BAB II
PENGADAAN BAHAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Pengadaan Bahan pustaka
Pengadaan merupakan kegiatan inti dari beberapa unit kegiatan di perpustakaaan. Karena koleksi perpustakaan atau bahan pustaka adalah sumber informasi yang harus dikelolah di perpustakaan. Rangkaian kegiatan pengadaan bahan pustaka di perpustakaan mulai dari proses pemilihan koleksi buku maupun nonbuku yang diperoleh melalui pembelian, hadiah atau sumbangan, tukar-menukar, titipan, maupun terbitan sendiri sampai koleksi bahan pustaka tersebut dipublikasikan untu kepentingan pengguna perpustakaan.
Philips (1992: 108) menyatakan bahwa: “Pengadaan adalah kegiatan pokok dari perpustakaan atau pusat dokumentasi karena kegiatan ini mengusahakan agar buku-buku yang dibutuhkan ada dalam koleksi.”
Sutarno (2006: 174) menyatakan bahwa: “Pengadaan atau akusisi koleksi bahan pustaka merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan sumbe-sumber informasi.”
Koleksi perpustakaan merupakan objek utama atau dasar dari pengadaan bahan pustaka di perpustakaan. Koleksi perpustakaan yang bermutu dapat membangun suatu perpustakaan yang bermutu juga. Perpustakaan harus mengetahui jelas siapa calon pemakai informasi yang diakan dilayani. Oleh karena itu, bagian pengadaan bahan pustaka harus menyediakan informasi yang cocok dengan kebutuhan mereka. Pustakawan juga dituntut untuk memahami koleksi perpustakaan baik secara fisik maupun dari segi kualitasnya sehingga tercita koleksi perpustakaan yang tepat guna.
Pada perpustakaan perguruan tinggi sebaiknya pengadaan koleksi yang tepat adalah memilih koleksi perpustakaan yang mengikuti arah perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, sehingga pengguna di perpustakaan ini mendapatkan informasi-informasi yang sesuai dengan perkembangan zaman di bidang pendidikan dan pengetahuan umum. Dengan demikian koleksi yang disediakan di perpustakaan sesuai dengan kebutuhan dan bermanfaat bagi penggunanya.
Dalam buku Antologi Kepustakawanan Indonesia (2006: 107) mengatakan bahwa:
Pemikiran dalam lingkup perpustakaan perguruan tinggi dalam menyiapkan dirinya untuk menyambut masyarakat informasi:
1. Perpustakaan semakin meningkat perannya menjadi tempat belajar secara kolaboratif-aktif sebagai tambahan atas cara pembelajaran yang tradisional. Perpustakaan akan menjadi semacam loboratorium yang mendukung penelitian bersama maupun studi pribadi. Untuk itu perpustakaan harus menyediakan ruangan yang cukup maksud tersebut. 2. Perpustakaan perlu merancang ruang intruksional khusus dilengakapi
dengan perlengkapan pebeljaran interaktif.
3. Perpustakaan tetap maju dengan integrasi koleksi tercetak dan sumber-sumber informasi elektronik.
4. Perpustakaan tetap memerlukan ruangan khusus untuk mendokumentasikan kekayaan intelektual kelembagaan.
5. Perpustakaan perlu menyediakan suasana sosial yang mengundang kreatifitas bagi semua orang.
Oleh karena itu, dengan adanya pemikiran di atas dalam mengadakan bahan pustaka perlu adanya kebijakan mengenai koleksi-koleksi yang akan disediakan di perpustakaan.
2.2 Kebijakan pengadaan Bahan pustaka
Sekarang memasuki elektronik ramai diperbincangkan sehubungan dengan serbuan teknologi informasi (TI) yang menuntut pustakawan untuk lebih menguasai dunia perkembangan teknologi dan informasi yang semakin pesat . Dengan demikian secara tidak langsung perpustakaan dituntut mengembangkan koleksi yang relevan untuk pengguna. Pada perpustakaan perguruan tinggi, kebijakan pengadaan bahan pustaka hendaknya dilaksanakan seoptimal mungkin.
Dalam buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 47) mengatakan bahwa:
Kebijakan pengembangan koleksi hendaknya selalu dapat mencerminkan fungsi perpustakaan sebagai penunjang pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat (PP. No. 30, Th. 1990, pasal 34) sebagai unsur penunjang tridarma perguruan tinggi tersebut, perpustakaan merumuskan tujuan sebagai berikut:
1. Mengadakan buku, jurnal dan pustaka lainnnya untuk dipakai oleh dosen, mahasiswa, dan staf pengajar lainnnya bagi kelancaran program pengajaran dan penelitian di perguruan tinggi.
