PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (POS) PEMELIHARAAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR (POS-ROUM )

(1)

PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (POS)

PEMELIHARAAN SARANA DAN PRASARANA

KANTOR

(POS-ROUM-4.2.01)

TAHUN 2016

SUBBAGIAN PEMELIHARAAN

BAGIAN RUMAH TANGGA DAN PROTOKOL

BIRO UMUM

SEKRETARIAT JENDERAL

▸ Baca selengkapnya: perbedaan karakteristik perusahaan menerapkan prosedur pemeliharaan sarana dan prasarana di kantor

(2)

No. POS : POS-SET.LSF-SUPP-01 Halaman 2 dari 15

SUBBAGIAN PEMELIHARAAN BAGIAN RUMAH TANGGA DAN PROTOKOL

BIRO UMUM SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN

KEBUDAYAAN

NO POS : POS-ROUM-4.2.01

TGL. PEMBUATAN : 21-10-2013

TGL. REVISI : 06-04-2016

TGL.EFEKTIF :

DISAHKAN OLEH : Kepala Biro Umum,

Dr. Sutanto, SH., MA. NIP196401281988031001

NAMA POS : Pemeliharaan Sarana dan

Prasarana Kantor

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA

1. Undang-Undang Nomor 28 tahun 2002 tentang

Bangunan Gedung;

2. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang

Informasi dan Transaksi Elektronik;

3. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang

Keterbukaan Informasi Publik;

4. Perpres No.54 Tahun 2010 tetang Pengadaan

barang/jasa beserta perubahan dan aturan turunannya;

5. Permendikbud Nomor 1 Tahun 2012 dan

Nomor 11 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan;

6. Inmendikbud no.1 tahun 2013 tentang

penyusunan, penetapan dan penerapan standar pelayanan;

7. Permenpu no.24 tahun 2008 tentang Pedoman

Pemeliharaan dan Perawatan Bangunan

Gedung;

8. Peraturan umum instalasi listrik indonesia 2000

(PUIL 2000);

9. Himpunan Peraturan Perundang-undangan

Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) Departemen Tenaga Kerja RI.

1. Kepala Bagian Rumah Tangga dan Protokol

1.1. Pendidikan Formal : S1/sederajat

1.2. Kursus/Pelatihan : - Diklat Pimpinan Tingkat III

- Diklat pengadaan barang/jasa 1.3. Pengalaman Kerja : Bidang

kerumahtanggaan, ketatalaksanaan, dan kepegawaian

1.4. Pangkat, Golongan : Penata Tk. I, III/d 1.5. Pengetahuan : - Pedoman analisis jabatan dan analisis organisasi

- Pedoman sistem dan mekanisme kerja/POS - Peraturan bidang kerumahtanggaan, ketatalaksanaan kepegawaian, dan keprotokolan

1.6. Kecakapan Teknis :

-

Mampu menyusun dan

mengevaluasi uraian jabatan

- Mampu menyusun dan mengalisis program dan anggaran - Mampu mengelola di bidang

(3)

1.7. Potensi : - Kemampuan verbal - Kemampuan numerik - Berpikir analitik 1.8. Sikap Kerja : - Tanggap

- Berkomitmen - Antisipatif - Berdaya tahan terhadap tekanan kerja

2. Kepala Subbagian Pemeliharaan

2.1. Pendidikan Formal : S1/sederajat

2.2. Kursus/Pelatihan : - Diklat Pimpinan Tingkat IV

- Diklat pengelolaan sarana dan prasarana kantor

2.3. Pengalaman Kerja : Bidang pemeliharaan sarana dan prasarana kantor

2.4. Pangkat, Golongan : Penata, III/c 2.5. Pengetahuan : - Peraturan

pemeliharaan sarana dan prasarana

- POS pemeliharaan sarana dan prasarana

kanor

2.6. Kecakapan Teknis :

-

Mampu menyusun

rencana pemeliharaan sarana dan prasarana kantor

- Mampu memantau dan mengawasi pelaksanaan

pemeliharaan sarana dan prasarana kantor 2.7. Potensi : - Kemampuan verbal : - Berpikir analitik 2.8. Sikap Kerja : - Tanggap

