BAB V
KESIMPULAN DAN REKOMENDASI
5.1 Kesimpulan
Dari analisa yang telah dilakukan pada bab sebelumnya dan melihat kondisi perusahaan sekarang ini, didapatkan beberapa temuan yang dihasilkan dari hasil analisa dengan berbagai macam tools dalam ilmu distribusi, yaitu perbedaan dalam ruang (discrepancy in space) merupakan permasalahan utama yang harus dihadapi oleh distribusi Theda. Selanjutnya desain jaringan distribusi yang dilakukan Theda sekarang ini adalah Manufacturer Storage with Direct Shipping memiliki kelemahan dalam order
visibility, returnability dan customer experience. Kelemahan ini harus diatasi untuk
menyesuaikan dengan kebutuhan retailer dan kelancaran bisnis Theda.
Yang terakhir adalah kurang fokusnya Theda dalam assortment yang dilakukan sehingga tidak menghasilkan spesialisasi yang optimal. Theda berkecimpung dan terlibat banyak, baik dalam proses allocation, customization, maupun dispersion. Theda perlu mempersempit fokusnya dalam assortment sehingga bisa melakukan spesialisasi untuk keunggulan bersaing dalam distribusi.
Maka Kesimpulan yang telah kami temukan adalah sebagai berikut;
1. PT Theda telah memiliki strategi distribusi sebelum kelompok kami melakukan penelitian ditempat tersebut hanya saja strategi yang di gunakan oleh PT Theda tersebut masih sangat sederhana dan kurang efisien dari segi biaya dan waktu,
karena dari hasil pantauan kami PT Theda melayani semua pesanan terhadap semua pihak retailer baik itu yang kecil maupun besar, sebagai contohnya:
Pada hari senin ada pesanan yang harus diantar ke wilayah Jakarta barat, lalu sorenya ada pesanan lagi di daerah tersebut dekat dengan tempat yang diantar tadi siangnya, maka keesokan harinya PT Theda harus kembali ke tempat tersebut untuk mengantarkan barang lagi, barang yang seharusnya bisa diantarkan secara bersamaan tersebut karena kurangnya strategi distribusi yang tepat maka marus diantarkan dua kali, hal ini akan sangat merugikan PT Theda baik itu dari segi waktu dan biaya karena pengantaran di wilayah Jakarta akan memakan waktu yang lama (macet dijalan) dan menghabiskan ongkos (bensin).
2. Strategi distribusi yang tepat untuk meningkatkan penjualan PT Theda dalah dengan menggunakan sistem distributor di setiap wilayah yang potensial untuk penyebaran produk, dalam hal ini PT Theda disarankan menggunakan sistem distribusi ”Distributor Storage with Last Mile Delivery” .
5.2 Recommendation Channel Mapping
Dari temuan pada sub bab 5.1, point 1 dan 2 maka kami menyarankan menggunakan desain jaringan distribusi ”Distributor Storage with Last Mile Delivery”
karena dengan desain ini memiliki beberapa kelebihan yang bisa menutup kekurangan dari jaringan distribusi yang dilakukan Theda sekarang ini:
Menyadari bahwa perbedaan dalam ruang merupakan masalah yang perlu diatasi oleh Theda (seperti tertulis pada subbab 5.1 point 1) maka perlu ditambahkan pihak baru dalam channel members, yaitu distributor. Salah satu alasan ditunjuknya distributor dalam hal ini adalah karena permasalahan perbedaan ruang yang dihadapi Theda. Dengan ditunjuknya suatu distributor maka bisa lebih meng-cover lebih banyak wilayah dengan tingkat pelayanan yang masih dimungkinkan. Dalam jaringan distribusi ”Distributor Storage with Last Mile Delivery” distributor mempunyai peran untuk mengantarkan barang kepada customernya (dalam hal ini retailer Theda) dalam suatu wilayah geografis tertentu. Dengan ditunjuknya distributor maka Theda berfokus untuk melakukan
concentration dimana concentration juga bertujuan untuk mengurangi transportation cost.
Jadi terdapat perubahan dimana sebelumnya Theda terlibat baik dalam allocation,
customization, dan dispersion (subbab 5.1 point 3) menjadi berfokus hanya pada concentration.
Permasalahan order visibility, returnability, dan customer experience (seperti tertulis dalam subbab 5.1 point 2) bisa diatasi dengan jaringan distribusi ”Distributor Storage with Last Mile Delivery”. Berikut adalah karakteristik kinerja dari jaringan distribusi ini :
Cost factor Performance__________________________
Inventory Higher than distributor storage with package carrier
delivery.
