STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

(1)

STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

PENGANGGARAN PROGRAM KERJA UNIT KERJA

UNIVERSITAS FAJAR

Kode Dokumen : SPO.KEU.UNIFA.2014.001

Revisi : -

Tanggal : 09 Juni 2014

Disetujui oleh : Deputi Rektor Bidang II

Tanggal: 09 Juni 2014 Tanggal: 09 Juni 2014 Tanggal: 09 Juni 2014 Disiapkan oleh: Dikaji ulang oleh: Disahkan oleh:

Kepala Biro Akademik Ketua LP2MI Deputi Rektor Bidang II

(2)

STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL PENGANGGARAN (PENGANGGARAN PROGRAM KERJA UNIT KERJA)

DEFINISI

Penganggaran Program Kerja Unit Kerja adalah kegiatan merancang program kerja terkait pendanaan sebagai bentuk dukungan materil atas program kerja UNIFA di tingkat Unit Kerja.

TUJUAN

Tujuan penyusunan SPO Penganggaran adalah untuk kelancaran kegiatan perencanaan dalam bentuk pendanaan sebagai bentuk dukungan materil atas program kerja UNIFA.

RUANG LINGKUP

Penganggaran Program Kerja Unit Kerja meliputi kegiatan menghimpun program-program yang direncanakan akan dilaksanakan oleh unit kerja (Biro, Lembanga, UPT, Fakultas, Program Studi dan Unit kerja lain di lingkup UNIFA) hingga menghasilkan Anggaran UNIFA yang disetujui Yayasan sebagai acuan pelaksanaan program kerja UNIFA satu tahun ke depan.

PIHAK-PIHAK TERKAIT 1. Unit Kerja

2. Lembaga Penjaminan Mutu Internal 3. Biro Keuangan

4. Deputi Rektor Bid.Admin.Umum dan Keuangan 5. Rektor

6. Bendahara Yayasan 7. Sekretaris Yayasan 8. Ketua Yayasan DOKUMEN

1. Form Usulan Program Kerja dan Anggaran Unit Kerja (UPKA UK) 2. Usulan Program Kerja UNIFA Sementara (UPK UNIFA Sementara) 3. Usulan Program Kerja UNIFA (UPK UNIFA)

4. Alokasi Anggaran Sementara

5. Usulan Anggaran UNIFA (UA UNIFA)

6. Surat Pengantar Draft Rencana Anggaran (SPDRA) 7. Draft Rencana Anggaran UNIFA (DRA UNIFA)

8. SK Persetutuan Rencana Anggaran UNIFA (SKP RA) 9. Rencana Anggaran UNIFA (RA UNIFA)

GARIS BESAR PROSEDUR

Menghimpun Usulan Program Kerja Program Studi

1) Lembaga Penjaminan Mutu membagi Form UPKA UK kepada seluruh Unit Kerja/Program studi

(3)

2) Unit Kerja/Program studi setelah berdiskusi dengan dosen/bawahannya mengisi Form UPKA UK dengan menggunakan program Excel

3) Unit Kerja/Program studi mencetak Form UPKA UK dan ditanda tangani sebanyak 3 rangkap (Lembaga Penjaminan Mutu, Kepala Biro Keuangan dan Arsip)

4) Unit Kerja/Program studi menyerahkan Form UPKA UK dalam bentuk Hard Copy yang telah ditandatangani beserta Soft Copy kepada Lembaga Penjaminan Mutu dan Kepala Biro Keuangan.

5) Lembaga Penjaminan Mutu melakukan kompilasi seluruh Form UPKA UK dalam bentuk UPK UNIFA Sementara berdasarkan 10 Butir MUTU PP No.19 Tahun 2005 dengan mengabaikan Kolom Anggaran, karena menunggu data dari Kepala Biro Keuangan.

6) UPK UNIFA Sementara dibahas bersama dalam Pra Rapat Kerja UNIFA bersama seluruh Pihak di Tingkat Universitas yang dimungkinkan pelaksanaannya lebih dari 1 kali Rapat.

Penyusunan Anggaran Program Studi

7) Kepala Biro Keuangan menghimpun seluruh Form UPKA UK ke dalam mata anggaran kegiatan unit kerja

8) Kepala Biro Keuangan melakukan Alokasi Anggaran Sementara yang dianggap wajar ke seluruh unit kerja berdasarkan pertimbangan prediksi Rencana Anggaran Penerimaan.

9) Alokasi Anggaran Sementara dibahas bersama dalam Pra Rapat Kerja UNIFA bersama seluruh Pihak di Tingkat Universitas yang dimungkinkan pelaksanaannya lebih dari 1 kali Rapat.

Pra Rapat Kerja Tahap Awal untuk menghasilkan UPK UNIFA

10) Membahas UPK UNIFA Sementara dari Ketua Lembaga Penjaminan Mutu disesuaikan dengan Alokasi Anggaran Sementara dari Kepala Biro Keuangan.

11) Setelah UPK UNIFA Sementara telah disepakati bersama oleh seluruh jajaran UNIFA.

UPK UNIFA Sementara diserahkan kepada Kepala Biro Keuangan.

12) Kepala Biro Keuangan mengisi alokasi Anggaran yang wajar pada Kolom Anggaran UPK UNIFA Sementara. Selanjutnya diserahkan kepada Lembaga Penjaminan Mutu.

13) Lembaga Penjaminan Mutu melakukan verifikasi UPK UNIFA Sementara yang berasal dari Kepala Biro Keuangan untuk dicetak menjadi UPK UNIFA yang ditandatangani oleh Ketua Lembaga Penjaminan Mutu dan Rektor, lebih lanjut akan dibahas pada Rapat Kerja bersama Yayasan.

Penyusunan Usulan Anggaran UNIFA (UA UNIFA) menjadi Draft Rencana Anggaran UNIFA

14) Setelah alokasi anggaran terkait UPK UNIFA selesai, Kepala Biro Keuangan merampungkan seluruh rencana anggaran Penerimaan dan Pengeluaran dalam bentuk UA UNIFA.

15) UA UNIFA dibahas khusus bersama dalam Pra Rapat Kerja Tahap II oleh Rektor dan seluruh Deputi Rektor, bila perlu menghadirkan pihak Pengurus Yayasan.

16) Setelah UA UNIFA disepakati selanjutnya Kepala Biro Keuangan mencetak DRA UNIFA yang ditandatangani oleh Rektor dan Deputi Rektor II.

17)

Pengusulan Draft Anggaran UNIFA kepada Yayasan sampai pengesahan Anggaran UNIFA

18) Kepala Biro Keuangan membuat Surat Pengantar DRA UNIFA yang ditandatangani oleh Deputi Rektor II dan Rektor.

(4)

19) Surat Pengantar bersama DRA UNIFA diserahkan kepada Ketua Yayasan melalui Bendahara Yayasan.

20) Pengurus Yayasan membuat Jadwal untuk Pembahasan secara rinci per mata anggaran yang melibatkan Ketua Yayasan dan seluruh Pengurus Yayasan, Deputi Rektor II dan Kepala Biro Keuangan sebagai wakil dari UNIFA.

21) Setelah seluruhnya disetujui oleh Yayasan, Sekretaris Yayasan membuat SKP RA yang ditandatangani oleh Ketua Yayasan dan Sekretaris Yayasan.

22) Bendahara Yayasan mencetak RA UNIFA 3 Rangkap yang ditandatangani oleh Ketua Yayasan dan Bendahara Yayasan untuk dilampirkan pada SKP RA.

23) Bendahara Yayasan menyerahkan SK RA dan RA UNIFA sebanyak 2 rangkap kepada Rektor melalui Deputi Rektor II.

24) Deputi Rektor II melaporkan SK RA dan RA UNIFA kepada Rektor dan Jajarannya dan memberikan 1 rangkap RA UNIFA kepada Kepala Biro Keuangan sebagai Acuan Pelaksanaan Anggaran.

