Standar Operasional Prosedur (SOP) SOP WM

(1)

PENGADILAN NEGERI

PALOPO KELAS I B

(STANDAR OPERATING PROCEDURE)

S.O.P.

JALAN ANDI JEMMA NO. 126 PALOPO

SULAWESI SELATAN

2016

SALINAN

(2)

Standar Operasional Prosedur

PENGADILAN NEGERI PALOPO KELAS I B

Jl. AndiJemma No. 126Palopo

Sulawesi Selatan

2016

SALINAN

(3)

SALINAN

(4)

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah, SWT, karena atas

karunia-NyaTeam Penyusun Standard Operating Procedure (SOP) telah menyelesaikan

penyusunan Standard Operating Procedure (SOP) Pengadilan Negeri Palopo

Kelas I B. Standard Operating Procedure (SOP) ini merupakan hasil koordinasi

masing-masing bagian di Pengadilan Negeri Palopo Kelas I B yakni bagian

Teknis Yustisial,Kesekretariatan dan Kepaniteraan.

Bahwa dengan telah selesainya Standar Operasional Prosedur (SOP) ini

diharapkan akan dapat menjadi pedoman bagi pelaksanaan tugas segenap

Aparat Pengadilan Negeri Kelas II Palopo dalam menjalankan tugas dan

kewajiban sehari-hari dan berujung pada terciptanya kelancaran tugas dan

pelayanan aparat pengadilan sendiri maupun masyarakat pencari keadilan.

Standar Operasional Prosedur (SOP) ini terbagi ke dalam Pelayanan

Eksternal dan Pelayanan Internal.

Pelayanan Eksternal adalah segala kegiatan pelayanan yang

dilaksanakan oleh penyelenggara pelayanan publik sebagai upaya pemenuhan

kebutuhan penerima pelayanan maupun pelaksana ketentuan peraturan

perundang-undangan, yang berwujud dalam pelayanan prosedur Teknis

Yustisial Kepaniteraan Perdata, Kepaniteraan Pidana dan Kepaniteraan Hukum,

sedangkan Pelayanan Internal adalah berbagai jenis pelayanan yang dilakukan

oleh unit-unit pendukung (Kesekretariatan yang terdiri dari Sub Bagian Umum,

Sub Bagian Keuangan dan Sub Bagian Kepegawaian) kepada seluruh unit-unit

pegawai yang berada dalam lingkungan internal satuan kerja peradilan sesuai

dengan tugas pokok dan fungsinya.

Penyusunan Standar Operasional Prosedur Pengadilan Negeri Palopo

Kelas I B ini merujuk pada Peraturan Sekretaris Mahkamah Agung RI. Nomor

002 Tahun 2012, tanggal 24 Januari 2012, tentang Pedoman Penyusunan

Standar Opresional Prosedur Di Lingkungan Mahkamah Agung RI dan Badan

Peradilan yang ada dibawahnya.

SALINAN

(5)

i

SALINAN

(6)

DAFTARISI

DOKUMEN STANDAR OPERASIONALPROSEDUR (SOP)

-

Kata Pengantar ...

i

-

Daftar Isi Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) ...

iii

A. Standar Prosedur Operasional(SOP) Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri

1. SOP Management Representative ...

1

2. SOP Pengendalian Dokumen ...

5

3. SOP Pengendalian Rekaman ...

20

4. SOP Pendistribusian Dokumen ...

22

5. SOP Revisi Dokumen ...

24

6. SOP Komunikasi Internal ...

26

7. SOP Pemantauan Proses ...

29

8. SOP Rapat Tinjauan Manajemen ...

32

9. SOP Perbaikan dan Berkesinambungan ...

36

10. SOP Masa Pemusnahan Dokumen ...

39

11. SOP Audit Internal ...

41

12. SOP Analisis Persyaratan Pengguna Layanan Pengadilan ...

47

13. SOP Komunikasi Dengan Pengguna Layanan Pengadilan ...

50

14. SOP Survey Kepuasan Pengguna Layanan Pengadilan ...

53

15. SOP Penanganan Keluhan Pengguna Layanan Pengadilan ...

57

16. SOP Analisis Data ...

60

17. SOP Pengendalian Pelayanan Yang Tidak Sesuai ...

63

18. SOP Perbaikan dan Pencegahan...

65

B. Standar Prosedur Operasional (SOP) Pelayanan Utama

B.1. Standar Operasional Prosedur (SOP) Kepaniteraan Perdata

1.

SOP Penerimaan Perkara Perdata Permohonan ...

71

2.

SOP Pendaftaran Perkara Perdata Permohonan ...

73

3.

SOP Penanganan Register Perkara Perdata Permohonan ...

75

4.

SOP Penerimaan Berkas Perkara Perdata Gugatan ...

76

5.

SOP Pendaftaran Perkara Perdata Gugatan ...

78

6.

SOP Penanganan Register Perkara Perdata Gugatan ...

80

7.

SOP Penerimaan Perkara Perdata Gugatan Banding ...

81

8.

SOP Pendaftaran Perkara Perdata Gugatan Banding ...

82

9.

SOP Penerimaan Memori Banding/Kontra Memori Banding Perdata Banding 84

10.

SOP Pencabutan Perkara Perdata Gugatan Banding ...

86

11.

SOP Pengiriman Berkas Perkara Perdata Gugatan Banding...

88

iii

SALINAN

(7)

12.

SOP Pemberitahuan Penetapan Perkara Perdata Permohonan...

80

13.

SOP Pemberitahuan Putusan Perkara Perdata Gugatan ...

92

14.

SOP Pemberitahuan Putusan Perkara Perdata Gugatan Verstek...

94

15.

SOP Penerimaan Berkas Perkara Perdata Gugatan/Permohonan Prodeo ..

96

16.

SOP Penerimaan Perkara Perdata Gugatan Kasasi...

97

17.

SOP Pendaftaran Perkara Perdata Gugatan Kasasi ...

98

18.

SOP Penerimaan Memori Kasasi/Kontra Memori Kasasi Perdata Kasasi ....

100

19.

SOP Pencabutan Perkara Perdata Gugatan Kasasi ...

102

20.

SOP Pengiriman Berkas Perkara Perdata Gugatan Kasasi ...

104

21.

SOP Penerimaan Perkara Perdata Gugatan Peninjauan Kembali ...

106

22.

SOP Pendaftaran Perkara Perdata Gugatan Peninjauan Kembali ...

107

23.

SOP Penerimaan Memori Peninjauan Kembali/Kontra Memori Peninjauan .

Kembali Perdata Peninjauan Kembali ...

109

24.

SOP Pencabutan Perkara Perdata Gugatan Peninjauan Kembali ...

111

25.

SOP Pengiriman Berkas Perkara Perdata Gugatan Peninjauan Kembali ....

113

26.

SOP Pemberitahuan Putusan Perkara Perdata Gugatan Banding/Kasasi/

Peninjauan Kembali ...

115

27.

SOP Pengelolaan Surat Masuk Kepaniteraan Perdata ...

118

28.

SOP Pengelolaan Surat Keluar Kepaniteraan Perdata ...

119

29.

SOP Penerimaan Permohonan Eksekusi Perkara Perdata Gugatan ...

120

30.

SOP Pendaftaran Permohonan Eksekusi Perkara Perdata Gugatan ...

121

31.

SOP Pelaksanaan Aanmaning Dan Eksekusi Perkara Perdata Gugatan ...

123

32.

SOP Penanganan Register Perkara Perdata Banding/Kasasi/Peninjauan

Kembali ...

125

33.

SOP Pengelolaan Arsip Berkas Perkara Kepaniteraan Perdata ...

