UNIVERSITAS SATYA NEGARA INDONESIA BADAN PENJAMINAN MUTU STANDARD OPERATING PROCEDURE

(1)

(2)

(3)

UNIVERSITAS SATYA NEGARA INDONESIA

BADAN PENJAMINAN MUTU

Kode

: SOP/USNI/BAUK/BPM- 04/01

STANDARD OPERATING PROCEDURE

Tanggal berlaku : 03 Januari 2020

IJIN TIDAK MASUK KERJA, DAN

IJIN KELUAR KAMPUS DOSEN

Nomor Revisi : 00

2

A. Tujuan

Memberikan pedoman dan pengarahan untuk dosen yang mengajukan Ijin Tidak Masuk Kerja (ITMK) atau Ijin Keluar Kampus (IKK) dengan alasan pribadi/bukan kepentin

gan dinas demi tercipta ketertiban dan penegakan disiplin dosen ;

B. Ruang Lingkup

Standard Operating Procedure ITMK dan IKK ini berlaku untuk seluruh dosen tetap termasuk dosen

tetap yang menjabat di lingkungan Universitas Satya Negara Indonesia

C. Referensi

1. Undang-Undang RI No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan ;

2. Undang-Undang RI No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Tinggi ; 3. Undang-Undang RI No. 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen ;

4. Undang-Undang RI No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi ;

5. Peraturan Pemerintah RI No. 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan ;

6. Peraturan Pemerintah RI No. 66 Tahun 2010 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah RI No. 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan ;

7. Peraturan Pemerintah RI No. 4 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi ;

8. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 84 Tahun 2013 tentang Pengangkatan Dosen Tetap Non Pegawai Negeri Sipil Pada Perguruan Tinggi Negeri Dan Dosen Tetap Pada Perguruan Tinggi Swasta ;

9. Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi RI No. 44 Tahun 2015 tentang

Standar Nasional Pendidikan Tinggi ;

(4)

3

10. Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi RI No. 50 Tahun 2018 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi RI No. 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi.

11. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi RI No. 51 Tahun 2018 tentang Pendirian, Perubahan, Pembubaran Perguruan Tinggi Negeri, dan Pendirian, Perubahan, Pencabutan Izin Perguruan Tinggi Swasta.

D. Definisi/Pengertian

1. Dosen Tetap adalah seseorang yang sesuai dengan peraturan Universitas telah diterima bekerja dan diangkat sebagai Dosen Tetap dengan Surat Keputusan Yayasan ;

2. Dosen Tetap tersebut di atas bekerja selama 40 (empat puluh) jam ekuivalen per minggu sebagaimana dijelaskan dalam Permenristekdikti RI No. 51 Tahun 2018 ;

3. Atasan Langsung adalah atasan yang mempunyai kewenangan langsung terhadap bawahannya ;

4. BAUK adalah Biro Administrasi Umum dan Keuangan USNI ;

5. BAAKPSI adalah Biro Administrasi Akademik Kemahasiswaan dan Perencanaan Sistem Informasi.

E. Prosedur

1. Tanggungjawab dan Wewenang a. Dosen Yang Bersangkutan :

➢ ijin tidak masuk kerja dan ijin keluar kampus paling lambat diajukan satu hari sebelum tidak masuk kerja atau keluar kampus, kecuali karena sakit ;

➢ untuk ijin tidak masuk kerja atau keluar kampus karena mengajar di tempat lain, maka harus ada surat permintaan dari Pimpinan tempat mengajar kepada Dekan Fakultas dan surat persetujuan dari Dekan Fakultas yang bersangkutan ;

➢ meminta Formulir ITMK/IKK kepada Kepala BAUK (empat berkas) ;

➢ mengisi Formulir ITMK/IKK secara lengkap ;

(5)

UNIVERSITAS SATYA NEGARA INDONESIA

BADAN PENJAMINAN MUTU

Kode

STANDARD OPERATING PROCEDURE

IJIN TIDAK MASUK KERJA, DAN

IJIN KELUAR KAMPUS DOSEN

Nomor Revisi : 00

4

➢ melengkapi data pendukung ITMK/IKK (Misalnya Surat Dokter, Undangan Kegiatan dan lain-lain yang relevan) ;

➢ meminta persetujuan dan menyerahkan Formulir ITMK/IKK kepada Atasan Langsung Dosen yang bersangkutan ;

➢ jika disetujui Atasan Langsung Dosen yang bersangkutan, maka mendapatkan tiga berkas Formulir ITMK/IKK;

➢ menyerahkan tiga berkas Formulir ITMK/IKK kepada Kepala BAUK ;

➢ mendapatkan satu berkas Formulir ITMK/IKK sebagai bukti terima.

b. Kepala BAUK :

➢ menyediakan Formulir ITMK/IKK (empat berkas formulir) ;

➢ menerima Formulir ITMK/IKK yang telah disetujui/ditandatangani Atasan Langsung Dosen dari Dosen yang bersangkutan (tiga berkas formulir) ;

➢ menyerahkan satu berkas ITMK/IKK yang telah disetujui Atasan Langsung Dosen kepada Dosen yang bersangkutan sebagai bukti terima;

➢ menyerahkan satu berkas ITMK/IKK kepada Kepala BAAKPSI untuk informasi bagi Mahasiswa.

➢ Menyimpan 1 berkas ITMK/IKK sebagai arsip;

➢ Meng input data ke komputer mesin Handkey untuk keterangan absensi Dosen ybs..

c. Atasan Langsung Dosen :

c1. Ketua Program Studi, untuk Dosen c3. PR II, untuk Dekan dan Ketua LPPM/BPM c2. Dekan, untuk Ketua Program Studi c4. Rektor, untuk Pembantu Rektor

➢ menerima empat berkas Formulir ITMK/IKK yang telah diisi lengkap beserta data pendukungnya dari Dosen di bawah wewenangnya ;

➢ memutuskan “Diterima” atau “Ditolak” atas ITMK/IKK Dosen di bawah wewenangnya,

➢ Jika “Ditolak”, maka Proses Stop.

➢ jika “Diterima” maka Atasan Langsung Dosen yang bersangkutan menandatangani empat berkas Formulir ITMK/IKK ;

➢ jika ijin “Diterima” berhubungan dengan kegiatan belajar mengajar, maka :

(6)

5

• menetapkan hari perkuliahan pengganti Dosen yang bersangkutan, atau

• menetapkan Dosen pengganti perkuliahan.

➢ menyimpan satu berkas ITMK/IKK yang “Diterima” sebagai arsip unit kerja.

d. Kepala BAAKPSI : menerima satu berkas Formulir ITMK/IKK (yang telah disetujui) sebagai

informasi bagi Mahasiswa.

(7)

UNIVERSITAS SATYA NEGARA INDONESIA

BADAN PENJAMINAN MUTU

Kode

STANDARD OPERATING PROCEDURE

IJIN TIDAK MASUK KERJA, DAN

IJIN KELUAR KAMPUS DOSEN

Nomor Revisi : 00

6

2. Standard Operating Procedure (SOP)

a. Flowchart

Dosen Kepala BAUK Atasan Langsung Dosen Kepala BAAKPSI

(1)

+ (2)

(8)

(9)

(4) (3)

YES NO

(5)

(7)

(6)

START

ITMK/IKK

DATA PENDUKUNG

MENGISI ITMK/IKK

OK ?

ITMK/IKK

ITMK/IKK (Arsip)

ITMK/IKK (Arsip) ITMK/IKK

(Bukti Terima)

STOP

END

• Perkuliahan Pengganti ?

• Dosen Pengganti?