WAKTU

Proses kurang lebih 3 Bulan

(5)

BAGAN ALIR

(6)

(7)

REFERENSI:

1. PERATURAN UNIVERSITAS NOMOR 009/UNIFA/III/2014 TENTANG ADMINISTRASI DAN TATA KELOLA

(8)

STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

PENGANGGARAN SARANA DAN PRASARANA UNIT KERJA

UNIVERSITAS FAJAR

Kode Dokumen : SPO.KEU.UNIFA.2014.002

Revisi : -

Tanggal : 09 Juni 2014

Disetujui oleh : Deputi Rektor Bidang II

(9)

STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL PENGANGGARAN Penganggaran Sarana dan Prasarana Unit Kerja

DEFINISI

Penganggaran Sarana dan Prasarana Unit Kerja adalah kegiatan menyusun rencana pendanaan sebagai bentuk dukungan materil untuk pengadaan sarana dan prasarana kebutuhan ditingkat rektorat, fakultas sampai unit-unit kerja.

TUJUAN

SPO Penganggaran Sarana dan Prasarana Unit Kerja dibuat untuk kelancarana kegiatan menyusun rencana pengadaan sarana dan prasarana kebutuhan ditingkat rektorat, fakultas sampai unit-unit kerja.

RUANG LINGKUP

SPO Penganggaran Sarana dan Prasarana Unit Kerja meliputi prosedur menghimpun usulan sarana dan prasarana dari unit kerja oleh Bagian Umum hingga tertuang dalam Anggaran Sarana dan Prasarana unit kerja

PIHAK-PIHAK TERKAIT

 Unit Kerja/Program Studi

 Kepala Biro Administrasi dan Umum

 Kepala Biro Keuangan DOKUMEN

 Form Usulan Sarana dan Prasarana Unit Kerja/Program Studi (FUSP UK)

 Form Usulan Program Kerja dan Anggaran Unit Kerja/Kepala Biro Administrasi & umum (UPKA UK)

 UPKA UK Biro Administrasi dan Umum GARIS BESAR PROSEDUR

1. Kepala Biro Administrasi dan Umum mencetak FUSP UK untuk disebarkan kepada Unit Kerja/Program Studi

2. Ketua Program Studi mengisi FUSP UK dalam format excel sesuai kebutuhan

3. Ketua Program Studi mencetak FUSP UK lalu diserahkan kembali kepada Kepala Biro Administrasi dan Umum dalam bentuk Hard copy yang telah ditandatangani beserta soft copynya.

4. Kepala Biro Administrasi dan Umum melakukan kompilasi seluruh FUSP UK yang selanjutnya dituangkan dalam bentuk UPKA UK Biro Administrasi dan Umum

5. Melakukan diskusi informal dengan Kepala Biro Keuangan dan Deputi Rektor II perihal prioritas pengadaan sarana dan prasaran yang diusulkan.

6. Kepala Biro Administrasi dan Umum mencetak UPKA UK Biro Administrasi Umum sebanyak 3 rangkap (Lembaga Penjaminan Mutu, Kepala Biro Keuangan dan Arsip) 7. Setelah ditandatangani, UPKA UK Biro Administrasi Umum diserhkan kepada Lembaga

Penjaminan Mutu dan Kepala Biro Keuangan.

8. Prosedur selanjutnya mengikuti alur Penganggaran Program Kerja Unit Kerja

(10)

WAKTU

Proses kurang lebih 3 bulan BAGAN

ALIR

REFERENSI

PERATURAN UNIVERSITAS NOMOR 009/UNIFA/III/2014 TENTANG ADMINISTRASI DAN TATA KELOLA

(11)

STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

PELAKSANAAN ANGGARAN UNIT KERJA KEGIATAN PROGRAM KERJA RUTIN

UNIVERSITAS FAJAR

Kode Dokumen : SPO.KEU.UNIFA.2014.003

Revisi : -

Tanggal : 09 Juni 2014

Disetujui oleh : Deputi Rektor Bidang II

(12)

STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL PELAKSANAAN ANGGARAN UNIT KERJA

(KEGITAN PROGRAM KERJA RUTIN) DEFINISI

Kegiatan Program Kerja Rutin adalah pelaksanaan anggaran dalam bentuk kegiatan yang telah berlangsung secara rutin atau berulang dilaksanakan oleh unit kerja tersebut.

TUJUAN

Tujuan penyusunan SPO Kegiatan Program Kerja Rutin adalah untuk kelancaran kegiatan program kerja rutin dalam bentuk pendanaan sebagai bentuk dukungan materil atas program kerja UNIFA.

RUANG LINGKUP

Ruang lingkup pelaksanaan Kegiatan Program Kerja Rutin meliputi prosedur permintaan dana, pencairan dana hingga pertanggungjawaban dana dari kegiatan tersebut.

1. PERMINTAAN DANA PIHAK-PIHAK TERKAIT

 Unit Kerja/Ketua Program Studi

 Deputi Rektor II

 Kepala Biro Keuangan

 Staf Biro Keuangan DOKUMEN

 Surat Permintaan Dana

 Daftar Kebutuhan

 Lembar Disposisi

1) Unit Kerja/Ketua Program Studi membuat Surat Permintaan Dana yang ditandatangani oleh Ketua Program Studi serta lampiran Daftar Kebutuhan, selanjutnya diserahkan kepada Kepala Staf Keuangan

2) Staf Keuangan memeriksa kebutuhan tersebut, jika sifatnya Rutin yang sudah ada Standarnya, maka dapat langsung dilakukan pencairan dananya. Jika sifatnya Rutin yang belum ada Standarnya, maka keputusan pencairannya diserahkan kepada Kepala Biro Keuangan.

3) Kepala Biro Keuangan memeriksa kewajaran permintaan disesuaikan antara anggaran yang ada dan kondisi Dana yang tersedia. Kepala Biro dapat melakukan tindakan dengan memberi persetujuan mencairkan sesuai Jumah Permintaan, persetujuan mencairkan sesuai Jumlah Permintaan tapi bertahap, atau ditunda pencairannya sampai bulan berikutnya.

4) Persetujuan itu dapat dilakukan berdasarkan hasil koordinasi dengan Ketua Program Studi selaku pengguna dana. Jika tidak berhasil melakukan koordinasi Deputi Rektor II dapat dilibatkan untuk meminta kebijakan khusus.

5) Persetujuan Kepala Biro Keuangan dilakukan dengan memberi Lembar Disposisi kepada Staf Keuangan.

(13)

6) Selanjutnya untuk pencairan dananya Staf Keuangan menghubungi Ketua Program Studi bahwa Surat Permintaan Dana telah disetujui.

WAKTU

Maksimal 1 hari

2. PENCAIRAN DANA PIHAK-PIHAK TERKAIT

 Kepala Biro Keuangan

 Staf Biro Keuangan

 Kepala Unit/Ketua Program Studi/yang mewakili DOKUMEN

 Bukti Kas Keluar

 Buku Kas Harian

1) Berdasarkan Lembar Disposisi Kepala Biro Keuangan, Staf Keuangan membuat dan mencetak Bukti Kas Keluar sebanyak 2 Lembar yang ditandatangani oleh Staf Keuangan sebagai Kasir dan ditandatangani oleh Kepala Biro Keuangan sebagai Fiat

2) Setelah Bukti Kas Keluar sudah ditandatangani, Staf Keuangan memberi informasi kepada Ketua Program Studi bahwa permintaannya telah disetuji.

3) Ketua Program Studi/yang mewakili menemui Staf Keuangan untuk meminta pencairan dananya 4) Staf Keuangan menyerahkan Uang kepada Ketua Program Studi/yang mewakili dengan meminta tanda tangan pada 2 Lembar Bukti Kas Keluar sebagai Penerima, dimana Lembar 1 dijadikan arsip dan Lembar 2 diserahkan kepada Ketua Program Studi.

