SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu syarat kelulusan pada Program Studi Sistem Informasi Jenjang SI (Strata 1)
Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer
IHSAN KAMIL 10509490
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
vi
LEMBAR PENGESAHAN
LEMBAR KEASLIAN
ABSTRAK... i
ABSTRACT... ii
KATA PENGANTAR... iii
DAFTAR ISI... vi
DAFTAR GAMBAR... xi
DAFTAR TABEL... xv DAFTAR SIMBOL... xvii
BAB I PENDAHULUAN... 1
1.1 LatarBelakang Penelitian... 1
1.2 Identifikasi Masalah dan Rumusan Masalah... 3
1.2.1 Identifikasi Masalah... 3
1.2.2 Rumusan Masalah... 3
1.3 Maksud Dan Tujuan Penelitian... 4
1.3.1 Maksud Penelitian... 4
1.3.2 Tujuan Penelitian... 5
1.4 Kegunaan Penelitian... 5
vii
1.4.2 Kegunaan Akademis... 6
1.5 Batasan Masalah... 7
1.6 Lokasi dan Waktu Penelitian... 8
BAB II LANDASAN TEORI... 9
2.1 Konsep Dasar Sistem... 9
2.1.1 Karakteristik Sistem... 9
2.1.2 Klasifikasi Sistem... 12
2.2 Pengertian Informasi... 13
2.2.1 Kualitas Informasi... 13
2.2.2 Nilai Informasi ... 14
2.3 sistem Informasi... 15
2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi... 16
2.4.1 Komponen Sistem Informasi... 17
2.6 Definisi Pembelian... 18
2.7 Definisi Penjualan... 19
2.8 Definisi Pelayanan Service... 20
2.9 Perangkat Lunak Pendukung... 20
2.9.1 Pengertian Java... 21
2.9.2 Pengertian Netbeans 7.0... 21
2.9.4 Pengertian phpMyAdmin - 2.11.9.2... 23
2.9.5 XAMPP... 23
BAB III OBJEK DAN METODE PENELITIAN... 24
viii
3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan... 24
3.1.2 Visi Dan Misi... 25
3.1.3 Struktur Organisasi... 26
3.1.4 Deskripsi Tugas... 27
3.2 Metode Penelitian... 28
3.2.1 Desain Penelitian... 29
3.2.2 Jenis dan Metode Pengumpulan Data... 29
3.2.2.1 Sumber Data Primer... 30
3.2.2.2 Sumber Data. Sekunder... 30
3.2.3 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem... 31
3.2.3.1 Metode Pendekatan Sistem... 31
3.2.3.2 Metode Pengembangan Sistem... 32
3.2.3.3 Alat Bantu Analisis dan Perancangan... 33
3.2.4 Pengujian Software... 38
BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM... 39
4.1 Analisis Yang Sedang Berjalan... 39
4.1.1 Analisis Dokumen... 39
4.1.2 Analisis Prosedur yang sedang Berjalan... 42
4.1.2.1 Flow Map... 44
4.2.3.2 Diagram Konteks... 48
. 4.2.3.3 DFD (Data Flow Diagram... 49
4.2.3 Evaluasi Sistem yang berjalan... 53
ix
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem... 55
4.2.2 Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan... 55
4.2.3 Perancangan Prosedur Yang Diusulkan... 56
4.2.3.1 Flow Map... 59
4.2.3.2 Diagram Konteks... 62
4.2.3.3 DFD (Data Flow Diagram)... 63
4.2.3.4 Kamus Data... 71
4.2.4 Perancangan Basis Data... 81
4.2.4.1 Normalisasi... 82
4.2.4.2 Entity Relation Diagram... 86
4.2.4.3 Relasi Tabel... 86
4.2.4.4 Struktur File... 87
4.2.4.5 Kodifikasi ... 94
4.2.5 Perancangan Antar Muka... 99
4.2.5.1 Struktur Menu... 99
4.2.5.2 Perancangan Input... 100
4.2.6 Perancangan Arsitektur Jaringan,... 109
BAB V IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM... 110
5.1 Implementasi... 110
5.1.1 Batasan Implementasi... 110
5.1.2 Implementasi Perangkat Lunak... 111
5.1.3 Implementasi Perangkat Keras... 111
x
5.1.5 Implementasi Antar Muka... 115
5.1.6 Implementasi Instalasi Program... 121
5.1.7 Penggunaan Program... 123
5.2.2 Kasus dan Hasil Pengujian... 136
5.2.2.1 Pengujian ... 136
5.2.3 Kesimpulan Hasil Pengujian ... 146
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN... 147
6.1 Kesimpulan... 147
6.2 Saran... 147
DAFTAR PUSTAKA... 149
iii
Puji syukur penulis sampaikan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan inayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Skripsi ini, tidak lupa saya panjatkan solawat serta salam semoga dilimpahkan kepada junjunan kita nabi besar Muhammad SAW, karena atas perantaranya kita senantiasa berada dalam agama dan keyakinan yang diridhoi oleh Allah SWT. Skripsi dengan judul “SISTEM INFORMASI PEMBELIAN
PENJUALAN DAN PELAYANAN JASA SERVICE” disusun guna
memenuhi syarat kelulusan dalam memperoleh gelar Sarjana (S1) pada Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer, Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM) Bandung.
iv
Indonesia.
3. Prof. Dr. H. Denny Kurniadie,Ir.,M.Sc, selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer.
4. Bapak Syahrul Mauludin.S.Kom.,M.Kom., selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi.
5. Ibu Diana Effendi, ST, MT. Dosen Pembimbing yang telah berkenan meluangkan waktu guna membimbing, mengarahkan, dan memberi petunjuk yang sangat berharga demi selesainya penyusunan skripsi ini 6. Seluruh Dosen Pengajar dan Staf Universitas Komputer Indonesia
(UNIKOM) Bandung khususnya di Jurusan Sistem Informasi.
7. Bapak H. Ade Rochmat sebagai pemilik PT Abadi Aqumas Motor yang memperbolehkan penelitian ini di PT Abadi Aqumas Motor.
8. Teh Teli yang telah memberikan informasi dan data-data kepada penulis. 9. Kedua Orang Tua tercinta yang telah memberikan kasih sayang serta doa,
moril dan materil hingga penulis dapat menyelesaikan skripisi ini dengan lancar.
v
Denx, Codot, Ebol, Aldo, Butbet, tetap kompak, tetap semangat.
13.Semua pihak yang telah membantu penyelasaian laporan tugas akhir ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.
Tiada manusia yang sempurna, karenanya penulis menyadari adanya keterbatasan ilmu dan kemampuan yang dimiliki, sehingga dalam penyusunan Tugas Akhir ini banyak terdapat kekurangan. Akhir kata semoga semua pihak yang telah memberikan bantuan dan dukungannya mudah-mudahan mendapatkan balasan dari apa yang telah diberikannya dari Allah SWT, Amiin. Sayapun berharap semoga dari hasil Karya Ilmiah ini dapat memberikan manfaat khususnya bagi saya selaku penulis dan umumnya bagi pembaca.
Bandung, 29 Juni 2013
149
Al-Bahra bin Ladjamudin. (2005). Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : Graha Ilmu.
Bunafit, Nugroho, Sistem Informasi Penjualan Buku, Yogyakarta : Andi, 2007. Jogiyanto. (2005). Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta : Andi Offset
Jogiyanto. (2008). Metodologi Penelitian Sistem Informasi, Yogyakarta : Andi Offset
Mc Leod, Raymond Jr. (2004). Sistem Informasi Managemen. Jakarta : PT Prenhallindo
Kotler, Philip. (2002). Analisis & Disain. Jakarta: Prenhallindo.
Sutabri, Tata. S.Kom., MM. (2004). Analisis Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Sutabri, Tata, S.Kom., MM. (2005). Analisis Informasi Managemen. Yogyakarta:
Andi
Sumber Lain
[Jurnal Cindy Bulandari : sistem informasi akuntansi penjualan dan pembelian (studi kasus : dealer yamaha cv. Lapang jaya motor) : Telkom 2012]
[Jurnal Sugiyanto Perancangan Sistem Informasi Penjualan Pada Butik Luwes Fashion Kecamatan Tulakan: Unsa 2013].