INPUT DATA

(8)

7

b. Penjelasan Flowchart

(1) Dosen meminta Formulir ITMK/IKK kepada Kepala BAUK (4 berkas) ; (2) Dosen mengisi Formulir ITMK/IKK dilengkapi Data Pendukung yang relevan ;

(3) Dosen meminta persetujuan/menyerahkan Formulir ITMK/IKK (4 berkas) yang dilengkapi Data Pendukung kepada Atasan Langsung Dosen yang bersangkutan ; (4) Jika tidak disetujui Atasan Langsung Dosen, maka Proses Selesai

(5) Jika disetujui Atasan Langsung Dosen, maka ditandatangani, selanjutnya :

• 1 berkas ITMK/IKK diarsipkan di unit kerja Atasan Langsung Dosen yang bersangkutan (Program Studi / Fakultas / Sekretariat PR II/ Sekretariat Rektor) ;

• 3 berkas ITMK/IKK diserahkan ke Dosen yang bersangkutan

(6) Jika ijin tidak masuk kerja dosen menyebabkan kekosongan proses belajar mengajar, maka Atasan Langsung Dosen dan Dosen yang bersangkutan menjadwalkan :

• Perkuliahan pengganti di hari lain, atau

• Dosen pengganti dengan kompetensi setara/bidang ilmu yang sama.

(7) Dosen menyerahkan 3 berkas ITMK/IKK kepada Kepala BAUK ; (8) Kepala BAUK menyerahkan Formulir Persetujuan :

• 1 berkas diserahkan kepada Dosen yang bersangkutan ;

• 1 berkas diserahkan diarsipkan BAUK ;

• 1 berkas diserahkan kepada Kepala BAAKPSI

(9) Kepala BAUK meng input data ke komputer mesin Handkey untuk keterangan absensi

Dosen yang bersangkutan.

(9)

UNIVERSITAS SATYA NEGARA INDONESIA

BADAN PENJAMINAN MUTU

Kode

STANDARD OPERATING PROCEDURE

IJIN TIDAK MASUK KERJA , DAN

IJIN KELUAR KAMPUS TENAGA KEPENDIDIKAN

Nomor Revisi : 00

1

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PROSEDUR IJIN TIDAK MASUK KERJA , DAN IJIN KELUAR KAMPUS TENAGA KEPENDIDIKAN

UNIVERSITAS SATYA NEGARA INDONESIA

(10)

2

A. Tujuan

Memberikan pedoman dan pengarahan untuk tenaga kependidikan yang mengajukan Ijin Tidak Masuk Kerja (ITMK) atau Ijin Keluar Kampus (IKK) dengan alasan pribadi/bukan kepentingan dinas demi tercipta ketertiban dan penegakan disiplin tenaga kependidikan ;

B. Ruang Lingkup

Standard Operating Procedure ITMK dan IKK ini berlaku untuk seluruh tenaga kependidikan

(pegawai tetap dan tidak tetap) termasuk tenaga kependidikan yang menjabat di lingkungan Universitas Satya Negara Indonesia

C. Referensi

1. Undang-Undang RI No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan ;

2. Undang-Undang RI No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Tinggi ; 3. Undang-Undang RI No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi ;

4. Peraturan Pemerintah RI No. 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan ;

5. Peraturan Pemerintah RI No. 66 Tahun 2010 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah RI No. 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan ;

6. Peraturan Pemerintah RI No. 4 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi ;

7. Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi RI No. 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi ;

8. Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi RI No. 50 Tahun 2018 tentang

Perubahan Atas Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi RI No. 44 Tahun

2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi.

(11)

UNIVERSITAS SATYA NEGARA INDONESIA

BADAN PENJAMINAN MUTU

Kode

STANDARD OPERATING PROCEDURE

IJIN TIDAK MASUK KERJA , DAN

IJIN KELUAR KAMPUS TENAGA KEPENDIDIKAN

Nomor Revisi : 00

3

9. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi RI No. 51 Tahun 2018 tentang Pendirian, Perubahan, Pembubaran Perguruan Tinggi Negeri, dan Pendirian, Perubahan, Pencabutan Izin Perguruan Tinggi Swasta.

D. Definisi/Pengertian

1. Tenaga Kependidikan adalah pegawai non-dosen yang sesuai dengan peraturan Universitas telah diterima bekerja dan diangkat sebagai Pegawai Tetap atau Tidak Tetap dengan Surat Keputusan Rektor ;

2. Pegawai tersebut di atas bekerja selama 40 (empat puluh) jam per minggu sebagaimana dijelaskan dalam Undang-Undang RI No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan ;

3. Atasan Langsung Pegawai adalah atasan yang mempunyai kewenangan langsung terhadap bawahannya ;

4. BAUK adalah Biro Administrasi Umum dan Keuangan USNI ;

E. Prosedur

1. Tanggungjawab dan Wewenang

a. Tenaga Kependidikan (Pegawai Non-Dosen) Yang Bersangkutan :

➢ ijin tidak masuk kerja (ITMK) atau ijin keluar kampus (IKK) paling lambat diajukan satu hari sebelum tidak masuk kerja atau keluar kampus, kecuali karena sakit ;

➢ meminta Formulir ITMK/IKK kepada Kepala BAUK (tiga berkas) ;

➢ mengisi Formulir ITMK/IKK secara lengkap ;

➢ melengkapi data pendukung ITMK/IKK (Misalnya Surat Dokter, Undangan Kegiatan dan lain-lain yang relevan) ;

➢ meminta persetujuan dan menyerahkan Formulir ITMK/IKK kepada Atasan Langsung Pegawai yang bersangkutan ;

➢ jika disetujui Atasan Langsung Pegawai yang bersangkutan, maka pegawai mendapatkan dua berkas Formulir ITMK/IKK;

➢ menyerahkan dua berkas Formulir ITMK/IKK kepada Kepala BAUK ;

➢ mendapatkan satu berkas Formulir ITMK/IKK sebagai bukti terima.

(12)

4

b. Kepala BAUK :

➢ menyediakan Formulir ITMK/IKK (tiga berkas formulir) ;

➢ menerima Formulir ITMK/IKK yang telah disetujui/ditandatangani Atasan Langsung Pegawai dari Pegawai yang bersangkutan (dua berkas formulir) ;

➢ menyerahkan satu berkas ITMK/IKK yang telah disetujui Atasan Langsung Pegawai kepada Pegawai yang bersangkutan sebagai bukti terima;

➢ menyimpan satu berkas ITMK/IKK sebagai arsip.

➢ Meng input data ke komputer mesin Handkey untuk keterangan absensi Pegawai yang bersangkutan.

c. Atasan Langsung Pegawai :

c1. Pimpinan Unit Kerja , untuk Pegawai Non-Dosen;

c2. Pembantu Rektor II, untuk para Pimpinan Unit Kerja Non-Dosen.

➢ menerima tiga berkas Formulir ITMK/IKK yang telah diisi lengkap beserta data pendukungnya dari pegawai di bawah wewenangnya ;

➢ memutuskan “Diterima” atau “Ditolak” atas ITMK/IKK pegawai di bawah wewenangnya,

➢ Jika “Ditolak”, maka Proses Stop.

➢ jika “Diterima” maka Atasan Langsung Pegawai yang bersangkutan menandatangani tiga berkas Formulir ITMK/IKK ;

➢ menyimpan satu berkas ITMK/IKK yang “Diterima” sebagai arsip unit kerja.

(13)

UNIVERSITAS SATYA NEGARA INDONESIA

BADAN PENJAMINAN MUTU

Kode

STANDARD OPERATING PROCEDURE

IJIN TIDAK MASUK KERJA , DAN

IJIN KELUAR KAMPUS TENAGA KEPENDIDIKAN

Nomor Revisi : 00

5

2. Standard Operating Procedure (SOP)

a. Flowchart

Tenaga Kependidikan Kepala BAUK Atasan Langsung Pegawai

+

(1)

(2)

(7)

(8)

(4)

NO

(3)

YES

(5) (6)

b. Penjelasan Flowchart

START

ITMK/IKK

DATA PENDUKUNG

MENGISI ITMK/IKK

OK ?