- Komitmen

- Teliti - Inisiatif - Kerja sama

(4)

3. Teknisi Sarana dan Prasarana Kantor

3.1. Pendidikan formal : D3/sederajat 3.2. Kursus/pelatihan : Teknik sarana dan prasarana sesuai bidangnya

3.3. Pengalaman kerja: Bidang Mekanikal / Elektrikal

3.4. Pangkat/golongan: Pengatur (gol. II/c) 3.5. Pengetahuan : - Pemeliharaan sarana dan prasarana

- Prosedur pemeliharaan (POS)

3.6. Kecakapan teknis : Mampu memelihara dan memperbaiki kerusakan sarana dan prasarana

3.7. Potensi : Mampu membedakan warna

3.8. Sikap kerja : - teliti, tekun, dan sabar - berdaya tahan

terhadap tekanan kerja.

4. Pengadministrasi Dokumen Sarana dan Prasarana Kantor

4.1. Pendidikan formal : SMA sederajat

4.2. Kursus/pelatihan : - 4.3. Pengalaman kerja : -

4.4. Pangkat/golongan: Pengatur Muda (gol. II/a)

4.5. Pengetahuan : POS layanan persuratan 4.6. Kecakapan teknis : Mampu

mengadministrasikan surat/dokumen 4.7. Potensi : -

(5)

5. Analis Sarana dan Prasarana Kantor

5.1. Pendidikan Formal : S1/sederajat 5.2. Kursus/Pelatihan : Analisis sarana dan prasarana kantor 5.3. Pengalaman Kerja : Di bidang sarana dan prasarana kantor 5.4. Pangkat, Golongan : Penata Muda, III/a 5.5. Pengetahuan : - Teknik Analisis - POS Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor

5.6. Kecakapan Teknis : Mampu melaksanakan tugas analisis di bidang pengelolaan sarana 5.7. Potensi : Kemampuan verbal 5.8. Sikap Kerja : - Teliti

- Cermat

6. Pengolah Data Sarana dan Prasarana Kantor

6.1. Pendidikan formal : D3/sederajat

6.2. Kursus/pelatihan : Diklat TIK/Pengolahan data

6.3. Pengalaman kerja : Pengolahan data 6.4. Pangkat/golongan : - Pengatur (gol. II/c)

6.5. Pengetahuan : - Teknik pengumpulan dan pengolahan data

- Teknik penyusunan

laporan

- Mekanisme

pengumpulan dan pengolahan data 6.6. Kecakapan teknis : - Kecapan TIK

- Mampu mengolah data 6.7. Potensi : - Kemampuan numerik - Kemampuan verbal - Kemampuan berpikir

sistematis

6.8. Sikap kerja : - teliti, tekun, dan sabar - berdaya tahan

terhadap tekanan kerja

(6)

KETERKAITAN POS PERALATAN/PERLENGKAPAN

POS

- Perbaikan Sarana dan Prasarana Kantor

- Evakuasi Bahaya Kebakaran Gedung

1

. Alat tulis kantor (buku agenda, bolpoin, kertas)

2. Alat perlengkapan kantor (komputer set, meja set) 3. Peralatan teknis ( tool kit , alat – alat pengukur) 4. Perlengkapan keamanan kerja (were pack, helm, sepatu boots)

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

Apabila prosedur tidak dilaksanakan, maka

pelaksanaan pemeliharaan akan terkendala dan tidak tepat waktu, dan jika prosedur dilaksanakan

pelaksanaan pemeliharaan akan berjalan lancar dan tepat waktu.

