Bab I Pendahuluan
I.1 Latar Belakang
Gudang memiliki peran penting dalam rantai pasok dengan menambah keberhasilan bisnis (daya saing perusahaan) dalam hal tingkat biaya dan pelayanan terhadap pelanggan. Meskipun dengan biaya yang tinggi, dengan memiliki persediaan, gudang berfungsi sebagai penyangga antara variabilitas supply dan demand, yang membuatnya menjadi elemen penting dalam rantai pasok. Namun, di bawah pengaruh faktor seperti e-commerce, globalisasi, dan teknik manajemen baru seperti Just In Time (JIT) dan Lean produksi, pergudangan sukses menuju inventory control yang ketat, dan waktu respons yang lebih singkat (Gu, Goetschalckx, dan McGinnis 2007).
Perkembangan ekonomi Indonesia yang cukup baik ditandai dengan masuknya investor asing dan pelaku industri di dalam negeri yang terus mengembangkan pabriknya, kondisi demikian akan meningkatkan permintaan untuk penyewaan gudang.
PT.XYZ merupakan perusahaan third party logistic (3PL) yang bergerak dalam bidang penyewaan gudang serta pengelolaan inventory dari perusahaan lain yang tidak memiliki gudang atau lebih memilih menyewa gudang kepada perusahaan 3PL sebagai tempat penyimpanan inventory mereka.
Setiap gudang memiliki proses atau aktivitas di dalamnya yang saling mendukung satu sama lain. Pada Gambar I.1 adalah proses atau aktivitas secara garis besar yang terdapat pada gudang PT XYZ
Proses atau aktivitas pada Gambar I.1 merupakan fungsi dan aktivitas gudang pada umumnya yang terdiri dari receiving, sortation, put away/ storing, picking, packing, dan shipping. Proses atau aktivitas-aktivitas tersebut saling berhubungan dan berkesinambungan satu dengan yang lainnya.
PT XYZ memiliki beberapa gudang, salah satu gudangnya disewakan kepada PT ABC. Gudang PT XYZ yang disewakan kepada PT ABC merupakan tempat penyimpanan inventory barang jadi PT ABC sebelum dikirimkan kepada retailer sebagai konsumen. Pada gudang PT XYZ yang disewakan kepada PT ABC merupakan tempat penyimpanan inventory barang jadi dari PT ABC sebelum dikirimkan ke retail. Sebagai gudang yang berfungsi sebagai distribution center, maka pengelolaan dan proses yang terjadi di dalamnya harus memiliki performansi yang baik, karena akan berdampak kepada proses supply barang ke retail yang selanjutnya akan dijual ke konsumen. Salah satu cara untuk mengukur performansi dari gudang adalah dengan melihat pencapaian proses dan sistem yang ada di dalam gudang terhadap parameter Key Performance Indicator (KPI) gudang yang telah ditetapkan. Tabel I.1 memperlihatkan beberapa parameter dan target KPI dari gudang PT XYZ.
Tabel I.1 KPI Gudang PT XYZ (Sumber : PT XYZ, 2012)
NO Parameter Pengukuran Target KPI
1 Aktivitas 100 %
2 Produktivitas 100 %
3 Utilitas 100 %
4 Kualitas 100 %
Dari data yang diperoleh dapat dilihat bahwa pencapaian pengukuran performansi dari PT XYZ berdasarkan salah satu parameter KPI gudang yaitu Utilitas penggunaan kapasitas gudang, adalah sebagai berikut :
Gambar I.2 Persentase Utilitas Penggunaan Kapasitas Gudang PT.XYZ yang Disewakan Kepada PT ABC
(Sumber : PT XYZ, 2012)
Gambar I.2 memperlihatkan bahwa persentase utilitas penggunaan kapasitas gudang PT.XYZ yang disewakan kepada PT ABC dari bulan Januari 2012 sampai dengan Mei 2012. dengan grafik batang berwarna biru muda rata-rata adalah sebesar 157.6 %, yang berada di atas target perusahaan yaitu sebesar 100%
dengan grafik batang berwarna biru tua. Hal ini menandakan bahwa jumlah inventory yang disimpan di dalam gudang melebihi alokasi kapasitas gudang yang seharusnya. Jumlah inventory yang melebihi kapasitas yang seharusnya menyebabkan tidak teraturnya penempatan produk, serta tidak optimalnya pengelolaan inventory dan proses operasional di dalam gudang. Salah satu akibat dari tidak optimalnya pengelolaan inventory dan proses operasional adalah adanya keterlambatan waktu pengiriman barang ke pihak retail. Tabel I.2 menunjukkan adanya keterlambatan waktu pengiriman dari gudang PT XYZ untuk client PT ABC.