ITMK/IKK

ITMK/IKK (Arsip) ITMK/IKK

(Bukti Terima)

STOP

END INPUT DATA

(14)

6

(1) Pegawai meminta Formulir ITMK/IKK kepada Kepala BAUK (3 berkas) ;

(2) Pegawai mengisi Formulir ITMK/IKK dilengkapi Data Pendukung yang relevan ; (3) Pegawai meminta persetujuan/menyerahkan Formulir ITMK/IKK (3 berkas) yang

dilengkapi Data Pendukung kepada Atasan Langsung Pegawai yang bersangkutan ; (4) Jika tidak disetujui Atasan Langsung Pegawai, maka Proses Selesai

(5) Jika disetujui Atasan Langsung Pegawai, maka ditandatangani, selanjutnya :

• 1 berkas ITMK/IKK diarsipkan di unit kerja Atasan Langsung Pegawai yang bersangkutan (Program Studi / Fakultas / Biro / Lembaga / Badan / Perpustakaan / Pusat/ Humas / Sekretariat PR / Sekretariat Rektor) ;

• 2 berkas ITMK/IKK diserahkan ke Pegawai yang bersangkutan (6) Pegawai menyerahkan 2 berkas ITMK/IKK kepada Kepala BAUK ; (7) Kepala BAUK memproses dokumen tersebut :

• 1 berkas diserahkan kepada Pegawai yang bersangkutan ;

• 1 berkas diserahkan diarsipkan BAUK ;

(8) Kepala BAUK meng input data ke komputer mesin Handkey untuk keterangan absensi

Pegawai yang bersangkutan.

(15)

1 BADAN PENJAMINAN MUTU (BPM)

UNIVERSITAS SATYA NEGARA INDONESIA STANDAR BADAN ADIMIINISTRASI UMUM

DAN KEUANGAN (BAUK)

No. Dok : SOP/USNI/BAUK/BPM- 04/03

Revisi : 00

Tanggal : 20 Desember 2019 Halaman : 1 s.d 5

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PROSEDUR PENGAJUAN CUTI

UNIVERSITAS SATYA NEGARA INDONESIA

(16)

2 C. DOKUMEN

1. Blangko Cuti;

2. Rekapitulasi Absensi;

3. Surat Keterangan dari Dokter.

D. PENGERTIAN CUTI

Cuti adalah Keadaan tidak masuk kerja yang diijinkan dalam waktu tertentu sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Cuti terdiri dari:

1. Cuti Tahunan;

2. Cuti Bersalin;

3. Cuti Sakit.

E. KETENTUAN 1. Cuti Tahunan

• Cuti Tahunan adalah cuti yang diberikan kepada Pegawai Tetap yang bekerja sekurang-kurangnya selama 1 (satu) tahun secara terus menerus, berhak atas cuti tahunan selama 12 (dua belas) hari kerja dengan dikurangi cuti Bersama sesuai dengan peraturan yang berlaku;

• Setelah pengambilan cuti tahunan telah habis, maka ketidakhadiran (ijin/alpa) dalam bekerja akan dikenakan pemotongan transport;

• Cuti Tahunan tidak diperbolehkan untuk diakumulasikan ke tahun berikutnya;

• Pengajuan cuti 2 (dua) minggu sebelumnya.

2. Cuti Bersalin

• Cuti bersalin diberikan maksimal 3 (tiga) anak dengan ketentuan 1 (satu) bulan sebelum bersalin dan 2 (dua) bulan sesudah bersalin.

3. Cuti Sakit

• Cuti sakit merujuk ke Peraturan Pokok Kepegawaian USNI tahun 2013.

F. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mengatur semua kegiatan dalam Unit Kerja di lingkungan USNI.

G. PENGAJUAN CUTI

1. Rektor mengajukan permohonan cuti ke Ketua BPH YADIKA/BP USNI;

2. Para Purek, Dekan, Direktur, dan Ketua Lembaga/badan mengajukan cuti ke Rektor;

3. Kepala Biro dan Koordinator UPT mengajukan cuti ke Pembantu Rektor.

(17)

3 H. PROSEDUR

1. Pegawai mengajukan permohonan cuti melalui Pimpina langsung setelah ditandatangani yang bersangkutan dan ditandatangani oleh pengganti yang sudah ditunjuk selama menjalankan cuti (Pengisian Blanko Cuti);

2. Pimpinan langsung memberikan pertimbangan atas cuti yang diajukan;

3. Pimpinan langsung menyampaikan permohonan cuti tersebut ke BAUK;

4. BAUK memeriksan cuti apa saja sayng pernah/belum diambil;

5. BAUK membuat rekapan hak cuti yang bisa diambil dan dikirimkan ke Pimpinan terkait;

6. Pimpinan mnyetujui dan mendatangani blangko cuti ang diajukan sebagai bukti persetujuan;

7. Blangko Cuti tersebut dikirmkan kembali ke BAUK untuk proses pembuatan surat cuti;

8. BAUK mengirimkan surat cuti untuk ditanda tangani Pejabat yang berwewenang;

9. Setelah surat cuti ditandatangani, asli diberikan ke yang bersangkutan setelah difotocopy sebagai arsip.

(18)

4

(19)

5

(20)

1

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PROSEDUR PENCAIRAN DANA PROPOSAL KEGIATAN MAHASISWA

UNIVERSITAS SATYA NEGARA INDONESIA

(21)

UNIVERSITAS SATYA NEGARA INDONESIA

BADAN PENJAMINAN MUTU

Kode

STANDARD OPERATING PROCEDURE

PENCAIRAN DANA PROPOSAL KEGIATAN

MAHASISWA

Nomor Revisi : 00

2

A. Tujuan

Menjamin kelancaran pengesahan pembuatan Proposal hingga pencairan dana untuk kegiatan mahasiswa pada Universitas Satya Negara Indonesia (USNI)

B. Ruang Lingkup

Standard Operating Procedure ini berlaku untuk seluruh mahasiswa dan pegawai USNI yang

terlibat.

C. Referensi

1. Undang-Undang RI No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Tinggi ; 2. Undang-Undang RI No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi ;

3. Peraturan Pemerintah RI No. 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan ;

4. Peraturan Pemerintah RI No. 66 Tahun 2010 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah RI No. 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan ;

5. Peraturan Pemerintah RI No. 4 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi ;

6. Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi RI No. 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi ;

7. Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi RI No. 50 Tahun 2018 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi RI No. 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi.

8. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional dan Kebudayaan N0. 155/U/1998 tentang Pedoman Umum Organisasi Kemahasiswaan di Perguruan Tinggi.

D. Definisi/Pengertian

1. Proposal kegiatan adalah proposal yang diajukan oleh Lembaga Kedaulatan Mahasiswa dalam hal ini kegiatan yang sudah tercatat di awal tahun dan tertera dalam Program Kerja Tahunan.

