Peranan IT dalam bisnis dalam

(1)

Sebuah teori dan penerapannya

Peran IT dalam

transformasi model

bisnis

(2)

 _{1 . Pendahuluan}

Saat ini dimana saja, sulit untuk menghindari dari

informasi atau tulisan tentang teknologi informasi (TI) dan Internet. Hal ini tidak saja terjadi di negara Amerika sana, akan tetapi di Indonesia juga. Surat kabar dan majalah dipenuhi dengan cerita sukes dan gagal dari individu atau perusahaan yang merangkul TI dan

Internet. Teknologi informasi adalah sama dengan teknologi lainnya, hanya informasi merupakan

komoditas yang diolah dengan teknologi tersebut. Dalam hal ini, teknologi mengandung konotasi memiliki nilai ekonomi. Teknologi pengolah informasi ini memang memiliki nilai jual, seperti contohnya teknologi

database, dan security.

(3)

 _{Hubungan IT dengan bisnis terutama dengan}

sistem manajemennya

O’Brien (1999) mendefinisikan sistem informasi manajemen sebagai sekelompok orang, prosedur, dan sumberdaya yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarluaskan informasi dalam suatu organisasi. Sumberdaya tersebut terdiri atas

sumberdaya manusia, perangkat keras (hardware), perangkat

lunak (software), sumberdaya data, dan jaringan (network).

Salah satu kategori dari sistem informasi yang secara umum diaplikasikan didalam kegiatan bisnis adalah sistem informasi

manajemen berbasis web, atau yang lazim dikenal dengan istilah internet.

(4)

Dasar Teori

Menurut Rosen (2000), internet merupakan

suatu jaringan global yang terbentuk dari

jaringan kecil, berhubungan dengan jutaan

komputer di dunia dan terhubung dengan

(5)

Dasar Teori



_{Semakin pentingnya peran it dalam}

dunia bisnis

Sistem informasi manajemen dan berbagai bentuk pengembangannya menjadi semakin penting. Oleh karena itu, sistem informasi manajemen harus mampu menciptakan

(6)

Dasar Teori

Namun demikian, pengembangan sistem informasi

manajemen yang optimal tidaklah mudah, karena arah pengembangan tersebut harus searah dengan

kebutuhan bisnis sebuah organisasi secara global, tanpa mengesampingkan faktor eksternal maupun faktor

internal organisasi, serta kondisi persaingan dengan para kompetitornya. Hal tersebut senada dengan yang diungkapkan oleh Schiefer dan Fritz (2003) bahwa fokus dari sistem informasi manajemen dalam kegiatan bisnis adalah menyediakan informasi manajerial yang

berkaitan erat dengan faktor-faktor keberhasilan kritis (critical success factors) organisasi, baik ditinjau dari aspek internal, maupun eksternal dalam rangka

(7)

Perkembangan Teknologi Informasi dalam Dunia Bisnis

Dalam dunia bisnis Teknologi Informasi dan Komunikasi

dimanfaatkan untuk perdagangan secara elektronik atau dikenal sebagai E-Commerce. E-Commerce adalah

perdagangan menggunakan jaringan komunikasi internet. Dalam dunia perbankan Teknologi Informasi dan Komunikasi

adalah diterapkannya transaksi perbankan lewat internet atau dikenal dengan Internet Banking. Beberapa transaksi yang dapat dilakukan melalui Internet Banking antara lain transfer uang, pengecekan saldo,pemindahbukuan,

(8)

Layanan TIK sekarang digunakan oleh semua sektor ekonomi, mulai dari pertambangan dan pertanian sampai layanan

finansial, manufaktur dan kepariwisataan. Jejaring privat ini hadir di semua industri global, di mana perusahaan

multinasional menjadi perusahaan jejaring. Para pengguna bisnis berskala besar memiliki kebutuhan akan sistem yang cost-effective, leluasa, aman, automated, terpadu dan

terandalkan. Jika para penyedia layanan lokal tidak dapat memenuhi kebutuhan ini, dengan biaya yang masuk akal, perusahaan-perusahaan besar memiliki pilihan untuk

(9)

Pada ruang lingkup yang lebih luas, sebagai contoh

pada lingkungan bisnis, kehadiran teknologi informasi

mulai disadari dapat menghadirkan berbagai solusi

yang dapat membantu proses bisnis yang ada.