5) Diharuskan bagi kedua belah pihak untuk masing-masing menghitung jumlah uang yang diserhkan dan diterima, sebelum Ketua Program Studi/yang mewakili meninggalkan lokasi 6) Staf Biro Keuangan mencatat ke Buku Kas Harian

WAKTU

Maksimal 1 hari

3. PERTANGGUNGJAWABAN UNIT KERJA PIHAK-PIHAK TERKAIT

 Ketua Program Studi

 Kepala Biro Keuangan DOKUMEN

 Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan (LPJ Kegiatan)

(14)

1) Setelah pelaksanaan kegiatan, Ketua Program Studi membuat Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan (LPJ Kegiatan).

2) LPJ Kegiatan dicetak dan ditandatangani oleh Ketua Program Studi selanjutnya diserahkan Kepala Biro Keuangan paling lambat 3 hari setelah pelaksanaan kegiatan.

3) LPJ Kegiatan diserahkan beserta sisa uang (jika ada) untuk selanjutnya dibicarakan lebih lanjut sisa uangnya untuk kebutuhan yang lain. Diharapkan tidak terjadi kekurangan.

WAKTU

Maksimal 3 hari setelah kegiatan

BAGAN ALIR

(15)

REFERENSI

(16)

STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

PELAKSANAAN ANGGARAN UNIT KERJA KEGIATAN PROGRAM KERJA NON RUTIN

UNIVERSITAS FAJAR

Kode Dokumen : SPO.KEU.UNIFA.2014.004

Revisi : -

Tanggal : 09 Juni 2014

Disetujui oleh : Deputi Rektor Bidang II

(17)

STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL PELAKSANAAN ANGGARAN UNIT KERJA

(KEGITAN PROGRAM KERJA NON RUTIN) DEFINISI

Kegiatan Program Kerja Non Rutin adalah pelaksanaan anggaran yang pendanaan kegiatannya tidak rutin atau dilekukan dalam rangka mencapai tujuan tertentu saja.

Sifatnya tidak berulang, disesuaikan dengan tingkat kebutuhan pada masa atau kondisi tertentu.

TUJUAN

SPO Kegiatan Program Kerja Non Rutin dibuat untuk mengakomodir pelaksanaan kegiatan program kerja non rutin yang dilakukan oleh unit kerja dalam rangka mencapai tujuan program kerja Unifa.

RUANG LINGKUP

Ruang lingkup pelaksanaan Kegiatan Program Kerja Non Rutin meliputi prosedur permintaan dana, pencairan dana hingga pertanggungjawaban dana dari kegiatan tersebut.

4. PERMINTAAN DANA PIHAK-PIHAK TERKAIT

 Unit Kerja/Ketua Program Studi

 Kepala Biro Keuangan

 Staf Biro Keuangan DOKUMEN

 Daftar Kebutuhan UNIFA

1) Unit Kerja/Ketua Program Studi membuat Surat Permintaan Dana yang ditandatangani oleh Ketua Program Studi serta lampiran Daftar Kebutuhan, selanjutnya diserahkan kepada Kepala Biro Keuangan paling lambat 3 hari sebelum Jadwal Permintaan Dana UNIFA ke Yayasan (Setiap tgl 5 bulan berjalan)

2) Kepala Biro Keuangan melakukan verifikasi antara Permintaan dengan Anggaran.

3) Setelah diverifikasi, Kepala Biro Keuangan menginput ke Daftar Kebutuhan UNIFA untuk dilanjutkan ke Yayasan

WAKTU 3 – 7 hari

(18)

 Staf Biro Keuangan

 Ketua Program Studi/yang mewakili DOKUMEN

 Buku Kas Harian

1) Setelah Permintaan Dana UNIFA ke Yayasan dicairkan, Kepala Biro Keuangan membuat Lembar Disposisi kepada Staf Biro Keuangan untuk membuat dan mencetak Bukti Kas Keluar sebanyak 2 Lembar yang ditandatangani oleh Staf Keuangan sebagai Kasir dan ditandatangani oleh Kepala Biro Keuangan sebagai Fiat

2) Selanjutnya Staf Keuangan memberi informasi kepada Ketua Program Studi bahwa permintaannya sudah siap dicairkan.

3) Ketua Program Studi/yang mewakili menemui Staf Keuangan untuk meminta pencairan dananya 4) Staf Keuangan menyerahkan Uang kepada Ketua Program Studi/yang mewakili dengan meminta tanda tangan pada 2 Lembar Bukti Kas Keluar sebagai Penerima, dimana Lembar 1 dijadikan arsip dan Lembar 2 diserahkan kepada Ketua Program Studi.

5) Diharuskan bagi kedua belah pihak untuk masing-masing menghitung jumlah uang yang diserhkan dan diterima, sebelum Ketua Program Studi/yang mewakili meninggalkan lokasi 6) Staf Biro Keuangan mencatat ke Buku Kas Harian

WAKTU

Kurang lebih 15 – 30 menit

DOKUMEN

 Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan (LPJ Kegiatan)

(19)

WAKTU

BAGAN ALIR

(20)

REFERENSI

(21)

STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

PELAKSANAAN ANGGARAN UNIT KERJA KEGIATAN DILUAR PROGRAM KERJA

UNIVERSITAS FAJAR

Kode Dokumen : SPO.KEU.UNIFA.2014.005

Revisi : -

Tanggal : 09 Juni 2014

Disetujui oleh : Deputi Rektor Bidang II

(22)

STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL PELAKSANAAN ANGGARAN UNIT KERJA

(KEGITAN DILUAR PROGRAM KERJA) DEFINISI

Kegiatan diluar Program Kerja adalah pelaksanaan kegiatan yang memerlukan pendanaan namun tidak dianggarkan atau direncanakan pada program kerja.

TUJUAN

SPO Kegiatan diluar Program Kerja untuk mengakomodir terlaksananya kegiatan yang memerlukan pendanaan namun tidak dianggarkan atau direncanakan pada program kerja.

RUANG LINGKUP

Ruang lingkup SPO Kegiatan diluar Program Kerja meliputi prosedur permintaan dana, pencairan dana hingga pertanggungjawaban dana dari kegiatan tersebut.

7. PERMINTAAN DANA

 Deputi Rektor II

1) Unit Kerja/Ketua Program Studi membuat Surat Permintaan Dana yang ditandatangani oleh Ketua Program Studi serta lampiran Daftar Kebutuhan, selanjutnya diserahkan kepada Kepala Biro Keuangan paling lambat 7 hari sebelum Jadwal Permintaan Dana UNIFA ke Yayasan (Setiap tgl 5 bulan berjalan)

2) Kepala Biro Keuangan melakukan verifikasi antara Permintaan dengan Anggaran.

3) Jika tidak ditemukan dalam Mata Anggaran, Kepala Biro Keuangan bersama Ketua Program Studi menemui Deputi Rektor II untuk meminta persetujuan penggunaan Mata Anggaran yang memungkinkan dapat digeser. Untuk kondisi tertentu Deputi Rektor butuh Koordinasi dengan pihak Yayasan dalam memutuskan.

4) Jika hasil pertemuan diperoleh persetujuan, tahap berikutnya dilanjutkan ke Kepala Biro Keuangan, jika tidak disetujui maka proses berakhir.

5) Kepala Biro Keuangan menginput ke Daftar Kebutuhan UNIFA untuk dilanjutkan ke Yayasan

(23)

WAKTU

1 – 2 Minggu

 Buku Kas Harian

2) Selanjutnya Staf Keuangan memberi informasi kepada Ketua Program Studi bahwa permintaannya sudah siap dicairkan.

3) Ketua Program Studi/yang mewakili menemui Staf Keuangan untuk meminta pencairan dananya

4) Staf Keuangan menyerahkan Uang kepada Ketua Program Studi/yang mewakili dengan meminta tanda tangan pada 2 Lembar Bukti Kas Keluar sebagai Penerima, dimana Lembar 1 dijadikan arsip dan Lembar 2 diserahkan kepada Ketua Program Studi.

