PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN

(1)

51 BAB IV

PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN

Sesuai dengan judul pengamatan yaitu mengenai prosedur perpanjangan Izin Tinggal Kunjungan (ITK) kepada mahasiswa asing di Kantor Imigrasi kelas I Yogyakarta, penulis mendapatkan dokumen atau arsip maupun informasi dari narasumber berupa wawancara langsung dari Seksi Status Keimigrasian pada tanggal 20 Februari 2017 pukul 13.00 WIB. Berikut hasil wawancara dengan Ibu Tri Widowati selaku kasubsi penentuan status keimigrasian.

Perpanjangan izin tinggal kunjungan wajib dilakukan bagi orang asing yang berada di Indonesia tak terkecuali untuk mahasiswa atau pelajar berkewarganegaraan asing yang sedang menempuh pendidikan di kota Yogyakarta ini. Perpanjangan izin tinggal kunjungan sendiri memiliki tujuan agar orang asing tersebut terpantau kegiatan dan aktivitasnya yang dilakukan di Indonesia. Izin tinggal kunjungan sendiri diberikan dalam jangka waktu 30 hari, setelah waktu tersebut habis maka mahasiswa asing harus pulang ke Negara asalnya atau melanjutkan singgah di Negara lain. Izin tinggal kunjungan dilakukan sebanyak 4 (empat) kali perpanjangan, izin tinggal kunjungan diberikan dalam bentuk cap yang tertera dalam paspor asing dari Negara asalnya. Paspor sendiri adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pejabat berwenang dari suatu Negara yang memuat identitas pemegangnya dan berlaku untuk melakukan perjalanan antar Negara. Paspor berisi biodata pemegangnya seperti, foto pemegang, tanda tangan, tempat dan tanggal lahir, dan kebangsaan.

Izin tinggal kunjungan diberikan tertera dalam paspor, mahasiswa asing dapat melakukan perpanjangan izin tinggal kunjungan paling cepat 14 hari dan paling lambat pada hari kerja sebelum jangka waktu izin tinggal tersebut berakhir.

Mahasiswa asing yang tinggal melebihi batas tanggal jatuh tempo maka diberikan sanksi berupa denda over stay yang dibayarkan di kantor imigrasi. Perpanjangan izin tinggal kunjungan diberikan dalam waktu paling lama 3 hari kerja terhitung sejak dilakukan wawancara dan telah dilakukan pembayaran biaya imigrasi sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

commit to user commit to user

(2)

A. Standart Operational Procedure (SOP) Perpanjangan Izin Tinggal Kunjungan (ITK)

Setiap kegiatan dalam kantor imigrasi kelas I Yogyakarta memiliki standart operational procedure agar dapat melakukan pekerjaan lebih terarah dan efektif. Perpanjangan izin tinggal kunjungan memiliki standart operatinonal procedure yang dibuat oleh Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Direktorat Jendral Imigrasi Direktorat Izin Tinggal Dan Status Keimigrasian dengan nomor SOP: IMI-GR 01 09-2424. Apabila SOP tidak dilaksanakan maka proses penyelesaian izin tinggal kunjungan akan terhambat dan menyebabkan ketidaksesuaian hasil perpanjangan, ketepatan waktu, dan akurasi data keimigrasian. Dalam SOP tersebut berisi tentang alur atau langkah-langkah melakukan perpanjangan izin tinggal kunjungan di kantor imigrasi. Berikut adalah langkah-langkah perpanjangan izin tinggal kunjungan.

1. Identifikasi Kegiatan Perpanjangan Izin Tinggal Kunjungan a. Langkah Awal

Petugas loket menerima permohonan perpanjangan izin tinggal kunjungan dan memeriksa berkas orang asing tersebut. Kemudian petugas memasukan data kedalam aplikasi izin tinggal dan dilanjutkan pengecekan cekal oleh sistem cekal dan meneliti keabsahan dokumen dan penjamin oleh seksi wasdakim serta dilanjutkan dengan memindai seluruh berkas permohonan serta berkas diteruskan kepada pejabat yang membidangi izin tinggal.

b. Langkah Utama

Pejabat yang membidangi izin tinggal memberikan keputusan pemberian perpanjangan izin tinggal kunjungan. Kemudian pemohon diharuskan membayar biaya perpanjangan izin tinggal kunjungan sesuai dengan PNBP yang berlaku dan dilanjutkan dengan pengambilan data biometrik oleh petugas.

c. Langkah Akhir

(3)

Petugas menerakan cap dinas serta penulisan nomor register di halaman paspor. Kemudian paspor ditandatangani oleh pejabat yang ditunjuk yang kemudian dilakukan penyerahan paspor kepada pemohon serta memindai fotokopi halaman paspor yang terdapat peneraan izin tinggal kunjungan sebagai arsip.

2. Identifikasi Langkah-langkah Perpanjangan Izin Tinggal Kunjungan a. Langkah Awal

1. Pemanggilan pemohon

Mesin antrian akan memanggil secara otomatis dan menampilkan nomor antrian pada layar monitor atau pemeriksa personil izin keimigrasian memanggil pemohon.

2. Penerimaan berkas permohonan

a. Menerima berkas permohonan dari pemohon atau yang diberi kuasa, kelengkapan berkas permohonan dan dokim dilaksanakan oleh statuskim dengan waktu 10 menit.

Persyaratan permohonan sesuai peraturan yang berlaku.

Berikut adalah berkas yang diterima petugas loket untuk ditindak lanjuti.