Departemen TI pada sebuah perusahaan mulai

dibangun dan secara konstan diminta untuk

(10)

Teknologi Informasi dalam meningkatkan

keunggulan Kompetitif

Perusahaan di masa era informasi adalah masa transformasi yang revolusioner, Kinerja perusahaan tidak hanya dinilai dari sisi

financial dan aktiva tetapi membahas segala aspek yang harus menyediakan cost leadership, diffrention, dan focus. Era

informasi perusahaan lebih responsif untuk menjawab

tantangan pasar, persiapan untuk menghadapi tantangan perusahaan saat ini banyak mulai memutuskan untuk

outsourcing untuk memperbaiki kinerja perusahaan terkait

dengan proses bisnis yang bukan merupakan core competence atau core business-nya. Diharapkan dengan menyerahkan

pengelolaan proses tersebut ke tangan perusahaan lain sebagai mitra bisnis yang memiliki core business di bidang tersebut,

terciptalah sebuah proses dengan kinerja optimal

(11)

Komunikasi Bisnis melalui Teknologi Informasi dan Komunikasi

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan atau informasi diantara dua orang atau lebih dengan harapan terjadinya

pengaruh yang positif atau menimbulkan efek tertentu yang diharapkan. Komunikasi adalah persepsi dan apresiasi.

Persaingan yang keras dalam dunia bisnis tentunya sangat membutuhkan suatu perusahaan yang dapat menangani akan hal itu diberbagai situasi yang menantang. Semua bisnis tentunya juga membutuhkan semua

informasi yang sangat aktual, cepat dan dapat dipercaya, yang mana bisa semua permasalahan tersebut hanya bisa diselesaikan melalui Teknologi Informasi dan Komunikasi ( ICT ).

Pergerakan bisnis yang semakin cepat menuntut komunikasi (suara, data dan informasi) yang lebih lebih cepat guna mempertahankan pelanggan, pemasok, dan, bahkan, dalam menghadapi persaingan.

(12)

Telepon Sebagai media Komunikasi Bisnis

Pada awalnya, komunikasi dalam dunia bisnis dilakukan

dengan menggunakan suatu perangkat komunikasi yang disebut telepon, dimana dengan alat ini para pelaku

bisnis dapat menyampaikan informasi dan berkomunikasi dengan pihak lain dalam rangka menjalankan bisnisnya.

(13)

Internet sebagai media Komunikasi Bisnis

Secara umum ada banyak manfaat yang dapat diperoleh apabila seseorang mempunyai akses ke internet.

1. Informasi untuk kehidupan pribadi : kesehatan, rekreasi, hobby, pengembangan pribadi, rohani, sosial.

2. Informasi untuk kehidupan profesional/pekerja : sains, teknologi, perdagangan, saham, komoditas, berita bisnis, asosiasi profesi, asosiasi bisnis, berbagai forum komunikasi.

Situs web perusahaan misalnya, menyediakan berbagai informasi. Banyak

perusahaan dewasa ini menggunakan situs web untuk mengiklankan produk, menerima pesanan produk, meminta umpan balik pelanggan dan menerima karyawan. Mereka juga menggunakan internet untUk berkomunikasi dengan kelompok terpilih (pilihan).Salah satu penggunaan internet sebagai media

(14)

E-Commerce/Pandangan dalam Komunikasi

Bisnis

Perdagangan sebenarnya merupakan kegiatan yang

dilakukan manusia sejak awal peradabannya. Sejalan dengan perkembangan manusia, cara dan sarana yang digunakan untuk berdagang senantiasa berubah. Bentuk perdagangan terbaru yang kian memudahkan

penggunaannya kini adalah e-commerce. Secara umum, e-commerce dapat didefinisikan sebagai segala bentuk transaksi perdagangan atau perniagaan barang dan jasa dengan menggunakan media elektronik. Di dalam

e-commerce, para pihak yang melakukan kegiatan

perdagangan /perniagaan hanya berhubungan melalui suatu jaringan publik (public network) yang dalam

(15)

Sistem E-commerce dapat diklasifikasikan kedalam tiga tipe aplikasi, yaitu :

a) Electronic Markets (EMs), yaitu sebuah sarana yang

menggunakan teknologi informasi dan komunikasi untuk melakukan atau menyajikan penawaran dalam sebuah segmen pasar, sehingga pembeli dapat membandingkan

berbagai macam harga yang ditawarkan. Dalam pengertian lain, EMs adalah sebuah sistem informasi antar organisasi yang menyediakan fasilitas-fasilitas bagi para penjual dan pembeli untuk bertukar informasi tentang harga dan produk yang ditawarkan.