5) Diharuskan bagi kedua belah pihak untuk masing-masing menghitung jumlah uang yang diserhkan dan diterima, sebelum Ketua Program Studi/yang mewakili meninggalkan lokasi

6) Staf Biro Keuangan mencatat ke Buku Kas Harian

WAKTU

 Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan (LPJ Kegiatan) GARIS BESAR PROSEDUR

(24)

WAKTU

BAGAN ALIR

(25)

REFERENSI

(26)

STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

PELAKSANAAN ANGGARAN UNIT KERJA KEGIATAN PENGADAAN PERLENGKAPAN DAN

PERALATAN

UNIVERSITAS FAJAR

Kode Dokumen : SPO.KEU.UNIFA.2014.006

Revisi : -

Tanggal : 09 Juni 2014

Disetujui oleh : Deputi Rektor Bidang II

Tanggal:09 Juni 2014 Tanggal:09 Juni 2014 Tanggal:09 Juni 2014 Disiapkan oleh: Dikaji ulang oleh: Disahkan oleh:

(27)

STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL PELAKSANAAN ANGGARAN UNIT KERJA

(KEGITAN PENGADAAN PERLENGKAPAN DAN PERALATAN) DEFINISI

Kegitan Pengadaan Perlengkapan dan Peralatan adalah pelaksanaan anggaran dalam bentuk penyediaan dana untuk pengadaan perlengkapan dan peralatan.

TUJUAN

SPO Kegitan Pengadaan Perlengkapan dan Peralatan untuk memperlancar pelaksanaan pengadaan perlengkapan dan peralatan.

RUANG LINGKUP

Ruang lingkup Kegitan Pengadaan Perlengkapan dan Peralatan meliputi prosedur permintaan dana, pencairan dana hingga pertanggungjawaban dana dari kegiatan tersebut.

10. PERMINTAAN DANA

 Kepala Biro Administrasi dan Umum

 Deputi Rektor II

 Surat Permintaan Perlengkapan/Peralatan

 Daftar Harga Perlengkapan/Peralatan

1) Unit Kerja/Ketua Program Studi membuat Surat Permintaan Perlengkapan/Peralatan yang ditandatangani oleh Ketua Program Studi serta lampiran Daftar Harga Perlengkapan/Barang, selanjutnya diserahkan kepada Kepala Biro Administrasi dan Umum paling lambat 7 hari sebelum Jadwal Permintaan Dana UNIFA ke Yayasan (Setiap tgl 5 bulan berjalan).

2) Kepala Biro Administrasi dan Umum memverifikasi Lampiran Daftar Harga dengan Harga Pasar.

3) Kepala Biro Administrasi dan Umum berkoordinasi dengan Kepala Biro Keuangan melakukan verifikasi antara Permintaan dengan Anggaran.

4) Jika tidak ditemukan dalam Mata Anggaran, Kepala Biro Keuangan menemui Deputi Rektor II untuk meminta persetujuan penggunaan Mata Anggaran yang memungkinkan dapat digeser. Untuk kondisi tertentu Deputi Rektor butuh Koordinasi dengan pihak Yayasan dalam memutuskan.

(28)

5) Jika hasil pertemuan diperoleh persetujuan, tahap berikutnya dilanjutkan ke Kepala Biro Keuangan, jika tidak disetujui maka proses berakhir.

6) Kepala Biro Keuangan menginput ke Daftar Kebutuhan UNIFA untuk dilanjutkan ke Yayasan

WAKTU 1 – 7 hari

11. PENCAIRAN DANA PIHAK-PIHAK TERKAIT

 Buku Kas Harian

2) Selanjutnya Staf Keuangan memberi informasi kepada Kepala Biro Administrasi dan Umum bahwa permintaannya sudah siap dicairkan.

3) Kepala Biro Administrasi dan Umum/yang mewakili menemui Staf Keuangan untuk meminta pencairan dananya untuk selanjutnya membeli perlengkapan/perlatan yang dibutuhkan.

4) Staf Keuangan menyerahkan Uang kepada Biro Administrasi dan Umum/yang mewakili dengan meminta tanda tangan pada 2 Lembar Bukti Kas Keluar sebagai Penerima, dimana Lembar 1 dijadikan arsip dan Lembar 2 diserahkan kepada Ketua Program Studi.

5) Diharuskan bagi kedua belah pihak untuk masing-masing menghitung jumlah uang yang diserhkan dan diterima, sebelum Ketua Program Studi/yang mewakili meninggalkan lokasi

6) Staf Biro Keuangan mencatat ke Buku Kas Harian

WAKTU

(29)

 Laporan Pertanggungjawaban Perlengkapan

 Daftar Mutasi Perlengkapan

 Kwitansi Pembelian

 Lembar Distibusi Peralatan

 Daftar Inventaris Peralatan

1) Untuk Pertanggungjawaban Perlengkapan dibuat oleh Kepala Biro Administrasi dan Umum per bulan dalam bentuk Daftar Mutasi Perlengkapan seluruh yang diserahkan ke Unit-unit Kerja.

2) Kepala Biro Administrasi dan Umum membuat Daftar Inventaris Peralatan dan kondisinya sekurang-kurangnya setiap Semester.

3) Laporan Pertanggungjawaban pengadaan Peralatan dalam bentuk Kwitansi dan Lembar Distribusi, diserahkan kepada Biro Keuangan setelah mendistribusikan peralatan ke Unit Kerja.

WAKTU

Kurang lebih 15 – 30 menit BAGAN ALIR

(30)

(31)

REFERENSI

(32)

STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

PERTANGGUNG JAWABAN DAN PERMINTAAN DANA UNIFA KE YAYASAN

UNIVERSITAS FAJAR

Kode Dokumen : SPO.KEU.UNIFA.2014.007

Revisi : -

Tanggal : 09 Juni 2014

Disetujui oleh : Deputi Rektor Bidang II

(33)

STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

PERTANGGUNG JAWABAN DAN PERMINTAAN DANA UNIFA KE YAYASAN

DEFINISI

Pertanggungjawaban UNIFA ke Yayasan adalah kegiatan pelaporan penggunaan dana bulan sebelumnya ke pihak Yayasan sambil mengajukan Permintaan Kebutuhan Dana bulan berjalan.

TUJUAN

SPO Pertanggungjawaban UNIFA ke Yayasan diharapkan agar pelaksanaan pelaporan ke pihak Yayasan terkait penggunaan dana UNIFA bisa berjalan lancar.

RUANG LINGKUP

Ruang lingkup SPO Pertanggungjawaban UNIFA ke Yayasan meliputi Pertanggungjawaban Dana Bulan Sebelumnya dan Permintaan Dana Bulan Berjalan.

1. PERTANGGUNGJAWABAN DANA BULAN SEBELUMNYA DAN PERMINTAAN DANA BULAN BERJALAN

 Deputi Rektor II DOKUMEN

 Buku Kas Harian

 Lampiran Bukti dan LPJ Unit Kerja

 Laporan Sumber dan Penggunaan Dana

 Laporan Anggaran dan Realisasi bulanan

 Bukti Bank Keluar

 Slip Penarikan/Cek/Giro

 Daftar Kebutuhan GARIS BESAR PROSEDUR

1) Staf Biro Keuangan merampungkan Bukti Kas Keluar dan lampiran LPJ dari Unit Kerja disesuaikan dengan Buku Kas Harian.

2) Kepala Biro Keuangan melakukan verifikasi atas Buku Kas Harian dgn Bukti Kas Keluar untuk selanjutnya menambahkan Kode Akun Anggaran pada Buku Kas Harian untuk mengasilkan Laporan Sumber dan Penggunaan Dana.

3) Lapran Sumber dan Penggunaan Dana ditandatangani oleh Deputi Rektor II dan Rektor 4) Selanjutnya Kepala Biro Keuangan membuat Surat Permintaan Kebutuhan Dana dan

melampirkan Daftar Kebutuhan Dana UNIFA berdasarkan Anggaran Kegiatan Rutin dan Permintaan Dana Kegiatan Program Kerja Non Rutin dari Unit-unit Kerja termasuk Permintaan Dana Kegiatan Diluar Program Kerja yang memerlukan persetujuan Deputi Rektor II.

