1
Makalah
ALIVE LIBRARY PADA LAYANAN REFERENSI DAN
SOSIALISASI E-JOURNAL DI PERGURUAN TINGGI
Oleh:
Evi Yulfimar, S.Sos
Pustakawan Muda
PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN 2016
2
ALIVE LIBRARY PADA LAYANAN REFERENSI DAN SOSIALISASI
E-JOURNAL DI PERGURUAN TINGGI
PENDAHULUAN
Pada umumnya Perpustakaan selalu disibukkan dengan kegiatan rutinitas baik itu
kegiatan di Pengembangan Koleksi (Kajian pemustaka, Seleksi Bahan
Perpustakaan, Pengadaan, dan Penyiangan), Pengolahan Bahan Perpustakaan (Inventarisasi, Katalogisasi, Klasifikasi, Pascakatalogisasi), dan Layanan Perpustakaan (Keanggotaan, Sirkulasi, Referensi, Pendidikan Pemakai). Sudah waktunya pustakawan mulai beraksi “alive library” dengan menciptakan suatu inovasi, melibatkan diri bergabung bersama seluruh sivitas akademika sebagai pustakawan referensi profesional yang siap membantu mereka menemukan segala jenis informasi yang dibutuhkan.
Materi ini pertama fokus menyampaikan motivasi kepada teman-teman Pustakawan Referensi Perpustakaan USU & Cabang Fakultas untuk membangun semangat kerja dan memiliki kemauan yang kuat dalam mengidupkan layanan referensi di perpustakaan sesuai dengan kompetensi yang dimiliki. Bersama-sama saling merangkul, membantu, berdiskusi, dan mengevaluasi sehingga menemukan solusi untuk meningkatkan layanan.
Ke-dua kaitannya dengan sosialisasi e-journal, untuk meningkatkan kemampuan literasi informasi bagi pustakawan akan dilakukan praktek penelusuran database e-journal yang dilanggan.
PEMBAHASAN
A. Alive Library di Perguruan Tinggi
“alive library” berasal dari bahasa inggris, yang berarti perpustakaan yang hidup artinya menghendaki sebuah kondisi perpustakaan yang hidup. Perpustakaan yang hidup dengan aktivitas, interaksi komunikasi yang saling sinergi dan memberdayakan. Perpustakaan Perguruan Tinggi dengan “alive library” mengembalikan kesejatian diri pustakawan sebagai sosok yang menghidupkan diri, pekerjaan, organisasi, pemustaka, serta nilai-nilai spiritual dalam interaksinya dengan objek inti yang dikelola.
3 Perpustakaan yang baik adalah perpustakaan yang hidup dan melibatkan semua karakter pemustaka untuk memaksimalkan pemanfaatan layanan yang tersedia.
Susanti Agustina (2016) memaparkan dalam tulisannya: “Best Practices Pengelolaan Alive Library di Perguruan Tinggi” bahwa Pengelolaan Alive library di Perguruan Tinggi terdiri dari 3 aspek, yaitu:
1. Alive library pada aspek penelitian sivitas akademika 2. Alive library pada aspek pengajaran
3. Alive library pada aspek pengabdian pada masyarakat
Ke-tiga aspek di atas sangat sesuai dengan fungsi Tri Dharma Perguruan Tinggi.
Bagaimana menghidupkan perpustakaan pada aspek penelitian sivitas akademika?
Tidak dapat dipungkiri hubungan antara dosen dan mahasiswa tidak pernah lepas dari aktivitas belajar, mengajar, mengamati, dan meneliti. Mahasiswa diberi tugas meneliti, observasi lapangan, menulis karya ilmiah, menulis jurnal, kegiatan pengembangan di laboratorium, menulis catatan kuliah, dan lain sebagainya. Dosenpun juga demikian menulis karya ilmiah, menulis jurnal, modul, rekaman, perkuliahan, dokumentasi atau rekaman sebuah percobaan dan publikasi ilmiah lainnya. Pada asepek ini jelas alive library menghendaki perpustakaan sebagai sistem pengelola terpercaya untuk menyimpan bukti fisiknya dan pustakawan berperan awal pada proses penelitian yang sedang berlangsung, jadi titik layannya pada saat berperan sebagai perantara pengetahuan, menghubungkan antara proyek penelitian sivitas akademika dengan jurnal terkini.
