Supervisory Communication
[ Komunikasi Kepenyeliaan]
Dennis (1975) mencoba menganalisa dan mengidentifikasi jenis-jenis komunikasi dalam perusahaan. Para pekerja diminta menjawab sejumlah pertanyaan mengenai berbagai aspek komunikasi dalam lingkup mereka sendiri. Jawaban para pekerja dianalisis secara statistik melalui analisis faktor, suatu metode yang membantu para peneliti menentukan faktor komunikasi yang paling berpengaruh dalam komunikasi organisasi. Dennis [1975] mengidentifikasi lima faktor yang dianggap paling penting oleh anggota organisasi dalam berkomunikasi.
1. Komunikasi atasan dengan bawahan : diukur dengan pertanyaan berikut : ! Apakah Anda merasa bebas berbicara kepada atasan Anda?
! Apakah atasan Anda bersedia mendengar keluhan Anda?
! Apakah atasan Anda menganjurkan agar Anda memberi tahu jika ada kesulitan dalam pekerjaan?
2. Komunikasi ke bawah [downward communication]:: diukur dengan pertanyaan berikut :
! Apakah para pimpinan menjelaskan maksud ucapan mereka dan mengartikan kata-kata mereka?
! Apakah pimpinan memberi informasi yang Anda inginkan dan informasi yang Anda perlukan?
! Apakah penjelasan yang diberikan oleh pimpinan mengenai hal-hal yang harus dikerjakan cukup jelas?
3. Persepsi atasan mengenai komunikasi dengan bawahan : diukur dengan pertanyaan berikut :
! Apakah Anda yakin bahwa bawahan Anda terbuka dan berterus terang kepada Anda?
! Apakah Anda yakin bahwa rekan sekerja Anda terbuka dan berterus terang terhadap Anda?
! Apakah Anda yakin bahwa bawahan Anda menganggap Anda
memahami persoalan mereka?
4. Komunikasi ke atas [Upward Communication] : diukur dengan pertanyaan berikut :
! Apakah opini Anda berpengaruh terhadap keputusan harian yang melibatkan pekerjaan Anda?
! Apakah Anda yakin bahwa pendapat Anda berpengaruh nyata pada organisasi Anda?
! Apakah atasan Anda memberi kesempatan pada Anda untuk berperan serta dalam perencanaan pekerjaan Anda sendiri?
5. Keandalan informasi : diukur dengan pertanyaan :
! Apakah menurut Anda informasi yang Anda terima dari bawahan Anda dapat dipercaya?
KOMUNIKASI KE BAWAH
Diprakarsai oleh manajemen organisasi tingkat atas dan kemudian ke bawah melewati
rantai perintah
Beberapa saluran khusus untuk komunikasi ke bawah adalah :
! Memo interorganisasi ! Surat ke rumah
! Rapat departemen ! Poster
! Tatap muka dengan bawahan ! Telepon
! Warta perusahaan ! Pidato di depan karyawan
! Papan pengumuman ! Rekaman video
! Faks ! Surat elektronik [e-mail]
! Kiriman suara [voice mail]
Efektifitas komunikasi ke bawah adalah : ! Kombinasi lisan dan tulisan
! Lisan saja ! Tulisan saja
! Papan pengumuman ! Selentingan [grapevine]
KOMUNIKASI KE ATAS
Proses penyampaian gagasan, perasaan dan pandangan pegawai tingkat bawah kepada atasannya dalam perusahaan.
Penelitian menunjukkan bahwa komunikasi ke atas setidaknya mempunyai empat fungsi penting :
1. Melengkapi manajemen dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan.
2. Membantu mengurangi tekanan dan frustasi pegawai akibat suasana kerja.
3. Meningkatkan kesadaran partisipasi pegawai dalam perusahaan. 4. Sebagai bonus saluran untuk memuaskan pada masa depan.
KOMUNIKASI HORISONTAL
Pertukaran di antara perwakilan dan personil pada tingkat yang sama dalam perusahaan.
Goldhaber [1990] meringkaskan literatur mengenai empat fungsi komunikasi horisontal dalam suatu perusahaan.
2. Penyelesaian masalah : Anggota sebuah departemen berkumpul mendiskusikan bagaimana menangani penciutan anggaran; mereka dapat menerapkan teknik brainstrorming .
3. Berbagi informasi : Anggota satu departemen bertemu dengan anggota departemen lain untuk menginformasikan data baru. Suatu jurusan di universitas baru0baru ini menyusun kembali kurikulumnya. Untuk menginformasikan kepada departemen lain mengenai revisi besar tsb. Fakultas mengadakan beberapa rapat dengan perwakilan jurusan lain untuk menjelaskan kurikulum baru.
4. Penyelesaian konflik : Anggota sebuah departemen rapat untuk mendiskusikan konflik dalam atau antardepartemen.
KOMUNIKASI INFORMAL
Saluran komunikasi informal dalam perusahaan sering diberi cap desas-desus [rumor]
dan selentingan[grapevine] . Istilah grapevine muncul pada masa Perang Saudara. Menurut Smith, "pada masa itu, saluran telegram intelijen disambung-sambungkan secara longgar dari pohon ke pohon, seperti rangkaian tanaman anggur [grapevine], dan pesannya sering kacau.
Rosnow [1988] mendefinisikan desas-desus sebagai "sebuah proposisi untuk dipercaya …tersebar tanpa pembuktian resmi". Peneliti berteori bahwa desas-desus mengurangi ketegangan emosional dan biasanya timbul dari lingkungan yang ambiguitas [mendua]
TEKNOLOGI BARU DALAM TINGKAT KOMUNIKASI TRADISIONAL
TINGKAT BENTUK TRADISIONAL PENERAPAN TEKNOLOGI
! Antarpersona Tatap muka, surat, telepon Telepon, hubungan kelompok pribadi, e-mail, voicegram , CD ROM, Virtual Reality, internet
! Kelompok Tatap muka Konperensi, teleconference, telepon, telekomunikasi, komputer, internet dll
! Organisasional Tatap muka, memo, interkom, telepon, pertemuan, rapat
Konperensi, telepon, e-mail, manajemen dengan bantuan komputer, sistem informasi manajemen, faksimil, dll
! Publik Surat kabar, majalah, buku, [printed material], televisi, radio, film
Vedeotape, video disk, TV Kabel, TV satelit langsung, videoteks, digital radio, set top box TV, sistem informasi digital [CD Rom]
Diadaptasikan dari Frederick Williams, The New Communication, ed. Ke-2., hlm. 133
Referensi :
1. Tubbs, Stewart L and Moss, Sylvia., Human Communication, Mc. Graw Hill - Rosdakarya, Bandung 2000, hal 171 -188 dan 226.
Dipersiapkan untuk kuliah Komunikasi Bisnis,
