STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SOP pdf

(1)

PENGADILAN AGAMA PEKALONGAN

Standard Operasional Prosedur (SOP)

ADMINISTRASI UMUM

Nomor SOP : W11-A9/581/0T.01.3/III/2012 Revisi...Tgl. :

Tgl Ditetapkan : 9 Maret 2012 Halaman : 3 halaman

1. PROSEDUR SURAT MASUK

No Uraian Kegiatan

Penanggung

Setiap surat masuk diterima dan dibuka serta disortir oleh petugas pelayanan surat untuk selanjutnya diagendakan dan melampirkan lembar Disposisi kemudian diteruskan kepada Kasubbag. Umum.

Berdasarkan surat masuk yang telah diterima, Kasubbag. Umum memberi disposisi untuk kemudian ditindaklanjutkan bagian yang terkait dengan perihal surat.

Petugas pelayanan surat mendistribusikan surat masuk sesuai dengan disposisi kemudian diteruskan ke wakil sekretaris.Petugas pelayanan surat masuk sesuai dengan disposisi kemudian diteruskan ke Panitera sekretaris..

Setelah didisposisi oleh Pansek kemudian dilanjutkan ke Ketua.

Surat masuk ditindak lanjuti diselesaikan oleh pengelola yang terkait sesuai dengan disposisi surat untuk selanjutnya surat diarsipkan kedlm file arsip pengolah

Pengelola surat dan kasubbag

Umum

60 menit

30 menit

15 menit

8.640 menit

Surat masuk yang telah dilampiri lembar disposisi

Surat masuk yang telah disposisi

Surat masuk yang telah ditindak-lanjuti dan diselesaikan

2. PROSEDUR SURAT KELUAR

Penanggung

Wakil sekretaris mengins-truksikan /mendisposisi surat masuk kepada Kasub Bag terkait untuk membuat/ membalas surat kepada pihak yang dituju.

Konsep surat keluar yang telah diselesaikan /ditindaklanjuti oleh Kasub Bag yang terkait selanjutnya diserahkan kepada petugas pengolah surat.

Petugas pengolah surat meneruskan konsep surat untuk mendapatkan persetujuan Kasub Bag umum yang telah diparaf

Konsep surat diteruskan oleh petugas pengolah surat ke masing-masing Pejabat untuk dijadikan draf surat keluar.

Draf surat yang telah disetujui selanjutnya disampaikan kepada petugas pengolah surat untuk diteliti

Wakil Sekretaris

Kasubbag Umum

Pengelola Surat

Kasubbag Umum

Ketua/ panitera Sekretaris disposisi surat keluar Konsep surat keluar

Konsep surat keluar

Konsep surat keluar yang telah disetujui

Draf surat keluar berikut keleng kapannya

(2)

6.

7.

kelengkapannya.

Pejabat yang berwenang menandatangani draf surat keluar Terhadap surat yang telah ditandatangani Pejabat, pelaksana pengolah surat mengagendakan surat dengan memberi nomor urut, kode surat dan membubuhkan dinas serta mencatatnya ke dalam

Buku Ekspidisi. Selanjutnya surat yang siap dikirim diteruskan ke pengirim surat

Pengirim surat mengirmkan dan mendistribusikan surat keluar sesuai dengan tujuan surat.

Ketua dan Panitera/Sekretaris

Pengelola Surat

30 menit

60 menit

telah ditanda tangani

Surat dalam amplop siap untuk dikirim

Surat keluar telah terkirim kepada yang dituju

A. PENATAUSAHAAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR

I. PROSEDUR BELANJA KEPERUAN SEHARI-HARI PERKANTORAN

Penanggung Jawab

Waktu Pelaksanaan

Output

1. Penetapan petugas pengelola barang kebutuhan sehari-hari perkantoran (Barang persediaan)

Kasubbag Umum 5 menit

2. Pengelola melakukan pencatatan kebutuhan sehari-hari perkantoran (barang persediaan yang akan diadakan.

Operator Aplikasi Persediaan

5 menit

3. Petugas pengelola barang persedian menginput data ke dalam aplikasi persedian dan selanjutnya melakukan rekonsiliasi dengan pengelola aplikasi Sistem Informasi Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK BMN) minimal2 (dua) kali setahun.

