STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) SUBBAG UMUM BNN KOTA MATARAM

(1)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(SOP)

SUBBAG UMUM BNN KOTA MATARAM

KEGIATAN PENGADMINISTRASIAN UMUM

1. SOP ADMINISTRASI SURAT MASUK

2. SOP ADMINISTRASI SURAT KELUAR

3. SOP PENOMORAN SURAT

4. SOP PENGGANDAAN DOKUMEN

5. SOP FAKS MASUK

6. SOP PEMINJAMAN ARSIP

7. SOP PENATAAN BERKAS ARSIP

8. SOP RETENSI ARSIP

(2)

FLOWCHART

SOP PELAYANAN ADMINISTRASI SURAT MASUK

MULAI

MENERIMA SURAT MASUK

PEMILAHAN SURAT ATAS SURAT

PRIBADI DAN SURAT DINAS

PEMILAHAN SURAT ATAS SURAT

PRIBADI DAN SURAT DINAS

PENGAGENDAAN SURAT

PRIBADI

PENGAGENDAAN SURAT DINAS

PEMERIKSAAN SURAT

DISPOSISI PETUNJUK DARI

KEPALA BNN KOTA MATARAM

MEMERIKSA DAN

MELAKSANAKAN DISPOSISI

DISTRIBUSI SURAT

PEMBUATAN SURAT

PENGARSIPAN

BALASAN

PENYAMPAIAN SURAT

PRIBADI KEPADA YBS

(3)

Badan Narkotika Nasional

Kota Mataram

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh

Nama SOP ADMINISTRASI SURAT MASUK

Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:

1. Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 Tentang Narkotika

2. Peraturan Presiden Nomor 23 Tahun 2010 Tentang Badan Narkotika Nasional 3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi

Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan

4. Peraturan Kepala BNN Nomor 3 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Narkotika Nasional

5. Peraturan Kepala BNN Nomor 4 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja BNNP dan BNNK/Kot

1. Kepala BNN Kota Mataram 2. Kasubbag Umum

3. Pengadministrasi Umum

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:

1. Alat Tulis Kantor 2. Komputer dan printer

3. Buku Agenda dan Lembar Disposisi 4. Buku Ekspedisi

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan:

1. Agar tidak terjadi keterlambatan pelayanan administratif surat masuk. 2. Adanya surat yang tidak melalui Subbag Umum.

3. SOP dapat terlaksana bila pejabat terkait ada ditempat dan siap melaksanakan pekerjaan.

Cara mengatasi:

1. Koordinasi dengan petugas security/receptionis penerima surat 2. Mengeluarkan surat teguran / peringatan.

1. Pencatatan surat masuk pada buku agenda 2. Pencatatan disposisi petunjuk pada buku agenda

(4)

No Kegiatan Pelayanan Subbag Umum Pengadmi nistrasi Umum Kasubag Umum Kepala BNN Kota Mataram Para Kasi Pengolah Data Pegawai BNN Kota Mataram Mutu Baku Ket. Kelengkapan Waktu Output

1. Petugas Layanan Subbag Umum BNN Kota Mataram menerima surat, memilah Surat atas surat pribadi dan surat dinas.

Petugas Layan Subbag Umum BNN Kota Mataram menyerahkan kepada Petugas Pengadministrasi Umum.

Mengembalikan Surat jika salah alamat/salah kirim.

1. ATK 2. Surat 3. Lembar

disposisi

5 menit Adanya penanggung

jawab penerima Surat Masuk

2. Pengadministrasi Umum mencatat dalam buku agenda, melampirkan lembar disposisi pada surat dan meneruskan surat kepada Kasubag Umum.

Untuk Surat Pribadi disampaikan pada yang bersangkutan. 1. Surat 2. Lembar disposisi 3. Buku Agenda 4. Buku Ekspedisi 15 menit 1. Surat Dinas Masuk mendapat nomor dan tanggal surat masuk. 2. Surat Masuk terklasifikasi dan terdata dalam buku agenda. 3. Surat Pribadi disampaikan dengan bukti tanda terima pada buku ekspedisi 3. Kasubag Umum memeriksa

dan di teruskan kepada Kepala BNN Kota Mataram untuk mendapat persetujuan /petunjuk.. 1. Surat 2. Lembar disposisi 15 menit Disposisi

(5)