(34)

5) Surat Permintaan Kebutuhan Dana dan Daftar Kebutuhan Dana UNIFA ditandatangani oleh Deputi Rektor II dan Rektor yang sebelumnya diparaf oleh Kepala Biro Keuangan.

6) Kepala Biro Keuangan mengirim Surat Permintaan Kebutuhan Dana, Daftar Kebutuhan Dana UNIFA, Laporan Sumber dan Penggunaan Dana Bulan sebelumnya beserta Laporan Rekapitulasi Anggaran dan Realisasi Bulanan kepada Bendahara Yayasan.

7) Bendahara Yayasan merealisasikan permintaan berdasarkan ketersediaan dana UNIFA, jika tidak mencukupi maka pihak Yayasan melakukan pencairan dana secara bertahap atau mengambil kebijakan untuk mengusahakan dari sumber lain.

WAKTU

Maksimal 3 hari

 Staf Bendahara Yayasan

 Slip Penarikan Bank/Cek/BG

 Bukti Bank Keluar Yayasan

 Bukti Bank Masuk Unifa

 Bukti Bank Keluar Unifa

 Bukti Kas Masuk

 Buku Kas Harian

1) Jika dana telah tersedia, Bendahara Yayasan melalui staf Bendahara Yayasan membuat Slip Penarikan Bank/Cek/BG dan Bukti Bank Keluar yang ditandatangan pejabat berwenang Yayasan.

2) Staf Bendahara Yayasan menyerahkan Slip Penarikan Bank/Cek/BG kepada Kepala Biro Keuangan dengan menandatangani Bukti Bank Masuk Unifa

3) Kepala Biro Keuangan menerima Slip Penarikan Bank/Cek/BG dengan menandatangani Bukti Bank Keluar yayasan.

4) Kepala Biro Keuangan mencairkan dana dari Yayasan dengan membawa Slip Penarikan Bank/Cek/BG ke Rek.Bank Penampungan UNIFA yang ditunjuk.

5) Pencairan selanjutnya dari Bank Penampungan UNIFA akan dibuatkan Bukti Bank Keluar Unifa dan Slip Penarikan Bank oleh Kepala Biro Keuangan secara bertahap.

6) Bukti Bank Keluar Unifa dan Slip Penarikan Bank ditandatangani oleh Deputi Rektor II dan Rektor.

7) Selanjutnya Uang yang dicairkan akan Dicatat ke Buku Kas Harian oleh Kepala Biro Keuangan dan membuat Bukti Kas Masuk.

WAKTU

Maksimal 3 hari BAGAN ALIR

(35)

REFERENSI

(36)

STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

PENGELUARAN GAJI KARYAWAN TETAP UNIVERSITAS FAJAR

Kode Dokumen : SPO.KEU.UNIFA.2014.008

Revisi : -

Tanggal : 09 Juni 2014

Disetujui oleh : Deputi Rektor Bidang II

Kepala Biro Keuangan Ketua LP2MI Deputi Rektor Bidang II

(37)

A. Definisi :

Pengeluaran gaji karyawan tetap merupakan imbalan jasa atas pekerjaan yang dilakukan karyawan sesuai dengan perjanjian yang disepakati.

B. Tujuan :

Dengan pemberian gaji terjalinlah ikatan kerja sama formal antara pemberi kerja dengan karyawan. Karyawan harus mengerjakan tugas-tugasnya dengan baik, sedangkan pemberi kerja membayar gaji sesuai dengan perjanjian yang disepakati.

C. Ruang Lingkup :

SPO ini mengatur mulai dari rekap kehadiran karyawan, merekap potongan dan menyerahkan daftar kehadiran dan potongan ke Yayasan.

D. Pihak-Pihak Terkait 1. Kepala Biro Umum 2. Staf Biro Umum 3. Kepala Biro Keuangan 4. Staf Biro Keuangan E. Dokumen

1. Rekap Kehadiran Karyawan Tetap 2. Daftar Hadir

3. Daftar Potongan F. Garis Besar Prosedur :

1. Staf biro umum melakukan rekap atas kehadiran karyawan tetap 2. Rekap kehadiran di verifikasi dan di tanda tangani Kepala Biro Umum 3. Staf biro keuangan menerima rekap kehadiran dan potongan karyawan

4. Staf biro keuangan membuat daftar hadir dan daftar potongan 2 rangkap. 1 rangkap akan diserahkan ke Yayasan dengan otorisasi verifikasi oleh Kepala Biro Keuangan. 1 rangkap sebagai arsip keuangan.

G. Waktu

(38)

Rekap kehadiran, pembuatan daftar hadir dan potongan dilakukan 1 hari kerja (Per Tanggal 25 di setiap Bulan)

H. Bagan Alur

Bagan Alur Pengeluaran Gaji Karyawan Tetap

BIRO UMUM BIRO KEUANGAN

Melakukan Rekap Kehadiran Karyawan

Rekap Kehadiran di Verifikasi &

di Tanda Tangani Biro Umum

Rekap Kehadiran Karyawan

Biro Keuangan

N

Rekap Kehadiran Karyawan

Membuat Daftar Hadir dan Daftar

Potongan

Daftar Hadir dan Daftar Potongan Karyawan

N Dikirim Ke Yayasan

(39)

STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

PENGELUARAN HONOR DOSEN TETAP UNIVERSITAS FAJAR

Kode Dokumen : SPO.KEU.UNIFA.2014.009

Revisi : -

Tanggal : 09 Juni 2014

Disetujui oleh : Deputi Rektor Bidang II

(40)

I. Definisi :

Pengeluaran honor dosen tetap merupakan imbalan jasa atas aktivitas pengajaran yang dilakukan dosen sesuai dengan perjanjian yang disepakati.

J. Tujuan :

Dengan pemberian honorarium terjalinlah ikatan kerja sama formal antara pemberi kerja dengan dosen. Dosen meluangkan waktu untuk melaksanakan tugas - tugasnya dengan baik, sedangkan pemberi kerja membayar gaji sesuai dengan perjanjian yang disepakati.

K. Ruang Lingkup :

Pengeluaran dosen dimulai dari rekap beban mengajar dosen tetap, rekap kehadiran dosen, penginputan pada sistem informasi keuangan honor dosen, daftar honor, slip honor dan pembayaran melalui bank dan tunai.

L. Pihak-Pihak Terkait 1. Staf Akademik Fakultas 2. Kepala Pusat Data Elektronik 3. Kepala Biro Keuangan

4. Staf Biro Keuangan M. Dokumen

1. Rekap Kehadiran Dosen Tetap 2. Daftar Keseluruhan Honor Dosen 3. Daftar Honor Via Bank Dosen Tetap 4. Daftar Honor Via Tunai Dosen Tetap

5. Tanda Terima Honor Via Tunai Dosen Tetap 6. Slip Honor Dosen Tetap

7. Slip Pembayaran Honor Dosen Via Bank N. Garis Besar Prosedur :

1. Staf akademik fakultas melakukan rekap atas kehadiran dosen tetap

(41)

2. Staf akademik fakultas melakukan penginputan atas kehadiran dosen tetap kedalam Sistem Informasi Keuangan Honor Dosen

3. Staf biro keuangan memverifikasi beban mengajar dosen tetap 4. Staf biro keuangan memverifikasi inputan kehadiran dosen tetap 5. Staf biro keuangan membuat daftar kehadiran dosen tetap

6. Staf biro keuangan membuat daftar pembayaran honor dosen via bank dan via tunai

7. Kasir menerima daftar pembayaran dosen untuk di distribusikan.

8. Kasir menerima slip setoran dari bank untuk honor dosen via bank dan slip honor untuk yang via tunai.

O. Waktu

1. Rekap kehadiran, pembuatan daftar hadir dan potongan dilakukan 3 hari kerja (Per akhir periode di setiap bulan berjalan)

2. Pembayaran dilakukan minggu pertama setiap setiap bulan berjalan.

P. Bagan Alur

Bagan Alur Pengeluaran Honor Dosen Tetap

(42)

STAF AKADEMIK FAKULTAS BIRO KEUANGAN

KASIR

Melakukan Rekap Kehadiran Dosen

Daftar Honor Dosen

Selesai

Melakukan Penginputan Kehadiran Dosen Kedalam

Sistem

Melakukan Verifikasi Inputan Kehadiran Dosen

Membuat Daftar Honor

Dosen

Kasir

Membuat Slip Honor Dosen

Slip Honor Dosen

Kasir Selesai

N

Melakukan Pembayaran Honor

Dosen Tetap

Selesai

N

(43)

STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

PENGELUARAN HONOR DOSEN LUAR BIASA

UNIVERSITAS FAJAR

Kode Dokumen : SPO.KEU.UNIFA.2014.010

Revisi : -

Tanggal : 09 Juni 2014

Disetujui oleh : Deputi Rektor Bidang II

(44)

Q. Definisi :

Pengeluaran honor dosen luar biasa merupakan imbalan jasa atas aktivitas pengajaran yang dilakukan dosen sesuai dengan perjanjian yang disepakati.

