BAB III
PELAKSANAAN KERJA MAGANG
3.1 Kedudukan dan Koordinasi
Pada Pelaksanaan praktik kerja magang di PT. Mastercorrindo, penulis ditempatkan di dalam divisi marketing. Penulis bertugas untuk membantu kelancaran jalannya proses marketing di PT. Mastercorrindo.
Gambar 3.1 Koordinasi Penulis di dalam Divisi Marketing Sumber: Diadopsi dari data perusahaan, 2021
Berdasarkan gambar 3.1, penulis melakukan koordinasi dengan marketing manajer dan admin marketing. Penulis dibimbing dan berkoordinasi dengan ibu Supadmi terkait hal pemasaran dan penawaran harga, sedangkan penulis dibimbing dan berkoordinasi dengan Bu Cicilia terkait marketing administrasi dan cara kerja ycom.
3.2 Tugas yang Dilakukan
Pekerjaan Koordinasi
Tugas Rutin
Mengecek schedule Purchasing Order
melalui ycom Bu Padmi, Bu Cicilia
Membuat Memo Penjualan melalui aplikasi
Accurate Bu Cicilia
Merekap data pesanan ke dalam database
perusahaan Bu Cicilia
Membuat list Delivery Order berdasarkan
hasil data rekapan sebelumnya Bu Cicilia
Membuat Receipt Card melalui ycom Bu Cicilia
Membuat surat penawaran jika ada customer
yang meminta order dengan model baru Bu Padmi
Tugas Tambahan
Menghitung stok Finished Goods untuk
pengiriman besok hari Pak Alvian
Membuat Notulen meeting pada tanggal 06
November 2021 Bu Padmi
Tabel 3.1 Tugas yang Dilakukan Penulis
Pada tabel 3.1 terdapat dua pengelompokan jenis pekerjaan yang dilakukan oleh penulis selama praktik kerja magang di perusahaan PT. Mastercorrindo, yaitu tugas rutin dan tugas tambahan. Jenis tugas rutin adalah pekerjaan yang selalu dilakukan penulis setiap harinya, sedangkan tugas tambahan adalah pekerjaan yang dilakukan penulis beberapa kali saja selama praktik kerja magang.
3.3 Uraian Pelaksanaan Kerja Magang
3.3.1 Proses Pelaksanaan Kerja Magang
Selama melakukan praktik kerja magang sebagai Sales & Marketing Administration penulis melakukan dua jenis tugas, yaitu tugas rutin dan tugas tambahan, berikut adalah uraian tugas-tugas yang diberikan kepada penulis:
3.3.1.1 Tugas Rutin
1. Mengecek Schedule Purchasing Order
Penulis melakukan pengecekan terhadap Purchasing Order setiap harinya melalui ycom. Tugas ini dilakukan penulis pada bulan kedua dan seterusnya selama periode praktik kerja magang. Penulis melakukan pengecekan pesanan dengan cara mengeklik link khusus yang mengarah langsung ke dalam ycom, penulis menggunakan desktop komputer perusahaan untuk mengakses ycom. Selanjutnya penulis memasukkan nomor id PT. Mastercorrindo untuk dapat mengakses data di dalam ycom, setelah itu penulis mengeklik bagian Part Ordering System lalu mengeklik tabel Order & Delivery dan memilih Order Schedule. Penulis hanya ditugaskan untuk melakukan pengecekan terhadap salah satu penyuplai dengan nama kode YIMM. Biasanya konsumen akan memasukkan pesanannya per dua minggu dalam sebulan namun terkadang konsumen akan memasukkan pesanan per satu bulan dan pesanan tersebut akan dimasukkan setiap caturwulan dalam setahun, namun pengecekan ini harus tetap dilakukan setiap hari karena terkadang konsumen akan melakukan penambahan ataupun pengurangan pesanan melalui ycom sehingga penulis harus selalu mengecek agar tidak adanya kesalahan yang membuat proses penjualan menjadi tidak sesuai atau terjadinya delay. Pada saat melakukan pengecekan, penulis menekan tombol print untuk melihat pemesanan termasuk penambahan atau pengurangan pesanan. Setelah itu, penulis akan mengunduh data tersebut untuk kemudian diubah ke dalam bentuk rekapan pada file Excel di setiap bulannya.