[Jurnal Puspita Dwi Astuti1, Ramadian Agus Triyono : Sistem Informasi Penjualan Bat Pada Apotek Jati Farma Arjosari : Fti Unsa Vol 10 No 1 –
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Penelitian
PT Abadi Aqumas merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa otomotif yang salah satunya adalah penanganan pembelian penjualan spare part atau suku cadang dan jasa service, perusahaan ini juga membuat berbagai laporan transaksi pembelian penjualan sampai pelayanan jasa service. pengelolaan berbagai data stok barang baik barang yang masuk dari distributor maupun barang yang keluar untuk di jual kembali pada pelanggan.
Adapun sistem yang berjalan pada PT Abadi Aqumas yang masih menggunkan sistem manual yaitu transaksi yang terjadi pada semua bagian seperti pencatatan pembelian suku cadang, pencatatan penjualan dan pencatatan pelayanan jasa sevice, tidak jarang data yang dicatat sering mengalami redudansi ataupun ketidak akuratan data, resiko kemungkinan akan kehilangan data-data penting seperti laporan yang rusak dikarenakan tidak tersedianya media penyimpanan databases, serta lamanya dalam mencari suatu data yang dibutuhkan.
ketidak akuratan pada laporan persediaan suku cadang menyebabkan sering terjadi kekosongan pada suku cadang (spare part). Berikut data per bualan dari suku cadang (spare part) yang mengalami kekosongan pada PT Abadi Aqumas .
Tabel 1.1 Data spare part yang mengalami kekosongan Data per bulan dari 662 Sapre part yang mengalami kekosongan.
Desember 2012 15 %
Januari 2013 10 %
Februari 2013 10 %
Selain permasalahan diatas, sistem informasi penjualan yang sedang berjalan tidak secara otomatis mengurangi jumlah persediaan suku cadang (spare par) yang ada. Sehingga menyulitkan perusahaan itu sendiri dalam mengontrol
berapa jumlah suku cangan yang keluar per harinya.
Berdasarkan uraian di atas maka penulis mempunyai gagasan untuk menjadikan permasalahan tersebut sebagai bahan penelitian dalam tugas akhir yang sesuai dengan kebutuhan di perusahaan yang bersangkutan. Untuk itu penulis memilih judul ” SISTEM INFORMASI PEMBELIAN PENJUALAN
DAN PELAYANAN JASA SERVICE PADA PT ABADI AQUMAS”
1.2 Identifikasi Masalah dan Rumusan Masalah
Identifikasi masalah adalah cara untuk mengidentifikasi masalah yang akan dijadikan objek penelitian dalam membuat laporan penelitian ini. Rumusan masalah adalah gambaran atau rancangan masalah yang akan diteliti dalam sebuah penelitian.
1.2.1 Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, penulis mengidentifikasikan permasalah sebagai berikut :
1. Belum adanya database untuk media penyimpanan data-data yang ada sehingga lamanya dalam mencari suatu data yang dibutuhkan.
2. Ketidak akuratan pada laporan persediaan suku cadang menyebabkan sering terjadi kekosongan pada spare part.
3. Penjualan yang sedang berjalan tidak secara otomatis mengurangi jumlah stok pada persediaan suku cadang (spare par) yang ada. Sehingga menyulitkan perusahaan itu sendiri dalam mengontrol berapa jumlah suku cangan yang keluar per harinya.
1.2.2 Rumusan Masalah
1. Bagaimana Sistem pembelian penjualan dan pelayanan jasa service yang sedang berjalan pada PT Abadi Aqumas.
2. Bagaimana merancang Sistem Informasi pembelian penjualan dan pelayanan jasa service yang diusulkan sehingga mempermudah proses bisnis dengan pengolahan data barang yang akurat.
3. Bagaimana melakukan pengujian Sistem Informasi pembelian penjualan dan pelayanan jasa service pada PT Abadi Aqumas.
4. Bagaimana melakukan implementasi Sistem Informasi pembelian penjualan dan pelayanan jasa service pada PT Abadi Aqumas.
1.3 Maksud Dan Tujuan Penelitian
Untuk mengatasi permasalahan yang telah dipaparkan sebelumnya maka
maksud menelitian dan tujuan penelitian pada PT Abadi Aqumas adalah sebagai berikut :
1.3.1 Maksud Penelitian
1.3.2 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan yang ingin dicapai penulis dari penelitian yang dilakukan tentang Sistem pembelian penjualan dan pelayanan jasa service adalah sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui Sistem pembelian penjualan dan pelayanan jasa service yang sedang berjalan pada PT Abadi Aqumas.
2. Untuk membuat perancang Sistem Informasi pembelian penjualan an pelayanan jasa service yang diusulkan sehingga mempermudah proses bisnis dengan pengolahan data barang yang akurat.
3. Untuk melakukan pengujian Sistem Informasi pembelian penjualan dan pelayanan jasa service pada PT Abadi Aqumas.
4. Untuk melakukan implementasi Sistem Informasi pembelian penjualan dan pelayanan jasa service pada PT Abadi Aqumas.
1.4 Kegunaan Penelitian
Hasil dari penelitian yang dilakukan penulis diharapkan nantinya dapat berguna baik dari kegunaan Praktis maupun dari kegunaan Akademis.
1.4.1 Kegunaan Praktis
penjualan spare part dan pelayanan jasa service melalui sistem yang terintergrasi dengan databases.
1.4.2 Kegunaan Akademis
Hasil penelitian ini dapat dijadikan masukan bagi pengembangan sistem yang sedang berjalan saat ini, mudah mudahan penelitian ini memberikan konstribusi bagi Perusahaan dan masyarakat umum untuk dapat mengetahui kegunaan dari Sistem Informasi pembelian penjualan spare part motor dan pelayanan jasa service pada PT Abadi Aqumas.
1. Bagi Peneliti Lain
Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi sumbangan ilmu pengetahuan kepada peneliti lain yang akan mengambil skripsi atau tugas akhir dalam kajian yang sama sekaligus sebagai refrensi didalam penulisan.
2. Bagi Penulis
1.5 Batasan Masalah
Dalam perancangan aplikasi ini diperlukan beberapa batasan masalah, yaitu:
1. Sistem ini tidak membahas mengenai laporan keuangan secara detail dan tidak membahas laba / rugi perusahaan.
2. Sistem informasi ini hanya membahas mengenai pembelian dan penjualan spare part motor dan pelayanan jasa service.
3. Transaksi yang dibahas hanya transaksi yang dilakukan dengan pembayaran secara tunai.
1.6 Lokasi dan Waktu Penelitian
Penulis melakukan Penelitian pada PT Abadi Aquams yang terletak di Jln Raya Laswi No, 809 Ciparay, Adapun jadwal penelitian selama penyusunan Skripsi ini adalah :
Tabel 1.2 Jadwal Kegiatan Penelitian
NO Kegiatan
Tahun 2013
Maret April Mei Juni
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Analisa kebutuhan
a.Memplajari Data b. Identifikasi kebuthan
2 Design Program
a. Membangun Interface
3 Coding
a.Menetapkan Koding b.Menerapkan Aplikasi
4 Menguji Sistem
a. Uji Coba Aplikasi b. Uji Coba Design
5 Implementasi
9
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem
Menurut Al-Bahra Bin Ladjamudin (2005 : 1) dalam mendefinisikan sistem terdapat dua kelompok pendekatan sistem, yaitu sistem yang menekankan pada prosedur dan elemennya.
a. Pemahaman sistem dengan pendekatan prosedur, yaitu : “Suatu urutan kegiatan yang saling berhubungan, berkumpul bersamasama untuk mencapai tujuan tertentu”.
b. Pemahaman sistem dengan pendekatan komponen/elemen, yaitu : “Kumpulan komponen yang saling berkaitan dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem”.