4. Kepala BNN Kota Mataram mengembalikan surat yang telah di disposisi kepada Kasubag Umum untuk ditindak lanjuti. 1. Surat 2. Lembar disposisi 15 menit 1. Arahan/perintah, 2. Disposisi Petunjuk

5. Kasubag Umum memeriksa disposisi petunjuk Kepala BNN Kota Mataram dan menyerahkan Surat kepada Pengadministrasi Umum untuk dicatat dan didistribusikan sesuai petunjuk. 1. Surat 2. Lembar disposisi 10 menit Disposisi / Bahan konsep surat balasan

6. Pengadministrasi Umum mencatat disposisi petunjuk/ menggandakan dan mendistribusikan sesuai disposisi Kepala BNN Kota Mataram. 1. ATK 2. Surat 3. Lembar disposisi 4. Buku Agenda 5. Konsep Surat 15 menit

Disposisi Surat Masuk tercatat dalam buku agenda

Penggandaan Surat

7. Para Kasi menerima Surat dan sesuai disposisi Kepala BNN Kota Mataram dan menindaklanjuti sesuai petunjuk.

Pengolah Data membuat konsep surat balasan sesuai petunjuk.

Pelayanan Subbag Umum BNN Kota Mataram mengarsipkan Surat Asli.

1. Surat 2. Lembar Disposisi, 3. Konsep surat 20 menit 1. Arsip Surat 2. Konsep surat balasan.

3. bukti tanda terima pada buku ekspedisi

1 Jam 35 Menit

: Berpindah ke aktifitas SOP Surat Keluar

Kepala BNN Kota Mataram

Drs. H. Nur Rachmat, Apt.

NIP. 19660408 199203 1 013

1

(6)

FLOWCHART

SOP ADMINISTRASI SURAT KELUAR

MULAI

KONSEP SURAT

PEMERIKSAAN KONSEP SURAT SERTA

PEMBUBUHAN PARAF

TANDA TANGAN PIMPINAN

PENOMORAN DAN PENCATATAN SURAT

KELUAR

ARSIP

PENGIRIMAN SURAT

(7)

Badan Narkotika Nasional

Kota Mataram

Nama SOP ADMINISTRASI SURAT KELUAR

5. Peraturan Kepala BNN Nomor 4 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja BNNP dan BNNK/Kota

1. SOP Pelayanan Administratif Surat Masuk Subbag Umum. 2. SOP Tata Naskah

3. SOP Penataan Arsip

1. Alat Tulis Kantor 2. Komputer dan printer

3. Buku Agenda dan Lembar Disposisi

1. Agar tidak terjadi keterlambatan pelayanan administratif surat keluar. 2. Adanya surat yang tidak melalui Subbag Umum.

3. SOP dapat terlaksana bila pejabat terkait ada ditempat dan siap melaksanakan pekerjaan.

Cara mengatasi:

1. Mengeluarkan surat teguran / peringatan.

1. Pencatatan surat keluar pada buku agenda

(8)

No Kegiatan Pengol

ah Data Para Kasi

Kasubag Umum Kepala BNN Kota Mataram Penga dminis trasi Umum Pelayanan Subbag Umum BNN Kota Mataram Bagian Umum Settama BNN Mutu Baku

Kelengkapan Waktu Output

1. Petugas Pengolah Data membuat konsep surat sesuai disposisi petunjuk atau arahan/ perintah pimpinan. 1. ATK 2. Konsep Surat 3. Komputer 15 menit Konsep Surat

2. Petugas Pengolah Data menyerahkan konsepan surat keluar kepada pimpinan (konseptor surat) untuk diperiksa dan dibubuhi paraf jika ada perbaikan untuk segera diperbaiki dan diajukan kembali.

Surat yang telah terparaf oleh Pengolah data diserahkan kepada kasubbag Umum untuk diperiksa.

1. ATK

2. Konsep Surat

15 menit

Konsep Surat Dinas yang terparaf konseptor.

3. Kasubag Umum memeriksa Konsep Surat Keluar dan di teruskan kepada Kepala BNN Kota Mataram untuk mendapat persetujuan. 1. ATK 2. Konsep Surat 15 menit

Konsep Surat Dinas yang terparaf Kasubbag Umum

4. Kepala BNN Kota Mataram menyetujui dan mengembalikan konsep surat kepada Kasubbag Umum.

1. ATK 2. Konsep

Surat

5 menit Konsep Surat Dinas

ditandatangani /paraf Ka BNN Kota Mataram 5. Kasubbag Umum memeriksa

surat dan memerintahkan pengadministrasi umum untuk mengagendakan surat. Keluar.

