Aplikasi Project Monitoring dan Controlling Berbasis Web pada PT Intan Triputra Abadi.

(1)

ABSTRAK

Di dalam proses pembuatan aplikasi di PT Intan Triputra Abadi ( yang seringkali dikatakan sebagai suatu proyek ) sering ditemui kendala keterlambatan penyampaian aplikasi ke client yang disebabkan oleh ketidakteraturan dari project management. Untuk itu, diperlukan suatu aplikasi yang dapat mengatur pengerjaan setiap bagian / task dari proyek sehingga pengerjaan terhadap task dapat terawasi dengan baik. Pendekatan yang digunakan untuk project management sendiri adalah mengambil tiga knowledge area, yakni scope management, cost management dan time management. Aplikasi yang dibangun berbasis java, spring dan myBatis. Diharapkan aplikasi ini dapat membantu untuk pengambilan keputusan dalam berjalannya suatu proyek di PT Intan Triputra Abadi.

(2)

ABSTRACT

In a way of development phase of an application ( that often known as a project ) on PT Intan Triputra Abadi, usually found late for application deliverable, in result of the uncontrollable project management. For that purpose, this company needs an application that can control the assignment for every task in project until the developer can be monitored. The approximation method is use three knowledge areas of project management : scope management, cost management and time management. This application build by java, spring and myBatis. Hopefully, this application will helps project manager to get a decision in the project.

(3)

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ... i

PERNYATAAN ORISINALISTAS LAPORAN PENELITIAN ... ii

PERNYATAAN PUBLIKASI LAPORAN PENELITIAN... iii

PRAKATA ... iv

ABSTRAK ... vi

ABSTRACT ... vii

DAFTAR ISI ... viii

DAFTAR GAMBAR ... xii

DAFTAR TABEL ... xiv

BAB 1 PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 2

1.3 Tujuan Pembahasan ... 2

1.4 Ruang Lingkup... 2

1.4.1 Ruang Lingkup Aplikasi ... 2

1.4.1.1 Scope Management ... 3

1.4.1.2 Cost Management ... 3

1.4.1.3 Time Management ... 3

1.5 Sumber Data ... 4

1.6 Sistematika Penyajian ... 4

BAB 2 KAJIAN TEORI ... 6

2.1 Project Management ... 6

2.1.1 Project Monitoring andControlling ... 7

(4)

2.2 Pembobotan ... 10

2.3 Modeler – Viewer – Controller Concept ... 10

2.4 Spring Framework ... 12

2.5 ZK Framework ... 12

2.6 Java ... 12

2.7 MyBatis ... 12

BAB 3 ANALISIS DAN RANCANGAN SISTEM ... 14

3.1 Analisis ... 14

3.1.1 Analisis Proses Yang Berjalan Saat Ini ... 14

3.1.2 Analisis Kebutuhan Sistem Baru ... 17

3.1.2.1 Analisis Pengguna Sistem ... 17

3.1.2.2 Analisis Kebutuhan Fungsional ... 17

3.2 Perancangan ... 19

3.2.1 Perancangan UML ... 19

3.2.1.1 Use Case Diagram ... 19

3.2.1.2 Activity Diagram ... 20

3.2.1.3 Class Diagram ... 25

3.2.2 Perancangan Database ... 26

3.2.2.1 Entity Relationship Diagram ... 26

(5)

3.2.3 Struktur Tabel... 27

3.2.4 Perancangan User Interface ... 32

3.2.4.1.1 Scope Costing ... 32

3.2.4.1.2 Priority Cost ... 34

3.2.4.2.1 Project Size and Priority ... 35

3.2.4.2.2 Priority Scope ... 37

3.2.4.3.1 Schedule Meeting ... 38

3.2.4.3.2 Deadline Notification ... 40

3.2.4.3.3 Project Monitoring ... 41

3.2.4.3.4 Progress ... 43

3.2.4.4 Developer View ... 44

BAB 4 IMPLEMENTASI ... 46

4.1 Hasil tampilan ... 46

4.1.1 Cost Management ... 46

4.1.1.1 Tampilan Form Scope Costing ... 46

4.1.1.2 Tampilan Form Priority Cost ... 48

4.1.2 Scope Management ... 49

4.1.2.1 Tampilan Form Project Size and Priority... 49

4.1.2.2 Tampilan Form Priority Scope ... 50

4.1.3 Time Management ... 51

4.1.3.1 Tampilan Form Schedule Meeting ... 52

4.1.3.2 Tampilan Form Deadline ... 53

4.1.3.3 Tampilan Form Project Monitoring ... 55

4.1.3.4 Tampilan Form Progress ... 56

(6)

