IDENTIFIKASI DAN ANALISIS KEBUTUHAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) DI LINGKUNGAN BADAN PENANGGULANGAN BENCANA DAERAH KABUPATEN MAGELANG TAHUN 2014

(1)

Unit Kerja :

SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN

No

Tugas Jabatan

NOMOR SOP

1

2

4

1 Mempelajari peraturan perundang-undangan,

kebijakan teknis, pedoman teknis maupun

pedoman pelaksanaan lainnya yang

berhubungan dengan tugasnya.

-

-2

Melaksanakan urusan surat menyurat baik surat

masuk maupun keluar.

1 Pengelolaan Surat

Masuk

BPBD.63/SET/SB.UM

PEG/01

1 Dokumen Surat

Masuk

2 Pengelolaan Surat

Keluar

BPBD.63/SET/SB.UM

PEG/02

2 Dokumen Surat

Keluar

3 Melaksanakan sistem jaringan dokumentasi dan

informasi hukum dan kearsipan.

-

-4

Melaksanakan pengelolaan dan administrasi

rumah tangga, barang atau perlengkapan.

3 Pengelolaan

Administrasi Barang.

BPBD.63/SET/SB.UM

PEG/03

3 Dokumen

Administrasi

Barang

5 Melaksanakan pengelolaan dan administrasi

kepegawaian internal dan pengembangan

sumber daya manusia.

4 Pengusulan Kenaikan

Pangkat (KP).

BPBD.63/SET/SB.UM

PEG/04

4 Dokumen Usulan

KP

6 Melaksanakan administrasi kehadiran pegawai di

lingkungan satuan kerja.

5 Pengadministrasian

Kehadiran Pegawai

BPBD.63/SET/SB.UM

PEG/05

5 Dokumen

Kehadiran Pegawai

7 Melaksanakan administrasi KARPEG / KARIS /

KARSU / TASPEN / NPWP.

6 Pelayanan Permohonan

KARIS/KARSU.

BPBD.63/SET/SB.UM

PEG/06

6 Dokumen

Pelayanan

KARIS/KARSU.

8 Menyiapkan bahan pemberian penghargaan dan

tanda jasa.

-

-9

Melaksanakan administrasi berkas kepegawaian.

7 Pengelolaan

Administrasi

Kepegawaian

BPBD.63/SET/SB.UM

PEG/07

7 Dokumen

Pelayanan Berkas

Administrasi

Kepegawaian

10 Melaksanakan pengendalian, pengawasan dan

evaluasi kegiatan pengelolaan surat menyurat,

kearsipan dan dokumentasi kegiatan, rumah

tangga, pengelolaan kepegawaian internal dan

usaha kesejahteraan pegawai.

-

-11 Menyusun bahan laporan kegiatan pengelolaan

surat menyurat, kearsipan dan dokumentasi

kegiatan, rumah tangga, pengelolaan

kepegawaian internal dan usaha kesejahteraan

pegawai.

-

-12 Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh

pimpinan sesuai dengan tugas dan fungsinya.

8 Penyelenggaraan Rapat BPBD.63/SET/SB.UM

PEG/08

8 Notulen

Mengetahui,

KEPALA PELAKSANA BPBD

Kota Mungkid, Nopember 2014

KEPALA SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN

Judul SOP

Hasil Kegiatan

3

5 DI LINGKUNGAN BADAN PENANGGULANGAN BENCANA DAERAH

KABUPATEN MAGELANG TAHUN 2014

(2)

TGL. REVISI

-TGL. EFEKTIF 1 DESEMBER 2014 DISAHKAN OLEH

NAMA SOP

1. 1. Memahami regulasi tentang tata naskah dinas. 2. Mampu mengoperasikan komputer. 2. 3. Jujur, disiplin, dan teliti.

3.

- 1. Buku Kendali. 4. Alat tulis kantor. 2. Lembar Disposisi. 5. Komputer. 3. Buku Agenda Surat.

