PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (POS) PERBAIKAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR (POS-ROUM )

13  69  Download (0)

Teks penuh

(1)

PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (POS)

PERBAIKAN SARANA DAN PRASARANA

KANTOR

(POS-ROUM-4.2.02)

TAHUN 2016

SUBBAGIAN PEMELIHARAAN

BAGIAN RUMAH TANGGA DAN PROTOKOL

BIRO UMUM

SEKRETARIAT JENDERAL

(2)

No. POS : POS-SET.LSF-SUPP-01 Halaman 2 dari 13 SUBBAGIAN PEMELIHARAAN

BAGIAN RUMAH TANGGA DAN PROTOKOL BIRO UMUM

SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN

KEBUDAYAAN

NO POS : POS-ROUM-4.2.02 TGL. PEMBUATAN : 21-10-2013 TGL. REVISI : 06-04-2016 TGL.EFEKTIF :

DISAHKAN OLEH : Kepala Biro Umum,

Dr. Sutanto, SH., MA. NIP196401281988031001

NAMA POS : Perbaikan Sarana dan Prasarana Kantor DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA

1. Undang-Undang Nomor 28 tahun 2002 tentang Bangunan Gedung;

2. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik;

3. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;

4. Perpres No.54 Tahun 2010 tetang Pengadaan barang/jasa beserta perubahan dan aturan turunannya;

5. Permendikbud Nomor 1 Tahun 2012 dan Nomor 11 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan;

6. Inmendikbud no.1 tahun 2013 tentang penyusunan, penetapan dan penerapan standar pelayanan;

7. Permenpu no.24 tahun 2008 tentang Pedoman Pemeliharaan dan Perawatan Bangunan Gedung;

8. Peraturan umum instalasi listrik indonesia 2000 (PUIL 2000);

9. Himpunan Peraturan Perundang-undangan Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) Departemen Tenaga Kerja RI.

1. Kepala Bagian Rumah Tangga dan Protokol 1.1. Pendidikan Formal : S1/sederajat

1.2. Kursus/Pelatihan : - Diklat Pimpinan Tingkat III

- Diklat pengadaan barang/jasa 1.3. Pengalaman Kerja : Bidang

kerumahtanggaan, ketatalaksanaan, dan kepegawaian

1.4. Pangkat, Golongan : Penata Tk. I, III/d 1.5. Pengetahuan : - Pedoman analisis jabatan dan analisis organisasi

- Pedoman sistem dan mekanisme kerja/POS - Peraturan bidang kerumahtanggaan, ketatalaksanaan kepegawaian, dan keprotokolan 1.6. Kecakapan Teknis :

-

Mampu menyusun dan

mengevaluasi uraian jabatan

- Mampu menyusun dan mengalisis program dan anggaran - Mampu mengelola di bidang

(3)

No. POS : POS-SET.LSF-SUPP-01 Halaman 3 dari 13

1.7. Potensi : - Kemampuan verbal - Kemampuan numerik - Berpikir analitik 1.8. Sikap Kerja : - Tanggap

- Berkomitmen - Antisipatif - Berdaya tahan terhadap tekanan kerja

2. Kepala Subbagian Pemeliharaan

2.1. Pendidikan Formal : S1/sederajat

2.2. Kursus/Pelatihan : - Diklat Pimpinan Tingkat IV

- Diklat pengelolaan sarana dan prasarana kantor

2.3. Pengalaman Kerja : Bidang pemeliharaan sarana dan prasarana kantor

2.4. Pangkat, Golongan : Penata, III/c 2.5. Pengetahuan : - Peraturan

pemeliharaan sarana dan prasarana

- POS pemeliharaan sarana dan prasarana

kanor 2.6. Kecakapan Teknis :

-

Mampu menyusun

rencana pemeliharaan sarana dan prasarana kantor

- Mampu memantau dan mengawasi pelaksanaan

pemeliharaan sarana dan prasarana kantor 2.7. Potensi : - Kemampuan verbal : - Berpikir analitik 2.8. Sikap Kerja : - Tanggap

- Komitmen - Teliti - Inisiatif - Kerja sama

(4)

No. POS : POS-SET.LSF-SUPP-01 Halaman 4 dari 13

3. Teknisi Sarana dan Prasarana Kantor

3.1. Pendidikan formal : D3/sederajat 3.2. Kursus/pelatihan : Teknik sarana dan prasarana sesuai bidangnya

3.3. Pengalaman kerja: Bidang Mekanikal / Elektrikal

3.4. Pangkat/golongan: Pengatur (gol. II/c) 3.5. Pengetahuan : - Pemeliharaan sarana dan prasarana

- Prosedur pemeliharaan (POS)

3.6. Kecakapan teknis : Mampu memelihara dan memperbaiki kerusakan sarana dan prasarana

3.7. Potensi : Mampu membedakan warna

3.8. Sikap kerja : - teliti, tekun, dan sabar - berdaya tahan

terhadap tekanan kerja.

