commit to user
i
LAPORAN KULIAH PUSDOKINFO
PROSEDUR PENGADAAN BAHAN PUSTAKA DI UPT
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ATMA JAYA
YOGYAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Persyaratan dalam Memperoleh Gelar
Vokasi Ahli Madya (A.Md.) dalam Bidang Ilmu Perpustakaan
Oleh :
GUSTI AJI DAMARJATI
D1810037
PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2013`
i
LAPORAN KULIAH PUSDOKINFO
PROSEDUR PENGADAAN BAHAN PUSTAKA DI UPT
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ATMA JAYA
YOGYAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Persyaratan dalam Memperoleh Gelar
Vokasi Ahli Madya (A.Md.) dalam Bidang Ilmu Perpustakaan
Oleh :
GUSTI AJI DAMARJATI
D1810037
PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2013`
i
LAPORAN KULIAH PUSDOKINFO
PROSEDUR PENGADAAN BAHAN PUSTAKA DI UPT
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ATMA JAYA
YOGYAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Persyaratan dalam Memperoleh Gelar
Vokasi Ahli Madya (A.Md.) dalam Bidang Ilmu Perpustakaan
Oleh :
GUSTI AJI DAMARJATI
D1810037
PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
commit to user
commit to user
commit to user
MOTTO
“ Semua orang tidak perlu menjadi malu karena pernah berbuat kesalahan,
selama ia menjadi lebih bijaksana dari pada sebelumnya.
(Alexsander)
“Kesalahan terbesar laki-laki adalah ketika memilih suatu pekerjaan, dan
Kesalahan terbesar wanita adalah ketika memilih jodoh”
(Konfusius)
“jauh lebih baik menjadi sumur kering yang dilempari batu oleh setiap
orang yang melewatinya, dari pada menjadi sumber air kehidupan yang
tidak pernah terpakai”
(Kahlil Gibran)
commit to user
vii
PERSEMBAHAN
Karya sederhana ini ku persembahkan untuk:
Kedua orang tuaku tercinta yang selalu
memberikan kasih sayang, pengarahan
dan doa serta dukungannya.
Adikku cantik yang selalu membuatku
tersenyum ( Mega )
Seseorang yang memberi warna berbeda
dalam hidupku ( Deasy)
Teman-teman Perpustakaan 2013.
commit to user
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Alhamdulilah, Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang
telah melimpahkan rahmat dan hidayah-nya sehingga penulis dapat
menyelesaikan Tugas akhir yang berjudul “PROSEDUR PENGADAAN BAHAN
PUSTAKA DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ATMA JAYA
YOGYAKARTA “.
Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi persyaratan guna memperoleh
Gelar Vokasi Ahli Madya (A.Md.) Program Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial
Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
Di dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat
kesulitan. Namun berkat bantuan dan dukungan moral maupun material dari
berbagai pihak, akhirnya kesulitan tersebut dapat diatasi. Untuk itu pada
kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang
sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Prof. Drs. Pawito,Ph.D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
2. Bapak Drs.Haryanto, M.Lib, selaku Ketua Program Studi Diploma III
Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas
Maret Surakarta dan Penguji Tugas Akhir.
3. Bapak Widodo, M.Sos. Sc, selaku Ketua UPT Perpustakaan Universitas
commit to user
ix
4. Drs.Surisno Satrio Utomo, M.Si selaku Dosen Pembibing utama yang
telah bersedia dan memberikan saran, bimbingan dan pengarahan dalam
penulisan Tugas Akhir ini..
5. Dra. Mieke Hardjiatmi. S.Sos, selaku pembimbing akademik.
6. Ibu A. Tri Susanti, S.Kom,.M.A. Kepala UPT Perpustakaan Universitas
Atma Jaya Yogyakarta yang telah memberikan ijin penulis untuk
melaksanakan Kuliah Kerja Perpustakaan (KKP).
7. Bapak YMV, Agung Nugroho, S.Sos, Selaku pembibing Kuliah Kerja
Perpustakaan (KKP) di UPT Perpustakaan Universitas Atma Jaya
Yogyakarta.