1. Cek kelengkapan surat. 1. Identitas surat. 2.Sifat Surat. 2. Disposisi.

Kasubbag Umpeg PU Kasi/ Kasubbag Kabid Kepala Sekre tariat Kepala Pelaksan a

Kelengkapan Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1 Menerima, membuka, mengagenda, memberi lembar disposisi, mengajukan ke Kepala Pelaksana.

Buku Agenda, Buku Kendali, Lembar Disposisi.

5 menit Catatan surat. menyesuaikan kompleksitas surat

2 Membaca, mempelajari, mendisposisi, menyerahkan ke Kepala Sekretariat.

Lembar Disposisi. 5 menit Disposisi

3 Membaca, mempelajari, mendisposisi, menyerahkan ke Kasubbag Umum dan Kepegawaian.

Disposisi. 5 menit Disposisi

4 Membaca, mempelajari, mendisposisi, menyerahkan ke Pengadministrasi umum.

3 Memilah, mencatat disposisi dalam buku agenda. Buku Agenda, Disposisi.

5 menit Catatan Disposisi

4 Mendistribusikan surat sesuai alamat disposisi (Sekretariat/Bidang).

Disposisi. 5 menit Tanda terima

5 Mengarsipkan (surat-surat Subbag Umum dan Kepegawaian).

Surat Masuk Lembar disposisi

5 menit Arsip Surat Masuk.

KEPALA PELAKSANA BPBD

Drs. SUJADI

Pembina Tk. I NIP. 19610727 198607 1 001 Keputusan Bupati Nomor. 76 Tahun 2009 Tanggal 31 Desember 2009 tentang

Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Magelang.

KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN

PENGELOLAAN SURAT MASUK

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA

Peraturan Daerah Kabupaten Magelang, Nomor 30 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lemtekda dan Satpol PP.

Peraturan Bupati Magelang Nomor 9 Tahun 2009 tentang Rincian Tugas Jabatan Struktural pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Magelang.

Keterangan

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

No Uraian Prosedur

Pelaksana Mutu Baku

PEMERINTAH KABUPATEN MAGELANG

BADAN PENANGGULANGAN BENCANA DAERAH

(3)

TGL. PEMBUATAN 1 NOPEMBER 2014

TGL. REVISI

NAMA SOP

1. 1. Memahami regulasi tentang tata naskah dinas. 2. Mampu mengoperasikan komputer. 2. 3. Jujur, disiplin, dan teliti.

3.

1. Buku Kendali. 4. Alat tulis kantor. 2. Lembar Disposisi. 5. Komputer dan printer. 3. Buku Agenda Surat.

1. Cek kelengkapan surat. 1. Identitas surat. 2.Sifat Surat. 2. Disposisi.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1 Menugaskan JFU (PU) untuk menerima, meneliti kelengkapan data dukung dan kebenaran tata naskah konsep surat keluar dari

Subbag/Seksi/Bidang.

-10 menit Disposisi

2 Menyusun dan mengajukan konsep surat ke PU untuk diteruskan ke Kepala Pelaksana.

Disposisi, data

dukung. 1 jam Konsep surat. 3 Menerima, meneliti kelengkapan data dukung dan

kebenaran tata naskah konsep surat keluar. Jika lengkap dan benar, menyerahkan ke Kepala Sekretariat. Jika belum lengkap dan benar, mengembalikan ke Kasi/Kasubbag pembuat konsep surat.

Konsep Surat, data dukung surat, Perbup Tata Naskah Dinas

5 menit Konsep Surat Keluar terkoreski.

4 Menyelia kelengkapan dan kebenaran konsep surat keluar. Jika lengkap dan benar, memaraf dan mengajukan ke Kepala Pelaksana. Jika belum lengkap dan benar mengembalikan ke PU untuk dilengkapi dan/atau direvisi.

Konsep Surat Keluar, data dukung surat.

