SISTEM PENYIMPANAN ARSIP DALAM MENUNJANG AKTIVITAS KERJA PADA KANTOR BADAN PEMBEDAYAAN MASYARAKAT DAN
PEMERINTAHAN DESA (BPMPD) PROVINSI SUMATERA SELATAN
Laporan Akhir
Disusun untuk Memenuhi Syarat Menyelesaikan Pendidikan Diploma III Pada Jurusan Administrasi Bisnis Program Studi Administrasi Bisnis
Politeknik Negeri Sriwijaya
Disusun Oleh: APRILIA UTAMI
0613 3060 1242
POLITEKNIK NEGERI SRIWIJAYA PALEMBANG
Motto:
Tidak ada hasil yang mengkhianati usaha jika kalian bersungguh – sungguh, berusaha dan yakin dengan apa yang kalian impikan.
(Penulis)
Ku persembahkan Kepada:
Kedua orang tua yang kucintai Keluarga, adik dan
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT karena berkat rahmat hidayah dan karunia-Nya, penulis dapat menyelesaikan Laporan Akhir ini. Adapun penulisan Laporan Akhir ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat kurikulum yang telah ditetapkan oleh Jurusan Administrasi Bisnis.
Laporan Akhir ini diselesaikan setelah penulis melakukan penelitian pada Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat dan Pemerintaha Desa (BPMPD) Provinsi Sumatera Selatan. Dalam penulisan laporan akhir ini, penulis membahas tentang “Sistem Penyimpanan Arsip dalam Menunjang Aktivitas Kerja pada Kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat dan Pemerintahan Desa (BPMPD) Provinsi Sumatera Selatan”.
Akhir kata, penulis mengharapkan semoga Laporan Akhir ini dapat bermanfaat bagi penulis maupun bagi para pembaca, bagi dunia pendidikan khususnya dan masyarakat pada umumnya agar dapat menambah pengetahuan dan wawasan tentang kegiatan kearsipan. Penulis juga menyadari bahwa dalam penyusunan laporan ini masih terdapat banyak kekurangan karena keterbatasan kemampuan dan pengetahuan yang penulis miliki. Oleh karena itu, penulis sangat mengharapkan saran dan kritik yang membangun demi kesempurnaan laporan ini.
Palembang, Juli 2016
UCAPAN TERIMA KASIH
Puji Syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT karena dengan rahmat dan hidayahnya sehingga penulis dapat Laporan Akhir ini dengan tepat waktu.
Selama proses pengerjaan Laporan Akhir ini, penulis mendapat bantuan yang berarti baik secara materil maupun moril dari berbagai pihak. Mulai dari awal pengerjaan hingga terselesaikannya proses penulisan, baik secara langsung maupun tidak langsung.
Pada kesempatan yang baik ini penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya atas bimbingan, dorongan, dan doa yang diberikan selama pengerjaan laporan ini. Ucapan terima kasih penulis sampaikan kepada:
1. Bapak Dr. Ing. Ahmad Taqwa, M.T. selaku Direktur Politeknik Negeri Sriwijaya Palembang.
2. Bapak A. Jalaludin Sayuti, S.E., M.Hum.Res.M. selaku Ketua Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Sriwijaya Palembang.
3. Bapak Divianto, S.E., M.m. selaku Sekretaris Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Sriwijaya Palembang.
4. Bapak Yusnizal Firdaus, S.E. M.M selaku dosen pembimbing pertama penulis yang telah banyak memberikan bimbingan, saran, dan pengarahan, sehingga laporan akhir ini dapat diselesaikan.
5. Ibu Esya Alhadi, S.E., M.M selaku dosen pembimbing kedua penulis yang telah banyak memberikan bimbingan, saran, dan pengarahan, sehingga laporan akhir ini dapat diselesaikan.