Untuk Surat yang membutuhkan tandatangan

1. ATK

2. Surat Keluar

5 menit Konsep Surat Dinas

ditandatangani /paraf Ka BNN Kota Mataram

(9)

Kepala BNN/ Sekretaris Utama BNN surat di teruskan ke Bagian TU Settama BNN 6. Pengadministrasi Umum

mencatat surat pada buku agenda surat keluar dan membubuhi nomor , tanggal dan cap pada jenis surat tertentu.

Pengadministrasi umum menyerahkan surat kepada pelayanan Subbag Umum BNN Kota Mataram untuk dikirim dan menggandakan serta diarsipkan. 1. ATK 2. Buku Agenda 3. Cap Stempel 15 menit

Surat Keluar yang terdata di Buku Agenda Surat Keluar yang telah di nomori, diberi tanggal dan di cap stempel (untuk surat tertentu)

7. Pelayanan Subbag Umum BNN Kota Mataram mengirimkan surat , menggandakan dan mengarsipkan surat keluar.

1. Buku Ekspedisi 2. Mesin Fotocopy 15 menit 1. Terdatanya surat keluar yang terkirim di buku ekspedisi. 2. Arsip Surat Keluar. 8. 1 Jam 25 Menit

: Berpindah aktifitas ke SOP Administrasi Persuratan BNN

Kepala BNN Kota Mataram

Drs. H. Nur Rachmat, Apt.

NIP. 19660408 199203 1 013

1

(10)

FLOWCHART

SOP PENATAAN BERKAS ARSIP

MULAI

PENERIMAAN ARSIP MASUK

PENGKLSIFIKASIAN ARSIP

MENGINDEKS ARSIP

MENENTUKAN INDEKS BERKAS

PENATAAN BERKAS DALAM

BOKS/DOOS BERDASARKAN

KLASIFIKASI ARSIP

SELESAI

(11)

Badan Narkotika Nasional

Kota Mataram

Nama SOP PENATAAN BERKAS ARSIP

1. SOP Retensi Arsip Dafftar klasifikasi arsip, agenda arsip, rak arsip, folder, kartu kendali, doos/boks arsip

Arsip disusun berdasarkan daftar klasifikasi surat, yang berisikan pengelompokan berdasarkan rincian masalah dan pelaksanaan fungsi dan kegiatan.

1. Daftar arsip

2.

Daftar klasifikasi arsip

(12)

No Kegiatan Pengadminis trasi umum / Arsiparis Kasubbag Umum Kepala BNN Kota Mataram

Mutu Baku Keterang_an

1. Penerimaan Arsip Masuk. Arsip, Daftar Klasifikasi arsip

15 menit Terkumpulnya arsip

statis dari unit pengolah ke unit arsiparis TU 2. Mengklasifikasi Arsip. Arsip, Daftar

Klasifikasi arsip

10 menit Terklasifikasinya arsip

Berdasarkan klasifikasi arsip fasilitatif

3. Mengindeks Arsip. Arsip, lembar indeks arsip

15 menit Terbedakannya arsip/ surat dengan

yang lainnya dalam satu berkas 4. Menentukan Indeks Berkas (titel). Berkas arsip, daftar

indeks arsip berkas yang tersesuaikan apakah dalam bentuk dossier, rubrik atau seri.

15 menit Terwujudnya tanda pengenal

5. Penataan Arsip dalam doos/boks arsip serta penyusunannya pada

rak arsip berdasarkan kode klasifikasi arsip

Berkas arsip, boks arsip,rak arsip.

30 menit Tersusunnya penataan arsip

berdasarkan kode Klasifikasi arsip 6. Penyusunan kartu kendali Daftar arsip, Kode

klasifikasi arsip.

15 menit Terwujudnya kartu kendali arsip

guna mempermudah pencarian arsip

7. Pelaporan Bulanan dan tahunan kepada Kasubag Umum dan Ka BNN Kota Mataram.

Komputer 1 Bulan Sekali

Laporan Arsip

1 Jam 25 Menit

Kepala BNN Kota Mataram

Drs. H. Nur Rachmat, Apt.

