PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Berdasarkan penelitian dari Pradnya(2010), Klossner(2009), dan
Nistor(2008), pada artikelnya, saat ini penggunaan komputer semakin dirasa penting. Komputer menjadi mudah dijangkau oleh semua orang, dan semua bidang. Komputer berevolusi menjadi alat yang yang sangat dibutuhkan dan mudah digunakan untuk memproses sistem informasi. Dalam masalah belakangan ini, terbukti dengan jelas bahwa Informasi Teknologi sangat penting saat ini, karena informasi telah terbukti menjadi senjata yang kuat dalam semua bidang.
Answer.com dan Technet.microsoft mengatakan, salah satu aplikasi pertama dan terbesar di komputer adalah menjaga dan mengelola bisnis dan laporan keuangan. Saat ini perusahaan besar sudah menggunakan program komputer untuk mengelola catatan atau rekaman kerja karyawan pada sebuah database besar. Program lainnya juga digunakan dalam bisnis saat ini untuk mengelola database, jaringan, internet, hingga kontrol terhadap persediaan barang. Bahkan hampir semua perusahaan yang bergerak di bidang informasi tergantung pada penggunaan komputer dan teknologi informasi. Karena penggunaan komputer yang semakin banyak digunakan, risiko yang ada terhadap informasi teknologi pun semakin mudah untuk dilihat oleh pihak luar, beberapa tahun yang lalu ketika website perusahaan mengalami kerusakan, maka yang
akan menyadarinya mungkin hanya bagian TI perusahaan dan beberapa karyawan. Sekarang, ketika perusahaan mengalami hal tersebut, maka mungkin ratusan pelanggan, perusahaan saingan dan puluhan hacker akan menyadarinya.
McCue (11 Maret 2005) dalam artikelnya memuat sebuah survey tahunan yang dilakukan oleh UK Business Manager dan CMI (Chartered Management Institute), hampir 70% dari 440 manajer menyatakan bahwa kelangsungan Teknologi Informasi dan kegagalan telekomunikasi sebagai ancaman atas organisasi mereka. 51 persen telah memiliki rencana, namun 38 persen organisasi hanya mengontrol anggaran pada bisnis utama mereka saja, dan baru 5 persen yang sudah mengontrol Teknologi Informasi nya.
Berdasarkan survey diatas, terlihat betapa sedikitnya perusahaan yang telah melakukan kontrol terhadap TI mereka. Pada survey Outlook Journal yang ditulis oleh Ryan (2000), hanya 8 persen proyek aplikasi IT berskala besar ($6 juta - $10juta) yang berhasil.
Dengan tingkat risiko kegagalan yang besar pada TI banyak orang yang belum menyadarinya dan mulai melakukan manajemen risiko pada TI untuk mengatasi kegagalan tersebut. Padahal manajemen risiko TI memerlukan perencanaan yang strategis agar penerapannya dapat selaras dengan tujuan bisnisnya. Jika penerapan TI tidak sesuai dengan arah bisnis perusahaan, maka hal inilah yang akan menimbulkan risiko atau ancaman utama bagi perusahaan. Menurut Rahardjo, pada acara Sharing Vision Enterprise Risk Management & Information Technology (2007), menyatakan bahwa tidak ada IT Risk
Management yang sempurna, karenanya harus terus dilakukan perubahan dan perbaikan terus menerus pada risiko manajemen TI.
Beberapa alasan mengapa proyek TI sering mengalami kegagalan menurut Levine (2006) adalah karena tidak memenuhi beberapa kriteria penting, seperti : a. Tepat waktu; b. Sesuai dengan budget yang di rencanakan ; c. memiliki kerjasama yang baik. Untuk dapat memenuhi kriteria penting diatas maka kita pun harus memiliki beberapa strategi yang baik seperti : a.kita harus dapat memenuhi proyek, sesuai dengan jadwal yang sudah dijadwalkan; b.sebelum merencanakan/merancangkan budget, kita harus mampu untuk mengetahui dengan jelas rencana project,baik mengenai waktu dan sumber dayanya,sehingga kita bisa merancang kan budget dengan tepat dan baik; c. untuk menghasilkan kerjasama yang baik kita harus memiliki komunikasi yang effective antar anggota,hal itu dapat dilakukan dengan(memiliki laporan yang terjadwal tiap minggunya,membangun team yang efektif,dll).
Menurut Coley(2004), selain dari 3 hal diatas masi ada 6 lagi yang dapat mempengaruhi kegagalan yaitu :
1. Lack of User Involvement
User harus dilibatkan dalam pembuatan sistem IT nya,karena nantinya yang akan memakai system adalah usernya,jika ingin system menjadi baik maka harus ada hubungan yang baik antara pengguna dan senior managementnya.
2. Long or Unrealistic Time Scales
Waktu yang tidak realistic atau tidak sesuai jadwal, akan membuat system basi/atau tidak dapat digunakan lagi,sehingga untuk mengatasinya maka skala waktu untuk projet harus pendek,yang berarti system yang berskala besar harus dibagi dalam beberapa project secara terpisah.