2. Mengusahakan, menyimpan, dan merawat pustaka yang bernilai sejarah, yang memiliki kandungan informasi local, dan yang dihasilkan oleh sivitas akademika untuk dimanfaatkan kembali sebaga sumber pembelajaran (learning resources)
3. Menyediakan sarana temu kembali untuk menunjang pemakaian bahan pustaka.
4. Menyediakan tenaga yang profesional serta penuh dedikasi untuk melayani kebutuhan pengguna perpustakaan, dan bila perlu mampu memberikan pelatihan cara penggunaan bahan pustaka.
5. Bekerja sama dengan perpustakaan lain untuk mengembangkan program perpustakaan.
Dalam situs http://massofa.wordpress.com/2008/01/20/pengadaan-bahan-pustaka.. Dengan judul Pengadaan bahan pustaka Bag.1 <<CARI ILMU BORNEO>> menyatakan bahwa: Dalam mencapai sasaran, perpustakaan perlu meletakkan dasar-dasar kebijakan dalam pengembangan koleksi yang tertulis berfungsi sebagai:
a. Pedoman bagi para selektor untuk bekerja lebih terarah
b. Sarana komunikasi untuk memberitahu pada para pemakai, administrator, dewan pembina dan pihak lain, apa cakupan dan ciri-ciri koleksi yang telah ada dan rencana untuk pengembangaan selanjutnya. c. Sarana perencanaan untuk membantu dalam proses alokasi dana. Sejalan dengan perkembangan zaman yang berorientasi kepada sistem teknologi, maka pengadaan bahan pustaka berkembang pula. Sekarang pengadaan koleksi di perpustakaan dapat dilakukan dengan menggunakan sistem jaringan.koleksi-koleksi perpustakaan dapat diakses secara on-line, pengarang dapat diidentifikasi dengan memiliki alamat email. Pengadaan koleksi perpustakaan dengan cara ini menggeser pola layanan perpustakaan, dan tentunya akan mempengaruhi kebijakan pengadaan pengadaan bahan pustaka. Dalam hal pengadaan koleksi bahan pustaka juga mempunyai kendala yaitu biaya atau anggarannya. Namun seiring dengan perkembangan zaman, yang berbasis lektronik perpustakaan dapat melakukan pengadaan bahan pustaka dengan sistem jaringan (penggunaan elektonik atau computer).
Dalam buku Antologi Kepustakawanan Indonesia (2006: 257) mengatakan bahwa pokok terpenting dalam kebijakan pengadaan bahan pustaka dalam sistem jaringan adalah:
1. Awal dari pengadaan pustaka adalah dengan mengumpulkan semua publikasi instansi sendiri baik dalam bentuk lain seperti elektronik maupun digital. Harus dikumpulkan juga semua “gray literature” yang muncul dalam lembaga sendiri.
2. Semua pengadaan pustaka dari luar selanjutnya adalah pada pustaka yang memang diperlukan oleh pemangku kepentingan (take holder). a. Dalam perpustakaan penelitian pemangku kepentingan adalah peneliti. b. Dalam perpustakaan perguruan tinggi adalah sivitas akademika. c. Dalam perpustakaan sekolah adalah pengajar dan pelajar. d. Dalam perpustakaan umum adalah masyarakat luas.
e. Perpustakaan Nasional hendaknya menjadi benteng terakhir dari kebutuhan nasional.
3. Sistem jaringan hendaknya dapat secara bersama merancang sistem pembelian yang memungkinkan perpustakaan anggota mendapatkan harga seekonomis mungkin.
4. Semua koleksi hendaknya dikelola menuju pengelolaan berkomputer dalam suatu sistem basis data. Format basis data local ditentukan oleh masing-masing perpustakaan sesuai kemampuan.
5. Semua anggota jaringan hendaknya membuka basis datanya untuk dapat diakses oleh anggota lainnya melalui internet.
6. Dalam hal ini perlu disepakati format komunikasi tertentu. Dengan demikian secara nyata akan terbangun catalog induk on-line yang akan berguna bagi semua anggota jaringan.
Pengadaan dengan sistem jaringan dapat membantu pihak perpustakaan dalam hal biaya dan koleksi perpustakaan yang didapatkan lebih relevan.
2.3 Seleksi Bahan pustaka
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat cepat menghasilkan luapan informasi, sekaligus memicu peningkatan kebutuhan informasi , baik dari segi kualitas maupun dari segi kuantitas dan kecepatan akses. Perkembangan teknologi juga memicu perpustakaan untuk melakukan pemilihan bahan pustaka yang tepat guna. Khususnya di perpustakaan perguruan tinggi, seleksi bahan pustaka harus disesuaikan dengan kebutuhan pengguna perpustakan perguruan tinggi yang heterogen. Dan mengingat bahwa fungsi perpustakaan perguruan tinggi adalah; pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian pada masyarakat, maka Perpustakaan harus
memaksimalkan koleksinya dengan pemilihan koleksi yang dikerjakan secara optimal dan memerlukan pustakawan yang dapat bekerja secara pofesional.