0%!
50%!
100%!
150%!
200%!
250%!
300%!
Januari! Februari!! Maret! April! Mei!
Overcapacity!
Target!(Capacity)!
Tabel I.2 Data Keterlambatan Waktu Pengiriman PT XYZ Untuk Client PT ABC (Sumber : Departemen Warehouse and Property PT XYZ, 2012)
Bulan Jumlah Pengiriman
Jumlah Keterlambatan Pengiriman
Januari 22 3
Februari 29 4
Maret 68 6
April 91 9
Mei 84 8
Keterlambatan waktu pengiriman yang terjadi dapat mengurangi tingkat kepuasan PT ABC sebagai penyewa gudang dan pemilik inventory yang dikelola oleh PT XYZ serta secara tidak langsung akan berpengaruh terhadap proses supply produk ke pihak retail yang melakukan order.
Keterlambatan waktu pengiriman ini dapat dipengaruhi oleh pengelolaan inventory serta proses yang terjadi di dalam gudang itu sendiri. Menurut hasil wawancara dengan bagian operasional Departemen Warehouse and Property, adanya keterlambatan waktu pengiriman ini menurut Beliau bisa disebabkan oleh beberapa faktor, seperti :
• Pada proses order picking sering ditemukan kendala seperti seringnya operator melakukan kesalahan pengambilan produk, sehingga operator membutuhkan waktu lebih untuk mencari produk yang sesuai spesifikasi permintaan dan kuantitas produk yang dibutuhkan (waste of motion).
• Keterlambatan waktu pada proses order picking secara tidak langsung akan menimbulkan waste of waiting pada proses unloading produk ke truk dan shipping. Keadaan menunggu ini tentu saja akan berdampak pada proses pemenuhan pesanan yang menjadi tidak tepat waktu, dan akan berpengaruh terhadap kepuasan konsumen.
• Selain itu, adanya waste of transportation yang disebabkan oleh penempatan barang yang masih kurang teratur dan tidak tertata dengan
rapih menyebabkan bertambahnya waktu pada proses order picking dan juga pada proses put away/storing.
Berdasarkan permasalahan dan dugaan waste yang terjadi, maka dalam penelitian ini akan dilakukan pengidentifikasian terhadap waste yang ada dalam proses di gudang secara keseluruhan serta pengelolaan terhadap inventory barang jadi pada gudang PT.XYZ yang disewakan pada PT.ABC. Tahap selanjutnya setelah waste diidentifikasi, akan dilakukan rancangan usulan perbaikan untuk perampingan dan perbaikan terhadap proses serta pengelolaan inventory yang pada tahap pencarian usulan tersebut akan dilakukan pengimplementasian secara tidak langsung pada proses dan pengelolaan inventory.
Perampingan dan perbaikan terhadap proses dan pengelolaan inventory pada gudang PT.XYZ yang disewakan kepada PT.ABC menggunakan prinsip lean thinking dan pendekatan Lean Warehousing. Penerapan teknik lean akan mengurangi lead-time (waktu yang tidak perlu dari proses order ke delivery), order picking time, dan material handling time. Hal ini dapat dicapai melalui pengurangan kegiatan-kegiatan non-value added, dan peningkatan kecepatan serta aliran dalam gudang (Garcia, 2004).
Usulan yang akan menjadi output dari penelitian ini, diharapkan dapat memperbaiki proses dan pengelolaan dari inventory pada gudang milik PT.XYZ yang disewakan kepada PT.ABC dalam rangka meningkatkan pelayanan serta kepuasan pelanggan.
