Penerapan Teknologi
Workflow
Pada Sistem Penerbitan Surat Keputusan
Pengangkatan Pegawai UKSW
Artikel Ilmiah
Peneliti :
Agus Wuryanto (672008200)
Kristoko Dwi Hartomo, M.Kom. Magdalena A. Ineke Pakereng, M.Kom.
Program Studi Teknik Informatika
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana
i
Penerapan Teknologi
Workflow
Pada Sistem Penerbitan Surat Keputusan
Pengangkatan Pegawai UKSW
Artikel Ilmiah
Diajukan kepada Fakultas Teknologi Informasi
Untuk memperoleh gelar Sarjana Komputer
Peneliti :
Agus Wuryanto (672008200) Kristoko Dwi Hartomo, M.Kom. Magdalena A. Ineke Pakereng, M.Kom.
Program Studi Teknik Informatika
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana
vi
Penerapan Teknologi
Workflow
Pada Sistem Penerbitan Surat Keputusan
Pengangkatan Pegawai UKSW
1)
Agus Wuryanto 2) Kristoko Dwi Hartomo 3) Magdalena A. Ineke Pakereng
Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana Jl. Diponegoro 52-60, Salatiga 50711, Indonesia Email: 1)aguswe@staff.uksw.edu,2)kristoko@staff.uksw.edu,
3)
ineke.pakereng@staff.uksw.edu
Abstract
Satya Wacana Christian University (SWCU) Human Resource Departement when published the issuance of Decree Hiring still use manual way, namely by doing the writing of the decree every time company need to use Microsoft Word, this is problematic in terms of delay in making the Decree Hiring, so will impact on Payroll System for the employee. Based on that, we need a system that can assist in the process of making the Decree Hiring automatically and informative. System generated in this study, was built using existing workflow technology on Microsoft Sharepoint 2010. The results of the study conducted shows that the workflow technology, the resulting system can display information quickly with the notification received by the user
Keywords: Issuance of Decision Systems, Microsoft Sharepoint 2010, Workflow Technology
Abstrak
Personalia Universitas Kristen Satya Wacana (UKSW) dalam penerbitan Surat Keputusan Pengangkatan Pegawai masih menggunakan cara manual, yaitu dengan melakukan penulisan Surat Keputusan tersebut setiap waktu dibutuhkan, dengan menggunakan Microsoft Word. Hal ini menimbulkan masalah dalam hal keterlambatan pada proses pembuatan Surat Keputusan Pengangkatan Pegawai sehingga berdampak pada Sistem Penggajian bagi pegawai yang bersangkutan. Berdasarkan hal tersebut, dibutuhkan sebuah sistem yang dapat membantu dalam proses pembuatan Surat Keputusan Pengangkatan Pegawai secara otomatis dan informatif. Sistem yang dihasilkan dalam penelitian ini, dibangun dengan menggunakan teknologi workflow yang terdapat pada Microsoft Sharepoint 2010. Hasil dari penelitian yang dilakukan menunjukkan bahwa dengan teknologi workflow, sistem yang dihasilkan dapat menampilkan informasi secara cepat melalui notifikasi yang dikirimkan pada user.
Kata Kunci: Sistem Penerbitan Surat Keputusan, Microsoft Sharepoint 2010, Teknologi
Workflow
1)
Mahasiswa Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana
2)
Staf Pengajar Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana
3)
1
1. Pendahuluan
Teknologi yang berkembang di era sekarang ini menuntut setiap orang untuk selalu mengikutinya, sehingga tidak ketinggalan jaman. Begitu juga dalam perkembangannya, Universitas Kristen Satya Wacana sebagai lembaga perguruan tinggi swasta terkemuka di Jawa Tengah selalu meningkatkan teknologi yang digunakan dalam menjalankan proses belajar mengajar termasuk dalam sistem administrasi personalianya.
Proses penerbitan Surat Keputusan (SK) Pengangkatan Pegawai di UKSW, pada saat ini masih menggunakan cara manual yang dibuat oleh staff personalia, dengan menggunakan aplikasi Microsoft Word, sehingga data SK yang ada masih berada di komputer masing-masing pembuat SK tersebut, dalam arti bahwa data SK tersebut belum terpusat. Pada prakteknya, pembuatan SK Pengangkatan Pegawai ini masih menunggu usulan dari unit kerja masing-masing, dan menunggu persetujuan dari Kepala Unit, Pembantu Rektor, Rektor dan Ketua YPTKSW, sehingga hal ini membutuhkan waktu yang panjang dalam penerbitan SK tersebut. Karena waktu yang lama dalam proses penerbitan SK maka berdampak pula pada terlambatnya penggajian bagi pegawai yang bersangkutan. Berdasarkan masalah tersebut, diperlukan sistem yang berbasis web, yang dapat membantu proses pembuatan penerbitan SK Pengangkatan Pegawai, yang dimulai dari usulan melalui unit, persetujuan kepala unit, wakil rektor, rektor, persetujuan Ketua Yayasan Perguruan Tinggi UKSW, yang dibangun dengan menggunakan teknologi Workflow.