Gambar 4.1 Map Perpanjangan ITK Tampak Depan

Sumber: seksi Statuskim Kantor Imigrasi Kelas I Yogyakarta commit to user commit to user

(4)

Gambar 4.2 Map Perpanjangan ITK Tampak Dalam

Sumber: seksi Statuskim Kantor Imigrasi Kelas I Yogyakarta Gambar 4.3 Perdim 23 Tampak Depan

Sumber: seksi Statuskim Kantor Imigrasi Kelas I Yogyakarta commit to user

commit to user

(5)

Gambar 4.4 Perdim 23 Tampak Belakang

Sumber: seksi Statuskim Kantor Imigrasi Kelas I Yogyakarta Gambar 4.5 Surat Permohonan

Sumber: seksi Statuskim Kantor Imigrasi Kelas I Yogyakarta

(6)

Gambar 4.6 Surat Pernyataan dan Jaminan

Sumber: seksi Statuskim Kantor Imigrasi Kelas I Yogyakarta b. Melakukan pemeriksaan kebenaran isian formulir

c. Melakukan pemeriksaan persyaratan baik asli dan atau fotokopi d. Melakukan entry data untuk mencetak tanda terima nomor permohonan. Dilaksanakan oleh statuskim dengan kelengakapn berkas permohonan dalam waktu 5 menit. Entry data meliputi:

1) Kategori 2) Produk 3) Jenis dokim

4) Izin tinggal ke berapa 5) Tujuan

6) Waktu 7) NIORA

8) Nama pemohon 9) Tanggal lahir

10) Sponsor commit to user commit to user

(7)

11) Nama pengurus 12) Nama biro jasa

13) Pemeriksaan cekal secara otomatis,

a) Jika terdapat dalam daftar cekal, maka ditindak lanjuti oleh bidang wasdakim

b) Jika tidak terdapat dalam daftar cekal, dapat dilanjutkan verifikasi

Pemeriksaan cekal dilaksanakan oleh wasdakim dalam waktu 5 menit

e. Menampilkan data pemohon yaitu,

1) Menampilkan NIORA dan melengkapi data orang asing 2) Nama sponsor dan melengkapi data sponsor

3) Data pendaratan

4) Data keimigrasian izin tinggal

f. Menerakan tanggal permohonan pada berkas permohonan 1) Membubuhkan paraf pada formulir dan berkas permohonan 2) Berkas permohonan disertakan kepada pemroses

permohonan pemberi izin tinggal 3. Pemindaian berkas permohonan

a) Memindai berkas permohonan, pemindaian terdiri dari:

1) Formulir

2) Halaman identitas pemegang paspor 3) Cap pendaratan dan visa pada paspor 4) Surat jaminan

5) KTP penjamin

b) Berkas diserahkan kepada kepala bidang statuskim Pemindaian dilakukan oleh statuskim dalam waktu 15 menit b. Langkah Utama

1. Persetujuan penerbitan izin tinggal

a. Pemeriksaan lanjutan keabsahan persyaratan keabsahan pemohon, dilakukan oleh wasdakim dalam waktu 5 menit

(8)

b. Membubuhkan paraf persetujuan

c. Berkas diteruskan ke bendahara penerima 2. Transaksi pembayaran

a. Mesin antrian akan memanggil secara otomatis dan menampilkan nomor antrian pada layar monitor atau fungsional umum statuskim memanggil pemohon

b. Bendahara penerima pembayaran dan mencetak kuitansi pembayaran

c. Menyerahkan kuitansi pembayaran kepada pemohon

d. Kwitansi lembar pertama untuk pemohon, kwitansi lembar kedua untuk pertinggal pada berkas permohonan, dan kwitansi lembar ketiga untuk bendahara penerima

Dilakukan oleh bendahara dalam waktu 5 menit dengan kelengkapan slip tanda bukti pembayaran.

3. Pengambilan data biometrik

a. Mesin antrian akan memanggil secara otomatis dan menampilkan nomor antrian pada layar monitor

b. Pengambilan data biometrik, yang terdiri dari:

1) Pengambilan foto pemohon 2) Pengambilan sidik jari pemohon

3) Pembubuhan tanda tangan pemohon pada signature pad c. Berkas permohonan diserahkan kepada pemroses permohonan

pemberi izin tinggal kunjungan

Dilakukan oleh petugas statuskim dalam waktu 10 menit.

c. Langkah Akhir 1. Peneraan

a. Peneraan cap perpanjangan izin tinggal kunjungan, cap dinas dan penulisan nomor register izin tinggal kunjungan di halaman paspor

(9)

b. Berkas permohonan diserahkan ke kepala kantor atau pejabat yang ditunjuk, dilakukan oleh statuskim dalam waktu 5 menit Dilakukan oleh petugas statuskim dalam waktu 3 menit.

2. Penandatanganan

a. Tanda tangan perpanjangan izin tinggal kunjungan pada paspor b. Berkas diteruskan ke petugas pemindai untuk dilakukan

pemindaian pada halaman penandatanganan, dilakukan oleh statuskim dalam waktu 10 menit

c. Berkas diteruskan ke petugas loket untuk diserahkan kepada pemohon atau yang dikuasakan

3. Penyerahan

Mesin antrian akan memanggil secara otomatis dan menampilkan nomor antrian pada layar monitor

a. Petugas loket meminta tanda terima permohonan kepada pemohon atau yang diberi kuasa

b. Petugas loket menyerahkan paspor dan pemohon menandatangani tanda terima paspor, dilakukan petugas statuskim dalam waktu 5 menit

c. Petugas loket menyerahkan berkas yang telah selesai kepada bidang seksi infokim untuk menyimpan arsip, dilakukan oleh infokim dalam waktu 5 menit

B. Prosedur Perpanjangan Izin Tinggal Kunjungan (ITK) Kepada Mahasiswa Asing

Dalam pelaksanaan program kerja, Kantor Imigrasi Kelas I Yogyakarta memberikan pelayanan yang prima dalam kegiatan pelaksanaan.

Salah satunya yang bertugas melaksanakan kegiatan di bidang status keimigrasian sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Sesuai judul pengamatan yaitu prosedur perpanjangan izin tinggal kunjungan kepada mahasiswa asing di Kantor Imigrasi Kelas I Yogyakarta, maka penulis mendapatkan hasil pengamatan mengenai prosedur perpanjangan izin tinggal. Berikut adalah alur atau tahap-tahap atau langkah-

(10)

langkah perpanjangan izin tinggal kunjungan kepada mahasiswa asing di Kantor Imigrasi Kelas I Yogyakarta.