5 menit Konsep Surat Keluar terparaf.

5 Menyelia kelengkapan dan kebenaran konsep surat keluar. Jika lengkap dan benar, memaraf dan mengajukan ke Kepala Pelaksana. Jika belum lengkap dan benar mengembalikan ke PU untuk dilengkapi dan/atau direvisi.

Konsep Surat Keluar, data dukung surat.

5 menit Konsep Surat Keluar terparaf.

6 Menyelia kelengkapan dan kebenaran konsep surat keluar. Jika lengkap dan benar, menandatangani dan menyerahkan ke PU. Jika belum lengkap dan benar mengembalikan ke Kepala Sekretariat untuk dilengkapi dan/atau direvisi.

Konsep Surat Keluar terparaf, data dukung surat.

5 menit Konsep Surat Keluar tertanda tangani.

7 Meneliti kelengkapan tanda tangan Kepala Pelaksana. Jika kurang, meminta Kepala Pelaksana untuk melengkapi. Jika lengkap, menugaskan Kasubbag Umum dan Kepegawaian untuk meneruskan langkah selanjutnya.

8 Meneliti kelengkapan tanda tangan Kepala Pelaksana. Jika kurang, meminta Kepala Pelaksana untuk melengkapi. Jika lengkap, menugaskan JFU untuk meneruskan langkah selanjutnya.

9 Mengagenda, memberi nomor dan tanggal surat,menggandakan, membubuhkan stempel.

Surat Keluar 30 menit Surat Keluar teragenda.

10 Mendistribusikan surat ke Subbag/Seksi pengelola surat (untuk surat-surat teknis/rahasia/mendesak) atau mendistribusikan sesuai alamat tujuan (untuk surat-surat umum/administratif).

Surat Keluar, Buku Ekspedisi

1 jam Tanda terima. waktu menyesuaikan jarak

11 Mendokumentasikan surat keluar. Surat Keluar, File Box, Snelhechter.

15 menit Dokumentasi Surat Keluar. Keputusan Bupati Nomor. 76 Tahun 2009 Tanggal 31 Desember 2009 tentang

KETERKAITAN

PENGELOLAAN SURAT KELUAR

PERALATAN/PERLENGKAPAN

Keterangan

(4)

TGL. REVISI

NAMA SOP

1. 1. Memahami regulasi tentang tata naskah dinas.

2. Mampu mengoperasikan komputer dan berkomunikasi secara efektif. 2. 3. Jujur, disiplin, dan teliti.

3.

1. 1. Komputer, LCD Proyektor.

2. SOP Penanganan Surat Keluar. 2. Alat Tulis Kantor.

## Undangan terdistribusi H-3 1. Pimpinan, peserta, dan narasumber rapat. ## Kesiapan materi, peralatan/perlengkapan dan narasumber rapat

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1 Menugaskan PU untuk menyusun konsep undangan rapat.

surat masuk 10 menit disposisi

2 Menyusun konsep undangan rapat. disposisi 0,5 jam konsep undangan rapat 3 Menyelia konsep undangan rapat. Jika setuju,

memaraf dan menyerahkan ke Kepala Pelaksana lewat Kepala Sekretariat. Jika tidak setuju mengembalikan ke PU untuk dilengkapi dan/atau direvisi. konsep undangan rapat 0,25 jam konsep undangan rapat terselia

4 Menyelia konsep undangan rapat. Jika setuju, memaraf dan menyerahkan ke Kepala Pelaksana. Jika tidak setuju mengembalikan ke Kasubbag Umum dan Kepegawaian untuk dilengkapi dan/atau direvisi.

konsep undangan rapat

0,25 jam konsep undangan rapat terselia

5 Menyelia konsep undangan rapat. Jika setuju, menandatangani dan menyerahkan ke Kepala Sekretariat. Jika tidak setuju mengembalikan ke Kepala Sekretariat untuk dilengkapi dan/atau direvisi.

