PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (POS)
PERBAIKAN SARANA DAN PRASARANA
KANTOR
(POS-ROUM-4.2.02)
TAHUN 2016
SUBBAGIAN PEMELIHARAAN
BAGIAN RUMAH TANGGA DAN PROTOKOL
BIRO UMUM
SEKRETARIAT JENDERAL
No. POS : POS-SET.LSF-SUPP-01 Halaman 2 dari 13 SUBBAGIAN PEMELIHARAAN
BAGIAN RUMAH TANGGA DAN PROTOKOL BIRO UMUM
SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN
KEBUDAYAAN
NO POS : POS-ROUM-4.2.02 TGL. PEMBUATAN : 21-10-2013 TGL. REVISI : 06-04-2016 TGL.EFEKTIF :
DISAHKAN OLEH : Kepala Biro Umum,
Dr. Sutanto, SH., MA. NIP196401281988031001
NAMA POS : Perbaikan Sarana dan Prasarana Kantor DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA
1. Undang-Undang Nomor 28 tahun 2002 tentang Bangunan Gedung;
2. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik;
3. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;
4. Perpres No.54 Tahun 2010 tetang Pengadaan barang/jasa beserta perubahan dan aturan turunannya;
5. Permendikbud Nomor 1 Tahun 2012 dan Nomor 11 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan;
6. Inmendikbud no.1 tahun 2013 tentang penyusunan, penetapan dan penerapan standar pelayanan;
7. Permenpu no.24 tahun 2008 tentang Pedoman Pemeliharaan dan Perawatan Bangunan Gedung;
8. Peraturan umum instalasi listrik indonesia 2000 (PUIL 2000);
9. Himpunan Peraturan Perundang-undangan Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) Departemen Tenaga Kerja RI.
1. Kepala Bagian Rumah Tangga dan Protokol 1.1. Pendidikan Formal : S1/sederajat
1.2. Kursus/Pelatihan : - Diklat Pimpinan Tingkat III
- Diklat pengadaan barang/jasa 1.3. Pengalaman Kerja : Bidang
kerumahtanggaan, ketatalaksanaan, dan kepegawaian
1.4. Pangkat, Golongan : Penata Tk. I, III/d 1.5. Pengetahuan : - Pedoman analisis jabatan dan analisis organisasi
- Pedoman sistem dan mekanisme kerja/POS - Peraturan bidang kerumahtanggaan, ketatalaksanaan kepegawaian, dan keprotokolan 1.6. Kecakapan Teknis :
-
Mampu menyusun danmengevaluasi uraian jabatan
- Mampu menyusun dan mengalisis program dan anggaran - Mampu mengelola di bidang
No. POS : POS-SET.LSF-SUPP-01 Halaman 3 dari 13
1.7. Potensi : - Kemampuan verbal - Kemampuan numerik - Berpikir analitik 1.8. Sikap Kerja : - Tanggap
- Berkomitmen - Antisipatif - Berdaya tahan terhadap tekanan kerja
2. Kepala Subbagian Pemeliharaan
2.1. Pendidikan Formal : S1/sederajat
2.2. Kursus/Pelatihan : - Diklat Pimpinan Tingkat IV
- Diklat pengelolaan sarana dan prasarana kantor
2.3. Pengalaman Kerja : Bidang pemeliharaan sarana dan prasarana kantor
2.4. Pangkat, Golongan : Penata, III/c 2.5. Pengetahuan : - Peraturan
pemeliharaan sarana dan prasarana
- POS pemeliharaan sarana dan prasarana
kanor 2.6. Kecakapan Teknis :
-
Mampu menyusunrencana pemeliharaan sarana dan prasarana kantor
- Mampu memantau dan mengawasi pelaksanaan
pemeliharaan sarana dan prasarana kantor 2.7. Potensi : - Kemampuan verbal : - Berpikir analitik 2.8. Sikap Kerja : - Tanggap
- Komitmen - Teliti - Inisiatif - Kerja sama
No. POS : POS-SET.LSF-SUPP-01 Halaman 4 dari 13
3. Teknisi Sarana dan Prasarana Kantor
3.1. Pendidikan formal : D3/sederajat 3.2. Kursus/pelatihan : Teknik sarana dan prasarana sesuai bidangnya
3.3. Pengalaman kerja: Bidang Mekanikal / Elektrikal
3.4. Pangkat/golongan: Pengatur (gol. II/c) 3.5. Pengetahuan : - Pemeliharaan sarana dan prasarana
- Prosedur pemeliharaan (POS)
3.6. Kecakapan teknis : Mampu memelihara dan memperbaiki kerusakan sarana dan prasarana
3.7. Potensi : Mampu membedakan warna
3.8. Sikap kerja : - teliti, tekun, dan sabar - berdaya tahan
terhadap tekanan kerja.