Sistem informasi dalam penelitian ini dikembangkan dengan menggunakan teknologi Workflow [1]. Penerapan teknologi workflow dalam sistem informasi menyebabkan setiap user dan stake holder dapat memantau proses usulan pengangkatan kepegawaiannya, karena dalam teknologi ini memungkinkan setiap aktifitas usulan, persetujuan dan penerbitan SK dapat dipantau oleh user yang terkait dengan sistem ini.
Berdasarkan latar belakang tersebut, maka dilakukan penelitian yang membahas tentang “Penerapan Teknologi Workflow Pada Sistem Penerbitan Surat Keputusan Pengangkatan Pegawai UKSW”, yang bertujuan menghasilkan sistem informasi yang cepat dan informatif, dan diharapkan dapat membantu bagian Personalia dalam melakukan proses penerbitan SK Pengangkatan Pegawai UKSW.
2. Tinjauan Pustaka
2
sistem informasi dengan sistem alur kerja (workflow) yang diterapkan pada proses pengajuan proposal skripsi [4].
Berdasarkan penelitian-penelitian yang telah dilakukan mengenai sistem informasi, dan pengunaan teknologi workflow, maka dilakukan penelitian yang membahas tentang sistem informasi penerbitan SK pengangkatan pegawai UKSW, dengan menggunakan Teknologi Workflow. Sistem informasi penerbitan SK pengangkatan pegawai UKSW dikembangkan dalam bentuk website dengan memanfaatkan teknologi Workflow yang terdapat pada Microsoft Sharepoint 2010 dengan bahasa pemrograman ASP.Net [5] , dengan tujuan menghasilkan sistem informasi yang cepat dan informatif, dan diharapkan dapat membantu bagian Personalia dalam melakukan proses penerbitan Surat Keputusan Pengangkatan Pegawai UKSW. Sistem yang dihasilkan juga memberikan kemudahan akses bagi user terkait, karena data yang diolah terpusat, dan tidak perlu dilakukan proses instalasi pada komputer user. Penelitian ini diimplementasikan pada Bagian Personalia di Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga.
Penelitian yang dilakukan membahas tentang sistem penerbitan Surat Keputusan Pengangkatan Pegawai. Surat Keputusan Pengangkatan Pegawai adalah suatu surat keputusan dari pihak yang berwenang menerbitkannya, untuk keperluan legalitas hukum atas diangkatnya seorang pegawai dalam suatu badan usaha.
Sistem yang dihasilkan dalam penelitian ini, dibangun dengan memanfaatkan teknologi Workflow pada Microsoft Sharepoint 2010 [1]. Workflow merupakan sebuah proses kerja dalam suatu aktifitas. Teknologi Workflow digunakan untuk menjalankan suatu proses bisnis secara elektronik, dimana di dalamnya terdapat proses/fungsi yang menjalankan tugas-tugas ke bagian terkait untuk dikerjakan [2]. Teknologi Workflow adalah salah satu teknologi yang ada pada fitur Microsoft Sharepoint yang berguna untuk memberikan dokumentasi alur kerja dan dapat memberikan notifikasi kepada user melalui proses kerja yang sedang berjalan pada sebuah aplikasi di dalam lingkungan kerja Microsoft Sharepoint. Keunggulan teknologi Workflow ini adalah: 1) Dapat mendokumentasikan proses kerja yang sedang berjalan pada suatu proses kerja dalam sebuah aplikasi; 2) Memudahkan pihak-pihak terkait dalam menelusuri proses kerja dalam sebuah aplikasi; dan 3) Mudah dipelajari. Workflow dalam Microsoft Sharepoint mudah untuk dipahami dan diimplementasikan.
Faktor keamanan sistem ini menggunakan sistem login ke dalam sistem dengan lebih dahulu mendaftarkan user ke dalam server Active Directory yang kemudian didaftarkan juga melalui sistem yang ada pada Microsoft Sharepoint 2010. Pada segi keamanan, database user tersimpan di dalam server active
directory yang terpisah yang kemudian akan disinkronisasikan dengan fitur
3
Gambar 1 Workflow Dalam Microsoft Sharepoint
Gambar 1 menunjukkan alur kerja suatu proses persetujuan dokumen di mana dimulai dengan permohonan persetujuan, apabila dokumen disetujui maka sistem akan melakukan pemberitahuan melalui email bahwa dokumen disetujui dan sebaliknya bila dokumen ditolak maka sistem akan memberikan pemberitahuan melalui email kalau dokumen ditolak.