3. Poor or No Requirements
System harus memilik beberapa requirement,dan enggineer harus mampu membuat sistem sesuai dengan apa yang dia pahami. Hal ini Hampir sama dengan “user harus terlibat dalam pembuatannya”,tetapi disini user harus memahami system,yang artinya dibutuhkan training untuk dapat menggunakan sistem secara baik dan benar.
4. Scope Creep
Management sistem harus jelas dan realistic untuk melakukan fungsi-fungsinya dan tidak melenceng keluar dari fungsi-fungsi yang ada.
5. No Change Control System
Dengan perubahan tehknologi yang sangat cepat ini,IT harus mampu untuk mengikutinya,karena tanpa ada nya perubahan dan perbaikan maka IT akan menjadi tidak berguna,sehingga dalam pembuatan sistem IT nya System harus dapat untuk di perbaharui.
6. Poor Testing
Setiap sistem yang dibuat harus dilakukan uji coba terlebih dahulu,dengan tidak adanya uji coba pada sistem maka akan menyebabkan kita tidak mengetahui kelemahan dan kekurangan yang ada pada sistem tersebut,sehingga setelah di jalankan nantinya jika ada kekurangan atau kelemahan yang tidak sesuai dengan yang kita harapakan kita akan kebingungan untuk mengatasi dan menghadapinya dan sudah tidak ada waktu lagi untuk memperbaikinya.
Woodworth sebagai Worldwide Segment Manager dari IBM Crisis report Team menyatakan dalam artikelnya yang berjudul “The Importance of Information Technology and Telecommunications support in Crisis Management”(2005), tanpa adanya informasi yang akurat dan tepat waktu serta efektif, dapat berakibat pada hasil yang tidak memuaskan, kesalahan pengarahan, atau usaha yang sia – sia. Namun ia juga menjelaskan bahwa TI dapat menjadi penyelamat di saat krisis, bahkan pada krisis yang paling sulit sekalipun jika informasi yang ada dapat diolah dengan baik.
Menurut Borade (2009) , di samping TI yang rentan terhadap risiko, TI juga memiliki banyak kegunaan. Dengan adanya TI, maka tercipta sistem yang saling membantu kita untuk berbagi informasi dan mengakhiri hambatan linguistik di seluruh benua. Dengan begitu TI telah meruntuhkan batas – batas geografis dan menjadikan dunia sebagai ‘desa global’. TI juga menyediakan
sejumlah pilihan bisnis yang murah untuk menekan biaya produktivitas yang tinggi.
Dengan adanya TI yang telah dimanajemen risikonya maka perusahaan telah terbukti dapat menghemat banyak biaya. Gever (8 April 2010) seorang Senior Editor ‘MedPage Today’ menuliskan dalam artikelnya bahwa penggunaan TI yang tepat dapat menghemat biaya sangat besar. Sebagai contoh The Department of Veterans Affairs mendapat $ 3 milyar karena penggunaan TI mereka yang tepat.
McKendrick (11 Maret 2005) seorang SOA contributing editor SmartPlanet.com dan community manager untuk ebizQ dalam artikelnya juga meyakinkan bahwa walau TI membutuhkan biaya yang besar dalam implementasi, manajemen, hingga risiko tinggi yang terdapat didalamnya, TI juga memberikan penghematan yang luar biasa. Misalnya, biaya yang besar untuk implementasi TI pada sebuah kampus, dengan adanya sistem online dan belajar jarak jauh, maka akan menghemat banyak biaya untuk mahasiswa dari segi ongkos perjalanan dan lain lain. Sedangkan untuk pihak kampus, akan menghemat banyak biaya yang digunakan untuk mencetak banyak arsip milik mahasiswanya. Dan untuk keduanya, maka akan menghemat banyak waktu. E- commerce juga salah satu contohnya, walau biaya implementasi nya yang tinggi, namun e – commerce juga memberikan keuntungan luar biasa, karena jangkauannya yang luas yang dapat diakses dan dilihat semua pengguna internet di seluruh dunia. Namun, hal tersebut juga harus diimbangi dengan risiko manajemen TI yang baik karena, tanpa manajemen risiko yang baik, telah
terbukti banyak perusahaan yang mengalami kerugian karena tidak memanajemen risiko TI nya dengan baik. Artinya investasi pada TI akan terbuang sia – sia jika tidak dikelola dengan baik pula.
Massing (2009) menjabarkan secara jelas bahwa Risiko manajemen TI memiliki 4 keuntungan, a. Dengan adanya resiko manajemen TI yang benar maka kita akan dapat membuat batasan yang baik dan ruang lingkup untuk penilaian risiko TI b. mempermudah dalam pengukuran risiko untuk menentukan kunci indicator risiko c. Manajemen risiko dapat menyediakan otomatisasi dasar d. memiliki kemampuan untuk mengatasi risiko baru yang mungkin belum teridentifikasi pada perusahaan.