126

B.2. Standar Operasional Prosedur (SOP) Kepaniteraan Pidana

1. SOP Penerimaan Perkara Pidana Biasa ...

127

2. SOP Pendaftaran Berkas Perkara Pidana Biasa ...

129

3. SOP Penanganan Register Perkara Pidana Biasa ...

131

4. SOP Penanganan Register Perkara Pidana Singkat ...

132

5. SOP Pendaftaran Berkas Perkara Pidana Singkat ...

134

6. SOP Pendaftaran Register Perkara Pidana Singkat ...

136

7. SOP Penerimaan Perkara Pidana Cepat (Ringan Dan Lalu Lintas) ...

137

8. SOP Pendaftaran Berkas Perkara Pidana Cepat (Ringan Dan Lalu Lintas) .

139

9. SOP Penanganan Register Perkara Pidana Cepat (RinganDan Lalu Lintas)

141

10. SOP Penerimaan Permohonan Praperadilan ...

142

11. SOP Pendaftaran Permohonan Praperadilan ...

144

iv

SALINAN

(8)

12. SOP Penanganan Register Permohonan Praperadilan ...

146

13. SOP Penerimaan PermohonanBanding Perkara Pidana ...

147

14. SOP Pendaftaran Permohonan Banding Perkara Pidana ...

149

15. SOP Penerimaan Memori Banding/Kontra Memori Banding Pidana Banding

151

16. SOP Pencabutan Perkara Pidana Banding ...

153

17. SOP Pengiriman Berkas Perkara Pidana Banding ...

155

18. SOP Penerimaan Permohonan Kasasi Perkara Pidana ...

157

19. SOP Pendaftaran Permohonan Kasasi Perkara Pidana ...

159

20. SOP Penerimaan Memori Kasasi/Kontra Memori Kasasi Pidana Kasasi ...

161

21. SOP Pencabutan Perkara Pidana Kasasi ...

163

22. SOP Pengiriman Berkas Perkara Pidana Kasasi ...

165

23. SOP Penerimaan Permohonan Peninjauan Kembali Perkara Pidana ...

167

24. SOP Pendaftaran Permohonan Peninjauan Kembali Perkara Pidana ...

169

25. SOP Pengiriman Berkas Perkara Pidana Peninjauan Kembali ...

169

26. SOP Penerimaan Permohonan Grasi Perkara Pidana...

171

27. SOP Pengiriman Permohonan Grasi Perkara Pidana...

172

28. SOP Penanganan Permohonan Izin /Persetujuan Penyitaan ...

173

29. SOP Penanganan Permohonan Izin/ PersetujuanPenggeledahan ...

175

30. SOP Penerimaan Permohonan Perpanjangan Penahanan Pasal 29 KUHAP

177

31. SOP Penerimaan Permohonan Perpanjangan Penahanan Pasal 25 Ayat (2)

KUHAP ...

179

32. SOP Penerimaan Permohonan Perpanjangan Penahanan Pasal 29 Ayat (2)

Dan Ayat (3) KUHAP...

181

33. SOP Permintaan Permohonan Perpanjangan Penahanan Pasal 29 Ayat (2)

Dan Ayat (3) KUHAP Ke Pengadilan Tinggi Makassar ...

183

34. SOP Penerimaan Barang Bukti ...

185

35. SOP Pendaftaran Dan Penanganan BarangBukti...

187

36. SOPPemberitahuan Putusan Perkara Pidana Biasa /Singkat ...

188

37. SOP Pemberitahuan Putusan Perkara Pidana Banding/Kasasi/Peninjauan

Kembali ...

190

B. 3. Standar Operasional Prosedur (SOP) Kepaniteraan Hukum

1. SOP Pengelolaan Surat Masuk Kepaniteraan Hukum ...

192

2. SOP Pengelolaan Surat Keluar Kepaniteraan Hukum...

193

3. SOP Pembuatan Laporan Bulanan ...

194

4. SOP Pembuatan Laporan Caturwulan ...

196

5. SOP Pembuatan Laporan Semester ...

198

6. SOP Pembuatan Laporan Tahunan...

200

7. SOP Penanganan Papan Informasi Perkara ...

202

v

SALINAN

(9)

8. SOP Laporan Tahunan Pertanggungjawaban Pelayanan Informasi ...

203

9. SOP Penataan Arsip Berkas Perkara ...

204

10. SOP Penanganan Surat Masuk Klasifikasi Laporan Denda Tipiring

Pidana...

205

11. SOP Penanganan Surat Masuk Klasifikasi Laporan Keuangan Perdata ...

206

12. SOP Laporan dan Penanganan Pengaduan ...

207

13. SOP Laporan Triwulan Pengaduan ...

209

14. SOP Penanganan Pelayanan Informasi ...

211

15. SOP Survey Kepuasan Masyarakat Terhadap Penyelenggaraan Pelayanan

Publik ...

212

16. SOP Penanganan Pengelolaan CD Putusan ...

214

17. SOP Pengesahan Badan Hukum ...

215

18. SOPPenanganan Surat Keterangan Tidak Dicabut Hak Pilih Dan Tidak

Sedang Menjalani Pidana ...

216

19. SOP Penanganan Surat Keterangan Penelitian ...

218

B.4. Standar Operasional Prosedur (SOP) Teknis Yustisial

1. SOP Teknis Yustisial Perkara Perdata Permohonan/Gugatan ...

219

2. SOP Teknis Yustisial Perkara Pidana Biasa Dan Perkara Pidana

Singkat ...

221

C. Standar Operasional Prosedur (SOP) Pelayanan Pendukung ...

C.1. Standar Operasional Prosedur (SOP) Sub Bagian Perencanaan, TI dan Pelaporan

1. SOP Perencanaan Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) ...

223

2. SOP Perekaman Data Realisasi Anggaran ...

225

3. SOP Pembuatan Laporan Triwulan Anggaran (PP39 tahun 2006/BAPPENAS) 226

4. SOP Pembuatan Laporan Realisasi Anggaran (E-Monev Depkeu) ...

227

5. SOP Pengelolaan Surat Masuk Subbagian Perencanaan, TI dan Pelaporan

228

6. SOP Pengelolaan Surat Keluar Subbagian Perencanaan, TI dan Pelaporan

229

7. SOP Apload Laporan Berita Artikel dan Kegiatan ke Website PN. Palopo .

230

8. SOP Pembuatan Laporan SAKIP ...

231

9. SOP Pembuatan Laporan Tahunan ...

233

C.2. Standar Operasional Prosedur (SOP) Sub Bagian Kepegawaian

1. SOP Pengelolaan Surat Dinas ...

235

2. SOP Inventarisasi Pegawai (Bezetting Pegawai) ...

236

3. SOP Daftar UrutSenioritas (DUS) Hakim ...

237

4. SOP Daftar Urut Kepangkatan(DUK) Pegawai Negeri Sipil ...

238

5. SOP Rekapitulasi Daftar Hadir Hakim Dan Pegawai Negeri Sipil ...

239

6. SOP Pembuatan Surat Keputusan Ketua Pengadilan Negeri Palopo Bidang

Kepegawaian ...

240

vi

SALINAN

(10)

7. SOP Pengusulan Kenaikan Pangkat ...

241

8. SOP Usulan Kenaikan Gaji Berkala ...

242

9. SOP Penanganan Mutasi Hakim Dan Pegawai Negeri Sipil ...

243

10. SOP UsulanPromosi Jabatan Bagian Kepaniteraan ...

245

11. SOP Usulan Promosi Jabatan Bagian Kesekretariatan ...

247

12. SOP Usulan Pensiun Hakim Dan Pegawai Negeri Sipil ...

249

13. SOP UsulanTanda Penghargaan Setya Lencana...

250

14. SOP Pembuatan Surat Tugas Kepaniteraan ...

252

15. SOP Pembuatan Surat Tugas Kesekretariatan ...

254

16. SOP Penyelesaian Permohonan Surat Cuti Hakim Dan Pegawai Negeri

Sipil ...

256

17. SOP Penyelesaian Pembuatan Pengantar Hukuman Disiplin Bagi Hakim

Dan PNS ...

257

18. SOP Penyelesaian Dokumen Pelantikan/ Penyumpahan dan Menduduki

Jabatan ...

