Integrated Procure to Pay :
Manage Vendor Overview
Pendahuluan
Continue Registration Vendor Auction : Digunakan untuk
melanjutkan registrasi, apabila vendor mendaftar melalui
lelang umum.
Upgrade Vendor : Digunakan untuk melengkapi data
oleh vendor yg sudah disapprove registrasinya
Upgrade Vendor : Digunakan untuk melengkapi data
oleh vendor yg sudah disapprove Re-registrasinya
Display Vendor : Digunakan untuk menampilkan data
Continue Registration Vendor Auction
1. Login aplikasi I-P2P [
www.pertamina.com/I-P2P
]
Vendor Bank Detail (cont’d)
No Field Penjelasan Isi
Field Info Tambahan
1 Mata uang Pilih mata uang
yang digunakan pilihan mandatory 2 Propinsi Bank Pilih lokasi bank pilihan Mandatory 3 Bank Pilih bank pilihan Mandatory 4 Nomor rekening Input no rekening ketik Mandatory 5 Nama pemilik Input nama
pemilik ketik Mandatory 6 Surat referensi Upload suarat
referensi upload Mandatory Isi Form detail
komisaris dengan keterangan berikut
Setelah selesai klik next
End User License Agreement – Pakta Integritas
Ketikkan nama direktur
End User License Agreement – Pakta Integritas
Gunakan tombol “PRINT” untuk mencetak End User License Agreement pada kertas beridentitas/logo perusahaan. Setelah itu, surat ditandatangani pimpinan
End User License Agreement – Surat Pernyataan
Ketikkan nama direktur
End User License Agreement – Surat Pernyataan
Gunakan tombol “PRINT” untuk mencetak End User License Agreement pada kertas beridentitas/logo perusahaan. Setelah itu, surat ditandatangani pimpinan perusahaan, bermaterai cukup, dan dikirimkan dalam hardcopy ke fungsi Procurement
Sampai pada tahap ini, vendor sudah berhasil registrasi dan tinggal
Upgrade / Update Vendor
1. Akses URL I-P2P di alamat
www.pertamina.com/I-P2P
Login ke Aplikasi I-P2P
Ketikkan username
dan password
Menu Update/Upgrade Vendor
Apabila proses registrasi pada tahapan sebelumnya telah berhasil dan
diapprove oleh Pertamina, maka akan muncul tombol “Upgrade SKT”
click
Nomor vendor yang
Update/Upgrade Vendor : Tab Info
Sistem akan menampilkan tab – tab yang harus diisi dan dilampirkan dokumennya
Tab info untuk menampilkan data umum vendor. Data yang sudah terisi dimunculkan dari sistem ERP Pertamina, dapat dilakukan perubahan pada field yang diinginkan.
Click save untuk menyimpan data / clear untuk mereset data seperti semula
Update / upgrade vendor : Tab Bank
Tab bank digunakan untuk
mengisikan data rekening bank vendor, dapat dilakukan perubahan Pada field yang diinginkan dan upload file yang diperlukan
Klik save untuk melanjutkan ke tab berikutnya / Cancel untuk membatalkan Klik
untuk menambahkan rekening bank baru
No Field Penjelasan Isi Field
1 Mata uang Pilihan jenis mata uang yg digunakan Pilihan
2 Propinsi Bank Pilihan Lokasi bank yg digunakan user Pilihan
3 Bank Piih lokasi bank yang digunakan user Pilihan
4 Nomor Rekening Isi nomor rekening yang di gunakan user Input / Ketik
6 Nama pemilik isi dengan nama pemilik Input / Ketik
7 Iban Isikan IBAN jika ada Input / Ketik
8 Surat Referensi Berupa file (*pdf, *jpeg, *jpg) Keterangan Surat Referensi Upload
Upgrade/Upgrade: Tab Bank (cont’d)
Petunjuk pengisian form Bank
Kepemilikan
Perusahaan
Pemegang
Saham
Komisaris
Akta
Perusahaan
Tab kepemilikan perusahaan digunakan
untuk mengisikan data kepemilikan
perusahaan. Ada 3 sub-tab yang
disyaratkan untuk
diisi
dalam tab
kepemilikan perusahaan:
Update / Upgrade : Tab kepemilikan perusahaan
Tab Kepemilikan perusahaan : Pemegang Saham
No Field Penjelasan Isi Field Informasi Tambahan
1 Nama pemegang
Saham
Input Nama pemegang saham Input Mandatory
2 Jumlah Persentase
Keseluruhan
Menampilkan jumlah persentase
saham secara keseluruhan Input Mandatory
3 Jeniskepemilikan Pilih Jenis kepemilikanperusahaan pilihan Mandatory 4 No Npwp Input nomor npwp pemegangsaham pilihan Mandatory 5 Dokumen NPWP Upload dokumen NPWP (pdf, jpg, jpeg) upload Mandatory
Subtab pemegang saham digunakan untuk mengisikan data pemegang saham
perusahaan, ubah dan upload field yang dibutuhkan
Isi form dengan keterangan berikut
Tab Kepemilikan Perusahaan : Komisaris
Subtab Komisaris digunakan untuk mengisikan data komisaris, ubah dan upload field yang dibutuhkan