2. RAPB adalah Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja USNI ;

(22)

3

3. PR III adalah Pembantu Rektor Bidang Kemahasiswaan, Alumni dan Kerjasama USNI ; 4. PR II adalah Pembantu Rektor Bidang Administrasi Umum dan Keuangan USNI ; 5. BAUK adalah Biro Administrasi Umum dan Keuangan USNI ;

6. Ormawa adalah Organisasi Mahasiswa di lingkungan USNI ; 7. Presma adalah Presiden Mahasiswa USNI ;

8. MTM adalah Majelis Tertinggi Mahasiswa USNI ;

9. LPJ adalah Laporan Pertanggungjawaban keuangan kegiatan mahasiswa.

E. Prosedur

1. Tanggungjawab dan Wewenang a. Ormawa :

Membuat Proposal

Melaksanakan Kegiatan sesuai Proposal yang disetujui

Membuat Laporan Kegiatan sesuai Proposal yang telah dilaksanakan Membuat LPJ atas penggunaan dana yang telah dilakukan

b. Presma dan MTM : Memeriksa Proposal

Mengembalikan Proposal ke Ormawa jika terdapat kesalahan/kekurangan Memberi paraf Proposal yang sudah sesuai

Menerima Laporan Kegiatan sesuai Proposal yang telah dilaksanakan c. Dekan Fakultas

Memberi paraf Proposal yang sudah sesuai

Menerima Laporan Kegiatan sesuai Proposal yang telah dilaksanakan d. PR III

Memeriksa dan menandatangani Proposal

Menerima Laporan Kegiatan sesuai Proposal yang telah dilaksanakan e. Kepala BAUK

Memeriksa ketersediaan anggaran Proposal Ormawa pada RAPB USNI ; Mencairkan dana sesuai Proposal yang disetujui

Menerima LPJ dari Ormawa atas kegiatan yang telah dilaksanakan.

f. PR II

(23)

UNIVERSITAS SATYA NEGARA INDONESIA

BADAN PENJAMINAN MUTU

Kode

STANDARD OPERATING PROCEDURE

PENCAIRAN DANA PROPOSAL KEGIATAN

MAHASISWA

Nomor Revisi : 00

4

Menyetujui dan memproses pencairan dana Proposal Ormawa.

Proses pengajuan Proposal Ormawa dari Fakultas sampai dengan disetujui PR III membutuhkan waktu paling lama 1 (satu) minggu.

2. Standard Operating Procedure (SOP) a. Flowchart

Ormawa Presma/MTM Dekan Fakultas PR III Ka BAUK PR II

OK

PERBAIKI OK

3. Penjelasan Flowchart

a. Ormawa membuat Proposal sesuai dengan Program Kerja Ormawa dan waktu pelaksanaan kegiatan yang telah disepakati, setiap Proposal Ormawa yang akan dilaksanakan harus terlebih dahulu disepakati oleh unit kerja yang bersangkutan ; b. Proposal Ormawa yang telah disepakati wajib diperiksa oleh Presma dan MTM USNI

START

PROPOSAL PERIKSA PROPOSAL PROPOSAL

ANGGARAN

?

PROPOSAL

PROPOSAL PELAKSANAAN

KEGIATAN

LPJ LAPORAN

KEGIATAN

LAPORAN KEGIATAN

(24)

5

c. jika hasil pemeriksaan Proposal terdapat kesalahan/kekurangan maka Proposal yang telah diperiksa wajib dikembalikan ke unit kerja yang bersangkutan untuk diperbaiki dan diserahkan kembali ke Presma dan MTM untuk diparaf ;

d. Proposal yang telah diparaf oleh Presma dan MTM USNI selanjutnya diteruskan ke Dekan Fakultas untuk diperiksa dan diparaf ;

e. Proposal Ormawa yang telah diparaf oleh Dekan Fakultas, diajukan ke PR III.

f. PR III mendisposisikan Proposal Ormawa kepada Kepala BAUK untuk memeriksa ketersediaan anggaran Proposal Ormawa pada RAPB ;

g. jika anggaran tersedia, Kepala BAUK mengembalikan Proposal Ormawa kepada PR III untuk ditandatangani;

h. Proposal yang telah ditandatangani PR III diajukan ke PR II i. Memproses pencairan dana Proposal Ormawa.

j. Kepala BAUK mencairkan dana Proposal sesuai dengan yang disetujui ;

k. Ormawa membuat Laporan Kegiatan yang telah dilaksanakan dan dikirimkan ke Presma/MTM, Dekan Fakultas dan PR III ;

l. Ormawa membuat LPJ keuangan yang telah dipergunakan dan dikirimkan ke Kepala BAUK

Proses pengajuan Proposal Ormawa dari Fakultas sampai dengan disetujui PR III

membutuhkan waktu paling lama 1 (satu) minggu.

(25)

UNIVERSITAS SATYA NEGARA INDONESIA STANDAR BADAN ADMINISTRASI UMUM

Revisi : 00

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PROSEDUR PERMOHONAN PENUNDAAN PEMBAYARAN UANG KULIAH

UNIVERSITAS SATYA NEGARA INDONESIA

(26)

2 C. PIHAK-PIHAK TERKAIT

1. Ketua Jurusan;

2. Bagian Keuangan;

3. Bagian Akademik;

4. Mahasiswa.

D. DOKUMEN Surat Permohonan E. PROSEDUR

1. Jika karena sesuatu hal pembayaran uang kuliah terlambat, maka mahasiswa mengajukan surat permohonan penundaan pembayaran yang ditujukan ke Pembantu Rektor II;

2. Bagian Keuangan memeriksa besaran tunggakan mahasiswanya pemohon;

3. Surat permohonan penundaan pembayaran uang kuliah dilengkapi dengan Materai 6000 untuk disetujui Pembantu Rektor II;

4. Mahasiswa meneruskan surat permohonan kepada Biro Administrasi Umum dan Keuangan untuk ditindak lanjuti;

5. Staf Penerima mengentri ke Daftar tuggakan;

6. Staf Penerima memberikan foto copy ke Ketua Jurusan atau sekertaris fakultas;

7. Staf Penerima mengarsipkan surat permohonan tersebut sebagai bukti penundaan pembayaran uang kuliah

(27)

3 F. BAGAN ALIR PROSEDUR

(28)

4

(29)

UNIVERSITAS SATYA NEGARA INDONESIA STANDAR BIRO ADMINISTRASI UMUM DAN

KEUANGAN (BAUK)

Revisi : 00

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PROSEDUR INVENTARISASI SARANA DAN PRASARANA

UNIVERSITAS SATYA NEGARA INDONESIA

(30)

2 Universitas yang dimiliki dalam rangka tertib administrasi dan mendukung kehandalan laporan barang Universitas.

C. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mulai dar permintaan update data Inventaris pada unit kerja, peneriman update data dari unit kerja, proses pengelolaan atau pendataan ulang sarana prasarana dan laporan data inventaris asset Universitas.

D. REFERENSI

Keputusan Rektor Nomor 040/SK/R-USNI/XII/2009 tanggal 15 Desember 2009 tentang Standar Operasional Prosedur Pengadaan/Pembelian Barang.

E. PIHAK-PIHAK TERKAIT 1. Pembantu Rektor II;

2. Ka. BAUK;

3. Kabag. U.H.T.K;

4. Unit Kerja;

5. Staf Administrasi Umum.

F. DOKUMEN

Surat Permintaan Pengadaan Barang dan Tanda terima barang.

G. PROSEDUR

1. Kabag. U.H.T.K menginformasikan hasil pengadaan/pembelian barang kepada Staf Umum dan perlengkapan untuk inventarisasi;

2. Staf umum dan perlengkapan menerima informasi pengadaan, melakukan pengecekan kesesuaian barang hasil pengadaan barang dan mebukukan kedalam Sistem Informasi Manajemen (SIM) Aset;

3. Staf umum dan perlengkapan melakukan identifikasi penomoran pada setiap barang hasil pengadaan sebelum diserahkan ke Unit terkait;

4. Staf umum dan perlengkapan membuat berita acara serah terima barang yang ditandatangani Ka. BAUK, Kabag. U.H.T.K dan Unit terkait sebagai bukti dokumen pengadaan barang;

5. Staf Umum dan perlengkapan melakukan kegiatan inventarisasi terhadap seluruh asset dilingkungan Universitas setiap awal semester;

6. Petugas umum dan perlengkapan membuat laporan hasil inventarisasi per tahun akademik;

7. Biro Adiminstrasi Umum (BAU) mengirimkan update data inventaris ke unit kerja untuk di krosecek;

8. Biro Adiminstrasi Umum (BAU) menerima update data inventaris dari unit kerja dan melakukan pengolahan dan pendataan ulang ke SIM Aset;

9. Biro Adiminstrasi Umum (BAU) melaporkan data terbaru inventaris asset Universitas ke Pembantu Rektor II untuk disahkan;

(31)

UNIVERSITAS SATYA NEGARA INDONESIA STANDAR BADAN ADIMINSTRASI UMUM

Revisi : 00

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PROSEDUR PERMINTAAN BARANG ATK

UNIVERSITAS SATYA NEGARA INDONESIA

(32)

2 2. Kabag U.H.T.K dan;

3. Staf Pelaksana tugas RumahTangga dan Perlengkaoan.

C. DOKUMEN

1. Blangko Permintaan ATK;

2. Kartu Stock Barang dan;

3. Buku Besar keluar masuk ATK.

D. KETENTUAN

1. Bagian Umum dan Rumah Tangga hanya dibenarkan mengeluarkan barang bila ada permintaan tertulis dan ditandatangani Pimpinan Unit Kerja;

2. Yang berhak mengeluarkan barang hanya Staf.

E. PENANGGUNG JAWAB

Biro Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK).