R. Tujuan :

Dengan pemberian honorarium terjalinlah ikatan kerja sama formal antara pemberi kerja dengan dosen. Dosen meluangkan waktu untuk melaksanakan tugas-tugasnya dengan baik, sedangkan pemberi kerja membayar gaji sesuai dengan perjanjian yang disepakati.

S. Ruang Lingkup :

Pengeluaran honor dimulai dari rekap kehadiran dosen, penginputan pada sistem informasi keuangan honor dosen, daftar honor, slip honor dan pembayaran melalui bank dan tunai.

T. Pihak-Pihak Terkait 5. Staf Akademik Fakultas 6. Kepala Biro Keuangan 7. Staf Biro Keuangan U. Dokumen

8. Rekap Kehadiran Dosen Luar Biasa

9. Daftar Keseluruhan Honor Dosen Luar Biasa 10. Daftar Honor Via Bank Dosen Luar Biasa 11. Daftar Honor Via Tunai Dosen Luar Biasa

12. Tanda Terima Honor Via Tunai Dosen Luar Biasa 13. Slip Honor Dosen Luar Biasa

14. Slip Pembayaran Honor Dosen Via Bank V. Garis Besar Prosedur :

9. Staf akademik fakultas melakukan rekap atas kehadiran dosen luar biasa 10. Staf akademik fakultas melakukan penginputan atas kehadiran dosen luar

biasa kedalam Sistem Informasi Keuangan Honor Dosen

(45)

11. Staf biro keuangan memverifikasi inputan kehadiran dosen 12. Staf biro keuangan membuat daftar kehadiran dosen luar biasa

13. Staf biro keuangan membuat daftar pembayaran honor dosen via bank dan via tunai

14. Kasir menerima daftar pembayaran dosen untuk di distribusikan.

15. Kasir menerima slip setoran dari bank untuk honor dosen via bank dan slip honor untuk yang via tunai.

W. Waktu

3. Rekap kehadiran, pembuatan daftar hadir dan potongan dilakukan 3 hari kerja (Per akhir periode di setiap bulan berjalan)

4. Pembayaran dilakukan minggu pertama setiap setiap bulan berjalan.

X. Bagan Alur

Bagan Alur Pengeluaran Honor Dosen Luar Biasa

(46)

STAF AKADEMIK FAKULTAS BIRO KEUANGAN

KASIR

Melakukan Rekap Kehadiran Dosen

Selesai

Melakukan Penginputan Kehadiran Dosen Kedalam

Sistem

Melakukan Verifikasi Inputan Kehadiran Dosen

Membuat Daftar Honor

Dosen

Kasir

Membuat Slip Honor Dosen

Kasir Selesai

N

Dosen Luar Biasa

Selesai

N

(47)

STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

PENGELUARAN GAJI KARYAWAN KONTRAK UNIVERSITAS FAJAR

Kode Dokumen : SPO.KEU.UNIFA.2014.011

Revisi : -

Tanggal : 09 Juni 2014

Disetujui oleh : Deputi Rektor Bidang II

(48)

(49)

Y. Definisi :

Pengeluaran gaji karyawan kontrak merupakan imbalan jasa atas pekerjaan yang dilakukan karyawan kontrak sesuai dengan perjanjian yang disepakati.

Z. Tujuan :

Dengan pemberian gaji terjalinlah ikatan kerja sama antara pemberi kerja dengan karyawan kontrak. Karyawan harus mengerjakan tugas-tugasnya dengan baik, sedangkan pemberi kerja membayar gaji sesuai dengan perjanjian yang disepakati.

AA. Ruang Lingkup :

Pengeluaran gaji karyawan dimulai dari rekap kehadiran karyawan, merekap potongan, membuat daftar gaji, membuat slip gaji dan menyerahkan daftar gaji dan slip gaji ke kasir.

BB. Pihak-Pihak Terkait 5. Kepala Biro Umum 6. Staf Biro Umum 7. Kepala Biro Keuangan 8. Staf Biro Keuangan 9. Kasir

CC. Dokumen

8. Rekap Kehadiran Karyawan Kontrak 9. Daftar Hadir

10. Daftar Potongan 11. Daftar Gaji 12. Slip Gaji

DD. Garis Besar Prosedur :

5. Staf biro umum melakukan rekap atas kehadiran karyawan kontrak 6. Rekap kehadiran di verifikasi dan di tanda tangani Kepala Biro Umum 7. Staf biro keuangan menerima rekap kehadiran dan potongan karyawan

(50)

8. Staf biro keuangan membuat daftar gaji 2 rangkap yang berisi jumlah kehadiran dan jumlah potongan karyawan kontrak. 1 rangkap sebagai arsip keuangan.

9. Staf biro keuangan membuat slip gaji karyawan kontrak 2 rangkap, 1 untuk karyawan dan 1 untuk arsip.

10. Daftar gaji dan slip gaji yang telah diotorisasi verifikasi oleh Kepala Biro Keuangan diserahkan ke kasir untuk dilakukan pembayaran.

EE. Waktu

5. Rekap kehadiran, pemuatan daftar hadir dan potongan dilakukan 1 hari kerja (Per Tanggal 25 di setiap Bulan).

6. Pembayaran dilakukan 1 hari kerja (Per Tanggal 26 di setiap bulan)

(51)

FF. Bagan Alur

Bagan Alur Pengeluaran Gaji Karyawan Kontrak

KASIR

Melakukan Rekap Kehadiran Karyawan

Rekap Kehadiran Karyawan

N

Rekap Kehadiran Karyawan

Membuat Daftar Hadir

dan Daftar Potongan

Daftar Hadir &

Potongan Karyawan

N

Membuat Slip Gaji

Kasir

Slip Gaji

Kasir

Daftar Gaji dan Potongan

Slip Gaji

Kasir

N

Melakukan Pembayaran Gaji

Karyawan Kontrak

Selesai

(52)

STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

PENGELUARAN UPAH TENAGA HARIAN

UNIVERSITAS FAJAR

Kode Dokumen : SPO.KEU.UNIFA.2014.012

Revisi : -

Tanggal : 09 Juni 2014

Disetujui oleh : Deputi Rektor Bidang II

(53)

GG. Definisi :

Pengeluaran upah tenaga harian merupakan imbalan jasa atas pekerjaan harian yang dilakukan tenaga harian sesuai dengan perjanjian yang disepakati.

HH. Tujuan :

Dengan pemberian gaji terjalinlah ikatan kerja sama antara pemberi kerja dengan tenaga harian. Tenaga harian harus mengerjakan tugas-tugasnya dengan baik, sedangkan pemberi kerja membayar gaji sesuai dengan perjanjian yang disepakati.

II. Ruang Lingkup :

Pengeluaran upah tenaga harian dimulai dari rekap kehadiran karyawan, merekap potongan, membuat daftar gaji, membuat slip gaji dan menyerahkan daftar gaji dan slip gaji ke kasir.