Sumber: Dokumen pribadi penulis, 2021
2. Membuat Memo Penjualan
11 Gambar 3.2 Penulis Mengecek PO pada ycom
Pembuatan Memo Penjualan adalah tahapan kedua yang dilakukan oleh penulis dalam menjalankan rangkaian tugasnya dalam menjalankan proses penjualan. Pembuatan Memo Penjualan ini dilakukan melalui aplikasi Accurate yang terinstal di desktop komputer kantor. Penulis pertama membuka aplikasi Accurate dengan memasukkan last company yaitu PT. Mastercorrindo dan kemudian memasukkan kata sandi, setelah itu penulis mengeklik tombol List dan memilih Sales Order kemudian memilih tabel New Sales Order. Penulis selanjutnya memasukkan nama perusahaan konsumen yang memesan dan memasukkan nomor Purchasing Order, dalam penulisan nomor Purchasing Order penulis akan memasukkan nomor kode gudang perusahaan konsumen. Setelah itu penulis memasukkan kode nama item, jumlah seluruh kuantitas model yang dipesan, harga per item dan pajak yang dikenakan. Kemudian penulis mencatat nomor Memo Penjualan dibuat oleh Accurate.
3. Merekap Data Pemesanan
Pada rangkaian tugas selanjutnya penulis merekap data penjualan perusahaan yang akan dikirim besok ke dalam database perusahaan. Penulis pertama membuka file Excel yang berisi rekapan data penjualan sebelumnya, lalu pada saat akan memindahkan data pesanan dari ycom, penulis memindahkan data tersebut dengan cara mengeklik tabel Data dan memilih Get Data From Text/CSV, selanjutnya penulis akan memilih file pesanan yang telah sebelumnya di download melalui aplikasi ycom yang berbentuk file text. Kemudian akan muncul jendela Text Import Wizard yang terbagi ke dalam tiga tahapan, tahapan pertama penulis memilih pilihan Delimited untuk memisahkan beberapa karakter seperti comma atau tabs, selanjutnya pada tahapan kedua penulis mencentang pilihan tabs dan comma untuk menghilangkan tabel dan koma dari text tersebut, lalu pada tahapan ketiga di bagian Column Data Format penulis mencentang pilihan Date untuk mengganti format penulisan tanggal pada kolom tabel pertama.
12 Gambar 3.3 Penulis Merekap Data Pemesanan
Sumber: Dokumen pribadi penulis, 2021
4. Membuat Delivery Order
Rangkaian tugas selanjutnya yang dilakukan penulis adalah memindahkan beberapa data yang dibutuhkan dari database untuk membuat Delivery Order. Delivery Order adalah sebuah lembaran kertas yang berisi nama item yang akan dimuat ke dalam truk pada hari tersebut dan dikirim pada esok harinya, Delivery Order ini juga berfungsi sebagai alat bantu penulis untuk membuat Receipt Card. Data yang diperlukan dalam membuat Delivery Order adalah nama item, nomor order, nomor Memo Penjualan, dan kuantitas per item. Penulis hanya tinggal memindahkan data-data tersebut ke dalam sheet Excel baru yang sudah mempunyai template dari perusahaan. Penulis selanjutnya mencetak Delivery Order tersebut sebanyak dua lembar untuk diberikan kepada ibu Cicilia dan untuk penulis.
13Gambar 3.4 Lembaran Delivery Order Sumber: Dokumen pribadi penulis, 2021
5. Membuat Receipt Card
Selanjutnya pada rangkaian tugas setelah membuat Delivery Order penulis ditugaskan untuk membuat Receipt Card melalui aplikasi ycom. Receipt Card adalah sebuah kartu khusus yang akan dipakai oleh sopir agar bisa membongkar muatan pada saat sampai di tempat tujuan, Receipt Card juga berfungsi sebagai tanda masuk dan item tag yang
menandakan nama item dan kuantitas item. Pada aplikasi ycom penulis mengeklik tabel Order & Delivery dan memilih Delivery Reschedule.