10 menit

4. Petugas pengelola barang persedian mendistri busikan kepada masing-masing bagian atau pegawai sesuai dengan tingkat kebutuhan (permintaan)

10 menit

5. Petugas pengelola barang persedian melakukan opname fisik barang persedian minimal 2 (dua) kali setahun

5 menit

6. Petugas menyampaikan laporan hasil opname fisik barang persedian

7 menit

II. PROSEDUR PENGINPUTAN BARANG INVENTARIS (BMN)

Output

1. Membuat daftar rancangan kebutuhan barang inventaris kantor/Barang Milik Negara.

Kasubbag Umum 5 menit

2. Daftar tersebut diajukan kepada Pimpinan secara berjenjang

5 menit

3. Pejabat penerima barang menerima barang dari panitia pengadaan atau pejabat pengadaan yang dilengkapi dengan berita acara serah terima barang

Pejabat penerima Barang

5 menit

4. Daftar barang yang telah diterima diserahkan kepada petugas Aplikasi SIMAK BMN

Operator Aplikasi 5 menit

5. Petugas Aplikasi SIMAK-BMN menginput data pengadaan dalam aplikasi SIMAK-BMN

Operator Aplikasi 5 menit

6. Kemudian Petugas Aplikasi SIMAK-BMN melakukan rekonsiliasi kepada petugas pengelola Aplikasi SAKPA setiap bulannya

Operator Aplikasi

7. Selanjutnya pengelola SIMAK-BMN melakukan rekonsiliasi dengan Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) minimal 2 (dua) kali setahun

Operator Aplikasi

8. Petugas pengelola SIMAK-BMN menyampaikan laporan Barang Milik Negara kepada Kordinator Wilayah minimal 2(dua) kali setahun

(3)

II. Prosedur Pelaporan SIMAK BMN

A. Rekonsiliasi Internal

Output

1. Mengirimkan Arsip Data Komputer (ADK) Persediaan ke SIMAK BMN

Operator Persediaan

2 menit Berita Acara Rekon internal, setiap bulan

2. Petugas aplikasi memproses dokumen-dokumen laporan berdasarkan pengklasifikasian dalam Neraca meliputi : Persediaan, Aset Tetap (Tanah, Gedung dan Bangunan, Peralatan dan mesin, Jalan, Irigasi dan Jaringan, Aset Tetap lainnya, Konstruksi Dalam Pengerjaan), Aset Lainnya (Aset tidak berwujud)

Operator Simak BMN

5 mnit

3. Petugas aplikasi mencetak dokumen dan kemudian diserahkan kepada pimpinan untuk diperiksa lebih lanjut.

3 menit

4. Mengirimkan ADK SIMAK BMN ke Sistem Akuntansi Keuangan Pemerintah (SAKPA).

Operator Simak BMN

5 menit

5. Jika data-data tersebut sudah cocok kemudian diterbitkan Berita Acara Rekonsiliasi Internal.

Operator Simak BMN

5 menit

B. Rekonsiliasi dengan KPKNL

Output

1. Mengirimkan laporan yang berupa ADK, backup data SIMAK BMN, pengiriman dari SIMAK BMN (Saldo Tahun Lalu, Transaksi Tahun Berjalan, Transaksi Semester) ,pengiriman dari aplikasi SAKPA, Printout laporan yang berupa Laporan Barang Kuasa Pengguna (Persediaan, Intrakomptabel, Ekstrakomptabel, Gabungan, Konstruksi Dalam Pengerjaan, Aset Tak Berwujud, Barang Bersejarah, Neraca BMN, Catatan Ringkas BMN), Lampiran LBKP (BAR Internal UAKPA dan UAKPB, Realisasi Anggaran Kuasa Pengguna Barang, Dokumen pengelolaan BMN) yang telah diperiksa dan ditandatangani oleh pejabat Kuasa Pengguna Barang

Operator aplikasi 60 menit Berita Acara Rekonsiliasi Semester I dan 2

2. Setelah dilakukan rekonsiliasi dengan KPKNL dan hasil pemutakhiran data dituangkan dalam Berita Acara Pemutakhiran Data dan Rekonsiliasi Data BMN yang diterbitkan oleh KPKNL, petugas aplikasi mengirimkan laporan tersebut kepada Korwil dengan laporan yang sama.