JJ. Pihak-Pihak Terkait 10. Kepala Biro Umum 11. Staf Biro Umum 12. Kepala Biro Keuangan 13. Staf Biro Keuangan 14. Kasir

KK. Dokumen

13. Rekap Kehadiran Tenaga Harian 14. Daftar Hadir

15. Daftar Potongan 16. Daftar Gaji 17. Slip Gaji

LL. Garis Besar Prosedur :

1. Staf biro umum melakukan rekap atas kehadiran dan lembur tenaga harian 2. Rekap kehadiran di verifikasi dan di tanda tangani Kepala Biro Umum

(54)

3. Staf biro keuangan menerima rekap kehadiran, lembur dan potongan tenaga harian

4. Staf biro keuangan membuat daftar gaji 2 rangkap yang berisi jumlah kehadiran, jumlah lembur dan jumlah potongan tenaga harian. 1 rangkap sebagai arsip keuangan.

5. Staf biro keuangan membuat slip gaji tenaga harian.

6. Daftar gaji dan slip gaji yang telah diotorisasi verifikasi oleh Kepala Biro Keuangan diserahkan ke kasir untuk dilakukan pembayaran.

MM. Waktu

7. Rekap kehadiran, pemuatan daftar hadir dan potongan dilakukan 1 hari kerja (Per Tanggal 25 di setiap Bulan).

8. Pembayaran dilakukan 1 hari kerja (Per Tanggal 26 di setiap bulan)

NN. Bagan Alur

(55)

Bagan Alur Pengeluaran Upah Tenaga Harian

KASIR

Melakukan Rekap Kehadiran

Tenaga Harian

Rekap Kehadiran Tenaga Harian

N

Rekap Kehadiran Tenaga Harian

Membuat Daftar Hadir

dan Daftar Potongan

Daftar Hadir

& Potongan N

Membuat Slip Gaji

Kasir

Slip Gaji

Kasir

Daftar Gaji dan Potongan

Slip Gaji

Kasir

N

Melakukan Pembayaran Gaji

Tenaga Harian

Selesai

(56)

STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

PENGELUARAN LEMBUR ATAS PEKERJAAN TAMBAHAN

UNIVERSITAS FAJAR

Kode Dokumen : SPO.KEU.UNIFA.2014.013

Revisi : -

Tanggal : 09 Juni 2014

Disetujui oleh : Deputi Rektor Bidang II

(57)

OO. Definisi :

Pengeluaran upah lembur merupakan imbalan jasa atas pekerjaan tambahan diluar pekerjaan harian sesuai dengan perjanjian yang disepakati.

PP. Tujuan :

Dengan pemberian upah lembur atas pekerjaan tambahan antara pemberi kerja dengan tenaga harian. Tenaga harian harus mengerjakan tugas tambahannya dengan baik, sedangkan pemberi kerja membayar gaji sesuai dengan perjanjian yang disepakati.

QQ. Ruang Lingkup :

Pengeluaran upah lembur atas pekerjaan tambahan dimulai dari rekap kehadiran lembur, membuat daftar lembur, membuat slip lembur dan menyerahkan daftar dan slip lembur ke kasir.

RR. Pihak-Pihak Terkait 15. Kepala Biro Umum 16. Staf Biro Umum 17. Kepala Biro Keuangan 18. Staf Biro Keuangan 19. Kasir

SS. Dokumen 1. Rekap Lembur 2. Daftar Lembur 3. Slip Lembur

TT. Garis Besar Prosedur :

7. Staf biro umum melakukan rekap lembur atas pekerjaan tambahan 8. Rekap lembur di verifikasi dan di tanda tangani Kepala Biro Umum 9. Staf biro keuangan menerima rekap lembur atas pekerjaan tambahan

10. Staf biro keuangan membuat daftar lembur 2 rangkap yang berisi jumlah lembur atas pekerjaan tambahan. 1 rangkap sebagai arsip keuangan.

(58)

11. Staf biro keuangan membuat slip lembur atas pekerjaan tambahan.

12. Daftar lembur dan slip lembur yang telah diotorisasi verifikasi oleh Kepala Biro Keuangan diserahkan ke kasir untuk dilakukan pembayaran.

UU. Waktu

1. Rekap jam lembur dilakukan 1 hari kerja (paling lambat 1 minggu setelah kegiatan).

2. Pembayaran dilakukan 1 hari kerja.

VV. Bagan Alur

Bagan Alur Pengeluaran Lembur Atas Pekerjaan Tambahan

(59)

KASIR

Melakukan Rekap Lembur

Rekap Lembur di Verifikasi &

Rekap Lembur

N

Rekap Lembur

Membuat Daftar Lembur

Daftar Lembur

N

Membuat Slip

Kasir

Slip Lembur

Kasir

Daftar Lembur Slip Lembur

Kasir

N

Melakukan Pembayaran Lembur

Karyawan

Selesai

(60)

STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

PENGELUARAN HONOR PANITIA KEGIATAN RUTIN

UNIVERSITAS FAJAR

Kode Dokumen : SPO.KEU.UNIFA.2014.014

Revisi : -

Tanggal : 09 Juni 2014

Disetujui oleh : Deputi Rektor Bidang II

(61)

WW. Definisi :

Pengeluaran honor panitia kegiatan rutin merupakan imbalan jasa atas pekerjaan tambahan diluar pekerjaan sesuai dengan perjanjian yang disepakati. Kegiatan rutin di Universitas Fajar meliputi; kegiatan penerimaan mahasiswa baru, penyambutan mahasiswa baru, ujian tengah semester, ujian akhir semester, wisuda, dll.

XX. Tujuan :

Dengan pemberian honor panitia kegiatan rutin atas pekerjaan tambahan antara pemberi kerja dengan panitia kegiatan. Panitia kegiatan dibentuk untuk mengerjakan tugas tambahan yang bersifat rutin, sedangkan pemberi kerja membayar honor sesuai dengan perjanjian yang disepakati.

YY. Ruang Lingkup :

Pengeluaran honor panitia atas pekerjaan tambahan dimulai dari SK Kepanitiaan, membuat daftar honor, membuat slip honor dan menyerahkan daftar dan slip honor ke kasir.

ZZ. Pihak-Pihak Terkait 15. Rektor

16. Panitia Kegiatan 17. Kepala Biro Keuangan 18. Staf Biro Keuangan 19. Kasir

AAA. Dokumen 1. SK Kepanitiaan 2. Daftar Honor 3. Slip Honor

4. Tanda Terima Honor BBB. Garis Besar Prosedur :

1. SK yang diterbitkan di tembuskan ke biro keuangan untuk pembayaran honor

(62)

2. Staf biro keuangan membuat daftar honor 2 rangkap yang berisi jumlah honor atas kegiatan. 1 rangkap sebagai arsip keuangan.

3. Staf biro keuangan membuat slip honor atas kegiatan.

4. Daftar honor kegiatan dan slip honor kegiatan yang telah diotorisasi verifikasi oleh Kepala Biro Keuangan diserahkan ke kasir untuk dilakukan pembayaran.

CCC. Waktu

1. Pembuatan daftar honor dilakukan 1 hari kerja (paling lambat 1 minggu setelah kegiatan).

DDD. Bagan Alur

Bagan Alur Pengeluaran Honor Panitia Kegiatan Rutin

(63)

REKTOR BIRO KEUANGAN

KASIR

SK KEPANITIAAN KEGIATAN

Membuat Daftar Honor

Daftar Honor

N

Membuat Slip Honor

Kasir

Slip Honor

Kasir

Daftar Honor

Slip Honor

Kasir

N

Panitia Kegiatan

Selesai

(64)

STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

PENGELUARAN HONOR PANITIA KEGIATAN TIDAK RUTIN

UNIVERSITAS FAJAR

Kode Dokumen : SPO.KEU.UNIFA.2014.015

Revisi : -

Tanggal : 09 Juni 2014

Disetujui oleh : Deputi Rektor Bidang II

(65)

EEE. Definisi :

Pengeluaran honor panitia/tim Kerja Penugasan Khusus merupakan imbalan jasa atas pekerjaan tambahan diluar pekerjaan sesuai dengan perjanjian yang disepakati. Penugasan khusus di Universitas Fajar meliputi; kegiatan task force, penyelesaian proposal hibah, pembuatan borang akreditasi program studi/universitas komisi disiplin, dll.