NIP. 19660408 199203 1 013

(13)

FLOWCHART

SOP PENGGANDAAN DOKUMEN

MULAI

PENGAJUAN PENGGANDAAN

DOKUMEN

MENGGANDAKAN DOKUMEN

MENGHITUNG JUMLAH

DOKUMEN YANG DIGANDAKAN

MENYERAHKAN DOKUMEN

YANG TELAH DIGANDAKAN

KEPADA PEMOHON

(14)

Badan Narkotika Nasional

Kota Mataram

Nama SOP PENGGANDAAN DOKUMEN (FOTOCOPY)/ DIGITAL

1. SOP Penataan Berkas Arsip Mesin fotokopi, Risograph, Kertas, Agenda penggandaan dokumen, formulir penggandaan dokumen, meja, kursi, pensil, ATK.

Keterlambatan permintaan kertas pada kondisi kertas habis, dapat menghambat penggandaan dokumen

1. Agenda arsip surat

2. Formulir peminjaman arsip

(15)

No Kegiatan Pemohon Kasubbag Umum

Pengad ministra

si Umum Pengolah _Data

Mutu Baku Keterang_an

1. Mengajukan Penggandaan Dokumen

Formulir Penggandaan Dokumen yang telah ditandatanga ni sebagai pemohon

10 menit 1. Terisinya formulir penggandaan dokumen 2. Terwujudnya tanda bukti

permohonan penggandaan dokumen. 2. Memverifikasi permohonan Penggandaan dokumen Formulir permohonan penggandaan dokumen ditandatangani Kasubag TU

5 menit Tertandatanganinya Formulir permohonan penggandaan barang. 3. Mencatat Permohonan Penggandaan Dokumen Formulir Penggandaan Dokumen, Agenda Penggandaan Dokumen

5 menit Terdatanya informasi pemohon Penggandaan Dokumen

4. Menggandakan Dokumen (Hardcopy/Softcopy)

Dokumen yang akan digandakan

10 menit Terlaksananya permohonan

penggandaan Dokumen 5. Menghitung jumlah dokumen

Yang digandakan

Dokumen yang akan digandakan

5 menit Terpastikannya jumlah Dokumen yang digandakan 6. Mencatat Jumlah dokumen

yang telah digandakan

5 menit Terkendalinya jumlah Kertas yang terpakai 7. Menyerahkan dokumen

yang telah digandakan kepada pemohon. 2 menit Terlaksananya Permohonan Penggandaan dokumen 42 Menit

Kepala BNN Kota Mataram

Drs. Nur Rachmat, Apt.

NIP. 19660408 199203 1 013

(16)

FLOWCHART

SOP PENOMORAN SURAT

MULAI

PENGAJUAN PENOMORAN

SURAT

SELESAI

KLASIFIKASI SURAT ATAS JENIS

PENOMORAN SURAT (SURAT

KELUAR, NOTA DINAS, SPRIN,

SURAT TUGAS)

PENOMORAN SURAT

PENGGANDAAN SURAT GUNA

PENGARSIPAN

(17)

Badan Narkotika Nasional

Kota Mataram

Nama SOP PENOMORAN SURAT

1. SOP Penataan Berkas Arsip Meja, Pensil, Pena, Kursi, Komputer, Printer, Konsep Surat, Buku Kendali Surat Keluar, Agenda Arsip surat keluar,

1. Penomoran dilaksanakan setelah surat ditandatangani agar tanggal dan pemberlakuan surat tidak ada selisih waktu yang terlalu lama.

2. Surat digandakan dalam rangkap sesuai dengan jumlah tujuan dan tembusan ditambah dua rangkap untuk Arsip Subbag Umum

1. Buku Kendali Surat Keluar 2. Buku Ekspedisi Surat 3. Agenda Arsip Surat Keluar

(18)

No Kegiatan Pelayanan Subbag Umum BNN Kota Mataram Pengadministrasi Umum

Mutu Baku Keterangan

1. Pengajuan Penomoran Surat Surat Keluar yang telah

ditandatangani Pejabat

15 Menit

Tersusunnya secara urut surat-surat yang siap dengan

penomoran sesuai kartu kendali 2. Pemilahan surat atas Jenis

Penomoran Surat (Surat Keluar, Nota Dinas, SK, Surat Tugas) Surat Keluar yang telah ditandatangani Pejabat 15

Menit Terklasifikasinya surat hingga penomorannya

3. Penomoran Surat Buku Kendali Surat Keluar, Nota Dinas, SK, Surat Tugas

10

Menit Terciptanya surat keluar yang telah ditandatangani dan memiliki tanggal dan nomor Surat

4. Penggandaan Surat guna pengarsipan dan pengiriman

Surat Keluar yang telah ditandatangani dan memiliki tanggal dan nomor Surat 10

Menit Tersedianya Arsip Surat pada tata usaha dan tercatat pada buku ekspedisi bukti pengiriman surat.