Operator aplikasi 5 menit

3. PROSEDUR PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN

Output

1. Menerima Bahan Pustaka_:

1. Mendaftar semua bahan pustaka ke dalam buku induk perpustakaan

2. Membubuhi stempel instansi pada halaman judul, halaman terakhir dan halaman rahasia 3. Membubuhi stempel dan mengisi inventarisasi

dibalik judul yang tidak ada tulisan atau gambar 4. Membuat kartu buku dan kantong buku serta

menempelkan pada setiap buku 5. Memberi nomor klasifikasi 6. Memberi label buku

Pengelola Perpustakaan

5 menit 2 menit

2 menit

10 menit

5 menit 10 menit

(4)

7. Menata dalam rak perpustakaaan 15-30 menit

2. Melayani tamu yang berkunjung ke perpustakaan Kasubbab Umum 15 menit Layanan Informasi 3. Melayani para peminjam buku

1. Mencarikan buku yang dibutuhkan 2. Mencatat dalam buku peminjaman

3. Mencatat dalam kartu buku dan menyimpan kartu buku

4. Menyerahkan buku kepada peminjam

Pengelola

perpustakaan _{10 menit}

5 menit 2 menit

1 menit

Buku Pustaka

4. PROSEDUR PERAWATAN BARANG INVENTARIS BERUPA KENDARAAN DINAS

Output

1. Membuat rencana pemeliharaan barang inventaris berupa kendaraan dinas yang akan diperbaiki.

1 jam Inventarisasi kerusakan kendaraan 2. Mengajukan rencana pemeliharaan ke wakil sekretaris 15 menit Persetujuan

Inventarisasi kerusakan kendaraan 3. Setelah disetujui dan ditanda tangani oleh wakil

sekretaris kemudian diteruskan kepada panitera sekretaris.

15 menit Persetujuan

Inventarisasi kerusakan kendaraan 4. Permohonan rencana pemeliharaan disetujui dan ditanda

tangani oleh panitera sekretaris.

15 mnit Telah disetujui

/ ditanda-tangani rencana permohonan 5. Petugas membawa kendaraan dinas ketempat service

untuk diperbaiki / diservis.

2880 menit telah diservis

Petugas melaporkan hasil pekerjaan kepada kassubbag umum. kemudian disampaikan kepada kasubbag keuangan / bendahara.

15 menit Terpeliha-ranya kendaraan dinas

5. PROSEDUR PENGADAAN BARANG DAN JASA

Output

1. Rencana Umum Pengadaan, di umumkan di LPSE Ketua Pengadilan Agama Pekalongan

5 Menit Pengumuman

1.

2.

3.

4.

5.

KPA memerintahkan kepada PPK untuk membuat perencanaan PBJ sesuai DIPA

PPK menetapkan PBJ berupa spesifikasi,rancangan kontrak dan HPS

PPK mengajukan spesifikasi dan HPS ke KPA untuk dimintakan persetujuan

PPK memerintahkan kepada ULP/Pejabat pengadaan untuk melakukan proses PBJ

Pejabat Penerima hasil pekerjaan menyerahkan hasil pekerjaan kepada PPK untuk diserahkan ke KPA

1440 menit

21.600 menit

8.640 menit

1440 menit

Usulan rencana BJ

Penetapan Rencana BJ SPPBJ SPK/ kontrak

Barang Jasa

(5)

6.

7.