Sebagai contoh di Perpustakaan Universitas Sumatera Utara yang sudah melanggan database jurnal elektronik, pertanyaan yang sering muncul adalah berapa persen jurnal yang dimanfaatkan sivitas akademika? Hal ini menjadi PR besar perpustakaan agar anggaran yang besar untuk melanggan jurnal tersebut tidak sia-sia. Mengapa dosen jarang bahkan tidak sempat mampir ke perpustakaan untuk mengakses jurnal? karena semua dengan mudah dapat diakses di manapun kapanpun tanpa harus datang ke perpustakaan namun demikian ternyata mereka tetap menemukan kesulitan dalam menentukan, memilah, dan memilih topik atau kata kunci yang tepat dalam melakukan penelusuran untuk mencapai hasil yang sesuai dengan kebutuhan yang pada akhirnya tertunda, terlambat menulis publikasi berdampaklah pada reputasi
4 universitas sama juga dengan pemustaka lainnya seperti mahasiswa yang sedang duduk di bangku perkuliahan sering bertanya kepada pustakawan tentang pencarian literatur ejournal. Disinilah pentingnya keberadaan pustakawan referensi yang trampil dalam menjawab pertanyaan pemustaka, dapat membantu mereka menemukan informasi yang dicari.
Mengelola alive library untuk mendukung penelitian sivitas akademika, dalam hal ini menurut penulis yang mungkin dapat dilakukan adalah menyediakan layanan konsultasi tugas akhir/skripsi bagi mahasiswa, menyediakan ruang bersama yang nyaman dan representatif bagi dosen lintas departemen untuk mengembangkan ide dan gagasannya di perpustakaan.
Bagaimana menghidupkan perpustakaan pada aspek pendidikan/pengajaran?
Perpustakaan Perguruan Tinggi tidak hanya sebagai pusat sumber belajar terpercaya, tetapi juga sebagai pusat pembelajaran itu sendiri, itulah sebabnya mengapa perlu ada program pelajaran library skills yang harusnya menjadi mata pelajaran wajib di Universitas, program tersebut akan memandirikan sivitas akademika tak terkecuali para dosen yang mana bukan sekedar pengenalan perpustakaan secara fisik yang selama ini tiap tahun dilakukan dalam bentuk orientasi perpustakaan kepada mahasiswa baru tetapi lebih kepada pengetahuan literasi informasi sehingga timbul kesadaran sivitas akademika untuk mengaktifkan pembelajaran melalui perpustakaan, lebih baik lagi jika penyusunan silabus juga diupayakan menggunakan sumber yang ada di perpustakaan. Jadi alive library di sini mengerti benar bahwa cara terbaik belajar adalah mengajar, membuka peluang bagi pemustaka untuk mengajarkan bakatnya pada orang lain dalam interaksi sosial yang tidak terikat.
Bagaimana menghidupkan perpustakaan pada aspek pengabdian masyarakat?
Alive library ditantang untuk melakukan program yang dapat langsung dirasakan oleh masyarakat luas sampai ke pelosok desa, apakah mungkin hal ini dapat dilakukan oleh perpustakaan? Penulis berkeyakinan bisa jika ada kerja sama antara LPPM dan Rektor atau Wakil Rektor bidang akademik atau kemahasiswaan disertai ikut andil bersinergi dengan Wali Amanat, Perpustakaan Pusat, Program Studi Ilmu Perpustakaan (jika ada).