6. Jajaran Dosen dan Staf Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Sriwijaya.
7. Bapak Ir H. Fuad Zarkasih selaku Kepala Badan kantor BPMPD yang telah menerima untuk melakukan penelitian di kantor tersebut
9. Kedua orang tua dan keluarga penulis yang selalu memberikan doa dan semangat untuk keberhasilan serta bantuannya selama studi maupun dalam penyusunan laporan ini.
10. Teman-teman seperjuangan kami terutama kelas 6 NH terima kasih atas persahabatan dan motivasi dalam meningkatkan prestasi selama berjuang bersama dalam menjalani studi di Politeknik Negeri Sriwijaya.
11. Semua pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan penyusunan laporan kerja praktek ini.
Akhir kata penulis mohon maaf yang sebesar-besarnya jika terdapat kesalahan dalam penulisan nama atau gelar. Semoga segala bantuan baik materil maupun moril yang telah diberikan, mendapat pahala yang lebih di sisi Allah SWT, Amin.
Palembang, Juli 2016
ABSTRACT
This final report is created as one of the requirement for student to complete the diploma 3 majoring in Business Administration at State Polytechnic Sriwijaya. This report contains of filing storage system at Badan Pemberdayaan Masyarakat dan Pemerintahan Desa (BPMPD) Sumatera Selatan. Based on the observations was done by the author, it can be explained that filing storage system in Badan Pemberdayaan Masyarakat dan Pemerintahan Desa (BPMPD) Sumatera Selatan has not perfect yet because the current system have not supported the activities for the employees in finding required record and the equipments were used is also incomplete in supporting filing storage. Time spent in finding record is more than 1 minute and also the accuracy ratio is more than 3%. The storage system can be define as a good system if in finding record is less than 1 minute and the accuracy ratio is less than 3%.
Keyword : Filling Storage System, Filling Equipment.
Penulisan laporan akhir ini dibuat sebagai salah satu syarat bagi mahasiswa Politeknik Negeri Sriwijaya untuk menyelesaikan pendidikan diploma 3 jurusan Administrasi Bisnis. Laporan ini berisikan mengenai sistem penyimpanan arsip pada kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat dan Pemerintahan Desa (BPMPD) Provinsi Sumatera Selatan. Berdasarkan pengamatan yang dilakukan penulis, dapat dijelaskan bahwa sistem penyimpanan arsip pada kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat dan Pemerintahan Desa (BPMPD) Provinsi Sumatera Selatan belum sempurna karena sistem yang digunakan belum menunjang aktivitas pegawai kantor dalam penemuan arsip kembali dan peralatan perlengkapan yang digunakan juga belum lengkap dalam menunjang penyimpanan arsip. Waktu yang digunakan dalam pencarian surat lebih dari 1 menit dan ratio kecermatan juga lebih dari 3% sistem penyimpanan dikatakan sudah baik jika pencarian surat kurang dari 1 menit dan ratio kecermatan nya kurang dari 3%.
Kata kunci: Sistem penyimpanan arsip, peralatan dan perlengkapan arsip.