TAHAP I:

Sebelum mengajukan permohonan perpanjangan izin tinggal kunjungan, mahasiswa asing tersebut harus mengetahui persyaratan apa saja yang dibutuhkan untuk melakukan perpanjangan izin tinggal kunjungan di Kantor Imigrasi Kelas I Yogyakarta. Informasi persyaratan berlandaskan pada Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor 27 Tahun 2014 Pasal 17, meliputi:

a. Syarat umum bagi orang asing dalam rangka mengikuti pendidikan dan pelatihan dan mengadakan penelitian ilmiah, melampirkan persyaratan:

1) Paspor kebangsaan yang sah dan masih berlaku 2) Surat penjaminan dari penjamin

3) Surat kuasa bermaterai cukup dal hal pengurusan melalui kuasa 4) Tiket untuk kembali ke Negara asal atau meneruskan ke Negara lain b. Syarat khusus

1) Surat rekomendasi dari Sekertariatan Negara bagi orang asing penerima beasiswa dari Pemerintahan Republik Indonesia

Berdasarkan pengamatan langsung masih terdapat pemohon yang belum mengetahui persyaratan dengan lengkap, berikut persyaratan yang harus diajukan mahasiswa asing dalam perpanjangan izin tinggal kunjungan di Kantor Imigrasi Kelas I Yogyakarta terdiri dari:

1) Paspor

Penjelasan mengenai paspor adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pejabat berwenang dari suatu Negara yang memuat identitas pemegangnya dan berlaku untuk melakukan perjalanan antar Negara. Berikut adalah jenis-jenis paspor:

a) Paspor Biasa

Surat perjalanan republik Indonesia yang diberikan kepada warga Negara Indonesia yang akan melakukan perjalanan ke luar atau masuk commit to user commit to user

(11)

wilayah Indonesia. Paspor ini berwarna hijau dan memiliki masa berlaku yaitu 5 tahun. Paspor biasa terdiri dari 48 halaman dan 24 halaman yang diberikan kepada calon tenaga kerja Indonesia yang akan bekerja di luar negeri.

b) Paspor Diplomatik

Paspor diplomatik diberikan kepada pegawai negeri, pejabat Negara tertentu yang akan melakukan perjalanan ke luar wilayah Indonesia untuk melaksanakan tugas diplomatik. Paspor ini berwarna hitam dan berlaku selama 5 tahun sejak tanggal diterbitkannya paspor ini.

c) Paspor Dinas

Paspor ini diterbitkan untuk kalangan teknisi dan petugas administrasi dari suatu misi diplomatik seperti kedutaan dan konsulat atau pegawai negeri yang sedang melaksanakan tugas ke luar negeri. Paspor ini berwarna biru dan berlaku tergantung dengan keperluannya biasanya 1 tahun sejak tanggal diterbitkan.

d) Paspor Haji

Paspor haji adalah paspor khusus Jemaah yang akan melaksankan ibadah haji di tanah suci mekkah. Paspor ini berwarna coklat dan masa berlakunya sesuai dengan lamanya melakukan ibadah haji.

e) Paspor Kebangsaan Untuk Orang Asing

Paspor yang dimiliki oleh seseorang yang bukan warga negra Indonesia. Paspor ini memiliki syarat dan ketentuan untuk memiliki paspor jenis ini diatur oleh masing-masing negaranya. Setiap Negara memiliki ciri-ciri paspor yang berbeda sesuai dengan negaranya.

Paspor wajib dibawa oleh setiap orang asing yang masuk di wilayah Indonesia sebagai identitas orang asing tersebut.

f) Paspor Khusus

Paspor khusus adalah paspor khusus untuk pejabat United Nations (PBB) dan biasanya mendapatkan perlakuan diplomatik. Ada 2 macam paspor khusus yaitu sampul merah yang diperuntukan bagi pejabat tinggi di PBB dan sampul biru diperuntukan bagi staf PBB. commit to user commit to user

(12)

g) Dokumen yang Setara dengan Paspor

Selain paspor terdapat beberapa dokumen perjalanan yang setara dengan paspor atau diakui sebagai paspor, antara lain:

a. Sea man book

Dokumen ini dipergunakan oleh para pelaut selama melaut, dengan dilengkapi surat jaminan dari perusahaan pelayaran.

b. Certificate of identity

Dokumen ini dipergunakan oleh para pengungsi (stateless persons).

Untuk melakukan pengajuan izin tinggal kunjungan mahasiswa asing harus memenuhi persyaratan salah satunya paspor kebangsaan yang dikeluarkan dari negaranya. Paspor tersebut harus resmi dikeluarkan dari pemerintahan di negaranya dan masih berlaku. Berikut adalah paspor warga Negara asing.

Gambar 4.7 Paspor Pemohon

Sumber: Berkas Permohonan ITK Mahasiswa Asing di Kantor Imigrasi Kelas I Yogyakarta

Berdasarkan gambar paspor tersebut, paspor berisi:

a) Data pribadi pemilik paspor

b) Foto pribadi pemegang paspor commit to user commit to user

(13)

c) Tempat dan tanggal lahir pemilik paspor d) Pekerjaan/jabatan pemegang paspor e) Masa berlaku paspor

f) Tanda tangan dan cap tangan pemilik paspor 2) Formulir Perdim 23

Formulir yang disediakan di bagian front office, formulir ini harus diisi dilengkapi oleh pemohon. Berikut adalah gambar formulir yang digunakan dalam perpanjangan izin tinggal kunjungan:

Gambar 4.8 Formulir Pemohon (halaman ke-1)

Berdasarkan gambar perdim 23 halaman ke-1 berisi data:

1. Permohonan (memilih perpanjangan izin tinggal kunjungan atau konversi izin kunjungan ke ITAS) beserta tanggal permohonan

2. Nama lengkap, jenis kelamin, tempat dan tanggal lahir, kewarganegaraan, nomor paspor, tanggal dan tempat dikeluarkannya

(14)

paspor, masa berlaku paspor, pekerjaan di luar negeri, alamat dan nomor telepon kantor, alamat tempat tinggal dan nomor telepon di Indonesia, nama dan alamat sponsor, alamat email, nama di luar negeri, alamat dan nomor telepon keluarga di luar negeri, dan alamat email.