3. Metode dan Perancangan Sistem
Penelitian yang dilakukan, diselesaikan melalui tahapan penelitian yang terbagi dalam empat tahapan, yaitu: (1) Analisis kebutuhan dan pengumpulan data; (2) Perancangan sistem, meliputi perancangan proses menggunakan diagram UML, dan perancangan teknologi workflow dalam sistem; (3) Implementasi Sistem; dan (4) Pengujian sistem, dan analisis hasil pengujian.
Gambar 2 Tahapan Penelitian
Tahapan penelitian pada Gambar 2, dijelaskan sebagai berikut. Tahap
4
dan wawancara. Kebutuhan sistem didefinisikan sebagai berikut: (1) Dibutuhkannya sebuah sistem untuk melakukan permohonan usulan pengangkatan calon pegawai menjadi pegawai UKSW yang digunakan secara
online oleh unit; (2) Dibutuhkannya sebuah sistem untuk melakukan permohonan
pengangkatan pegawai UKSW menjadi Pegawai Yayasan Perguruan Tinggi UKSW yang digunakan secara online oleh unit; (3) Dibutuhkannya sistem yang dapat melakukan persetujuan usulan pengangkatan pegawai baik calon pegawai ataupun pegawai yayasan yang digunakan secara online oleh Kepala Unit, Pembantu Rektor, Rektor, dan Ketua Yayasan; (4) Dibutuhkannya sistem yang dapat menampilkan progress proses usulan pengangkatan pegawai; (5) Dibutuhkannya sistem yang dapat memberikan notifikasi kepada pihak terkait dengan penerbitan surat keputusan pengangkatan pegawai; (6) Dibutuhkannya SK Pengangkatan Pegawai yang dikeluarkan secara otomatis sebagai hasil akhir
output dari sistem. Berdasarkan hasil observasi tersebut, maka dihasilkan
gambaran proses bisnis penerbitan SK pengangkatan pegawai UKSW.
Gambar 3 Proses Bisnis Penerbitan SK Pengangkatan Pegawai UKSW
Gambar 3 menunjukkan bahwa proses penerbitan SK pengangkatan pegawai UKSW dimulai dari usulan unit/fakultas yang kemudian disetujui oleh kepala unit/fakultas, usulan tersebut kemudian dibawa ke dalam rapat pimpinan UKSW untuk kemudian dilakukan persetujuan oleh Pembantu Rektor 1, jika usulan tersebut untuk pegawai akademik, dan dilakukan persetujuan oleh Pembantu Rektor 2, jika usulan tersebut untuk pegawai non akademik. Apabila persetujuan dinyatakan disetujui maka Rektor melakukan persetujuan untuk kemudian diterbitkannya SK pengangkatan pegawai oleh personalia UKSW.
5
Untuk mengatasi kelemahan yang terjadi dalam sistem yang sudah ada, maka dirancang proses yang dapat mengakomodasi keperluan dan meminimalisasi waktu proses penerbitan SK pengangkatan pegawai UKSW.
Gambar 4 Proses Bisnis Penerbitan SK Pengangkatan Pegawai UKSW Dengan Teknologi Workflow
Gambar 4 menunjukkan proses bisnis penerbitan SK pengangkatan pegawai UKSW dengan teknologi workflow, dijelaskan sebagai berikut. Proses dimulai dari usulan Unit/Fakultas melalui sistem berbasis web, setelah usulan dilakukan maka sistem akan memberikan peringatan melalui email ke Kepala Unit/Fakultas untuk melakukan validasi persetujuan penerbitan SK pengangkatan pegawai. Setelah Kepala Unit/Fakultas melakukan validasi persetujuan maka secara otomatis sistem akan memberikan peringatan melalui email ke Pembantu Rektor 1 untuk jenis pegawai akademik, dan memberikan peringatan melalui
email ke Pembantu Rektor 2 untuk jenis pegawai non akademik. Setelah
Pembantu Rektor 1 atau Pembantu Rektor 2 mendapatkan peringatan usulan penerbitan SK, maka diadakan Rapat Pimpinan untuk menentukan persetujuan penerbitan SK pengangkatan pegawai. Berdasarkan hasil rapat pimpinan maka dilakukan validasi persetujuan oleh Pembantu Rektor 1 dan Pembantu Rektor 2, setelah validasi dilakukan maka sistem akan memberikan peringatan melalui
email ke Rektor, setelah itu Rektor akan melakukan validasi persetujuan
penerbitan surat keputusan dan sistem akan memberikan peringatan melalui email ke personalia untuk dilakukan penerbitan surat keputusan pengangkatan pegawai.