Dari pemahaman diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan dari komponen atau elemen-elemen atau sub-subsistem yang saling berkaitan dan bekerja sama melakukan suatu urutan kegiatan yang saling berhubungan untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
2.1.1 Karakteristik Sistem
penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (proses), dan sasaran (objective) atau tujuan (goal). dari sistem itu sendiri, dimana karekteristik atau sifat-sifat sistem seperti berikut :
1. Komponen Sistem (components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan. Komponen- Komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai karakteristik dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengatuhi proses sistem secara utuh.
2. Batasan Sistem (Boundary)
Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan dan menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem (environment)
4. Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melaui penghubung ini kemungkinan sumbersumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran dari satu subsistem akan mejadi masukan untuk subsistem lainnya melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
5. Masukan Sistem (Input)
Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan dan masukan sinyal maintenence input adalah energi yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat berjalan. Sinyal input adalah energi yang diproses untuk medapatkan keluaran sistem.
6. Keluaran Sistem (Output)
Keluaran adalah energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain.
7. Pengolah Sistem (process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolahan yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran Sistem (Objectives)
apabila mengenai sasaran atau tujuannya. Sasaran sangat mempengaruhi pada masukan dan keluaran yang dihasilkan.
2.1.2 Klasifikasi sistem
Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lainnya. Karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi yang ada didalam sistem tersebut. Oleh karena itu sistem dapat diklasifikasikan ke dalam beberapa sudut pandang. Jogiyanto (2005:687)
1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak ( abstrak system ) dan sistem fisik ( physical system ). Sistem abstrak yaitu sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, misalnya sistem komputer.
2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah ( natural system ) dan sistem buatan manusia ( human made system ). Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi karena proses alam tidak dibuat oleh manusia ( ditentukan oleh Tuhan ). Misalnya, sistem pergantian siang dan malam. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem Informasi contohnya, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.
bagiabagian dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem tertentu relatif stabil dalam jangka waktu yang lama sebagai contoh adalah Sistem komputer, dari sistem sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas sebagai contoh misalnya system demokrasi dan system politik.
4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup ( closed system ) dan sistem terbuka ( open system ). Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak berpengaruh dengan lingkungan luarnya, secara teoritis sistem penutup ini ada, tetapi pada kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya, sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar dan subsistem yang lain, karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu pengendalian yang baik.
2.2 Pengertian Informasi
Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal atau data item. Menurut Jogiyanto (2005:692) yang dimaksud dengan data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.
2.2.1 Kualitas Informasi
Kualitas dari informasi sangat dipengaruhi oleh 3 hal sebagai berikut: 1. Akurat.
Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan terjadi gangguan yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.
2. Tepat waktu.
3. Relevan.
Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda, misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan. Sebaliknya informasi mengenai harga pokok produksi untuk ahli teknik, merupakan informasi yang kurang relevan, tetapi relevan untuk akuntan.
2.2.2 Nilai Informasi
Nilai dari suatu informasi ditentukan oleh dua hal yaitu manfaat dan biaya pendapatannya, suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi hal ketidakpastian didalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan.
2.3 Sistem Informasi
Menurut Turban et al. (2005:49) yang dimaksud dengan system informasi adalah proses yang menjalankan fungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan tertentu.
Menurut Al-Bahra (2005 : 11) Untuk memperoleh informasi yang bermanfaat bagi penerimanya, perlu dijelaskan bagaimana siklus yang terjadi atau dibutuhkan dalam menghasilkan informasi. Siklus informasi atau siklus pengolahan data adalah sebagai berikut.
Gambar 2.1. Komponen Sistem Informasi
(Sumber : Al-Bahra Bin Ladjamudin. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Graha Ilmu. Yogyakarta)
2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi
Menurut Al-Bahra Bin Ladjamudin (2005:13) definisi sistem informasi sebagai berikut.
a. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponenkomponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menghasilkan informasi.
b. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan untuk mengendalikan organisasi.
dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan laporan yang diperlukan.
Menurut Tata Sutabri (2005 : 42) Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu 10 organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan,
2.4.1 Komponen Sistem Informasi
Menurut Jogiyanto (2005:698) sistem Informasi terdiri 6 (enam) komponen yaitu :
1. Blok masukan
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Blok model
Terdiri dari kombinasi prosedur logika dan model matematik yang berfungsi memanipulasi data untuk keluaran tertentu.
3. Blok keluaran
Berupa data-data keluaran seperti dokumen output dan informasi yang berkualitas.
Digunakan untuk menerima input menjalankan model, menyimpan dan mengakses data menghasilkan dan mengirimkan keluaran sertamembantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Blok ini merupakan komponen bantu yang memperlancar proses pengolahan yang terjadi dalam sistem.
5. Blok basis data
Merupakan kumpulan data yang berhubungan satu dengan yang lainnya tersimpan diperangkat keras komputer dan perangkat lunak yang memanipulasinya.
6. Blok kendali
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti misalnya bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan sistem itu sendiri, kesalahan-kesalahan, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendali perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
2.6 Definisi Pembelian
Pembelian adalah proses penemuan sumber dan pemesanan bahan, jasa, dan perlengkapan. Kegiatan tersebut terkadang disebut Pengadaan barang. Tujuan utamanya adalah memperoleh bahan dengan biaya serendah mungkin yang konsisten dengan kualitas dan jasa yang dipersyaratkan.
2.7 Definisi Penjualan
Menurut Philip Kotler (2009:22) dalam bukunya yang berjudul Analisis & Disain, menjelaskan bahwa:
penjualan adalah meyakini bahwa para konsumen dan perusahaan bisnis, tidak akan secara teratur membeli cukup banyak produk-produk yang ditawarkan oleh organisasi tertentu. Oleh karena itu, organisasi yang bersangkutan harus melakukan usaha penjualan dan promosi yang agresif.
“Dasar-dasar pemikiran yang terkandung dalam konsep penjualan adalah sebagai berikut:
a. a Tugas utama dari perusahaan adalah mendapatkan penjualan cukup dari produknya.
b. b Para konsumen tidak akan mungkin membeli barang dengan jumlah yang cukup banyak tanpa mendapat dorongan.
Penjualan adalah suatu usaha yang terpadu untuk mengembangkan rencana-rencana strategis yang diarahkan pada usaha pemuasan kebutuhan dan keinginan pembeli, guna mendapatkan penjualan yang menghasilkan laba.
diusahakan untuk mengetahui daya tarik mereka sehingga dapat mengetahui hasil produk yang dihasilkan.
2.8 Definisi Pelayanan Service
Pelayanan adalah suatu kegiatan atau urutan kegiatan yang terjadi dalam tnteraksi langsung antar seseorang dengan orang lain atau mesin secara fisik dan menyediakan kepuasan kepada pelanggan. Dalam kamus besar bahasa indonesia dijelaskan pelayanan sebagai usaha melayani kebutuhan orang lain. Sedangkan
Service berasal dari orang-orang bukan perusahaan. Tanpa memberi nilai pada diri sendiri tidak akan memberi arti apa-apa. Demikian pula dengan organisasi atau perusahaan yang esensial merupakan kumpulan orang-orang. Oleh karena itu, harga diri yang tinggi adalah unsur yang paling mendasar bagi keberhasilan organisasi yang menyediakan jasa pelayanan yang berkualitas.