50 Menit

Kepala BNN Kota Mataram

Drs. H. Nur Rachmat, Apt.

NIP. 19660408 199203 1 013

(19)

FLOWCHART

SOP FAKS MASUK

MULAI

PENERIMAAN FAKS MASUK

PEMBERIAN NOMOR DAN

TANGGAL MASUK TERHADAP

FAKS YANG DITERIMA

PENYAMPAIAN LEMBAR FAKS

KEPADA PEJABAT TUJUAN FAKS

SELESAI

(20)

Badan Narkotika Nasional

Kota Mataram

Nama SOP FAKS MASUK

1. SOP Penomoran Surat Buku kendali surat masuk, meja, kursi, pensil, agenda surat, komputer, ATK, faksimili, lembar disposisi surat.

Kealpaan/keterlambatan permintaan nomor dan tanggal surat masuk atas facsimile yang diterima mengakibatkan kesalahan dalam pengagendaan surat masuk dan akan menjadi kendala ketika surat akan dimintakan kembali.

1. Pengagendaan surat masuk 2. Arsip Surat Masuk

(21)

No Kegiatan Pelayanan Subbag Umum BNN Kota Mataram Pengadministrasi Umum

1. Menerima Faks Masuk Daftar faks masuk 5 Menit

Tersusunnya secara urut suratsurat yang siap dengan penomoran sesuai

kartu kendali 2. Pemberian Nomor dan tanggal

Surat Masuk terhadap faks yang diterima.

Faks Masuk, Daftar Faks Masuk

15

Menit Terklasifikasinya surat hingga penomorannya 3. Penggandaan Surat

guna pengarsipan dan pengagendaan. Surat Keluar yang telah ditandatangani dan memiliki tanggal dan nomor Surat 10

Menit Tersedianya Arsip Surat pada Unit Pengolah dan Unit Subbag Umum.

30 Menit

Kepala BNN Kota Mataram

Drs. H. Nur Rachmat, Apt.

NIP. 19660408 199203 1 013

(22)

FLOWCHART

SOP PEMINJAMAN ARSIP

SELESAI

PENGAJUAN PEMINJAMAN

ARSIP

PENCATATAN PEMINJAMAN

ARSIP

PENCARIAN ARSIP OLEH

ARSIPARIS

PEMINJAMAN ARSIP

MENERIMA ARSIP YANG TELAH

DIKEMBALIKAN

MEMERIKSA KELENGKAPAN

ARSIP YANG TELAH

DIKEMBALIKAN

PENGEMBALIAN ARSIP

KEPENYIMPANAN SEMULA

(23)

Badan Narkotika Nasional

Kota Mataram

Nama SOP PEMINJAMAN ARSIP

1. SOP Penataan Berkas Arsip Agenda arsip surat, formulir peminjaman arsip, meja, kursi, pensil, komputer, ATK,

1. Arsip dapat dipinjamkan dengan rentang waktu tidak lebih dari 3 jam, lebih dari itu dikhawatirkan arsip akan sulit dipertanggungjawabkan,

2. Kartu Tanda Penduduk/Kartu Indentitas peminjam arsip agar ditinggal dalam buku peminjaman selama arsip belum dikembalikan sebagai jaminan

pengembalian arsip.

1. Agenda arsip surat

2. Formulir peminjaman arsip

(24)

No Kegiatan Pemohon Pengadministrasi Umum

Mutu Baku Keterangan Kelengkapan Waktu Output

1. Penerimaan Pengajuan Peminjaman arsip Formulir Peminjaman arsip 10 Menit 1. Terisinya formulir penimjaman arsip 2. Terwujudnya tanda bukti

permohonan peminjaman arsip Daftar arsip 20

Menit Penemuan kembali arsip yang dibutuhkan 2. Pencatatan Peminjaman Arsip

dan Peminjaman Arsip

Formulir peminjaman arsip, Agenda Peminjaman Arsip

30

Menit Terdatanya informasi peminjam arsip dan arsip yang dipinjam

Formulir peminjaman arsip, Folder

tempat arsip yang dipinjam

15

Menit Tergantikannya arsip yang dipinjam dengan formulir yang telah diisi oleh peminjam arsip. 3. Menerima arsip yang telah

dikembalikan

Formulir Pengembalian Arsip

10 Menit

Terdatanya bahwa arsip yang dipinjam telah dikembalikan 4. Memeriksa kelengkapan dan