259

19. SOP Pengusulan TASPEN, KARPEG, KARIS/KARSU ...

261

20. SOP PembuatanKP4 ...

262

21. SOP Pembuatan SKP ...

263

22. SOP Pembuatan Surat Keputusan Hakim Pengawas Bidang...

265

23. SOP Pembuatan Surat Keputusan Susunan Majelis Tetap ...

266

C.3. Standar Operasional Prosedur (SOP) Sub Bagian Umum dan Keuangan

1. SOP Pembuatan Laporan Keuangan (Bulanan, Triwulan, Semesteran dan

Tahunan) ...

267

2. SOP Pembuatan Pertanggung jawaban Dimuka Tunjangan Khusus Kinerja

(Remunerasi) ...

270

3. SOP Pembuatan SK Sekretaris selaku KPA untuk Pejabat Pengelola Keuangan

dan Staf Pengelola Keuangan (DIPA) ...

273

4. SOP Pembuatan Spesimen Tanda Tangan ...

274

5. SOP Penanganan Surat Masuk ...

275

6. SOP Penanganan Surat Keluar ...

276

7. SOP Pengajuan SPM UP (Uang Persediaan) ...

278

8. SOP Pengajuan SPM Penggantian Uang Persediaan (GUP) ...

280

9. SOP Pembuatan Kartu Identitas Pengantar SPM/Pengambil SP2D (KIPS)

282

10. SOP Pengajuan SPM Gaji (Gaji Induk, Susulan, Kekurangan) ...

283

11. SOP Pengajuan SPM Uang Lembur dan Uang Makan Lembur ...

285

12. SOP Pengajuan SPM Uang Makan ...

287

13. SOP Pengajuan SPM LS Kontraktual ...

289

14. SOP Penatausahaan PNBP Bendahara Penerimaan (01) ...

292

vii

SALINAN

(11)

15. SOP Penatausahaan PNBP Bendahara Penerimaan (03) ...

294

16. SOP Penatausahaan Bendahara Pengeluaran (01 dan 03) ...

296

17. SOP Pembuatan Laporan Aplikasi PP 39 Tahun 2006 ...

299

18. SOP Pengelolaan Surat Masuk dan Berkas Perkara ...

301

19. SOP Pengelolaan Surat Keluar dan Berkas Perkara ...

302

20. SOP Pengelolaan Administrasi Surat Masuk Bagian Umum dan Keuangan

303

21. SOP Permintaan Barang-barang Alat Tulis Kantor (ATK) ...

304

22. SOP Pengelolaan Aplikasi Persediaan (Kegiatan Harian) ...

305

23. SOP Pengelolaan Aplikasi SIMAK-BMN (Kegiatan Harian) ...

306

24. SOP Pelaporan Aplikasi Persediaan Semesteran/Tahunan ...

307

25. SOP Pelaporan Aplikasi SIMAK-BMN Semesteran / Tahunan ...

319

26. SOP Perawatan dan Perbaikan Barang Elektronik ...

311

27. SOP Pengadaan Barang Alat Tulis Kantor (ATK) ...

312

28. SOP Penyusunan Uraian Tugas Tenaga Satpam, Pramubakti dan Sopir ...

313

29. SOP Pengelolaan Perpustakaan ...

314

viii

SALINAN

(12)

S.O.P

(Standar Operasional Prosedur)

Penjaminan Mutu

SALINAN

(13)

1

PENGADILAN NEGERI PALOPO KELAS I B

Jl. Andi Djemma No. 126 Palopo

 : (0471) 21004./Fax (0471) 21373

website:

e-mail: pn.palopo@gmail.com

Nomor Dokumen :

Tanggal Pembuatan : 04 Mei 2016 Revisi ke : -

Tanggal Efektif :

Disahkan Oleh : Ketua Pengadilan Negeri Palopo

01. SOP MANAGEMENT REPRESENTATIVE

Dasar Hukum

•

ISO/FDIS 9001:2015 Sistem Manajemen

Mutu-Persyaratan

Keterkaitan

•

Profil Pengadilan Negeri Palopo Tahun

2016

Peringatan

•

Jika SOP Management Representative

tidak dilakukan dengan baik maka

penjaminan Mutu Pengadilan Negeri Sulit

Terlaksana.

Elemen ISO

•

Klausul 7. 5. 3

Pengendalian informasi

didokumentasikan

Kualifikasi Pelaksana

1. S2- Hukum

2. S1- Hukum

3. D3- Komputer,

4. SLTA

Peralatan/Perlengkapan

1. Komputer/Laptop

2. Printer/Scanner

3. Alat Tulis Kantor (ATK)

Pencatatan dan Pendataan

•

Pencatatan dan pendataan SOP (MR)

MANAGEMENT REPRESENTATIVE.

ALUR PROSES

1. Struktur ditentukan oleh Top Manager berdasarkan Surat Keputusan (SK).

2. Mengembangkan sistem manajemen mutu sesuai persyaratan standart.

3. Menjamin sistem dilaksanakan secara efektif pada semua fungsi.

4. Menjamin sistem manajemen mutu dipertahankan.

5. Menjamin sistem manajemen mutu diperbaiki terus menerus.

6. Melaporkan hasil/ kinerja sistem manajemen mutu kepada Top Manager.

7. Mengupayakan peningkatkan kesadaran/pemahaman pegawai dalam sistem

manajemen mutu

8. Membina hubungan dengan pihak eksternal untuk hal-hal yang berkaitan dengan

sistem manajemen mutu.

9. Menyelenggarakan program pendukung untuk membudayakan kesadaran mutu

keseluruh hakim/pegawai.

10. Mengusulkan pelatihan-pelatihan yang diperlukan oleh hakim/pegawai.

11. Memberikan penghargaan kepada Hakim, Panitera dan Sekretaris, pegawai yang

berprestasi dalam kegiatan sistem manajemen mutu

SALINAN

(14)

2

12. Melakukan komunikasi mutu kepada seluruh hakim/pegawai.

13. Mengkoordinasikan kegiatan internal audit dan survey kepuasan pelanggan

No Aktivitas Pelaksana Mutu Baku

Panitera dan Sekertaris

Karyawan/ Petugas Survey

Persyaratan/ Perlengkapan

Waktu Output

1

Mengkoordinasikan

kegiatan internal

audit dan survey

kepuasan

pelanggan

Angket Survey

1 hari

Tersedianya angket survey kepuasan masyarakat yang siap dibagikan

2 melaksanakan

Komunikasi Internal

Olah data Perbagian dari panitera dan sekertaris

Komunikasi yang terlaksana dengan baik

seiring dengan meningkatnya Kinerja hakim dan karyawan

3 melaksanakan Rapat

Tinjauan Manajemen

Pertemuan dengan Stakeholder terkait

Hasil Rapat tinjauan Manajemen sebagai dasar Pelaksanaan Manual mutu

4 Panitra dan Sekertaris

melaporkan SMM dan upaya-upaya perbaikan kepada MR

Menganalisis Laporan SMM

Merevisi Laporan SMM dengan memperhatikan usulan stakeholder terkait

5 MR meningkatkan

kesadaran terhadap persyaratan pengguna layanan pengadilan

Sosialisasi

melalui media seperti

banner,Poster spanduk dll

1 hari

Pengetahuan persyaratan terhadap pengguna layanan pengadilan meningkat

6 MR membina hubungan

dengan pihak eksternal untuk hal-hal yang berkaitan dengan SMM

Pertemuan

dengan para stake holder

1 hari

SMM terlaksana dengan baik berkat kerjasama Stake holder terkait

7 MR mengusulkan

pelatihan-pelatihan yang diperlukan

Hakim/karyawan

Melakukan

super visi langsung dan Menerima

usulan dari panitera dan Sekertaris

1 hari

Pelatihan bagi Hakim/karyawan

SALINAN

(15)