Klik save untuk melanjutkan ke tab berikutnya / Cancel untuk
Kepemilikan Perusahaan > Komisaris (cont’d)
No Field Penjelasan Isi Field Info Tambahan
1 Nama Komisaris Ketikkan nama komisaris
Input / ketik mandatory 2 Tanggal Mulai
Menjabat
Pilih Tanggal Mulai Menjabat
Pilih Mandatory 3 Tanggal Akhir
Menjabat
Pilih Tanggal Selesai Menjabat
Pilih Mandatory 4 Kewarganegaraan Pilih Jenis Pilih Mandatory
Isi form dengan keterangan berikut
Tab Kepemilikan Perusahaan : Akta Perusahaan
Subtab Akta perusahaan digunakan untuk input akta perusahaan. Ubah field dan upload dokumen yang diperlukan
Klik save untuk melanjutkan ke tab berikutnya / Cancel untuk membatalkan
No Field Penjelasan Isi Field Info Tambahan
1 Jenis Akta Pilih jenis akta Pilihan Mandatory 2 Nama Notaris Input nama Notaris Input mandatory 3 Nomor Akta Input Nomor akta Input Mandatory 4 Tanggal Akta Pilih Tanggal Akta Pilih Mandatory 5 Dokumen Akta Pendirian Upload file (*Jpeg,
Jpg, pdf) akta pendirian
Upload Mandatory
Isi Form dengan keterangan
Upgrade / Update : Tab Direksi
Tab direksi digunakan untuk mengisikan data
pimpinan/direksi perusahaan
Klik save untuk melanjutkan ke tab berikutnya / Cancel untuk membatalkan
Upgrade / Update : tab Direksi (cont’d)
No Field Penjelasan Isi Field Info Tambahan
1 Nama Lengkap Ketik nama lengkap
direksi ketik mandatory
2 Tittle jabatan Pilih posisi jabatan Pilih Mandatory 3 Mulai menjabat Pilih Tanggal mulai
menjabat Pilih Mandatory
4 Tanggal berakhir
jabatan Pilh tanggal selesaijabatan Pilih Mandatory 5 Jenis Kewarganegaraan Pilih jenis
kewarganegaraan Pilih Non-Mandatory 6 Spesimen Tandatangan Upload specimen
tandatangan Pilih Mandatory
Isi form dengan keterangan berikut
Tab sub bidang usaha digunakan untuk mengisikan data sub bidang usaha
Upgrade/Upgrade: Tab Sub Bidang Usaha
Ubah field dan upload dokumen yang dibutuhkan
Klik save untuk melanjutkan ke tab berikutnya / Cancel untuk
Upgrade / update : Tab Sub Bidang Usaha
No Field Penjelasan Isi Field Info Tambahan 1 Bidang Pilih Bidang usaha pilihan Mandatory
2 Sub bidang Pilih sub bidang usaha
sesuai dengan bidang usaha pilihan mandatory 3 Tahun pekerjaan Pilih tahun pekerjaan
terakhir Input Mandatory 4 Pemeberi pekerjaan Input nama pemberi
perkerjaan Input Mandatory 5 Lokasi Proyek Input lokasi proyek input Mandatory 6 Mata uang Pilih mata uang yg
digunakan Pilih Mandatory 7 Nilai Proyek Input nilai proyek yg
digunakan input Mandatory 8 Dokumen pendukung Upload Dokumen
pendukung (*jpeg, *jpg, *pdf)
Upload Mandatory
9 Unggah Bast Upload dokumen (*jpeg, Upload Mandatory Isi Form pengalaman
kerja dengan keterangan berikut
Upgrade /update : Tab Dokumen Pendukung
Tab dokumen pendukung digunakan untuk mengisikan data dokumen pendukung perusahaan
No Nama Field Penjelasan Isi Field TambahanInformasi
1 Nomor Surat Ketik nomor surat input Mandatory 2 Masa Berlaku Pilih tanggal masa berlaku surat Pilih Mandatory 3 UploadDokumen
Upload dokumen (*jpeg, *pdf, *jpg) yang di
perlukan Pilih Mandatory
Ubah field dan upload dokumen yang dibutuhkan
Klik save untuk melanjutkan ke tab berikutnya / Cancel untuk
Ubah field yang diinginkan dan upload file yang diperlukan
Klik save untuk melanjutkan ke tab berikutnya / Cancel untuk
Tab laporan keuangan digunakan untuk
menentukan klasifikasi vendor (Besar, Menengah, Kecil)
Upgrade / Update : Tab Pajak
Tab pajak digunakan
untuk mengisikan data
pajak
No Nama Field Penjelasan Isi Field
Informasi Tambahan
1 Tahun Fiscal Pilih tahun fiscal input Mandatory 2 Minimal nomor
faktur Input minimal nomor faktur Ketik Mandatory 3 Maksimal nomor
faktur
Input maksimal nomor
faktur ketik Mandatory
4 Nomor fakturterakhir yang digunakanketik nomor faktur terakhir Ketik Non-mandatory 5 Dokumen seri upload dokumen seri mandatory
Isi form pajak dengan keterangan berikut
Selamat, vendor Sukses Registrasi
Upgrade/Upgrade: Tab Pajak (cont’d)
Selanjutnya, Proses registrasi akan diverifikasi oleh Pertamina dan selama
proses verifikasi berlangsung, vendor tidak dapat mengubah data
Tuliskan Note, klik Submit dan Ok
Approval Finance Approval Legal Approval HSE Approval Procurement
All Approval Regloc
Approval MDM Approval Regloc