Prosedur ini digunakan untuk Unit Kerja di lingkungan USNI..

G. PROSEDUR

1. Pengisian Formulir daftar permintaan barang yang ditanda tangani oleh Pimpinan Unit Kerja;

2. Formulir permintaan barang dikirim ke BAUK untuk diperiksa;

3. Formulir tersebut disampaikan kepada Ka. BAUK untuk ditandatangani persetujuannya dan diteruskan ke Kabag. U.H.T.K untuk pengeluaran barang;

4. Kabag U.H.T.K mencatat dibuku keluar masuk barang dan formulir tersebut diarsipkan sebagai bukti pengeluaran barang.

(33)

3 H. BAGAN ALIR PROSEDUR

(34)

1

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PROSEDUR PEMINJAMAN SARANA DAN PRASARANA

UNIVERSITAS SATYA NEGARA INDONESIA

(35)

2 A. TUJUAN

Sop ini bertujuan untuk : menjelaskan prosedur penggunaan sarana dan prasarana di lingkungan USNI.

B. PIHAK-PIHAK TERKAIT 1. Pimpinan Unit Kerja;

2. Organisasi Kemahasiswaan;

3. Kabag. U.H.T.K;

4. Staf.

C. DOKUMEN

1. Surat Permintaan Peminjaman;

2. Memo dari Pimpinan;

3. Buku Induk Inventaris;

4. Surat perintah pengeluaran inventaris.

D. KETENTUAN

Peminjaman sarana dan pprasarana hanya diperuntukkan bagi Unit kerja serta Mahasiswa yang melaksanakan kegiatan yang berkaitan dengan Universitas baik didalam maupun luar kampus.

E. DEFINISI

Penggunaan sarana dan prasarana adalah kegiatan meminjam dan menggunakan sarana dan prasarana yang ada oleh Unit terkait maupun mahasiswa sebagai pendukung dalam pelaksanaan kegiatan.

Prosedur ini mengatur semua kegiatan dalam Sistem koordinasi, perijinan, kewewenangan dan pertanggung jawaban tentang penggunaan sarana dan prasarana di lingkungan USNI.

G. PROSEDUR

1. Unit kerja maupun Mahasiswa calon pengguna mengajukan surat permohonan untuk menggunakan sarana dan prasarana;

2. Unit Kerja maupun Mahasiswa calon pengguna mengisi formulir usulan peminjaman perlatan yang telah disediakan BAUK yang diketahui oleh Penanggungjawab (Kabag. UHTK);

3. BAUK mempersiapkan peralatan yang diperlukan dan terlebih dahulu mengecek kondisi perlatan secara keseluruan oleh Kabag UHTK sebelum diserahkan ke pengguna;

4. Pengguna mengembalikan perlatan yang telah dipinjam setelah penggunaannya selesai dan melaporkan kondisi peralatan yang dipinjam;

5. Kabag UHTK mengecek kembali kondisi perlatan secara keseluruhan dan dapat diterima jika sesuai dengan spesifikasi yang tertulis pada formulir peminjaman;

6. Kerusakan perlatan yang ditimbulkan oleh kelalaian pengguna menjadi tanggungjawab pengguna tersebut.

7. Perlatan dapat diterima kembali oleh Kabag. UHTK jika keusakan perlatan telah diperbaiki;

8. Kabag. UHTK membuat tanda terima pengembalian barang dan diarsipkan sebagai bukti.

(36)

3

(37)

4

(38)

1

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PROSEDUR PEMAKAIAN KENDARAAN DINAS

UNIVERSITAS SATYA NEGARA INDONESIA

(39)

2 A. TUJUAN

Sop ini bertujuan untuk : Membantu Bagian Umum dan Rumah Tangga untuk pembuatan jadwal pemakaian kendaraan dinas.

B. PIHAK-PIHAK TERKAIT 1. Unit-Unit kerja;

2. Organisasi Kemahasiswaan;

3. Kabag. U.H.T.K dan;

4. Pengemudi.

C. DOKUMEN

Blangko permohonan pemakaian kendaraan dan buku kontrol .

D. KETENTUAN

1. Penggunaan kerndaraan dinas hanya dapat dilakukan untuk keperluan dinas kantor;

2. Pengendara kendaraan dinas hanya dapat dilakukan oleh pengemudi yang ditugaskan, terkecuali karena satu dan lain hal yang mengharuskan diganti oleh pengemudi lain;

3. Pengemudi pengganti garus atas persetujuan Kabag. U.H.T.K;

4. Permohonan penggunaan kendaraan harus diajukan 1 (satu) minggu sebelumnya agar dapat dijadwalkan;

5. Persetujuan penggunaan diberikan bila jadwal penggunaan belum ada.

E. PENANGGUNG JAWAB

Biro Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK) F. RUANG LINGKUP

Prosedur ini digunakan untuk Unit Kerja di lingkungan USNI..

G. PROSEDUR

1. Unit pengguna kendaraan dinas mengisi form pemakaian kendaraan yang ditandatangani oleh Pimpinan unit terkait dan dikirim ke BAUK;

2. BAUK mengecek jadwal pemakaian kendaraan dinas;.

3. BAUK memberikan informasi kembali bisa tidaknya kendaraan tersebut digunakan;

4. BAUK mendatangani form pemakaian kendaraan sebagai bukti ijin penggunaan dan mencatat dibuku agenda pemakaian kendaraan;

5. BAUK meneruskan form pemakaian kendaraan ke pengemudi agar diketahui jadwalnya;

6. Pimpinan Unit Kerja membuat surat penugasan ke yang bersangkutan;

7. Pada saat kendaraan dinas keluar kampus pengemudi menyerahkan form tersebut ke petugas keamanan untuk ditanda tangani dan mencatat jam keluar kampus;

8. Saat kembali kekampus petugas keamanan mencatat jam tiba kembali dan mengembalikan form ke pengemudi.

9. Pengemudi mengembaikan Form tersebut ke BAUK untuk dicatat dibuku agenda pemakaian kendaraan dan diarsipkan.

(40)

3

(41)

4

(42)

1

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PROSEDUR PEMBUATAN SURAT PERJALANAN DINAS (SPD)

UNIVERSITAS SATYA NEGARA INDONESIA

(43)

2 A. TUJUAN

Sop ini bertujuan untuk : Membantu Sekertariat Rektorat serta BAUK membuat surat tugas dan Surat Perjalanan Dinas (SPD).

B. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT Unit-Unit Kerja.

C. DEFINISI

1. Pemimpin Unit Kerja adalah Pimpinan yang membawahi pegawai di unit kerja yang bersangkutan.

2. SPD adalah Surat Perjalanan Dinas yang dibuat untuk melakukan perjalanan dinas setelah mendapat persetujuan dari Pimpinan Universitas.

