ANALISIS MANAJEMEN PERENCANAAN DAN PENGADAAN OBAT DI RS DR. G. L TOBING PTPN II TANJUNG MORAWA TAHUN 2016 TESIS RAISYA SORAYA /IKM

(1)

ANALISIS MANAJEMEN PERENCANAAN DAN PENGADAAN OBAT DI RS DR. G. L TOBING PTPN II TANJUNG MORAWA

TAHUN 2016

TESIS

RAISYA SORAYA 147032047/IKM

PROGRAM STUDI S2 ILMU KESEHATAN MASYARAKAT FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

2016

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

(2)

THESIS

By

MASTER IN PUBLIC HEALTH SCIENCE STUDY PROGRAM FACULTY OF PUBLIC HEALTH

UNIVERSITY OF SUMATERA UTARA MEDAN

2016

(3)

TAHUN 2016

TESIS

Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat

untuk Memperoleh Gelar Magister Kesehatan (M.Kes) dalam Program Studi S2 Ilmu Kesehatan Masyarakat

Minat Studi Administrasi Dan Kebijakan Kesehatan pada Fakultas Kesehatan Masyarakat

Universitas Sumatera Utara

PROGRAM STUDI S2 ILMU KESEHATAN MASYARAKAT FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

2016

(4)

(5)

TAHUN 2016

TESIS

Dengan hal ini saya menyatakan bahwa dalam tesis ini tidak terdapat karya yang pernah diajukan untuk memperoleh gelar kesarjanaan di suatu perguruan tinggi dan sepanjang pengetahuan saya juga tidak terdapat karya atau pendapat yang pernah ditulis atau diterbitkan oleh orang lain, kecuali yang secara tertulis diacu dalam naskah ini dan disebutkan dalam daftar pustaka.

Medan, Juli 2016 Penulis

Raisya Soraya 147032047/IKM PERNYATAAN

(6)

PANITIA PENGUJI TESIS

Ketua : Dr. Drs. Sitti Raha Agoes Salim, M. Sc Anggota : 1. dr. Heldy BZ, M.P.H

2. Dr. dr. Taufik Ashar, M.K.M 3. dr. Fauzi, S.K.M

(7)

i ABSTRAK

Pelayanan farmasi merupakan pelayanan penunjang sekaligus merupakan revenue center utama. Mengingat bahwa lebih dari 90 % pelayanan kesehatan di rumah sakit menggunakan perbekalan farmasi dan 50% dari seluruh pemasukan rumah sakit berasal dari pengelolaan perbekalan farmasi. Tujuan penelitian adalah untuk mengetahui bagaimana manajemen perencanaan dan pengadaan obat di instalasi farmasi Rumah Sakit dr. G L Tobing PTPN II Tanjung Morawa Tahun 2016.

Penelitian ini adalah deskriptif dengan pendekatan kualitatif dengan sumber informasi yaitu kepala instalasi farmasi, asisten apoteker kepala, asisten apoteker dan kepala pengadaan obat.

Hasil penelitian menunjukkan perencanaan kebutuhan obat instalasi farmasi Rumah Sakit dr. G L Tobing PTPN II Tanjung Morawa hasil observasi bahwa proses perencanaan dilakukan pendataan, permintaan dari ruangan. Proses pengadaan obat tidak dilakukan oleh pihak rumah sakit melainkan pihak distrik PTPN II, dan dalam sistem pengadaan di rumah sakit mempunyai dua sistem pengadaan.

Disimpulkan bahwa proses perencanaan dan pengadaan di instalasi farmasi Rumah Sakit Dr G L Tobing PTPN II Tanjung Morawa belum cukup baik, pelaksanaan kurang optimal, ada beberapa prosedur tidak sesuai dengan standart pelayanan kefarmasian. Diharapkan manajemen instalasi farmasi lebih meningkatkan kualitas kinerja. Dalam sistem pengadaan diharapkan rumah sakit dapat diberikan kewenagan oleh direksi melakukan pengadaan maka peluang efisiensi terhadap pengadaan obat dirumah sakit dapat dicapai dengan optimal.

Kata Kunci : Perencanaan, Pengadaan, Instalasi Farmasi

(8)

stock and 50% of all hospital income comes from pharmaceutical stock management.

The objective of the research was to find out how planning management and medicine procurement in the Pharmacy Department of dr. G. L. Tobing Hospital, PTPN II Tanjung Morawa, in 2016.

The research used descriptive qualitative method with the source of information came from the Head of the Pharmacy Department, Pharmacist’s Chief Assistant, Pharmacist’s Assistants, and the Head of Medicine Procurement.

The result of the research showed that the planning for medicine needs in the Pharmacy Department of dr. G. L. Tobing Hospital, PTPN II Tanjung Morawa, the planning process was done by data collection and request from wards. The process of medicine procurement was not done by the hospital management but by the management of PTPN II district, and the hospital had two systems of medicine procurement.

The conclusion of the research was that the planning and the procurement processes in the Pharmacy Department of the hospital was not carried out optimally, some procedures were not in accordance with pharmaceutical service standard. It is recommended that the Pharmacy Department of the hospital increase its performance and the hospital management be given the authority in medicine procurement so that the opportunity for efficiency in medicine procurement can be carried out optimally.

Keywords: Planning, Procurement, Pharmacy Department

(9)

iii

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, karena atas rahmat dan karunianya-Nya sehingga dapat menyelesaikan Tesis dalam rangka penyusunan tesis ini dengan judul : “ Analisis Manajemen Perencanaan dan Pengadaan di Dr. RS. G. L Tobing PTPN II Tanjung Morawa Tahun 2016 ”. Tesis ini dibuat sebagai persyaratan melakukan penelitian di Program Studi S2 Ilmu Kesehatan Masyarakat Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sumatera Utara.

Penyelesaian Tesis ini tidak terlepas dari dukungan dan bimbingan dari berbagai pihak. Oleh karena itu peneliti mengucapkan terimakasih dan penghargaan yang tinggi kepada :

1. Prof. Dr. Runtung Sitepu, S.H, M.Hum, selaku Rektor Universitas Sumatera Utara

2. Prof. Dr. Dra. Ida Yustina, M.Si selaku Dekan Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sumatera Utara

3. Prof. Dr. Ir. Evawani Y.Aritonang, M.Si selaku Sekretaris Program Studi Pasca Sarjana Ilmu Kesehatan Masyarakat Universitas Sumatera Utara

4. Dr. Dra. Sitti Raha Agoes Salim, M, Sc Selaku Pembimbing I yang telah banyak memberikan bimbingan moril serta pengetahuan sekaligus memotivasi penulis untuk menyelesaikan tesis ini

(10)

5. dr. Heldy BZ, M.P.H selaku Pembimbing II yang telah bersedia komunikasi sekaligus memberikan saran, masukan dan arahan serta motivasi selama penulisan tesis ini

6. Dr. dr Taufik Ashar, M.K.M selaku Penguji I yang telah banyak memberikan saran dan masukan dalam penyempurnaan tesis ini.

7. dr. Fauzi, S.K.M selaku penguji II yang juga telah memberikan berbagai masukan saran dan kritikan yang konstruktif untuk kesempurnaan tesis ini.

8. Teman-teman Angkatan Tahun 2014 Program S2 Ilmu Kesehatan Kesehatan Masyarakat – FKM USU yang saling memberi semangat dan motivasi untuk selalu berjuang bersama dalam menyelesaikan pendidikan.

9. Orang tua yang tersayang dr. Muhammad Iqbal dan T. Sy Ultra Marina Serta dan adik penulis yang telah memberikan doa, semangat dan dukungan kepada penulis.

Penulis juga menyadari masih banyak kekurangan dalam penulisan tesis ini.

Untuk itu penulis berharap masukan dan saran dari para pembaca untuk kesempunaan penelitian ini nantinya.

Medan, Juli 2016 Penulis

Raisya Soraya 147032047/IKM

(11)

v

RIWAYAT HIDUP

Raisya soraya, lahir pada Tanggal 01 Desember 1991 di Medan, anak pertama dari tiga bersaudara dari pasangan Ayahnda H. dr. Muhammad Iqbal Dan Ibunda Hj. Tengku Syarifah Ultra Marina, S.Kep.

Pendidikan formal penulis, dimulai dari pendidikan Sekolah Dasar di SD Karya bakti Medan, selesai Tahun 2003, Sekolah Menengah Pertama di SMP Pertiwi Medan, selesai Tahun 2006, Sekolah Menengah Atas di SMA Dharmawangsa Medan, selesai di Tahun 2009.

Kemudian melanjutkan ke tingkat Akademi Di Kebidanan Bakti Inang Persada Medan selesai Tahun 2012, kemudian melanjutkan Pendidikan D4 Kebidanan di Universitas Sumatera Utara dengan Program Bidan Pendidik selesai Tahun 2013, kemudian melanjutkan pendidikan ke jenjang Pendidikan S2 Program Studi Ilmu Kesehatan Masyarakat Universitas Sumatera Utara sejak Tahun 2014 dan selesai Tahun 2016.