3

ALUR

MULAI

MANAGEMENT REPRESENTATIVE

MR mengkoordinasikan kegiatan Audit Internal dan Survey Kepuasan pengguna

layanan pengadilan

MR melaksanakan Komunikasi Internal

MR meningkatkan kesadaran terhadap persyaratan pengguna

layanan pengadilan Panitra dan Sekertaris melaporkan SMM dan

upaya-upaya perbaikan kepada MR MR melaksanakan Rapat

Tinjauan Manajemen

MR mengusulkan pelatihan-pelatihan yang diperlukan Hakim/karyawan

MR membina hubungan dengan pihak eksternal untuk hal-hal yang berkaitan

dengan SMM

Selesai

SALINAN

(16)

4

HISTORIS PERUBAHAN

NO

ISI PERUBAHAN

TGL MULAI BERLAKU

DAHULU

SEKARANG

SALINAN

(17)

5

Jl. Andi Djemma No. 126 Palopo

 : (0471) 21004./Fax (0471) 21373

website:

Nomor Dokumen :

Tanggal Efektif :

02. SOP PENGENDALIAN DOKUMEN

Dasar Hukum

•

Mutu-Persyaratan

•

Surat Dirjen Badilum Nomor

609/DJU/OT/01.3/5/2016 tentang Pelaksanaan

Akreditasi Penjaminan Mutu

Keterkaitan

1. Profil Pengadilan

2. SOP

3. Buku Bukti Penerimaan Dokumen

4. Buku Bukti Penarikan Dokumen

5. Historis Perubahan

6. Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen

Peringatan

•

Jika pengendalian dokumen tidak baik maka

penelusuran dokumen sulit dilakukan.

Elemen ISO

1. Klausul 7. 5. 2

Membuat dan Memperbarui

2. Klausul 7. 5. 3

didokumentasikan

5. S2- Hukum

6. S1- Hukum

7. D3- Komputer,

8. SLTA

1. Komputer/Laptop

2. Printer/Scanner

4. Buku Agenda Sidang

5. Dokumen Berita Acara Persidangan

•

Penomeran dan pencatatan dokumen.

ALUR PROSES

1. Penetapan Jenis Dokumen

a. Top Management menetapkan jenis dokumen terkendali, meliputi:

1) Profil Pengadilan

2) SOP

3) Dokumen Pendukung

b. Top Management menetapkan masa berlaku suatu dokumen terkendali yaitu

selama satu tahun.

2. Pembuatan Dokumen

a. Top Management menetapkan format pembuatan dokumen sebagai berikut :

1) Profil Pengadilan

a) BAB I

Pendahuluan

b) BAB II

Mapping Business

SALINAN

(18)

6

c)

BAB III Prinsip-prinsip manajemen mutu di Pengadilan Negeri Palopo

d) BAB IV

Penutup

2) SOP terdiri dari :

a) Dasar Hukum

b) Keterkaitan

c) Peringatan

d) Elemen ISO

e) Kualifikasi Pelaksana

f)

g) Pencatatan dan Pendataan

h) Alur Proses

3) Dokumen Pendukung

a) Daftar Isi Dokumen

b) Daftar Serah Terima Dokumen

c) Bukti Formulir

b. Pemberian Identitas Dokumen

1) Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang merupakan identitas

dokumen yang berisi :

a)

Judul dokumen

b)

Nomor dokumen

c)

Tgl Pembuatan

d)

Revisi ke

e)

Tanggal Efektif

f)

Disahkan oleh

g)

Halaman

h)

Penanggung jawab (dibuat oleh, diperiksa oleh, disahkan oleh) terdapat

pada halaman paling depan.

c. Penomoran dokumen

Top Management memberi nomor dokumen yang terdiri dari 4 bagian:

1) Bagian I terdiri dari 1 kode, yaitu kode wilayah dengan 5 digit yang terdiri dari

huruf dan angka. Untuk kode wilayah Pengadilan Negeri Palopo yaitu : W22.U7

SALINAN

(19)

7

W22

: adalah kode yang menunjukkan bahwa Pengadilan Negeri Palopo

berada di wilayah hukum Pengadilan Negeri Palopo

U7

: adalah kode untuk Pengadilan Negeri Palopo.

2) Bagian II terdiri dari 1 kode, yaitu kode bidang dengan 2 digit angka. Bidang

yang membuat dokumen :

a) Kesekertariatan Akreditasi

: 00

b) Hakim

: 01

c) Kepaniteraan

: 02

d) Perdata

: 03

e) Pidana

: 04

f) Hukum

: 05

g) Panitera Pengganti

: 06

h) Jurusita dan Jurusita Pengganti : 07

i) Sekertaris

: 08

j) Perencanaan

: 09

k) Kepegawaian

: 10

l) Umum dan Keuangan

: 11

3) Bagian III menunjukkan jenis dokumen

Jenis Dokumen :

PP

untuk Profil Pengadilan

SOP

untuk Standar Operasional Prosedur

DP

untuk Dokumen Pendukung

4) Bagian IV menunjukkan nomor urut SOP untuk masing-masing bidang dengan

2 digit angka, dimulai dari 01.

5) Bagian V menunjukkan tahun penerbitan dengan 4 digit angka.

Contoh penomoran SOP: W22.U7/01/SOP /01/2016

W12.U3

: menunjukkan kode wilayah Pengadilan Negeri Palopo

01

: menunjukkan kode bidang, yaitu bidang Kepaniteraan Pidana

SOP

: menunjukkan jenis dokumen

01

: menunjukkan nomor urut dokumen

2016

: menunjukkan tahun pembuatan dokumen

SALINAN

(20)

8

3. Pemeriksaan Dokumen

Setiap dokumen diperiksa oleh Koordinator bidang masing-masing, yaitu Panitera

untuk Bidang Kepaniteraan dan Sekretaris untuk Bidang Kesekretariatan.

4. Pengesahan Dokumen

Setiap dokumen harus mendapat bukti persetujuan dan pengesahan dari Top

Management dan di stempel Pengadilan Negeri Palopo.

5. Penerbitan Dokumen

a. Dokumen yang telah disahkan kemudian diberi stempel “ASLI” dengan tinta warna

merah.

b. Dokumen Asli didaftar di Buku Induk Dokumen berdasarkan bidang

masing-masing.

c. Dokumen Asli dikendalikan di Sekretariat Akreditasi.

6. Distribusi dan Penerimaan Dokumen

a. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh Top Management kepada semua

bidang dengan mengisi buku Bukti penerimaan dokumen.

b. Salinan dokumen diberi stempel “TERKENDALI ” dengan tinta warna merah untuk

menunjukkan dokumen tersebut terkendali.

c. Salinan dokumen disimpan di bidang masing-masing.

d. Jika dokumen terkendali dipinjam oleh instansi lain atau keluar dari Pengadilan

Negeri Palopo, maka dokumen terkendali harus difotocopi terlebih dahulu lalu

diberi stempel “TIDAK TERKENDALI” dengan tinta warna merah.

7. Revisi dan Penerbitan Ulang Dokumen

Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara:

a. Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi

b. Identifikasi sebab revisi

c. Permintaan revisi disetujui oleh personil yang berwenang

d. Revisi dicatat dalam historis perubahan pada tiap dokumen

Penerbitan Ulang Dokumen

a.

Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika:

1) Telah mengalami revisi sebanyak 5 kali

SALINAN

(21)

9

2) Terjadi perubahan sistem mutu

3) Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen

4) Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas

b. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama yang bersangkutan ditarik.

8. Penarikan dan Pemusnahan Dokumen yang sudah tidak berlaku

a. Top Management menarik salinan dokumen yang sudah tidak berlaku dari

peredaran dengan menggunakan formulir bukti penarikan dokumen.

b. Salinan dokumen yang sudah ditarik, dimusnahkan dengan cara dibakar dan

dicatat dalam formulir berita acara pemusnahan dokumen.

c. Dokumen asli dari dokumen yang sudah ditarik diberi stempel ‘KADALUARSA’

dengan tinta merah, dan diberi tanggal bulan tahun kadaluarsa lalu disimpan di

ruang sekretariat sebagai arsip.

d. Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan di ruang sekertariat.