D. DOKUMEN

1. Surat Undangan;

2. Surat tugas dari Pimpinan dan disposisi Pimpinan.

E. JENIS-JENIS SPJ

1. Perjalanan Dinas untuk menghadiri Undangan;

2. Perjalanan Dinas dalam melaksanakan Keputusan Rektor (SK).

3. Perjalanan Dinas dalam melaksanakan Surat Tugas;

4. Perjalanan Dinas dalam melaksanakan Surat Tugas.

F. REFERENSI

1. SK Rektor No. 0501/SK/R-USNI/X/2014 Tentang Ketentuan Perjalanan Dinas di Lingkungan USNI;

2. Surat Pembantu Rektor II No. 262/PR.II/ADUM/XI/2014 Tentang Perjalanan Dinas.

G. RUANG LINGKUP

Prosedur ini digunakan untuk semua Pimpinana Unit Kerja di lingkungan USNI.

H. PROSEDUR

1. Pimpinan Unit Kerja Membuat surat penugasan ke yang bersangkutan.

2. Pimpinan Unit Kerja Mengajukan surat ke Pimpinan Universitas untuk mendapat persetujuan penugasan serta melampirkan undangan dari Institusi/Lembaga pengundang.

3. Pimpinan Universitas mengeluarkan surat tugas persetujuan yang dibuat Ka. Sekertariat Rektorat dengan tembusan ke BAUK untuk ditindaklanjuti.

4. BAUK membuat/memproses biaya Perjalanan Dinas sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

5. Surat Perjalanan Dinas didistribusikan ke bagian keuangan untuk proses pembayaran.

(44)

3

(45)

UNIVERSITAS SATYA NEGARA INDONESIA

BADAN PENJAMINAN MUTU

Kode

STANDARD OPERATING PROCEDURE

PENGAJUAN LEMBUR PEGAWAI

Nomor Revisi : 00

A. Tujuan

Tujuan dari Standard Operating Procedure (SOP) ini adalah untuk mengatur pelaksanaan lembur pegawai agar sesuai dengan kebutuhan dan ketentuan yang berlaku. SOP ini meliputi proses Pengajuan Lembur, Pelaksanaan Lembur, serta Pembayaran Uang Lembur.

B. Ruang Lingkup

SOP ini berlaku untuk Tenaga Kependidikan/Non-Dosen yang menjabat sebagai Sopir, Petugas

Keamanan (Satpam), Petugas Kebersihan dan Pegawai Administrasi di lingkungan Universitas Satya Negara Indonesia (USNI).

C. Referensi

1. Undang-Undang RI No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan ;

2. Undang-Undang RI No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Tinggi ; 3. Undang-Undang RI No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi ;

4. Peraturan Pemerintah RI No. 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan ;

5. Peraturan Pemerintah RI No. 66 Tahun 2010 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah RI No. 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan ;

6. Peraturan Pemerintah RI No. 4 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi ;

7. Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi RI No. 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi ;

8. Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi RI No. 50 Tahun 2018 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi RI No. 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi.

9. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi RI No. 51 Tahun 2018 tentang

Pendirian, Perubahan, Pembubaran Perguruan Tinggi Negeri, dan Pendirian, Perubahan,

Pencabutan Izin Perguruan Tinggi Swasta ;

(46)

10. Keputusan Rektor Universitas Satya Negara Indonesia No. 041/SK/R-USNI/X/2017 tentang Ketentuan Biaya lembur Bagi Sopir, Petugas Keamanan (Satpam), Petugas Kebersihan dan Pegawai Administrasi Di Lingkungan Universitas Satya Negara Indonesia.

D. Definisi/Pengertian

1. Lembur adalah kerja tambahan di luar hari kerja normal, yang perlu dilakukan untuk menuntaskan tugas penting dan mendesak dengan segera atas perintah/persetujuan dan diketahui oleh Atasan Langsung Pegawai yang bersangkutan ;

2. Atasan Langsung Pegawai adalah atasan yang mempunyai kewenangan langsung terhadap pegawai yang mengajukan lembur ;

3. Pegawai adalah Sopir, Petugas Keamanan (Satpam), Petugas Kebersihan dan Pegawai Administrasi Di Lingkungan USNI.

4. BAUK adalah Biro Administrasi Umum dan Keuangan USNI.

E. Prosedur

1. Tanggungjawab dan Wewenang a. Atasan Langsung Pegawai :

a1. Dekan/Ketua LPPM/Ketua BPM a3. PR

a2. Kepala Biro a4. Rektor

➢ membuat Surat Tugas Lembur (STL) sebanyak 3 rangkap ;

➢ menyerahkan STL ke

• Pegawai yang bersangkutan ;

• PR 2 (untuk diproses) setelah dilengkapi data pendukung Absensi Kehadiran Lembur (AKL) ;

• Unit Kerja yang bersangkutan (untuk arsip)

➢ Menerima/menandatangani AKL sebagai data pendukung STL untuk diproses ke PR 2.

(47)

UNIVERSITAS SATYA NEGARA INDONESIA

BADAN PENJAMINAN MUTU

Kode

STANDARD OPERATING PROCEDURE

PENGAJUAN LEMBUR PEGAWAI

Nomor Revisi : 00

b. Pegawai :

➢ mendapat STL dari Atasan Langsung Pegawai yang bersangkutan ;

➢ mengisi AKL pada hari lembur sesuai STL ;

➢ melaksanakan dan menyelesaikan pekerjaan lembur pada hari di luar hari kerja sesuai STL hingga tuntas ;

➢ mendapatkan pembayaran Uang Pembayaran Lembur (UPL) melalui BAUK sesuai STL dan AKL ;

c. Pembantu Rektor (PR) 2

➢ Menerima usulan pembayaran lembur melalui dokumen STL dan AKL ;

➢ Mengevaluasi STL dan AKL, jika :

• tidak sesuai, maka ada pemberitahuan ke Atasan Langsung Pegawai ybs, lalu proses STOP

• sesuai, maka PR 2 membuat disposisi pembayaran UPL kepada Kepala BAUK

d. Kepala BAUK :

➢ menyediakan Formulir STL (3 berkas formulir) ;

➢ menerima disposisi dari PR 2 bahwa data pendukung STL dan AKL telah disetujui pembayarannya ;

➢ melakukan pembayaran UPL sesuai disposisi persetujuan PR 2 ke Pegawai.

(48)

2. Standard Operating Procedure (SOP) a. Flowchart

Pegawai Kepala BAUK Atasan Langsung

Pegawai PR 2

(3)

(1)

(7)

(8)

(2) (4)

(6)

(5)

YES

NO

(6)

START

STL MENGISI

STL

OK ? AKL

END STL

STL & AKL STL

UPL

ARSIP STL

STL & AKL

END UPL/STL/AKL

ARSIP UPL

PEMBERITAHU AN

(49)

UNIVERSITAS SATYA NEGARA INDONESIA

BADAN PENJAMINAN MUTU

Kode

STANDARD OPERATING PROCEDURE

PENGAJUAN LEMBUR PEGAWAI

Nomor Revisi : 00

b. Penjelasan Flowchart

(1) Atasan Langsung Pegawai meminta Formulir STL kepada Kepala BAUK yang bisa diperbanyak di Unit Kerja masing-masing (3 berkas) ;

(2) Atasan Langsung Pegawai mengisi Formulir STL (3 berkas) dipergunakan untuk :

• Unit Kerja masing-masing untuk Arsip ;

• Pegawai yang bersangkutan ;

• PR 2 untuk diproses setelah dilengkapi AKL.