Keadaan arsip secara berkala

Arsip, Data Arsip/ 60 Menit 1. Terwujudnya pengembalian arsip pada folder/tempat dimana arsip itu berasal 2. Dapat dipastikan arsip

dalam keadaan baik dan lengkap

Kepala BNN Kota Mataram

Drs. H. Nur Rachmat, Apt.

NIP. 19660408 199203 1 013

(25)

FLOWCHART

SOP RETENSI ARSIP

FOLDER ARSIP

MULAI

PEMINDAHAN ARSIP STATIS IN-AKTIF

PENGECEKAN ARSIP

BERDASARKAN JADWAL

RETENSI ARSIP

PERMOHONAN PERSETUJUAN

PEMUSNAHAN ARSIP

PENGISIAN DAFTAR PERTELAAN

PEMUSNAHAN ARSIP

PENGISIAN BERITA ACARA

PEMUSNAHAN ARSIP

SELESAI

KEPALA

BNNK

Mataram

PENUNDAAN

TIDAK

YA

(26)

Badan Narkotika Nasional

Kota Mataram

Nama SOP RETENSI ARSIP

1. SOP Penataan Berkas Arsip 2. SOP Arsip Bersejarah

Agenda Arsip Surat, ATK, lembar berita acara pemindahan arsip, alat penghancur kertas,lembar jadwal retensi arsip, lembar permohonan persetujuan pemusnahan arsip, lembar berita acara pemusnahan arsip

1. Pemusnahan Surat hanya dapat dilakukan atas persetujuan Kepala BNN Kota Mataram sebagai Penanggung Jawab kearsipan

2. Jadwal Retensi Arsip digunakan sebagai pedoman penyusutan arsip, 3. Daftar Pertelaan Pemusnahan Arsip sebagai pertanggungjawaban arsiparis

terhadap arsip yang dimusnahkan.

1. Berita Acara Pemindahan Arsip 2. Jadwal Retensi Arsip

3. Permohonan Persetujuan Pemusnahan Arsip 4. Berita Acara Pemusnahan Arsip.

(27)

No Kegiatan Pengadminis trasi Umum Kepala Subbag Umum Kepala BNN Kota Mataram

1. Pemindahan Arsip statis Arsip Stasis, Berita Acara Pemindahan Arsip

1 Hari Terkumpulnya arsip

statis dari unit pengolah ke unit arsiparis Subbag Umum 5 Tahun Sekali Berita Acara Pemindahan Arsip 2 Jam Terparafnya Berita Acara Pemindahan Arsip 2. Pengecekan Arsip

berdasarkan Jadwal Retensi Arsip

Jadwal Retensi Arsip 2 x 24

Jam 1. Terdatanya arsip berdasarkan urgensi dan jadwal retensinya 2. Terdatanya arsip statis yang bernilai sejarah 3. Permohonan Persetujuan Pemusnahan arsip

Surat Permohonan Persetujuan Pemusnahan Arsip yang ditujukan kepada Kepala Subbag Umum 1 Jam Terpantaunya secara hirarkis arsiparsip yang Akan dimusnahkan. Surat Permohonan Persetujuan

Pemusnahan Arsip yang ditujukan kepada Ka BNN Kota Mataram

1 Jam Terdatanya bahwa arsip yang dipinjam telah

dikembalikan 4. Pengisian Daftar Pertelaan Formulir Pertelaan Pemusnahan

Arsip 15 Menit Terisinya Daftar Pertelaan Pemusnahan

(28)

Arsip 5. Pengisian Berita Acara

Pemusnahan Arsip

Daftar Berita Acara Pemusnahan Arsip 15 Menit Terisinya Berita Acara Pemusnahan Arsip

6. Pemusnahan Arsip Persetujuan atasan, Arsip in Aktif yang akan dimusnahkan

1 Jam Termusna hkannya Arsip In Aktif yang telah tidak terpakai Arsip yang dimusnahkan harus benar-benar musnah.

3 Hari 5 Jam 30 Menit