(16)

b) Elektronic Data Interchange (EDI), adalah sarana untuk

mengefisienkan pertukaran data transaksi-transaksi regular yang berulang dalam jumlah besar antara

organisasi-organisasi komersial. Secara formal, EDI didefinisikan oleh International Data Exchabge Association (IDEA) sebagai

“transfer data terstruktur dengan format standard yang telah disepakati, yang dilakukan dari satu sistem komputer ke

sistem komputer lain dengan menggunakan media

elektronik”. EDI sangat luas penggunaaanya, biasanya digunakan oleh kelompok retail besar, ketika melakukan

transaksi bisnis dengan para supplier mereka. EDI memiliki standarisasi pengkodean transaksi perdagangan, sehingga organisasi komersial tersebut dapat berkomunikasi secara

langsung dari satu sistem komputer ke sistem komputer yang lain, tanpa memerlukan hardcopy atau faktur, sehingga

(17)

c) Internet Commerce, adalah penggunaan internet yang

berbasis teknologi informasi dan komunikasi untuk aktivitas perdagangan. Kegiatan komersial ini, seperti iklan dalam

penjualan produk dan jasa. Transaksi yang dapat dilakukan di internet, antara lain pemesanan/pembelian barang dimana barang akan dikirimkan melalui pos atau sarana lain setelah uang ditransfer ke rekening penjual.

(18)

Advantages of Information

Technology in Business



_{Increases production and saves time : Business}

use technology to automate tasks.

eg: automated temperature censors used in

bakery



_{Improves communication through communication}

technology : movement of information with in an

organization or business has become easily

(19)

Advantages of Information

Technology in Business



_{Improves data storage and file management :}

Business use cloud hosting services to store

and backup business data

eg: hosting services make employee can

access data easily



_{Improves financial management : Business}

(20)

Advantages of Information

Technology in Business



_{Cuts costs of operation and increases on ROI :}

communication technology and social

technology have made business promotion

and product launch affordable

eg: put ad in social media relatively cheaper

and more effective than to put in television

or

(21)

Advantages of Information

Technology in Business



_{Improves business to consumer relationship :}

business have embraced the social technology

to interact with their consumers and fans

eg: business can use internet to inform about

great deals and discount



_{Improves on business competitive advantage :}

companies have used technology to gain

(22)

IT DALAM MODEL BISNIS

• _{Teknologi Informasi} _{Integration of Tools & Method}

Menjaring / menangkap data (Capture data)

Menyimpan data (Swing) Mengolah (Process)

Mengirim (Distribute) Menyajikan (Deliver)

(23)

(24)

(25)

Business Model Transformation

(26)

(27)

(28)

(29)

(30)

(31)

Case I:

IT sebagai

pilar kemajuan

Trakindo

(32)

Trakindo Utama

Customer Solution Drive

2005 - 2010 Process Oriented

Drive

3. Proses Internal 4. Learning & growth

(6 sigma black belts, master black belts) 1. Balance score card

2. BIG INVESTMENT IN I&T

1. Accenture Global 2. R&D Department

1. Main Business System - mengadopsi SAP

2. Extended System - menunjang

management

dashboards serta

kemampuan analytics

maupun proses inovasi

3. Supporting System - mendukung knowledge management, sarana kolaborasi (forum), dan produktivitas seperti

sarana video conference

dengan cabang dan

(33)

Case II:

Integrated

Part

Procurement

Control

System

(34)

TMMIN Business Model Canvas

Manufacturing R&D

Freight

Administration

RESHAPE WITH IT!

(35)

INTEGRATED PART PROCUREMENT

CONTROL SYSTEM

TMMIN Business Process

Financial Logistic

Procurement Part

Forecasting Production

Planning

Integrated Part Procurement System

Supplier Supplier Supplier

Secure Network

Two way communication between TMMIN and supplier & Log Partner

(36)

ISSUE:

 _{There are many systems & platforms which cause in-consistency and duplicate effort to input data on different systems}  _{Some functions done manually (e.g. Order approval, capacity feedback, logistic control, etc.)}

ISSUE:

 There are many systems & platforms which cause in-consistency and duplicate effort to input data on different systems

 _{Some functions done manually (e.g. Order approval, capacity feedback, logistic control, etc.)}

< Current System>

System Improvement

LPOS

NKBS

Truck Arrival System Forecast

Delivery Receiving

ICS, SAP

Invoicing & Payment

Supplier Daily order data

AS400

end of support end of support end of support

PCD

PAD PCD, PuD, PAD

(37)

Forecast

No Improvement Benefit

1 Share forecast data via web portal

Ensure all data received by Supplier on time

2 Online status tracking Actual status confirmation from Supplier

3 Supplier feeback Able to analyze Supplier capacity more advance 4 Master data completeness check Early detection of incompleteness master data for

receiving

< CURRENT >

< TO BE >

Receive forecast data PCD TMMIN

Supplier download data PCD TMMIN

consolidate data

Receive forecast data Forecast sent _{by email} Forecast received _{by email}

Supplier download and update status

Lead Time & Man Hour Issue

• _{Forecast data}

• Production Planning

• _{Supplier Feeback} • Master Data

Integrated Part Procurement Control System

(38)