Dalam buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 33) mengatakan bahwa tugas keprofesian dalam pemilihan bahan pustaka yaitu:
1. Merumuskan kebijakan pemilihan pustaka 2. Menyusun anggaran biaya pembelian pustaka 3. Menyigi minat pengguna
4. Mempelajari kurukulum lembaga induk 5. mempelajari kebutuhan masyarakat
6. Memilih pustaka dari tinjauan buku, catalog penerbit, dan lain-lain 7. Menyiapkan daftar pustaka yang dibutuhkan dalam bidang tertentu 8. Mempertimbangkan permintaan pustaka untuk bidang tertentu
9. Mempertimbangkan pengadaan pustaka lebih dari satu eksemplar untuk bidang tertentu
10. Menentukan edisi
11. Mempertimbangkan pembelian pustaka yang ditawarkan oleh penerbit atau toko buku
12. Memeriksa persediaan buku di took buku dan pameran buku 13. Mengadakan pertemuan dengan penyalur buku
14. Membuat pemilihan akhir untuk pemesanan buku 15. Menyiapkan daftar koleksi
16. Memeriksa pustaka untuk disiangi dan diganti.
Pada dasarnya pustakawan yang bertugas di bidang pengadaan koleksi sudah memahami betul pedoman dasar untuk melakukan seleksi yaitu:
1. mengetahui berbagai jenis bahan pustaka yang ada di pasaran,
2. memahami tujuan dan fungsi perpustakaan tempat ia bekerja,
3. mengenal kebutuhan masyarakat yang dilayani,
4. mengenal prinsip-prinsip seleksi,
5. mengenal dan mampu menggunakan alat-alat bantu seleksi, dan
Dengan pemahaman pedoman dasar seleksi tersebut pustakawan dapat menyesuaikan koleksi perpustakaan yang akan bermanfaat bagi pengguna. Sehingga tercapai pemanfaatan bahan pustaka yang berkualitas.
2.3.1 Prinsip- Prinsip pemilihan Bahan pustaka
Untuk menciptakan koleksi perpustakaan yang sesuai dengan kebutuhan pengguna (user oriented), maka perpustakaan memerlukan adanya prinsip-prinsip pemilihan bahan pustaka sebagai pengobtimalisasian koleksi perpustakaan yang akan digunakan oleh pengguna perpustakaan.
Darmono (2001: 58) mengatakan bahwa beberapa prinsip dasar dalam pemilihan koleksi perpustakaan adalah :
a. Semua bahan pustaka harus dipilih secara cermat, disesuaikan dengan keperluan pemakai dan menurut skala prioritas yang telah ditetapkan. Skala prioritas untuk masing-masing perpustakaan pada umumnya berbeda. Perbedaan ini dipengaruhi oleh jenis perpustakaan dan karakteristik masyarakat yang dilayani.
b. Pengadaan bahan pustaka didasarkan atas peraturan tertulis yang merupakan kebijakan pengembangan koleksi yang disahkan oleh penanggung jawab lembaga dimana perpustakaan bernaung.
Dari prinsip dasar pemilihan koleksi di atas, maka pustakawan khususnya bidang pengadaan bahan pustaka agar lebih professional dalam memilih koleksi perpustakaan. Informasi yang disediakan lebih up- to date. Sehingga pengguna dapat lebih berwawasan luas tentang informasi dan mengikis masyarakat pengguna perpustakaan yang gagap pengetahuan dan teknologi.
Menurut Yulia (1993: 27) pihak-pihak yang berwenang melakukan seleksi adalah a. Pada perpustakaan sekolah, pihak yang berwenang seleksi adalah
kepala sekolah/ wakilnya bila ada, dan guru. Pelajar boleh saja menyarankan, tetapi harus dipertimbangkan lafi dengan kebutuhan sekolah.
b. Pada perpustakaan umum, pihak yang berwenang seleksi adalah dewan penasihat/ penyantun perpustakaan itu, tokoh masyarakat disekitar perpustakaan umum itu berada.
c. Pada perpustakaan perguruan tinggi, pihak yang berwenang seleksi adalah pimpinan Universitas fakultas dan dosen. Atau mungkin juga sebuah komisi penasihat/ pengawas perpustakaan yang dibentuk khusus dengan salah satu tugasnya adalah memilih atau menyarankan terbitan berseri yang akan dilanggan. Komisi itu bisa saja terdiri dari pustakawan, dosen, pimpinan fakultas, dan lain-lain. Mahasiswa boleh
saja menyarankan, tetapi harus dipertimbangkan apakah sesuai dengan kebutuhan perkuliahan.
d. Pada perpustakaan khusus, pihak yang berwenang seleksi adalah pimpinan institusi di mana perpustakaan itu bernaung, dan orang-orang yang mengetahui dengan jelaskebutuhan institusi tersebut. Sebagai contoh bila institusi itu merupakan sebuah lembaga penelitian, maka peneliti di intitusi tersebut mempunyai wewenang untuk melakukan seleksi.