Penulis lalu memasukkan data pemesanan satu per satu sesuai dengan yang tertulis di dalam Delivery Order. Pertama, penulis memasukkan tanggal dan bulan untuk pengiriman lalu memasukkan nama item, nomor id supplier, nomor kode konsumen, dan nomor order. Setelah memasukkan semua data pesanan, penulis menyimpan data tersebut dan dikarenakan tabel yang diberikan hanya dapat memuat sepuluh item pada satu waktu sehingga penulis harus mengulang langkah dalam pembuatan Receipt Card dari awal sampai semua item telah tertulis.
Selanjutnya Penulis akan mencetak Receipt Card tersebut dengan kertas khusus yang bernama kertas Perforasi dan penulis akan memotong serta menyusunnya sesuai dengan ketentuannya yang seharusnya. Dalam penyusunan Receipt Card penulis akan memisahkan kertas yang memiliki barcode dan yang tidak, selanjutnya penulis akan menstempel kertas yang tidak memiliki barcode dengan yang memiliki barcode sesuai dengan jenis item yang tertulis, pada penyusunan ini tidak boleh salah antar jenis item karena jika salah maka barang tidak akan dapat dibongkar pada tempat tujuan. Penulis selalu melakukan pengecekan dua kali pada saat membuat Receipt Card dan pada saat penyusunan Receipt Card dengan cara mencentang item pada lembaran Delivery Order. Setelah Receipt Card telah dibuat, penulis akan memberikan Receipt Card tersebut kepada ibu Cicilia selaku koordinator penulis untuk dilakukan pengecekan kembali dan diserahkan kepada sopir.
14Gambar 3.5 Penulis Membuat Receipt Card Sumber: Dokumen pribadi penulis, 2021
6. Membuat surat penawaran
Penulis diminta membuat surat penawaran untuk beberapa konsumen PT. Mastercorrindo. Pembuatan surat penawaran ini hanya dilakukan penulis jika terdapat permintaan model baru dari konsumen.
Tujuan dari surat penawaran adalah untuk memberikan informasi kepada konsumen tentang produk yang ingin kita tawarkan berdasarkan permintaan konsumen. Surat penawaran ini berisi informasi tentang nama item, ukuran item, gramatur, harga per piece item tersebut, serta syarat & kondisi. Dalam pembuatan surat penawaran, pertama
konsumen akan menghubungi ibu Padmi selaku manajer marketing dan mendiskusikan seperti apa model baru yang diinginkan oleh konsumen baik dari tujuan penggunaan, desain, dan gramatur. Selanjutnya penulis akan diinformasikan oleh ibu Padmi keterangan item model baru tersebut dan dibuatkan surat penawaran menggunakan aplikasi Excel dengan template yang sudah disiapkan sebelumnya, selanjutnya penulis akan berkoordinasi dengan ibu Padmi untuk dilakukan pengecekan, jika sudah sesuai penulis akan mencetak surat tersebut dengan kertas khusus korporasi dan meminta cap perusahaan kepada ibu Liana dan ditandatangani oleh ibu Padmi.
1. Menghitung Stock Finished Goods
Pada bulan pertama, penulis diberi tugas untuk menghitung stok finished goods untuk dapat menghafal item yang dibuat PT.
Mastercorrindo dengan cepat. Pengecekan ini dilakukan untuk Gambar 3.6 Penulis Membuat Surat Penawaran Harga
Sumber: Dokumen pribadi penulis, 2021
3.3.1.2 Tugas Tambahan
menghitung persediaan stok yang akan dikirim besok, penulis membawa kertas Delivery Order dan pulpen untuk menghitung dan mencatat jumlah stok finished goods. Penulis dibimbing dan sekaligus melaporkan hasil jumlah stok finished goods kepada pak Alvian selaku Admin Produksi.
16Gambar 3.7 Penulis Menghitung Stok Finished Goods Sumber: Dokumen pribadi penulis, 2021
2. Membuat Notulen Rapat
Penulis sempat ditugaskan untuk membuat notulen rapat bersama seluruh staf pabrik di Tangerang. Rapat dimulai dari jam 14.00 sampai dengan 18.00 dan membahas tentang kendala yang dialami oleh para staf serta saran dan solusi yang diberikan untuk kendala atau masalah tersebut dari seluruh divisi. Rapat tersebut juga membahas
target untuk semua divisi dan bagaimana caranya untuk mencapai target tersebut di masa depan.