2.9 Perangkat Lunak Pendukung
2.9.1 Pengertian Java
Java adalah bahasa pemrograman yang dapat dijalankan di berbagai komputer termasuk telepon genggam. Bahasa ini awalnya dibuat oleh James Gosling saat masih bergabung di Sun Microsystems saat ini merupakan bagian dari Oracle dan dirilis tahun 1995. Bahasa ini banyak mengadopsi sintaksis yang terdapat pada C dan C++ namun dengan sintaksis model objek yang lebih sederhana serta dukungan rutin-rutin aras bawah yang minimal. Aplikasi-aplikasi berbasis java umumnya dikompilasi ke dalam p-code (bytecode) dan dapat dijalankan pada berbagai Mesin Virtual Java (JVM). Java merupakan bahasa pemrograman yang bersifat umum/non-spesifik (general purpose), dan secar khusus didisain untuk memanfaatkan dependensi implementasi seminimal mungkin. Karena fungsionalitasnya yang memungkinkan aplikasi java mampu berjalan di beberapa platform sistem operasi yang berbeda, java dikenal pula dengan slogannya, "Tulis sekali, jalankan di mana pun". Saat ini java merupaka bahasa pemrograman yang paling populer digunakan, dan secara luas dimanfaatkan dalam pengembangan berbagai jenis perangkat lunak aplikasi ataupun aplikasi berbasis web.
2.9.2 Pengertian IDE Netbeans 7.0
windows, linux, Mac OS X dan Solaris. Sebuah IDE merupakan lingkup pemrograman yang di integrasikan ke dalam suatu aplikasi perangkat lunak yang menyediakan Graphic User Interface (GUI), suatu kode editor atau text, suatu compiler dan suatu debugger.
Netbeans juga digunakan oleh sang programmer untuk menulis, meng-compile, mencari kesalahan dan menyebarkan program netbeans yang ditulis dalam bahasa pemrograman java namun selain itu dapat juga mendukung bahasa pemrograman lainnya dan program ini pun bebas untuk digunakan dan untuk membuat professional desktop, enterprise, web, and mobile applications dengan Java language, C/C++, dan bahkan dynamic languages seperti PHP, JavaScript, Groovy, dan Ruby.
2.9.4 Pengertian phpMyAdmin - 2.11.9.2
PhpMyAdmin merupakan webbase control panel untuk MySQL yang telah terinstall didalam komputer, dengan PHPMyAdmin dapat membuat, memodifikasi, atau menghapus database dan table data yang ada pada MySQL.
Banyak pengembang-pengembang software open source yang telah membuat interface berbasis web yang dapat digunakan untuk mengadministrasi MySQL, salah satu contohnya adalah phpMyAdmin.
PhpMyAdmin mempunyai banyak kelebihan yang dapat mempermudah pekerjaan user, hal ini sangat membantu jika user mempunyai server MySQL dalam local komputer
2.9.5 XAMPP
Menurut Bunafit Nugroho (2007 : 2) XAMPP adalah suatu bundel web server yang populer digunakan untuk coba-coba di Windows karena kemudahan instalasinya. Bundel program open source tersebut berisi antara lain server web Apache, interpreter PHP, dan basis data MySQL. Setelah menginstall XAMPP, 17 kita bisa memulai pemrograman PHP di komputer sendiri maupun mencoba menginstall aplikasi-aplikasi web.
24
3.1 Objek Penelitian
Objek penelitian merupakan tempat dimana penulis melakukan penelitian untuk membangun sebuah sistem informasi didalamnya, dalam hal ini PT Abadi Aquams Motor yang Beralamat di Jln Raya Laswi No, 809 Ciparay Kabupaten Bandung menjadi objek penelitian yang dipilih penulis untuk melakukan sebuah penelitian dan membangun sebuah sistem informasi pembelian penjualan dan pelayanan jasa service.
3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan
Pada awal 2000 pemilik bengkel mendirikan sebuah bengkel kecil di daerah Solokan Jeruk, pada saat itu pemilik melihat potensi yang sangat baik untuk usaha bengkelnya, dengan berkembangnya jaman dari mulai dari bengekl kecil kini bengkel ini telah menjadi PT
Dan Pada tahun 2013 PT Abadi Aqumas Mendirikan Cabang kembali di daerah Majalaya. Hingga sampai saat ini PT Abadi Aqumas Motor telah memilki 3 cabang.
PT Abadi Aqumas Motor adalah suatu perusahaan yang Bergerak di Bidang Pembelian Penjualan Dan Pelayanan Jasa Service Speda Motor, Kegiatan melakukan perbaikan sepeda motor (service) agar dapat kembali berjalan dengan baik sesuai dengan keinginan pemilik atau bentuk asli dari sepeda motor tersebut. Dalam usaha ini, sepeda motor yang diperbaiki dapat menggunakan sparepart baru atau sparepart yang ada dengan melakukan penyesuaian agar sepeda motor dapat berjalan dengan baik.
3.1.2 Visi Dan Misi
a. Visi
1. menjadi pelaku bisnis pelayanan service motor dan penjualan sparepart terkemuka dikawasan regional
2. Terbaik dalam pelayanan servis dan penjualan suku cadang di bengkel 3. Terkemuka dan menjadi nomor satu di kawasan Ciparay dan Majalaya
b. Misi
2. Mewujudkan pelayanan servis yang profesional.
3. Mewujudkan penjualan barang kendaraan yang terjangkau dan berkualitas. 4. Mewujudkan keahlian mekanik dalam menangani masalah.
3.1.3 Struktur Organisasi
3.1.4 Deskripsi Tugas
Deskripsi tugas (Job Description) adalah suatu rincian yang menunjukan posisi, tanggung jawab, wewenang, fungsi dan tugas yang harus dilakukan Adapun deskripsi tugas (Job Description) pada PT Abadi Aqumas Motor adalah :
1. Pemilik (Owner)
a. Memiliki wewenang dan pengambilan keputusan sepenuhnya atas semua kegiatan kantor dan di bengkel.
b. Bertanggung jawab penuh terhadap semua kegiatan kantor dan di bengkel.
c. Mengontrol seluruh kinerja karyawan
d. Memberikan arahan terhadap pegawai untuk kemajuan usaha. e. Memecat karyawan yang kurang sopan
2. Kepala bengkel (PIC)
a. Memiliki wewenang dan pengambilan keputusan sepenuhnya atas kegiatan di bengkel.
b. Bertanggung jawab penuh terhadap semua kegiatan di bengkel. c. Mengontrol seluruh kinerja mekanik
3. Kepala Mekanik
a. Mengontrol mekanik
c. Melakukan perbaikan motor agar dapat kembali berjalan dengan baik sesuai dengan keinginan pemilik atau bentuk asli dari sepeda motor tersebut.
4. Mekanik
a. Menerima masukan dan keluhan setiap customer. b. Melayani Customer untuk memperbaiki motornya. 5. Kasir
a. Menerima dan melayani pelanggan.
b. Melakukan pelayanan transaksi service dan penjualan sparepart motor
6. Front desk
a. Sumber Informasi Contact Person tiap bagian
b. Menjaga keharmonisan kerja dengan penjualan dan pemasaran tentang harga sparepart
7. Gudang
a. Mengelola persedian barang yang ada digudang,
b. Membuat laporan barang masuk dan laporan barang keluar.
3.2 Metode Penelitian
kemudian menganalisa faktor – faktor yang berhubungan dengan pokok – pokok permasalahan sehingga akan didapat suatu kebenaran atas data yang diperoleh. Dasar penyusunan rancangan penelitian ini merupakan penjabaran dari metode ilmiah secara umum dimana metode penelitian dijelaskan dari awal perencanaan hingga tercapainya tujuan penelitian.
3.2.1 Desain Penelitian
Dengan metode deskriptif pada pendekatan kasus pada PT Abadi Aqumas Motor, yaitu suatu metode dengan tujuan untuk membuat gambaran secara sistematis, faktual dan akurat mengenai fakta-fakta dan sifat-sifat pada suatu objek penelitian tertentu. Pada tahap pertama penulis melakukan dengan cara mengumpulkan data dan bahan yang diperlukan terlebih dahulu, dan pada tahap berikutnya penulis mengolah dan membahas sampai pada suatu kesimpulan yang pada akhirnya dapat dibuat suatu laporan untuk melampirkan semua kegiatan yang dikerjakan selama dilakukannya penelitian di PT Abadi Aqumas Motor.