Gambar 4.9 Formulir Pemohon (halaman ke-2)

Berdasarkan gambar perdim 23 halaman ke-2 berisi alasan perpanjangan atau konversi, tanda tangan pemohon, serta tanda tangan yang diberi kuasa (bila ada), catatan petugas loket, catatan pegawai tata usaha, dan catatan pejabat imigrasi.

3) Surat Permohonan dan Jaminan

Berikut adalah gambar surat permohonan dan jaminan commit to user commit to user

(15)

Gambar 4.10 Surat Permohonan Dan Jaminan Dari Pemohon

Berdasarkan gambar surat permohonan dan jaminan, penjelasan mengenai surat permohonan dan jaminan adalah surat permohonan dari yang bersangkutan dari sponsornya yang memuat keterangan mengenai tujuan permohonan perpanjangan izin tinggal kunjungan dan jaminan terhadap orang asing yang bersangkutan selama di Indonesia hingga pemulangannya atau keluar dari Indonesia. Surat permohonan dan jaminan berisi:

a) Identitas sponsor (nama, tempat dan tanggal lahir, pekerjaan, penghasilan pertahun, kewarganegaraan, nomor KTP, nomor paspor/dokim, dan alamat tempat tinggal)

(16)

b) Identitas mahasiswa asing (nama, kewarganegaraan, nomor paspor/dokim, pengikut/hubungan keluarga, dan fakultas)

c) Tempat dan tanggal pembuatan surat

d) Nama terang, tandatangan pemohon/sponsor serta materai 6000 4) Surat Rekomendasi Dari Universitas

Berikut adalah gambar surat rekomendasi dari universits terkait.

Gambar 4.11 Surat Rekomendasi Dari Universitas

Berdasarkan gambar dari surat rekomendasi dari universitas, penjelasan mengenai surat rekomendasi dari universitas adalah surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lembaga pendidikan tersebut terkait dengan memberikan data-data mengenai siswanya secara akurat.

5) Fotokopi KTP Sponsor

Berikut adalah gambar dari fotokopi KTP Sponsor commit to user commit to user

(17)

Gambar 4.12 Fotokopi KTP Sponsor

Berdasarkan gambar dari fotokopi KTP Sponsor ini dapat dijelaskan bahwa fotokopi KTP sponsor adalah Kartu Tanda Penduduk yang merupakan identitas diri dari penjamin atau sponsor orang asing untuk jaminan terhadap orang asing yang bersangkutan selama berada di Indonesia.

6) Tiket Pulang/Meneruskan Perjalanan Ke Negara Lain

Berikut adalah gambar tiket pulang/meneruskan perjalanan ke negara lain

Gambar 4.13 Tiket Pulang/Meneruskan Perjalanan Ke Negara Lain

(18)

Berdasarkan gambar tiket booking tersebut dapat diketahui bahwa mahasiswa asing tersebut melanjutkan perjalanannya ke negara lain.

Diperkuat dengan hasil wawancara di Kantor Imigrasi Kelas I Yogyakarta pada tanggal 15 Maret 2017 pukul 15.00 WIB dengan Bapak Rahmat Wibowo selaku petugas loket, mengatakan bahwa:

Mahasiswa asing yang ingin melakukan perpanjangan izin tinggal kunjungan untuk keperluan belajar di Indonesia maka harus memenuhi syarat- syarat yang harus dipenuhi, salah satu syarat yang penting adalah surat permohonan dan jaminan dari universitasnya karena orang asing yang tinggal di Indonesia harus ada penjaminnya agar kalau terjadi sesuatu dengan aktivitas orang asing tersebut maka ada yang bertanggungjawab. Selain itu tiket booking pesawat juga diperlukan agar dapat diketahui sampai kapan orang asing tersebut berada di Indonesia. Tiket tersebut tidak harus tiket pulang ke Negara asalnya melainkan dapat melanjutkan perjalanan ke Negara lain.

Tujuan dari adanya syarat tiket ini adalah agar menghindari dari deportasi akibat tidak taatnya orang asing tinggal di Indonesia melebihi batas.

Berdasarkan penjelasan mengenai persyaratan yang ditujukan pada pemohon selanjutnya akan diproses.

TAHAP II:

(19)

Setelah mendapatkan informasi mengenai apa saja syarat-syarat yang dibutuhkan mahasiswa asing untuk melakukan perpanjangan izin tinggal kunjungan dan diajukan di kantor imigrasi kelas I yogyakarta seksi status keimigrasian pada petugas loket.

Pengajuan perpanjangan izin tinggal kunjungan dilakukan dengan pengambilan nomor antrian yang berada di front office, pengambilan nomor antrian hanya dibuka pada pukul 08.00-10.00 WIB. Pemohon diharapkan untuk antri sampai nomor antriannya dipanggil oleh petugas loket untuk mendaftarkan berkas permohonannya. Untuk memberikan berkas permohonannya masih terdapat kendala bagi pemohon yang ditolak oleh petugas loket dikarenakan syarat kurang lengkap maupun berpakaian kurang sopan.

Diperkuat dengan hasil wawancara di Kantor Imigrasi Kelas I Yogyakarta pada tanggal 15 Maret 2017 pukul 15.00 WIB dengan Bapak Rahmat Wibowo selaku petugas loket, mengatakan bahwa:

Apabila pemohon atau mahasiswa asing mau mengajukan perpanjangan izin tinggal belum mengetahui syarat-syarat yang dibutuhkan maka bisa langsung bertanya pada petugas front office terlebih dahulu pada saat mengambil nomor antrian, agar saat antri di petugas loket tidak lagi kebingungan mengenai syarat yang belum lengkap.