17Gambar 3.8 Rapat di Kantor Pabrik Tangerang Sumber: Dokumen pribadi penulis, 2021
3.3.2 Kendala yang Ditemukan
Selama penulis melakukan kerja praktik magang di PT. Mastercorrindo pada bagian sales dan marketing administration, terdapat beberapa kendala yang ditemukan penulis, antara lain:
1. Kurangnya informasi dan data yang tersedia pada saat melakukan kerja magang.
Kendala yang dialami penulis adalah minimnya orientasi yang diberikan kepada penulis. Saat penulis pertama kali masuk sebagai karyawan magang di perusahaan, penulis tidak dibekali dengan informasi yang cukup terkait dengan Job Desk yang akan dilakukan penulis dan Kultural perusahaan. Proses kerja juga menjadi tidak mudah karena penulis tidak memiliki rekan magang di dalam perusahaan, perusahaan memang tidak menyediakan tempat lagi untuk posisi Internship. Hal ini membuat penulis harus bisa mencari informasi dan mengerjakan tugas yang diberikan dengan baik sendirian, penulis juga harus bisa mengerti dan beradaptasi dengan cepat agar waktu selama kegiatan kerja magang tidak terbuang untuk tidak melakukan kegiatan pekerjaan dari Job Desk penulis.
2. Kesalahan dalam memasukkan data selama proses penjualan.
Penulis diberikan tanggung jawab yang besar pada saat melakukan kerja magang. Setiap kegiatan yang penulis lakukan akan berdampak pada seluruh kegiatan proses jalannya perusahaan. Penulis melakukan dua kesalahan pada saat mengerjakan tugas yang berikan, yang pertama pada saat memasukkan data Purchase Order ke dalam database perusahaan, penulis salah memasukkan nomor Memo Penjualan pada salah satu item yang membuat terjadinya kesalahan pada seluruh rangkaian kegiatan proses pemesanan yang menjadi Job Desk penulis, hal ini pun membuat penulis harus mencari dan memeriksa ulang kegiatan pemasukan data pemesanan yang dilakukan agar dapat menemukan kesalahan yang terjadi, kesalahan ini hanya terjadi sekali pada saat awal penulis yang masih belum terbiasa dengan cara menggunakan database melakukan kerja magang. Kesalahan yang kedua dilakukan penulis pada saat membuat Receipt Card, penulis sering salah memasukkan nomor Order yang membuat cetakan Receipt Card untuk item tersebut tidak keluar, hal ini membuat penulis harus mengerjakan tugasnya dua kali.
3. Kesalahan sistem ycom dan koneksi di perusahaan
Pada saat penulis mencetak Receipt Card, terkadang ada beberapa
kertas perforasi yang dipakai menjadi cepat habis. Hal ini membuat penambahan biaya karena lebih cepat habisnya persediaan kertas.
Terkadang konektivitas server perusahaan tidak dapat terhubung dan membuat pekerjaan penulis menjadi terhambat karena dibutuhkannya akses koneksi server untuk membuka ycom dan memulai pekerjaan.
4. Kurang teraturnya penempatan item finished goods di warehouse
Perusahaan yang semakin berkembang dengan berjalannya waktu membuat gedung yang berada di Tangerang sudah mulai tidak muat.
Penulis pada saat melakukan tugas tambahan di awal bulan yaitu dengan menghitung stok Finished Goods bersama pak Alvian selaku Production Administration mengalami kesulitan untuk mengakses dan menghitung item yang terdapat di warehouse.
3.3.3 Solusi atas Kendala yang Ditemukan
Dalam menghadapi kendala yang dihadapi selama praktik kerja magang, penulis mencoba mengatasi kendala tersebut dengan cara, antara lain:
1. Mencari informasi lebih dalam terkait perusahaan.
Penulis mencoba untuk selalu bertanya kepada Supervisor penulis termasuk ibu Padmi dan ibu Cicilia terkait proses jalannya perusahaan dan bagaimana cara melakukan tugas yang diberikan dari awal sampai akhir secara sedetail mungkin agar penulis tidak kebingungan di saat melakukan tugas yang diberikan dan apa yang harus dilakukan jika terjadi kesalahan pada salah satu serangkaian tugas penulis. Penulis juga meminta berbagai data yang tersedia dan diperbolehkan untuk dijadikan pedoman penulis dalam memahami produk perusahaan dan dalam membuat laporan magang.