I.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan di atas, perumusan masalah pada penelitian ini adalah :
1. Bagaimana mengidentifikasi aaktivitas-aktivitas yang menyebabkan terjadinya waste pada gudang PT XYZ yang disewakan kepada PT ABC?
PT.XYZ yang disewakan kepada PT ABC dengan menggunakan pendekatan Lean Warehousing?
I.3 Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah :
1. Mengidentifikasi aktifitas-aktifitas yang menyebabkan terjadinya waste pada gudang PT.XYZ yang disewakan kepada PT ABC
2. Memberikan usulan perbaikan proses untuk meningkatkan performansi gudang dengan mengeliminasi pemborosan (waste) pada gudang PT.XYZ yang disewakan kepada PT ABC dengan menggunakan pendekatan Lean Warehousing
I.4 Batasan Penelitian
Agar penelitian yang dilakukan terfokus pada tujuan yang ingin dicapai, maka batasan-batasan dari penelitian adalah :
1. Penelitian hanya dilakukan pada gudang milik PT.XYZ yang disewakan pada PT.ABC
2. Waktu dan proses pada gudang bersifat deterministik dan konstan
3. Penelitian tidak dilakukan terhadap hal-hal yang berhubungan dengan modal perusahaan.
4. Penelitian hanya pada tahap usulan tidak sampai pada tahap implementasi.
I.5 Manfaat Penelitian
Manfaat dari penelitian yang dilakukan antara lain :
1. Mengetahui dan mengeliminasi pemborosan yang terjadi pada proses di gudang inventory PT.XYZ yang disewakan kepada PT.ABC
2. Perusahaan akan mendapatkan proses serta pengelolaan inventory yang lebih baik dalam upaya meningkatkan kepuasan pelanggan dengan cara mereduksi waste dan aktivitas non-value added.
I.6 Sistematika Penulisan
Penelitian ini diuraikan dengan sistematika penulisan sebagai berikut:
Bab I Pendahuluan
Pada bab ini diuraikan latar belakang dalam permasalahan pendekatan Lean Warehousing yang dibahas. Hal yang terpenting adalah dinyatakannya permasalahan dimulai dari area masalah yang luas hingga menuju pertanyaan yang diajukan pada penilitian. Selain itu terdapat perumusan masalah, tujuan penelitian, batasan penelitian, manfaat dan sistematika dalam penelitian
Bab II Landasan Teori
Pada bab ini, terdapat dasar teori yang berhubungan dengan penelitian Lean Warehousing yang akan dibahas. Tujuan dari bab ini adalah membentuk pola pikir dan landasan teori yang digunakan dalam pelaksanaan penilitian dan perancangan hasil akhir. Dasar teori yang dibahas meliputi pengetahuan mengenai Lean Warehousing dan metode – metode serta teori lain yang mendukung peneliti untuk melakukan perancangan perbaikan.
Bab III Metodologi Penelitian
Pada bab ini dijelaskan langkah-langkah penelitian secara rinci meliputi: tahap merumuskan masalah penelitian, merumuskan hipotesis, dan mengembangkan model penelitian, mengidentifikasi dan melakukan operasionalisasi variabel penelitian, merancang pengumpulan dan pengolahan data, melakukan uji instrumen, merancang analisis pengolahan data.
Bab IV Pengumpulan dan Pengolahan Data
sesuai dengan metodologi pada Bab III dan dianalisis untuk perbaikan yang dilakukan.
Bab V Analisis
Pada bab ini dilakukakan analisis terhadap pengolahan data yang telah dilakukan pada Bab sebelumnya. Selain itu juga dilakukan analasis terhadap hasil usulan yang diberikan pada Bab sebelumnya.
Analisis juga dilakukan terhadap perbandingan kondisi awal sebelum dilakukan usulan dan setelah dilakukan usulan.
Bab VI Kesimpulan dan Saran
Pada bab ini diberikan kesimpulan dari hasil penelitian serta saran bagi perusahaan dan penelitian selanjutnya sebagai masukan untuk perbaikan di masa yang akan datang.