TAHAP III:

Petugas loket melayani pada pukul 08.00-12.00 WIB untuk pengajuan permohonan perpanjangan izin tinggal. Petugas loket seksi statuskim akan menerima berkas permohonan dari pemohon atau yang diberi kuasa dan kemudian dilakukan pemeriksaan kelengkapan dan kecocokan pada berkas data persyaratan pemohon seperti pemeriksaan kebenaraan pengisian formulir perdim 23, serta melakukan pemeriksaan kebenaran persyaratan baik asli dan atau fotokopi. Pemeriksaan ini dilakukan dengan wawancara dengan pemohon secara singkat, waktu yang dibutuhkan oleh petugas loket yaitu 10 menit.

Apabila berkas permohonan dianggap kurang atau tidak cocok maka akan dikembalikan kepada pemohon untuk dilengkapi kembali atau diganti.

Apabila petugas loket sudah memeriksa dan persyaratan sudah lengkap sesuai commit to user commit to user

(20)

dengan peraturan maka akan ditindak lanjuti. Berkas yang sudah lengkap maka akan diberikan paraf petugas loket pada perdim 23 sebagai bukti telah dilakukannya pemeriksaan kelengkapan dokumen.

TAHAP IV:

Pada tahapan ini sudah sesuai dengan Standar Operating Procedure perpanjangan izin tinggal kunjungan kepada mahasiswa asing di Kantor Imigrasi Kelas I Yogyakarta setelah lolos pemeriksaan berkas permohonan dan jangka waktu penyelesaiannya sebagai berikut.

Perpanjangan izin tinggal kunjungan kepada mahasiswa asing:

1. Petugas loket seksi statuskim memasukkan data pemohon dengan login ke aplikasi izin tinggal kunjungan yang disebut dengan aplikasi e-office.

Syarat-syarat berkas permohonan yang dibawa oleh pemohon setelah diperiksa kebenarannya maka akan dimasukkan ke dalam aplikasi e-office untuk mendaftarkan berkas permohonan dan mencetak tanda terima permohonan. Petugas loket melakukan login terlebih dahulu pada aplikasi e-office seperti berikut.

Gambar 4.14 Login Aplikasi E-office

Sumber: Seksi Statuskim Kantor Imigrasi Kelas I Yogyakarta 2. Petugas loket melakukan pemeriksaan kelengkapan dokumen pada

aplikasi e-office. commit to user commit to user

(21)

Dalam tahap ini petugas loket memasukkan data identitas pemohon serta kelengkapan syarat yang diajukan oleh pemohon seperti surat penjamin, paspor, tiket pulang/meneruskan perjalanan, surat kuasa, rekomendasi dari instanti terkait, dan data pendukung lainnya yaitu KTP sponsor.

Gambar 4.15 Pemeriksaan Kelengkapan Dokumen

Sumber: Seksi Statuskim Kantor Imigrasi Kelas I Yogyakarta 3. Mencetak dan memberikan tanda terima permohonan kepada pemohon

Dalam tanda terima ini berisi:

a. Alamat kantor imigrasi tempat diajukannya permohonan b. Nomor permohonan

c. Nama pemohon

d. Jumlah permohonan yang diajukan e. Catatan (apabila ada)

f. Tempat dan tanggal pencetakan tanda terima g. Nama dan NIP petugas loket statuskim

Gambar 4.16 Cetak Tanda Terima Permohonan commit to user

commit to user

(22)

Sumber: Seksi Statuskim Kantor Imigrasi Kelas I Yogyakarta Tanda terima permohonan ini digunakan oleh pemohon saat mengambil paspor yang sudah diberikan izin tinggal kunjungan.

4. Entry data pemohon kedalam aplikasi izin tinggal kunjungan

Pada tahap ini petugas loket mengisi data pemohon untuk melengkapi identitas pemohon yang terdiri dari:

a. Data orang asing b. Data sponsor c. Data pendaratan

d. Data keimigrasian izin tinggal e. Data penerbitan nomor register

Gambar 4.17 Data Orang Asing commit to user commit to user

(23)

Sumber: Seksi Statuskim Kantor Imigrasi Kelas I Yogyakarta Gambar 4.18 Data Sponsor

Sumber: Seksi Statuskim Kantor Imigrasi Kelas I Yogyakarta Gambar 4.19 Data Pendaratan, Data Keimigrasian Izin Tinggal, Data

Penerbitan Nomor Register commit to user commit to user

(24)

Sumber: Seksi Statuskim Kantor Imigrasi Kelas I Yogyakarta Data-data tersebut disimpan dalam aplikasi e-office untuk meminimalisir hilangnya data mengenai pemohon yang bersangkutan. Selain itu menyimpan data dalam aplikasi ini dapat diketahui oleh berbagai pihak keimigrasian apabila pemohon yang bersangkutan melakukan perpanjangan izin tinggal kunjungan di kantor imigrasi lain. Dalam tahap ini dibutuhkan waktu kurang lebih 5 menit.

5. Catatan Keabsahan Dokumen

Dalam tahapan ini melakukan catatan keabsahan dokumen dilakukan oleh kasubsi penelaah statuskim untuk memeriksa keabsahan dokumen untuk melakukan perpanjangan izin tinggal kunjungan. Dokumen tersebut terdiri dari syarat-syarat yang diajukan oleh pemohon seperti surat penjamin, sponsor, tiket pulang/meneruskan perjalanan, surat kuasa, rekomendasi dari instansi terkait, dan dokumen pendukung lainnya seperti KTP sponsor. Berikut adalah gambar tahapan catatan keabsahan dokumen dalam aplikasi e-office.