3.2.2 Jenis dan Metode Pengumpulan Data
3.2.2.1Sumber Data Primer
Pengumpulan data melalui pengamatan dan pencatatan langsung dari sumber pengamatan atau tempat penelitian. Instrumen yang akan digunakan dalam penelitian ini diantaranya :
a. Studi Lapangan (field research)
Dalam penelitian ini penulis melakukan penelitian langsung pada objek yang akan diteliti yaitu PT Abadi Aqumas Motor.
b. Observasi atau Pengamatan
Penulis melakukan pengamatan langsung keadaan yang sebenarnya serta mengukur pencatatan secara cermat dan sistematis data yang diperoleh merupakan data yang sebenarnya.
c. Wawancara
Penulis mengumpulkan data dengan cara melakukan tanya jawab terhadap pihak – pihak yang mempunya hubungan langsung dengan masalah yang telah diteliti oleh penulis.
3.2.2.2Sumber Data Sekunder
pengambilan contoh dokumen-dokumen yang berkaitan dengan masalah pembelian, penjualan dan pelayanan jasa service.
3.2.3 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem
Metode pendekatan dan pengembangan sistem menggambarkan tahapan-tahapan dalam proses penelitian guna memecahkan masalah penelitian dari awal perencanaan hingga tercapainya tujuan penelitian dan pengembangan sistem.
3.2.3.1 Metode Pendekatan Sistem
Metode pendekatan sistem merupakan pendekatan dengan cara bagaimana menggunakan alat - alat dan peraturan - peraturan yang melengkapi satu atau lebih tahapan - tahapan pengembangan sistem informasi.
Adapun metode pendekatan sistem yang digunakan adalah metode terstruktur yang memiliki karakteristik berorientasi pada proses dan data, adapun alat-alat yang digunakan dalam metode pendekatan sistem adalah: diagram alir (Flowmap), diagram konteks (context diagram), diagram alir data (Data Flow Diagram), kamus data (data dictionary), entity relational diagram (ERD), normalisasi, dan tabel relasi.
3.2.3.2Metode Pengembangan Sistem
Gambar 3.2 mekanisme pengembangan prototype
Sumber : Kadir Abdul. 2003. Pengembangan sistem informasi Yogyakarta: penerbit andi.
Mekanisme pengembangan sistem dengan prototype 1. Identifikasi kebutuhan pemakai
Pada tahap ini analisis sistem atau peneliti akan melakukan studi kelayakan dan studi terhadap kebutuhan pemakai baik meliputi model i nterface, teknik prosedural maupun dalam teknologi yang akan diagunakan.
2. Membuat prototype
Pada tahap ini peneliti mulai membuat prototype secara global Identifikasi Kebutuhan Pemakai
Membuat Prototype
Menguji Prototype
Memperbaiki Prototype
3. Menguji prototype
Pada tahap ini prototype akan mengalami pengujian atau evaluasi dari pemakai apakah sistem yang dibuat telah sesuai dengan kebutuhan atau tidak
4. Memperbaiki prototype
Pada tahap ini peneliti melakukan modifikasi sesuai dengan masukan yang telah diberikan pemakai
5. Mengembangkan versi produksi
Peneliti merampungkan sistem sesuai dengan masukan terakhir dari pihak pemakai
3.2.3.3Alat Bantu Analisis dan Perancangan
Metode pendekatan sistem data merupakan suatu cara dimana menggambarkan aliran data yang terjadi dalam suatu sistem informasi, dengan menggunakan pendekatan sistem data akan lebih mudah membaca alur data yang diproses.
1. Flowmap
Flowmap merupakan bagan yang menggambarkan dan menjelaskan urutan prosedur - prosedur arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem menggambarkan aliran data atau dokumen dari satu entitas ke entitas lain. 2. Diagram Konteks
dipresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem.
3. Data Flow Diagram
Pembuatan model berupa DFD (Data Flow Diagram) yang menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.
4. Kamus Data
Dengan menggunakan kamus data analisis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir pada sebuah sistem dengan lengkap dan dengan menggunakan kamus data bisa terlihat data dari proses suatu ke proses yang lainnya.
5. Perancangan Basis Data
Adapun alat Bantu yang digunakan dalam perancangan basis data adalah sebagai berikut:
a. Normalisasi
Normalisasi dilakukan sebagai uji coba pada suatu relasi secara berkelanjutan untuk menentukan apakah relasi itu sudah baik atau belum. Normalisasi yang dilakukan betujuan untuk menghilangkan atribut yang sama pada tabel-tabel sehingga tidak terjadi redudansi.
Tahapan normalisasi
Bentuk ini merupakan kumpulan data yang direkam, tidak ada keharusan mengikuti format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan saat menginput.
2. Bentuk Normal ke satu
Syarat normal ke satu (1-NF) yaitu :
a. Setiap data dibentuk dalam flat file, data dibentuk dalam satu record demi satu record nilai dari field berupa “atomic value”.
b. Tidak ada set atribut yang berulang atau bernilai ganda. c. Tidak ditentukannya primary key untuk table relasi tersebut. d. Tiap atribut hanya memiliki satu pengertian
3. Bentuk normal ke dua
Syarat normal ke satu (2-NF) yaitu :
a. Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu.
b. Atribut bukan kunci (non-key) haruslah memiliki ketergantungan fungsional sepenuhnya (full functional dependency) pada kunci utama / primary key.
4. Bentuk normal ke tiga
Syarat normal ke satu (3-NF) yaitu :
a. Bentuk data telah memenuhi criteria bentuk normal kedua.
seluruh atribut bukan kunci pada suatu relasi hanya memiliki ketergantungan fungsional terhadap primary key direlasi itu saja.
b. Tabel relasi
Menurut Al-bahra bin lajamudin (2005:142). Tabel relasi merupakan hubungan yang terjadi pada suatu tabel dengan yang lainnya, berfungsi untuk mengatur operasi suatu database. Hubungan yang dapat dibentuk dapat mencakupi 3 macam hubungan yaitu:
1. One-To-One
Mempunyai pengertian setiap baris data pada tabel pertama dihubungkan hanya ke satu baris data pada table ke dua.
2. One-To-Many
Mempunyai pengertian setiap baris data dari table pertama dapat dihubungkan ke satu baris atau lebih data pada tabel ke dua.
3. Many-To-Many
Mempunyai pengertian satu baris atau lebih data pada tabel pertama dapat dihubungkan ke satu baris atau lebih data pada tabel kedua.
c. Entity Relationship Diagram (ERD)
menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan simbol. Pada dasarnya ada tiga simbol yang digunakan, yaitu :
a. Entity
Entiti merupakan objek yang mewakili sesuatu yang nyata dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain. Simbol dari entiti ini biasanya digambarkan dengan persegi panjang.
b. Atribut
Setiap entitas pasti mempunyai elemen yang disebut atribut yang berfungsi untuk mendeskripsikan karakteristik dari entitas tersebut. Isi dari atribut mempunyai sesuatu yang dapat mengidentifikasikan isi elemen satu dengan yang lain. Gambar atribut diwakili oleh simbol elips. c. Hubungan atau Relasi
Hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda.
3.2.4 Pengujian Software
Faktor-faktor pengujian yang digunakan adalah sebagai berikut: 1. Reliability
Menekankan bahwa aplikasi akan dilaksanakan dalam fungsi sesuai yang diminta dalam periode waktu tertentu. Pembetulan proses tersangkut kemampuan sistem untuk memvalidasi proses secara benar.
2. File Integrity
Menekankan pada data yang dimasukkan melalui aplikasi akan tidak bisa diubah. Prosedur yang akan memastikan bahwa file yang digunakan benar dan data dalam file tersebut akan disimpan sekuensial dan benar.