Transportation very high cost given minimal scale economies. Higher than any other distribution option. Salah satu cara untuk
concentration. Dengan ditunjuknya distributor maka akan
memperbesar skala ekonomi yang pada akhirnya justru bisa memperkecil biaya transportasi karena Theda mengirimkan barang hanya kepada distributor dalam jumlah besar dan kemudian distributor menangani pengiriman kepada retailer dalam suatu radius geografis.
Facilities and handling Facility cost higher than manufacturer storage or distributor storage with package carrier delivery, but lower than a chain of retail stores. Secara keseluruhan memang
biaya fasilitas dan penanganan akan meningkat, tetapi hal ini bisa diatasi dengan penyusunan criteria distributor yang memiliki fasilitas baik dan penanganan yang efisien.
Information Similar to distributor storage with package carrier delivery.
Service factor Performance_________________________ Response time Very quick. Same day to next day delivery.
Product variety Somewhat less than distributor storage with package carrier delivery but larger than retail stores.
Product availability More expensive to provide availability than any other option except retail stores.
Customer Experience Very good, particulary for bulky items.
Order traceability Less of an issue and easier to implement than manufacturer storage or distributor storage with package carrier delivery. Returnability Easier to implement than other option. Harder and more
expensive than retail network.
Channel Mapping Recommendation by Order Manufacturer Executives sales representative Company sales force distributor distributor Modern market
Retailer luar kota retailer jabodetabek retailer jabodetabek small quantity
Gambar 5.1 Channel Mapping Recommendation by Order (Distributor Storage with Last Mile
Delivery)
Penjelasan:
Pesanan dilakukan oleh pihak retailer baik itu retailer dari dalam kota dan luar kota ke masing – masing sales PT Theda sesuai dengan penempatan mereka. Untuk pemesanan dari distributor di luar Jabodetabek dan modern market maka order ditangani oleh Executive Sales Representatives. Untuk pemesanan dari distributor Jabodetabek maupun retailer besar dalam wilayah Jabodetabek (PT Theda masih menangani distribusi kepada
existing retailer yang berpotensi di wilayah Jabodetabek) ditangani oleh Company Sales Force. Dari para sales tersebut permintaan barang akan diteruskan ke pihak pabrik yang akan memproduksi barang pesanan para retailer.
Channel Mapping Recommendation by delivery
Company logistic division 2 Modern market distributor distributor National expedition Company logistic division 1 Manufacturer
Retailer luar kota Retailer jabodetabek Retailer Jabodetabek small quantity
Gambar 5.2 Channel Mapping Recommendation by delivery (Distributor Storage with Last Mile
Penjelasan:
Setelah produk selesai di produksi di pabrik maka pengantaran barang dilakukan, untuk retailer luar kota pengantaran diserahkan kepada pihak ke 2 yaitu bagian ekspedisi yang memiliki armada besar dan terpercaya brand nya. Dari situ barang akan diantarkan langsung ke tempat distributor untuk kemudian para retailer mengambil barang di distributor ataupun pihak distributor akan mengantarkan barangnya ke para retailer tersebut.
Sedangkan untuk retailer di dalam kota pengiriman barang dilakukan dengan menggunakan bagian logistic dari PT Theda sendiri yang dibagi menjadi dua bagian yaitu untuk jumlah besar dan jumlah kecil sesuai banyaknya order.
Dalam channel mapping yang kami rekomendasikan ini terdapat beberapa perubahan struktur distribusi yang dimungkinkan untuk diterapkan oleh PT. Theda Multicipta dalam kondisi saat ini. Kami merekomendasikan menggunakan desain jaringan distribusi Distributor Storage with Last Mile Delivery. Dalam jaringan distribusi ini maka stok barang dikirim dari manufaktur ke distributor dan selanjutnya distributor yang bertanggung jawab melakukan pengiriman kepada customer, dalam hal ini customer yang dimaksud adalah retailer. Ada beberapa perubahan jaringan distribusi diantaranya yaitu adanya tambahan divisi logistik Theda dan distributor.
a. Company Logistic Division
Pada gambar 5.1 dapat terdapat Company Logistic Division 1 dan Company Logistic Division 2. Dalam rekomendasi ini terdapat pemisahan fungsi logistik yaitu Company Logistic Division 1 menangani pengiriman dalam skala yang lebih kecil yaitu
pengiriman ke retailer-retailer dalam wilayah Jabodetabek, sedangkan Company Logistic Division 2 menangani pengiriman dalam skala yang lebih besar yaitu pengiriman ke modern market dan distributor dalam kota.