4.1.3.6 Tampilan Notifikasi Email Overtime ... 58

BAB 5 PENGUJIAN ... 59

5.1 Pengujian Black Box... 59

5.1.1.1 Pengujian Form Scope Costing ... 59

5.1.1.2 Pengujian Form Project Size and Priority ... 60

5.1.1.3 Pengujian Form Schedule Meeting ... 60

5.1.1.4 Pengujian Form Deadline ... 61

5.1.1.5 Pengujian Form Project Monitoring ... 61

5.1.1.6 Pengujian Form Update Status Developer ... 62

BAB 6 SIMPULAN DAN SARAN ... 63

6.1 Simpulan ... 63

6.2 Saran ... 63

(7)

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 MVC Architecture ... 11

Gambar 3.1 Flow Chart Scope Management ... 14

Gambar 3.2 Flow Chart Time Management... 15

Gambar 3.3 Flow Chart Cost Management ... 16

Gambar 3.4 Use case diagram ... 19

Gambar 3.5 Activity diagram estimasi kerumitan, prioritas danpekerja task... 20

Gambar 3.6 Activity diagram pengorganisiran pengerjaan proyek ... 21

Gambar 3.7 Activity diagram penjadwalan meeting ... 21

Gambar 3.8 Activity diagram penjadwalan notifikasi deadline ... 22

Gambar 3.9 Activity diagram perhitungan biaya proyek ... 23

Gambar 3.10 Activity diagram menampilkan progress proyek ... 23

Gambar 3.11 Activity diagram notifikasi overtime ... 24

Gambar 3.12 Class diagram aplikasi ... 25

Gambar 3.13 Entity Relationship Diagram ... 26

Gambar 3.14 Database schema aplikasi ... 27

Gambar 3.15 Desain user interface scope costing ... 32

Gambar 3.16 Desain user interface list task to cost ... 33

Gambar 3.17 Desain user interface add/edit task to cost ... 34

Gambar 3.18 Desain user interface list priority cost ... 34

Gambar 3.19 Desain user interface add/edit priority cost ... 35

Gambar 3.20 Desain user interface list project di project size and priority ... 36

Gambar 3.21 Desain user interface list task di project size and priority ... 36

Gambar 3.22 Desain user interface add/edit task di project size and priority... 37

Gambar 3.23 Desain user interface list priority scope ... 37

Gambar 3.24 Desain user interface add / edit scope costing ... 38

Gambar 3.25 Desain user interface list project di schedule meeting ... 39

Gambar 3.26 Desain user interface list meeting di schedule meeting ... 39

Gambar 3.27 Desain user interface add meeting ... 40

Gambar 3.28 Desain user interface list project di deadline notification ... 40

(8)