Berdasarkan hasil analisis dan observasi tersebut, maka perlu adanya database yang menampung semua informasi tersebut. Tahap kedua: merancang proses dengan menggunakan diagram UML, dan merancang alur kerja sistem menggunakan teknologi workflow. Pada tahap ini sistem dikembangkan dalam bentuk web, dengan memanfaatkan teknologi ASP.Net dan Workflow Microsoft Sharepoint 2010; Tahap ketiga: yaitu mengimplementasikan hasil perancangan aplikasi; Tahap keempat : yaitu menguji sistem dengan menggunakan blackbox
testing serta user acceptance testing (UAT).
Perancangan proses dalam sistem penerbitan SK pengangkatan pegawai UKSW yang dibangun, dilakukan menggunakan diagram UML, yaitu use case
diagram, activity diagram, sequence diagram, class diagram, dan deployment
6
Gambar 5 Use Case Diagram Sistem
Gambar 5 menunjukkan use case diagram sistem, yang terdiri dari 7 aktor yaitu Staff Unit, Kepala Unit, Pembantu Rektor 1, Pembantu Rektor 2, Rektor, Ketua Yayasan dan Staff Personalia. Staff Unit memiliki peran dalam melakukan
input data pegawai baru, melakukan usulan pengangkatan pegawai, dan melihat
progress status usulan SK. Kepala Unit memiliki peran untuk melakukan validasi
7
Gambar 6 Activity Diagram Sistem Informasi Penerbitan SK Pengangkatan Pegawai UKSW
Gambar 6 menunjukkan activity diagram untuk proses penerbitan SK pengangkatan pegawai. Proses diawali dengan staff Unit/Fakultas melakukan
login sesuai unitnya masing-masing, kemudian melakukan usulan pengangkatan
pegawai, jika jenis usulan untuk pegawai baru, maka staff Unit/Fakultas melakukan input data pegawai baru, jika jenis usulan untuk pengangkatan pegawai menjadi pegawai kontrak yayasan, maka data diambil dari database personalia. Kemudian staff Unit/Fakultas melakukan input usulan SK pengangkatan. Setelah itu kepala Unit/Fakultas melakukan login sesuai unit masing-masing, kemudian melakukan validasi sebagai persetujuan, sistem akan melakukan penyimpanan data dan memberikan notifikasi berupa email ke Pembantu Rektor 1 jika jenis pegawai adalah pegawai akademik, jika jenis pegawai non akademik, maka sistem akan memberikan notifikasi ke email Pembantu Rektor 2. Setelah itu Pembantu Rektor 1 atau Pembantu Rektor 2 melakukan login ke dalam sistem, untuk melakukan validasi persetujuan usulan SK yang telah disetujui Kepala Unit/Fakultas, setelah itu sistem akan menyimpan data dan memberikan notifikasi berupa email ke Rektor, kemudian Rektor melakukan login dan memberikan persetujuan usulan SK pengangkatan pegawai. Setelah itu sistem akan melakukan penyimpanan data dan melakukan notifikasi
email ke staff personalia untuk diterbitkannya SK pengangkatan pegawai dan
8
Gambar 7 Sequence Diagram Sistem Informasi Penerbitan SK Pengangkatan Pegawai UKSW
9
Gambar 8 Class Diagram Sistem
Gambar 8 menunjukkan class diagram sistem, dimana demi kebutuhan sistem yang aman maka diperlukan pemisahan resource User Interface,
Controller, dan database.
10
Gambar 9 menunjukkan model deployment diagram sistem yang akan diimplementasikan ke dalam server, dijelaskan sebagai berikut. Aplikasi yang dibangun diletakkan pada server MS Sharepoint Server, kemudian untuk
component library dari aplikasi yang merupakan controller dari sistem diletakkan
pada Component Server, dan untuk menampung data dari hasil sistem yang dibangun akan diletakkan pada Database Server.