5 Misalnya Program Hibah Buku bisa dilakukan dengan cara:
1. Pihak perpustakaan meminta kepada panitia ospek agar setiap mahasiswa baru menghibahkan 2 judul buku dikumpulkan di perpustakaan
2. Pihak perpustakaan meminta bantuan kepada Prodi Ilmu Perpustakaan untuk dapat melibatkan mahasiswa dalam membantu proses pengolahan bahan pustaka tersebut sampai siap pakai
3. Proses penangan buku hibah yang dikelola oleh perpustakaan setelah selesai diolah (klasifikasi, katalogisasi, pelabelan, dan penyampulan) lalu dikirim melalui forum Taman Bacaan Masyarakat (TBM), Forum Perpustakaan Desa, dan Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah.
4. Pada saat penyebaran (diseminasi) hibah buku dapat juga dilakukan sosialisasi budaya membaca dan menulis, sentuhan jiwa pustakawan yang hidup karena berkeinginan menghidupkan sangat dibutuhkan untuk memajukan perpustakaan. Jika hal ini dapat terealisasi, Perpustakaan Perguruan Tinggi tidak sebatas memberdayakan sivitas akademika yang ada namun layak menyandang alive library bagi pertumbuhan kecerdasan literasi masyarakat luas.
B. Alive Library melalui Layanan Referensi
Istilah referensi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah: sumber, acuan, rujukan, atau petunjuk dan dalam ilmu perpustakaan istilah referensi berarti menunjuk kepada suatu koleksi yang dapat menjawab pertanyaan yang diajukan pemustaka. Dapat disimpulkan bahwa Layanan Referensi di Perpustakaan merupakan suatu kegiatan menjawab pertanyaan pemustaka, membantu mereka menemukan informasi dan memanfaatkan koleksi referensi perpustakaan semaksimal mungkin. Masalahnya sudahkah layanan referensi di perpustakaan anda berjalan dengan baik, tidak sepi pengunjung?
Bagaimana menghidupkan perpustakaan melalui layanan referensi?
Pustakawan tentunya terlebih dahulu harus memahami dasar-dasar layanan referensi, yaitu:
1. Tujuan layanan
Memungkinkan pemustka menemukan informasi secara cepat dan tepat
Memungkinkan pemustaka menelusur informasi dengan pilihan yang lebih luas
6 Memungkinkan pemustaka menggunakan koleksi referensi dengan lebih tepat
guna
2. Fungsi Layanan
Informasi: Pustakawan berperan memberikan informasi yang tepat sesuai kebutuhan, sebaiknya setiap pertanyaan dari pemustaka dicatat, diklasifikasi, sesuai subjek atau topik permasalahan dan dapat digolongkanlagi menurut jenisnya, tujuannya, dan sebagainya. Pencatatan tersebut berguna jika ada pertanyaan yang sama dilain waktu dapat memberikan jawaban yang sama bahkan dengan kemajuan teknologi sekarang sangat memungkinkan membuat basisdata sehingga dengan cepat dapat mengakses pertanyaan dan jawaban yang pernah diajukan sebelumnya.
Bimbingan: Pemustaka perlu diberi bimbingan agar dapat menggunakan perpustakaan dengan baik dan efisien, menemukan buku-buku dan sumber informasi yang tepat dengan keilmuan si pemustaka. Bimbingan bisa berupa bagaimana menggunakan katalog perpustakaan/OPAC, penggunaan CD-ROM, akses koleksi tertentu, akses internet, pemilihan dan penggunaan buku-buku referensi serta bahan pustaka lainnya.
Pengarahan atau Instruksi: Pustakawan memberi penjelasan tentang penggunaan perpustakaan secara umum, penggunaan sumber-sumber bibliografi dan koleksi referensi lainnya artinya memperkenalkan perpustakaan kepada pemustaka bagaimana supaya mereka tertarik untuk datang dan memanfaatkan fasilitas yang ada. Fungsi pengarahan ini bisa dilakukan secara formal pada kurikulum pendidikan atau ceramah dalam suatu acara pengenalan kampus atau orientasi perpustakaan kepada mahasiswa baru.