Gambar 4.20 Catatan Keabsahan Dokumen commit to user

commit to user

(25)

Sumber: Seksi Statuskim Kantor Imigrasi Kelas I Yogyakarta Apabila catatan keabsahan dokumen sudah sesuai maka kasubsi penelaah statuskim memberikan paraf pada berkas permohonan untuk dilanjutkan ke tahap selanjutnya. Tahap ini membutuhkan waktu 5 menit.

6. Pemeriksaan Cekal

Pemeriksaan cekal dilakukan oleh kepala seksi status keimigrasian yaitu Bapak Gatot Wirawan. Tujuan dari pemeriksaan cekal adalah apabila pemohon termasuk kedalam daftar cekal maka akan ditindak lanjuti oleh seksi wasdakim untuk pengawasan dan penindakan. Namun apabila tidak terdapat daftar cekal maka akan diverifikasi dan diberikan paraf pada berkas permohonan untuk dilanjutkan proses perpanjangan izin tinggal kunjungan. Pada tahap pemeriksaan cekal ini dibutuhkan waktu 5 menit.

7. Pemindaian Dokumen

Tahapan berikutnya adalah pemindaian dokumen awal, agar berkas permohonan yang masuk tidak hilang diperlukan memindai berkas permohonan yang dilakukan oleh operator komputer dengan waktu yang dibutuhkan 10 menit. Pemindaian tersebut terdiri dari:

a. Surat penjamin b. Paspor

c. Tiket pulang/meneruskan perjalanan d. Surat kuasa commit to user commit to user

(26)

e. Rekomendasi dari instansi terkait f. Data pendukung lainnya

Gambar 4.21 Pemindaian Dokumen

Sumber: Seksi Statuskim Kantor Imigrasi Kelas I Yogyakarta Pemindaian selesai maka dilanjutkan ke tahapan selanjutnya.

8. Transaksi Pembayaran

Pembayaran biaya izin tinggal kunjungan sesuai ketentuan peraturan perundangan-undangan oleh pemohon kepada bendahara/loket pembayaran Kantor Imigrasi Kelas I Yogyakarta. Pembayaran dilakukan dengan membawa bukti tanda terima permohonan yang didapatkan dari petugas loket statuskim. Pemohon menunjukan bukti tersebut kepada loket pembayaran untuk melakukan transaksi pembayaran dengan jumlah pembayaran yang tercantum dalam tanda terima permohonan.

Berdasarkan hasil wawancara pada tanggal 15 Maret 2017 pukul 13.30 WIB di kantor imigrasi kelas I yogyakarta dengan Ibu Intan Putri Dista selaku petugas loket statuskim mengatakan:

Pada tahap selanjutnya melakukan transaksi pembayaran dengan jumlah yang sudah ditentukan di dalam tanda terima permohonan. Untuk perpanjangan izin tinggal kunjungan setiap kali perpanjangan sebesar Rp.

300.000,- dan membayar biaya jasa penggunaan aplikasi keimigrasian Rp.

55.000 setiap perpanjangan. Pemohon warga negara asing harus membayar dengan mata uang rupiah di loket pembayaran yang disediakan kantor. commit to user commit to user

(27)

Berikut adalah gambar tanda terima permohonan untuk melakukan transaksi pembayaran di loket pembayaran.

Gambar 4.22 Tanda Terima Permohonan

Sumber: Seksi Statuskim Kantor Imigrasi Kelas I Yogyakarta 9. Cetak Kwitansi Pembayaran

Setelah bendahara/loket pembayaran menerima pembayaran dari pemohon dengan jumlah pembayaran yang sesuai dengan tanda terima permohonan. Berikut adalah tabel biaya pembayaran izin tinggal kunjungan sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 47 Tahun 2014.

Tabel 4.1 Tarif/Biaya Izin Tinggal Kunjungan Jenis Izin Keimigrasian Satuan Tarif Pemberian Izin Kunjungan Per orang Rp. 300.000,00 Setiap kali Perpanjangan Izin

Kunjungan

Per orang Rp. 300.000,00

Over stay Per hari Rp. 300.000,00

Sumber: PP Nomor 47 Tahun 2014

Setelah melakukan pembayaran, bendahara menyerahkan kwitansi pembayaran kepada pemohon. Kwitansi lembar pertama untuk pemohon, kwitansi lembar kedua untuk pertinggal berkas permohonan, dan kwitansi lembar ketiga untuk bendahara penerima. Dalam transaksi pembayaran

(28)

dan cetak kwitansi ini waktu yang diperlukan 5 menit. Berikut adalah gambar kwitansi pertinggal berkas permohonan.

Gambar 4.23 Cetak Kwitansi Pembayaran

Sumber: Seksi Statuskim Kantor Imigrasi Kelas I Yogyakarta Dalam kwitansi tersebut berisi:

a. Alamat kantor b. Nomor kwitansi c. Nama pemohon d. Nomor permohonan e. Jenis permohonan f. Nomor paspor

g. Kewarganegaraan pemohon h. Keterangan untuk pembayaran

i. Tempat dan tanggal transaksi pembayaran

j. Nama dan tandatangan petugas bendahara/loket pembayaran 10. Pemeriksaan Penjamin

Pemeriksaan penjamin/sponsor ini dilakukan oleh kepala seksi statuskim yaitu Bapak Gatot Wirawan. Kepala seksi statuskim yang memiliki wewenang untuk pemeriksaan penjamin. Dalam tahapan ini diperiksa kebenaran data penjamin. Dalam tahapan ini membutuhkan waktu kurang lebih 5 menit. Berikut adalah gambar tahapan pemeriksaan penjamin.

Gambar 4.24 Pemeriksaan Penjamin/Sponsor commit to user commit to user

(29)

Sumber: Seksi Statuskim Kantor Imigrasi Kelas I Yogyakarta 11. Persetujuan Izin Tinggal

Apabila sudah melalui pemeriksaan penjamin/sponsor kemudian dilakukan verifikasi persetujuan izin tinggal kunjungan oleh ibu Tri Widowati selaku Kasubsi Penentuan Status. Dalam tahap ini kasubsi penentuan status memeriksa kembali untuk verifikasi persetujuan izin tinggal dengan memberikan paraf pada berkas permohonan.