Dalam buku Developing library and Information Center Collections (2000: 80) menyatatakan bahwa keputusan seleksi bahan pustaka dibuat oleh:
1. Selektor bebas (independent selector), dengan atau tampa tanda program sistematik dari perpustakaan
2. Komite
3. Individual atau kelompok dengan menggunakan list atau daftar yang dipersiapkan bahan yang akan diseleksi. (Evans, 2000: 80).
Keputusan Menpan No. 33 Tahun 1998 menyebutkan bahwa: tugas pokok pejabat pustakawan meliputi pengorganisasian dan pendayagunaan koleksi bahan pustaka/sumber informasi, pemasyarakatan perpustakaan, dokumentasi dan informasi serta pengkajian pengembangan perpustakaan, dokumentsi informasi.
Pada perpustakaan perguruan tinggi, pihak yang berwenang melakukan seleksi adalah pimpinan Universitas, pimpinan fakultas, dosen dan mahasiswa juga dapat memberi saran tetapi tetap dipertimbangkan apakah sesuai dengan kebutuhan perkuliahan yang mengacu pada pendidikan.
Menurut Bafadal (2005: 36) dalam buku Pengelolahan Perpustakaan Sekolah menyebutkan hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menentukan baik tidaknya suatu buku adalah:
a. Isi atau ruang lingkup isinya b. Sistematika penyajian c. Kemampuan pengarang d. Penerbitnya
e. Kelengkapan di dalam buku, misalnya indek, illustrasi, lampiran f. Kualitas sampul dan kertasnya
g. Edisi atau tahun terbitnya.
Kesimpulannya, secara umum hal-hal yang diperhatikan dalam memilih bahan pustaka adalah:
Perpustakaan hendaknya mengusahakan agar koleksi perpustakaan relevan dengan fungsi dengan tujuan perpustakaan serta tujuan lembaga induknya. 2. Orientasi kepada pengguna
Dalam megadakan koleksi hendaknya mengutamakan kepentingan pengguna perpustakaan, sehingga kebutuhan pengguna terpenuhi dan tingkat keterpakaian koleksi dapat ditingkatkan.
3. Ruang lingkup
Pustakawan harus memperhatikan sejauh mana ruang lingkup yang disajikan dalam koleksi perpustakaan, bagaimana batasannya, apa yang menjadi tujuan pengarang, apakah informasinya up-to date sampai sekarang.
4. Unsur kemuktahiran
Perpustakaan menyediakan sumber-sumber informasi yang paling mutakhir, sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
Selain itu, perpustakaan sebaiknya menjalin kerjasama dengan pihak seperti para pakar ilmu pengetahuan, pengguna dalam melaksanakan pemilihan bahan pustaka agar tingkat relevansi koleksi perpustakaan sesuai dengan kebutuhan pengguna.
2.3.2 Alat Bantu pemilihan Bahan pustaka
Peran informasi telah berkembang dari fungsi awal sebagai kebutuhan pengembangan ilmu sampai peran dalam utamanya dalam menjawab pertanyaan yang timbul pada masyarakat luas. Perpustakaan sebagai institusi yang mengelolah berbagai jenis informasi tentunya harus berkembang seiring dengan perkembangan di atas.
Keputusan Menpan No. 33 Tahun 1998 menyebutkan bahwa: ”tugas pokok pejabat pustakawan meliputi pengorganisasian dan pendayagunaan koleksi bahan pustaka/sumber informasi, pemasyarakatan perpustakaan, dokumentasi dan informasi serta pengkajian pengembangan perpustakaan, dokumentsi informasi.” (Sudarsono, Blasius: 416)
Pendayagunaan koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna, menuntut pustakawan dalam memilih bahan pustaka harus lebih maksimal, Oleh karena itu diperlukan alat Bantu pemilihan koleksi perpustakaan.
Dalam buku Pedoman Perpustkaan Perguruan Tinggi (2004: 53) bahwa perkakas perpustakaan yang biasa digunakan untuk memilih pustaka adalah:
1. Silabus mata kuliah 2. Bibliografi
3. Pangkalan data perpustakaan dan lain-lain 4. Sumber-sumber lain dari internet
5. Tinjauan dan resensi buku
Dalam buku Developing Library and Information Center Collections (2000: 106), mengkategorikan alat Bantu seleksi bahan pustaka sebagai berikut:
a. Current sources for in-prints books
b. Catalogs, flyers, dan announcements (berita-berita) c. Current reviews
d. Online databases e. Bibliografi nasional
f. Best books, recommended lists, and core collections (daftar judul untuk perpustakaan tertentu)
g. Bibliografi subjek.
Sedangkan dalam buku Manajemen Perpustakaan (2006: 175), menyebutkan bahwa: “Sumber-sumber informasi yang digunakan sebagai alat Bantu seleksi bahan pustaka seperti; Katalog penerbit, Buletin, Abstrak, Brosur terbitan baru.”