Mulai bekerja tahun 2013 di Akademi Kebidanan Kholisaturrahmi Binjai hingga sekarang.

(12)

Halaman

ABSTRAK ... i

ABSTRACT ... ii

KATA PENGANTAR ... iii

RIWAYAT HIDUP ... v

DAFTAR ISI... vi

DAFTAR GAMBAR ... viii

DAFTAR LAMPIRAN ... ix

BAB 1. PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Pertanyaan Penelitian ... 6

1.3 Tujuan Penelitian ... 7

1.4 Manfaat Penelitian ... 7

BAB2.TINJAUAN PUSTAKA ... 8

2.1 Rumah Sakit... 8

2.1.1 Tugas Rumah Sakit... ... 8

2.1.2 Fungsi Rumah Sakit ... 8

2.1.3 Logistik Rumah Sakit ... 9

2.1.4 Logistik Rumah Sakit G L Tobing ... 9

2.1.5 Peran Logistik di Rumah Sakit ... 10

2.1.6 Budaya Organisasi ... 11

2.2 Manajemen ... 12

2.2.1 Manajemen Logistik ... 13

2.3 Sistem Manajemen PelayananLogistik ... 13

2.3.1 Input ... 14

2.3.1.1Sumber Daya Manusia ... 14

2.3.1.2 Sarana ... 15

2.4.1 Proses ... 16

2.4.1.1 Perencanaan Kebutuhan ... 17

2.4.1.2Pengertian ... 17

2.4.1.3Tujuan ... 17

2.4.1.4Kegiatan ... 17

2.4.1.5Pemilihan yang Akan Dibeli ... 18

2.4.1.6Metode Kosumsi ... 19

2.4.1.7Metode Epidemiologi ... 20

2.4.1.8Kelebihan dan Kekurangan Metode Komsumsi Dan Epidemiologi ... 21

2.4.1.9 Teknik Manajemen ABC dan VEN ... 22

2.4.1.10Analisa Data Berkala ... 25

2.5.2 Pengadaan ... 27

2.5.2.1 Pengertian ... 27

2.5.2.2 Tujuan ... 27

2.5.2.3 Kegiatan ... 27

2.6 Output ... 28

2.7 LandasanTeori ... 28

(13)

vii

2.8 Kerangka Berfikir ... 29

BAB 3.METODE PENELITIAN ... 30

3.1 Jenis Penelitian ... 30

3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian ... 30

3.2.1 Lokasi ... 30

3.2.2 Waktu Penelitian ... 31

3.3 Sumber Informasi Penelitian ... 31

3.4 Metode Pengumpulan data ... 33

3.5 Definisi Istilah ... 34

3.6 Metode Analisis Data ... 34

BAB 4. HASIL PENELITIAN ... 36

4.1 Gambaran Umum Lokasi Penelitian ... 36

4.1.1 Sejarah RS Dr G L Tobing Tanjung Morawa ... 36

4.1.2 Visi Dan Misi ... 38

4.1.2.1 Visi ... 38

4.1.2.2 Misi ... 38

4.1.2.3 Tujuan ... 39

4.1.2.4 Strategi ... 39

4.1.2.5 Motto ... 39

4.2 Struktur Organisasi Rumah Sakit Dr G L Tobing ... 40

4.2.1 Sumber Daya Manusia Instalasi Farmasi Rumah Sakit ... 40

4.2.2 Fasilitas Pelayanan Rumah Sakit Dr G L Tobing ... 42

4.2.3Sarana di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Dr G L Tobing... 43

4.3 Data Khusus Instalasi Farmasi ... 44

4.3.1 Struktur Organisasi ... 44

4.3.2 Perencanan ... 45

4.3.3 Pengadaan ... 49

BAB 5.PEMBAHASAN ... 56

5.1 Sumber Daya Manusia Rs Dr G L Tobing Tanjung Morawa ... 56

5.2 Sarana di Rs Dr G L Tobing Tanjung Morawa... 60

5.3 Proses Perencanaan Rs Dr G L Tobing Tanjung Morawa ... 62

5.4 Proses Pengadaan Rs Dr G L Tobing Tanjung Morawa ... 65

5.5 Ketersediaan Obat Sesuai Dengan Perencanaan di Rs Dr G L Tobing... 68

BAB 6. KESIMPULAN DAN SARAN ... 70

6.1 Kesimpulan ... 70

6.2 Sarana ... 71

DAFTAR PUSTAKA ... 73 LAMPIRAN

(14)

Nomor Judul Halaman

2.1 Siklus Manajemen Obat ... 28

2.2 Kerangka Berfikir ... 29

2.3 Struktur Organisasi Rumah Sakit Dr G L Tobing ... 40

2.4 Struktur Organisasi Instalasi Farmasi ... 45

2.5 Alur Prosedur Tahapan Perencanaan Obat ... 47

2.6 Alur pengadaan di Rumah Sakit Dr G L Tobing ... 49

(15)

ix

DAFTAR LAMPIRAN

Nomor Judul Halaman

1. Panduan Wawancara... 75

2. Surat Izin Survey Pendahuluan Dari PTPN II... 76

3. Surat Izin Penelitian Dari PTPN II... 77

4. Surat Keterangan Penunjuk Dosen Pembimbing... 78

(16)

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelanggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Rumah sakit harus memiliki tenaga tetap yang meliputi tenaga medis, penunjang medis, tenaga keperawatan, tenaga kefarmasian, tenaga manajemen rumah sakit dan jenis dan klarifikasi rumah sakit . Tenaga farmasi harus menunjang persyaratan sebagaimana dimaksud dengan Pasal 7 ayat (1) harus menjamin ketersediaan sediaan farmasi dan alat kesehatan yang bermutu, bermanfaat, aman dan terjangkau (UU No 44, 2009).

Dalam Surat Keputusan (SK) Menteri Kesehatan No. 129/Menkes/SK/II/2008 tentang standart pelayanan minimal rumah sakit (RS), menyebutkan bahwa Rumah Sakit sebagai salah satu sarana kesehatan yang memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat memiliki peran yang sangat strategis dalam mempercepat peningkatan derajat kesehatan masyarakat. Oleh karena itu rumah sakit dituntut untuk memberikan pelayanan yang bemutu sesuai dengan standart yang ditetapkan dan dapat menjangkau seluruh lapisan masyarakat.

Pelayanan farmasi merupakan pelayanan penunjang dan sekaligus merupakan revenue center utama. Hal tersebut mengingat bahwa lebih dari 90 % pelayanan kesehatan di RS menggunakan perbekalan farmasi (obat- obatan, bahan kimia, bahan

(17)

2

radiologi, bahan alat kesehatan habis, alat kedokteran dan gas medik) dan 50% dari seluruh pemasukan RS berasal dari pengelolaan perbekalan farmasi. Untuk itu, jika masalah perbekalanfarmasi tidak dikelola secara cermat dan penuh tanggung jawab maka dapat di prediksi bahwa pendapatan RS akan mengalami penurunan (Suciati dan Wiku, 2006).

Pelayanan kefarmasian di rumah sakit merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari sistem pelayanan kesehatan rumah sakit yang berorientasi kepala pelayanan pasien, penyediaan sediaan obat yang bermutu dan terjangkau bagi semua lapisan masyarakat termasuk pelayanan farmasi klinik. Pelayanan kefarmasian merupakan kegiatan yang bertujuan untuk mengidentifikasi, mencegah dan menyelesaikan masalah terkait obat, tuntutan pasien dan masyarakat akan peningkatan mutu pelayanan kefarmasian, mengharuskan adanya perluasan dari paradigma lama yang berorientasi produk (drug oriented) menjadi orientasi pada pasien (patient oriented) dengan filosofi pelayanan kefarmasian (pharmaceutical care). Perkembangan diatas dapat menjadi peluang sekaligus merupakan tantangan

bagi apoteker untuk maju meningkatkan kompetensinya sehingga dapat memberikan pelayanan kefarmasian secara komprensif dan simultan baik bersifat manajerial maupun farmasi klinik (Permenkes No 58, 2014).

Pelayanan sediaan farmasi di rumah sakit harus mengikuti standart pelayanan kefarmasian. Pengelolaan alat kesehatan, sediaan farmasi dan bahan habis pakai di rumah sakit harus dilakukan oleh instalasi farmasi sistem satu pintu., yang dimaksud satu pintu adalah bahwa rumah sakit hanya memiliki satu kebijakan kefarmasian

(18)

termasuk pembuatan formularium pengadaan dan pendistribusian alat kesehatan, sediaan farmasi dan bahan habis pakai yang bertujuan untuk mengutamakan kepentingan pasien (UU No 44 Tahun 2009).

Menurut data dari Departemen Kesehatan Rl hampir 40% alokasi pengobatan adalah untuk obat, jadi pengadaan obat khususnya dirumah sakit mau tidak mau harus melaksanakan prinsip – prinsip perencanaan agar obat-obat yang diperlukan orang sakit cukup dan dapat terjangkau.