Gambar 3.30 Desain user interface list project di project monitoring ... 41

Gambar 3.31 Desain user interface list task di project monitoring ... 42

Gambar 3.32 Desain user interface add/edit task di project monitoring ... 42

Gambar 3.33 Desain user interface list project di progress ... 43

Gambar 3.34 Desain user interface progress ... 44

Gambar 3.35 Desain user interface list task di developer mode ... 44

Gambar 3.36 Desain user interface update status ... 45

Gambar 4.1 Halaman project list di Scope Costing ... 46

Gambar 4.2 Halaman task to scope di Scope Costing ... 47

Gambar 4.3 Halaman add/edit task to cost ... 47

Gambar 4.4 Halaman priority cost list ... 48

Gambar 4.5 Halaman Add / Edit Priority Reference To Cost ... 48

Gambar 4.6 Halaman project list di project size and priority ... 49

Gambar 4.7 Halaman task list di project size and priority ... 49

Gambar 4.8 Halaman add/edit task to scope di project size and priority ... 50

Gambar 4.9 Halaman list priority scope ... 51

Gambar 4.10 Halaman add/edit priority reference to scope ... 51

Gambar 4.11 Halaman project list di penjadwalan meeting ... 52

Gambar 4.12 Halaman meeting list ... 52

Gambar 4.13 Halaman add meeting ... 53

Gambar 4.14 Halaman project list di deadline ... 54

Gambar 4.15 Halaman input deadline notification ... 54

Gambar 4.16 Email deadline reminder ... 54

Gambar 4.17 Halaman project list di project monitoring ... 55

Gambar 4.18 Halaman task list di project monitoring ... 55

Gambar 4.19 Halaman edit task di project monitoring ... 56

Gambar 4.20 Halaman project list di progress ... 56

Gambar 4.21 Halaman progress ... 57

Gambar 4.22 Halaman task list di developer mode ... 57

Gambar 4.23 Halaman update status ... 58

(9)

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Tabel fungsionalitas Project Manager ... 17

Tabel 3.2 Tabel fungsionalitas Developer ... 19

Tabel 3.3 Struktur tabel Employee... 27

Tabel 3.4 Struktur tabel Project ... 28

Tabel 3.5 Struktur tabel EmployeeProject ... 28

Tabel 3.6 Struktur tabel TaskCost ... 28

Tabel 3.7 Struktur tabel Task ... 29

Tabel 3.8 Struktur tabel Meeting ... 30

Tabel 3.9 Struktur tabel TaskDetail ... 30

Tabel 3.9 Struktur tabel PriorityCost ... 31

Tabel 3.9 Struktur tabel PriorityScope ... 31

Tabel 5.1 Tabel pengujian form scope costing ... 59

Tabel 5.2 Tabel pengujian form project size and priority... 60

Tabel 5.3 Tabel pengujian penjadwalan meeting ... 60

Tabel 5.4 Tabel pengujian deadline ... 61

Tabel 5.5 Tabel pengujian project monitoring ... 61

(10)

BABB1B

PENDAHULUANB

1.1LatarBBelakangBB

Pada saat ini, kebutuhan akan aplikasi sebagai sarana penunjang dalam berjalannya suatu sistem dalam perusahaan terlihat semakin meningkat, baik secara nasional maupun global. Hal ini dibuktikan dengan munculnya banyak perusahaan yang bergerak di bidang Teknologi Informasi guna memenuhi kebutuhan aplikasi bagi perusahaan – perusahaan.

Tantangan yang muncul kemudian adalah bagaimana me-manage proyek – proyek yang ditangani oleh perusahaan IT dengan memanfaatkan resource yang ada dan mengatasi delay waktu pengerjaan suatu proyek. Masalah ini sangat penting mengingat pengaruhnya terhadap biaya dari suatu proyek. Hal ini berdasar pada teori segitiga project constraint yaitu lingkup kerja, waktu dan biaya, dimana keseimbangan ketiganya menentukan kualitas suatu proyek. Jika terdapat ketidakseimbangan di salah satu bagian, maka akan mempengaruhi bagian lainnya.

PT Intan Triputra Abadi, sebagai salah satu perusahaan yang bergerak di dalam bidang pengembangan aplikasi, sudah memiliki aplikasi project monitoring

dan controlling. Namun, aplikasi masih dirasa kurang optimal mengingat tidak adanya notifikasi yang mengingatkan kewajiban untuk mengisi update pengerjaan proyek yang menyebabkan proses controlling dari proyek sendiri kurang terjaga. Juga sering terjadinya perubahan scope yang terjadi dari klien sehingga berpengaruh ke dalam proses pengerjaan suatu proyek.

Dari 9 knowledge areas yang ada di dalam project management pada PT Intan Triputra Abadi, hal yang dapat di highlight adalah knowledge area pada bagian Project Cost Management yang berfungsi untuk mengatur cost dari proyek, Project Time Management yang berfungsi untuk mengatur waktu pengerjaan proyek, Project Scope Management yang berfungsi untuk menghandle

scope proyek.

