efektivitas pengendalian tersebut,

3. Menilai dan memberikan rekomendasi yang sesuai untuk meningkatkan proses governance (proses tata kelola),

4. Membantu memperbaiki dan memperkuat lingkungan pengendalian di Adira Finance untuk mencegah terjadinya fraud,

5. Memberikan pandangan yang independent kepada Dewan Komisaris dan manajemen terhadap kecukupan pengendalian internal dan kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur,

6. Menyediakan jasa konsultasi yang memberikan nilai tambah dan memperbaiki kegiatan operasional perusahaan

FUNGSI/PERAN INTERNAL AUDIT

Ruang Lingkup:

• Mencakup seluruh kegiatan operasional perusahaan, menilai apakah manajemen risiko, control dan tata kelola dari organisasi yang didesain dan dilakukan oleh manajemen adalah memadai dan berfungsi dengan baik.

Kewenangan:

1. Akses yang tidak terbatas ke semua fungsi, pencatatan, kekayaan dan personel.

2. Memiliki akses yang penuh dan bebas ke Dewan Komisaris melalui Komite Audit

3. Mengalokasikan sumber daya, frekuensi, memilih subyek, menentukan ruang lingkup pekerjaan, dan menerapkan teknik yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan audit

4. Mendapatkan bantuan personel yang dibutuhkan dari unit-unit organisasi dimana mereka melaksanakan audit

5. Melakukan koordinasi kegiatannya dengan auditor eksternal 6. Tidak berwenang untuk melakukan kegiatan operasional

7. Tidak berwewenang menginisiasi dan menyetujui transaksi akunting.

RUANG LINGKUP DAN KEWENANGAN INTERNAL

AUDIT

• Mengembangkan prosedur, teknik dan analisa untuk meningkatkan kualitas kerja Internal Audit

• Mengembangkan konsep People Development

• Mereview hasil kerja reguler audit

• Menilai dan memberikan rekomendasi atas kinerja Tim Reguler Audit

• Menyediakan data dan menganalisa trend data untuk pemeriksaan Tim Reguler Audit

QA &

Development Audit

• Melakukan koordinasi team, analisa dan mempersiapkan proposal audit

• Melakukan kunjungan untuk pemeriksaan lapangan

• Membuat hasil dari pemeriksaan yang dituangkan dalam kertas kerja pemeriksaan

• Mengkoordinasikan dan melakukan verifikasi atas temuan dengan auditee

• Membuat laporan hasil pemeriksaan

Reguler Audit

FUNGSI DAN JOBDESK

FLOW PROSES REGULER AUDIT

Persiapan Pelaksanaan

Audit

Konfirmasi kunjungan audit ke auditee

Opening Meeting Audit

PelaksanaanAudit

Audit melengkapi tanggapan &

perbaikan

Closing Meeting Audit

Pembahasan, Finalisasi dan Mendistribusikan

Sanksi ke Auditee

Penerbitan dan pendistribusian Report

Audit

Update Progress Langkah Perbaikan

Pelaporan kepada Manajemen

METODE KERJA REGULER AUDIT

 Risk Based Audit,

 Sistem sidak,

 Opening dan closing meeting,

 Memo Konfirmasi,

 LHP dan Executif Summary,

 Follow up langkah perbaikan,

 Rekomendasi sanksi,

 Laporan rutin hasil audit kepada manajemen.

RATING AUDIT

Kontrol telah dirancang secara memadai dan dapat mengantisipasi resiko-resiko utama yang ada, serta diimplementasikan secara efektif untuk memberikan jaminan bahwa tujuan yang telah ditetapkan dapat dicapai

Keterangan

Kontrol telah dirancang secara memadai untuk mengantisipasi resiko-resiko utama yang ada, tetapi masih terdapat beberapa kontrol yang terlewatkan, yang apabila tidak segera diperbaiki akan menimbulkan kerugian

Kontrol tidak memadai dan tidak beroperasi secara efektif khususnya pada proses-proses utama dan beresiko tinggi

Acceptable (Baik) Controls are appropriately designed and adequate to address key risks and are operating effectively.

Rating Category Description

Unsatisfactory (Kurang)

Either controls are inadequate and/or not operating effectively in key processes and the resultant risk is high.

Need Improvement (Cukup)

Controls are appropriately designed to address key risks but there are some controls lapses which if not corrected could cause losses.

MEKANISME KERJA DEPT. INVESTIGASI

Fungsi dan Peran:

 Peranan Departemen Investigasi dalam perusahaan adalah untuk melakukan Investigasi khusus terhadap aktifitas/transaksi dalam unit bisnis karena adanya indikasi tindak kecurangan (fraud) atas dasar permintaan (request) sesuai MI 001/PRD/AUDIT/IV/2012 perihal

“Meknisme Kerja Team Investigasi”.

 Memberikan kajian penanganan atas setiap kasus Fraud yang dilaporkan

(ke AFM) – sesuai MI 001/RIM/PRM/IX/2012 perihal “Mekanisme

Pelaporan dan Penanganan Kerugian Operasional (Kejadian Fraud)”).