Pengaturan pengadaan obat berdasarkan Katalog Elektronik (E -Catalogue) bertujuan untuk menjamin transparansi/keterbukaan, efektifitas dan efisiensi proses pengadaan obat dalam rangka memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan yang hasilnya dapat dipertanggungjawabkan. Seluruh Satuan Kerja di bidang kesehatan baik Pusat maupun Daerah dan FKTP atau FKRTL Pemerintah melaksanakan pengadaan obat melalui E-Purchasing berdasarkan Katalog Elektronik (E- Catalogue) sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. FKTP atau FKRTL

swasta yang bekerja sama dengan BPJS Kesehatan dapat melaksanakan pengadaan obat berdasarkan Katalog Elektronik (E-Catalogue)(Permenkes No 63, 2014).

Dalam Keputusan Menteri Kesehtan Nomor 328/Menkes/SK/IX/2013 tentang formularium nasional mengatakan bahwa dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan kesehatan perlu menjamin aksesibilitas obat yang aman, berkahasiat, bermutu dan terjangkau dalam jenis dan jumlah yang cukup dalam rangka pelaksanaan JKN perlu halnya disusun daftar obat dalam bentuk formularium nasional. Fomularium nasional tersebut merupakan daftar obat terpilih yang

(19)

4

dibutuhkan dan harus tersedia di fasilitas pelayanan kesehatan sebagai acuan dalam pelaksanaan JKN. Dalam hal ini obat yang dibutuhkan tidak tercantum dalam formularium nasional, dapat juga digunakan obat lain secara terbatas berdasarkan persetujuan komite medik dan kepala/direktur rumah sakit setempat(Suciati dan Wiku, 2006).

Dengan meningkatnya pengetahuan dan ekonomi masyarakat menyebabkan makin meningkat pula kebutuhan masyarakat terhadap pelayanan kefarmasian. Aspek terpenting dari pelayanan farmasi adalah mengoptimalkan penggunaan obat, ini termasuk perencanaan untuk menjamin ketersediaan, keamanan dan keefektifan penggunaan obat. Mengungat besarnya kontribusi instalasi farmasi dan kelancaran pelayanan dan juga merupakan instalasi yang memberikan pemasukan terbesar di rumah sakit. Maka perbekalan farmasi memerlukan suatu pengelolaan secara cermat dan penuh tanggung jawab (Suciati dan Wiku, 2006).

Proses pengelolaan akan berjalan efekif dan efisien bila ditunjang dengan sistem informasi manajemen obat untuk menggalang keterpaduan pelaksanaan kegiatan – kegiatan dalam pengelolaan obat. Kegiatan pengelolaan obat meliputi perencanaan, pengadaan, penyimpanan, distribusi, penggunaan dan pengendalian obat yang dikelola. Perencanaan dan penentuan kebutuhan obat merupakan fungsi yang pertama dalam logistikfarmasi karena perencanaan merupakan langkah nyata pertama dalam usaha mencapai tujuan. Perencanaan harus terlihat dengan jelas apa yang harus dikerjakan dalam kurun waktu tertentu. Perencanaan dan penentuan kebutuhan obat di gudang farmasi mutlak diperlukan agar terpenuhi tingkat persediaan yang telah

(20)

ditetapkan. Begitu juga dengan sistem pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah ditetapkan dan disetujui dalam fungsi perencanaan sebelumnya. Dalam hal pengadaan persediaan obatdi gudang farmasi harus memperhatikan langkah – langkah dalam siklus pengadaan, yaitu memilih metode pengadaan, memilih pemasok, pemantauan pesanan, penerimaan dan pemeriksaan barang ketika datang.

Perencanaan dan pengadaan persediaan obat di gudang farmasi harus dilakukan secara baik, agar rumah sakit terhindar dari masalah kehabisan persediaan obat di gudang farmasi. Apabila terjadi kekosongan obat di gudang farmasi ini, akan sangat berpengaruh terhadap mutu pelayanan yang diberikan kepada pasien. Hal ini yang sering kali terjadi di sub bagian gudang farmasi rumah sakit, sering kali terjadi kekososngan obat di sub bagian gudang farmasi sehingga obat tersebut harus dibeli diapotek ataupun di luar rumah sakit lain (Febriawati, 2013).

Dari hasil penelitian Al- Hijrah, dkk (2013) tentang studi pengelolaan obat di Puskesmas Mandai Kabupaten Maros Tahun 2013 menujukkan terkait perencanaan dan pendistribusian obat sudah memenuhi standart pengelolaaan obat di puskesmas.

Namunpengadaan dan penyimpanan kurang baik dan tidak sesuai dengan pengelolaan obat yang ada.

Hasil survei pendahuluan terhadap kegiatan manajemen pengelolaan obat di RS. DR. G. L Tobing Tanjung Morawa, kebijakan pelayanan kefarmasian belum dibuat secara tertulis dan belum dilaksanakan berdasarkan ketentuan dari peraturan permenkes secara teknis tetapi, masih mengacu kepada ketentuan PTPN II. Ketetapan

(21)

6

pengelolaan perbekalan farmasi dan pelayanan kefarmasian, instalasi farmasi rumah sakit ini juga belum mempunyai SK Kepala rumah sakit yang menetapkan kegiatan pengelolaan perbekalan farmasi dan pelayanan kefarmasian yang dapat dilaksanakan di RS DR G. L Tobing. Dari hasil wawancara di instalasi farmasi didapat dalam proses perencanaan didapatkan masih lemahnya proses perencanaan. Pada proses pengadaan masih mengacu pada teketapan PTPN dimana rumah sakit melakukan perencanaan yang diwakilkan oleh kepala instalasi farmasi dan disetujui oleh direktur rumah sakit lalu dokumen tersebut diberikan di manajemen distrik untuk memilih PBF/agen mana dalam proses pengadaan kemudian dokumen dilanjutkan ke keuangan dalam proses pendanaan dan disetujui oleh direksi lalu dilakukan pengadaan. Sistem ini menunjukkan masih lemahnya proses pengadaan. Hal – hal diatas kemungkinan di sebabkan oleh pelaksanaan kegiatan pengelolaan obat yang kurang optimal.

Uraian tersebut menunjukkan sistem pengelolaan obat di instalasi farmasi di RS.DR. G. L. Tobing Tanjung Morawa belum sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Oleh karna itu perlu dilakukan kajian untuk mengedentifikasi bagaimana analisis manajemen pengelolaan obat di RS.DR. G. L. Tobing PTPN II Tanjung Morawa Meliputi Perencanaan dan Pengadaan Obat.

1.2 Pertanyaan Penelitian

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, dapat dirumuskan masalah penelitian ini adalah bagaimana manajemen pengelolaan obat di RS. DR. G.

(22)

L Tobing PTPN Nusantara II Tanjung Morawa Meliputi Perencanaan dan Pengadaan Obat.

1.3 Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisis manajemen pengelolaan obat di RS. DR. G. L Tobing PTPN Nusantara II Tanjung Morawa Meliputi Perencanaan dan Pengadaan Obat.

1.4 Manfaat Penelitian

1. Manfaat Bagi RS DR. G. L Tobing

Dipergunakan sebagai masukan dalam manajemen pengelolaan obat di rumah sakit agar obat yang diperlukan selalu tersedia setiap saat dalam jumlah yang cukup dan mutu terjamin yang mendukung pelayanan yang bermutu.

2. Manfaat Bagi Penulis

Wacana dan pengetahuan tambahan tentang bagaimana analisis manajemen pengelolaan obat di instalasi farmasi RS. DR. G. L Tobing PTPN Nusantara II Tanjung Morawa.

3. Manfaat Bagi Peneliti Selanjutnya

Hasil penelitian dapat sebagai rujukan bagi peneliti lebih lanjut untuk menjadi referensi dan perbandinagan bagi peneliti lanjutan yang mengkaji topik yang relevan.

(23)

8 BAB 2

TINJAUAN PUSTAKA

2. 1 Rumah Sakit

Rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat (UU No 44, 2009).

Rumah sakit adalah bagian dari keseluruhan sistem pelayanan kesehatan yang dikembangkan melalui rencana pembangunan kesehatan dan merupakan suatu sistem sosial yang didalamnya terdapat obyek manusia sebagai pasien (Adikoesoema, 2002).

2.1.1 Tugas Rumah Sakit

Rumah sakit mempunyai tugas memberikan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna (UU No 44, 2009).

2.1.2 Fungsi Rumah Sakit

a. Penyelenggaraan pelayanan pengobatan dan pemulihan kesehatan sesuai dengan standart rumah sakit.

b. Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui pelayanan kesehatan yang paripurna tingkat kedua dan ketiga sesuai kebutuhan medis.

c. Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia dalam rangka peningkatan kemampuan dalam pemberian pelayanan kesehatan.

(24)

d. Penyelenggaraan penelitian dan ppengembangan serta penapisan teknologi bidang kesehatan dalam rangka peningkatan pelayanan kesehatan dengan memperhatikan etika ilmu pengetahuan dibidang kesehatan (Permenkes 56 Tahun 2014).