(7)

BIRO UMUM

SEKRETARIAT JENDERAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN

KEBUDAYAAN

POS

PEMELIHARAAN SARANA

DAN PRASARANA KANTOR

No. Dokumen :

Tanggal Efektif :

Revisi :

Halaman : 7 dari 15

BAGIAN URAIAN

1. TUJUAN Pelaksanaan kegiatan pemeliharaan terlaksana dengan tertib dan tepat waktu

2. RUANG LINGKUP _{Pemeliharaan sarana dan Prasarana Kantor di lingkungan}

Sekretariat Jenderal

3. DEFINISI _{Langkah-langkah dan tahapan prosedur kerja pada}

pelaksanaan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor

4. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

Tugas dan Tanggung Jawab Pelaksana

1. Kepala Bagian Rumah Tangga dan Protokol

A. Tugas

Memimpin dan mengkoordinasikan kegiatan Bagian Rumah Tangga dan Protokol, serta melaksanakan urusan kerumahtanggaan di lingkungan Sekretariat Jenderal dan keprotokolan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan

B. Tanggung Jawab

1. Kebenaran dan ketepatan program kerja Bagian

2. Kelancaran dan kesesuaian pelaksanaan tugas bagian

3. Kedisiplinan bawahan

4. Ketepatan pengelolaan bidang

kerumahtanggaan, ketatalaksanaan dan kepegawaian

5. Kerahasian dokumen kepegawaian 6. Ketepatan penyelesaian tugas bagian 7. Kebenaran dan kelengkapan laporan pelaksanaan tugas bagian

(8)

BIRO UMUM

SEKRETARIAT JENDERAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN

KEBUDAYAAN

POS

PEMELIHARAAN SARANA

DAN PRASARANA KANTOR

No. Dokumen :

Tanggal Efektif :

Revisi :

Halaman : 8 dari 15

2. Kepala Subbagian Pemeliharaan

A. Tugas

Memimpin dan mengkoordinasikan kegiatan pemeliharaan, serta melakukan pemeliharaan barang milik negara (sarana dan prasarana kantor) di lingkungan Sekretariat Jenderal Kemendikbud

B. Tanggung Jawab

1. Kebenaran dan ketepatan rencana program kerja subbagian

2. Keserasian dan keterpaduan hubungan kerja 3. Kelancaran dan ketepatan pelaksanaan pemeliharaan

4. Kebenaran dan kelengkapan laporan pelaksanaan tugas

5. Kedisiplinan bawahan

3. Pengguna Sarana dan Prasarana Kantor/Karyawan

A. Tugas :

Melaporkan kerusakan/usul perbaikan sarana dan prasarana kantor secara lisan dan tulisan(surat laporan kerusakan/usul perbaikan)

B. Tanggung Jawab 1. Kebenaran laporan 2. Keakuratan laporan

(9)

BIRO UMUM

SEKRETARIAT JENDERAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN

KEBUDAYAAN

POS

PEMELIHARAAN SARANA

DAN PRASARANA KANTOR

No. Dokumen :

Tanggal Efektif :

Revisi :

Halaman : 9 dari 15

4. Teknisi Sarana dan Prasarana Kantor

A. Tugas:

Memelihara sarana dan prasarana kantor Setjen Kemendikbud agar berfungsi dengan baik. Bidang teknisi antara lain :

A.1Teknisi AC

- Memeriksa operasional cooling tower, motor pompa,

instalasi pipa, valve, AC sentral dan AC split

- Memeriksa condensor unit, tekanan freon, filter dryer,

fan belt, bearing fan motor

- Memeriksa panel kontrol AC dan instalasi kabel

- Memeriksa kebersihan filter AC, outdoor dan indoor

unit A.2Teknisi Lift

- Memeriksa push button luar dan dalam serta indikator

luar dan dalam

- Memeriksa tombol bel dan intercom

- Memeriksa kebersihan rel pintu dalam/luar, dinding

car bagian dalam, pintu lift bagian luar dan atas sangkar

- Memeriksa lampu penerangan car lift

- Memonitor lift dan ruang mesin

- Memeriksa dan menguji automatic landing power

(ALP)

- Memeriksa limit switch atas dan bawah

- Memeriksa ruang luncur lift

- Memeriksa kekencangan baut rel dan baut hanggar

pintu dalam/luar

- Memeriksa setingan pintu-pintu luar lift

- Memeriksa pelumas rel ruang luncur car

(10)

BIRO UMUM

SEKRETARIAT JENDERAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN

KEBUDAYAAN

POS

PEMELIHARAAN SARANA

DAN PRASARANA KANTOR

No. Dokumen :