Halaman
HALAMAN JUDUL... i
HALAMAN PENGESAHAN... ii
SURAT PERNYATAAN... iii
HALAMAN LEMBAR PENGESAHAN... iv
MOTTO DAN PERSEMBAHAN... v
KATA PENGANTAR... vi
UCAPAN TERIMA KASIH... vii
ABSTRACT... ix
DAFTAR ISI... xi
DAFTAR TABEL... xiii
DAFTAR GAMBAR... xiv
DAFTAR LAMPIRAN... xv
BAB I PENDAHULUAN... . 1
1.1 Latar Belakang... 1
1.2 Perumusan Masalah... 3
1.3 Ruang Lingkup... 3
1.4 Tujuan Dan Manfaat Penulisan... 3
1.4.1 Tujuan... 3
1.4.2 Manfaat... 4
1.5 Metodologi Penelitian... 4
1.5.1 Ruang Lingkup Penelitian... 4
1.5.2 Jenis dan Sumber Data... 4
1.5.3 Teknik Pengumpulan Data... 5
1.5.4 Analisa Data... 6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA... 7
2.1 Pengertian Arsip... 7
2.3 Tujuan Manajemen Arsip... 10
2.4 Prosedur Pengarsipan... 10
2.5 Prosedur Penyimpanan... 11 2.6 Sistem Penyimpanan Arsip... 11
2.7 Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan... 14
2.8 Angka Kecermatan... 16
BAB III KEADAAN UMUM... 17
3.1 Sejarah Perusahaan... 17
3.2 Visi dan Misi... 18 3.3 Struktur Organisasi... 19
3.3.1 Bagan Stuktur Organisasi kantor BPMPD... 21
3.3.2 Bagan Struktur Organisasi Bag. Kearsipan... 22
3.4 Uraian Tugas... 22
3.5 Sistem Penyimpanan Arsip... 26
3.6 Penemuan Kembali Arsip pada Kantor BPMPD Prov Sumsel... 31
3.7 Peralatan dan Perlengkapan Penyimpanan Arsip... 32
BAB IV PEMBAHASAN... 35
4.1 Usaha-Usaha untuk memperbaiki sistem penyimpanan arsip pada kantor BPMPD Provinsi Sumsel... 36
4.2 Cara Penemuan Surat yang Tersimpan dalam map Odner... 47
4.3 Peralatan dan Perlengkapan yang harus dilengkapi instansi... 48
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN... 51
5.1 Kesimpulan... 51
5.2 Saran... 52
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 3.1 Daftar Klasifikasi Masalah Kantor BPMPD... 26
Tabel 3.2 Agenda Surat Masuk ... 27
Tabel 3.3 Agenda Surat Keluar ... 29
Tabel 3.4 Jumlah Surat Masuk dan Keluar ... 30
Tabel 3.5 Jumlah Surat tidak ditemukan ... 31
Tabel 3.6 Waktu yang dibutuhkan dalam penemuan arsip ... 32
Tabel 4.1 Ratio Kecermatan ... 37
Tabel 4.2 Daftar Klasifikasi ... 39
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 3.1 Sturktur Organisasi... 21
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Bag. Kearsipan ... 22
Gambar 3.3 Map Odner Surat Masuk... 28
Gambar 3.4 Map Odner Surat Keluar... 29
Gambar 3.5 Buku Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar... 33
Gambar 3.6 Map Odner... 34
Gambar 3.7 Lemari Arsip... 34
Gambar 4.1 Contoh Kartu Indeks ... 41
Gambar 4.2 Contoh Penyusunan Kartu Indeks dalam Kotak Indeks ... 42
Gambar 4.3 Contoh Penyortiran Sistem Subjek ... 43
Gambar 4.4 Sistem Penyimpanan di Map Odner ... 44
Gambar 4.5 Penyimpanan surat di Filling Cabinet... 45
Gambar 4.6 Contoh Kartu Indeks... 47
Gambar 4.7 Penyusunan Map Odner di Lemari Arsip... 48
Gambar 4.8 Guide... 49
Gambar 4.9 Penyimpanan Dengan Guide... 49
Gambar 4.10 Kartu Indeks... 50
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Lembar Rekomendasi Ujian Laporan Akhir Lampiran 2. Permohonan Surat Pengantar Pengambilan Data Lampiran 3. Surat Pengantar Izin Pengambilan Data
Lampiran 4. Surat Konfirmasi Perusahaan
Lampiran 5. Surat Kesepakatan Bimbingan Pembimbing I Lampiran 6. Surat Kesepakatan Bimbingan Pembimbing II Lampiran 7. Lembar Konsultasi Pembimbing I
Lampiran 8. Lembar Konsultasi Pembimbing II Lampiran 9 Kartu Kunjungan Mahasiswa Lampiran 10. Hasil Wawancara
Lampiran 11. Lembar Revisi Laporan Akhir