2.1.3 Logistik Rumah Sakit

Proses logistik berhubungan erat dengan aktivitas kehidupan sehari – hari baik secara langsung maupun tidak langsung. Proses ini tidak hanya berputar di sekitar aktivitas pabrik, juga mempunyai peranan penting dalam kehidupan masyarakat.

Logistik merupakan suatu ilmu pengetahuan atau proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran, pemeliharaan serta penghapusan material (Febriawati, 2013).

2.1.4 Logistik Rumah Sakit Dr. G. L Tobing

Dalam logistik rumah sakit di G.L Tobing tanjung merawa pada proses pengadaan dilakukan oleh manajemen distrik dimana alurnya yaitu :

1. Anggaran obat – obatan, alat kesehatan, regensia dan gas medis dalam bentuk DPBB per 6 bulan diajukan oleh rumah sakit dan kebun ke distrik rumah sakit.

a. Memeriksa DPBB obat – obatan, regensia, alkes dan gas medis rumah sakit/kebun untuk pengecekan RKAP,RKO, urgensianya dan realisasi yang telah dipakai.

b. Meneruskan dokumen yang dikoreksi ke bagian keuangan.

2. Dokumen permintaan obat – obatan, alkes reagensia dan gas medis dikirim ke bagian keuangan oleh distrik rumah sakit untuk pengecekan RKAP, RKO dan realisasi.

(25)

10

3. Dokumen permintaan obat – obatan, alkes, reagensia dan gas medis yang telah dicek oleh bagian keuangan dikirim ke direksi untuk mendapatkan persetujuan direksi.

4. Dokumen yang telah disetujui direksi diteruskan ke bagian pengadaan

a. Membuat SPJB/ kontrak unit price pengadaan obat/alkes/regensia dan gas medis dengan cara merujuk kepada pedoman pengadaan barang dan jasa PTPN II setiap periode 6 bulan terhadap PBF/Agen tunggal/pabrikan/distibutor yang dengan lampiran price list dari PBF/Agen tunggal/distributor.

5. Kontrak/SPJB obat – obatan, alkes, reagensia dan gas medis dikirim ke direksi bagian pengadaan untuk mendapat persetujuan direksi.

6. Kontrak/SPJB obat – obatan, alkes, reagensia dan gas medis yang telah ditanda tangani direksi dikirim ke bagian pengadaan.

7. Kontrak/SPJB obat – obatan, alkes, reagensia dan gas medis dikirim distrik rumah sakit oleh bagian pengadaan.

2.1.5 Peran Logistik di Rumah Sakit

Pada defenisi lain dinyatakan bahwa bagian logistik adalah bagian yang menyediakan barang dan jasa dalam jumlah, mutu dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai. Dari segi manajemen moderen maka tanggung jawab bagian logistik lebih diperluas lagu yaitu :

1. Menjaga kegiatan yang dapat memasok material dan jasa secara tidak terputus (uninterrupted).

2. Mengadakan pembelian inventaris secara bersaing (kompetitif).

(26)

3. Menjadwal investasi barang pada tingkat serendah mungkin.

4. Mengembangkan sumber pasokan yang dapat dipercaya dan alternatif pasokan lain.

5. Mengembangkan dan menjaga hubungan baik dengan bagian – bagian lain.

6. Melatih dan membina pegawai yang kompeten dan termotivasi dengan baik.

Barang atau bahan – bahan yang sudah disediakan bagian logistik rumah sakit tersebut tentunya perlu dilakukan invetori control yang bertujuan untuk menciptakan keseimbangan antara persediaan dan permintaan. Oleh karena itu hasil stock opname harus seimbang dengan permintaan yang didasarkan atas satu kesatuan waktu tertentu, misalnya satu bulan atau dua bulan atau kurang dari satu tahun.

Pengadaan barang yang dalam sehari- hari disebut juga pembelian merupakan titik awal dari pengendalian persediaan. Jika titik awal ini sudah tidak tepat, maka pengendalian akan sulit untuk di kontrol. Pembelian harus menyesuaikan dengan pemakaian, sehingga ada keseimbangan antara pemakaian dan pembelian.Dalam pengendalian persediaan terdapat dua jenis keseimbangan, yaitu keseimbangan total dan keseimbangan komposisi. Keseimbangan total adalah keseimbangan antara seluruh persediaan dan seluruh permintaan, dengan kata lain antara seluruh pembelian dengan seluruh penjualan dengan seluruh penjualan secara profesional (Febriawati, 2013).

2.1.6 Budaya Organisasi dalam Manajemen Kesehatan

Budaya organisasi meruapakan suatu kegiatan yang tidak tampak, yang dapat, menggerakkan orang – orang dalam suatu organisasi untuk melakukan aktivitas kerja.

(27)

12

Secara tidak sadar tiap –tiap orang di dalam suatu organisasi mempelajari budaya yang akan berlaku di dalam organisasinya.

Budaya organisasi yang kuat mendukung tujuan – tujuan perusahaan, sebaliknya yang lemah menjadi negatif menghambat atau bertentangan dengan tujuan – tujuan perusahaan. Dalam suatu perusahaan yang budaya organisasinya kuat, nilai – nilai bersama dipahami secara mendalam, dianut dan diperjuangkan oleh sebagaian besar para anggota organisasi. Budaya yang kuat dan positif sangat berpengaruh terhadap prilaku dan efektivitas kinerja perusahaan .

Budaya organisasi merupakan suatu kekuatan sosial yang tidak tampak, yang dapat menggerakkan orang – orang dalam suatu organisasi untuk melakukan aktivitas kerja. Secara tidak sadar tiap-tiap orang di dalam suatu ruangan mempelajari budaya yang berlaku di dalam organisasinya. Apalagi bila ia sebagai orang baru supaya dapat diterima dilingkungan tempat bekerja, ia berusaha mempelajari apa yang dilarang dan apa yang diwajibkan, apa yang baik dan apa yang buruk, apa yang benar dan apa yang salah, dan apa yang harus dilakukan dan apa yang tidak boleh dilakukan didalam organisasi tempat bekerja itu, jadi budaya organisasi mensosialisasikan dan menginternalisasi pada para anggota organisasi (Sutrisno, 2013).

2.2 Manajemen

Manajemen adalah usaha atau kegiatan yang dilaksanakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan menggunakan bantuan orang lain (Seto dkk, 2012).

(28)

2.2.1 Manajemen Logistik

Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, memimpin dan mengawasi usaha – usaha dari anggota organisasi dari sumber organisasi lainnya untuk mencapai tujuan organisasi yang ditetapkan.Logistik merupakan suatu ilmu pengetahuan atau seni serta proses mengenai perencanaan dan penetuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan material/alat – alat.

Logistik merupakan bagian dari instansi yang tugasnya adalah menyediakan bahan/barang yang dibutuhkan untuk kegiatan operasionalnya instansi tersebut dalam jumlah, kualitas dan pada waktu yang tepat (sesuai kebutuhan) dengan harga serendah mungkin. Dalam hal ini perlu dihindari terjadinya over promised inter delivered.

Tujuan manajemen logistik adalah menyampaikan barang jadi dan bermacam – macam material dalam jumlah yang tepat, pada waktu yang dibutuhkan, dalam keadaan yang dapat dipakai ke lokasi dimana membutuhkan dengan total biaya yang terendah (Febriawati, 2013).

2.3 Sistem Manajemen Pelayanan Logistik

Terdiri dari input, proses dan ouput antara lain Input (Masukan) ialah sasaran dan target sasaran, sumber daya (manusia, sarana, obat, finasial, logistik, teknologi) dan kebijaksanaan operasional.Input dalam penelitian ini terdiri dari :

(29)

14

2.3.1. Input

Adapun input dari penelitian ini adalah : 2.3.1.1 Sumber Daya Manusia

Instalasi farmasiharus memiliki apoteker dan tenaga teknis kefarmasian yang sesuai dengan beban kerja dan petugas penunjang lain agar tercapai sasaran dan tujuan instalasi farmasi rumah sakit. Ketersedian jumlah apoteker dan tenaga teknis kefarmasian di rumah sakit dipenuhi sesuai dengan ketentuan kalsifikasi dan perizinan rumah sakit yang ditetapkan oleh menteri.

1. Kualifikasi Sumber Daya Manusia (SDM)

Berdasarkan pekerjaan yang dilakukan, kualifikasi SDM instalasi farmasi diklarifikasikan sebagai berikut:

a. Untuk pekerja kefarmasian terdiri dari b. Apoteker

c. Tenaga teknis kefarmasian

Untuk pekerjaan penunjang terdiri dari :

a. Operator komputer/ teknisi yang memahami kefarmasian b. Tenaga administrasi

c. Perkarya/ pembantu pelaksana

2. Persyaratan SDM (Sumber Daya Manusia)

Pelayanan kefarmasian harus dilakukan oleh apoteker dan tenaga teknis kefarmasian. Tenaga teknis kefarmasian yang melakukan pelayanan kefarmasian

(30)

harus dibawah suvervisi apoteker. Apoteker dan tenaga teknis kefarmasian harus memenuhi persyaratan administrasi seperti yang ditetapkan dalam peraturan perundang – undangan yang berlaku. Ketentuan terkait jabatan fungsional di instalasi farmasi rumah sakit diatur menurut kebutuhan organisasi dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Instalasi farmasi rumah sakit harus dikepalai oleh seorang apoteker yang merupakan apoteker penanggung jawab seluruh pelayanan kefarmasian di rumah sakit. Kepala instalasi farmasi rumah sakit diutamakan telah memiliki pengalaman bekerja di instalasi farmasi rumah sakit minimal 3 (tiga) tahun (Permenkes No 58, 2014).