Supervisi: Pustakawan referensi dapat mengamati pemustaka dalam hal kebutuhan informasi yang diperlukan, latar belakang sosial, dan tingkat pendidikan & bidang pendidikan yang ditekuninya. Misal: apakah dia seorang peneliti bidang peternakan ataukah siswa SMA yang sedang mencari informasi tentang sistem pemeliharaan ternak tertentu untuk bahan karya tulisnya. Jadi informasi yang diberikan harus sesuai dengan latar belakang pengetahuan dan tujuan pemustaka tersebut.
Bibliografi: Fungsi bibliografi ini maksudnya untuk kepentingan penyedia sumber informasi referensi dengan tujuan mengenalkan
sumber-7 sumber yang menarik yang dimiliki perpustakaan. Biasanya di perguruan tinggi fungsi penyusunan bibliografi dikerjakan atas permintaan dosen atau peneliti dan mahasiswa untuk keperluan penelitian atau karya tulis.
3. Penunjang Layanan
Petugas/pustakawan harus cekatan dan memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
Pustakawan tetap di referensi
Ramah tamah dan tekun
Bersedia membantu pemustaka
Memiliki pengetahuan umum yang luas
Mengetahui jenis-jenis koleksi referensi dan penggunaannya
Menguasai teknik bimbingan
Koleksi Referensi: semua koleksi yang ada di perpustakaan bahkan kalau perlu di luar perpustakaan dapat digunakan oleh petugas layanan referensi dalam menjalankan tugasnya memberikan informasi kepada pemustaka minimal memiliki sumber-sumber dasar (bahan referensi umum) terdiri dari: kamus, ensiklopedi, katalog, bibliografi, indeks dan abstrak, sumber biografi, sumber geografi, buku petunjuk, statistik, terbitan pemerintah, dll.
Kerja sama antar perpustakaan. Kerjasama yang baik dan saling menguntungkan antar perpustakan dalam bidang pelayanan referensi (menyediakan sumber informasi) kepada pemustaka misalnya silang layan antar perpustakaan.
Perabot dan perlengkapan perpustakaan yang lengkap dan tata ruang yang nyaman serta aman untuk tempat studi pemustaka, buku-buku yang sifatnya jarang atau langka supaya ditempatkan di dekat petugas.
Setelah memahami dasar-dasar layanan referensi tersebut di atas, saatnya pustakawan mulai beraksi menerapkan kemampuan sesuai kompetensinya.
Kompetensi pustakawan referensi meliputi: 1. Pengetahuan akan metodologi penelitian
2. Pengetahuan umum akan sumber-sumber informasi 3. Pengetahuan mendalam suatu subjek
8 5. Pengetahuan akan satu atau lebih sistem pencarian online (Online Searching Strategy) 6. Kemampuan mengajar (Presentasi)
7. Keahlian dalam manajemen
8. Kepandaian berbicara (Public Speaking) 9. Keahlian konsultasi
10.Kepekaan
11.Kedinamisan dalam kelompok
(Katz & Fraley, 1986: 144)
Pustakawan layanan referensi harus benar-benar memahami fungsi layanan referensi, kemampuan pustakawan sangat menentukan berhasil tidaknya layanan ini di mata pemustaka, banyak fenomena di perpustakaan menunjukkan layanan referensi terlihat sepi pengunjung mengapa ini terjadi? layanan referensi yang selama ini memiliki image layanan yang sepi dan terkesan konvensional harus segera melakukan perubahan, agar kehadiran layanan ini benar-benar dapat dirasakan oleh pemustaka dan bukan hanya sebagai pelengkap jasa layanan di perpustakaan. Kasus ini perlu dievaluasi bagaimana cara menghidupkan perpustakaan pada layanan ini.