9. Peninjauan Ulang Dokumen

Setiap dokumen ditinjau ulang setiap satu tahun sekali.

SALINAN

(22)

10

SALINAN

(23)

11

1. Lampiran – 01, Tentang Personil yang berwenang mengesahkan dokumen;

JENIS DOKUMEN

DIPERIKSA

DISAHKAN

SOP

Koordinator Bidang

Top Management

Dokumen Pendukung

Koordinator Bidang

Top Management

2. Lampiran – 02, Tentang Personil yang berwenang menyetujui revisi;

JENIS DOKUMEN

MENYETUJUI

Profil Pengadilan

Ketua Pengadilan Negeri Palopo

(TM)

SOP

Koordinator Bidang

Dokumen Pendukung

Koordinator Bidang

SALINAN

(24)

12

3. Lampiran – 03, Tentang Formulir Bukti Penerimaan Dokumen;

LOGO INSTANSI

No :

BUKTI PENERIMAAN DOKUMEN

Lembar 1. Untuk Penerima Dokumen

Pada hari ini, Hari : ...

Tanggal : ...

Tempat : ...

Telah dilaksanakan Penyerahan dan penerimaan salinan dokumen

NO

JENIS

DOKUMEN

JUDUL DOKUMEN

NO. DOKUMEN

Dari : Top Management

Kepada Koordinator Bidang : ………

Catatan

Diserahkan oleh

( )

Diterima oleh

( )

SALINAN

(25)

13

4. Lampiran – 04, Tentang Formulir Bukti Penerimaan Dokumen;

LOGO INSTANSI

No :

BUKTI PENERIMAAN DOKUMEN

Lembar 2. Untuk Top Management

Pada hari ini, Hari : ...

Tanggal : ...

Tempat : ...

Telah dilaksanakan Penyerahan dan penerimaan salinan dokumen

NO

JENIS

DOKUMEN

JUDUL DOKUMEN

NO. DOKUMEN

Dari : Top Management

Kepada Koordinator Bidang : ………

Catatan

Diserahkan oleh

( )

Diterima oleh

( )

SALINAN

(26)

14

5. Lampiran – 05, Tentang Formulir Usulan Revisi;

Logo

Instansi

USULAN REVISI

Identitas Dokumen yang akan di revisi

Nomor

dokumen

Judul Dokumen

Terbitan

Revisi ke

Tanggal

USULAN REVISI

Halaman

Yang ada sekarang

Usulan perubahan

Alasan perubahan

Tanggal………

Menyetujui Yang mengajukan revisi

( ) ( )

SALINAN

(27)

15

6. Lampiran – 06, Tentang Formulir Bukti Penarikan Dokumen;

Logo

Instansi

No:

BUKTI PENARIKAN DOKUMEN

Lembar 1. Untuk Pemegang Dokumen

Pada hari ini, Hari :

Tanggal :

Tempat :

Telah dilaksanakan penarikan salinan dokumen

Jenis

Dokumen

Profil Pengadilan

Judul:

No:

Formulir

Judul:

No:

Dari

Kepada

Catatan

Diserahkan oleh

( )

Diterima oleh

( )

SALINAN

(28)

16

7. Lampiran – 07, Tentang Formulir Bukti Penarikan Dokumen;

Logo

Instansi

No:

BUKTI PENARIKAN DOKUMEN

Lembar 2. Untuk Top Management

Pada hari ini, Hari :

Tanggal :

Tempat :

Telah dilaksanakan penarikan salinan dokumen

Jenis

Dokumen

Profil Pengadilan

Judul:

No:

SOP

Judul:

No:

Formulir

Judul:

No:

Dari

Kepada

Catatan

Diserahkan oleh

( )

Diterima oleh

( )

SALINAN

(29)

17

8. Lampiran – 08, Tentang Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen;

Logo

Instansi

No

BERITA ACARA PEMUSNAHAN DOKUMEN

Pada hari ini tanggal………,bertempat di………..,

oleh……… ………Telah dimusnahkan dokumen sebagai berikut:

Judul Dokumen

Nomor Dokumen

Jumlah

Demikian berita acara pemusnahan dokumen dibuat. Atas perhatian dan kerjasama yang

baik kami ucapkan terima kasih

………..,……….

Mengetahui Disaksikan oleh Dilaksanakan oleh

( ) ……… …….……….

Top Management

SALINAN

(30)

18

HISTORIS PERUBAHAN

NO

ISI PERUBAHAN

TGL MULAI BERLAKU

DAHULU

SEKARANG

SALINAN

(31)

19

Jl. Andi Djemma No. 126 Palopo

 : (0471) 21004./Fax (0471) 21373

website:

Nomor Dokumen :

Tanggal Efektif :

SOP PENGENDALIAN DOKUMEN

ALUR

Ya

Tidak

TM menyimpan dokumen asli TM menetpakan jenis dokumen

TM menetapkan format pembuatan

Dokumen diberi identitas dan penomoran

TM memeriksa dokumen

TM mengesahkan dokumen

TM menerbitkan dokumen

TM mendistribusikan salinan dokumen dengan memberi stempel TERKENDALI warna merah

Mulai

Dokumen di revisi?

Buku Bukti Penerimaan Dokumen

Manual Mutu

SOP

Pemohonan mengajukan usulan revisi

Dokumen direvisi

TM menarik salinan dokumen lama

Dokumen asli diberi stempel KADALUARSA dan disimpan TM sebagai arsip

TM menyimpan dokumen asli

Buku Bukti penarkan dokumen Form. Usulan Revisi

Form. Berita acara pemusnahan

dokumen Dokumen ditinjau ulang

setiap satu tahun

Dokumen diterbitkan ulang

Selesai

SALINAN

(32)

20

Jl. Andi Djemma No. 126 Palopo

 : (0471) 21004./Fax (0471) 21373

websit

Nomor Dokumen :

Tanggal Efektif :

03. SOP PENGENDALIAN REKAMAN

Dasar Hukum

•

Mutu-Persyaratan

•

609/DJU/OT/01.3/5/2016 tentang

Pelaksanaan Akreditasi Penjaminan Mutu

Keterkaitan

•

Buku Kendali Rekaman

Peringatan

•

Jika penyimpanan dokumen tidak baik

maka penelusuran dokumen sulit

dilakukan.

Elemen ISO

1. Klausul 7. 5. 2

Membuat dan

Memperbarui

2. Klausul 7. 5. 3

didokumentasikan

9. S2- Hukum

10. S1- Hukum

11. D3- Komputer,

12. SLTA

4. Komputer/Laptop

5. Printer/Scanner

•

Pencatatan dokumen pengendalian

rekaman.

ALUR PROSES

14. Identifikasi status rekaman.

15. Buat master list / daftar rekaman.

16. Rekaman disimpan pada komputer ruang sekretariat ISO.

17. Rekaman tidak sah harus teridentifikasi / dipisahkan

SALINAN

(33)

21

ALUR

Rekaman

Identifikasi status rekaman

Buat master list /

daftar rekaman

Rekaman disimpan

pada komputer ruang

sekretariat ISO

Rekaman tdk sah

harus teridentifikasi /

dipisahkan

selesai

HISTORIS PERUBAHAN

NO

ISI PERUBAHAN

TGL MULAI

BERLAKU

DAHULU

SEKARANG

SALINAN

(34)

22

Jl. Andi Djemma No. 126 Palopo

 : (0471) 21004./Fax (0471) 21373

websit

Nomor Dokumen :

Tanggal Efektif :

04. SOP PENDISTRIBUSIAN DOKUMEN

Dasar Hukum

•

Mutu-Persyaratan

•

Keterkaitan

•

Buku Pendistribusian Dokumen

Peringatan

•

Jika pendistribusian dokumen tidak

dilakukan maka penelusuran dokumen

sulit ditemukan

.