2.3.1.2 Sarana

Penyelenggaraan pelayanan kefarmasian di rumah sakit harus di dukung oleh sarana dan peralatan yang memenuhi ketentuan dan perundang – undangan kefarmasian yang berlaku. Lokasi harus menyatu dengan sistem pelayanan rumah sakit, dipisahkan antara fasilitas untuk penyelanggaraan manajemen, pelayanan langsung kepada pasien, peracikan, produksi dan laboratorium mutu yang dilengkapi penanganan limbah(Permenkes No 58, 2014).

1. Sarana Instalasi Farmasi

Fasilitas ruang harus memadai dalam hal kualitas dan kuantitas agar dapat menunjang fungsi dan proses pelayanan kefarmasian, menjamin lingkungan kerja yang aman untuk petugas dan memudahkan sistem komunikasi rumah sakit (Permenkes No 58, 2014).

(31)

16

a. Fasilitas utama dalam kegiatan pelayanan di instalasi farmasi, terdiri dari : 1. Ruang kantor/ administrasi

Terdiri dari : a. Ruang pimpinan b. Ruang staf

c. Ruang kerja tata usaha d. Ruang pertemuan

b. Ruang penyimpanan sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai.

Rumah sakit harus mempunyai ruang penyimpanan sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan habis pakai yang disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan serta harus memperhatikan kondisi sanitasi, tempratur, sinar/cahaya, kelembaban, ventilasi, pemisahan untuk menjamin mutu produk dan keamanan petugas terdiri dari :

a. Kondisi umum dan khusus untuk ruang penyimpanan

b. Ruang distribusi sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai terdiri dari distribusi sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai rawat jalan (apotek rawat jalan) dan rawat inap (satelit farmasi)(Permenkes No 58, 2014).

2.4.1 Proses

Proses logistik berhubungan erat dengan aktivitas kehidupan sehari – hari baik secara langsung maupun tidak langsung. Proses ini tidakkhanya berputar di

(32)

sekitar aktivitas pabrik, juga mempunyai peranan penting dalam kehidupan bermasyarakat.

Logistik merupakan suatu ilmu pengetahuan atau seni serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan material/alat – alat (Febriawati, 2013).

Adapun proses dalam penelitian ini adalah : 2.4.1.1 Perencanaan Kebutuhan

2.4.1.2 Pengertian

Perencanaan adalah suatu proses kegiatan seleksi obat dan menentukan jumlah obat dalam rangka pengadaan.

2.4.1.3 Tujuan

Tujuan perencanaan pengadaan obat adalah untuk mendapatkan : 1. Jenis dan jumlah obat yang tetap sesuai kebutuhan

2. Mengahindari terjadi kekosongan obat

3. Meningkatkan penggunaan obat secara nasional 4. Meningkatkan efisiensi penggunaan obat 2.4.1.4 Kegiatan

Kegiatan pokok dalam perencanaan pengadaan obat adalah sebagai berikut : 1. Seleksi/perkiraan kebutuhan

a. Memilih obat yang akan dibeli

b. Menentukan jumlah obat yang akan dibeli

2. Penyesuaian jumlah kebutuhan obat dengan alokasi dana.

(33)

18

2.4.1.5 Pemilihan Yang Akan Direncanakan A. Pemilihan jenis obat

Sesuai dengan keputusan menteri kesehatan RI No.125/Menkes/SK/II/1988 tentang daftar obat esensial nasional 1987 dan keputusan bersama menteri kesehatan dan menteri dalam negeri no 394/menkes/SK/VII/1981 tentang pengadaan obat untuk unit pelayanan kesehatan pusat dan daerah, maka pengadaan dan penggunaan obat – obat di rumah sakit kelas A,B,C,D, puskesmas, puskesmas pembantu, balai pengobatan penyakit paru –paru dan pos obat desa baik milik pemerintah maupun milik swasta harus sesuai dengan jenis obat yang terhadap dalam daftar obat esensial nasional edisi 1987 (Depkes, 1990).

Sesuai dengan peraturan menteri kesehatan No. 085/Menkes/PER/I/1989 maka rumahh sakit dan dinas kesehatan daerah tingkat II diwajibkan menyediakan obat esensial dengan nama generik untuk kebutuhan rumah sakit, puskesmas dan unit pelaksana teknis lainnya di wilayahnya.

Berdasarkan ketentuan – letentuan tersebut maka disusun daftar jenis obat untuk unit pelayanan kesehatan anatara lain jenis daftar obat inpres, daftar obat PHB,daftar obat transmigrasi dan daftar obat generik yang mengacu pada daftar obat esensial nasional (Depkes, 1990).

(34)

B. Kriteria Pemilihan

Idealnya memilih obat dilakukan setelah mengetahui gambaran pola penyakit diwilayah kerja masing – masing karateristik pasian yang dilayani maupun tenaga kesehatan yang melayani pasien.

C. Proses Memilih Jenis Obat

Ada beberapa cara dalam memilih obat. Ada yang dilakukan oleh seorang petugas, ada yang dilakukan oleh suatu komite yang khusus dibentuk untuk melaksanakan pemilihan obat. Ada juga mengikutsertakan konsultan farmakologi. Cara yang paling banyak dipakai yaitu dibentuknya suatu komite yang terdiri dariberbagai disiplin ilmu antara lain : dokter, perawat, apoteker, asisten apoteker, petugas administrasi, petugas kesehatan lainnya. Komite ini ditugaskan untuk memilih obat dan mengevaluasi daftar obat. Keuntungan dibentunya sebuah komite adalah untuk mencegah keputusan yang sifatnya subjektif. Pemilihan dapat dilakukan di tingkat pusat atau tingkat propinsi atau tingkat kabupaten (Depkes, 1990).

2.4.1.6 Metode Konsumsi

Metode konsumsi didasarkan atas analisa data konsumsi obat tahun sebelumnya. Langkah pelaksanaan perhitungan rencana kebutuhan obat menurut pola konsumsi adalah sebagai berikut :

1. Pengumpulan dan pengolahan data

2. Analisa data untuk informasi dan evaluasi 3. Perhitungan perkiraan kebutuhan obat

(35)

20

4. Penyesuaian jumlah kebutuhan obat dengan alokasi dana(Depkes, 1990).

2.4.1.7 Metode Epidemiologi

Metode epidemiologi didasarkan pada data jumlah kunjungan, frekuensi penyakit dan standar pengobatan yang ada.

Langkah - langkah pokok dalam metode ini adalah : 1. Pengumpulan dan pengelolahan data

a. Menentukan jumlah penduduk yang akan dilayani.

b. Menentukan jumlah kunjungan kasus berdasarkan frekuensi penyakit.

2. Standar pengobatan

a. Kode International Classsification of diseases ( ICD ) dan nama penyakit.

b. Nama obat ( dalam generik ), kekuatan dan bentuk sediaan c. Dosis rata-rata

d. Jumlah dosis perhari e. Lama pemberian

f. Jumlah obat yang diperlukan perepisode 3. Menghitung perkiraan kebutuhan obat

a. Perhitungan jumlah obat kebutuhan setiap obat.

b. Menghitung jumlah masing-masing obat yang diperlukan perpenyakit.

c. Pengelompokan dan penjumlahan masing-masing obat.

d. Menghitung jumlah kebutuhan obat dengan mempertimbangkan peningkatan kunjungan kemungkinan hilang, rusak atau kadaluarsa.

(36)

e. Menghitung kebutuhan obat yang diprogramkan untuk tahun dengan mempertimbangkan leadtimedanstok pengaman

f. Menghitung jumlah yang harus diadakan tahun anggaran

g. Menghitung jumlah obat yang dibutuhkan ( langkah perkemasan)

h. Penyesuaian jumlah kebutuhan obat dengan alokasi dana (Depkes, 1990).