Kemudian pejabat penerima hasil pekerjaan kepada PPK untuk diserahkan ke KPA

Bendahara pengeluaran melakukan proses pembayaran/pencairan pengadaan barang dan jasa setelah disetujui KPA

1440 menit

SP2D

6. PROSEDUR PERAWATAN BARANG INVENTARIS BERUPA KENDARAAN DINAS

Output

1. Membuat rencana pemeliharaan barang inventaris berupa kendaraan dinas yang akan diperbaiki.

1 jam Inventarisasi kerusakan kendaraan 2. Mengajukan rencana pemeliharaan ke wakil sekretaris 15 menit Persetujuan

Inventarisasi kerusakan kendaraan 3. Setelah disetujui dan ditanda tangani oleh wakil

sekretaris kemudian diteruskan kepada panitera sekretaris.

15 menit Persetujuan

Inventarisasi kerusakan kendaraan 4. Permohonan rencana pemeliharaan disetujui dan ditanda

tangani oleh panitera sekretaris.

15 mnit Telah disetujui

/ ditanda-tangani rencana permohonan 5. Petugas membawa kendaraan dinas ketempat service

untuk diperbaiki / diservis.

2880 menit telah diservis

Petugas melaporkan hasil pekerjaan kepada kassubbag umum. kemudian disampaikan kepada kasubbag keuangan / bendahara.

15 menit Terpeliha-ranya kendaraan dinas

7. PROSEDUR PENGHAPUSAN BMN

Output

1. Petugas barang melakukan opname fisik barang tiap triwulan untuk mengiventaris barang yang sudah rusak berat

4320 menit Rekap barang RB,RR

2. Melaporkan hasil opname fisik barang rusak, membuat usulan SK Panitia penghapusan barang

2880 menit RB,RR SK panitia Penghapusan 3. Panitia Penghapusan melakukan penelitian barang yang

akan dihapus dan ketua PA. mengajukan pengusulan penghapusan ke PTA.

Rekomendasi

penghapusan

4. SK penghapusan dari BUA MA SK

Penghapusan MA

5. SK penghapusan dari BUA MA diteruskan ke KPKNL untuk permohonan penjualan secara lelang

23.040 menit

1bln t

Risalah lelang

6. Pembuatan Berita Serah Terima Barang 20.160

menit

7. Penghapusan barang dari inventaris Aplikasi SIMAK BMN

(6)

8. PROSEDUR KEBERSIHAN LINGKUNGAN

Output

1. Telah selesainya Penetapan tenaga honorer sesuai pengadaan BJP, maka diterbitkan SPK petugas kebersihan kantor yang selanjutnya diteruskan kepada Ka. Subbag Umum

60 menit SPK

Penetapan telah diterima oleh tenaga honorer. 2. Pengarahan tindak lanjut tentang penugasan kepada

petugas kebersihan lingkungan kantor

60 menit Pemahaman petugas tentang tanggungjawab dan tugas pokoknya 3. Petugas pelayanan kebersihan lingkungan kantor

melaksanakan tugas membersihkan gedung dan ruang kerja, serta halaman kantor.

240 menit Tercapainya Lingkungan kantor yang bersih nyaman 4. Petugas melaporkan tugas yang telah dilaksanakan

kepada kasub.bag umum

15 menit Terselengga-ranya kebersihan lingkungan kantor 5. Kasub.Bag Umum melaporkan pelaksanaan tugas

kebersihan kepada atasan.

15 menit Terselengga-ranya kebersihan lingkungan kanto

9. PROSEDUR KEAMANAN KANTOR

Output

1. Penetapan petugas keamanan kantor 60 menit SK Penetapan

Petugas keamanan kantor 2. Pengarahan tindak lanjut tentang penugasan kepada

petugas kebersihan lingkungan kantor

60 menit Pemahaman petugas tentang tanggungjawab dan tugas pokoknya 3. Petugas keamanan kantor melaksanakan keamanan

kantor dengan menggunakan shift waktu yang sesuai dengan jadwa

480 menit Keamanan terjaga

4. Penjaga keamanan kantor melaporkan hasil kerjanya selama menjaga keamanan kantor kepada Kasubbag umum

45 menit Terpenuhinya keamanan kantor 5. Penjaga keamanan kantor melaporkan hasil laporan

keamanan

Sesuai hari

kerja

Terselenggara nya keamanan lingkungan kantor

Pekalongan, 9 Maret 2012

Ketua Pengadilan Agama Pekalongan

ttd