2. Selalu memeriksa dua kali dan fokus pada saat memasukkan data.
Penulis dituntut harus selalu bekerja dengan benar karena setiap kesalahan yang terjadi akan berdampak pada serangkaian tugas lainnya yang dilakukan penulis. Penulis berusaha untuk tetap fokus dalam memasukkan data di seluruh rangkaian tugas penulis agar tidak adanya kesalahan penulisan dan pemasukan data yang terjadi. Penulis juga selalu
membuat tanda ceklis pada setiap item yang sudah tercatat dan memeriksa dua kali setelah selesai memasukkan data agar tidak terjadinya kesalahan.
3. Melaporkan kepada Supervisor terkait kesalahan sistem
Selama periode praktik kerja magang penulis selalu melaporkan kepada Supervisor jika terjadi masalah yang ditemukan pada saat penulis melakukan serangkaian pekerjaan, termasuk hasil cetak Receipt Card yang sangat banyak karena beberapa item selalu dicetak lebih. Pihak dari PT.
Mastercorrindo sudah melakukan klaim melalui email kepada pembuat aplikasi ycom, walaupun sudah mulai berkurang item yang bermasalah namun kendala ini masih tetap belum terselesaikan secara total.
Pada saat koneksi server perusahaan mengalami kesalahan, penulis akan melaporkan kendala tersebut kepada Supervisor penulis dan bapak Yohannes selaku karyawan di PT. Mastercorrindo yang bertanggung jawab terhadap semua tugas yang berhubungan dengan IT. Tidak lama setelah pak Yohannes mulai mengerjakan kendala tersebut koneksi server akan kembali normal dan penulis bisa langsung melanjutkan pekerjaannya.
4. Berimprovisasi untuk mencari jalan
Perusahaan yang semakin tumbuh membuat semakin banyaknya pesanan dan stok yang harus dibuat, sedangkan kapasitas warehouse perusahaan sudah mulai penuh, maka dari itu Penulis dan pak Alvian berimprovisasi untuk mencari jalan dengan cara memutar atau pun menaiki barang dengan pijakan yang terbuat dari MDF. Selain itu pada bagian produksi, item yang disusun per ikat harus sedikit digeser antara satu sama lain untuk memudahkan Penulis menghitung item per palet.
3.4 Analisis
PT. Mastercorrindo memanfaatkan teknologi aplikasi yang bernama ycom untuk memudahkan perusahaan untuk melakukan proses penjualan, adapun alur dari proses penjualan dari PT. Mastercorrindo sebagai berikut:
Gambar 3.9 Alur Proses Pemesanan Dengan ycom Sumber: Diadopsi dari data perusahaan, 2021
Proses penjualan pada perusahaan PT. Mastercorrindo sudah termasuk baik karena telah memanfaatkan teknologi untuk memudahkan dan mempercepat proses pemesanan. PT. Mastercorrindo dipermudah dalam hal pemesanan karena konsumen tidak perlu lagi repot-repot menghubungi perusahaan jika ingin memesan dan perusahaan juga tidak perlu meluangkan banyak waktu untuk mengatur pemesanan yang banyak karena telah terorganisir dengan sendirinya melalui sistem sehingga proses penjualan dapat berjalan dengan lebih cepat.
Namun menurut penulis proses penjualan ini masih belum maksimal karena teknologi ini hanya dapat digunakan untuk beberapa konsumen saja karena aplikasi ycom dibuat oleh pihak konsumen dan sehingga tidak dapat digunakan untuk konsumen lain, menurut penulis PT. Mastercorrindo seharusnya sudah mulai membuat aplikasi mereka sendiri yang dapat memudahkan proses penjualan perusahaan dan dapat digunakan oleh semua konsumen, atau menggunakan aplikasi dari pihak ketiga yang mampu digunakan untuk mengintegrasi kegiatan proses penjualan dari PT.
Mastercorrindo ke semua konsumen mereka.