Tanggal Efektif :

Revisi :

Halaman : 10 dari 15

A.3Teknisi Gardu TR dan Genset

- Memeriksa oli genset, air accu, air radiator, solar dan

panel kontrol genset

- Memeriksa dan menguji tes beban genset

- Memeriksa fisik, bunyi,tegangan, ampere, temperatur

dan oli trafo

- Memeriksa cubicle incoming, metering dan outgoing

- Memeriksa panel kapasitor bank, panel incoming/

outgoing dan instalasi busduct Gardu TR dan Genset

A.4Teknisi Listrik

- Memeriksa sub panel listrik, MCB, MCCB, instalasi

kabel dan instalasi busduct vertikal (normal dan emergensi)

- Memeriksa lampu, saklar dan instalasinya

- Memeriksa stop kontak dan instalasinya

- Memeriksa koneksi kabel tuvur sub panel

A.5Teknisi Telepon

- Memeriksa PABX, Box MDF, terminal box telepon

- Memeriksa koneksi kabel telepon

- Memeriksa kebersihan dan suhu ruang PABX

A.6Teknisi Fire Alarm dan Hydrant

- Memeriksa panel kontrol fire alarm, panel anunciator,

smoke detector, heat detector, break glass, alarm bell dan lampu indikator kebakaran

- Memeriksa panel pompa, pompa hydrant, pompa

suplay (elektrik dan diesel), pompa jockey, sprinkler, hose rell, presurize fan dan instalasi pipa hydrant

- Memeriksa alat pemadam api ringan (APAR), alat

pemadam api beroda (APAB), Box Hydrant, Pilar Hydrant

(11)

BIRO UMUM

SEKRETARIAT JENDERAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN

KEBUDAYAAN

POS

PEMELIHARAAN SARANA

DAN PRASARANA KANTOR

No. Dokumen :

Tanggal Efektif :

Revisi :

A.7Teknisi Sound System

- Memeriksa kondisi mic, mixer, speaker management,

power amplifier dan peralatan lainnya

- Memeriksa instalasi sound system public address

- Memeriksa panel sound system lapangan upacara

A.8Teknisi Plumbing dan STP

- Memeriksa tangki air bawah, tangki air atas dan

sumur dalam

- Memeriksa pompa, valve, panel pompa dan

aksesorisnya

- Memeriksa ketersediaan sumber air tanah dan PDAM

- Memeriksa sistem automatic/ manual effluent blower

berikut sarana pendukung

- Memeriksa pipa-pipa saluran air bersih, air kotor, air

bekas dan air hujan B. Tanggung Jawab:

1. Kebenaran dan keakuratan data sarana dan prasarana kantor

2. Kebenaran dan keakuratan laporan

kerusakan sarana dan prasarana kantor

3. Kebenaran dan ketepatan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor

4. Kelancaran operasional sarana dan prasarana kantor

(12)

BIRO UMUM

SEKRETARIAT JENDERAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN

KEBUDAYAAN

POS

PEMELIHARAAN SARANA

DAN PRASARANA KANTOR

No. Dokumen :

Tanggal Efektif :

Revisi :

5.

Pengadministrasi Dokumen Sarana dan Prasarana Kantor

A. Tugas:

Mengadministrasi surat-surat laporan

kerusakan/usul pemeliharaan dan dokumen

pengadaan pemeliharaan sarana dan

prasarana kantor di lingkungan Sekretariat Jenderal untuk tertib administrasi

B. Tanggung Jawab:

1. Keamanan dan kerahasiaan dokumen dan

arsip

2. Kelancaran dan ketepatan pemrosesan

surat atau dokumen

3. Ketepatan penyediaan ATK

6. Analis Sarana dan Prasarana Kantor

A. Tugas:

Menganalisis, menelaah dan menyusun konsep pemeliharaan sarana dan prasarana

kantor sesuai peraturan

perundang-undangan sebagai bahan penyusunan kebijakan pimpinan

B. Tanggung Jawab:

1

. Kebenaran dan ketepatan hasil dan laporan analisis data sarana dan prasarana kantor