(11)

2

dalam pengerjaan proyek tetap terjaga dan proyek terlaksana sesuai dengan rencana.

1.2RumusanBMasalahB

Berikut adalah rumusan masalah dari Tugas Akhir yang diajukan :

1. Bagaimana menangani manajemen ruang lingkup (scope management) di dalam suatu proyek pada PT Intan Triputra Abadi ?

2. Bagaimana menangani manajemen biaya atau (cost management) di dalam suatu proyek pada PT Intan Triputra Abadi ?

3. Bagaimana menangani manajemen waktu (time management) di dalam suatu proyek pada PT Intan Triputra Abadi ?

1.3TujuanBPembahasanB

Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka berikut adalah tujuan dari tugas akhir ini :

1. Mencatat perubahan scope project dan pengaruhnya terhadap proyek selama masa proyek berjalan.

2. Mengalokasikan biaya untuk suatu project yang dibutuhkan pada tahap awal negosiasi harga dengan klien.

3. Mencatat setiap kegiatan yang dilakukan oleh pekerja sesuai dengan proyek yang dikerjakannya, memberikan notifikasi terkait pengerjaan proyek dan mencatat rencana pengerjaan proyek.

1.4RuangBLingkupB

Ruang lingkup pekerjaan untuk tugas akhir ini adalah analisis, perancangan, implementasi dan uji coba aplikasi monitoring dan controlling

proyek untuk PT Intan Triputra Abadi.

1.4.1BRuangBLingkupBAplikasiB

1. Aplikasi hanya dapat diakses oleh user yang terdaftar, yaitu penanggung jawab proyek dan pekerja proyek.

(12)

3

1.4.1.1 Scope Management

1. Aplikasi membantu penanggung jawab proyek untuk menjabarkan pekerjaan utama berikut bagian-bagian penyusunnya beserta waktu pengerjaan setiap bagian dan pekerja yang bertanggung jawab atas bagian tersebut.

2. Aplikasi menyimpan kaitan antar pekerjaan yang satu dengan pekerjaan lain di dalam proyek.

1.4.1.2 Cost Management

1. Aplikasi dapat menghitung estimasi biaya dari suatu proyek berdasarkan waktu pengerjaan proyek dan budget pengerjaan proyek per hari-nya. Untuk penentuan waktu pengerjaan suatu task di dalam proyek, digunakan sistem pembobotan berdasarkan skala dari tingkat prioritas task tersebut.

1.4.1.3BBBTime Management

1. Aplikasi dapat mengirim list pekerjaan pada page pekerja proyek sesuai dengan waktu mulai pengerjaan yang ditentukan oleh penanggung jawab proyek.

2. Aplikasi akan menampilkan list pekerjaan lanjutan yang berhubungan dengan suatu pekerjaan yang telah di-report selesai oleh pekerja kepada pihak pekerja proyek lain.

3. Aplikasi dapat melakukan proses estimasi ulang waktu pengerjaan proyek jika terdapat perubahan di sisi scope project.

4. Aplikasi dapat mengirimkan notifikasi ke email user, berupa :

a. Email notifikasi pada page user jika waktu telah memasuki

schedule meeting.

b. Email notifikasi pada penanggung jawab proyek jika pekerja proyek belum menyelesaikan task yang diberikan kepadanya dalam waktu yang telah ditentukan / overtime. Badan email ini meliputi : nama dan task yang overtime. Email ini akan dikirim pada jam mulai kerja kantor di keesokan harinya.

(13)

4

1.5SumberBDataB

Sumber data yang dibutuhkan untuk aplikasi ini berasal dari internet dan data karyawan serta project yang bukan merupakan data real.

1.6SistematikaBPenyajianB

Berikut adalah sistematika penyajian dari dokumen yang akan dibuat. B

BABBIBPendahuluanB

Bab ini menjelaskan mengenai latar belakang, solusi umum yang ditawarkan, tujuan pengembangan sistem, ruang lingkup, metodologi penelitian dan pengembangan perangkat lunak, produk akhir dan sistematika penulisan laporan.

BABBIIBKajianBPustakaB

Bab ini menjelaskan teori-teori yang dijadikan acuan dalam laporan tugas akhir.