Dalam Company Logistic Division 1 armada bisa merupakan mobil pick-up sedangkan armada Company Logistic Division 2 merupakan light truck. Dengan adanya pemisahan ini diharapkan dapat mencapai efisiensi untuk pengiriman dalam kota karena utilisasi yang optimal dari tiap armada yang disesuaikan dengan besarnya jumlah pengiriman.
b. Distributor
Distributor adalah agen penjual yang ditunjuk oleh PT. Theda Multicipta untuk menyalurkan produk kepada retailer. Distributor terbagi menjadi dua jenis yaitu distributor di luar kota maupun distributor yang berada dalam wilayah Jabodetabek. Dengan adanya distributor, maka distributor termasuk dalam segmen pelanggan yang dilayani oleh PT Theda Multicipta. Dengan adanya distributor maka dalam penerapannya diarahkan untuk mengurangi segmen retailer dalam skala kecil. Artinya retailer dalam skala kecil akan dilayani oleh distributor sehingga PT Theda Multicipta hanya menangani distribusi kepada distributor dan retailer Jabodetabek dalam yang memesan dalam kuantitas besar.
Dengan diterapkannya hal ini maka mengarah pada pemisahan yang jelas (channel separation) antara fungsi exchange dan fungsi logistik. Dengan adanya distributor maka frekuensi pemesanan dalam kuantitas kecil bisa dikurangi, ini akan mengurangi beban yang ditanggung oleh executive sales representatives dan company
sales force dimana order yang ditangani terlampau banyak dan tidak efisien karena
seringkali menangani order dalam jumlah kecil.
Kriteria Distributor
Agar dapat melakukan distribusi dengan baik, maka distributor harus memiliki sumber daya dan kapabilitas tertentu, oleh sebab itu Theda sebaiknya memiliki kriteria terlebih dahulu dalam memilih distributor untuk memenuhi goals dalam distribusi yang diharapkan Theda. Kriteria itu meliputi :
• Kapasitas warehouse yang memadai
Tujuan yang ingin dicapai dari hal ini adalah Theda mampu melakukan
centralized stocking. Dengan melakukan centralized stocking terutama untuk
distributor di luar kota, maka Theda bisa meningkatkan ketersediaan produk di luar kota dan meminimalisir inventory. Beban penyimpanan inventori akan ditanggung oleh distributor.
Untuk kapasitas warehouse ditentukan oleh demand pada tiap wilayah. Untuk analisa demand forecast bergantung pada data tiap wilayah meliputi beberapa faktor yaitu :
- Past demand
- Planned advertising or marketing efforts - State of the economy
- Planned price discounts
• Memiliki armada distribusi sendiri
Dengan memiliki armada distribusi maka distributor ini memiliki kemampuan untuk mengantarkan barang kepada retailer yang ia layani dengan efisien, karena tujuan yang ingin dicapai dari hal ini adalah tanggung jawab utama dari pendistribusian barang kepada retailer ada pada distributor. Bila barang dikirimkan melalui pihak lain dikhawatirkan akan semakin banyak menambah masalah seperti bila terjadi kesalahan antar maupun kehilangan barang, dll.
• Memiliki Bank Garansi
Bank Garansi diperlukan untuk menjamin kelancaran suatu transaksi antara pembeli dan penjual. Dalam Bank Garansi ini pihak bank bertindak sebagai pihak yang independen. PT Theda memerlukan Bank Garansi bila melakukan transaksi dalam jumlah yang besar, terutama kepada pihak yang belum dikenal dengan baik. Dengan ada nya Bank Garansi, maka antara pihak pembeli dan penjual akan sama – sama merasa nyaman dalam bertransaksi.
• Pendekatan personal selling yang baik
Pendekatan per individu adalah hal yang penting dalam menjalin hubungan yang erat dan dalam jangka waktu yang lama, seseorang bila sudah dekat dengan orang lain akan tetap setia walaupun ditawari sesuatu yang lain yang lebih baik karena
Dia sudah merasa nyaman dan terikat dengan orang tersebut. Maka produk dan merk bukanlah satu-satunya hal yang berpengaruh terhadap kesetiaan pelanggan tetapi ada hal lain yang bersifat lebih personal.