Sumber informasi ini digunakan untuk memperoleh gambaran tentang isi, harga dan alamat atau tempat kolesi bahan pustaka tersebut berada.
Secara umum umum alat Bantu seleksi bahan pustaka adalah sebagai berikut: 1. Alat Bantu Seleksi Bahan Buku
a) Katalog penerbit dari berbagai penerbit baik dalam negri maupun luar negri.
Katalog penerbit adalah daftar buku-buku terbaru yang diterbitkan oleh penerbit baik dalam maupun luar negri. Informasi yang terkandung di dalamnya adalah:
Judul Pengarang Tahun terbit Jumlah halaman Harga buku
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang cepat menghasilkan luapan informasi, sekaligus memicu peningkatan kebutuhan informasi, baik dari segi kuantitas maupun kualitas dan kecepatan akses. Perkembangan teknologi informasi khususnya computer dan telekomunikasi sangat membantu pengelolah informasi melaksanakan tugasnya khususnya bidang pengadaan bahan pustaka. Dengan perkembangan teknologi tersebut, catalog juga disediakan dalam bentuk catalog online sehingga dapat membantu proses kerja seleksi bahan pustaka, baik dari segi pencapaian informasi yang tepat, cepat, dan hemat biaya.
b) Tinjauan buku yang dimuat dalam majalah ilmiah
Tinjauan buku merupakan alat seleksi dan evaluasi yang sangat baik karena ditulis oleh orang-orang ternama. Dalam melakukan seleksi berarti pustakawan menentukan apakah bahan pustaka tersebut sesuai dengan kebutuhan pemakai, sedangkan evaluasi adalah pertimbangan nilai intrinsik bahan pustakanya.
c) Daftar buku IKAPI
Daftar buku ini memuat informasi judul buku yang merupakan gabungan dari berbagai penerbit serta meliputi berbagai bidang pengetahuan. Daftar ini merupakan catalog berbagai penerbit Indonesia (IKAPI) dan diterbitkan oleh IKAPI dalam berkalam tahunan yang sifatnya merupakan alat verifikasi harga buku. Katalog ini juga disediakan dalam bentuk catalog online yang mana alamat websitenya adalah http://www.ikapi.or.Id.
d) Bibliografi Nasional Indonesia
“Bibliografi merupakan buku acuan yang berisi daftar buku dan atau bahan pustaka lainnya, yang disususun secara sistematis (pengelompokan menurut golongan ilmu pengetahuan atau secara alfabetis, dan lain-lainnya” (P. Sumardji, 1992: 45)
2. Alat Bantu Seleksi Terbitan Berseri (Serial) Alat Bantu pemilihan terbitan berseri antara lain:
1. Katalog penerbit, baik dalam negri maupun luar negri
2. Bibliografi nasional maupun internasional untuk majalah/jurnal Misalnya: - ulrich’s international periodical directory
- Irregular serials and annuals : an annual directory. Conto: ensiklopedi.
3. Daftar majalah yang dlanggan oleh perpustakaan lain. 4. Tinjauan dan resensi majalah
5. Iklan dalam harian maupun majalah.
Pustakawan harus mengevaluasi kembali apakah alat bantu seleksi cocok bila dipakai di tipe perpustakaan tertentu. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menilai alat Bantu seleksi adalah:
1. Tujuan
Apa tujuan alat Bantu tersebut?
Bantuan apa saja yang dapat diharapkan dari alat tersebut? Untuk siapa?
Apakah informasi yang diberikan sesuai dengan tujuan? Apakah sesuai dengan kebutuhan kita?
2. Cakupan
Apakah bahan pustaka dan subjek yang terdaftar sesuai dengan kebutuhan?
Apakah cakupannya komprehensif?
Berapa tinjauan yang dimuat tiap minggu, bulan, atau tahun? 3. Kecepatan
Apakah daftar atau tinjauan terbit sebelum atau sesudah bahan pustaka tersebut diterbtkan dan beredar di pasaran?
Kalau sesudah berapa lama? Berapa frekuensi terbitnya? 4. Penulis tinjauan
Siapa yang menulis tinjauan? Bagaimana kualfikasinya? 5. Isi tujuan
Ada bermacam-macam jenis tinjauan yaitu:
hanya deskripsi isi atau ulasan yang kritis tetapi objektif
memberi rekomendasi untuk tipe perpustakaan atau kelompok tertentu. 6. Data bibliografi
Data bibliografi apa yang diberikan dan cukup lengkapkah? 7. Penyajian
Apakah jelas dan memmudahkan pemakaian? Ada berapa pendekatan?
Ada berapa macam indeks?
Apakah urutan informsi dalam tiap entri seragam? 8. Kegunaan
Dapat dipakai untuk apa? Sebagai alat seleksi atau verifikasi, atau sumber rujukan?