Elemen ISO

1. Klausul 5.2.2 Komunikasi Kebijakan Mutu

2. Klausul 7.5.3 Pengendalian informasi

didokumentasikan

3. Klausul 8.4.2 Jenis dan jangkauan

pengendalian

13. S2- Hukum

14. S1- Hukum

15. D3- Komputer,

16. SLTA

7. Komputer/Laptop

8. Printer/Scanner

•

Pencatatan dan pendataan SOP kerja

pendistribusian dokumen perbaikan/koreksi

.

ALUR PROSES

1. Pegawai memastikan jenis dokumen yang akan didistribusikan.

2. Pegawai memastikan dokumen yang akan didistribusikan telah terkendali.

3. Pegawai memastikan arsip dokumen telah dibuat.

4. Pegawai menentukan bidang atau dimana dokumen akan didistribusikan.

5. Pegawai mencatat dalam buku pendistribusian dokumen.

6. Pegawai mendistribusikan dokumen ke masing-masing bidang atau yang dituju

disertai dengan tanda penerimaan.

SALINAN

(35)

23

ALUR

HISTORIS PERUBAHAN

NO

ISI PERUBAHAN

TGL MULAI

BERLAKU

DAHULU

SEKARANG

Pastikan jenis dokumen

Pastikan dokumen telah terkendali

Pastikan arsip dokumen telah dibuat

Tentukan tujuan distribusi

Distribusikan dengan

menerima tanda

penerima

Buku

Pendistribusian

Mulai

Selesai

SALINAN

(36)

24

Jl. Andi Djemma No. 126 Palopo

 : (0471) 21004./Fax (0471) 21373

websit

Nomor Dokumen :

Tanggal Efektif :

05. SOP REVISI DOKUMEN

Dasar Hukum

•

Mutu-Persyaratan

•

Keterkaitan

1. Buku Revisi Dokumen & Buku Dokumen

Kadaluarsa

2. Formulir usulan revisi dokumen

Peringatan

•

Jika revisi dokumen tidak dilakukan

dengan baik maka penelusuran dokumen

sulit dilakukan.

Elemen ISO

•

Klausul 10. 3 Perbaikan Berkelanjutan

17. S2- Hukum

18. S1- Hukum

19. D3- Komputer,

20. SLTA

10. Komputer/Laptop

11. Printer/Scanner

•

Pencatatan dan pendataan SOP untuk revisi

dokumen dari perbaikan/koreksi.

ALUR PROSES

1.

Mulai

2.

Top Manajement, Panmud dan Kasub meninjau ulang dokumen

3.

Panmud dan Kasub mengidentifikasi masalah ( sebab perlu adanya revisi )

4.

Bila revisi perlu dilakukan maka pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi

5.

Pemohon revisi mengusulkan kepada Top Manajement dengan membawa

formulir usulan revisi

6.

Top Manajement menerima usulan revisi dokumen

7.

Top Manajement menyerahkan Draft usulan revisi ke sekretaris ISO guna

pengetikan

8.

Sekretaris ISO menyerahkan hasil pengetikan ke Panmud dan Kasub untuk

diteliti dan di tanda tangani.

9.

Sekretaris ISO menyerahkan hasil ketikan yang sudah di tandatangani Panmud

dan Kasub ke Top Manajement untuk disahkan.

10. Top Manajement menandatangani dan menyerahkan ke Sekretaris ISO.

SALINAN

(37)

25

11. Top Manajement menerima Dokumen Revisi yang telah di sahkan untuk di

gandakan.

12. Sekretaris ISO menggandakan dan memberi Stempel TERKENDALI.

13. Sekretaris ISO mendistribusikan Dokumen dengan membuat surat Penarikan

Dokumen lama dan penyerahan Dokumen Revisi.

14. Panmud dan Kasub terkait menerima Dokumen Revisi dan menyerahkan

Dokumen yang lama ke Sekretariat.

15. Sekretaris ISO menarik semua Dokumen yg lama untuk diberi Stempel

KADALUARSA disertai tanggal bulan tahun kadaluarsa.

16. Sekretaris ISO menyimpan Dokumen tidak terkendali/ kadaluarsa di ordner

dokumen kadaluarsa selama satu Tahun.

17. Selesai.

SALINAN

(38)

26

ALUR

Tiinjau ulang

Identifikasi masalah

Revisi

Usulan revisi kepada TM dengan formulir

Formulir revisi TM terima usulan

revisi TM serahkan

draft usulan ke sekretaris untuk

pengetikan

Sek. ISO serahkan draft ke

Kasubag dan Panmud untuk

diteliti dan

Sek. ISO serahkan draft

yang sudah ditandatangani

Kasubag dan Panmud ke TM

TM menandatangani dan menyerahkan

draft ke Sekretaris ISO untuk disahkan

TM menandatangani dan menyerahkan ke Sekretaris ISO TM menerima

dan serahkan ke sekretaris ISO Sekretaris ISO

menggandakan, membubuhkan

stempel pengesahan dan

terkendali

Sekretaris ISO mendistribusikan Dokumen dengan

membuat surat penarikan dokumen lama dan penyerahan

dokumen revisi

Kasubag dan Panmud menerima dokumen revisi dan menyerahkan

dokumen yang lama ke

Sek. ISO menarik semua dokumen lama

untuk diberi stempel KADALUWARSA

Sekretaris ISO menyimpan dokumen tidak terkendali/kadaluwarsa ke

ordner dokumen kadaluwarsa selama satu tahun Mulai

Selesai

SALINAN

(39)

27

HISTORIS PERUBAHAN

NO

ISI PERUBAHAN

TGL MULAI

BERLAKU

DAHULU

SEKARANG

SALINAN

(40)

28

Jl. Andi Djemma No. 126 Palopo

 : (0471) 21004./Fax (0471) 21373

websit

Nomor Dokumen :

Tanggal Efektif :

06. SOP KOMUNIKASI INTERNAL

Dasar Hukum

•

Mutu-Persyaratan

•

Keterkaitan

•

Seluruh bagian Kepaniteraan dan

Kesekretariatan di Pengadilan Negeri

Palopo

Peringatan

•

Jika komunikasi internal tidak baik maka

informasi yang disampaikan bisa

disalahartikan.

Elemen ISO

•

Klausul 7. 4 Komunikasi

21. S2- Hukum

22. S1- Hukum

23. D3- Komputer,

24. SLTA

13. Komputer/Laptop

14. Printer/Scanner

•

ALUR PROSES

1. Komunikasi internal

2. Komunikasi internal Pengadilan

a. Ketua Pengadilan Negeri Palopo mengadakan rapat setiap bulan sekali dihadiri

oleh semua pegawai dan pertemuan insidentil bila diperlukan.

b. Semua pegawai yang hadir mengisi daftar hadir.

c. Sekretaris atau pegawai lain mencatat notulasi hasil pertemuan

3. Komunikasi internal Sub Bagian/Panitera Muda

a. Kepala Bidang mengadakan komunikasi internal setiap 1 bulan sekali dihadiri

oleh semua pegawai bidang tersebut dan pertemuan tambahan bila diperlukan.

b. Semua pegawai yang hadir mengisi daftar hadir.

4. Sekretaris atau pegawai lain mencatat notulasi hasil pertemuan.

SALINAN

(41)

29

ALUR

Komunikasi Internal

Pengadilan

Komunikasi Internal

Sub

Kepala Pengadilan

Mengadakan rapat

setiap bulan sekali

dihadiri oleh semua

Kepala Sub

Bag/Panmud

mengadakan rapat

setiap bulan sekali

dihadiri oleh semua

i d

t

Semua pegawai yang

hadir mengisi daftar

Semua pegawai yang

hadir mengisi daftar

Daftar hadir

Sekretaris atau petugas

lain mencatat hasil

pertemuan

Sekretaris atau petugas

lain mencatat hasil

pertemuan

Notulen

Selesai

Mulai

SALINAN

(42)

30

HISTORIS PERUBAHAN

NO

ISI PERUBAHAN

TGL MULAI

BERLAKU

DAHULU

SEKARANG

SALINAN

(43)

31

Jl. Andi Djemma No. 126 Palopo

 : (0471) 21004./Fax (0471) 21373

websit

Nomor Dokumen :

Tanggal Efektif :

07. SOP PEMANTAUAN PROSES

Dasar Hukum

•

Mutu-Persyaratan

•

Keterkaitan

1. Formulir Jadwal Perencanaan pemantauan

dan pengukuran proses pelayanan.