12. Pengambilan Data Biometri

Pengambilan data biometrik yang ditujukan kepada pemohon dilakukan oleh pengadministrasi keimigrasian bagian seksi Statuskim Kantor Imigrasi Kelas I Yogyakarta. Berdasarkan hasil pengamatan penulis, pemohon diharapkan membawa tanda terima permohonan serta tanda bukti pembayaran yang sudah diterima dari pihak bendahara/kasir. Berkas tersebut kemudian dibawa menuju petugas loket untuk disiapkan berkas permohonannya agar diberikan kepada petugas pengadministrasi keimigrasian. Pengambilaan biometrik ini memerlukan waktu 10 menit.

Pengambilan data biometrik ini meliputi:

a. Pengambilan foto pemohon b. Pengambilan sidik jari pemohon

c. Pembubuhan tandatangan pemohon pada signature pad

Pada tahap ini apabila sudah selesai akan dilanjutkan ke proses selanjutnya. commit to user commit to user

(30)

13. Penerbitan Nomor Register

Pada tahap ini dilakukan oleh petugas operator komputer selama 3 menit.

Setelah menerima berkas kembali dari pengadministrasi keimigrasian.

setelah selesai pengambilan data biometrik maka petugas operator komputer menerbitkan nomor register. Berikut adalah gambar dari tahapan penerbitan nomor register.

Gambar 4.25 Penerbitan Nomor Register

Sumber: Seksi Statuskim Kantor Imigrasi Kelas I Yogyakarta Penerbitan nomor register terdiri dari:

a. Jenis izin tinggal b. Nomor register c. Tanggal pengeluaran d. Tempat pengeluaran e. Masa berlaku izin tinggal

Penerbitan nomor register tersebut kemudian dituliskan dalam halaman paspor sebagai bukti izin tinggal kunjungan yang sah.

14. Pemindaian Dokumen Selesai

Pemindaian dokumen selesai dilakukaan oleh operator komputer seksi statuskim dengan waktu 10 menit. Apabila dokumen sudah selesai maka akan diberikan kepada operator komputer untuk memindai. Dalam pemindaian akhir ini hanya memindai fotokopi halaman paspor yang sudah diberikan jangka waktu izin tinggal, cap instansi, dan tandatangan commit to user commit to user

(31)

kepala seksi statuskim. Berikut adalah gambar sebelum dan sesudah pemberian izin tinggal kunjungan pada paspor.

Gambar 4.26 Dokumen Sebelum Pemberian Izin Tinggal Kunjungan Pada Paspor

Sumber: Seksi Statuskim Kantor Imigrasi Kelas I Yogyakarta

Gambar 4.27 Dokumen Sesudah Pemberian Izin Tinggal Kunjungan Pada Paspor

(32)

Sumber: Seksi Statuskim Kantor Imigrasi Kelas I Yogyakarta Gambar diatas merupakan gambar halaman paspor yang sudah diproses diberikan perpanjangan izin tinggal kunjungan. Dalam halaman tersebut berisi:

a. Nomor register

b. Tanggal batas izin tinggal kunjungan berakhir

c. Tempat dan tanggal pemberian perpanjangan izin tinggal kunjungan d. Cap instansi

e. Nama dan tanda tangan pejabat berwenang yaitu kepala seksi status keimigrasian

f. Cap peringatan melakukan perpanjangan izin tinggal kunjungan g. Penulisan used pada stiker visa dihalaman paspor

15. Penyerahan Dokumen

Proses perpanjangan izin tinggal kunjungan telah selesai apabila pada halaman paspor sudah tertera cap instansi, jangka waktu izin itnggal yang diperoleh, serta tanda tangan oleh kepala seksi statuskim. Dokumen tersebut kemudian diberikan kepada pemohon. Pemohon mengambil dokumen dengan membawa bukti tanda terima permohonan serta kwitansi pembayaran izin tinggal kunjungan. commit to user commit to user

(33)

Gambar 4.28 Penyerahan Dokumen

Sumber: Seksi Statuskim Kantor Imigrasi Kelas I Yogyakarta Gambar pada tahapan diatas adalah gambar penyerahan dokumen yang telah selesai pada aplikasi e-office. Kemudian berkas dimasukkan ke dalam filling kabinet izin tinggal kunjungan selesai, apabila pemohon mengambil dokumen tersebut diminta untuk mengisi buku ekspedisi penyerahan dokumen sebagai arsip telah diserahkan kepada pemohon yang bersangkutan. Bagi pemohon yang mengambil dokumen yang sudah diperpanjang izin tinggalnya dapat diambi sehari setelah melakukan transaksi pembayaran, pengambilan dimulai pukul 13.00-15.00 WIB.

C. Hasil Pengamatan di Kantor Imigrasi Kelas I Yogyakarta

Selama melakukan pengamatan di Kantor Imigrasi Kelas I Yogyakarta selama 1 bulan, maka penulis mendapatkan hasil pengamatan yang terkait dengan prosedur perpanjangan izin tinggal kunjungan kepada mahasiswa asing.

Berikut adalah hasil pengamatan yang terkait:

1. Mahasiswa asing yang melakukan perpanjangan izin tinggal kunjungan di kantor imigrasi kelas I Yogyakarta mengikuti beberapa tahapan dengan syarat-syarat yang diberikan. Mahasiswa asing tersebut sebagian besar lolos tahapannya dan mendapatkan izin tinggal kunjungan unutk kepentingan belajar di Yogyakarta, tetapi ada beberapa yang tidak lolos karena terdapat beberapa masalah. Penolakan dan pembatalan izin tinggal commit to user commit to user

(34)

kunjungan telah diatur dalam Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2011 seperti yang sudah dibahas pada pembahasan sebelumnya. Apabila mahasiswa asing tersebut terbukti melanggar atau terdapat dalam daftar cekal maka tidak dapat diberikan izin tinggal kunjungan.