2. Kecermatan identifikasi masalah di bidang sarana dan prasarana kantor 3. Ketepatan perumusan konsep saran pemecahan masalah di bidang sarana dan prasarana kantor Ketepatan waktu pelaksanaan tugas

(13)

BIRO UMUM

SEKRETARIAT JENDERAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN

KEBUDAYAAN

POS

PEMELIHARAAN SARANA

DAN PRASARANA KANTOR

No. Dokumen :

Tanggal Efektif :

Revisi :

7. Pengolah Data Sarana dan Prasarana Kantor

A. Tugas:

Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan data sarana dan prasarana kantor Sekretariat

Jenderal Kemendikbud sesuai dengan

prosedur untuk proses pemeliharaan dan perbaikan

B. Tanggung Jawab:

1. Kebenaran dan keakuratan data yang

dikumpulkan dan diolah

2. Kebenaran dan keakuratan data yang

disajikan

3. Kebenaran dan ketepatan laporan

5. URAIAN Pekerjaan pemeliharaan sarana dan prasarana melibatkan banyak personel mulai dari teknisi, pengadministrasi, analis, Kasubbag/Kabag, pengolah data sampai ke penyedia jasa.

(14)

BIRO UMUM SEKRETARIAT JENDERAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

POS

PEMELIHARAAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR

No. Dokumen :

Tanggal Efektif :

Revisi :

6.FLOWCHART PROSEDUR

Teknisi Pengadministrasi Analis Kasubbag Kabag Pengolah Data Penyedia Jasa _KelengkapanInput dan Waktu Output

1 Menginventaris daftar peralatan yang akan _{dirawat sesuai bidang} data 3 - 5 hari Laporan

2 Menerima dan mendokumentasikan daftar _{inventaris peralatan} Laporan 30 menit Laporan

3 Menyusun dokumen perencanaan pemeliharaan _peralatan Laporan 3 - 5 hari

Rencana Anggaran Biaya (RAB), Spesifikasi Teknis

4

Mempelajari masukan dari Analis, apabila menerima langsung melaporkan ke Kabag, apabila tidak menerima maka kembali lagi ke analis untuk dianalisa lagi

Rencana Anggaran Biaya (RAB), Spesifikasi Teknis

60 menit Surat

5 Menginstruksikan ke pengolah data untuk _{memproses pengadaan jasa pemeliharaan} Surat 60 menit disposisi

6 Melakukan proses pengadaan jasa pemeliharaan _{sarana dan prasarana}

disposisi dan dokumen perencanaan

14 - 21 hari Surat Perintah Kerja

7 Melakukan proses pemeliharaan sarana dan prasarana dengan berkoordinasi dengan teknisi, melaporkan progress pekerjaan

Surat Perintah Kerja 6 - 12 bulan Berita acara serah terima pekerjaan (BAST)

8

Melakukan serah terima pekerjaan, apabila tidak sesuai dikembalikan ke penyedia jasa untuk diperbaiki, apabila sesuai melaporkan ke kasubag

Berita acara serah terima pekerjaan

(BAST)

1 hari Berita acara serah terima pekerjaan (BAST) hasil koreksi

9 Memberikan laporan hasil pekerjaan _{pemeliharaan ke kabag}

Berita acara serah terima pekerjaan (BAST) hasil koreksi

60 menit surat

10 Menerima laporan hasil pekerjaan pemeliharaan _{sudah selesai dilaksanakan} surat 60 menit Dokumen

11 Melakukan pengarsipan dokumen pemeliharaan Dokumen 30 menit Arsip

No. Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

(15)

BIRO UMUM SEKRETARIAT JENDERAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

POS

PEMELIHARAAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR

No. Dokumen :

Tanggal Efektif :

Revisi :

SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN

NO DESKRIPSI PERUBAHAN HALAMAN REVISI AWAL REVISI AKHIR

1 Judul dokumen :

PEMELIHARAAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR No. Dokumen :

POS-A1.4.2.01 Tanggal Terbit :

06-04-2016

Dengan adanya perubahan POS Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor menjadi 2 POS yaitu :

1. POS Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor

2. POS Perbaikan Sarana dan Prasarana Kantor