2. Daftar tilik SOP.

3. SOP Tindakan Perbaikan dan

Pencegahan.

4. SOP Perbaikan Berkesinambungan

Peringatan

•

Jika pemantauan proses tidak dilakukan

maka penelusuran dokumen sulit

ditemukan.

Elemen ISO

•

Klausul 9. 1 Pemantauan, pengukuran,

analisis, dan evaluasi

25. S2- Hukum

26. S1- Hukum

27. D3- Komputer,

28. SLTA

16. Komputer/Laptop

17. Printer/Scanner

•

Pencatatan dan pendataan pemantauan

proses dari perbaikan/koreksi.

ALUR PROSES

1. Top Manajement menentukan waktu pelaksanaan pemantauan dan pengukuran

proses pelayanan tiap 6 bulan.

2. Top Manajement membuat jadwal pemantauan dan pengukuran untuk 1 tahun

dengan formulir jadwal pemantauan dan pengukuran proses pelayanan dan

dibagikan ke semua bidang pada Pengadilan Negeri Sinjai

3. Panmud dan Kasubag menentukan paling sedikit 1 SOP yang akan dipantau dan

diukur.

4. Panmud dan Kasubag menentukan jumlah sampel minimal dengan cara:

1. N

n = ---

ii.

1+ N (d)

2

n = Jumlah sampel

N= Rata-rata penggunaan SOP kerja dalam satu bulan

SALINAN

(44)

32

d= Tingkat Kepercayaan (90%)

5. Panmud dan Kasubag memantau dan mengukur pelaksanaan SOP dengan

menggunakan daftar tilik.

6. Panmud dan Kasubag menganalisis hasil pemantauan dan pengukuran.

7. Panmud dan Kasubag menyerahkan laporan hasil analisis pemantauan dan

pengukuran proses pelayanan diklat kepada Top Manajement.

ALUR

TM menentukan waktu pelaksanaan pemantauan dan

pengukuran proses pelayanan tiap 6 bulan

TM membuat jadwal pemantauan dan pengukuran untuk

1 tahun dengan formulir jadwal pemantauan dan

pengukuran proses pelayanan dan dibagikan ke setiap

bidang.

Form jadwal pemantauan

dan pengukuran proses

pelayanan

Kasubag dan Panmud menentukan paling sedikit 1 SOP

yang akan dipantau dan diukur

Kasubag dan Panmud menentukan jumlah sampel

minimal

Kasubag dan Panmud memantau dan mengukur

pelaksanaan SOP

Kasubag dan Panmud menganalisis hasil pemantauan

dan pengukuran

Daftar tilik

Kasubag dan Panmud menganalisis hasil pemantauan

dan pengukuran

Laporan hasil analisa

pemantauan dan

pengukuran proses

pelayanan

Mulai

Selesai

SALINAN

(45)

33

HISTORIS PERUBAHAN

NO

ISI PERUBAHAN

TGL MULAI

BERLAKU

DAHULU

SEKARANG

SALINAN

(46)

34

Jl. Andi Djemma No. 126 Palopo

 : (0471) 21004./Fax (0471) 21373

websit

Nomor Dokumen :

Tanggal Efektif :

08. SOP RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN

Dasar Hukum

•

Mutu-Persyaratan

•

Keterkaitan

1. Surat undangan Rapat Tinjauan

Manajemen

2. Notulen hasil Rapat Tinjauan Manajemen

3. Daftar hadir peserta

Peringatan

•

Jika Rapat Tinjauan Manajemen tidak

dilaksakan, maka sistem manajemen tidak

efektif.

Elemen ISO

1. Klausul 9. 3 Tinjauan Manajemen

2. Klausul 9.3.1 Umum

3. Klausul 9.3.2 Masukan Tinjauan

Manajemen

4. Klausul 9.3.3 Hasil Tinjauan Manajemen

29. S2- Hukum

30. S1- Hukum

31. D3- Komputer,

32. SLTA

Peralatan/Perlengkapan

19. Komputer/Laptop

20. Printer/Scanner

•

ALUR PROSES

1. Rapat Tinjauan Manajemen dilaksanakan 6 bulan sekali..

2. Sebelum pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen, Top Manajemen menentukan

masalah yang akan dibahas dan diputuskan.

3. TM menentukan peserta Rapat Tinjauan Manajemen berdasar masalah yang akan

dibahas.

4. TM memberitahu secara tertulis kepada peserta.

5. Agenda Rapat Tinjauan Manajemen berkaitan dengan :

a. Hasil – hasil Audit ( Eksternal dan internal )

b. Umpan balik pelanggan

c. Sasaran mutu

SALINAN

(47)

35

d. Hasil analisis kinerja proses

e. Hasil analisis produk

f. Status tindakan koreksi dan pencegahan

g. Hasil tindak lanjut Rapat Tinjauan Manajemen terdahulu

h. Saran/ usulan perbaikan dari berbagai pihak

i. Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu.

6. Hasil Rapat Tinjauan Manajemen berkaitan dengan tindakan:

7. Peningkatan sistem manajemen mutu dan prosesnya

8. Peningkatan produk terkait kebutuhan pelanggan

9. Sumberdaya yang diperlukan

10. Hasil Rapat Tinjauan Manajemen dinotulenkan dan salinannya dibagikan kepada

pihak yang terkait

11. Hasil Rapat Tinjauan Manajemen dipakai acuan untuk melakukan tindakan

perbaikan.

SALINAN

(48)

36

ALUR

TM menentukan masalah yang dibahas

TM menentukan peserta Rapat Tinjauan

Manajemen berdasar masalah yang akan

TM mengundang secara tertulis kepada

t

Surat undangan

Agenda Rapat Tinjauan manajeman berkaitan

dengan :

1. Hasil-hasil audit internal

2. Umpan balik pelanggan

3. Sasaran Mutu

4. Hasil analisis kinerja proses

5. Hasil analisis produk

6. Status tindakan koreksi dan pencegahan

7. Hasil tindak lanjut Rapat Tinjauan Manajemen

Hasil Rapat Tinjauan Manajemen

berkaitan dengan tindakan

1. Peningkatan sistem manajemen mutu

dan prosesnya

2. Peningkatan produk terkait kebutuhan

dinotulenkan dan salinannya dibagikan

Mulai

Selesai

Notulen

SALINAN

(49)

37

HISTORIS PERUBAHAN

NO

ISI PERUBAHAN

TGL MULAI

BERLAKU

DAHULU

SEKARANG

SALINAN

(50)

38

Jl. Andi Djemma No. 126 Palopo

 : (0471) 21004./Fax (0471) 21373

websit

Nomor Dokumen :

Tanggal Efektif :

09. SOP PERBAIKAN DAN BERKESINAMBUNGAN

Dasar Hukum

•

Mutu-Persyaratan

•

Keterkaitan

1. Profil Pengadilan

2. Sasaran Mutu

3. Hasil audit internal

Peringatan

•

Jika perbaikan berkesinambungan tidak

dilakukan maka penelusuran dokumen

sulit ditemukan.

Elemen ISO

•

Klausul 10. 3

Perbaikan Berkelanjutan

33. S2- Hukum

34. S1- Hukum

35. D3- Komputer,

36. SLTA

22. Komputer/Laptop

23. Printer/Scanner

•

Pencatatan dan pendataan prosedur

berkesinambungan dari perbaikan/koreksi.