2. Mahasiswa asing yang tidak melakukan perpanjangan diberikan denda berupa over stay karena orang asing tersebut tinggal di Indonesia melebihi jangka waktu yang sudah ditetapkan oleh petugas imigrasi. Apabila mahasiswa asing tersebut terdapat pada tempat pemeriksaan imigrasi (TPI) dan tidak melakukan perpanjangan sehingga melebihi jangka waktu maka mahasiswa asing tersebut harus membayar denda. Berikut adalah hasil pengawasan terhadap orang asing yang bermasalah:

Tabel 4.2 Hasil Pengawasan Dan Penindakan Tahun 2016 di Kantor Imigrasi Kelas I Yogyakarta

BULAN KE-

BAP DPRI BAP KITAS OVER

STAY

BAP KITAP TINDAKAN

ADMINISTRASI KEIMIGRASIAN

HILANG RUSAK HILANG RUSAK HILANG RUSAK 2K1 2K2 2K3

1 36 4 - - 20 - - - - 1

2 33 9 - - 14 - - 1 - -

3 44 6 3 - 17 - - 2 - -

4 44 12 1 - 19 - - 2 - -

5 36 8 - - 20 - - - - -

6 35 2 - - 18 - - 4 - -

7 17 - - - 28 - - 3 - -

8 54 6 - - 14 - - 2 - -

9 56 3 - 1 25 - - - - -

10 59 3 1 - 12 - - 1 - -

11 63 4 1 - 29 - - 2 - -

12 61 6 1 - 20 - - 2 - -

JUMLAH 538 63 7 1 236 0 0 19 0 1

Sumber: seksi wasdakim Kantor Imigrasi Kelas I Yogyakarta Berdasarkan dari tabel pengawasan dan penindakan yang dilakukan oleh seksi wasdakim Kantor Imigrasi Kelas I Yogyakarta tersebut dapat commit to user commit to user

(35)

diketahui bahwa orang asing yang tinggal di Indonesia melebihi batas jangka waktu tinggal sebanyak 236 orang.

D. Hambatan yang Dihadapi Kantor Imigrasi Kelas I Yogyakarta

Dalam pelaksanaan prosedur perpanjangan izin tinggal kunjungan kepada mahasiswa asing di Kantor Imigrasi Kelas I Yogyakarta, ditemukan beberapa kendala antara lain:

1. Sistem aplikasi e-office mengalami gangguan karena signal dari pusat akibatnya memperlambat kegiatan memasukkan data pemohon, memindai dokumen, menerbitkan nomor register, dan lainnya. Terjadinya gangguan pada sistem ini memperlambat perpanjangan izin tinggal yang tepat waktu.

2. Kurang efektifnya nomor antrian yang hanya manual dengan nomor yang dicetak dan diberi tanggal, dan pemanggilan nomor antrian manual oleh petugas loket statuskim.

3. Kurangnya pengetahuan dan informasi pemohon mengenai syarat-syarat mengajukan perpanjangan izin tinggal kunjungan

4. Pemohon yang tidak patuh terhadap peraturan kantor tentang berpakaian yang sopan saat mengajukan permohonan membuat petugas loket tidak mau melayani karena dianggap tidak patuh pada tata tertib.

E. Cara Mengatasi Hambatan yang Terjadi di Kantor Imigrasi Kelas I Yogyakarta

Dengan adanya permasalahan kendala dalam pelaksanaan prosedur perpanjangan izin tinggal kunjungan kepada mahasiswa asing, maka Kantor Imigrasi Kelas I Yogyakarta membuat beberapa tindakan yang diharapkan dapat mengatasi permasalahan tersebut. Berikut adalah beberapa tindakan yang dilakukan oleh Kantor Imigrasi Kelas I Yogyakarta antara lain:

1. Terkait dengan gangguan aplikasi keimigrasian maka kantor imigrasi kelas I Yogykarta memiliki pegawai khusus yang bisa membenahi permasalahan teknologi informasi komputer, apabila masih terjadi gangguan maka pegawai tersebut komunikasi melalui telepon dengan kantor pusat terkait dengan terjadinya gangguan aplikasi keimigrasian. Apabila terjadi commit to user commit to user

(36)

gangguan pada sistem maka pihak statuskim memberikan selembaran informasi yang ditempel di papan pengumuman bahwa sedang terjadi gangguan sistem sehingga pemohon dimohon memakluminya.

2. Kantor imigrasi kelas I Yogyakarta memiliki mesin nomor antrian berjumlah 2 unit dipakai untuk pelayanan warga Negara Indonesia dan warga Negara asing. Namun untuk nomor antrian warga Negara asing sedang mengalami kerusakan dan sedang diperbaiki.

3. Pemohon yang ingin mengajukan permohonan dimohon bertanya dahulu mengenai syarat-syarat dan mengambil surat permohonan dan penjamin sebagai contohnya kepada petugas yang berada di front office.

4. Kantor imigrasi kelas I Yogyakarta sudah memiliki banner berukuran sedang yang ditempel di depan pintu masuk kantor, banner tersebut berisi aturan dan gambar berpakaian yang benar dan sopan (baju berkrah dan celana panjang serta memakai sepatu) untuk memasuki kantor.

Kemudian dapat ditarik kesimpulan berdasarkan penjelasan prosedur perpanjangan izin tinggal kunjungan kepada mahasiswa asing mempunyai langkah-langkah atau alur pekerjaan yang dilaksanakan sesuai dengan keputusan standar operasional procedure perpanjangan izin tinggal kunjungan dengan nomor SOP: IMI-GR 01 09-2424. Perpanjangan izin tinggal kunjungan membutuhkan waktu 3 (tiga) hari kerja pada hari kerja sesuai dengan yang tertera dalam SOP, selain itu biaya yang harus dibayar pemohon sudah sesuai dengan tarif yang ditentukan oleh Kementerian Hukum dan HAM.