2.4.1.8 Kelebihan dan Kekurangan Metode Kosumsi dan Epidemiologi A. Metode Konsumsi

a. Kelebihan

1. Data konsumsi akur metode yang paling mudah

2. Tidak memerlukan data episemiologi maupun standar pengobatan

3. Bila data konsumsi lengkap. Pola preskripsi tidak berubah dan kebutuhan relatif konstan maka kemungkinan kekurangan atau kelebihan obat sangat kecil.

b. Kekurangan

1. Data konsumsi, data obat dan data jumlah kontak pasien yang dapat diandalkan mungkin sulit diperoleh.

2. Tidak dapat dijadikan dasar dalam mengkaji penggunaan obat dan perbaikan preskripsi.

3. Tidak dapat diandal. Jika terjadi kekurangan stok obat lebih dari 3 bulan, obat yang berlebih atau adanya kehilangan.

4. Tidak memerlukan pencatatan data morbiditas yang baik (Depkes, 1990).

(37)

22

B. Metode Epidemiologi a. Kelebihan

1. Perkiraan kebutuhan yang mendekati kebenaran 2. Dapat digunakan pada program-program yang baru

3. Standar pengobatan dapat mendukung usaha memperbaiki pola penggunaan obat

b. Kekurangan

1. Membutuhkan waktu dan tenaga yang terampil

2. Data penyakit sulit diperoleh secara pasti dan kemungkinan terdapat penyakit yang tidak termasuk dalam daftar/tidak melapor

3. Memerlukan sestem pencatatan dan pelaporan 4. Pola penyakit dan pola preskripsi tidak selalu sama

5. Dapat terjadi kekurangan obat karena ada wabah atau kebutuhan insidentil tidak terpenuhi

6. Variasi obat terlalu luas (Depkes, 1990).

2.4.1.9 Tehnik Manajemen ABC dan VEN

Ada beberapa teknik manajemen untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi.

A. Analisa ABC

Analisa ABC dilakukan dengan cara mengelompokkan jumlah dana yang diserap untuk setiap jenis obat dalam 3 kelompok.

(38)

a. Kelompok A :

Adalah kelompok jenis obat yang jumlah nilai rencana pengadaannya menunjukkan penyerapan dana sekitar 70% dari jumlah dana obat keseluruhan.

c. Kelompok B :

Adalah kelompok jenis obat yang jumlah nilai rencana pengadaan menunjukkan penyerapan dana sekitar 20 % dari jumlah dana obat keseluruhan.

d. Kelompok C :

Adalah kelompok jenis obat yang jumlah nilai rencana pengadaan menunjukkan penyerapan dana sekitar 10 % dari jumlah dana obat keseluruhan (Depkes, 1990).

Langkah-langkah menentukan kelompok A,B,C :

a. Hitung jumlah dana yang dibutuhkan untuk masing-masing obat dengan cara mengalikan kwantum obat dengan harga obat.

b. Tentukan rangkaiannya mulai dari yang terbesar dananya sampai yang terkecil.

c. Hitung presentase nya terhadap total dana yang dibutuhkan.

d. Hitung kumulasi persennya

e. Obat kelompok A termasuk dalam kumulasi 70 %

f. Obat kelompok B termasuk dalam kumulasi >71% s/d 90%

g. Obat kelompok C termasuk dalam kumulasi >90% s/d 100%

B. Sistem VEN

Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi penggunaan dana obat yang terbatas adalah dengan mengelompokkan obat yang didasarkan kepada dampak tiap jenis

(39)

24

obat pada kesehatan. Semua jenis obat yang tercantum dalam daftar obat dikelompokkan kedalam 3 kelompok berikut :

a. Kelompok V

adalah kelompok obat-obatan yang sangat esensial (vital).Yang termasuk dalam kelompok ini antara lain :

- Obat penyelamat (life saving drugs )

- Obat-obatan untuk pelayanan kesehatan pokok (vaksin dll).

- Obat-obat untuk mengatasi penyakit-penyakit penyebab kematian terbesar (Depkes, 1990).

b. Kelompok E

Adalah obat-obatan penunjang yaitu obat yang kerjanya ringan dan biasa dipergunkan untuk menimbulkan kenyamanan atau untuk mengatasi keluhan ringan(Depkes, 1990).

Penggolongan obat sistem VEN dapat digunakan :

1. Penyesuaian rencana kebutuhan obat dengan alokasi dana yang tersedia.

Obat-obatan yang perlu ditambah atau dikurangi dapat didasarkan atas pengelompokakkan obat menurut VEN

2. Dalam penyusunan rencana kebutuhan obat yang masuk kelompok V agar diusakanan tidak terjadi kekosongan obat.

Bentuk menyusun daftar VEN perlu ditentukan terlebih dahulu kriteria penentuaan VEN. Kreteria sebaiknya disusun oleh suatu tim. Dalam menetukan

(40)

kreteria perlu mempertimbangkan kondisi dan kebutuhan masing-masing wilayah kerja. Kreteria yang disusun dapat mencakup berbagai aspek antara lain :

- Klinis - Konsumsi - Terget kondisi

- Biaya (Depkes, 1990).

Langkah-langkah menentukan VEN : 1. Menyusun kriteria menentukan VEN.

2. Menyediakan data pola penyakit.

3. Standar pengobatan.

2.4.1.10 Analisa Data Berkala 1. Pengertian

Data berkala atau disebut juga deret berkala adalah data yang dikumpulkan dari waktu ke waktu ( bulan ke bulan, tahun ke tahun).

Analisa data berkala dilakukan untuk mendapatkan gambaran atau dinamika suatu kegiatan misalnya pemakaian obat di Puskesmas dan Rumah Sakit adalah bersifat sangat dinamis, dimana selalu terdapat perubahan yang teratur maupun tidak dari waktu ke waktu akibat pengaruh atau faktor tertentu.Faktor luar yang mempengaruhi penggunaan obat tersebut tercermin dalam gerakan suatu deret berkala yang dapat berupa :

(41)

26

a. Trend adalah suatu gerakan suatu gerakan yang menunjukkan arah perkembangan secara umum ( kecenderungan menaik/ menurun).

Dari trend sangat berguna untuk membuat ramalan ( forecasting ). Garis trend dapat dibuat antara lain dengan metode rata-rata, bergerak ( moving average ) dan metode kuadrat terkecuali, seperti diuraikan dibawah ini (Depkes, 1990).

b. Gerakan / variabel siklisadalah gerakan / variasi jangka panjang di sekitar garis trend ( berlaku untuk data tahunan).

c. Gerakan / variasi musiman (seasonal / variation ) adalah gerakan yang mempunyai pola tetap dari waktu ke waktu.

d. Gerakan / variasi yang tidak teratur

Yaitu gerakan atau variasi yang bersifat sporadis, misalnya pemakaian oralit pada wabah diare.

2. Tujuan

Analisa data berkala dapat digunakan dalam :

a. Memperkirakan jumlah kebutuhan obat di masa datang

b. Menetapkan jumlah alokasi obat tertentu untuk setiap unit pelayanan kesehatan.

3. Kegiatan

a. Perhitungan perkiraan jumlah kunjungan b. Perhitungan jumlah kasus

c. Perhitungan perkiraan jumlah kebutuhan dana atau jumlah penggunaan obat.

d. Perhitungan jumlah kebutuhan berdasarkan pengaruh musiman/gerakan musiman.

(42)

2.5.2 Pengadaan 2.5.2.1 Pengertian

Pengadaan adalah suatu proses untuk pengadaan obat yang dibutuhkan di unit pelayanan kesehatan.

2.5.2.2 Tujuan

Tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang tepat dengan mutu yang tinggi dan dapat diperoleh pada waktu yang tepat.

2.5.2.3 Kegiatan

Walaupun GFK tidak malaksanakan pengadaan obat namun dengan demikian selutuh proses pengadaan oabt perlu diketahui agar GFK dapat memantau status pengadaan

Pengadaan adalah suatu siklus yang memerlukan langkah – langkah yang beruntun, langkah – langkah dalam siklus tersebut adalah :

a. Memilih metode pengadaan

b. Memilih Pemasok Dan Dokumen Kontrak c. Pemantauan Status Pesanan

d. Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan obat(Depkes, 1990).

(43)

28

2.6 Output

Output adalah hasil dari aktifitas, kegiatan atau pelayanan dari sebuah

program yang diukur dengan menggunakan takaran volume/banyaknya. Output dari penelitian adalah ketersediaan obat sesuai dengan perencanaan yaitu ada atau tidak stok obat di dalam gudang farmasi rumah sakit tersebut (Supryanto, 2012).

2.7 Landasan Teori

Landasan Teori Berdasarkan tujuan penelitian dan tinjauan pustaka, maka dapat dirumuskan beberapa landasan teori untuk penelitian pengelolaan obat.

Berdasarkan Pedoman Pengelolaan Perbekalan Farmasi Rumah Sakit (2008) serta Standar Pelayanan Farmasi (2014), menjelaskan bahwa Adapun siklus manajemen obat adalah terdiri perencanaan, pengadaan, penyimpanan dan distribusi, seperti pada gambar siklus berikut ini:

Gambar 2.1 Siklus Manajemen Obat Perencanaan

Penyimpanan

Pengadaan Pendistribusian

(44)

2.8 Kerangka Berfikir

Adapun kerangka fikir dalam penelitian meliputi input, proses, output (Supriyanto dkk, 2012) adalah :

Gambar 2.2 Kerangka Berfikir

Berdasarkan kerangka berpikir ini dapat dijelaskan analisis manajemen pengelolaan obat di RS. G. L Tobing yang ditinjau dari input terdiri dari sumber daya manusia, sarana.Proses terdiri dari perencanaan dan pengadaan maupun ouput yaitu ketersediaan obat sesuai dengan perencanaan.

