STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) TATA USAHA
Mengolah Surat Masuk
1. Tujuan : Untuk mempermudah dalam hal pengecekan surat-surat yang diterima oleh bagian penerimaan surat dan pengarahan surat sesuai dengan isi serta tujuan surat.
2. Ruang Lingkup : Biro Umum dan Keuangan Universitas Negeri Gorontalo.
3. Penanggung Jawab : Kepala Biro, Kabag Umum dan Kasubbag TU.
4. Acuan : (-) Peraturan Menteri Nomor 20 Tahun 2015 TENTANG TATA NASKAH DINAS Kementerian Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi (-) Keputusan Rektor Universitas Negeri Gorontalo Nomor 1184/UN47/KP/2011 tentang Tata Persuratan di Lingkungan Universitas Negeri Gorontalo.
5. Didistribusikan kepada : Rektor, Wakil Rektor, Kepala Biro, Kabag/Kasubbag di lingkungan BUK Universitas Negeri Gorontalo.
6. Tata Cara : (a) Menerima surat yang masuk baik dari unit kerja di lingkungan UNG maupun dari instansi lain di luar UNG. (b) Memeriksa setiap surat masuk (c) Mengagendakan setiap surat masuk pada Buku Agenda Surat Masuk. (d) Menyampaikan kepada Rektor, Wakil Rektor, Kepala Biro, dan Kabag sesuai dengan tujuan surat setelah terlebih dahulu diberi lembaran disposisi. (e) Setelah diberikan disposisi oleh Rektor, Wakil Rektor, Kepala Biro/Kabag dikembalikan ke subbag Umum dan ditindaklanjuti sesuai dengan isi disposisi. (f) Mengarahkan/mengantarkan surat sesuai dengan disposisi surat.
7. Dokumen Terkait : (-) Disposisi Rektor, Wakil Rektor, Kepala Biro/Kabag (-) Buku Agenda Surat Masuk (-) Arsip Surat Masuk
ALUR PROSEDUR Mengolah Surat Masuk :
Pembuatan Konsep Surat Keluar
1. Tujuan : Memudahkan dalam pembuatan surat keluar baik dalam lingkup Universitas maupun di luar Universitas
2. Ruang Lingkup : BUK Universitas Negeri Gorontalo
3. Defenisi : Konsep adalah rancangan atau buram surat dan surat adalah sesuatu yang ditulis atau yang tertulis jadi Konsep Surat adalah rancangan yang ditulis atau tertulis 4. Penanggung Jawab : Kepala Biro, Kabag Umum, dan Kasubbag di lingkungan BUK 5. Acuan : (-) Peraturan Menteri Nomor 20 Tahun 2015 TENTANG TATA NASKAH
DINAS Kementerian Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi. (-) Keputusan Rektor Universitas Negeri Gorontalo Nomor 1184/UN47/KP/2011 tentang Tata Persuratan di Lingkungan Universitas Negeri Gorontalo
6. Didistribusikan kepada : Pimpinan unit kerja dan staf dosen maupun tenaga kependidikan di lingkungan UNG serta instansi lain di luar UNG.
7. Tata Cara : (a) pembuatan konsep surat keluar dilakukan oleh subbagian yang ada di lingkungan BAUK dengan memperhatikan maksud dan tujuan surat untuk memudahkan pemberian kode surat. (b) Setelah pembuatan konsep surat keluar kemudian diajukan ke Kepala Biro, Kabag Umum atau Kasubbag untuk dikoreksi dan diperiksa kembali apabila ada hal-hal yang harus ditambahkan atau diperbaiki. (c) Konsep surat yang telah dikoreksi dan diperiksa oleh Kepala Biro, Kabag Umum atau Kasubbag kemudian diperbaiki kembali oleh staf tata usaha. (d) Konsep surat yang telah diperbaiki kemudian dicetak atau diprint menjadi surat keluar dibawa ke Kepala Biro, Kabag Umum, atau Kasubbag untuk diberikan paraf. (e) Surat kemudian diserahkan ke Sekretaris Rektor/Wakil Rektor atau Kepala Biro untuk ditandatangani.
8. Dokumen Terkait : (-) Disposisi Rektor, Wakil Rektor, Kepala Biro (-) Buku Agenda Surat Keluar (-) Arsip Surat Keluar
ALUR PROSEDUR Membuat Konsep Surat Keluar :
Pelaksanaan Rapat Pimpinan
1. Tujuan : Memberikan panduan sehubungan dengan pelaksanaan rapat pimpinan 2. Ruang Lingkup : Biro UK Universitas Negeri Gorontalo
3. Defenisi : Rapat Dinas adalah pertemuan atau kumpulan untuk membicarakan sesuatu yang berhubungan dengan urusan kedinasan atau pekerjaan kantor sedangkan
4. Penanggung Jawab : Kepala Biro, Kabag Umum dan Kasubbag 5. Acuan :
6. Didistribusikan kepada : Pejabat dan Pimpinan unit kerja di lingkungan UNG
7. Tata Cara : (a) mempersiapkan sarana dan prasarana terkait dengan pelaksanaan rapat dinas (b) menyediakan daftar hadir dan notulen rapat (c) mempersiapkan staf untuk mengontrol jalannya rapat pimpinan terkait dengan sarana dan prasarana yang digunakan
8. Dokumen Terkait : (-) Undangan Rapat (-) Daftar Hadir Rapat (-) Buku Notulen Rapat Dinas
ALUR PROSEDUR Pelaksanaan Rapat Pimpinan :
Pengarsipan Surat
1. Tujuan : Memudahkan dalam pendokumentasian dan pencarian surat-surat yang ada di lingkungan UNG
2. Ruang Lingkup : Biro UK Universitas Negeri Gorontalo
3. Defenisi : Pengarsipan Surat adalah proses penyimpanan surat baik dalam bentuk media tulis maupun elektronik
4. Penanggung Jawab : Pembantu Dekan II dan Kabag TU
5. Acuan : - Peraturan Menteri Nomor 20 Tahun 2015 TENTANG TATA NASKAH DINAS Kementerian Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi. - Keputusan Rektor Universitas Negeri Gorontalo Nomor 1184/UN47/KP/2011 tentang Tata Persuratan di Lingkungan Universitas Negeri Gorontalo
6. Didistribusikan kepada : Arsiparis atau Penata Arsip Bagian Umum Biro UK
7. Tata Cara : a. Menerima surat yang akan diarsipkan b. Memilah terlebih dahulu berdasarkan isi surat apakah merupakan arsip SK, Surat Masuk atau Surat Keluar c.
Meletakkan surat yang telah dipilah untuk kemudian dimasukkan ke dalam tempat penyimpanan arsip.
8. Dokumen Terkait : - Surat-Surat Keputusan - Surat Masuk dan Surat Keluar ALUR PROSEDUR
Pengarsipan Surat :