4. Pengadministrasi Dokumen Sarana dan Prasarana Kantor
4.1. Pendidikan formal : SMA sederajat
4.2. Kursus/pelatihan : - 4.3. Pengalaman kerja : -
4.4. Pangkat/golongan: Pengatur Muda (gol. II/a)
4.5. Pengetahuan : POS layanan persuratan 4.6. Kecakapan teknis : Mampu
mengadministrasikan surat/dokumen 4.7. Potensi : -
No. POS : POS-SET.LSF-SUPP-01 Halaman 5 dari 13 5. Analis Sarana dan Prasarana Kantor
5.1. Pendidikan Formal : S1/sederajat 5.2. Kursus/Pelatihan : Analisis sarana dan prasarana kantor 5.3. Pengalaman Kerja : Di bidang sarana dan prasarana kantor 5.4. Pangkat, Golongan : Penata Muda, III/a 5.5. Pengetahuan : - Teknik Analisis - POS Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor
5.6. Kecakapan Teknis : Mampu melaksanakan tugas analisis di bidang pengelolaan sarana 5.7. Potensi : Kemampuan verbal 5.8. Sikap Kerja : - Teliti
- Cermat
6. Pengolah Data Sarana dan Prasarana Kantor
6.1. Pendidikan formal : D3/sederajat
6.2. Kursus/pelatihan : Diklat TIK/Pengolahan data
6.3. Pengalaman kerja : Pengolahan data 6.4. Pangkat/golongan : - Pengatur (gol. II/c)
6.5. Pengetahuan : - Teknik pengumpulan dan pengolahan data
- Teknik penyusunan laporan
- Mekanisme pengumpulan dan pengolahan data 6.6. Kecakapan teknis : - Kecapan TIK
- Mampu mengolah data 6.7. Potensi : - Kemampuan numerik - Kemampuan verbal - Kemampuan berpikir
sistematis
6.8. Sikap kerja : - teliti, tekun, dan sabar - berdaya tahan
terhadap tekanan kerja
No. POS : POS-SET.LSF-SUPP-01 Halaman 6 dari 13 KETERKAITAN POS PERALATAN/PERLENGKAPAN
POS
- Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor - Evakuasi Bahaya Kebakaran Gedung
1
. Alat tulis kantor (buku agenda, bolpoin, kertas) 2. Alat perlengkapan kantor (komputer set, meja set) 3. Peralatan teknis ( tool kit , alat – alat pengukur) 4. Perlengkapan keamanan kerja (were pack, helm, sepatu boots)PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN Apabila prosedur tidak dilaksanakan, maka
pelaksanaan pemeliharaan akan terkendala dan tidak tepat waktu, dan jika prosedur dilaksanakan
pelaksanaan pemeliharaan akan berjalan lancar dan tepat waktu.