• Memiliki kinerja customer service yang baik
Distributor yang baik harus dapat menjembatani antara pihak perusahaan dan konsumen, klaim yang muncul sudah seharusnya langsung disampaikan kepada pihak perusahaan agar dapat langsung ditangani dengan seksama dan sesegera mungkin sebab konsumen yang tidak puas akan sangat mempengaruhi reputasi perusahaan, mereka dapat menyebarkan berita negatif mengenai produk Theda kepada kerabat mereka, padahal dalam kenyataan nya bukannya PT Theda tidak mau melayani keluhan konsumen melainkan distributor yang telah ditunjuk tersebut tidak menyampaikannya kepada PT Theda sehingga komplain tersebut tidak langsung ditangani. Tentu saja hal ini akan sangat merugikan karena reputasi sales after service PT Theda akan dicap buruk sehingga akan berdampak terhadap penjualan dari produk Theda.
• Merupakan pemain lama dari bisnis Office Furniture yang dapat menunjukkan sistem forecast yang jelas
Mengapa kami memasukan pemain lama kedalam kriteria distributor adalah karena kami memiliki asumsi bahwa para pemain yang sudah cukup lama terjun dalam bisnis ini sudah mengetahui benar bagaimana seluk beluk mengenai lingkungan dan keadaan dari pasar yang ada di daerah mereka. Para distributor ini sudah memiliki data mengenai kapan suatu institusi akan melakukan pergantian furniture karena faktor umur produk yang sudah uzur atau karena mendapat subsidi untuk merombak kantor mereka. Begitupula dengan para retailer yang langsung menjual produk kepada konsumen / pemakai, para distributor in sudah mengetahui barang – barang apa saja yag sudah menjadi langganan atau favorit di
daerah tersebut. Hal ini akan memudahkan Theda untuk memasuki pasar di suatu daerah karena banyaknya pengalaman dari para pemain lama tersebut.
Solusi yang akan dicapai
Dari rekomendasi ini diharapkan muncul sejumlah solusi dan mengurangi kelemahan dan inefisiensi dari jaringan distribusi sebelumnya, seperti :
1. Efisiensi biaya transportasi karena Theda hanya menangani pemesanan oleh distributor dan retailer besar di daerah Jabodetabek. Distribusi ke retailer di luar kota dan pemesanan dalam skala kecil akan menjadi tanggung jawab distributor.
2. Returnability dan customer experience akan lebih baik, karena retailer
bisa membeli / mengembalikan produk ke lokasi distributor dimana lokasi distributor lebih dekat daripada manufaktur Theda, dan distributor mempunyai fasilitas untuk menampung produk tersebut. 3. Mendukung channel separation, karena frekuensi order yang masuk
kepada executive sales representative maupun company sales force akan menurun karena order dalam skala kecil tidak masuk, tetapi order yang masuk lebih berskala besar. Jadi, sales force akan lebih berfokus untuk menangani order yang memiliki skala ekonomi lebih besar. 4. Dengan menjalin kerjasama dengan distributor, dalam jangka panjang
bisa dilakukan forecasting untuk pengiriman secara reguler, dengan ada nya forecasting maka produk yang dikirim bisa di-package dan diatur penjadwalan nya sehingga menghasilkan efisiensi biaya transportasi.
5. Dispersion atau penyebaran produk akan meningkat. Distributor
berfokus pada allocation dan customization untuk memenuhi persyaratan yang diinginkan retailer. Dengan melayani segmen distributor, maka di setiap wilayah penyebaran produk Theda akan luas karena distributor sudah memiliki jaringan nya sendiri dalam mendistribusikan produk. Hal ini bisa berdampak pada penjualan yang potensial karena jumlah retailer akan meningkat, dimana retailer berfokus untuk melakukan dispersion kepada end user.
6. Response Time akan lebih baik, karena stok barang yang ada di
distributor akan didistribusikan langsung kepada retailer yang lokasi nya relatif lebih dekat dengan distributor dibandingkan lokasi manufaktur PT Theda Multicipta.
7. Dengan menjalin kerjasama dengan distributor, maka jika skala ekonomi mencukupi bisa di lakukan semi-assembly di lokasi distributor, artinya Theda bisa menempatkan sejumlah karyawan untuk melakukan perakitan produk di lokasi distributor, sehingga Theda hanya perlu mengirimkan bahan baku setengah jadi sehingga bisa lebih menekan biaya transportasi. Hal ini bisa meningkatkan keunggulan bersaing Theda dibandingkan dengan kompetitornya. Hal ini sulit diwujudkan pada tingkat retailer karena tidak memiliki skala ekonomi yang mencukupi.