Dapat dipakai oleh siapa? Bagian rujukan, pengadaan, pengembangan koleksi, atau pemakai perpustakaa?
9. Format fisik
Apakah penjilidannya kuat?
Apakah hurufnya tidak terlalu kecil? Bagaiman kualitas kertasnya?
10. Harga
Apakah harganya sebanding dengan isi dan kegunaannya? Apakah ada alat serupa yang lebih murah?
Proses evaluasi seleksi perlu dilakukan oleh pustakawan untuk mempertimbangkan nilai-nilai intrinsik bahan pustaka yang ada di perpustakaan. Sehingga dengan memhami point-point yang di atas maka diharapkan pengembangan koleksi perpustakaan dapat bermanfaat bagi pengguna.
2.4 Sistem Pengadaan Bahan pustaka
Kegiatan pengadaan bahan pustaka merupakan salah satu kegiatan yang terpenting atau kegiatan inti dalam unit kegiatan di perpustakaan. Karena unit kegiatan pengadaan adalah kegiatan yang mengembangkan koleksi perpustakaan yang dikelolah oleh perpustakaan yang bersangkutan.
a. Pemilihan atau seleksi bahan pustaka
b. Pengadaan bahan pustaka melalui pembelian, tukar menukar, penerimaan hadiah, dan penerbitan sendiri oleh perpustakaan
c. Inventarisasi bahan yang telah diadakan serta statistik pengadaan bahan pustaka (Darmono, 2001: 58)
Perkembangan zaman yang berbasis komputer, menuntut berbagai pihak kaya akan informasi, agar tidak gagap teknologi. Pustakawan khususnya bidang pengadaan, harus menyediakan koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Kegiatan pelaksanaan pengadaan, ialah kegiatan mengusahakan adanya bahan koleksi dengan berbagai cara:
a. Pembelian b. Hadiah c. Pertukaran d. Menerima titipan. 2.4.1 Pembelian
Pengadaan bahan pustaka dengan cara pembelian, merupakan kegiatan menambah koleksi perpustakaan yang diharapkan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Pada perpustakaan perguruan tinggi, ketersediaan koleksi perpustakaan harus mendukung pelaksaaan Tri Darma Perguruan Tinggi yang diantaranya menyediakan informasi ilmiah untuk para mahasiswa, dosen, dan karyawan maupun pemakai dari luar. Baik koleksi buku, majalah, surat kabar, dan jenis koleksi lainnya. Informasi yang ada pada koleksi perpustakaan harus akurat, sehingga sebelum pihak perpustakaan melakukan pembelian, perpustakaan menyediakan formulir permintaan usulan pengadaan.
Isi formulir usulan pengadaan dapat dilihat sebagai berikut:
No Untuk Buku Untuk Terbitan Berkala Untuk Non-buku
1 Pengarang Judul Spesifikasinya
2 Judul Alamat penerbit Jenis
3 Edisi Frekuensi terbit Ukuran
4 Tahun terbit ISSN (jika ada) Informasi Sumber
5 Penerbit Harga langganan
7 Jumlah eksemplar Informasi sumber
8 Harga satuan
9 Informasi Sumber
Gambar-1: Isi Formulir Usulan Pengadaan
Sumber: Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 53)
Pembelian bahan pustaka adalah yang paling ideal dalam pengadaan koleksi suatu perpustakaan, sebab ada kebebasan dalam memilih koleksi yang dikehendaki. Untuk dapat melaksanakan pembelian bahan pustaka, perpustakaan membutuhkan anggaran yang memadai dan teratur sehingga pembelian bahan pustaka dapat dilakukan dengan tepat dan baik.
Namun dengan keterbatasan dana yang merupakan kendala dan penghambat kelancaran pengadaan bahan pustaka dengan cara pembelian. Untuk negara berkembang seperti Indonesia pengadaan buku dari luar negeri mempunyai prosedur yang berbelit-belit, baik dalam pembayaran maupun pengiriman bukunya. Karena itu pustakawan yang menangani pengadaan buku ini harus memiliki pengetahuan yang luas mengenai bibliografi, bahasa, manajemen, penerbitan dan perdagangan buku. Pembelian buku dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu melalui pemesanan langsung ke toko buku, dan penerbit maupun agen baik di dalam negeri atau luar negeri.
2.4.2 Hadiah atau Sumbangan
Koleksi perpustakaan yang diperoleh dengan hadiah dari berbagai sumber baik dari departemen atau instansi pemerintah, swasta atapun perorangan, sebagai kenang-kenangan atau tanda terima kasih.