BIRO UMUM
SEKRETARIAT JENDERAL
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN
KEBUDAYAAN
POS
PERBAIKAN SARANA DAN
PRASARANA KANTOR
No. Dokumen : Tanggal Efektif : Revisi : Halaman : 7 dari 13 BAGIAN URAIAN1. TUJUAN Pelaksanaan kegiatan perbaikan terlaksana dengan tertib dan tepat waktu
2. RUANG LINGKUP Perbaikan sarana dan Prasarana Kantor di lingkungan Sekretariat Jenderal
3. DEFINISI Langkah-langkah dan tahapan prosedur kerja pada pelaksanaan perbaikan sarana dan prasarana kantor
4. TUGAS DAN TANGUNG JAWAB
Tugas dan Tanggung Jawab Pelaksana
1. Kepala Bagian Rumah Tangga dan Protokol
A. Tugas
Memimpin dan mengkoordinasikan kegiatan Bagian Rumah Tangga dan Protokol, serta melaksanakan urusan kerumahtanggaan di lingkungan Sekretariat Jenderal dan keprotokolan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan
B. Tanggung Jawab
1. Kebenaran dan ketepatan program kerja Bagian
2. Kelancaran dan kesesuaian pelaksanaan tugas bagian
3. Kedisiplinan bawahan
4. Ketepatan pengelolaan bidang
kerumahtanggaan, ketatalaksanaan dan kepegawaian
5. Kerahasian dokumen kepegawaian 6. Ketepatan penyelesaian tugas bagian 7. Kebenaran dan kelengkapan laporan pelaksanaan tugas bagian
BIRO UMUM
SEKRETARIAT JENDERAL
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN
KEBUDAYAAN
POS
PERBAIKAN SARANA DAN
PRASARANA KANTOR
No. Dokumen : Tanggal Efektif : Revisi :
Halaman : 8 dari 13
2. Kepala Subbagian Pemeliharaan
A. Tugas
Memimpin dan mengkoordinasikan kegiatan pemeliharaan, serta melakukan pemeliharaan barang milik negara (sarana dan prasarana kantor) di lingkungan Sekretariat Jenderal Kemendikbud
B. Tanggung Jawab
1. Kebenaran dan ketepatan rencana program kerja subbagian
2. Keserasian dan keterpaduan hubungan kerja 3. Kelancaran dan ketepatan pelaksanaan pemeliharaan
4. Kebenaran dan kelengkapan laporan pelaksanaan tugas
5. Kedisiplinan bawahan
3. Pengguna Sarana dan Prasarana Kantor/Karyawan
A. Tugas :
Melaporkan kerusakan/usul perbaikan sarana dan prasarana kantor secara lisan dan tulisan(surat laporan kerusakan/usul perbaikan)
B. Tanggung Jawab
1. Kebenaran laporan 2. Keakuratan laporan
BIRO UMUM
SEKRETARIAT JENDERAL
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN
KEBUDAYAAN
POS
PERBAIKAN SARANA DAN
PRASARANA KANTOR
No. Dokumen : Tanggal Efektif : Revisi : Halaman : 9 dari 134. Teknisi Sarana dan Prasarana Kantor
A. Tugas:
Melakukan perbaikan kerusakan ringan dan
berkoordinasi dengan penyedia jasa untuk pekerjaan perbaikan berat. Bidang teknisi antara lain :
A.1 Teknisi AC A.2 Teknisi Lift
A.3 Teknisi Gardu TR dan Genset A.4 Teknisi Listrik
A.5 Teknisi Telepon
A.6 Teknisi Fire Alarm dan Hydrant A.7 Teknisi Sound System
A.8 Teknisi Plumbing dan STP
B. Tanggung Jawab:
1. Kebenaran dan keakuratan data sarana dan prasarana kantor
2. Kebenaran dan keakuratan laporan
kerusakan sarana dan prasarana kantor 3. Kebenaran dan ketepatan pemeliharaan
sarana dan prasarana kantor 4. Kelancaran operasional sarana dan
prasarana kantor
5.
Pengadministrasi Dokumen Sarana dan Prasarana Kantor
A. Tugas:
Mengadministrasi surat-surat laporan kerusakan/usul pemeliharaan dan dokumen pengadaan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor di lingkungan Sekretariat Jenderal untuk tertib administrasi
BIRO UMUM
SEKRETARIAT JENDERAL
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN
KEBUDAYAAN
POS
PERBAIKAN SARANA DAN
PRASARANA KANTOR
No. Dokumen : Tanggal Efektif : Revisi : Halaman : 10 dari 13 B. Tanggung Jawab:1. Keamanan dan kerahasiaan dokumen dan arsip
2. Kelancaran dan ketepatan pemrosesan surat atau dokumen
3. Ketepatan penyediaan ATK 6. Analis Sarana dan Prasarana Kantor
A. Tugas:
Menganalisis, menelaah dan menyusun konsep pemeliharaan sarana dan prasarana kantor sesuai peraturan perundang-undangan sebagai bahan penyusunan kebijakan pimpinan
B. Tanggung Jawab:
1
. Kebenaran dan ketepatan hasil dan laporan analisis data sarana dan prasarana kantor2. Kecermatan identifikasi masalah di bidang sarana dan prasarana kantor 3. Ketepatan perumusan konsep saran pemecahan masalah di bidang sarana dan prasarana kantor Ketepatan waktu pelaksanaan tugas
7. Pengolah Data Sarana dan Prasarana Kantor
A. Tugas:
Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan data sarana dan prasarana kantor Sekretariat Jenderal Kemendikbud sesuai dengan prosedur untuk proses pemeliharaan dan perbaikan
BIRO UMUM
SEKRETARIAT JENDERAL
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN
KEBUDAYAAN
POS
PERBAIKAN SARANA DAN
PRASARANA KANTOR
No. Dokumen : Tanggal Efektif : Revisi : Halaman : 11 dari 13 B. Tanggung Jawab:1. Kebenaran dan keakuratan data yang dikumpulkan dan diolah
2. Kebenaran dan keakuratan data yang disajikan
3. Kebenaran dan ketepatan laporan
5. URAIAN Pekerjaan perbaikan sarana dan prasarana melibatkan banyak personel mulai dari pengguna, teknisi, pengadministrasi, analis, Kasubbag/Kabag, pengolah data sampai ke penyedia jasa.