BABBIIIBAnalisisBdanBRancanganB

Bab ini menjelaskan analisis terhadap metode yang digunakan sebagai solusi dari masalah yang akan dipecahkan serta menghasilkan requirement akhir yang diperkirakan mampu dicapai dengan menggunakan metode yang telah dianalisis tersebut.

Bagian rancangan menjelaskan rancangan sistem yang akan dibuat berdasarkan hasil analisis dan evaluasi sistem.

BABBVBImplementasiBB

Bab ini merupakan realisasi dari tahap perancangan sistem yang berupa pengimplementasian ke dalam source code beserta pengujian terhadap unit-unit hasil implementasi.

(14)

5

Bab ini akan menguraikan tentang hasil uji coba Aplikasi secara black box.

BABBVIBSimpulanBdanBSaranBB

(15)

BABB6B

SIMPULANBDANBSARANB

6.1SimpulanB

Dari pengembangan aplikasi ini dapat diambil simpulan bahwa :

1. Aplikasi dapat membantu untuk mengetahui keterhubungan antar task serta prioritas dari setiap task sehingga membantu project manager dalam mengetahui task apa yang terkena dampak jika terdapat perubahan scope. 2. Aplikasi dapat mengirim notifikasi kepada project manager jika developer

sudah mengerjakan task dalam waktu yang overtime. Dengan terdapatnya fitur ini, maka project manager dapat mengawasi kinerja setiap developer yang mengerjakan task.

3. Aplikasi dapat mengirimkan notifikasi kepada project manager jika proyek sudah mendekati deadline. Dengan fitur ini, maka project manager dapat melakukan check progress overall project sebelum di-deliver kepada client.

4. Aplikasi dapat menghitung alokasi biaya proyek sehingga tidak lagi dibutuhkan dokumen yang memaparkan biaya proyek, tetapi cukup dengan mengakses aplikasi maka sudah dapat mengetahui biaya proyek.

6.2SaranB

derikut adalah saran untuk pengembangan aplikasi ini :

1. Data yang dipakai adalah data user valid yang merupakan karyawan PT Intan Triputra Abadi.

2. Aplikasi diharapkan terdapat generate task menjadi suatu diagram mind-map, sehingga memudahkan untuk dilihat perubahan yang terjadi di dalam aplikasi

(16)

DAFTAR PUSTAKA

[1] Project Management Institute, “What is Project Management?,” Project Management Institute, [Online]. Available: http://www.pmi.org/About-Us/About-Us-What-is-Project-Management.aspx. [Diakses 28 April 2016]. [2] Deasun O Conchuir, Overview of the PMBOK Guide, Switzerland:

Springer, 2010.

[3] PMP Certification Help . “The 9 Project Management Knowledge

Area,”PMP Certification Help, [Online]. Available:

http://pmpcertificationhelp.com/project-management-knowledge-areas/. [Diakses 28 April 2016]

[4] Google. “MVC Architecture,” Google, [Online]. Available:

https://developer.chrome.com/apps/app_frameworks. [Diakses 1 Juni 2016] [5] Pivotal Software. “Introduction,” Pivotal Software, [Online]. Available:

https://projects.spring.io/spring-framework/. [Diakses 27 Mei 2016]

[6] Potix Corporation. “Why ZK,” Potix Corporation, [Online]. Available: https://www.zkoss.org/whyzk/TopReasons. [Diakses 27 Mei 2016]

[7] Oracle. “Develop With The Global Standards,” Oracle, [Online]. Available: https://www.oracle.com/java/technologies/index.html. [Diakses 27 Mei 2016]

[8] MyBatis.org. “Introduction : What is MyBatis ?,” MyBatis, [Online]. Available : http://www.mybatis.org/mybatis-3/. [Diakses 1 Juni 2016]

[9]

[10]

A K Munns and B F Bjeirmi, The role of project management in achieving project success. Scotland: International Journal of Project Managemen, 1996 Tamara Gvozdenovic, Mirjana Miljanovic, Aleksandar Jegdic and Zeljko Crnogorcic. Bodies Of Knowledge In Project Management And Project Quality Management. International Journal for Quality research, 2007