FFF. Tujuan :

Dengan pemberian honor panitia/tim Kerja Penugasan Khusus atas pekerjaan tambahan antara pemberi kerja dengan panitia kegiatan. Panitia penugasan khusus dibentuk untuk mengerjakan tugas tambahan yang bersifat khusus, sedangkan pemberi kerja membayar honor sesuai dengan perjanjian yang disepakati.

GGG. Ruang Lingkup :

Pengeluaran honor panitia atas pekerjaan tambahan dimulai dari SK Kepanitiaan, membuat daftar honor, membuat slip honor dan menyerahkan daftar dan slip honor ke kasir.

HHH. Pihak-Pihak Terkait 20. Rektor

21. Panitia Kegiatan 22. Kepala Biro Keuangan 23. Staf Biro Keuangan 24. Kasir

III. Dokumen

5. SK Kepanitiaan 6. Daftar Honor 7. Slip Honor

8. Tanda Terima Honor JJJ. Garis Besar Prosedur :

(66)

1. SK yang diterbitkan di tembuskan ke biro keuangan untuk pembayaran honor 2. Staf biro keuangan membuat daftar honor 2 rangkap yang berisi jumlah honor

atas kegiatan. 1 rangkap sebagai arsip keuangan.

3. Staf biro keuangan membuat slip honor atas kegiatan.

4. Daftar honor kegiatan dan slip honor kegiatan yang telah diotorisasi verifikasi oleh Kepala Biro Keuangan diserahkan ke kasir untuk dilakukan pembayaran.

KKK. Waktu

3. Pembuatan daftar honor dilakukan 1 hari kerja (paling lambat 1 minggu setelah kegiatan).

LLL. Bagan Alur

Bagan Alur Pengeluaran Panitia Kegiatan Tidak Rutin

(67)

REKTOR BIRO KEUANGAN

KASIR

SK KEPANITIAAN KEGIATAN

Membuat Daftar Honor

Daftar Honor

N

Membuat Slip Honor

Kasir

Slip Honor

Kasir

Selesai

Daftar Honor

Slip Honor

N

Panitia Kegiatan

Selesai

(68)

STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

PENERIMAAN DARI MAHASISWA BARU

UNIVERSITAS FAJAR

Kode Dokumen : SPO.KEU.UNIFA.2014.016

Revisi : -

Tanggal : 09 Juni 2014

Disetujui oleh : Deputi Rektor Bidang II

(69)

MMM. Definisi :

Adalah biaya kuliah mahasiswa baru untuk 1 (Satu) Semester yang meliputi biaya pra-Akademik, SPP (Sumbangan pengembangan pendidikan), Registrasi tiap Semester Dan BPP (Biaya Penyelenggaraan Pendidikan).

NNN. Tujuan :

Mengindentifikasi berapa banyak mahasiswa baru yang terdaftar pada tahun ajaran baru.

OOO. Ruang Lingkup :

Penerimaan dana yang dipungut dari mahasiswa baru dimulai dari memberikan informasi kelulusan yang berisi surat kelulusan, slip pembayaran dan surat pernyataan.

PPP. Pihak-Pihak Terkait 1. Mahasiswa Baru

2. Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru 3. Biro Keuangan

4. Biro Akademik 5. Dokumen

18. Surat keterangan lulus tes pendaftaran yang dilengkapi dengan rincian pembayaran

19. Fotocopy SKHU yang telah disahkan dari sekolah asal, apabila nilai ujian nasional >8,5

20. Sertifikat atas prestasi mengikuti lomba-Lomba tingkat nasional maupun internasional

21. Fotocopy kartu keluarga, apabila mahasiswa baru mempunyai saudara kandung yang Masih terdaftar aktif kuliah

6. Garis Besar Prosedur :

13. Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru membuat pengumuman kelulusan untuk daftar ulang dalam bentuk map yang berisi informasi tentang rincian, cara dan syarat pembayaran.

(70)

14. Mahasiswa membawa map ke Biro Keuangan, Staf Biro keuangan menjelaskan tentang rincian, cara dan syarat pembayaran kemudian mahasiswa baru diberikan slip pembayaran dan form pernyataan mahasiswa baru oleh staf biro keuangan

15. Pembayaran dilakukan dengan transaksi langsung ke Bank BRI dengan membawa 3 (tiga) rangkap slip pembayaran yang telah diberikan oleh Biro Keuangan

16. Setelah membayar, Mahasiswa Baru wajib langsung mengembalikan slip pembayaran biaya kuliah ke Biro Keuangan yang dilengkapi dengan berkas sesuai yang tertera di form syarat-syarat kelengkapan berkas.

17. Calon Mahasiswa Baru yang sampai batas akhir pengumpulan berkas dalam map tidak dapat memenuhi atau mengumpulkan kelengkapan tersebut maka secara otomatis dianggap mengundurkan diri dari proses penerimaan mahasiswa baru dan dana yang sudah disetor tidak dapat ditarik kembali dengan alasan apapun.

7. Waktu

9. Penerimaan setiap bulan Mei – September tahun berjalan.

(71)

Surat Pernyataan

8. Bagan Alur

Bagan Alur Pembayaran Mahasiswa Baru

PANITIA PENERIMAAN MABA BIRO KEUANGAN

Membuat Pengumuman Kelulusan Maba

Slip Pembayaran Surat

Kelulusan

N

Informasi Pendaftaran Ulang

Menginput kedalam

Sistem

Slip Pembayaran

N Selesai

Memberikan Map yang Berisi

Informasi Pendaftaran Ulang

(72)

STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

PENERIMAAN DARI REGISTRASI DAN BPP UNIVERSITAS FAJAR

Kode Dokumen : SPO.KEU.UNIFA.2014.017

Revisi : -

Tanggal : 09 Juni 2014

Disetujui oleh : Deputi Rektor Bidang II

(73)

QQQ. Definisi :

Adalah Biaya pendidikan adalah biaya yang dikenakan kepada mahasiswa untuk penyelenggaraan dan pembinaan pendidikan serta layanan administrasi akademik.

RRR. Tujuan :

1. Untuk mengidentifikasi mahasiswa yang terdaftar pada semester yang akan dilaksanakan.

2. Tertibnya mekanisme layanan perkuliahan.

SSS. Ruang Lingkup :

Penerimaan dana yang dipungut dari mahasiswa dimulai dari menyetor KRS untuk di stempel dan di verifikasi, slip pembayaran.

TTT. Pihak-Pihak Terkait 9. Sektretariat Fakultas 10. Biro Akademik

11. Dosen Penasehat Akademik 12. Bank

13. Mahasiswa UUU. Dokumen

22. Kartu Rencana Studi (KRS) 23. Slip pembayaran bank VVV. Garis Besar Prosedur :

18. Setelah mengambil KRS, mahasiswa berdiskusi dengan dosen penasehat akademik untuk menentukan jumlah SKS yang akan diambil pada semester yang akan dilaksanakan

19. Mahasiswa melakukan pembayaran di Bank dengan akun virtual masing- masing mahasiswa, sesuai dengan jumlah SKS yang ditentukan oleh dosen penasehat akademik

20. Mahasiswa meng-fotocopy 3 (tiga) rangkap bukti pembayaran dan disetor di Biro Keuangan

(74)

21. Biro Keuangan menginput pembayaran mahasiswa melalui SIMPEK (Sistem Penatausahaan Keuangan)

WWW. Waktu

10. Penerimaan setiap semester tahun berjalan.

XXX. Bagan Alur

Bagan Alur Penerimaan Registrasi dan BPP

MAHASISWA BIRO KEUANGAN

Slip Pembayaran KRS

Menerima KRS dan Slip Pembayaran

Menginput kedalam

Sistem

Slip Pembayaran

N Selesai

Membawa KRS dan Bukti Pembayaran Untuk di

Stempel dan di Input

Kedalam Sistem

(75)