Menurut Yulia (1993: 59) mengatakan bahwa cara-cara permintaan dan pemberian hadiah dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:
1. Hadiah atas permintaan
a) Mempersiapkan daftar donatur yang akan diminta sumbangannya. Alamat dapat dicari pada directori, bulletin, laporan lembaga dan seterusnya.
b) Perpustakaan menyusun daftar bahan pustaka yang akan diajukan kepada pihak lain (lembaga ilmiah, lembaga pemerintah, perorangan
dan seterusnya) di dalam maupun di luar negeri. Alamat dapat dicari pada directori, bulletin, laporan lembaga dan sebagainya.
c) Daftar permohonan dikirimkan kepada alamat yang dituju disertai surat pengantar.
d) Apabila pihak donor telah mengirimkannnya, petugas memeriksa kiriman tersebut dan dicocokkan dengan surat pengantarnya dan mengirimkan ucapan terimakasih.
e) Selanjutnya bahan diproses seperti biasa yaitu diinventarisasi dan seterusnya.
2. Hadiah tidak atas permintaan
a) Bahan pustaka yang diterima dicocokkan dengan surat pengantar b) Perpustakaan menulis surat ucapan terima kasih.
c) Bahan pustaka yang diterima ditelusuri apakah subjeknya sesuai dengan tujuan perpustakaan, dan apakah tidak duplikat. Jika pustaka telah benar-benar telah sesuai, dapat segera diproses.
d) Jika bahan pustaka tidak sesuai, disisihkan bahan pertukaran atau dihadiahkan pada orang lain.
Dengan uraian di atas perpustakaan yang bersumber dari hadiah atau sumbangan, perlu mempertimbangkan kecocokan koleksi yang disumbangkan dengan tujuan perpustakaan. Namun dengan adanya sumbangan hadiah ini, perpustakaan dapat terbantu dalam pengembangan bahan pustaka, jika bahan pustaka yang disumbangkan sesuai dengan tujuan perpustakaan dan kebutuhan pengguna perpustakaan.
2.4.3 Tukar Menukar
Kegiatan pertukaran mempunyai potensi yang cukup besar, mengingat dana pengadaan yang terbatas, dan adanya terbitan yang tidak dapat dibeli di toko buku, serta pertukaran merupakan kegiatan yang dapat mengembangkan kerja sama yang baik antar perpustakaan. Selain itu dengan melakukan pertukaran akan memberi kesempatan perpustakaan mengeluarkan bahan-bahan duplikat yang tidak dibutuhkan.
Sebelum melakukan kesepakatan tukar-menukar bahan pustaka dengan perpustakaan lain, ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan, yaitu apakah bahan pustaka yang ditawarkan oleh perpustakaan lain subjeknya sesuai dengan subjek yang dicakup oleh perpustakaan kita, serta perlu disiapkannya bahan pustaka yang akan digunakan sebagai penukarnya. Selain dari itu perlu diidentifikasi lebih dahulu,
perpustakaan atau lembaga mana saja yang dapat melakukan kerja sama dalam pertukaran bahan pustaka.
2.4.4 Titipan
Titipan adalah bahan pustaka yang diperoleh dari individu atau lembaga yang menitipkan koleksi. Bahan pustaka dapat dipinjamkan tetapi statusnya tetap milik orang yang menitipakan koleksi terebut. Perpustakaan juga harus jeli dalam menerima titipan tersebut apakah koleksi yang dititip dapat dikategorikan koleksi yang sesuai dan dapat bermanfaat bagi pengguna dan perpustakaan.
2.4.5 Terbitan Sendiri
Pengadaan bahan pustaka dengan penerbitan sendiri adalah salah satu kegiatan perpustakaan yang diharapkan dapat membantu pengembangan koleksi perpustakaan. Penerbitan koleksi ini diterbitkan oleh lembaga yang bersangkutan atau unit-unit yang dilingkupinya. Tugas pustkawan sama halnya dengan sepeti pengadaan bahan pustaka melalui hadiah, yaitu perpustakaan harus objektif dalam seleksi koleksi perpustakaan khususnya melalui terbitan sendiri.
Jenis koleksi ini biasanya tersimpan di pusat deposit, yaitu tempat yang menampung atau menyimpan hasil karya manusia. Melalui pusat deposit, perpustakaan memungkinkan untuk mendapat tambahan bahan pustaka yang bersifat grey literature. Misalnya; skripsi, tesis, disertasi, makalah, seminar, konferensi, laporan penelitian dan pengabdian pada masyarakat.
2.5 Pengadaan Bahan pustaka Melalui Akses Internet
Tugas pengadaan bahan pustaka merupakan tugas sederhana. Namun tugas ini akan rumit pada saat perpustakaan memesan buku dari penerbit luar negeri. Karena jarak jauh, dana yang terbatas, sistim komunikasi yang tidak lancar yang menyebabkan pemesanan buku dari luar negeri terhambat.
Tetapi, perkembangan teknologi di zaman sekarang, khususnya bidang IT membantu perpustakaan dalam hal pengadaan bahan pustaka melalui sistem jaringan
(internet). Secara umum pembelian ini dapat diakses dari : http://www.amazon.com,
http://gramedia.com, http://erlangga.com, dan lain-lain.