Pustakawan referensi pada abad informasi dituntut:
Proaktif dalam menarik perhatian pemustaka untuk memanfaatkan layanan
Membuat suatu konsep layanan referensi yang baru
Mengimplementasikan teknologi informasi
Promosi kepada seluruh sivitas akademika
Selain dibutuhkan pustakawan sebagai SDM yang handal, fasilitas layanan referensi juga harus mendukung kebutuhan pemustaka, jika tidak maka akan pincang alive library tidak akan dapat tercipta.
Contoh sederhana strategi praktis alive library pada layanan ini adalah:
Membuat poster untuk memikat hati pemustaka mengetahui manfaat layanan referensi
Menyediakan sarana informasi online baik koleksi referensi online maupun database online
Membangun profesionalisme pustakawan
9 Di lingkungan Perguruan Tinggi layanan referensi juga berupa layanan mitra bagi peneliti civitas akademika, karena selain memberikan informasi yang bersifat umum seperti mengenai perpustakaan dan koleksinya, juga memberikan informasi yang bersifat khusus seperti layanan konsultasi informasi, layanan informasi spesifik, layanan penelusuran informasi dan literasi informasi juga disediakan pada layanan referensi.
C. Sosialisasi E-Journals
Bradley (1999 : 86) menyatakan “…online journals in connection with databases which can be accesed via the internet…”, yang dapat diartikan bahwa jurnal online ini
pada dasarnya adalah suatu jurnal yang dikonversi ke bentuk digital dan ditempatkan pada database yang hanya bisa diakses melalui internet.
Perkembangan teknologi informasi khususnya internet, membuat sumber daya informasi yang tersedia baik di dalam dan di luar perpustakaan semakin bertambah pesat. Bentuk dan format sumber informasi kini lebih bervariasi dan kompleks, tidak hanya dalam bentuk tercetak tetapi juga elektronik dan digital. Perkembangan tersebut memicu beberapa penerbit ataupun penyedia/pengumpul informasi, mulai menerbitkan publikasinya dalam format digital. Publikasi tersebut kemudian dipasarkan atau disebarluaskan melalui internet. Publikasi inilah yang disebut dengan online journal atau jurnal elektronik yang merupakan sekumpulan artikel dari berbagai sumber, biasanya berbentuk jurnal ilmiah, jurnal perdagangan, majalah, surat kabar, laporan, dsb. yang dikumpulkan dalam satu database oleh vendor dan dapat diakses secara online, dan umumnya harus dilanggan. Isinya ada yang berbentuk abstrak dan teks penuh (fulltext html/fulltext pdf).
Saat ini para dosen di Perguruan Tinggi mulai menyadari pentingnya melakukan kajian, penelitian serta menulis karya ilmiah untuk dipublikasikan karena publikasi tersebut bagi mereka selain meningkatkan peringkat Perguruan Tinggi, juga dapat mengembangkan hasil riset tersebut sebagai materi pengajaran yang selalu update dan dikembangkan sesuai perkembangan keilmuan dan praktek. Dosenpun semakin besar dituntut untuk aktif menulis di jurnal ilmiah baik di tingkat nasional terakreditasi maupun jurnal internasional bereputasi sehingga mereka sangat membutuhkan referensi jurnal khususnya e-journal untuk mendukung penelitiannya.
10 Pentingnya peran pustakawan referensi sebagai mediator
Bagi pustakawan “alive library” dalam rangka mempromosikan dan mengoptimalkan pemanfaatan e-journal sudah di depan mata. Pustakawan sangat diharapkan untuk lebih proaktif menginformasikannya ke seluruh sivitas akademika di lembaga masing-masing dikarenakan pemustaka tidak selalu paham dan menguasai perkembangan akses ke sumber-sumber informasi. Seringkali, pemustaka hanya mengetahui bahwa beragam informasi tersedia di dunia maya, namun bagaimana cara meng-aksesnya, serta bagaimana memanfaatkannya secara tepat masih kurang.
Beberapa cara yang dapat ditempuh pustakawan untuk mempromosikan penggunaan e-journal adalah:
Manfaatkan website perpustakaan.