3. Authorization
Menjamin data diproses sesuai dengan ketentuan manajemen. Authorisasi menyangkut proses transaksi secara umum dan khusus
4. Easy of use
39
4.1 Analisis Yang Sedang Berjalan
Analisis terhadap sistem yang sedang berjalan merupakan salah satu langkah untuk menentukan prosedur yang sedang dirancang, karena dengan analisa sistem kita dapat mengetahui kelebihan dan kekurangan dari sistem yang kita buat. Kegiatan analisis ini bertujuan untuk mendapatkan pemahaman secara keseluruhan tentang sistem yang akan dikembangkan.
Penulis menemukan permasalahan dalam prosesnya. kegiatan pengolahan sistem pada PT Abadi Aqumas yang dalam pencatatan pembelian penjualan spare part motor yang masih menggunakan sistem manual. Untuk lebih jelas tentang sistem informasi pengolahan data pembelian penjualan dan pelayanan jasa service yang berjalan, maka dalam analisis sistem ini akan dibahas mengenai Analisis Dokumen, Analisis Prosedur, Flowmap, Diagram Konteks, Data Flow Diagram.
4.1.1 Analisis Dokumen
Adapun dokumen - dokumen yang berhubungan dan terlibat dengan sistem informasi pembelian penjualan spare part motor dan jasa service pada PT Abadi Aqumas sebagai berikut :
1. Nama Dokumen : Data Barang
pembelian suku cadang yang minimum Sumber : Bag Gudang
Rangap : 1 (satu)
Periode Setiap terjadinya transaksi penjualan
Struktur Data : Nama_sparepart, Kd_Sparepart, jenis_sparepart, jml_sparepart
2. Nama Dokumen : Laporan Pembelian
Deskripsi : Pembelian suku cadang menjelaskan data barng yang dibeli pada distributor
Sumber : Kasir Rangap : 2 (dua)
Periode Berupa data barang yang di beli dari distributor Struktur Data : No_pembelian, tgl_beli, kd_distributor,
nama_distributor, kd_sparepart, nama_sparepart, jml_beli harga_beli, jml_harga.
3. Nama Dokumen : Data Service
Deskripsi : Untuk mengetahui daftar harga dan jenis jenis service pada setiap jenis motor
Sumber : Kasir Rangap : 2 (dua)
Struktur Data : No_Service, Nama_Service, Jenis_ service, Biaya_Service
4. Nama Dokumen : Nota penjualan
Deskripsi : Laporan penjualan spare part perhatinya Sumber : Kasir
Rangap : 2 (dua)
Periode Setiap terjadinya transaksi penjualan
Struktur Data : No_penjualan, nama_pelanggan, alamat_pelanggan, tgl_jual, kd_Sparepart, nama_sparepart, jenis_sparepart, stok, harga_jual, total_bayar.
5. Nama Dokumen : Nota Jasa Service
Deskripsi : Berupa data dari pelayanan jasa service Sumber : Mekanik, kasir
Rangap : 1 (satu) Periode Setiap hari
4.1.2 Analisis Prosedur yang sedang Berjalan
Analisis prosedur yang sedang berjalan ini menguraikan secara sistematis aktifitas-aktifitas yang terjadi diantaranya:
1. Pembelian Suku Cadang yang sedang Berjalan
a. Bagian gudang mengcek barang yang untuk mengetahui stok barang, jika barang masih tersedia makan tidak akan ada pembelian, dan apabila ada barang yang habis makan bagian gudang akan mencatat data pemesanan. b. Owner akan menverifikasi pemesanan barang yang nantinya akan menjadi
data pembelian pada distributor
c. Bagian gudang memberikan data pemesanan pada distributor.
d. Distributor akan membuatkan struk pembelian dengan barang yang dipesaan, kemudian distributor memberikan pada bagian gudang.
e. Bagian gudang akan mencocokan barang dengan data pemesanan, jika terdapat barang yang tidak sesuai makan bagian gudang akan melakukan retur berang , dan apabila barang yang di beli sudah sesuai maka bagian gudang akan mencatat barang yang masuk, kemudian data barang akan di update untk dilihat sebagai ketersediaan barang.
2. Penjualan Suku Cadang yang sedang Berjalan
a. Pelanggan mengajukan data permintaan barang kebutuhan motor pada bagian kasir.
b. Bagian kasir memberikan data permintaan pada bagian gudang utnuk cek data barang. Bagian gudang menyerahkan data barang yang di PO, disertai dengan barang yang ada, ke bagian kasir. Bila tidak ada, kasir melakukan konfirmasi kembali ke pelanggan.
c. Bagian kasir membuat struk transaksi pembelian barang pada pelanggan, sebanyak 2 rangkap yaitu 1 rangkap untuk bukti pembelian pada pelanggan disertai dengan barang yang dibeli dan 1 rangkap untuk kasir sebagai arsip penjualan.
d. Bagian kasir membuat laporan penjualan sebanyak 2 rangkap satu rangkap diberikan pada owner untuk laporan penjualan dan satu lagi untuk di arsipkan.
3. Pelayanan Jasa Service yang sedang Berjalan
a. Pelanggan mengajukan data permintaan jasa service pada kasir.
b. Kasir mencatat data permintaan jasa service dan keluhan dari pelanggan yang nantinya akann di buatkan jasa service.
c. Mekanik akan mengecek kendaraaan sesuai dengan perintah dari kasir. d. Mekanik akan mengecek kondisi awal motor, yang nantinya akan
e. Jika ada penggantian suku cadang, maka bag gudang akan meminta pada bag gudang untuk mencek data barang.
f. Kasir membuat 2 rangkap struk transaksi service yang natinya akan diberikan pada pelanggan untuk dijadikan bukti pembayaran dan 1 di arsipkan.
g. Kasir akan membuat laporan jasa service sebanyak 2 rangkap yang natinya akan di berikan pada owner sebagai laporan jasa service
4.1.2.1 Flow Map
Gambar 4.1 Flow map Pembelian suku cadang yang berjalan
Keterangan :
Dr = Arsip Data Retur
Db = Arsip Data Barang
Gambar 4.2 Flow map penjualan suku cadang yang berjalan. Keterangan : Nt = arsip struk transaksi
P
h
a
se
Gambar 4.3 Flow map Pelayanan jasa service yang berjalan
4.2.3.2Diagram Konteks
Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Diagram konteks memberikan gambaran seperti apa hubungan interaksi antara entitas luar dengan sistem, hubungan tersebut digambarkan dengan aliran data yang mengalir dari lingkungan luar sistem (entitas luar) kedalam sistem atau sebaliknya.
Di bawah ini adalah diagram kontek sistem informasi pembelian dan penjualan spare part motor dan pelayanan jasa service pada PT Abadi Aqumas.
Gambar 4.4 Diagram Kontek sistem informasi pembelian penjualan sparepart dan pelayanan jasa service yang sedang berjalan.
Berdasarkan diagram konteks sistem informasi yang sedang bejalan di PT Abadi Aqumas, terdapat 3(tiga) entitas yang terlibat yaitu pelanggan, owner dan distributor. Dari kontek diagram diatas dapat dijelaskan alur dokumen yang berjalan yaitu :
1. Sistem memberikan data pemesanan barang kepada entitas distributor 2. Distributor akan memberikan data barang yang dipesan dengan nota
pembelian barang
3. Entitas pelanggan memberikan permintaan penjualan dan permintaan jasa service kepada sistem
4. Sistem memberikan info permintaan, nota pembelian nota penjualan pada entitas pelanggan
5. Sistem memberikan data permintaan jasa service kepada entitas mekanik. 6. Mekanik memberikan info data service
7. Entias owner memberikan data pemesanan pada sistem.
8. Sistem memberikan lap pemesanna, lap pembelian, lap penjualan , lap jasa service pada entitas owner.
4.2.3.3DFD (Data Flow Diagram)
Gambar 4.5 DFD Level 1 informasi pembelian penjualan sparepart dan pelayanan jasa service yang sedang berjalan.
a) Data Flow Diagram Level 2 Proses 1
Gambar 4.6 DFD Level 2 proses 1 informasi pembelian penjualan sparepart dan pelayanan jasa service yang sedang berjalan.
b) Data Flow Diagram Level 2 Proses 2
Data Flow Diagram level 2 proses 2 menjelaskan tentang penjualan sparepart pada pelanggan yang sedang berjalan pada PT Abadi Aqumas. Gambar
Gambar 4.7 DFD Level 2 proses 2 informasi pembelian penjualan sparepart dan pelayanan jasa service yang sedang berjalan.
c) Data Flow Diagram Level 2 Proses 3
Gambar 4.8 DFD Level 2 proses 3 informasi pembelian penjualan sparepart dan pelayanan jasa service yang sedang berjalan.