BIRO UMUM SEKRETARIAT JENDERAL
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
POS
PERBAIKAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR
No. Dokumen : Tanggal Efektif : Revisi :
Halaman : 12 dari 13
6. FLOWCHART PROSEDUR
Pengguna Pengadministrasi Teknisi Kasubbag Kabag Analis Pengolah Data Penyedia Jasa Input dan Kelengkapan Waktu Output
1 Membuat laporan kerusakan secara lisan/telepon atau
mengirimkan surat usul perbaikan sarana/prasarana Informasi Kerusakan 30 menit Surat/ Informasi
2
Menerima laporan kerusakan dari pengguna secara lisan/telepon, jika kerusakannya ringan bisa langsung diperbaiki, jika kerusakan berat maka membuat surat laporan kerusakan
Surat/ Informasi 30 menit surat
3 Melakukan perbaikan ringan Surat/ Informasi, alat kerja teknik 60 menit Laporan perbaikan
4 Menerima, mencatat dan menyortir surat usulan perbaikan /
laporan kerusakan dari pengguna/teknisi surat 30 menit surat
5 Mempelajari surat laporan kerusakan dan melaporkannya ke
Kabag surat 60 menit surat
6 Memberikan disposisi perbaikan ke Kasubbag surat 60 menit disposisi
7 Mendisposisikan surat usulan perbaikan/laporan kerusakan
kepada Analis untuk diproses/ditindaklanjuti pelaksanaan disposisi 60 menit disposisi
8
Mempelajari, menganalisa, menyampaikan saran pemecahan masalah dan membuat dokumen perencanaan perbaikan dan melaporkannya kepada Kasubbag
disposisi 1-3 hari
Rencana Anggaran Biaya (RAB), Spesifikasi Teknis
9
Mempelajari masukan dari Analis, apabila menerima langsung melanjutkan ke proses pengadaan jasa, apabila tidak menerima maka kembali lagi ke analis untuk dianalisa lagi
Rencana Anggaran Biaya (RAB), Spesifikasi
Teknis
1 hari
disposisi dan dokumen perencanaan
10 Melakukan proses pengadaan jasa perbaikan sarana dan
prasarana
disposisi dan dokumen
perencanaan 14 - 21 hari Surat Perintah Kerja
11 Melakukan proses perbaikan sarana dan prasarana diawasi oleh
teknisi, memberikan laporan kepada Kasubbag Surat Perintah Kerja 14 - 60 hari
Berita acara serah terima pekerjaan
(BAST)
12
Menerima laporan dari penyedia jasa, apabila tidak menerima maka dikembalikan lagi ke Penyedia jasa, apabila menerima maka melaporkan ke Kabag
Berita acara serah terima pekerjaan
(BAST)
1 hari
Berita acara serah terima pekerjaan (BAST) hasil koreksi
13 Melakukan pengarsipan dokumen perbaikan Dokumen 30 menit Arsip
BIRO UMUM SEKRETARIAT JENDERAL
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
POS
PERBAIKAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR
No. Dokumen : Tanggal Efektif : Revisi :
Halaman : 13 dari 13
SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN
NO DESKRIPSI PERUBAHAN HALAMAN REVISI AWAL REVISI AKHIR
1 Judul dokumen :
PEMELIHARAAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR No. Dokumen :
POS-A1.4.2.01 Tanggal Terbit :
06-04-2016
Dengan adanya perubahan POS Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor menjadi 2 POS yaitu :
1. POS Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor 2. POS Perbaikan Sarana dan Prasarana Kantor