Sumber Permintaan/Request:

 Kadiv/Wakadiv/Kawil/Wakawil,

 Whistle Blower,

 Reguler Internal Audit,

 Quality Process Control,

 Unit bisnis (hasil kajian)

MEKANISME KERJA DEPT. INVESTIGASI

Global Process Dept. Investigasi

Whistle blower/surat kaleng & Red Notice QPC:

Dept. AFM menganalisa setiap pengaduan kasus fraud (request/whistle blower/surat kaleng) dan menunjuk tim yang akan menangani .

Dari laporan tim QPC jika ada hal yang perlu ditindak lanjut ke proses legal (litigasi) dan masih diperlukan bukti-bukti pendukung maka Dept. AFM & Dept. LO akan berkoordinasi dengan Dept Investigasi.

Reguest by email dari Kawill/Wakawil dan Kadiv/Wakadiv langsung kepada tim Investigasi terkait tentang suatu penyimpangan prosedur atau item yang perlu diinvestigasi, dengan menyebutkan secara spesifik jumlah indikasi

penyimpangan yang teridentifikasi, kronologis kejadian serta dokumen-dokumen pendukung sebagai bukti telah dilakukan penelusuran awal oleh wilayah/area/cabang terkait.

 Analisa & Hipotesa awal:

a. Analisa 5W + 1H;

b. Potential Loss;

c. Dampak bagi perusahaan (exl. Kerugian materi);

d. Legal Aspek;

e. Urgensi.

 Dalam membuat analisa kasus Investigasi melibatkan tim legal untuk memberikan masukan dari sisi legal aspek.

 Hasil analisa dituangkan dalam Form Analisa Kasus Investigasi dan diisi rekomendasi penanganan oleh tim Investigasi (tanda tangan SH dan Kadep Investigasi) Kunjungan ke lapangan dengan Surat Tugas :

Visit nasabah (kertas kerja berupa Data Base Kunjungan);

Collect dokumen-dokumen pendukung;

BAPK PIC yang terindikasi terkait kasus.

Proses Review SH dan Kadep Investigasi ke lapangan.

Meeting koordinasi dengan Legal, HRR dan div. terkait:

Memastikan pelanggaran dari sisi Legal;

Memastikan pelangaran peraturan perusahaan (PP);

Memastikan pelanggaran terhadap prosedur dan ketentuan perusahaan ;

Request

Analisa &

hipotesa kasus Inv

Field Investigation

Meeting Koordinasi

Reporting

Monitoring Tindak lanjut

Request Owner

Dept. AFM

Dept. HRR

Dept. Legal Operation

Report Investigasi ditujukan kepada:

Request Owner;

Dept. AFM;

Dept. HRR;

Dept. Legal Operation.

Monitoring penyelesain Kasus:

Dept. HRR;

Dept. Legal Operation.

AFM

Dept.

HRR/LO

Whistle Blower

Temuan-Temuan Audit dalam Lingkup Fungsi ADH dan OPH

1. Konsep Dual Custody atau Dual Control Pada Saat Pembukaan Brankas Finance atapun BPKB serta Kontrol Terhadap Brankas dan Ruangan Tempat Brankas Tersebut Berada

• Log book tidak diisi secara lengkap dan benar sesuai dengan aktivitasnya.

• Terdapat pengisian logbook oleh PIC yang tidak masuk kerja.

• Pembukaan brankas finance oleh PIC pemegang kunci utama Lemari Brankas Finance tidak didampingi oleh PIC pemegang kode kombinasi Lemari Brankas Finance.

• Pembukaan brankas finance ataupun BPKB terutama di RO dilakukan

oleh satu orang yang sama sehingga tidak ada dual control Surat

Penunjukan, kode etik tidak dibuat sesuai dengan Ketentuan dan

penerapan pada aktivitas sehari harinya tidak sesuai dengan surat

penunjukan tersebut.

2. Penanganan BPKB Overdue dan Cek Keabsahan

• Analisa penyebab BPKB overdue tidak dibuat.

• Pada analisa kasus BPKB overdue tidak ada rekomendasi mengenai rencana tindak lanjut dan target waktu penyelesaian BPKB.

• Form Analisa Kasus Penanganan BPKB yang sudah dibuat tidak dieskalasikan ke area (Marketing Manager/MM) dan juga tidak ditanda tangani.

• Follow-up yang dilakukan oleh cabang atas BPKB borrow yang sudah sudah overdue hanya dilakukan melalui telepon dan tidak ditemukan analisa kasus.

• Masih terdapat pengecekan keabsahan yang dijalankan cabang belum

sesuai dengan ketentuan (kuantitas cek keabasahan belum sesuai

ketentuan).

3. Monitoring Bank In dan Bank Out

• Transaksi pada kolom penambahan dan kolom pengurangan rekonsiliasi Bank belum dilakukan penjurnalan lebih dari 1 bulan.

• Saldo akhir buffer cash pada rekonsiliasi buffer cash berbeda dengan saldo akhir buffer cash sebenarnya.

• Saldo imprest buffer cash pada rekonsiliasi buffer cash berbeda dengan saldo imprest buffer cash sebenarnya.