Gambar 10 Rancangan Penerapan Teknologi Workflow dalam Sistem
Gambar 10 menunjukkan rancangan penerapan teknologi workflow dalam sistem, terdiri dari 4 (empat) jenis SK dengan status kepegawaian yang berbeda. Sebagai contoh dapat dijelaskan sebagai berikut.Jika ada usulan jenis SK dengan jenis SK untuk pengangkatan pegawai UKSW dengan status pegawai non akademik, maka diperlukan persetujuan dari Kepala Unit, Pembantu Rektor 2, dan Rektor, dan dilanjutkan proses notifikasi dari setiap proses validasi sampai ke dalam proses penerbitan SK pengangkatan pegawai, dan jika status pengangkatan pegawai yayasan maka diperlukan persetujuan dari Ketua Yayasan untuk dapat diterbitkannya SK pengangkatan pegawai.
4. Hasil dan Pembahasan
11
digunakan untuk perangkat lunak lainnya; (7) Dengan terpangkasnya waktu berakibat juga tidak terlambatnya bagian penggajian pegawai dalam memenuhi hak-hak pegawai yang bersangkutan; dan (8) Semua kegiatan mulai dari usulan sampai terbitnya SK dapat terdokumentasi secara baik.
Tools dan teknologi yang digunakan untuk membangun sistem informasi
penerbitan SK pengangkatan pegawai, adalah Microsoft Sharepoint 2010 dengan bahasa pemrograman ASP.Net dan database Microsoft SQL Server 2008. Pemilihan teknologi ini dikarenakan untuk mempermudah penggunaan teknologi
workflow yang akan diimplementasikan dalam sistem informasi ini, dimana
teknologi workflow sudah terintegrasi dengan Microsoft Sharepoint 2010. Rancangan penerapan teknologi workflow dalam sistem pada Gambar 10, menjadi dasar pembuatan workflow ke dalam Microsoft Sharepoint 2010, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 11 a, b, c dan d.
Gambar 11a PenerapanWorkflow Dalam Microsoft Sharepoint 2010 Untuk Proses Penerbitan Jenis SK Pegawai Non Akademik UKSW
12
Gambar 11c PenerapanWorkflow Dalam Microsoft Sharepoint 2010 Untuk Proses Penerbitan Jenis SK Pegawai Non Akademik Yayasan
Gambar 11d PenerapanWorkflow Dalam Microsoft Sharepoint 2010 Untuk Proses Penerbitan Jenis SK Pegawai Akademik Yayasan
Gambar 11 bagian a, b, c, dan d, menunjukkan setiap proses yang dilakukan sistem berdasarkan workflow, sesuai dengan jenis SK yang ditunjukkan dengan kode 001 untuk jenis SK pegawai non akademik UKSW, kode 002 untuk jenis SK pegawai akademik UKSW, kode 003 untuk jenis SK pegawai non akademik yayasan, dan kode 004 untuk jenis SK pegawai akademik yayasan. Berdasarkan Gambar 11, terlihat bahwa untuk setiap proses validasi persetujuan, sistem akan mengirimkan notifikasi ke setiap uservalidator.
13
Hasil dari user acceptance test sistem informasi penerbitan SK pengangkatan pegawai ini dapat dilihat pada Gambar 10.
Gambar 10 Grafik Hasil Pengujian User Acceptance Test
Grafik hasil pengujian user acceptance test pada Gambar 10, menerangkan hasil pengujian dari penerimaan sistem penerbitan SK pengangkatan pegawai, dimana terdapat 5 pertanyaan yang digambarkan pada sumbu x dan nilai jawaban diskalakan pada sumbu y. Berdasarkan grafik pada Gambar 10, penerimaan sistem paling rendah pada skala 80, yang berarti sistem dapat diterima dengan baik oleh user/pengguna.
5. Simpulan
14
6. Daftar Pustaka
[1]. Collins, M. J., 2010. Office 2010 Workflow (Developing Collaborative
Solution). Apress
[2]. Dun & Bradstreet Software Services, 1993. Workflow Technology. Smart Stream.
[3]. Abdullah, Z., 2001. Sistem Edaran Surat Online. Politeknik Negeri Sembilan Malaysia.
[4]. Bahaweres, R. B., 2012. Pengembangan Sistem Alur Kerja Dokumen
(Workflow) Prosedur Pengajuan Proposal Skripsi Dengan Alfresco
Enterprise Content Managemen (ECM) (Studi Kasus : Program Studi
Teknik Informatika UIN Jakarta). Yang menghasilkan sistem informasi dengan sistem alur kerja (workflow) yang diterapkan pada proses pengajuan proposal skripsi. UIN Syarif Hidayatullah
[5]. Microsoft. ASP.Net Overview [Online]. Viewed 2014 August 10.
Available:http://msdn.microsoft.com/en-us/library/4w3ex9c2(v=vs.140).aspx