4.1.3 Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan
Setelah melewati beberapa tahapan analisa terhadap sistem informasi yang sedang berjalan pada PT Abadi Aqumas, maka dapat diketahui kelemahan
kelemahan yang terjadi pada sistem tersebut yang disajikan dalam Tabel 4.1 berikut ini:
Tabel 4.1 Evaluasi Sistem yang sedang berjalan
No Masalah Rencana
1 Masih adanya redudansi data pada pencatatan transaksi yang dilakukan
Membuat sistem informasi pembelian penjualan sparepart dan pelayanan jasa
sehingga menyebabkan data menjadi tidak akurat.
service yang tidak meggunakan media alat tulis.
2 Belum adanya database untuk media penyimpanan data-data yang ada sehingga lamanya dalam mencari suatu data yang dibutuhkan.
Membangun database supaya dapat untuk menyimpan data-data , pembelian penjualan dan pelayanan jasa service yang akan lebih cepat di akses.
3 Ketidak akuratan pada laporan persediaan suku cadang menyebabkan sering terjadi kekosongan pada spare part.
Dibangunnya sistem pengolahan pembelian. yang mampu menghasilkan informasi yang dibutuhkan dalam transaksi penjualan dan pembelian. 4 Penjualan yang sedang berjalan tidak
secara otomatis mengurangi jumlah persediaan suku cadang (spare par) yang ada. Sehingga menyulitkan perusahaan itu sendiri dalam mengontrol berapa jumlah suku cangan yang keluar per harinya.
Membuat sistem pengelolaan data yang dapat menginput, menyimpan dan mencetak data untuk dijadikan laporan, juga dapat mengurangi stok barang secara otomatis jika ada suatu transaksi pemjualan.
4.2 Perancangan Sistem
mudah dimengerti oleh pemakai (user). Perubahan sistem yang dilakukan pada pengolahan data pembelian adalah pembuatan data POan barang secara terkomputerisasi, penginputan data pembelian dan penginputan data retur. Adapun perancangan proses ini mencakup Flowmap, Diagram Konteks, Data Flow Diagram dan Kamus Data yang dapat menjelaskan aliran data yang diproses hingga menghasilkan informasi yang diinginkan.
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem
Tujuan perancangan sistem adalah untuk memberikan penjelasan kepada pemakai program mengenai sistem yang akan diusulkan oleh penulis. Dengan demikian pembuatan sistem ini diharapakan dapat membantu mengatasi kekurangan-kekurangan yang ada pada sistem yang lama dan dapat menghasilkan informasi-informasi dengan cepat dan tepat.
4.2.2 Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan
pengolahan data pembelian spare par, pembelian spare part dan pelayanan jasa service dan menghasilkan laporan pemasukan dan pengeluaran suku cadang.
4.2.3 Perancangan Prosedur Yang Diusulkan
Perancangan prosedur yang diusulkan tidak memiliki perbedaan dengan prosedur yang sedang berjalan. Perbedaan yang terjadi hanya dalam pengolahan data yang di simpan dalam database. Dimana sistem informasi pembelian penjualan spare part dan layanan jasa service yang semula hanya memproses data pembayaran, tanpa melakukan update stok suku cadang maka sistem yang diusulkan adalah sistem penjualan spare part yang akan secara otomatis mengurangi stok suku cadang.
1. Prosedur Pembelian suku cadang yang diusulkan
Dari prosedur ini akan dijelaskan tentang langkah-langkah atau alur data pembelian suku cadang.
a. Bagian gudang menginputkan data pemesanan dan di cek di database, jika terdapat barang yang minimum kemudian akan langsung mencetak data pemesanan barang, data pembelian barang akan di serahkan pada owner untuk di verifikasi lalu kemudian akan dilakukan pembelian oleh bagian gudang.
b. Distributor akan mengirimkan barang beserta Struk pembelian barang. c. Bagian gudang akan mencek kecocokan barang dengan pembelian, jika
barang, dan apabila sudah sesuai maka bagian gudang akan menginputkan barang masuk pada database
d. Bagian kasir akan mencetak laporan pembelian untuk di berikan pada owner sebagai info pembelian.
2. Prosedur Penjualan spare part yang sedang diusulkan
Dari prosedur ini akan dijelaskan tentang langkah-langkah atau alur data penjualan suku cadang.
a. Pelanggan memberikan permintaan pembelian barang pada kasir
b. Kasir menginputkan data pada database untuk melihat apakah data tersedia atau tidak.
c. Jika tidak kasir akan memberikan konfirmasi pada pelanggan.
d. Jika tersedia kasir akan menginputkan data untuk melakuka pembelian suku cadang yang di beli oleh pelanggan
e. Kasir akan mencetak struk penjualan yang nantinya akan diberikan pada pelanggan.
f. Kasir mencetak laporan penjualan untuk diberikan pada owner.
3. Prosedur pelayanan jasa service yang diusulkan
Dari prosedur ini akan dijelaskan tentang langkah-langkah atau alur data pelayanan jasa service.
c. Mekanik mencek kondisi motor setelah menerima data permintaan dari kasir.
d. Setelah mekanik mengecek kondisi motor mekanik akan melaporkan hasil service pada kasir yang berbentuk data service.
e. Kasir menginputkan data service yang nantinya akan dibutkan struk jasa service yang nantinya akan diberikan pada pelanggan.
4.2.3.1Flow Map
Flow map Sistem Informasi pembelian penjualan sparepart dan pelayanan jasa service pada PT Abadi Aqumas yang diusulkan terdapat pada gambar :
Penjualan suku cadang yang diusulkan
kasir
pelanggan Bag gudang ow ner
P
h
a
s
e
Permintaan barang Permintaan barang
Cek stok barang database
tersedia tidak
ya Barang t idak
tersedia
Input data penjualan dan
transaksi
Cetak struk penjualan
St ruk penjualan Cetak lap penjualan
Lap penjualan Lap penjualan St ruk penjualan
4.2.3.2Diagram Konteks
Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Diagram konteks memberikan gambaran seperti apa hubungan interaksi antara entitas luar dengan sistem, hubungan tersebut digambarkan dengan aliran data yang mengalir dari lingkungan luar sistem (entitas luar) kedalam sistem atau sebaliknya.
Di bawah ini adalah diagram kontek sistem informasi pembelian dan penjualan spare part motor dan pelayanan jasa service pada PT Abadi Aqumas yang diusulkan
.
Gambar 4.12 Diagram Kontek sistem informasi pembelian penjualan sparepart dan pelayanan jasa service yang diusulkan.
Berdasarkan diagram konteks sistem informasi yang sedang bejalan di PT Abadi Aqumas, terdapat 3(tiga) entitas yang terlibat yaitu distributor,pelanggan
owner
dan owner . Dari kontek diagram diatas dapat dijelaskan alur dokumen yang diusulkan yaitu :
1. Entitas pelanggan memberikan data permintaan dan data permintaan service.
2. Sistem memberikan struk jasaservice dan stuk penjualan pada entitas pelanggan.
3. Entitas mekanik memberikan data service.
4. Sistem memberikan data permintaan service pada entitas mekanik.
5. Sistem memberikan data retur dan data pembelian pada entitas distributor. 6. Entitas distributor memberikan Struk pembelian.