4. Pengadministrasi Dokumen Sarana dan Prasarana Kantor

4.1. Pendidikan formal : SMA sederajat

4.2. Kursus/pelatihan : - 4.3. Pengalaman kerja : -

4.4. Pangkat/golongan: Pengatur Muda (gol. II/a)

4.5. Pengetahuan : POS layanan persuratan 4.6. Kecakapan teknis : Mampu

mengadministrasikan surat/dokumen 4.7. Potensi : -

(5)

No. POS : POS-SET.LSF-SUPP-01 Halaman 5 dari 13 5. Analis Sarana dan Prasarana Kantor

5.1. Pendidikan Formal : S1/sederajat 5.2. Kursus/Pelatihan : Analisis sarana dan prasarana kantor 5.3. Pengalaman Kerja : Di bidang sarana dan prasarana kantor 5.4. Pangkat, Golongan : Penata Muda, III/a 5.5. Pengetahuan : - Teknik Analisis - POS Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor

5.6. Kecakapan Teknis : Mampu melaksanakan tugas analisis di bidang pengelolaan sarana 5.7. Potensi : Kemampuan verbal 5.8. Sikap Kerja : - Teliti

- Cermat

6. Pengolah Data Sarana dan Prasarana Kantor

6.1. Pendidikan formal : D3/sederajat

6.2. Kursus/pelatihan : Diklat TIK/Pengolahan data

6.3. Pengalaman kerja : Pengolahan data 6.4. Pangkat/golongan : - Pengatur (gol. II/c)

6.5. Pengetahuan : - Teknik pengumpulan dan pengolahan data

- Teknik penyusunan laporan

- Mekanisme pengumpulan dan pengolahan data 6.6. Kecakapan teknis : - Kecapan TIK

- Mampu mengolah data 6.7. Potensi : - Kemampuan numerik - Kemampuan verbal - Kemampuan berpikir

sistematis

6.8. Sikap kerja : - teliti, tekun, dan sabar - berdaya tahan

terhadap tekanan kerja

(6)

No. POS : POS-SET.LSF-SUPP-01 Halaman 6 dari 13 KETERKAITAN POS PERALATAN/PERLENGKAPAN

POS

- Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor - Evakuasi Bahaya Kebakaran Gedung

1

. Alat tulis kantor (buku agenda, bolpoin, kertas) 2. Alat perlengkapan kantor (komputer set, meja set) 3. Peralatan teknis ( tool kit , alat – alat pengukur) 4. Perlengkapan keamanan kerja (were pack, helm, sepatu boots)

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN Apabila prosedur tidak dilaksanakan, maka

pelaksanaan pemeliharaan akan terkendala dan tidak tepat waktu, dan jika prosedur dilaksanakan

pelaksanaan pemeliharaan akan berjalan lancar dan tepat waktu.

(7)

BIRO UMUM

SEKRETARIAT JENDERAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN

KEBUDAYAAN

POS

PERBAIKAN SARANA DAN

PRASARANA KANTOR

No. Dokumen : Tanggal Efektif : Revisi : Halaman : 7 dari 13 BAGIAN URAIAN

1. TUJUAN Pelaksanaan kegiatan perbaikan terlaksana dengan tertib dan tepat waktu

2. RUANG LINGKUP Perbaikan sarana dan Prasarana Kantor di lingkungan Sekretariat Jenderal

3. DEFINISI Langkah-langkah dan tahapan prosedur kerja pada pelaksanaan perbaikan sarana dan prasarana kantor

4. TUGAS DAN TANGUNG JAWAB

Tugas dan Tanggung Jawab Pelaksana

1. Kepala Bagian Rumah Tangga dan Protokol

A. Tugas

Memimpin dan mengkoordinasikan kegiatan Bagian Rumah Tangga dan Protokol, serta melaksanakan urusan kerumahtanggaan di lingkungan Sekretariat Jenderal dan keprotokolan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan

B. Tanggung Jawab

1. Kebenaran dan ketepatan program kerja Bagian

2. Kelancaran dan kesesuaian pelaksanaan tugas bagian

3. Kedisiplinan bawahan

4. Ketepatan pengelolaan bidang

kerumahtanggaan, ketatalaksanaan dan kepegawaian

5. Kerahasian dokumen kepegawaian 6. Ketepatan penyelesaian tugas bagian 7. Kebenaran dan kelengkapan laporan pelaksanaan tugas bagian

(8)

BIRO UMUM

SEKRETARIAT JENDERAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN

KEBUDAYAAN

POS

PERBAIKAN SARANA DAN

PRASARANA KANTOR

No. Dokumen : Tanggal Efektif : Revisi :

Halaman : 8 dari 13

2. Kepala Subbagian Pemeliharaan

A. Tugas

Memimpin dan mengkoordinasikan kegiatan pemeliharaan, serta melakukan pemeliharaan barang milik negara (sarana dan prasarana kantor) di lingkungan Sekretariat Jenderal Kemendikbud

B. Tanggung Jawab

1. Kebenaran dan ketepatan rencana program kerja subbagian

2. Keserasian dan keterpaduan hubungan kerja 3. Kelancaran dan ketepatan pelaksanaan pemeliharaan

4. Kebenaran dan kelengkapan laporan pelaksanaan tugas

5. Kedisiplinan bawahan

3. Pengguna Sarana dan Prasarana Kantor/Karyawan

A. Tugas :

Melaporkan kerusakan/usul perbaikan sarana dan prasarana kantor secara lisan dan tulisan(surat laporan kerusakan/usul perbaikan)

B. Tanggung Jawab

1. Kebenaran laporan 2. Keakuratan laporan

(9)

BIRO UMUM

SEKRETARIAT JENDERAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN

KEBUDAYAAN

POS

PERBAIKAN SARANA DAN

PRASARANA KANTOR

No. Dokumen : Tanggal Efektif : Revisi : Halaman : 9 dari 13

4. Teknisi Sarana dan Prasarana Kantor

A. Tugas:

Melakukan perbaikan kerusakan ringan dan

berkoordinasi dengan penyedia jasa untuk pekerjaan perbaikan berat. Bidang teknisi antara lain :

A.1 Teknisi AC A.2 Teknisi Lift

A.3 Teknisi Gardu TR dan Genset A.4 Teknisi Listrik

A.5 Teknisi Telepon

A.6 Teknisi Fire Alarm dan Hydrant A.7 Teknisi Sound System

A.8 Teknisi Plumbing dan STP

B. Tanggung Jawab:

1. Kebenaran dan keakuratan data sarana dan prasarana kantor

2. Kebenaran dan keakuratan laporan

kerusakan sarana dan prasarana kantor 3. Kebenaran dan ketepatan pemeliharaan

sarana dan prasarana kantor 4. Kelancaran operasional sarana dan

prasarana kantor

5.

Pengadministrasi Dokumen Sarana dan Prasarana Kantor

A. Tugas:

Mengadministrasi surat-surat laporan kerusakan/usul pemeliharaan dan dokumen pengadaan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor di lingkungan Sekretariat Jenderal untuk tertib administrasi

(10)

BIRO UMUM

SEKRETARIAT JENDERAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN

KEBUDAYAAN

POS

PERBAIKAN SARANA DAN

PRASARANA KANTOR

No. Dokumen : Tanggal Efektif : Revisi : Halaman : 10 dari 13 B. Tanggung Jawab:

1. Keamanan dan kerahasiaan dokumen dan arsip

2. Kelancaran dan ketepatan pemrosesan surat atau dokumen

3. Ketepatan penyediaan ATK 6. Analis Sarana dan Prasarana Kantor

A. Tugas:

Menganalisis, menelaah dan menyusun konsep pemeliharaan sarana dan prasarana kantor sesuai peraturan perundang-undangan sebagai bahan penyusunan kebijakan pimpinan

B. Tanggung Jawab:

1

. Kebenaran dan ketepatan hasil dan laporan analisis data sarana dan prasarana kantor

2. Kecermatan identifikasi masalah di bidang sarana dan prasarana kantor 3. Ketepatan perumusan konsep saran pemecahan masalah di bidang sarana dan prasarana kantor Ketepatan waktu pelaksanaan tugas