• Pemakaian dana buffer cash NDS untuk pencairan MAXI yang belum digantikan HO namun tidak tercatat di laporan rekonsiliasi buffer cash NDS sebagai voucher yang belum dipertanggungjawabkan.

• Pemakaian dana buffer refund mobil tidak diketahui tanggal transaksinya dan tidak ditemukan dokumen pemakaian dananya.

• Terdapat selisih saat cash count Buffer Cash NDS.

• Secara random dan periodik, dilakukan konfirmasi kepada PIC Bank untuk

cross-check transaksi bank yang tercatat di Rekening Koran.

4. Insentif

• Nama yang diberi insentif tidak ada pada Employee Dealer Master / Employee Dealer Master tidak up-date.

• Nama penerima insentif pada data finance dan bukti finance berbeda dengan nama penerima pada employee dealer master.

• Jabatan penerima insentif pada rekap penerima insentif tidak sesuai dengan di sistem

• Penyerahan bukti potong dari OPH ke CMH/MM, dari CMH/MM ke dealer dan pengembalian tanda terima ke OPH tidak sesuai ketentuan.

• Tidak membuat kartu kontrol penyerahan bukti potong.

Terkait dengan insentif ini mohon diperhatikan MI yang terkait dengan hal tersebut yaitu:

1. MI 002/FIN/ACT/IX/2013 perihal Ketentuan Pengisian Data Dealer Master dan Dealer Employe Master Terkait Perpajakan

2. MI 003/FIN/ACT/XII/2013 perihal Ketentuan Pendistribusian Bukti Potong PPH

21/23/4 (2)

1. Penanganan Nasabah Overdue

• ARH tidak melakukan kunjungan bersama / Joint visit sesuai dengan frekwensi.

• ARH tidak melakukan sidak sesuai dengan frekwensi.

• Tidak dilakukan penginputan analisa kasus ke sistem.

• Fisik SKP dan BAST yang gagal tidak ada/tidak disimpan kembali oleh Cabang.

• Hasil penanganan SKP yang terbit tidak diinput ke sistem.

• Delinquency hasil kunjungan di DKHC berbeda dengan analisa kasus.

• SKP sudah kadaluarsa, tetapi tidak langsung dilakukan penerbitan SKP baru atau perpanjangan.

• Tidak dilakukan penginputan analisa kasus ke sistem Ad1clar.

• Tidak dilakukan penanganan Overdue Back End sesuai ketentuan.

Temuan-Temuan Audit Terkait Dengan Bagian Lainnya di Cabang

2. Fixed Asset

• Aktiva tetap tidak ditemukan fisiknya di RO.

• Tidak ada Laporan Mutasi Aktiva Tetap.

• Kesalahan dalam pembuatan BAP Stock Opname Aktiva Tetap.

3. Proses Pembuatan PKS Dealer

• Tidak ada lampiran Surat Tagihan dari Dealer.

• Tidak ada lampiran format BAST .

• Tidak terdapat tanda tangan MM pada lampiran 2 PKS.

• Format penulisan nomor PKS yang tidak sesuai dengan ketentuan.

• Nomor PKS pada fisik PKS berbeda dengan sistem.

• Tanggal PKS pada fisik PKS berbeda dengan sistem.

• Tidak dilampirkan dokumen SKDP pada PKS Dealer.

(Cont’d)

4. Proses Approval dan Verifikasi Dokumen Kredit

• Rekening tabungan yang dilampirkan kurang dari 3 bulan terakhir.

• Tidak melampirkan foto unit dalam map PK.

• Penjumlahan total pengeluaran di FAPKB tidak sesuai dengan perhitungan menurut MI.

• Kriteria dealer pada FSAP tidak diisi.

• Tidak terdapat lampiran bukti cek keabsahan BPKB dalam map PP.

• Kriteria dealer di FSAP berbeda dengan kriteria dealer dari HO.

• Dokumen bukti penghasilan yang dilampirkan pada map PP tidak sesuai dengan ketentuan.

• Lembar Pemeriksaan Kelayakan Kendaraan Bekas (V2/V4) tidak diisi dengan lengkap.

• Adanya penyimpangan namun tidak ada keterangan pada kolom Deviasi pada lembar FSAP.

• Halaman kedua lembar perjanjian pembiayaan tidak ditandatangani nasabah.

(Cont’d)

5. Map PP NDS

• OTR aktual lebih besar daripada OTR maksimal.

• Jumlah tanggungan di FAPKB berbeda dengan di sistem.

• Bukti Penghasilan berupa SP3 tetapi approval hanya sampai CA.

• Tidak dilakukan check keabsahan BPKB / tidak dilampirkan lembar cek keabsahan BPKB pada map PP.

• Form Legalisasi Samsat tidak difiling dalam Map Aplikasi.

• PH nasabah lebih dari dari 50 juta namun FC NPWP atau surat pernyataan NPWP dari nasabah tidak dicopy ke map PP yang baru.

• Usia kendaraan melewati ketentuan.

• Tidak dilampirkan foto aktifitas usaha.

• Jumlah tanggungan di sistem berbeda dengan di FAPKB.

(Cont’d)

Thank You and Good luck