8. Seluruh staff UPT Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta atas
pengarahan selama pelaksanaan Kuliah Kerja Perpustakaan (KKP).
9. Teman-teman DIII Perpustakaan Universitas Sebelas Maret Surakarta
angkatan 2010, terimakasih untuk kebersamaan dan dukungan serta
doanya.
10. Seluruh pihak yang membantu penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir
ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu dan dengan tanpa
mengurangi rasa hormat, penulis mengucapkan banyak terimakasih atas
seluruh bantuan yang telah diberikan kepada penulis
Dalam Tugas Akhir ini penulis menyadari bahwa masih jauh dari
sempurna, karena keterbatasan pengetahuan penulis. Oleh karena itu, penulis
commit to user
Akhirnya penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat berguna dan
dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya dalam pengembangan ilmu perpustakaan
khususnya dan masyarakat pada umunya.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Surakarta, 28 Mei 2013
commit to user
xi DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR... viii
DAFTAR ISI... xi
DAFTAR TABEL... xiv
DAFTAR BAGAN………... xvi
DAFTAR LAMPIRAN……… xvi
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah... 1
B. Rumusan Masalah ... 4
C. Tujuan Tugas Akhir ... 4
D. Waktu Pelaksanaan... 4
E. Manfaat pengamatan ……... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Pengadaan Bahan Pustaka……….. 6
1. Pengertian Perpustakaan…... 6
2. Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi... 8
3. Pengertian Pengadaan... 9
4. Pengertian Bahan Pustaka... 9
5. Pengertian Pengadaan Bahan Pustaka... 11
commit to user
B. Prosedur dan Metode Pengadaan Bahan Pustaka………….. 16
1. Pembelian dan Pemesanan………... 16
2. Tukar Menukar.. ……..……… 18
3. Sumbangan Atau Hadiah... 19
4. Titipan………... 21
5. Penerbitan sendiri………... 21
BAB III DISKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI A. Sejarah……… 23
B. Struktur Organisasi… ... 25
C. Sumber Daya Manusia... 28
D. Gedung atau Ruangan ... 30
E. Sumber Dana…………... ... 31
F. Sarana dan Prasarana……… ... 32
G. Koleksi………... ... 34
H. Layanan………... 37
BAB IV PEMBAHASAN A. Prosedur Pengadaan Bahan Pustaka………... 40
1. Proses Pengadaan Buku Pembelian ……….... 40
2. Proses Pengadaan Buku Hadiah ..…... 45
B. Audio Visual………...
C. Pelayanan Referensi………
D. Pengadaan Serial………...
E. Pengadaan Bahan Pustaka………... 47
50
57
commit to user
xiii
F. Pengolahan Bahan Pustaka……….. 69
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan………... 79
B. Saran………... 82
DAFTAR PUSTAKA………...
commit to user
DAFTAR TABEL
Tabel 1. Grafik Perkembangan Staf Perpustakaan Universitas
Atma Jaya Yogyakarta……….. 28
Tabel 2. Grafik Koleksi Perpustakaan Universitas Atma Jaya
Yogyakarta……… 36
Tabel 3. Grafik Pengguna Jasa Perpustakaan Perpustakaan Universitas
commit to user
xv
DAFTAR BAGAN
Bagan 1. Struktur Organisasi Perpustakaan Universitas Atma Jaya
Yogyakarta………. 27
Bagan 2. Data Khusus Gedung/Ruangan Perpustakaan Universitas
commit to user
LAMPIRAN
Lampiran 1. Surat Tugas Kuliah Kerja Perpustakaan
Lampiran 2. Surat Balasan dari UPT Perpustakaan Universitas Atma Jaya
Yogyakarta
Lampiran 3. Daftar Jadwal Kuliah Kerja Perpustakaan
Lampiran 4. Absensi Mahasiswa Kuliah Kerja Perpustakaan
Lampiran 5. Laporan Periodik Kuliah Kerja Perpustakaan
Lampiran 6. Form Penilaian Mahasiswa Kuliah Kerja Perpustakaan
Lampiran 7. Kegiatan Selama Kuliah Kerja Perpustakaan Di UPT Perpustakaan
Universitas Atma Jaya Yogyakarta
commit to user
ABSTRAK
Gusti Aji Damarjati. D1810037. Prosedur Pengadaan Bahan Pustaka Di UPT Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta. Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas
Maret Surakarta. 82 Halaman.