7. Pengolah Data Sarana dan Prasarana Kantor

A. Tugas:

Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan data sarana dan prasarana kantor Sekretariat Jenderal Kemendikbud sesuai dengan prosedur untuk proses pemeliharaan dan perbaikan

(11)

BIRO UMUM

SEKRETARIAT JENDERAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN

KEBUDAYAAN

POS

PERBAIKAN SARANA DAN

PRASARANA KANTOR

No. Dokumen : Tanggal Efektif : Revisi : Halaman : 11 dari 13 B. Tanggung Jawab:

1. Kebenaran dan keakuratan data yang dikumpulkan dan diolah

2. Kebenaran dan keakuratan data yang disajikan

3. Kebenaran dan ketepatan laporan

5. URAIAN Pekerjaan perbaikan sarana dan prasarana melibatkan banyak personel mulai dari pengguna, teknisi, pengadministrasi, analis, Kasubbag/Kabag, pengolah data sampai ke penyedia jasa.

(12)

BIRO UMUM SEKRETARIAT JENDERAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

POS

PERBAIKAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR

No. Dokumen : Tanggal Efektif : Revisi :

Halaman : 12 dari 13

6. FLOWCHART PROSEDUR

Pengguna Pengadministrasi Teknisi Kasubbag Kabag Analis Pengolah Data Penyedia Jasa Input dan Kelengkapan Waktu Output

1 Membuat laporan kerusakan secara lisan/telepon atau

mengirimkan surat usul perbaikan sarana/prasarana Informasi Kerusakan 30 menit Surat/ Informasi

2

Menerima laporan kerusakan dari pengguna secara lisan/telepon, jika kerusakannya ringan bisa langsung diperbaiki, jika kerusakan berat maka membuat surat laporan kerusakan

Surat/ Informasi 30 menit surat

3 Melakukan perbaikan ringan Surat/ Informasi, alat kerja teknik 60 menit Laporan perbaikan

4 Menerima, mencatat dan menyortir surat usulan perbaikan /

laporan kerusakan dari pengguna/teknisi surat 30 menit surat

5 Mempelajari surat laporan kerusakan dan melaporkannya ke

Kabag surat 60 menit surat

6 Memberikan disposisi perbaikan ke Kasubbag surat 60 menit disposisi

7 Mendisposisikan surat usulan perbaikan/laporan kerusakan

kepada Analis untuk diproses/ditindaklanjuti pelaksanaan disposisi 60 menit disposisi

8

Mempelajari, menganalisa, menyampaikan saran pemecahan masalah dan membuat dokumen perencanaan perbaikan dan melaporkannya kepada Kasubbag

disposisi 1-3 hari

Rencana Anggaran Biaya (RAB), Spesifikasi Teknis

9

Mempelajari masukan dari Analis, apabila menerima langsung melanjutkan ke proses pengadaan jasa, apabila tidak menerima maka kembali lagi ke analis untuk dianalisa lagi

Rencana Anggaran Biaya (RAB), Spesifikasi

Teknis

1 hari

disposisi dan dokumen perencanaan

10 Melakukan proses pengadaan jasa perbaikan sarana dan

prasarana

disposisi dan dokumen

perencanaan 14 - 21 hari Surat Perintah Kerja

11 Melakukan proses perbaikan sarana dan prasarana diawasi oleh

teknisi, memberikan laporan kepada Kasubbag Surat Perintah Kerja 14 - 60 hari

Berita acara serah terima pekerjaan

(BAST)

12

Menerima laporan dari penyedia jasa, apabila tidak menerima maka dikembalikan lagi ke Penyedia jasa, apabila menerima maka melaporkan ke Kabag

Berita acara serah terima pekerjaan

(BAST)

1 hari

Berita acara serah terima pekerjaan (BAST) hasil koreksi

13 Melakukan pengarsipan dokumen perbaikan Dokumen 30 menit Arsip

(13)

BIRO UMUM SEKRETARIAT JENDERAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

POS

PERBAIKAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR

No. Dokumen : Tanggal Efektif : Revisi :

Halaman : 13 dari 13

SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN

NO DESKRIPSI PERUBAHAN HALAMAN REVISI AWAL REVISI AKHIR

1 Judul dokumen :

PEMELIHARAAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR No. Dokumen :

POS-A1.4.2.01 Tanggal Terbit :

06-04-2016

Dengan adanya perubahan POS Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor menjadi 2 POS yaitu :

1. POS Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor 2. POS Perbaikan Sarana dan Prasarana Kantor

Figur

Memperbarui...

Referensi

Memperbarui...