(3) Pegawai melaksanakan tugas lembur sesuai STL dan mengisi AKL ;

(4) AKL disampaikan kepada Atasan Langsung Pegawai pada hari kerja berikutnya ; (5) Oleh Atasan Langsung Bendaharawan, STL dan AKL disampaikan kepada PR 2 untuk

diproses ;

(6) PR 2 mengevaluasi STL dan AKL, selanjutnya :

• Jika “Tidak Sesuai”, maka STOP, atau

• Jika “Sesuai”, maka PR 2 mendisposisikan STL dan AKL kepada Kepala BAUK untuk membayarkan UPL kepada yang berhak ;

(7) Kepala BAUK membayarkan UPL kepada Pegawai yang berhak sesuai dengan peraturan yang berlaku di USNI ;

(8) Kepala BAUK mempertanggungjawabkan dan mengarsipkan pembayaran UPL dan data pendukungnya (STL dan AKL).

F. LAMPIRAN

1. Surat Tugas Lembur (STL) ;

2. Absensi Kehadiran Lembur (AKL)

(50)

SURAT TUGAS LEMBUR (STL) Nomor :………..

Yang bertandatangan di bawah ini :

N a m a : ……….………..

Jabatan/Unit Kerja : ………

Dengan ini menugaskan pegawai di bawah ini untuk melaksanakan kerja tambahan di luar hari kerja normal untuk menuntaskan tugas penting dan mendesak dengan segera yaitu pada :

Hari/Tanggal :……….

No. N a m a Jabatan RincianTugas Lembur

Demikian STL ini dibuat untuk dilaksanakan dengan baik dan penuh tanggungjawab.

Jakarta,………, 20……

(……….)

========================================================================================

SURAT TUGAS LEMBUR (STL) Nomor :………..

Yang bertandatangan di bawah ini :

N a m a : ……….………..

Jabatan/Unit Kerja : ………

Dengan ini menugaskan pegawai di bawah ini untuk melaksanakan kerja tambahan di luar hari kerja normal untuk menuntaskan tugas penting dan mendesak dengan segera yaitu pada :

Hari/Tanggal :……….

No. N a m a Jabatan Rincian Tugas Lembur

Demikian STL ini dibuat ubtuk dilaksanakan dengan baik dan penuh tanggungjawab.

Jakarta,………, 20……

(……….)

(51)

UNIVERSITAS SATYA NEGARA INDONESIA

BADAN PENJAMINAN MUTU

Kode

STANDARD OPERATING PROCEDURE

PENGAJUAN LEMBUR PEGAWAI

Nomor Revisi : 00 ABSENSI KEHADIRAN LEMBUR (AKL)

Hari/Tanggal : ………/……….

No. N a m a Jam Kehadiran

Tandatangan Datang Pulang

1 ………..……… 1. ………

2 ……….. 2. ……….

3 ……….. 3. ………..

4 ………... 4. ………

Jakarta,………

Atasan Langsung Pegawai,

(………)

(52)

1 A. Tujuan

Standard Operating Procedure (SOP) ini bertujuan sebagai pedoman penyusunan Rencana Kerja Tahunan (RKT) dan Rencana Anggaran Belanja (RAB) yang berisi program dan kegiatan tahunan Universitas Satya Negara Indonesia (USNI) yang merupakan penjabaran dari Rencana Strategis (Renstra) dan Rencana Operasional (Renop) serta disinkronkan dengan Standar Mutu Akademik USNI dalam satu tahun akademik.

B. Ruang Lingkup

Ruang lingkup SOP ini untuk seluruh Indikator Kinerja Utama (IKU), Program dan Kegiatan termasuk Investasi yang diprioritaskan sesuai dengan sumberdaya yang tersedia dalam satu tahun akademik serta dituangkan dalam dokumen RKT dan RAB USNI.

C. Referensi

1. Undang-Undang (UU) Republik Indonesia (RI) No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Tinggi ; 2. UU RI No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi ;

3. Peraturan Pemerintah (PP) RI No. 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan ;

4. PP RI No. 66 Tahun 2010 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah RI No. 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan ;

5. PP RI No. 4 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi ;

6. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi RI No. 51 Tahun 2018 tentang Pendirian, Perubahan, Pembubaran Perguruan Tinggi Negeri, dan Pendirian, Perubahan, Pencabutan Izin Perguruan Tinggi Swasta ;

7. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 3 Tahun 2020 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi ;

8. Peraturan Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi No. 5 Tahun 2019 tentang Instrumen Akreditasi Program Studi.

D. Definisi/Pengertian

1. Rencana Strategis (Renstra) adalah dokumen pernyataan rencana spesifik mengenai bagaimana untuk mencapai Visi, Misi dan Tujuan masa depan USNI (Rencana Jangka Panjang) .

(53)

2 2. Rencana Operasional (Renop) adalah dokumen perencanaan jangka pendek yang dirancang untuk

menerjemahkan rencana jangka panjang ke dalam serangkaian kegiatan yang lebih rinci ;

3. Rencana Kerja Tahunan (RKT) adalah dokumen rencana kerja yang disusun berdasarkan Indikator Kinerja Utama (IKU) dari Renstra USNI ;

4. Rencana Anggaran Biaya (RAB) adalah dokumen dari hasil penyusunan perencanaan dan pengendalian pendapatan dan biaya USNI dalam satu tahun akademik secara komprehensif. ; 5. Indikator Kinerja Utama (IKU) adalah adalah ukuran atau indikator kinerja USNI utamanya dalam

mencapai tujuan dan sasaran tertentu.

6. Form RAB-01 adalah Form Usulan Dana Operasional Unit Kerja ;

7. Form-RAB-02 adalah Form Usulan Dana Kegiatan dan Investasi Unit Kerja ; 8. PR 2 adalah Pembantu Rektor 2 ;

9. BPM adalah Badan Penjaminan Mutu ;

10. Unit Kerja adalah seluruh Unit Kerja di lingkungan USNI.

E. Prosedur

1. Tanggungjawab dan Wewenang a. Senat Akademik :

➢ Menyusun Rencana Strategis ;

➢ Mengesahkan Rencana Strategis ;

➢ Mengesahkan Rencana Operasional ;

➢ Menerima Usulan Rencana Kegiatan Tahunan (RKT) dan Rencana Anggaran Belanja (RAB) ;

➢ Mengesahkan/Tidak Mengesahkan RKT dan RAB ; b. Pembantu Rektor 2 :

➢ Menyusun draft dokumen RKT dan RAB ;

➢ Berkoordinasi dengan Ketua BPM perihal sinkronisasi Indikator Kinerja Utama (IKU) Renstra dengan IKU Standar Mutu Pendidikan ;

➢ Meminta masukan seluruh unit kerja perihal Usulan RAB (top down and bottom up planning) dengan Form. RAB-01 dan RAB-02 ;

➢ Mengevaluasi seluruh usulan RAB Unit Kerja dan disesuaikan dengan sumberdaya yang tersedia ;

➢ Mengirimkan dokumen yang telah dievaluasi kepada Rektor..

c. Ketua BPM :

➢ Memberi masukan kepada Pembantu Rektor 2 perihal sinkronisasi Indikator Kinerja Utama (IKU) Renstra dengan IKU Standar Mutu Pendidikan ;

d. Unit Kerja :

➢ Seluruh Unit Kerja menyusun Usulan RAB sesuai prioritas pada RKT.