konsep undangan rapat terselia

0,25 jam undangan rapat

6 Menyelia kelengkapan tandatangan Kepala undangan rapat 0,25 jam undangan rapat terselia 7 Mengagenda, menggandakan, dan mendistribusikan

undangan ke pihak terkait.

undangan rapat 1 hari tanda terima

8 Mendokumentasikan undangan. undangan dan tanda terima

0,25 jam dokumentasi undangan 9 Menyiapkan bahan dan perlengkapan/peralatan rapat. bahan,

perlengkapan/per alatan rapat

3 jam bahan, perlengkapan/pe ralatan rapat 10 Mengecek kesiapan penyelanggaraan rapat. cek list 1 jam cek list terisi

11 Menyelenggarakan rapat. peralatan/perleng kapan rapat

3 jam hasil rapat

12 Menyusun konsep notulen rapat. hasil rapat 1 jam konsep notulen rapat 13 Menyelia konsep notulen rapat. Jika setuju, memaraf

dan menyerahkan ke Kepala Pelaksana lewat Kepala Sekretariat. Jika tidak setuju mengembalikan ke PU untuk dilengkapi dan/atau direvisi.

konsep notulen rapat

0,25 jam konsep notulen rapat terselia

14 Menyelia konsep notulen rapat. Jika setuju, memaraf dan menyerahkan ke Kepala Pelaksana. Jika tidak setuju mengembalikan ke Kasubbag Umum dan Kepegawaian untuk dilengkapi dan/atau direvisi.

konsep notulen rapat

0,25 jam konsep notulen rapat terselia

15 Menyelia konsep notulen rapat. Jika setuju, menandatangani dan menyerahkan ke Kepala Sekretariat. Jika tidak setuju mengembalikan ke Kepala Sekretariat untuk dilengkapi dan/atau direvisi.

konsep notulen rapat terselia

0,25 jam notulen rapat

6 Menyelia kelengkapan tandatangan Kepala Pelaksana notulen rapat 0,25 jam notulen rapat terselia 16 Mengagenda, menggandakan dan mendistribusikan

notulen rapat ke pihak terkait.

notulen rapat 0,25 jam tanda terima

17 Mendokumentasikan notulen rapat. tanda terima dan notulen rapat 0,25 jam dokumentasi notulen rapat KEPALA PELAKSANA BPBD KEPALA PELAKSANA BPBD PENYELENGGARAAN RAPAT

Peraturan Daerah Kabupaten Magelang, Nomor 32 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kecamatan dan Kelurahan.

Keterangan

Peraturan Bupati Magelang Nomor 30 Tahun 2009 tentang Rincian Tugas Jabatan Struktural pada Kelurahan Kabupaten Magelang.

PENCATATAN DAN PENDATAAN

Keputusan Bupati Nomor 76 Tahun 2009 Tanggal 31 Desember 2009 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Magelang.

KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN

SOP Penanganan Surat Masuk.

PERINGATAN

(5)

TGL. REVISI

NAMA SOP

1. 1. Memahami regulasi tentang kepegawaian.

2. Mampu mengoperasikan komputer.

2. 3. Jujur, disiplin, dan teliti.

3.

1. 1. Komputer, printer.

2 SOP Penanganan Surat Keluar. 2. Alat Tulis Kantor.

3. Buku Administrasi Kepegawaian

## Kedisiplinan pencatatan buku administrasi kepegawaian. 1. Data Kepegawaian. ## Kedisiplinan dalam penyusunan dan penyampaian laporan kepegawaian.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1 Menugaskan JFU untuk menyusun dan menyampaikan konsep usulan/laporan kepegawaian. berkas usulan kepegawaian PNS 1 jam konsep usulan/laporan kepegawaian waktu menyesuaikan jenis adm. Kepegawaian 2 Menyusun dan menyampaikan konsep

usulan/laporan kepegawaian. berkas usulan kepegawaian PNS 1 jam konsep usulan/laporan kepegawaian waktu menyesuaikan jenis adm. 3 Menyelia kelengkapan usulan/laporan

kepegawaian. Jika setuju, memaraf dan menyerahkan ke Kepala Pelaksana lewat Kepala Sekretariat. Jika tidak setuju mengembalikan ke PU untuk dilengkapi dan/atau direvisi.