Input :

Sumber Daya Manusia Sarana

Proses : Perencanaan Pengadaan

Output :

Ketersediaan obat sesuai dengan perencanaan

(45)

30 BAB 3

METODE PENELITIAN

3.1 Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif dengan pendekatan kualitatif dimana penelitian kualitatif adalah penelitin untuk memahami fenomena tentang apa yang dialami oleh subjek penelitian misalnya prilaku, persepsi, motivasi, tindakan dan lain – lain secara holistikdan dengan cara deskripsi dalam bentuk kata – kata atau bahasa pada suatu konteks khusus secara alamiah dan dengan memanfaatkan berbagai metode alamiah(Moleong, 2013). Jenis penelitian ini dimaksud untuk memperoleh data – data secara mendalam tentang analisis pengelolaan obat di RS G. L Tobing.

3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian 3.2.1 Lokasi

Penelitian dilakukan di instalasi farmasi RS. DR. GL. Tobing Tanjung Morawa.

Dalam pertimbangan pemilihan lokasi penelitian adalah :

1. Belum pernah ada penelitian dengan topik yang sama pada lokasi penelitian ini.

2. Manajemen pengelolaan obat di rumah sakit ini belum sesuai dan tidak melalukan perencanaan yang sesuai dengan standart pelayanan kefarmasian di rumah sakit.

(46)

3.2.2 Waktu Penelitian

Waktu penelitian ini dilakukan pada bulan Februari sampai Mei Tahun 2016 di RS Dr G L Tobing Tanjung Morawa. Perencanaan penelitian ini dimulai dari persetujuan judul penelitian, survei pendahuluan, tinjauan pustaka, penelitian lapangan dan menganalisis data yang telah diperoleh selama pengumpulan data.

3.3 Sumber Informasi Penelitian

Penentuan sumber informasi pada penelitian ini menggunakan metode purposive. Selama pengumpulan data ini yang menjadi sumber informasi berjumlah

empat orang yaitu kepala instalasi farmasi, asisten apoteker kepala, asisten apoteker dan kepala pengadaan obat di RS Dr G L Tobing Tajung Morawa adalah sebagai berikut :

1. Kepala instalasi farmasi rumah sakit Karateristik informan 1 :

1. Nama apoteker : Dra. Z Tati Hurustiati, Apt.

- Jabatan :

1. Kepala dinas pelayanan medis dari tahun 2010 sampai dengan sekarang.

2. Kepala divisi penunjang medis dari tahun 2008 sampai dengan sekarang.

3. Kepala instalasi farmasi dari tahun 2008 sampai dengan sekarang.

- Lama bekerja : 28 Tahun - Umur : 54 tahun

(47)

32

2. Tim Perancanaan obat

Perencanaan obat di RS Dr G L Tobing Tajung Morawa dilakukan oleh asisten apoteker kepala, asisten apoteker dan di pimpin oleh kepala instalasi farmasi.

Adapun karateristik informan dalam perencanaan:

- Karateristik informan 2

1. Asisten apoteker Kepala/kepala perencanaan: Ernawati br Karo Lama kerja : 33 tahun

Umur : 51 tahun - Karateristik informan 3

2. Asisten apoteker/ asisten perencanaan : Armayati Br.Nasution Lama bekerja : 27 tahun

Umur : 48 tahum

3. Kepala Pengadaan RS Dr G L Tobing Tajung Morawa (pembeliancito) - Karateristik responden 4

Kepala pegadaan obatcito : Hartanto, SE

Jabatan : Kadiv.TU/SDM/Umum/Pemasaran dari tahun 2014 sampai dengan sekarang.

Lama kerja : 16 Tahun Umur : 39 Tahun

(48)

3.4 Metode Pengumpulan Data

Pengumpulan data dalam penlitian ini meliputi data primer dan data skunder (Sugyono, 2012).

Adapun teknik – teknikyang digunakan antara lain : a. Observasi

Observasi dilakukan langsung di instalasi farmasi rumah sakit. Observasi dilakukan untuk mengamati sumber daya yang tangible (dapat dilihat secara fisik).

b. Wawancara mendalam (depth interview)

Wawancara dilakukan secara mendalam dengan panduan wawancara yang akan dilakukan terhadap infoman. Wawancara mendalam dilakukan secara bebas terkontrol artinya wawancara dilakukan secara bebas, sehingga data yang diperoleh adalah data yang luas dan mendalam, tetap masih memperlihatkan unsur-unsur terpimpin yang memungkinkan masih terpenuhinya prinsip – prinsip komparabilitas dan reabilitas secara langsung dapat diarahkan dan memihakpada persoalan yang teliti.

c. Dokumentasi

Dokumentasi merupakan metode pengumpulan data yang ditujukan untuk memperoleh rekaman – rekaman yang memperkuat informasi. Dokumentasi meliputi dokumen – dokumen serta rekaman antara peneliti dengan informan.

1. Pengumpulan data sekunder akan dilakukan di instalasi farmasi rumah sakit dengan melakukan penelusuran dokumen farmasi rumah sakit.

(49)

34

3.5 Defenisi Istilah

Definisi istilah pada penelitian ini disusun berdasarkan permasalahn dan kerangka pemikiran yang dibuat :

1. Sumber daya manusia adalah Tenaga kesehatan di instalasi Farmasi Rumah Sakit Dr G L Tobing

2. Sarana adalah Fasilitas yang ada di InstalasiFarmasi di Rumah Sakit Dr G L Tobing.

3. Perencanaan obat adalah merencanakan obat di rumah sakit untuk kebutuhan pasien

4. Pengadaan obat adalah menyediakan obat untuk seluruh kebutuhan rumah sakit.

3.6 Metode Analisa Data

Penelitian ini adalah penelitian deskriftif kualitatif, dengan lebih banyak bersifat uraian dari hasil wawancara dan hasil observasi. Data yang diperoleh akan dianalisis secara kualitatif serta diuraikan dengan bentuk deskripsi. Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini (Bungin, 2007), yaitu :

1. Pengumpulan data (data collection), merupakan bagian yang intergral dari kegiatan analisis data. Kegiatan pengumpulan data pada penelitian ini adalah dengan menggunakan wawancara mendalam dan observasi.

2. Reduksi data (data reduction), di artikan sebagai penyerderhanaan data kasar yang muncul dari catatan – catatan tertulis dilapangan. Reduksi dilakukan sejak pengumpulan data dimulai dengan membuat ringkasan, menelusuri

(50)

tema, membuat gugusan, menulis memo dan sebagainya dengan maksud menyisihkan data/informasi yang tidak relevan.

3. Display data adalah pendeskripsian sekumpulan informasi tersusun yang memberikan kemungkinan adanya penarikan kesimpulan. Penyajian data kulaitatif disajikan dalam bentuk teks naratif. Pemyajiannya juga dapat dibentuk tabel dan bangan.

4. Verifikasi dan penegasan kesimpulam (conclution drawing and verification), merupakan kegiatan akhir dari analisa data.penarikan kesimpulan berupa kegiatan interpretasi, yaitu menemukan makna data yang telah disajikan.

Berdasarkan keterangan diatas, maka setiap tahap proses penelitian dilakukan untuk mendapat keabsahan informasi dengan menelusuri suruh data yang ada dari sumber informasi yang telah ditetapkan, dokumen, gambar, foto dan sebagaimananya melakui metode wawancara mendalam dan didukung juga dengan hasil observasi.

(51)

36 BAB 4

HASIL PENELITIAN

4.1 Gambaran Umum Lokasi Penelitian

Gambaran umum lokasi penelitian diperlukan untuk memberikan pemahaman tentang lokasi penelitian. Gambaran umum tersebut meliputi keadaan geografis, sejarah dan visi misi rumah sakit.

4.1.1 Sejarah RS Dr. G. L Tobing Tanjung Morawa

Rumah sakit Dr G L Tobing atau disingkat menjadi Rumah sakit Dr G L Tobing dan familiar sebagai Rumah sakit Dr G L Tobing adalah sarana kesehatan milik PT. Perkebunan Nusantara II yang didirikan pada tahun 1882 pada zaman penjajahan belanda oleh perusahaan perkebunan Senembah Maatschappij dengan nama Hospital De Tanjung Morawa.

Setelah kemerdekaan Republik Indonesia, perusahaan Senembah Maatschappij menjadi milik pemerintah Indonesia dan mengalami beberapa kali perubahan nama. Nama yang pernah digunakan antara lain adalah PNP II yang kemudian pada tahun 1969 berubah menjadi PT. Perkebunan II Tanjung Morawa.

Hospital De Tanjung Morawa turut mengalami beberapa kali perubahan nama terakhir menjadi Rumah Sakit Dr G L Tobing PNP II Tanjung Morawa.

Selanjutnya berdasarkan Surat Keputusan Nomor II.0/KPTS/3/1969 yang ditandatangani Direktur Utama PT. Perkebunan II kala itu Bapak MD Nasution nama Rumah Sakit PNP II Tanjung Morawa.