(54)

3 2. Standard Operating Procedure (SOP)

a. Flowchart

Senat Akademik PR 2 BPM Unit Kerja Rektor

(

YEENEEEEEEEEN

(13a)

(12) NO

YES

⁽⁷⁾

NO

YES (9b)

(13b)

(

5) (6)

(8) (9a)

(10)

(11) START

(1)

STANDAR MUTU PENDIDIKAN RENOP

(3) RENSTRA

(2)

DRAFT RKT DAN RAB

(4)

Usulan RAB Operasional dan

Kegiatan

OK (9)

RKT DAN RAB

RKT DAN RAB RKT DAN RAB

OK (13) (SA H)

Operasional dan RAB Kegiatan

(14)

STOP (15)

(55)

4 b. Penjelasan Flowchart

(1) Start

(2) Senat Akademik mengesahkan Rencana Strategis ; (3) Senat Akademik mengesahkan Rencana Operasional ; (4) Pembantu Rektor 2 menyusun draft dokumen RKT dan RAB ;

(5) Pembantu Rektor 2 berkoordinasi dengan Ketua BPM perihal sinkronisasi Indikator Kinerja Utama (IKU) Renstra dengan IKU Standar Mutu Pendidikan ;

(6) Ketua Badan Penjaminan Mutu memberi masukan kepada Pembantu Rektor 2 perihal sinkronisasi Indikator Kinerja Utama (IKU) Renstra dengan IKU Standar Mutu Pendidikan ; (7) Pembantu Rektor 2 meminta masukan seluruh unit kerja perihal Usulan RAB (top down and

bottom up planning) dengan Form. RAB-01 dan RAB-02;

(8) Seluruh Unit Kerja menyusun Usulan RAB sesuai prioritas pada RKT

(9) Pembantu Rektor 2 mengevaluasi seluruh usulan RAB Unit Kerja dan disesuaikan dengan sumberdaya yang tersedia :

a. Jika tidak sesuai, maka kembali ke poin-7 b. Jika sesuai, maka lanjut ke poin-10

(10) Pembantu Rektor 2 mengirimkan dokumen yang telah dievaluasi kepada Rektor..

(11) Rektor mengevaluasi dan menyetujui RKT dan RAB yang disusun oleh PR 2.

(12) Rektor mengadakan Rapat Senat Akademik mengesahkan RKT dan RAB.

(13) Senat Akademik menerima Usulan Rencana Kegiatan Tahunan (RKT) dan Rencana Anggaran Belanja (RAB) ;

a. Jika tidak disahkan, maka kembali ke poin-7 b. Jika disahkan, maka lanjut ke poin 14

(14) RKT dan RAB diperbanyak dan dibagikan ke seluruh Unit Kerja.

(15) Stop.

(56)

5 UNIT KERJA :………..

No. Kode IKU

Kode Program

Jenis Pengeluaran Operasional Pagu (ribuan Rp)

Pengeluaran Dana Operasional/Bulan (Rp)

Sep. ‘20 Okt.’20 Nop.’20 Des.’20 Jan.’21 Feb.’21 Mar.’21 Apr.21 Mei ‘21 Jun.’21 Jul.’21 Agt.’21 1 4.6. 4.6….

2 3 4 5

JUMLAH PENGGUNAAN DANA OPERASIONAL

Jakarta,……,………20..

Pimpinan Unit Kerja,

(………..)

(57)

6

FORM : RAB 02

RENCANA ANGGARAN BELANJA

USULAN PENGELUARAN DANA KEGIATAN DAN INVESTASI UNIT KERJA UNIVERSITAS SATYA NEGARA INDONESIA

TAHUN AKADEMIK 2020/2021 UNIT KERJA :………..

No. Kode IKU

Kode Program

Jenis Pengeluaran Kegiatan dan Investasi

Pagu (ribuan Rp)

Pengeluaran Dana Kegiatan dan Investasi pada Bulan (Rp)

Sep. ‘20 Okt.’20 Nop.’20 Des.’20 Jan.’21 Feb.’21 Mar.’21 Apr.21 Mei ‘21 Jun.’21 Jul.’21 Agt.’21

A KEGIATAN

1 2 3

B INVESTASI

1 2 3

JUMLAH PENGELUARAN KEGIATAN DAN INVESTASI

Jakarta,……,………20..

Pimpinan Unit Kerja,

(………..)

(58)

7

(59)

1

UNIVERSITAS SATYA NEGARA INDONESIA

BADAN PENJAMINAN MUTU

Kode

: SOP/USNI/BPM/BPM- 04/11

STANDARD OPERATING PROCEDURE

Tanggal berlaku : 26 Mei 2020

REVISI RENCANA KERJA TAHUNAN DAN

RENCANA ANGGARAN BELANJA

Nomor Revisi : 00

A. Tujuan

Revisi Standard Operating Procedure (SOP) Rencana Kerja Tahunan (RKT) dan Rencana Anggaran Belanja (RAB) ini adalah pedoman yang bertujuan untuk memastikan bahwa prioritas Program, Kegiatan dan Sumberdaya yang mendukungnya sesuai dengan keadaan terkini. Revisi Umumnya dilakukan pada awal Semester Genap.

B. Ruang Lingkup

Ruang lingkup SOP ini untuk seluruh Indikator Kinerja Utama (IKU), Program dan Kegiatan termasuk Investasi yang diprioritaskan sesuai dengan sumberdaya terkini yang tersedia dalam satu tahun akademik serta dituangkan dalam dokumen RKT dan RAB USNI.

C. Referensi

1. Undang-Undang (UU) Republik Indonesia (RI) No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Tinggi ; 2. UU RI No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi ;

3. Peraturan Pemerintah (PP) RI No. 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan ;

4. PP RI No. 66 Tahun 2010 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah RI No. 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan ;

5. PP RI No. 4 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi ;

6. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi RI No. 51 Tahun 2018 tentang Pendirian, Perubahan, Pembubaran Perguruan Tinggi Negeri, dan Pendirian, Perubahan, Pencabutan Izin Perguruan Tinggi Swasta ;

7. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 3 Tahun 2020 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi ;

8. Peraturan Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi No. 5 Tahun 2019 tentang Instrumen Akreditasi Program Studi.

D. Definisi/Pengertian

1. Rencana Strategis (Renstra) adalah dokumen pernyataan rencana spesifik mengenai bagaimana untuk mencapai Visi, Misi dan Tujuan masa depan USNI (Rencana Jangka Panjang) .

(60)

2 pengendalian pendapatan dan biaya USNI dalam satu tahun akademik secara komprehensif. ; 5. Revisi RKT dan RAB bertujuan untuk memastikan bahwa prioritas Program, Kegiatan dan Sumberdaya

yang mendukungnya sesuai dengan keadaan terkini.

6. Indikator Kinerja Utama (IKU) adalah adalah ukuran atau indikator kinerja USNI utamanya dalam mencapai tujuan dan sasaran tertentu.

7. Form RAB-01 adalah Form Usulan Dana Operasional Unit Kerja ;

8. Form-RAB-02 adalah Form Usulan Dana Kegiatan dan Investasi Unit Kerja ; 9. PR 2 adalah Pembantu Rektor 2 ;

10. BPM adalah Badan Penjaminan Mutu ;

11. Unit Kerja adalah seluruh Unit Kerja di lingkungan USNI.

E. Prosedur

1. Tanggungjawab dan Wewenang a. Senat Akademik :

➢ Menerima Usulan Revisi Rencana Kegiatan Tahunan (RKT) dan Rencana Anggaran Belanja (RAB) ;

➢ Mengesahkan/Tidak Mengesahkan Revisi RKT dan RAB ; b. Pembantu Rektor 2 :

➢ Menyusun draft dokumen Revisi RKT dan RAB ;

➢ Berkoordinasi dengan Koordinator Humas dan Pemasaran perihal sinkronisasi penerimaan mahasiswa dan potensi penerimaan mahasiswa yang berhubungan dengan sumberdaya yang tersedia dalam satu tahun akademik ;

➢ Meminta masukan seluruh unit kerja perihal Usulan Revisi RAB (top down and bottom up planning) dengan Form. RABR-01 dan RABR-02 ;

➢ Mengevaluasi seluruh usulan Revisi RAB Unit Kerja dan disesuaikan dengan sumberdaya yang tersedia ;

➢ Mengirimkan dokumen revisi yang telah dievaluasi kepada Rektor..

c. Koordinator Humas dan pemasaran :

➢ Memberi masukan kepada Pembantu Rektor 2 perihal jumlah mahasiswa yang diterima dan potensi mahasiswa USNI yang diterima dalam satu Tahun Akademik ;

d. Unit Kerja :