konsep usulan/laporan kepegawaian 0,5 jam konsep usulan/laporan kepegawaian terselia

4 Menyelia kelengkapan usulan/laporan kepegawaian. Jika setuju, memaraf dan menyerahkan ke Kepala Pelaksana. Jika tidak setuju mengembalikan ke Kasubbag Umum dan Kepegawaian untuk dilengkapi dan/atau direvisi.

konsep usulan/laporan kepegawaian 0,5 jam konsep usulan/laporan kepegawaian terselia

5 Menyelia kelengkapan usulan/laporan kepegawaian. Jika setuju, menandatangani dan menyerahkan ke Kepala Sekretariat. Jika tidak setuju mengembalikan ke Kepala Sekretariat untuk dilengkapi dan/atau direvisi.

konsep usulan/laporan kepegawaian terselia 0,5 jam usulan/laporan kepegawaian

6 Mengagenda, menggandakan, dan mendistribusikan ke pihak terkait.

usulan/laporan kepegawaian

1 jam tanda terima disesuaikan dengan jarak tempuh 7 Mendokumentasikan usulan/laporan kepegawaian. usulan/laporan kepegawaian dan tanda terima 0,25 jam dokumentasi

8 Mengecek usulan/laporan kepegawaian ke pihak terkait. usulan/laporan kepegawaian 1 jam usulan/laporan kepegawaian terkonfirmasi disesuaikan dengan jarak tempuh 9 Menerima, meneliti dan memverifikasi dokumen

kepegawaian. dokumen kepegawaian 1 jam dokumen kepegawaian terverifiKasubbi d

10 Mengagenda, menggandakan, dan mendistribusikan ke pihak terkait.

dokumen kepegawaian terverifiKasubbid

0,5 jam catatan dan tanda terima

11 Mendokumentasikan dokumen kepegawaian catatan, tanda terima dan dokumen

0,25 jam dokumentasi kepegawaian Keputusan Bupati Nomor. 76 Tahun 2009 Tanggal 31 Desember 2009 tentang

KETERKAITAN

PENGELOLAAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

Keterangan

(6)

TGL. REVISI

NAMA SOP

1. 1. Memahami regulasi tentang pengelolaan barang daerah. 2. Mampu mengoperasikan komputer dan olah data.

2. 3. Jujur, disiplin, dan teliti.

3.

1. 1. DPA. 5. Buku inventaris barang.

2 SOP Penanganan Surat Keluar. 2. Sisdur Pengelolaan Keuangan Daerah. 6. Komputer, LCD Proyektor. 3. Standarisasi Indeks Biaya. 7. Alat Tulis Kantor. 4. Pedoman Pengendalian Kegiatan.

## Pencatatan Inventarisasi Barang 1. Nama, jenis, jumlah, harga, kondisi barang. ## Pelaporan Barang Kasubbag Umpeg PU Kasi/ Kasubbag Kabid Kepala Sekre tariat Kepala Pelaksa na

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1 Menugaskan PU untuk menyiapkan bahan penyusunan administrasi barang/jasa.

DPA 10 menit disposisi

2 Menyiapkan bahan penyusunan administrasi barang/jasa.

DPA, disposisi. 2 jam administrasi barang 3 Menyusun dan mengajukan konsep usulan

kebutuhan barang ke Kepala Pelaksana lewat PU.