Phintraco adalah perusahaan solusi TI dan penyedia layanan jasa. Phintraco memberi jasa : develops, implement, support integrated, customized, industry specific enterprise IT solution based on world class leading edge technologies. Karena bisnis yang dikembangkan PT. Phintraco adalah berbasis Teknologi Informasi, namun pada dasarnya PT. Phintraco sendiri belum pernah melakukan manajemen risiko TI pada perusahaannya sendiri, maka penelitian ini kami lakukan .
1.2 Ruang Lingkup
Ruang lingkup pembahasan dalam penulisan skripsi ini dibatasi pada :
1. Penelitian dilakukan pada PT. Phintraco yang terletak di Grand
Ancol Center blok B 33, Jl. R.E. Martadinata no. 1, Jakarta 14430, Indonesia
2. Penelitian dilakukan pada PT. Phintraco dimulai pada tanggal 24
Februari 2010 sampai dengan 20 April 2010
3. Penelitian dilakukan pada bagian TI PT. Phintraco
4. Penelitian difokuskan pada manajemen risiko teknologi informasi
5. Penelitian manajemen risiko teknologi informasi dilakukan
dengan metode / framework NIST (800-30) 1.3 Tujuan dan Manfaat
Tujuan yang hendak dicapai adalah sebagai berikut : 1. Memahami karakteristik TI pada PT. Phintraco.
2. Mengidentifikasi dan menganalisa risiko TI PT. Phintraco
3. Menemukan solusi pengendalian / kontrol yang dapat dilakukan oleh TI PT. Phintraco.
Adapun manfaat-manfaat yang dapat diperoleh adalah sebagai berikut : 1. Memberi gambaran karakteristik TI PT. Phintraco
2. Memberi gambaran ancaman / risiko dan kerentanan sistem TI pada PT. Phintraco
3. Mengetahui tingkat risiko pada TI PT. Phintraco.
4. Memberikan rekomendasi untuk peningkatan manajemen TI pada PT. Phintraco
1.4 Metodologi Penelitian
Metode penelitian yang digunakan dalam penulisan skripsi ini antara lain: 1. Metodologi penelitian kepustakaan (library research)
Metodologi penelitian kepustakaan merupakan suatu metodologi penelitian yang dilakukan untuk mengumpulkan data dengan mencari, mencatat dan mempelajari buku-buku serta sumber-sumber data lain yang berhubungan dengan judul skripsi.
2. Metodologi penelitian lapangan (field research)
Metodologi penelitian lapangan merupakan suatu metodologi penelitian yang dilakukan oleh penulis untuk memperoleh data langsung dari perusahaan dengan cara :
a. Wawancara (interview)
Wawancara merupakan kegiatan pengumpulan data dengan cara tanya jawab secara langsung dengan pihak-pihak yang bersangkutan dalam perusahaan untuk mendapatkan informasi yang diperlukan. Wawancara dilakukan dengan menggunakan beberapa pertanyaan dan daftar checklist.
b. Pengamatan (observation)
Observasi merupakan kegiatan pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan dan peninjauan secara langsung terhadap obyek yang diteliti dari perusahaan tersebut.
c. Dokumentasi
Analisis dokumen dilakukan untuk mengumpulkan data yang bersumber dari arsip, dokumen atau aplikasi yang digunakan oleh perusahaan, yang ada hubungannya dengan penelitian tersebut.
1.5 Sistematika Penulisan
Untuk mendapatkan gambaran umum mengenai penulisan skripsi ini, maka penulisan skripsi ini terbagi menjadi 5 bab dan masing-masing bab dibagi menjadi beberapa sub bab yang saling berkaitan satu dengan yang lain, yaitu :
BAB 1 PENDAHULUAN
Bab ini menguraikan tentang latar belakang penulisan, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian yang digunakan dalam penulisan, serta sistematika penulisan skripsi ini.
BAB 2 LANDASAN TEORI
Bab ini menjelaskan mengenai teori-teori yang didapat dari buku-buku ilmiah maupun informasi-informasi tambahan dari internet yang berkaitan erat dengan topik bahasan skripsi yang digunakan sebagai landasan dasar dalam evaluasi sistem dan pemecahan masalah.
BAB 3 GAMBARAN UMUM TEKNOLOGI INFORMASI YANG BERJALAN
Bab ini menguraikan secara singkat mengenai sejarah perusahaan, visi dan misi, struktur organisasi, uraian tugas dan wewenang, uraian prosedur persediaan barang, Overview Activity Diagram persediaan, uraian aplikasi serta penjelasan mengenai hardware dan software yang digunakan.
BAB 4 EVALUASI MANAGEMEN RISIKO TEKNOLOGI INFORMASI PADA PT. PHINTRACO
Bab ini membahas mengenai evaluasi risiko, mengidentifikasi risiko, dan mengurangi risiko yang ada pada TI PT. Phintraco.
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN
Bab ini menjelaskan mengenai simpulan dokumentasi dari penilaian risiko yang telah dilakukan pada TI PT. Phintraco yang telah dilakukan yang sifatnya menyeluruh dan penulis juga mengemukakan sarannya yang menurut kami sangat berguna dan baik bagi kemajuan serta perkembangan TI PT. Phintraco.