ALUR PROSES

18. Sosialisasi Manajemen Mutu ke semua pegawai

19. Identifikasi Masalah mutu

20. Menganalisa masalah dan penyebab masalah

21. Membuat rencana penyelesaian masalah dan rencana kegiatan

22. Implementasi rencana kegiatan

23. Pengukuran hasil

24. Standarisasi Hasil Pencapaian

SALINAN

(51)

39

ALUR

Mempersiapkan materi

Sosialisasi Manajemen Mutu ke Pegawai

I

dentifikasi Masalah Mutu

Analisa Masalah dan cari Penyebab Masalah

Rencana Penyelesaian Masalah

Implementasi

Pengukuran Hasil

Standarisasi Hasil pencapaian

Dokumentasikan semua hasil

Plan

Do

Cek

Action

SALINAN

(52)

40

HISTORIS PERUBAHAN

NO

ISI PERUBAHAN

TGL MULAI

BERLAKU

DAHULU

SEKARANG

SALINAN

(53)

41

Jl. Andi Djemma No. 126 Palopo

 : (0471) 21004./Fax (0471) 21373

websit

Nomor Dokumen :

Tanggal Efektif :

10. SOP MASA PEMUSNAHAN DOKUMEN

Dasar Hukum

•

Mutu-Persyaratan

•

Keterkaitan

1. Buku Pemusnahan Dokumen

2. Formulir Berita Acara Pemusnahan

Dokumen

Peringatan

•

Jika pengendalian dokumen tidak baik

maka

penelusuran dokumen sulit

dilakukan.

Elemen ISO

1. Klausul 4. 3

Menetapkan lingkup

sistem manajemen mutu

2. Klausul 8.3.6

Perubahan desain dan

pengembangan

37. S2- Hukum

38. S1- Hukum

39. D3- Komputer,

40. SLTA

25. Komputer/Laptop

26. Printer/Scanner

•

Penomeran dan pencatatan dokumen.

ALUR PROSES

1. Lakukan peninjauan ulang dokumen setiap 1 tahun sekali.

2. Identifikasi dokumen – dokumen yang akan dimusnahkan.

a. Kebijakan Mutu dan Profil Pengadilan masa berlakunya selama 1 tahun.

b. SOP setiap ada revisi dokumen maka dokumen yang lama segera dimusnahkan

3. Data-data Pengadilan Negeri Sinjai masa berlakunya selama 5 tahun.

4. Dokumen yang akan dimusnahkan adalah salinan dokumen, sedangkan dokumen

Asli tetap disimpan di Sekretariat ISO dan sudah distempel Kadaluarsa.

5. Buat berita acara pemusnahan dokumen.

6. Dokumen dimusnahkan dengan cara dihancurkan dan dibakar.

SALINAN

(54)

42

ALUR

HISTORIS PERUBAHAN

NO

ISI PERUBAHAN

TGL MULAI

BERLAKU

DAHULU

SEKARANG

Peninjauan ulang dokumen

setiap 1 tahun sekali

Identifikasi dokumen yang

akan dimusnahkan

Buat berita acara

pemusnahkan dokumen

1. Formulir berita acara

2. buku pemusnahan dokumen

Dokumen dimusnahkan

dengan cara dihancurkan dan

Mulai

Selesai

SALINAN

(55)

43

Jl. Andi Djemma No. 126 Palopo

 : (0471) 21004./Fax (0471) 21373

websit

Nomor Dokumen :

Tanggal Efektif :

11. SOP AUDIT INTERNAL

Dasar Hukum

•

Mutu-Persyaratan

•

Keterkaitan

1. Program Audit Internal Semesteran

2. Jadwal Audit Internal

3. Daftar Pertanyaan Audit

4. Surat Pemberitahuan Audit

5. Daftar Hadir Audit

6. Ringkasan Temuan Audit

7. Laporan Ketidaksesuaian

8. Surat Pengantar Hasil Audit

9. Laporan Hasil Perbaikan/Tindakan Koreksi

10. Umpan Balik

11. Catatan Historis Temuan Audit Yang

Sudah Selesai

12. Catatan Historis Temuan Audit Yang tidak

Efektif

13. Laporan Audit

Peringatan

•

Jika

dokumen manual mutu belum

didistribusikan, maka belum bisa diadakan

pelaksanaan audit internal.

Elemen ISO

•

Klausul 9. 2 Audit Internal

41. S2- Hukum

42. S1- Hukum

43. D3- Komputer,

44. SLTA

28. Komputer/Laptop

29. Printer/Scanner

Pencatatan dan Pendataan

•

ALUR PROSES

1. Tim audit dibentuk dan ditetapkan oleh Top Manajement.

2. Seluruh anggota tim audit wajib mengikuti pelatihan audit sebelum menjalankan

tugasnya sebagai auditor internal.

3. Top Manajement menentukan frekuensi audit internal tiap enam bulan sekali.

4. Koordinator tim audit membuat Program audit minimal untuk satu tahun

menggunakan formulir Program Audit Internal Semesteran.

SALINAN

(56)

44

5. Koordinator tim audit membuat Jadwal audit Internal yang memuat pembagian

tugas auditor dan rencana ruang lingkup audit tiap bidang dengan formulir

Jadwal Pelaksanaan Audit Internal.

6. Tim audit mengedarkan Program audit semesteran dan Jadwal audit Internal ke

bidang – bidang yang akan di audit dengan tembusan kepada Top Manajement.

7. Auditor mempersiapkan audit internal menggunakan formulir Daftar Pertanyaan

audit.

8. Koordinator Tim Audit memberitahu secara tertulis kepada bidang yang akan di

audit minimal 5 hari sebelum audit dilakukan.

9. Auditor melaksanakan audit internal sesuai jadwal.

10. Audit dilaksanakan dengan cara :

a. Telaah dokumen

b. Observasi

c. Meminta penjelasan audit

d. Peragaan audite

e. Cara lain yang dipandang perlu Pada pelaksanaan Rapat Pembukaan dan

Rapat Penutupan Audit Internal, setiap peserta menandatangani Daftar

Hadir Peserta.

11. Auditor menganalisis temuan dan mengklarifikasikan dalam temuan mayor,

minor dan observasi.

12. Setelah temuan dibahas bersama Kepala Sub Bagian dan Panitera Muda,

auditor mencatat temuan audit dengan menggunakan formulir ringkasan temuan

audit, yang disetujui oleh auditee:

a. Kesanggupan melaksanakan tindakan koreksi

b. Batas waktu tindakan koreksi

c. Lembar asli disimpan tim audit salinan disimpan bidang

13. Auditor mengisi formulir laporan ketidaksesuaian

a. Berisi rekomendasi tindakan koreksi yang bersifat tidak mengikat

b. Diketahui ketua tim audit

14. Koordinator audit mengirim formulir laporan ketidaksesuaian dan blangko formulir

laporan hasil perbaikan/ tindakan koreksi kepada Kepala Sub Bagian dan

Panitera Muda terkait dengan surat pengantar yang ditandatangani ketua tim

audit.

SALINAN

(57)

45

15. Kepala Sub Bagian dan Panitera Muda menjamin pelaksanaan tindakan koreksi.

16. Setelah tindakan koreksi dilaksanakan, Kepala Sub Bagian dan Panitera Muda

melaporkan tindakan koreksi dengan mengirim balik formulir laporan

ketidaksesuaian dan formulir laporan hasil perbaikan/ tindakan koreksi kepada

ketua tim audit.

17. Setelah koordinator melaporkan tindakan koreksi, auditor segera melakukan

verifikasi :

a. Formulir laporan ketidaksesuaian dan formulir laporan hasil perbaikan/

tindakan koreksi asli disimpan tim audit

b. Formulir laporan ketidaksesuaian dan formulir laporan hasil perbaikan/

tindakan koreksi salinan disimpan bidang

18. Auditee memberikan umpan balik kepada auditor dengan mengisi angket umpan

balik kepada auditor internal.

19. Auditor merangkum hasil audit dengan formulir catatan historis temuan audit

yang sudah selesai dan formulir catatan historis yang tidak efektif.

20. Tim audit membuat laporan audit internal dan menyampaikan kepada Top

Manajement.

SALINAN

(58)

46

ALUR