2.5.1 Cara Pengadaan Bahan pustaka Melalui Internet
Perpustakaan sekarang ini banyak melakukan pengadaan bahan pustaka melalui internet, karena melalui internet perpustakaan dengan cepat memiliki bahan pustaka yang belum dimiliki oleh perpustakaan, ataupun bahan pustaka yang tidak beredar di pasaran.
Berikut beberapa cara melakukan pembelian dari alamat website yang dapat diakses melalui internet:
1. Mengisi form pembelian yang disediakan di website dengan mengirim e-mail ke toko atau penerbit buku yang bersangkutan.
2. Harga buku dan biaya pengiriman dilihat dari judul, pengarang, dan penerbit dan pembeli menyebutkan alamat lengkapnya, kemudian ditentukan tarif pengiriman. 3. Email yang sudah dikirim oleh pembeli akan dijawab oleh penerbit dan
mencantumkan harga buku dan biaya pengiriman.
4. Pada e-mail penerbit dicantumkan nomor rekening bank BCA, BII, LIPPO, BNI melalui ATM atau internet banking dan kemudian dilakukan konfirmasi biaya atau pembayaran.
2.5.2 Keunggulan Pengadaan Bahan pustaka Melalui Internet (online)
Salah satu kendala yang dihadapi oleh perpustakaan khususnya bidang pengadaan bahan pustaka adalah dana. Dimana perpustakaan kurang dapat menjangkau seluruh penerbit koleksi bahan pustaka di luar negeri. Sementara informasi yang mengglobal sangatlah dibutuhkan pengguna. Namun dengan melalui dengan perkembangan zaman yang berbasis jaringan elektronik, perpustakaan dapat terbantu dalam hal pengadaan koleksi bahan pustaka.
Pengadaan bahan pustaka dengan cara akses melalui internet mempunyai beberapa keunggulan yaitu: Penelusurannya cepat, tepat dan menyediakan penelusuran
yang variatif, dengan cara web form dimana alamat website menyediakan menu-menu yang digunakan pembeli untuk mencari informasi tentang koleksi yang dinginkan, dimana pembeli dapat melakukan penelusuran dari nama pengarang, subjek, judul, penerbit, penerbit, harga, tahun terbit, dan lain-lain. Selain itu menawarkan variasi harga, pembayaran, dan pengirimannya.
2.6 Inventarisasi
Menurut Yulia (1993: 144) menyatakan bahwa: “inventarisasi bahan pustaka adalah kegiatan pencatatan setiap bahan pustaka yang diterima perpustakaan ke dalam buku inventarisasi atau buku induk sebagai tanda bukti pebendaharaan atau pemilikan perpustakaan.”
Uraian di atas menyebutkan bahwa dengan adanya inventarisasi, setiap bahan pustaka yang diterima dapat diketahui keterangan catatan koleksi bahan pustaka. Sebelum bahan pustaka siap dicatat ke dalam buku induk, harus diberi stempel inventarisasi dan stempel perpustakaan atau instansi.
Stempel inventarisasi memuat keterangan sebagai berikut: 1. Nomor registrasi / nomor akses
2. Asal perolehan
Keterangan yang dicatat pada kolom asal perolehan adalah apakah perolehan bahan pustaka tersebut diperoleh dari: hadiah, pembelian, tukar menukar, titipan atau terbitan sendiri
3. Lokasi penyimpanan
Pada keterangan ini dicatat lokasi penyimpanan bahan pustaka tersebut. Misalnya: American corner, Referensi, deposit dan lain-lain
4. Jumlah eksempalar
Pada keterangan ini dicatat jumlah eksemplar bukunya. Misalnya: buku 5 eksemplar
5. Nomor klasifikasi/ nomor panggil
Nomor klasifikasi dicatat setelah pengolahan bahan pustaka (pengatalogan) dilakukan
Selain stempel inventarisasi, cap atau stempel perpustakaan / instansi / milik juga digunakan untuk sebagai tanda kepemilikan perpustakaan yang bersangkutan.
Berikut adalah gambar stempel inventarisasi
PERPUSTAKAAN TELADAN No. Akses
No. Panggil Sumber Diperiksa
Gambar-2: Stempel inventarisasi
Berikut adalah gambar stempel cap perpustakaan/instansi bahan pustaka
MILIK PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS TELADAN
Gambar-3: Stempel cap perpustakaan/instansi/milik
Tujuan utama kegiatan inventarisasi adalah: 1.Agar perpustakaan dapat mengontrol pemilikannya 2. Agar sitematika pembuatan laporan.
3. Menyusun statistik.
4. Mengetahui bahan pustaka yang sudah / belum dimiliki
5. Mengetahui bahan pustaka yang dimiliki pada kurun waktu tertentu 6. Mengetahui bahan pustaka yang hilang
7. Setelah dari pembeli ada konfirmasi transfer, maka penerbit mengirimkan buku yang sesuai dengan pesanan pembeli.