Ordering

1 Purchase order online workflow approval

Shortening lead time administration process

2 Share purchase order via web portal

Reduce paper usage and Supplier get information quicker

3 Online order status tracking Actual order with notification base on standard lead time

< CURRENT >

< TO BE >

Order data PUD manual

approval

Send Hardcopy PO to Supplier

Order data Online PO Approval

Receive Hardcopy PO by Supplier

• Monthly Order

• Daily Order

• Emergency Order

• Component Part Order

Supplier store hardcopy

Supplier retrieve PO data

Integrated Part Procurement Control System Lead Time &

(39)

Delivery

1 Share Delivery Control List Data via Portal

Reduce paper and man hour on printing process

2 Online truck arrival status Actual Logistic Partner performance 3 Delivery summary by System Payment base on exact actual delivery 4 Truck capacity calculation Efficiency truck and minimize blow out

possibility

< CURRENT >

< TO BE >

LP deliver goods

DCL Data _{PCD PIC print DCL} _{Hardcopy to LP}Give DCL LP Offline Truck

arrival scan

DCL Data

(Delivery control list)

LP get

DCL data LP deliver goods LP Online Truck arrival scan

LP Create delivery summary manually

LP Retrieve delivery summary

*) LP: Logistic Partner DCL: Delivery Control List

Online Offline Part overflow

TLMS + e-Kanban TLMS + e-Kanban

(40)

Receiving

1 Part missing & damage recorded by system

Increase stock accuracy and record supplier performance

2 Goods receipt approval by system Reduce paper and man hour for printing GR slip 3 Share goods receipt status via

Portal

Actual goods receipt status

Increase efficiency on handling goods receipt problem

< CURRENT >

< TO BE >

Unloading Scan Manifest Manual part missing

and damage recording Print GR Slip Ready to give to Supplier Supplier Collect GR Slip

Unloading Scan Manifest

Part missing and damage recording

+ Follow up

Post GR

data status inquirySupplier GR

GR manual approval

GR approval by system Post GR

data

*) GR: Goods Receipt

(41)

< CURRENT >

< TO BE >

Download &

send GR data invoice no & qtySupplier Fill

Invoice reconcile & verification

Invoice data _{Payment process}

& status confirmation

Online invoice verification by

Supplier

Invoice submission to

TMMIN Invoicedata

Payment process &

status Post

invoice

Post invoice

Invoicing & Payment

Send softcopy & HC to TMMIN

TMMIN PIC

Supplier PIC

Receive & register Invoice by counter

1 Online goods receipt summary Eliminate goods receipt data sending process 2 Online invoicing process Increase accuracy data base actual goods receipt 3 Online balance confirmation More efficient process on reconcile TMMIN

purchase data

Logistic Invoice Verification

(42)

< TO BE >

Supplier Database

1 Integrated Supplier performance

Supplier performance report base on actual business process data

2 Communication channel Clear window communication to each Supplier

3 Supplier profile and capacity Information on each Supplier capacity to produce goods 4 Supplier self input Data is belong to Supplier to update

< CURRENT >

Supplier email

forecast Communication Channel

Supplier

Supplier email

forecast Communication Channel

Supplier

ONE DATABASE IN

SUPPLIER COMMUNICATION PORTAL

(43)

Case III:

(44)

Background 2/12

Business Growth Company Transaction

Multiplied

x 2

or more

Inefficient Manual Processes

Work Overload (Muri)

(45)

3/12

2 1

Objectives

To increase efficiency (reduce man hours)

To facilitate effective & efficient approval decision

(46)

5/12

Improvement

BEFORE

AFTER

Valid data from creation process (jidoka)

Eliminate transfer document & re-entry data

Shorten Approval L/T

(anywhere & anytime approval) Online data recording

History for tracking & audit is

Verification & Approval

(8 – 11 steps)

Administration (re-entry data)

Filing Room

PV / RV Creation Verification & Approval_{(Distributed by System)} Payment Administration

No data validation on creation process 

continuing defect

Muda transfer document Muda re-entry data

Long Approval L/T

Potential loss of documents

(47)

SAMPLE: ELVIS Approval Screen

Approve

If all check items is OK

1 Reject

If related PV / RV data is not proper (necessity & amount)

2 Notice

Two way communication for confirmation

3

See Attachment

(proposal, evidence, invoice, etc)

4

(48)