Pustakawan dapat memanfaatkan website tersebut untuk berkomunikasi dengan pemustaka tentang segala sesuatu yang berkaitan dengan kebutuhan informasi pemustaka, termasuk promosi mengenai elektronik jurnal.
Optimalkan milis.
Banyak grup diskusi di dunia maya atau milis dimana para pemustaka sering mencari informasi untuk kebutuhannya. Memiliki milis-milis dengan topik-topik tertentu. Pustakawan dapat memanfaatkan media ini untuk menjalin komunikasi dengan pemustaka.
Sebarkan brosur, poster atau leaflet
Buat brosur, poster atau leaflet sederhana dan sebarkan ke seluruh pemustaka secara rutin, misalnya tiap bulan.
Lakukan pelatihan atau sosialisasi
Undang pemustaka untuk mengikuti pelatihan di perpustakaan. Jangan berkecil hati jika yang hadir tidak sesuai dengan yang diharapkan, tapi lakukan secara reguler. Pengalaman di lapangan, informasi akan cepat menyebar bila ada peserta yang merasakan manfaat dari pelatihan tersebut.
Face to face
Layani permintaan pemustaka secara perorangan untuk mendapatkan pelatihan cara mengakses e-journal tersebut.
Manfaatkan pertemuan-pertemuan
Jika ada pertemuan-pertemuan atau rapat-rapat di lembaga yang melibatkan berbagai kalangan (peneliti, dosen, mahasiswa), pustakawan dapat
11 menginformasikan perihal e-journal tersebut. Tidak perlu harus melakukan presentasi, tapi cukup menginformasikan secara lisan ataupun tertulis (dengan membagi brosur atau leaflet).
Selalulah 'on line'
Online maksudnya tidak harus selalu terhubung dengan internet, tetapi selalu terhubung dengan pemustaka. Pustakawan harus mudah dan terbuka dihubungi oleh pemustaka kapan saja. 'Keterbukaan' seperti ini akan menciptakan kesan bagi pemustaka bahwa pustakawan memang pengelola dan pelayan informasi profesional.
PENUTUP
Layanan Referensi salah satu layanan yang perlu mendapat perhatian khusus di Perpustakaan Perguruan Tinggi. Pustakawan Referensi dituntut profesional, kompeten, cekatan, dalam menjalankan tugasnya menjawab segala jenis pertanyaan pemustaka dengan tepat dan benar.
Alive library pada layanan referensi yang merupakan tugas pustakawan harus nyata dapat dirasakan oleh pemustka. Alive library harus mencakup 3 aspek dari fungsi Tri Dharma Perguruan Tinggi.
Database e-journal yang dilanggan dengan biaya yang cukup mahal hendaknya dapat dimanfaatkan secara maksimal oleh seluruh sivitas akademika, untuk itu perlu dilakukan sosialisasi sebagai bentuk “alive library” secara merata ke seluruh Prodi di Perguruan Tingi.
DAFTAR PUSTAKA
Imam Budi P (2014). “Layanan Referensi di Era Digital Dan Akses ke berbagai sumber Informasi” http://www.fppti.or.id/files/materi8.pdf (akses tanggal 7 Desember 2016) Bopp, Richard E. and Smith, Linda C (Eds.). (1991). Reference and information services.
Englewood, Colorado: Libraries Unlimited.
Nazarudin Musa (2012). “Konsep Layanan Referensi Berbasis Website Melalui Bookmarking” http://www.slideshare.net/nazarmusmar/konsep-layanan-referensi-website
(akses tanggal 7 Desember 2016)
Susanti Agustina (2016). “Best Practices Pengelolaan Alive Library di Perguruan Tinggi” (Makalah BIMTEK Pengenalan Pengelolaan Perpustakaan Tahun 2016, Rabu, 9 Nov. 2016 di Hotel Grand Darmo Suite, Surabaya)