Prosedur Pengadaan Bahan Pustaka merupakan kegiatan yang penting dilakukan pada setiap lembaga atau instansi. Seperti halnya di UPT Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta. Penulisan tugas akhir ini dilakukan dengan tujuan untuk mendeskripsikan dan mengetahui sistem kearsipan bagian administrasi di UPT Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta. Pengamatan ini merupakan jenis pengamatan deskripsi kualitatif. Sumber data yang digunakan yaitu informan yang dianggap mengetahui informasi secara mendalam dan dapat dipercaya, dan pengumpulan data dengan studi dokumen serta observasi terhadap kejadian atau peristiwa yang terkait dengan proses sistem kearsipan bagian administrasi. Analisis data dilakukan dengan reduksi data, sajian data kemudian penarikan kesimpulan.
Sistem kearsipan bagian administrasi di UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi Atma Jaya Yogyakarta meliputi 3 tahap, yaitu tahap penciptaan, tahap pelayanan dan tahap pemusnahan arsip. Tahap penciptaan adalah prosedur pengurusan surat atau dokumen untuk dijadikan sebuah arsip. Pada tahap penciptaan arsip terdiri dari 2 tahap, yaitu tahap surat masuk dan surat keluar. Tahap pelayanan terdiri dari proses permintaan, pencarian, pengambilan, pencatatan, pengendalian dan penyimpanan kembali. Sedangkan tahap pemusnahan terdiri dari tahap penyeleksian, pemusnahan dan dokumen.
Hasil analisis pengamatan yang dilakukan di UPT Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta, penulis menyimpulkan bahwa sistem kearsipan bagian administrasi di UPT Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta telah sesuai dengan prosedur yang ditentukan oleh tenaga yang ahli dibidang tersebut. Tetapi adanya hambatan-hambatan yang menyebabkan sistem kearsipan bagian administrasi di UPT Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakartakurang optimal. Hal ini disebabkan oleh faktor-faktor penghambat antara lain: kurangnya sumber daya manusia yang mengelola arsip di UPT Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta, gedung untuk penataan dan pengelolaan arsip masih kurang memadai. Hal-hal inilah yang menghambat terciptanya optimalisasi sistem kearsipan bagian administrasi di UPT Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta.
commit to user
ABSTRACT
Gusti Aji Damarjati. D1810037. Library Materials Procurement Procedure In UPT Atma Jaya Yogyakarta University Library. Diploma Program
Library Faculty of Social and Political Sciences, University of March Surakarta. Page 86.
Filing System Administration is an important activity performed at each institution or agency. As in the University Library Unit Atma Jaya Yogyakarta. Thesis was done in order to describe and know the system archives administration department at the University Library Unit Atma Jaya Yogyakarta. This observation is a qualitative description of the types of observations. Data sources used are regarded informant who knows in depth information and trustworthy, and data collection to study the document and observe the event or events associated with the process of filing systems administration. Data analysis was performed with data reduction, data presentation and then drawing conclusions Archival systems administration department at the University Library Unit Atma Jaya Yogyakarta includes 3 stages, namely the creation stage, stage and phase of destruction of records service. Stage is the creation of a letter or document handling procedures to be used as an archive. At the creation stage of records consists of two phases, namely phase incoming and outgoing mail. Results of the analysis of observations made at the University Library Unit Atma Jaya Yogyakarta, the authors conclude that the system of the administration of archives at the University Library Unit Atma Jaya Yogyakarta in accordance with procedures established by the personnel who are experts in the field. But the barriers that lead to system archival administration in the University Library Unit Surakartakurang Slamet Riyadi optimal. This is due to limiting factors such as: the lack of human resources to manage archives at UPT University Library Atma Jaya Yogyakarta, buildings for administration and management of archives is still inadequate. These are the things that hinder the creation of system optimization archival administration in the University Library Unit Atma Jaya Yogyakarta.