(52)

Penggabungan antara PT. Perkebunan II dengan PT. Perkebunan IX menjadi PT.

Perkebunan Nusantara II (Persero) atau PTPN II pada 11 Maret 1996 dengan sendirinya Rumah sakit Dr G L Tobing menjadi unit dari PT. Perkebunan Nusantara II (Persero).

Dalam perkembangannya rumah sakit dilingkungan PTP. Nusantara II menjadi kegiatan usaha penunjang dalam rangka optimalisasi pemanfaatan sumber daya yang memiliki PTP. Nusantara II. Hal ini tertuang dalam Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor AHU-69248.AH.01.02 Tahun 2008 tentang persetujuan akta perubahan anggaran dasar perseroan dan anggaran dasar rumah tangga PTP. Nusantara II (Persero) yang sebagaimana tercantum dalam akte notaris Nur Muhammad Dipo Nusantara Pua Upa, SH Nomor 33 Tanggal 13 Agustus 2008 tentang pernyataan keputusan pemegang saham perusahaan perseroan (Persero) PTP. Nusantara II.

Rumah sakit Dr G L Tobing sebagai salah satu milik PTP. Nusantara II yang semua didirikan khusus untuk memberikan pelayanan kesehatan bagi karyawan dan pensiunan PTPN II beserta batih/keluarga. Namun sebagai rumah sakit yang berada dibawah naungan sebuah BUMN Rumah sakit Dr G L Tobing juga ikut berpartisipasi aktif dalam menyelenggarakan dan memberikan pelayanan kesehatan yang seluas – luasnya kepada masyarakat disekitarnya baik itu masyarakat umum maupun masyarakat indrustri.

Pada awal tahun 2012 direksi PTP. Nusantara II (Persero) mengeluarkan kebijakan untuk menghentikan operasi salah satu rumah sakitnya yaitu Rumah Sakit

(53)

38

Tembakau Deli (RSTD) Medan dan menggabungkan operasionalnya dengan Rumah sakit Dr G L Tobing (RSGLT). Dengan berhenti beroperasinya RSTD (Rumah Sakit Tembakau Deli) maka seluruh kegiatan dari RSTD yang selama ini telah berjalan kini dipindahkan ke RSGLT Tobing. Penggabungan ini mengharuskan RSGLT pun bertambah dengan kehadiran beberapa layanan yang selama ini dilaksanakan di RSTD (Rumah Sakit Tembakau Deli).

4.1.2 VisidanMisi 4.1.2.1 Visi

Dinamis, UngguldanTerpercaya 4.1.2.2 Misi

1. Melaksanakan manajemen rumah sakit yang profesional, transparan, jujur dan adil

2. Mengutamakan dan meningkatkan kualitas pelayanan yang professional 3. Membuka kesempatan seluas-luasnya bagi masyarakat dan tenaga kesehatan

yang berada di sekitar rumah sakit untuk memanfaatkan fasilitas layanan yang tersedia.

4. Mengembangkan jenis pelayanan kesehatan untuk memenuhi kebutuhan masyarakat dan lingkungan terhadap pelayanan promotif, preventif, kuratif, dan rehabilitatif sesuai perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.

5. Memberikan manfaat sebanyak-banyaknya kepada masyarakat luas.

6. Meningkatkan kesejahteraan karyawan rumah sakit.

(54)

4.1.2.3 Tujuan

Menjadikan rumah sakit sebagai pilihan utama pelayanan kesehatan bagi masyarakat perkebunan dan sekitarnya.

4.1.2.4 Strategi

1. Mengembangkan pusat pelayanan kesehatan dengan pelayanan unggulan yang berfokus pada keselamatan pasien

2. Mengembangkan manajemen rumah sakit secara mandiri dan transparan dengan menciptakan budaya perusaahan yang dinamis, proaktif terhadap perubahan serta memiliki tata nilai yang berbasis etika profesi dan tanggung jawab sosial.

3. Mengembangkan mutu sumber daya manusia yang profesional dan kompeten dibidangnya.

4. Optimal seluruh kopetensi sumber daya dan usaha untuk meningkatkan kinerja perusahaan serta kesejahteraan pekerja dan masyarakat sekitar.

5. Menyelanggarakan pelayanan kesehatan yang ramah lingkungan 4.1.2.5 Motto

Kami peduli kesehatan anda (we care for your health).

(55)

40

4.2 Struktur Organisasi Rumah Sakit Dr G L Tobing

Gambar 2.3 Struktur Organisasi Rumah Sakit Dr G L Tobing 4.2.1 Sumber Daya Manusia Instalasi Farmasi Rumah Sakit Dr G L Tobing

Instalasi farmasi harus memilki apoteker dan tenaga teknis kefarmasian yang sesuai dengan beban kerja dan petugas penunjang lain agar tercapai sasaran dan

Kepala Rumah Sakit

Kepala Dinas Pelayanan Kesehatan

KA. Devisi Pelayanan Medis

KA. Devisi Penunjang Medis

KA. Devisi keperawatan

Kepala dinas tata usaha

KA. Devisi Umum

KA. Divisi Instalasi SDM

farmasi

(56)

tujuan instalasi farmasi rumah sakit. Ketersediaan jumlah tenaga apoteker dan tenaga teknis kefarmasian di rumah sakit dipenuhi sesuai dengan ketentuan klasifikasi dan perizinan rumah sakit yang ditetapkan oleh menteri.

Adapun sumber daya manusia di instalasi farmasi di Rumah sakit Dr G L Tobing terdiri dari :

a. Untuk pekerjaan kerfarmasian terdiri dari : 1. Apoteker : 1 orang

2. Asisten apoteker : 2 orang b. Untuk pekerja penunjang terdiri dari :

1. Operator komputer/teknisi yang memahami kefarmasian : 1 orang 2. Tenaga administrasi : 3 orang 3. Perkarya/ pembantu pelaksana : 6 orang Hasil penelitian menunjukkan bahwa sumber daya manusia di instalasi RS Dr.

G L Tobing Tanjung Morawa sangat tidak memadai, disimpulkan bahwa hanya terdapat satu apoteker untuk melakukan seluruh kegiatan kefarmasian yang lainya.

Hal ini berbeda jauh dengan peraturan menteri kesehatan no 58 tahun 2014, bahwa dalam sistem kefarmasian rawat inap idealnya dibutuhkan tenaga apoteker dengan rasio 1 (satu) apoteker untuk 30 pasien dan pada rawat jalan idealnya dibutukan tenaga apoteker dengan rasio 1 (satu) apoteker untuk 50 pasien. Adapun untuk diruangan tertentu dibutuhkan satu orang apoteker dalam hal ini Rs Dr G L Tobing Tanjung Morawa merupakan rumah sakit BUMN, hal yang terkait pada rasio apoteker dalam instalasi farmasi rumah sakit ini tidak mengikuti peraturan yang ada

(57)

42

dimana rumah sakit ini masih menganut pada sistem sentralisasi dimana rumah sakit masih tergolong rumah sakit kecil, dari pada itu diharuskan kepada sumber daya manusia di rumah sakit harus berkerja lebih optimal agar manajemen perencanaan sesuai dengan standart.

4.2.2 Fasilitas Pelayanan Rumah Sakit Dr G L Tobing

Fasilitas pelayanan yang ada di Rumah Sakit Dr. G. L Tobing Tanjung Morawa yaitu :

A. Pelayanan medis terdiri dari:

1. Instalasi rawat jalan 2. Instalasi rawat inap 3. Instalasi perwatan intensif 4. Instalasi gawat darurat 5. Instalasi bedah

6. Instalasi hemodialisa B. Pelayanan penunjang

1. Layanan farmasi 2. Laboratorium 3. Radiologi

4. BDRS (bank darah rumah sakit) 5. Fisiotrapi

6. Gizi

7. Kamar jenazah

(58)

C. Fasilitas lainnya 1. Rekam medik

2. Administrasi/keuangan 3. Ambulans

4. Tempat parkir 5. Kantin

6. Musholla

7. Halaman bermain 8. Joglo (ruang tunggu)

9. Instalasi Pengelolaan Air limbah (IPAL)

Hasil penelitian menunjukan bahwa fasilitas di RS Dr. G L Tobing Tanjung Morawa sudah cukup memadai dan sesuai dengan standart rumah sakit, terhitung rumah sakit tersebut yaitu rumah sakit yang terakreditasi.

4.2.3 Sarana di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Dr G L Tobing.

Fasilitas ruangan harus memadai dalam hal kualitas dan kuantitas agar dapat menunjang fungsi dan proses pelayanan kefarmasian, menjamin lingkungan kerja yang aman untuk petugas dan memudahkan sistem komunikasi rumah sakit, adapun sarana instalasi farmasi adalah :

a. Fasilitas utama dalam kegiatan pelayanan farmasi di instalasi farmasi terdiri dari :

1. Ruang pimpinan instalasi farmasi 2. Ruang staf kefarmasian