7. Sistem memberikan data retur dan data pemesanan 8. Entitas owner memberikan data pemesanan pada sistem.
9. Sistem memberikan lap pembelian lap penjualan dan lap jasa service pada entitas owner.
4.2.3.3DFD (Data Flow Diagram)
Gambar 4.13 DFD Level 1 informasi pembelian penjualan sparepart dan pelayanan jasa service yang diusulkan.
a) Data Flow Diagram Level 2 Proses 1
Data Flow Diagram level 2 proses 1 menjelaskan tentang pengolahan data pembelian yang diusulkan pada PT Abadi Aqumas. Gambar dibawah ini menjelaskan Data Flow Diagran level 2 proses 1 yang diusulkan.
Gambar 4.14 DFD Level 2 proses 1 informasi pembelian penjualan sparepart dan pelayanan jasa service yang diusulkan
b) Data Flow Diagram Level 2 Proses 2
Data Flow Diagram level 2 proses 2 menjelaskan tentang pengolahan data penjualan sparepart yang sedang berjalan pada PT Abadi Aqumas. Gambar dibawah ini menjelaskan Data Flow Diagran level 2 proses 2 yang diusulkan.
Gambar 4.15 DFD Level 2 proses 2 informasi pembelian penjualan sparepart dan pelayanan jasa service yang diusulkan.
c) Data Flow Diagram Level 2 Proses 3
Data Flow Diagram level 2 proses 3 menjelaskan tentang pengolahan sparepart yang diusulkan pada PT Abadi Aqumas. Gambar dibawah ini menjelaskan Data Flow Diagran level 2 proses 3 yang diusulkan.
Gambar 4.16 DFD Level 2 proses 3 informasi pembelian penjualan sparepart dan pelayanan jasa service yang diusulkan.
d) Data Flow Diagram Level 2 Proses 4
Data Flow Diagram level 2 proses 4 menjelaskan tentang pengolahan data master yang diusulkan pada PT Abadi Aqumas. Gambar dibawah ini menjelaskan Data Flow Diagran level 2 proses 3 yang diusulkan.
Gambar 4.17 DFD Level 2 proses 4 informasi pembelian penjualan sparepart dan pelayanan jasa service yang diusulkan.
e) Data Flow Diagram Level 2 Proses 5
Data Flow Diagram level 2 proses 4 menjelaskan tentang pengolahan Laporan yang diusulkan pada PT Abadi Aqumas. Gambar dibawah ini menjelaskan Data Flow Diagran level 2 proses 3 yang diusulkan.
Gambar 4.18 DFD Level 2 proses 5 informasi pembelian penjualan sparepart dan pelayanan jasa service yang diusulkan.
f) Data Flow Diagram Level 3 Proses 4.1
Data Flow Diagram level 3 proses 4.1 menjelaskan tentang pengolahan data barang yang diusulkan pada PT Abadi Aqumas. Gambar dibawah ini menjelaskan Data Flow Diagran level 3 proses 4.1 yang diusulkan.
Gambar 4.19 DFD Level 3 proses 4.1 informasi pembelian penjualan sparepart dan pelayanan jasa service yang diusulkan.
g) Data Flow Diagram Level 3 Proses 4.2
Data Flow Diagram level 3 proses 4.2 menjelaskan tentang pengolahan data mekanik yang diusulkan pada PT Abadi Aqumas. Gambar dibawah ini menjelaskan Data Flow Diagran level 3 proses 4.2 yang diusulkan.
Gambar 4.20 DFD Level 3 proses 4.2 informasi pembelian penjualan sparepart dan pelayanan jasa service yang diusulkan.
h) Data Flow Diagram Level 3 Proses 4.3
Data Flow Diagram level 3 proses 4.3 menjelaskan tentang pengolahan data service yang diusulkan pada PT Abadi Aqumas. Gambar dibawah ini menjelaskan Data Flow Diagran level 3 proses 4.3 yang diusulkan.
Gambar 4.21 DFD Level 3 proses 4.3 informasi pembelian penjualan sparepart dan pelayanan jasa service yang diusulkan.
4.2.3.4Kamus Data
Kamus data adalah penjabaran dari aliran-aliran data yang ada di dalam sebuah data flow diagram dan merupakan entitas-entitas yang akan dibuat dalam sebuah Entity Relationship Diagram. Dengan adanya kamus data diharapkan dapat membantu dalam proses mencari informasi tentang arus data yang ada pada data flow diagram (DFD) sistem informasi yang diusulkan berikut ini.
1. Kamus Struk pembelian
Nama : Struk pembelian
Alias : Transaksi pembelian
Bentuk Data : Dokument hasil cetak komputer Arus Data : Distributor-p1, distributor-p1.1
Deskripsi : Berupa isi data pembelian sparepart pada distributor
Periode : Setiap ada transaksi pembelian sparepart Struktur Data : Struk_beli, tgl_beli, kd_distributor,
nama_distributor, alamat_distributor, telp_distributor, kd_sparepart, nama_sparepart, jml_beli, harga_beli, total_beli, bayar, kembali
2. Kamus data retur
Nama : Data retur
Alias : -
Bentuk Data : Dokument hasil cetakan komputer Arus Data : P1-distributot, p1.1-distributor
Deskripsi : Ketika barang yang beli tidak sesuai dengan pemesanan.
Periode : Saat terjadi transaksi pembelian suku cadang Struktur Data : kd_retur, tgl_retur nama_distributor, tgl_beli
3. Kamus data pembelian
Nama : Data pembelian
Alias : -
Bentuk Data : Dokument hasil cetak komputer.
Arus Data : P1-Fpembelian, p1, Fpembelian-p5, p5-Fpembelian, p1.1-Fpembelian, Fpembelian-p1.1.
Deskripsi : Ketika akan melakukan pembelian suku cadang.
Periode : Saat terjadi transaksi pembelian suku cadang. Struktur Data : tgl_beli, kd_distributor, nama_distributor,
alamat_distributor, telp_distributor, kd_sparepart, nama_sparepart, jenis_sparepart, jml_beli, harga_beli, total_beli. bayar, kembali
4. Kamus data barang
Nama : Data barang
Alias : -
Bentuk Data : -
p1.3-Fbarang, p1.2-p1.3-Fbarang, Fbarang-p1.2, p2.2-Fbarang, Fbarang-p2.2, p4.1-Fbarang, Fbarang-p4.1, Fbarang-p4.3, p4.1.1-Fbarang, Fbarang-4.1.1, Fbarang-p4.1.2, p4.1.2-Fbarang, Fbarang-p4.1.3, p4.1.3-Fbarang, Fbarang-p4.1.4, p4.1.4-Fbarang, Fbarang-p4.1.5, p4.1.5-Fbarang,
Deskripsi : Berisikan data data barang
Periode : -
Struktur Data : kd_sparepart, nama_sparepart, jenis_sparepart harga_beli, harga_jual , stok.
6. Kamus data penjualan
Nama : Data penjualan
Alias : -
Bentuk Data : Hasil cetakan komputer
Arus Data : P2-Fpenjualan, Fpenjualan-p2, Fpenjualan-p5, p5-Fpenjualan, p2.3-Fpenjualan, Fpenjualan-p2.3, p5.3-Fpenjualan, Fpenjualan-p5.3, Deskripsi : Berupa isi data-data penjualan
Periode : Saat terjadi penjualan
total_jual.
7. Kamus struk penjualan
Nama : struk penjualan
Alias : Transaksi penjualan
Bentuk Data : Dokument hasil cetakan komputer Arus Data : P2-pelanggan, p2.3-pelanggan,
Deskripsi : Berupa data data hasil penjualan suku cadang pada pelanggan
Periode : Saat terjadi penjualna
Struktur Data : Struk_jual, tgl_penjualan, kd_sparepart, nama_sparepart, jenis_sparepart, jml_jual, harga_jual, total_jual. bayar, kembali
8. Kamus info permintaan
Nama : Info permintaan
Alias : -
Bentuk Data : -
Arus Data : P2-pelanggan, p2.1-pelanggan.
Deskripsi : Konfirmasi dari sistem pada pelanggan
Periode : -