2 jam Konsep RKBU awal 4 Menerima, meneliti dan memverifikasi usulan

barang. Menyusun rencana kebutuhan barang dan mengajukan ke Kasubbag Umum dan Kepegawaian

Konsep RKBU awal

2 jam Konsep RKBU

5 Menyelia kelengkapan rencana kebutuhan barang. Jika setuju, memaraf dan menyerahkan ke Kepala Pelaksana lewat Kepala Sekretariat. Jika tidak setuju mengembalikan ke PU untuk dilengkapi dan/atau direvisi.

Konsep RKBU 0,5 jam Konsep RKBU terselia

6 Menyelia kelengkapan rencana kebutuhan barang. Jika setuju, memaraf dan menyerahkan ke Kepala Pelaksana. Jika tidak setuju mengembalikan ke Kasubbag Umum dan Kepegawaian untuk dilengkapi dan/atau direvisi.

Konsep RKBU 0,5 jam Konsep RKBU terselia

7 Menyelia kelengkapan rencana kebutuhan barang. Jika setuju, menandatangani dan menyerahkan ke Kepala Sekretariat. Jika tidak setuju mengembalikan ke Kepala Sekretariat untuk dilengkapi dan/atau direvisi.

Konsep RKBU terselia

0,5 jam RKBU

8 Meneliti kelengkapan tanda tangan Kepala Sekretariat . Jika lengkap, menugaskan PU untuk menyusun rencana anggaran pengadaan barang. Jika tidak lengkap, mengajukan lagi ke Kepala Pelaksana.

Laporan, Buku Agenda

1 jam catatan dan tanda terima

waktu menyesuaikan jarak tempat pendistribusian

9 Menyusun rencana anggaran pengadaan barang. RKBU 2 jam RKA, DPA mengacu SOP penyusunan RKA, DPA 10 Memfasilitasi pelaksanaan pengadaan barang DPA 4 jam Dokumen

Pengadaan

waktu menyesuaikan jenis pengadaan 11 Memeriksa, menerima, mencatat, memberi kode

inventaris barang, dan menyimpan/ mendistribusikan barang ke unit terkait.

Dokumen Pengadaan

3 jam Barang waktu menyesuaikan jumlah barang 12 Menyusun konsep laporan dan menyerahkan ke

Kasubbag Umum.

Data inventaris barang

1 jam Konsep Laporan

13 Menyelia dan memverifikasi konsep laporan. Jika setuju memaraf dan mengajukan ke Kepala Pelaksana lewat Kepala Sekretariat. Jika tidak setuju, mengembalikan ke PU untuk dilengkapi dan/atau direvisi.

Konsep Laporan

0,5 jam Konsep Laporan terselia

14 Menyelia dan memverifikasi konsep laporan. Jika setuju memaraf dan mengajukan ke Kepala Pelaksana. Jika tidak setuju, mengembalikan ke Kasubbag Umum dan Kepegawaian untuk dilengkapi dan/atau direvisi.

Konsep Laporan

0,5 jam Konsep Laporan terselia

15 Menyelia dan memverifikasi konsep laporan. Jika setuju menandatangani dan menyampaikan ke Kepala Sekretariat. Jika tidak setuju, mengembalikan ke Kepala Sekretariat untuk dilengkapi dan/atau direvisi.

Konsep Laporan terselia

0,5 jam Laporan

16 Meneliti kelengkapan tanda tangan Kepala Pelaksana. Jika lengkap, menugaskan PU untuk mengagenda, menggandakan, dan mendistribusikan laporan ke pihak terkait. Jika tidak lengkap, mengajukan lagi ke Kepala Pelaksana.

17 Mengagenda, menggandakan, dan mendistribusikan laporan ke pihak terkait.

18 Mendokumentasikan Laporan laporan dan

tanda terima

0,25 jam Dokumentasi Laporan Barang.

KEPALA PELAKSANA BPBD Keputusan Bupati Nomor. 76 Tahun 2009 Tanggal 31 Desember 2009 tentang

KETERKAITAN

PENGELOLAAN ADMINISTRASI BARANG

Keterangan

SUBBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN

C C C C C C C C